第一篇：檔案管理模式

學校檔案管理模式報告

一個學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能樹立學校自身形象和體現學校的價值，促進學校的各項管理。學校檔案是學校直接記述和反映學校活動，保存備查和各種學校文 件材料的總稱。它一方面記述了學校樹立自我形象和價值觀建設的過程，為新時期學校建設提供借鑒和依據；另一方面，也是學校自我形象和價值觀建設工作的重要 組成部分。它是凝聚學校內部各種力量的“粘結劑”，它是促進學校內部管理的“助推力”，它為學校教育教學工作的發展帶來勃勃的生機和活力。現將我校檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

我校從1989年建立檔案室，1990年初建綜合檔案室，年底經縣檔案局和縣教委考核認定為縣級達標檔案室。1997年經過市檔案局驗收合格，認定為市二級檔案室，2001年檔案管理升省二級，2005年省一級。學校現有68平方米的庫房、辦公室和閱覽室。設有檔案櫥14只，能容納15年形成的各類檔案，配備了電腦、空調、去濕機、滅火機、溫濕度機和防磁柜，并安裝防盜門，四周無危及檔案的隱患。檔案室內溫濕度符合要求，二、領導重視、加強知道，提高檔案工作重要性的認識

加強檔案工作，開展學校檔案綜合管理和上等級工作是實施《檔案法》的重要內容之一。為了使這項工作領導（鑒定）小組，由校長親自兼任領導小組組長，由校辦主任具體負責統一組織實施，為檔案綜合管理提供了有力的組織保證。第二我們組織有關人員學習《檔案法》、《實施辦法》和上級對有關檔案工作的指示，又認真學習檔案管理的文件，促進對檔案管理重要意義的認識，從而為加強檔案綜合管理奠定了堅實的思想基礎。為了提高全體教職工對檔案工作的認識，在全體教職工會議上進行宣傳教育，并且開展“檔案宣傳周”活動，并建立檔案咨詢室，提供有關人員咨詢。

三、落實經費，改善檔案硬件設施

校領導重視檔案室硬件設施，根據綜合檔案室的實際需要，把原檔案室從60平方米擴大到172平方米，分成庫房室、閱覽室、辦公室和校史陳列室。備足檔案櫥14幢，保證文書、教學、會計、基建、設備、聲像、實物等檔案實行集中管理。同時配備了電腦、去濕機、防磁柜、溫濕度機、空調、滅火機等設備，改善了檔案的保管條件，重新裝修校史陳列室，室內建校至2005年學校發展史圖片資料和校園模型已經榮譽實物等，供人們參觀。近期又投入5萬元，用語檔案室硬件設施的添置。

四、落實人員，責任到人，健全檔案管理網絡

為了使檔案工作順利展開，綜合單干配備了政治素質較好的專職檔案員和兼職檔案員。全校各處室，各職能部門設立檔案工作網絡，分19個類別，收集和整理本部門檔案工作，分工細致，責任到人，與考績掛鉤。從而確保各種檔案材料及時、完整、準確歸檔，并及時有效地反饋檔案管理和提供利用的各種信息，從整體上提高檔案的綜合管理水平。

五、健全制度、規范檔案管理

建立健全的檔案管理規章制度，促使檔案管理逐步達到工作標準化、規范化、制度化，是開展檔案工作必不可少的基礎。根據有關規定，結合我校實際，制訂了《學校各類檔案管理制度》、《學校檔案歸檔范圍及保管期限規定》、《學校檔案管理暫行規定》、《學校歸檔文件整理辦法（試行）》等檔案管理制度以及檔案分類方案、編號辦法、保管期限等規章制度，使檔案工作有章可循、井然有序、職責明確，提高了檔案工作的質量和效率。

六、注重平時的監督指導，抓好檔案業務建設

為了使檔案能夠及時準確的收集和歸檔，我們加強了對檔案工作平時的監督和指導，并要求各職能部門，互相協作，互相配合，認真地作好檔案的各項工作，使其符合檔案管理要求。例如：為了搞好文書檔案，學校嚴格規定，按收文、發文程序辦理，直到辦畢文卷，形成檔案止，要求業務人員牢記“準確、及時、安全、簡便”和集中統一要求；教學檔案是學校檔案的重要組成部分，能為教學目標管理以及學生學歷等提供已經，為此我們對教學當那的收集特別是教師的教研活動，政教活動等內容，加強收集力度，確保教學檔案的完整性。

七、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據檔案綜合管理的有關要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業職稱評聘專題目錄，表彰先進專題目錄及科檔目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。學校綜合檔案室編有學校《全宗介紹》、《校志》、《大事記》、《年鑒》、《組織機構沿革》、《基礎數字匯編》、《教科研課題匯編》等多種參考資料。

八、重視檔案的開發利用

學校建立了檔案借閱記錄，效果反饋記錄。學校檔案室能主動為學校領導、各部門及教職工提供信息。當學校領導要研究處理問題時，檔案室能提供上級有關規定和學校當時會議記錄，使問題得到及時解決；在爭創國家級重點職高時，爭創領導小組成員調閱了歷年大量檔案材料及基礎數據；在重新裝修校史陳列室時，依靠檔案材料中的照片檔案及悠遠資料，使陳列室的內容充實準確；在籌備校慶活動編寫校志有關材料時，借助于學校檔案使校慶資料順利而真實地編匯；在總結后備軍人學校調研課題時，依靠檔案室所庫藏的材料得到借鑒。又如歷年畢業生畢業政見遺失或學生參軍時需要簽發政審意見，就依據檔案給予辦理。

學校檔案工作是維護學校歷史面貌的一項重要事業。只有管好學校檔案，才能為學校留下一份良好的記錄，學校自身形象和價值觀建設的工作才能源遠流長。新的時代 賦予檔案工作新的要求。我們將不斷強化學校檔案工作，加強學校檔案的基礎工作，拓展學校檔案

工作的內容。把我校檔案室建成學校的文化基地，充分利用檔案參 與學校教職員工的文化生活，積極參與學校自身形象和價值觀建設，促進學校各項管理，使學校真正成為社會主義精神文明建設的搖籃。

自述背景：

我從1998年至今擔任學校的檔案管理工作。本報告制定于2010年10月。我校從1989年建立檔案室，1990年初建綜合檔案室，年底經縣檔案局和縣教委考核認定為縣級達標檔案室。1997年經過市檔案局驗收合格，認定為市二級檔案室，2001年檔案管理升省二級，2005年省一級。學校現有68平方米的庫房、辦公室和閱覽室。設有檔案櫥14只，能容納15年形成的各類檔案，配備了電腦、空調、去濕機、滅火機、溫濕度機和防磁柜，并安裝防盜門，四周無危及檔案的隱患。一個學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能樹立學校自身形象和體現學校的價值，促進學校的各項管理。學校檔案是學校直接記述和反映學校活動，保存備查和各種學校文 件材料的總稱。它記述了學校樹立自我形象和價值觀建設的過程，為新時期學校建設提供借鑒和依據。

證人證詞：

關于檔案管理模式的報告符合學校的實際情況，句句屬實。經過相關專業人員仔細分析，報告對我校的現狀分析十分到位，方法和方式具體可行。此方案不僅對學校目前的現狀做了仔細分析，并且對學校今后的發展做了詳細規劃，具有一定的預見性和前瞻性。我深信此報告一定會對學校檔案的管理有很大的幫助。

第二篇：檔案管理模式報告

國家職業資格二級秘書業績評估材料檔案管理模式

重慶長江水運股份有限公司

關于檔案管理模式的報告

公司：

公司上市后，因兼并重組四川省輪船公司、重慶紡織品批發公司、重慶船廠三家傳統國有企業，公司檔案管理工作面臨制度不健全、機構設置不合理、設備老化、設施短缺等不利局面，檔案管理及有效利用工作嚴重滯后，影響了公司的生產經營，阻礙了公司發展的步伐。為適應公司發展規劃，使檔案管理工作更好地為生產經營服務，現將公司檔案管理模式報告如下：

一、公司基本情況

公司成立于1948年，1993年改制為股份有限公司，2001年獲準公開發行股票上市，是全國內河客、貨運及旅游運輸首家上市公司，總資產140000萬元，凈資產57000萬元，員工3000多人，下轄10家控股子公司和4家參股子公司，旗下擁有由10艘“長江觀光”系列游船組成的長江三峽旅游大型一流船隊，是重慶市水上客運旅游運輸骨干企業。

二、公司檔案管理工作現狀

公司從1948年成立伊始，即建立了文書檔案室，1989年設置了檔案室，1993年起至今連年被四川省、重慶市檔案局評為檔案管理省級先進單位。目前共有庫藏檔案11694卷，其中文書

1檔案1073卷、科技檔案125卷、會計檔案8339卷、干部職工檔案2000卷、聲像檔案47卷、榮譽檔案110卷。

公司檔案機構設置為分立型檔案工作機構。黨、團、行政設有文書檔案室，設備、科技部設有科技檔案室，計財部設有會計檔案室，人力資源部設有人事檔案室，由各個部門分管副總經理直接領導。

三、檔案管理模式的設置

目前，公司分立型檔案工作機構，存在著公司內部設置了若干個不相統屬、各司其職的檔案室，各檔案室的領導關系各不相同，缺乏業務上的聯系，且檔案工作內容單一，涉及的檔案類型不多，利用率不高等缺點。隨著企業的不斷壯大，分立型檔案工作機構已不能適應公司發展及檔案工作的需要，暴露出檔案材料歸屬不清，難以提供綜合性信息，查找不方便，不便于統籌管理，管理成本高等問題。

為解決目前檔案管理存在的儲多問題，公司擬設置綜合型檔案工作機構，將公司的全部檔案統一歸口負責管理。

（一）綜合型檔案工作機構有利于組織機構的穩定。實行檔案綜合管理后，有的檔案室成了內部直屬單位，其穩定性增強，受內部機構改革的沖擊減弱，在一定程度上保證了檔案工作的持續、穩定、健康發展，對外聯系更加便利、有效、密切。

（二）綜合型檔案工作機構有利于檔案工作職能的穩定發揮。實行檔案綜合管理后，綜合檔案室歸口統一管理公司檔案工

作的所有事務，其業務管理和行政管理雙重職能的行使及相關的編制、經費等問題得到落實。

（三）綜合型檔案工作機構有利于檔案工作所需人力、物力、財力的保障。實行檔案統一管理后，檔案工作所需的人力、物力、財力可以得到進一步的保證，節約管理成本。

（四）綜合型檔案工作機構有利于檔案工作業務的開展。實行檔案綜合管理后，統一了各類檔案的業務管理制度和要求，使管理更規范，保管更安全，查找更便捷，利用更有效。

四、檔案管理機構的設置

設立綜合檔案室，配備具有檔案管理專業職稱、業務素質較好的工作人員3名，由分管辦公室工作的副總經理直接領導，辦公室主任負責日常管理事務。

五、檔案管理方法

（一）建立健全檔案管理制度。針對公司兼并三家國有傳統企業給檔案管理工作帶來的結構復雜、涉及面廣、管理難度大等現狀，根據國家《檔案法》的要求，按照集中統一管理原則，結合公司實際，制定《公司檔案管理辦法》、《檔案歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責任制》，對檔案管理制度進行修訂和完善，以適應企業改革和公司經營體制的發展要求，從而使檔案管理工作逐步走上制度化、標準化、規范化的軌道。

（二）增添設備設施，實現自動化管理。隨著現代信息技術的高速發展對檔案管理工作提出了更新、更高的要求，公司的檔案管理硬件設施已不能滿足當今信息發展的需要。因此，檔案管理工作需增添計算機、打印機、檔案管理專業軟件、專用庫房、空調、檔案專用柜等設施設備，組織檔案人員參加業務培訓，訂閱專業檔案書籍、報刊，適應新時期檔案管理工作的要求，切實保證公司電子政務、辦公自動化工作的順利進行。

（三）隨著公司經營體制的轉變和改革的進一步深化，公司所屬分公司、控股子公司及參股子公司日益增多，各分公司、控股子公司及參股子公司的檔案管理工作與公司檔案管理出現管理漏洞與沖突。公司制定分公司、控股子公司及參股子公司檔案管理辦法，要求各分公司、控、參股子公司必須配備專兼職檔案人員，負責對本單位的綜合檔案進行收集、整理、歸檔，分別編制檔案目錄并報公司備案，同時，公司應加強對分公司、控、參股公司檔案工作的指導、檢查和監督，各分公司、控股公司的檔案在本單位保管兩年后交公司綜合檔案室，以保證公司檔案的完整性、連續性。

六、檔案管理模式的形成過程

2004年5月27日，公司分管理辦公室副總經理黎明召集辦公室主任、檔案人員、文秘人員、各分公司、控、參股公司負責人在公司一會議室召開專門會議，對公目前的檔案工作提出要求，并明確指出：隨著企業改革的不斷深入和公司規模的不斷壯大，檔案管理工作嚴重影響公司的發展，改進檔案管理工作刻不

容緩。

會后，辦公室根據會議精神，以《檔案法》為準繩，以規范化、制度化、標準化為目的，以符合公司發展要求、保證檔案完整、安全便于使用查閱、節約檔案管理成本為原則，學習借鑒其他兄弟單位的檔案管理先進方法，總結歷史經驗，召集各單位檔案人員集思廣益，擬定了《關于檔案管理模式的報告》。

以上報告，請審閱。

二○○四年六月十日

第三篇：檔案管理模式報告

檔案管理模式報告

為確保我縣檔案管理模式改革工作順利進行，根據省委辦公廳、省政府辦公廳《關于印發<安徽省檔案管理模式改革實施方案>的通知》(皖辦發[2006]2號)文件精神，結合我縣實際，特制定本實施方案。

一、指導思想

以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹黨的十六大和十六屆五中全會精神，堅持以科學發展觀統領檔案工作全局，按照檔案工作全面融入、主動服務第一要務的原則和“四變”思路，整合檔案信息資源，創新檔案服務機制，破除經費國家投入、資源部門分割、難以服務社會的舊模式，建立起國家檔案資源集中統一管理、開展“一站式”服務的新模式，促進我縣檔案事業與經濟社會協調發展。

二、工作目標和主要任務

檔案管理模式改革的工作目標是，用2年的時間，在全縣范圍內建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的國家檔案資源管理利用新模式，實現檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化，進一步增強檔案部門對國家檔案資源的監督管理職能和公共服務能力，開發和實現檔案資源的最大效益，為我縣經濟建設、政治建設、文化建設和社會建設提供更好更快的服務。其主要任務是：

1、整合資源，創新模式。全縣所有經濟、政治、科技、文化等領域的檔案資源都屬于此次檔案資源整合范圍。通過對國家檔案資源歸屬和流向的調整、檔案工作機構的歸并等多種措施，進一步理順檔案行政管理部門與主管部門在專業檔案工作中的關系，建立以檔案行政管理部門為主體、各主管部門配合的國家檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為國家綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置國家檔案資源。按照重點發展國家綜合檔案館的原則，專業檔案資源規范整理后按規定移交縣檔案館。縣檔案館做好進館檔案質量驗收工作，及時接收。

2、建章立制，規范管理。加強制度建設，制定并發布有關專業檔案管理制度，明確檔案部門與各主管部門在專業檔案形成、流轉和管理工作中的關系與職責，建立流轉新機制，確保各類專業檔案及時、順利、完整地移交到縣檔案館。加強縣檔案館內部管理，建立健全各項規章制度，提高人員素質，發揮檔案專業管理優勢，實現業務建設標準化，為綜合開發檔案信息資源打好基礎。

3、科技興檔，強化服務。采用現代科學技術手段，建立館藏檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。改進服務方式，實現信息共享，全面提升縣檔案館現代化管理水平和整體服務能力。圍繞縣委、政府中心工作和人民群眾利

用需求，加大綜合開發力度，實行“一站式”服務，努力實現檔案資源的最大效益。

三、實施時間和方法步驟

全縣檔案管理模式改革工作實施時間從2007年初開始，2008年底結束。分三個階段進行：

第一階段是調查研究、制定方案階段，時間為2007年1-3月。一是開展調查研究，擬訂實施方案（草案），報送省、市檔案局審核和縣委、縣政府批準。二是建立組織，落實責任。三是做好整合檔案的接收準備。

第二階段是分類指導、實施整合階段，時間為2007年5月-2008年6月。對分散在各部門的專業檔案進行實體整合，分兩批進行：第一批實施單位為縣建委、國土資源局、交通局、水務局、林業局、民政局和財政局等7個單位，完成時間從2007年5月至12月底；其余單位列為第二批實施單位，在2008年6月底前全部完成。實體整合的方法是，按照建立以檔案行政管理部門為主體、各主管部門相配合的國家檔案資源建設監管體制的要求，參照專業檔案管理的相關規定，由縣檔案局分別與各主管部門聯合制發各專業檔案收集、整理、移交的具體規定，明確各自的職責，建立專業檔案有序流轉的正常機制。在此基礎上，由縣檔案局派人指導，主管部門組織人員對專業檔案進行規范整理，按規定及時將專業檔案移交縣檔案館集中統一管理。針對部分單位專業檔

案較多，缺乏檔案專業人員，來不及規范整理的問題，可以采取檔案局聘用人員代為整理，所需費用由各單位自理。

第三階段是完善整合、鞏固提高階段，時間為2008年7-12月。一是組織檔案管理模式改革的自查工作，制定和落實整改措施，鞏固改革成效。二是打造檔案信息利用的平臺，建設檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫，開通檔案信息網站，為黨政機關和社會公眾提供快捷、高效的檔案信息利用服務，實現檔案信息資源社會共享。

四、工作要求

1、提高思想認識，精心組織實施。全縣各級各部門要充分認識開展檔案管理模式改革的重要性和緊迫性，進一步增強責任感和使命感，切實把檔案管理模式改革擺上重要工作日程，加強領導，精心組織，確保檔案管理模式改革任務順利完成。

2、加強組織領導，密切協調配合。成立縣檔案管理模式改革領導小組，負責全縣檔案管理模式改革工作的組織領導和協調指導，具體工作由縣檔案局負責辦理。各專業檔案主管部門的主要負責同志要負總責，自覺服從改革，支持改革，確定專人抓這項工作，積極完成改革任務。

3、做好輿論宣傳，加強督促檢查。要大力宣傳檔案管理模式改革的重要性和必要性，增強全社會檔案改革意識，營造良好的改革氛圍。為確保改革的扎實推進，由縣委

督查室、縣政府督辦室和縣檔案局聯合對全縣檔案管理模式改革工作進行定期督查，督查情況及時上報縣委、縣政府，并編發督查通報。

第四篇：和縣檔案管理模式改革情況匯報材料

和縣檔案管理模式改革情況匯報材料

和縣人大副主任、和縣檔案局局長 王竹梅

尊敬的各位領導：

歡迎大家來到和縣，對我們的檔案工作給予指導。下面我就檔案工作情況向各位領導一一匯報，敬請指教。

一、基本情況

和縣地處皖東，濱臨長江，國土面積1412平方公里，人口65萬，轄10個鎮、139個村（社區）。

和縣檔案館成立于1958年9月，屬縣委直屬事業單位，現核定編制8名，現有工作人員9名。

館藏全宗102個，館藏紙質檔案212754卷，3514件，其中專業檔案148006卷，內容涉及建設工程、房產、地籍、人事、會計、婚姻登記、審計、紀檢案件、職工養老保險、公安、公證、計劃生育等方面。

一、檔案資源整合背景

在檔案資源整合前，和縣檔案館20多年未全面系統地接收檔案，館藏全宗檔案絕大多數只接收到1980年，館藏檔案結構也不合理，3萬多卷的館藏檔案中90%以上是文書檔案，來館查閱利用檔案的寥寥無幾，不少人不知道檔案館在哪里，有事干什 1 么的。

為了做好和縣檔案工作，2004年，我們對全縣檔案保管情況進行了調查。發現由于以前在接收檔案時重文書，輕專業，導致大量的專業檔案散存在各單位，保管也不好，而這些專業檔案恰恰是利用率較高的檔案。和縣檔案局及時將調查情況向省檔案局匯報，省局領導高度重視，2004年5月13日，省檔案局局長李學香同志率隊來和縣就此項工作進行調研，認為一是和縣檔案館基礎設施較好，二是縣委、縣政府領導重視檔案工作，三是檔案局（館）工作人員工作激情較高，因此決定和縣為安徽省縣級檔案資源整合試點縣。

二、檔案資源整合做法

總的來說就是圍繞“兩好”（干好工作、過好日子）的目標、按照“四變”（變冷門為熱門、變傳統管理為現代管理、變死檔案為活信息、變自我發展為全面協調發展）的思路、達到“五化”（檔案資源集約化、管理工作規范化、業務建設標準化、人員素質現代化、服務社會優質化）的要求。具體地講，我們做了這幾個方面工作。

1、大力整合縣域檔案資源。為了做好檔案資源整合工作，我們確定縣建設局、交通局、國土局、房管局為檔案資源整合試點單位，并成立以縣委常委、常務副縣長為組長的和縣檔案資源整合工作領導組，負責組織、落實、協調檔案資源整合工作并制定了《和縣國家檔案資源整合工作的實施方案》。經過一年多的努 力，到2005年10月，試點單位專業檔案移交到檔案館。2005年11月30日由省委、省政府辦公廳主持召開的市縣分管領導參加的檔案管理模式改革現場會在和縣召開。自2006年省委辦公廳以1號文件下發全省，要求全省自2006年起，用三年的時間在全省開展檔案資源整合活動。從而我縣全面整合縣域檔案資源的局面已完全打開，檔案資源集約化這一觀念也植根于各級黨政領導腦海中。在這一輪縣檔案館建設籌建計劃工作中，縣為主要負責人就強調全縣檔案都應集中在國家綜合檔案館保管，機關檔案室應盡減少保管檔案的數量，以免人、財、物的浪費。在新農村建設檔案工作中，我們沈巷鎮黨委書記就提出村檔案鎮管的設想，在鎮綜合檔案室設臵各村專柜以保管村級檔案。

2、檔案信息化建設 在檔案著錄方面，我們根據省檔案局《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄》，確定必錄項目。對專業檔案，我們根據檔案內容來確定錄入項目，調整錄入界面。我們根據因受資金影響，和縣檔案館館藏檔案案卷級目錄全部錄入，文件級目錄錄入近20萬條，做了部分全文目錄掃描。10個鎮和大部分縣直機關都已經采用計算機管理檔案。

3、提供檔案優質服務。目前檔案館對外服務實行的是手工檢索和計算機檢索并用，同時將部分可公開的檔案目錄放在和縣檔案信息網上，便于群眾查詢。現在，在和縣辦理事務需要出具檔案證明的單位，基本只承認縣檔案館證明，其他單位出具的證明不認可。

4、檔案業務標準化。我們依據國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，結合和縣檔案工作的實際制訂自己的的業務規范標準，專業檔案則根據相關規定適時制定規范標準，從而有力地指導了我縣的檔案工作。

5、檔案管理集約化，在試點之初，和縣檔案局分別與縣建設局、交通局、國土局、房管局分別聯合制訂了相關專業檔案管理規定。試點工作基本完成后，以縣委辦、縣政府辦名義聯合轉發了《和縣國家綜合檔案館接收檔案進館工作暫行規定》，改變了以往檔案在單位檔案室保管10年的規定，而是根據各單位情況的不同確定不同的檔案接收范圍和接收年限。

三、對資源整合的幾點感受

回顧試點工作，和縣這種被國家譽為破冰之舉的創新的檔案管理模式的大膽嘗試，在全省乃至全國引起了震動，在改革中，特別是改革之初遇到的困難和阻力也是很多的，在整合過程中我們著力依靠縣委主導、政府推動、檔案局當好助手參謀的作用來實現資源整合和模式改革的。

一項改革的成敗決定負責人，特別是主要負責人重視與否。和縣縣委負責人，歷來重視檔案工作，檔案工作能擺上位子，一是在檔案館建設時，因資金困難，縣委的主要負責人和分管負責人親自出面協調解決40余萬元的建館經費，二是資源整合之初，他們又就檔案資源整合事宜多次聽取檔案部門的匯報，并對工作 進行部署要求相關部門各負其責，在整合的過程中遇到這樣那樣的困難，又出面協調，形成全縣上下一盤棋的意識。三是政府負責人強有力的推進使資源整合工作得以順利進行，特別是資金調度及時到位確保工作的順利開展。四是省市檔案部門在整個整合過程中的對檔案業務的規劃指導，確保了工作開展的規范有序。五是省、市局的精心謀劃和指導，讓我們堅定了克服工作中的困難的決心。五是各部門的大力支持和配合，確保資源整合按時、按質完成。六是全局職工同心協力當好助手和參謀的同時，還甘于吃苦、樂于吃累，并以低人一等的寬廣胸懷，把該整理歸檔的專業檔案整理好，完成了資源整合任務。

四、檔案資源整合后的變化

檔案資源整合是一項創新性的工作，之所以被國家檔案局稱為是破冰之舉，是因為通過資源整合給檔案部門帶來的變化是巨大的，主要體現在以下幾個方面

1、館藏豐富，結構合理。2004年前，館藏檔案3萬多卷，且90%為文書檔案，現在館藏21萬多卷，專業檔案占近70%。

2、綜合服務功能增強。2004年以前，每年利用才300人次左右，以后是每年遞增，2008年利用達9224人次。同時服務手段也從單純的手工檢索逐步向手工和電子檢索并用，最終實現館藏檔案全部數字化利用。

3、檔案部門知名度大了。和縣書畫界知名人士字畫主動送檔案館保存，為方便群眾查檔，2路公交車特在檔案館門口設立 了一站設立檔案館站。

4、全社會檔案意識強了。一是各單位重視檔案管理，經常主動和我們聯系檔案指導、移交事宜。二是人們辦事首先想到的是檔案，無論政府部門老百姓遇到麻煩事就會想到是否能利用檔案來解決問題。

5、檔案工作環境改善了。一是檔案事業經費逐年增加，2006年比2005年增近18%，2007年比2006年增121%，2008年比2007年增近32%，2009年，全縣各單位財政預算壓縮，但我們沒有。二是檔案部門工作人員到各單位開展工作受到了重視。

6、“一站式”模式深化。自從各門類檔案逐步進庫，老百姓辦事無需四處奔波，在檔案局一家就可查詢到一系列的資料，因為辦事效率高，“一站式”優質服務深化，和縣檔案局頻繁出現在新聞媒體獲得縣內外一致好評。

五、對檔案資源整合的幾點思考

盡管檔案理論界和有些檔案管理工作者，對檔案資源整合有不同的看法，但是，通過實踐，我們認為：

1整合檔案資源是必要的，可行的。尤其在縣級，檔案資源整合節約檔案管理成本，方便社會利用，能更好地發揮檔案部門的職能作用，突出檔案部門檔案管理的主體地位。

2檔案資源整合成果的鞏固與發展需要法律法規政策來規范。一是《中華人民共和國檔案法》頒布于80年代，很多條款已經不能適應新時期的檔案工作的需要，現實行的國家檔案局八 號令各項要求較高目前還不能完全普及標準。二是檔案部門執法主體地位不明確，許多縣級檔案部門只是縣委直屬事業單位，無獨立的執法權，或只能受政府委托才能進行執法檢查，執法力度削弱。三是隨著機構的精簡、編制的壓縮，從事檔案行政管理的人員逐級減少，難以形成精干的執法隊伍。

3、資金尋求難，制約了資源整合的速度。和縣現在的財政是典型的吃飯財政，資源整合、信息化進程必須要有大量的資金作為支撐，要政府拿出太多的資金來做好資源整合工作是件難事，這又是制約資源整合的瓶頸。

檔案事業是一項功在當代，利在千秋的事業，檔案管理模式的改革是一項開拓性和創造性的事業，同時又是一項艱苦的事業，只有充分發揮黨委主導、政府推進、檔案部門參謀助手的作用，才能真正克服阻力，把檔案管理模式改革推向更深入的層次、更廣闊的領域，真正實現“四變”思路和“兩好”目標。

第五篇：高校教學檔案三級管理模式初探

高校教學檔案三級管理模式初探

[摘 要] 針對高校教學檔案的特點以及目前檔案管理中存在的不足，提出了在高校教學檔案管理中實施三極管理模式，并對高校教學檔案管理中實施三級管理模式提出了對策與建議。

doi ： 10.3969 / j.issn.1673-0194.2015.21.107

教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。高校教學檔案管理概況

1.1 高校教學檔案的內容

高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規定、統計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業績材料；教學質量材料；優秀教案；學位授予材料；畢業論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。

1.2 高校教學檔案的特點

（1）內容廣泛、綜合性強

教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。

（2）材料來源分散性較大

有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優秀畢業論文、畢業設計、實驗報告等。

（3）多樣性、多學科性明顯

高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。

（4）周期性、層次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規律性，決定了教學檔案的成套性。

1.3 高校教學檔案傳統管理模式

從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。

分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業生論文等三大類的教學檔案。

1.4 高校教學檔案三級管理模式

《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統一和規范。

高校教學檔案傳統管理模式的優缺點

2.1 高校教學檔案傳統管理模式的優點

（1）組織體系

目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。

（2）規章制度

健全了相應的管理規章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規章制度為保障。規章制度由校檔案館統一制訂。通過相關規章制度的貫徹執行，規范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。

（3）人員素質

重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。

2.2 高校教學檔案傳統管理模式的缺點

（1）教學檔案管理部門權責不明

由于教學業務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統一管理，資源共享，統一利用的良好運行模式。（2）教學檔案管理制度不夠完善

在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規定和監督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。

（3）教學檔案管理人員素質欠佳

一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規范，不完整。開展教學檔案三級管理模式的對策和建議

筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優化教學檔案的建檔質量。

根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。

3.1 實行教學檔案三極目標管理責任制

高校應成立 “教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規和上級文件，統一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。

3.2 建立教學檔案三級管理的體制

教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規劃、統一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。

3.3 健全各層級檔案管理人員約束機制。

要加強監督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業務考核和評估，適時進行必要獎罰。

3.4 提高教學檔案管理人員的工作能力

加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養和檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高專業管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質，較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。

主要