第一篇：淺析不同企業(yè)管理模式下的檔案信息化工作

淺析不同企業(yè)管理模式下的檔案信息化工作

——以地產(chǎn)行業(yè)為例

不同的企業(yè)有著不同的管理模式，即使同一家企業(yè)在不同的發(fā)展階段，其管理模式也會有所不同。不同的企業(yè)管理模式下，檔案信息化工作的方向也有著很大的區(qū)別，下面就地產(chǎn)行業(yè)幾種常見的企業(yè)管理模式談?wù)剻n案信息化工作的區(qū)別。

一、地方小企業(yè)的檔案信息化

上世紀(jì)90年代，廣州地區(qū)出現(xiàn)中國第一批房地產(chǎn)企業(yè)，當(dāng)時這些企業(yè)都處在創(chuàng)業(yè)期，檔案數(shù)量比較小，而且都在公司集中整理歸檔，檔案信息化方面就是用辦公軟件來制作電子目錄，作為檔案信息化管理的基本手段。這種簡單的方式在現(xiàn)在看來基本上算不上檔案信息化，但是在當(dāng)時看來卻是最適用的方法，因為公司規(guī)模比較小，都在一片辦公區(qū)域，借閱實體檔案很方便，應(yīng)用需求只局限在檢索上，由于在一個地方，更不用通過網(wǎng)絡(luò)方式去查閱。如果一定要采用現(xiàn)代的檔案管理軟件等系統(tǒng)，不僅不會提高多少工作效率，反而會增加信息化建設(shè)和維護(hù)費用。所以對于少量檔案集中管理的情況，電子目錄式的管理就是最合適的。

二、集團(tuán)內(nèi)地區(qū)公司自治型模式下的檔案信息化

有很多地產(chǎn)企業(yè)都采用這種管理模式，每個地區(qū)分公司雖然從屬于一個集團(tuán)，但都對自己轄區(qū)的業(yè)務(wù)有絕對主導(dǎo)權(quán)。在這種企業(yè)管理模式下，檔案管理也呈現(xiàn)出另一番景象，每個分公司對自己的檔案獨立管理，包括在信息化的建設(shè)上也相對獨立，常常會選擇不同的服務(wù)商。這一點上會感覺，這種分散自治的模式像是一群獨立的公司，但是由于同屬于一個集團(tuán)，又不同于獨立的公司群，公司間的業(yè)務(wù)交流和資源共享會較多，最高戰(zhàn)略上的決策也相對統(tǒng)一，反映在檔案上就是有一部分相同性質(zhì)的檔案，同時公司間的檔案共享會較獨立公司之間多的多。這種情況下，企業(yè)對檔案信息化就有了更高的要求，它需要借助信息化來解決檔案跨地域共享這一難題。

三、集團(tuán)總部管理模式下的檔案信息化

地產(chǎn)行業(yè)的龍頭企業(yè)中普遍都采用了一種“總部+地區(qū)公司”的管理模式，這樣有利于項目在全國的順利拓展。這種管理模式下，集團(tuán)總部對全國地區(qū)公司有直接管理的職能，對地區(qū)公司的業(yè)務(wù)涉入較多，反映在檔案管理方面就是檔案的“地區(qū)式存放、總部式管理、跨地區(qū)利用”，這種檔案管理模式對檔案信息化建設(shè)提出了比較高的要求，主要體現(xiàn)在以下三方面：①管理權(quán)限分級——總部管理模式要求有多個層級的管理員，最簡單的可以分為項目檔案員、分公司檔案員、總部檔案員、系統(tǒng)管理員等，這種多級的管理模式對信息化中權(quán)限的分配提出了很高的要求。②緊密的總部管理——由于總部對地區(qū)公司的檔案管理情況要有實時的掌握，所有地區(qū)公司的檔案信息必須實時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)娇偛康南到y(tǒng)中，這對網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器都提出了很高的要求。③頻繁的跨地區(qū)利用——由于在管理上緊密聯(lián)結(jié)在一起，檔案資源的共享上也極為頻繁，這就對檔案數(shù)字資源建設(shè)及共享平臺建設(shè)提出了極高的要求。綜上，對于不同管理模式的企業(yè)，檔案信息化建設(shè)的方式有著很大的區(qū)別，可以說沒有定式。最重要是根據(jù)企業(yè)的實際情況，去選擇最合適的方式，讓檔案的信息化融入到企業(yè)特有的管理模式中去，滿足企業(yè)檔案管理的實際需求，為企業(yè)實實在在地創(chuàng)造價值。

第二篇：信息化企業(yè)管理模式創(chuàng)新

三橫一豎聯(lián)成豐，三級管理蘊其中，一個豐道集三級；內(nèi)聯(lián)為王外聯(lián)豐。

管理融合信息化，現(xiàn)實結(jié)合虛擬網(wǎng)；

管理創(chuàng)新豐模式，企業(yè)踐行咸相宜。

豐模式

——企業(yè)集團(tuán)管理模式創(chuàng)新

雷民政

摘要：本文作者基于施工企業(yè)集團(tuán)“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織項目管理組織架構(gòu)與信息流等理論的結(jié)合，總結(jié)提出施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理三級組織協(xié)同運行平臺及其對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息集成平臺——“豐”模型，提出了施工企業(yè)集團(tuán)三級組織一體化協(xié)同運作的豐模式。豐模式是企業(yè)集團(tuán)項目化管理的必然模式。

關(guān)鍵詞豐模式企業(yè)管理模式創(chuàng)新

一．引 言

施工企業(yè)集團(tuán)以項目為基本單元展開經(jīng)營管理，以項目為導(dǎo)向組織戰(zhàn)略的實施，以項目為依托確保戰(zhàn)略實施的成功。而要取得項目管理的成功必須運用現(xiàn)代項目管理理念與方法改進(jìn)管理手段與管理模式，構(gòu)建企業(yè)多級組織項目管理協(xié)同運行平臺并有效運行，使企業(yè)組織能根據(jù)環(huán)境的變化和任務(wù)的需要動態(tài)地定義業(yè)務(wù)流程與配置資源，保障項目成功實施。因此按照現(xiàn)代項目管理思想（即項目化管理）構(gòu)建“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織一體化協(xié)同運作平臺與運作機(jī)制顯得十分必要，但要完美實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略意圖還需要借助信息技術(shù)手段的支撐。筆者以科學(xué)發(fā)展觀思想為指導(dǎo)，通過長時間的總結(jié)研究提出了信息化企業(yè)管理模式創(chuàng)新的豐模式。豐模式為施工企業(yè)三級組織項目化管理構(gòu)建了一個“豐”模型運行平臺，為施工企業(yè)信息化系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計呈獻(xiàn)了一個“豐”架構(gòu)模型，為施工企業(yè)三級組織項目化管理運營數(shù)據(jù)信息集成管理呈獻(xiàn)了一個“豐”模型平臺，為施工企業(yè)三級組織項目化協(xié)同管理呈獻(xiàn)了一個“豐”運行平臺，亦為施工企業(yè)項目化管理呈獻(xiàn)了一個創(chuàng)新模式。豐模式很好地詮釋了現(xiàn)代項目管理思想，能實現(xiàn)“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三位一體的協(xié)同聯(lián)動。

二、“豐”模型特征描述及釋義。

1．“豐”模型的特征描述。豐模型是基于建筑施工企業(yè)的“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織項目管理組織架構(gòu)與信息流結(jié)合的抽象模型。它將現(xiàn)實三級組織的“三”

字型信息基礎(chǔ)平臺與虛擬的“I” 字型信息通道相聯(lián)結(jié)，即：“三”＋“I”=“豐”，形成三級組織的“豐”模型平臺。它將單極組織使用的“局域網(wǎng)”、三級組織使用的“城域網(wǎng)”、組織與外部聯(lián)通的“廣域網(wǎng)”集成為一體，形成能滿足三級組織項目經(jīng)營管理一體化協(xié)同運作的“豐”模型平臺，滿足組織內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)需要。

2．“豐”模型的衍生拓展?！柏S”模型直觀形象地表現(xiàn)了“集團(tuán)公司——分子公司－項目部”三級組織管理項目的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)信息的集成模型，該模型不僅包含了“三級組織”管理項目模型，亦囊括了“集團(tuán)公司－項目部”兩級組織管理項目的“工”字型模型，因為“工”字型模型可以完全嵌套在“豐”字型模型之內(nèi)，應(yīng)用時只需將組織層級的職能權(quán)限重新調(diào)整劃分，使業(yè)務(wù)流程隨組織層級的變化而靈活調(diào)整，多層級組織的管理也是一樣的道理。企業(yè)信息系統(tǒng)的每個功能子系統(tǒng)或模塊（每個子系統(tǒng)設(shè)計成相對獨立的模塊）可任意置入或取出，就象搭積木拼圖一樣，企業(yè)并可根據(jù)需要隨時調(diào)整，這些模塊可搭出一個大“豐”字的管理架構(gòu)，也可搭出一個小“豐”字的管理架構(gòu)，大小“豐”的集成就構(gòu)成“豐”模型平臺。

可見，以“三級管理組織”為基本框架建立的豐模型具有靈活的業(yè)務(wù)流程重組管理功能，具有良好的可拓展性以及普遍適應(yīng)性，可以適應(yīng)不同層級組織業(yè)務(wù)管理模式的個性需求，豐模式思想很好的體現(xiàn)了系統(tǒng)模塊化設(shè)計理念和企業(yè)信息化系統(tǒng)的架構(gòu)理念。

3．“豐”模型特征釋義。豐模型是建筑施工企業(yè)項目經(jīng)營管理三級組織與運營信息流的有機(jī)結(jié)合而產(chǎn)生的，是現(xiàn)實三級組織項目管理模式與運營信息流結(jié)合的抽象模型；“豐”模型是三級組織一體化協(xié)同運作的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息集成平臺，可以使三級組織項目管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息在平臺上交流共享；“豐”模型可以實現(xiàn)隨企業(yè)組織層級的變化而進(jìn)行靈活的業(yè)務(wù)流程調(diào)整并合理配置資源；“豐”模型是一個能滿足三級組織內(nèi)外管理需要的開放性模型，可以突破地域限制實現(xiàn)組織“零距離”的溝通，滿足企業(yè)全球化競爭的需要。

豐模式使組織與流程、組織與網(wǎng)絡(luò)、人與網(wǎng)絡(luò)、組織與信息系統(tǒng)、人與信息系統(tǒng)融為一體。企業(yè)一旦運用信息系統(tǒng)處理日常業(yè)務(wù)、履行管理職能，將會出現(xiàn)“網(wǎng)在組織中，組織在網(wǎng)中，組織管理人，人亦管組織，辯證相統(tǒng)一，合諧共相生”的狀況，“組織——人——計算機(jī)——信息系統(tǒng)——網(wǎng)絡(luò)”將難以割裂，密不可分，豐模式會自然成為施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理的必然模式。

經(jīng)過對中交股份、中國建筑、中鐵建工、中國冶金、中國水利水電集團(tuán)等特大型施工企業(yè)集團(tuán)項目管理組織的研究發(fā)現(xiàn)，其旗下公司的項目管理模式都是 “集團(tuán)公司——分子公司——項目部” 三級組織管理模式。以中交股份的一公局為例：中交一公局——中交一公

局一公司——一公司炎黃項目部。三級組織管理案例在工程項目管理實踐中隨處可見。

三．豐模式的構(gòu)建

1．三級組織管理項目的“三”字型基礎(chǔ)模型。目前施工企業(yè)的項目管理組織模式是“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織管理模式，集團(tuán)公司與分子公司是長期性組織，具有穩(wěn)固健全的組織機(jī)構(gòu)，制定企業(yè)戰(zhàn)略，經(jīng)營管理項目；項目部為臨時性組織，代表企業(yè)履行承包商的責(zé)任與義務(wù)，獨立核算，自負(fù)盈虧，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)，項目完成后解體。由于三級組織在空間地域的不同，在空間上呈現(xiàn)似“三”字型模型。這種管理模式是自 “項目法管理”實行以來被我國建筑施工企業(yè)普遍采用。但這種管理模式依然遺留有濃厚的行政管理色彩，三級組織機(jī)構(gòu)在結(jié)構(gòu)上呈“金字塔”結(jié)構(gòu)，權(quán)限劃分互相制衡，業(yè)務(wù)管理條塊分割，工作作風(fēng)官僚主義，完成目標(biāo)本位主義，信息傳遞滯后斷續(xù)，組織響應(yīng)速度遲緩，管理體系呈現(xiàn)離散，三級協(xié)同實現(xiàn)較難。因此必須改變管理理念，改變工作作風(fēng)，改變落后的管理手段，進(jìn)行企業(yè)的流程優(yōu)化與組織創(chuàng)新，尊重現(xiàn)實組織，打通部門壁壘，合理設(shè)計權(quán)限，搭建企業(yè)集團(tuán)三級組織一體化協(xié)同運作平臺，構(gòu)建“三位一體”協(xié)同運作機(jī)制。

2．三級組織管理項目的“三”字型信息模型。與三級組織項目管理的“三”字型空間模型相對應(yīng)，三級組織的信息基礎(chǔ)架構(gòu)在空間呈現(xiàn)的亦是“三”字型模型，這個模型猶如三級組織各自建立的“局域網(wǎng)”。在尚未建立聯(lián)通三級組織的信息通道及集團(tuán)級的信息集成平臺情況下，三級組織各自的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息先各自在本級“局域網(wǎng)”內(nèi)傳遞、加工、處理、共享，信息在三級組織的即時共享較難，上級組織也難以對下級組織進(jìn)行實時監(jiān)控，可供決策的信息量小且有失真，難以滿足三級組織之間的信息溝通與一體化協(xié)同運作的需要。所以，要借助企業(yè)信息化建設(shè)契機(jī)，改變傳統(tǒng)的管理手段，借助信息技術(shù)，開發(fā)建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)、建立聯(lián)結(jié)組織的信息通道及信息溝通機(jī)制、構(gòu)建三級組織協(xié)同運作平臺至關(guān)重要。

3．三級組織管理項目的“I”字型主干信息通道。隨著全球經(jīng)濟(jì)的一體化，企業(yè)參與國際工程競爭需要大量的外界信息，企業(yè)作為社會大系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，需要與外部組織保持信息溝通交換，企業(yè)內(nèi)部組織之間及組織內(nèi)部也需要大量的信息交換，也要實現(xiàn)三級組織內(nèi)部及組織與外部的協(xié)同。要實現(xiàn)協(xié)同，就要建立能滿足三級組織內(nèi)部及組織與外部信息溝通的信息通道，實現(xiàn)三級組織之間及組織內(nèi)部部門之間的縱橫聯(lián)通，將真實且有價值的信息在三級組織內(nèi)部按權(quán)限共享。因此，構(gòu)建聯(lián)結(jié)三級組織內(nèi)部與外部組織的“I”字型信息主干通道，將“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織聯(lián)結(jié)為一體，構(gòu)建起三級組織一體化協(xié)同運作的“豐”運行平臺，滿足組織信息交換共享與協(xié)同管理的需要，保障以項目為導(dǎo)向的企業(yè)戰(zhàn)略的成功實現(xiàn)。

4．三級組織管理項目的“豐”模型運行平臺。從工程項目的招投標(biāo)開始到項目竣工結(jié)束，會發(fā)生一系列的事件與活動，會產(chǎn)生物流、工作流、信息流等，當(dāng)信息流在三級組織之間以及組織內(nèi)部按照約定縱橫流動的時候，就映照了企業(yè)的運營管理過程，用信息流映照企業(yè)的運營管理過程并輔助企業(yè)運營管理，是施工企業(yè)信息化建設(shè)“兩化”融合的真諦，故施工企業(yè)的信息化建設(shè)必須努力謀求“兩化”融合?！柏S”模型的構(gòu)建必須與三級組織管理項目的組織模型相結(jié)合，以企業(yè)管理為本、以信息技術(shù)為輔，運用現(xiàn)代項目管理思想與理論，運用系統(tǒng)思維進(jìn)行組織創(chuàng)新與制度創(chuàng)新，進(jìn)行企業(yè)流程的梳理優(yōu)化，整合三級組織項目管理體系，利用信息技術(shù)，建立企業(yè)集團(tuán)三級組織通暢的信息通道，搭建“豐”模型運行平臺。

“豐”模型的構(gòu)建需將現(xiàn)實三級組織的“三”字型信息基礎(chǔ)平臺與虛擬的“I” 字型信息主干通道相聯(lián)結(jié)，即：“三”＋“I”=“豐”，形成企業(yè)組織的“豐”信息平臺；將單極組織使用的“局域網(wǎng)”、三級組織使用的“城域網(wǎng)”以及組織與外部聯(lián)通的“廣域網(wǎng)”集成在“豐”模型平臺上，形成能滿足三級組織項目經(jīng)營管理協(xié)同運作的“豐”平臺。構(gòu)建的“豐”平臺應(yīng)具備能對“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織項目管理信息進(jìn)行集成，能作為三級組織業(yè)務(wù)流程集成管理平臺，能集成企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)，而且能根據(jù)企業(yè)不同的組織層級及不同的業(yè)務(wù)管理模式實現(xiàn)快速靈活的調(diào)整流程、配置資源、劃分權(quán)限以實現(xiàn)組織協(xié)同與應(yīng)變，實現(xiàn)“三位一體”的聯(lián)動。

5．豐模式構(gòu)建的流程?！柏S”模型的構(gòu)建需以項目為導(dǎo)向按一下流程實施：制定企業(yè)戰(zhàn)略、梳理優(yōu)化流程、實施組織創(chuàng)新、進(jìn)行制度整合、構(gòu)建信息通道、整合管理體系、設(shè)計系統(tǒng)功能、開發(fā)信息系統(tǒng)、利用企業(yè)門戶、進(jìn)行系統(tǒng)集成、運用信息平臺、實現(xiàn)三級協(xié)同、利用企業(yè)門戶、實行內(nèi)外聯(lián)通，夯實平臺基礎(chǔ)，打造企業(yè)文化。要重點關(guān)注組織創(chuàng)新，建立科學(xué)合理的責(zé)權(quán)體系，合理設(shè)計各級組織的職能權(quán)限，打破部門壁壘；梳理優(yōu)化流程，使業(yè)務(wù)接口無縫銜接，整合管理體系使其和諧。在規(guī)劃設(shè)計企業(yè)信息系統(tǒng)功能架構(gòu)時，必須根據(jù)企業(yè)管理需求，建立企實用、靈活、先進(jìn)、易升級的企業(yè)信息系統(tǒng)。作為施工企業(yè)集團(tuán)，最起碼要建立OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、進(jìn)度管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等，并將這些信息系統(tǒng)與多媒體等系統(tǒng)集成在豐模型平臺上，成為企業(yè)集團(tuán)三級組織一體化協(xié)同運作的強(qiáng)大支撐?，F(xiàn)階段具有特級資質(zhì)的260多家施工企業(yè)集團(tuán)都在打造本企業(yè)的信息平臺與運行平臺，輔助企業(yè)管理。

四．豐模式的價值

豐模式思想，不但很好解決了三級組織管理架構(gòu)問題，更是解決了多層級組織管理架構(gòu)問題，多級組織的最高層根據(jù)管理需要可以不經(jīng)過中間層級直接對最底層進(jìn)行管理，實現(xiàn)組織的扁平化管理。同級組織也可以根據(jù)公司的管理個性，按照豐模式思想進(jìn)行管理體系架構(gòu)的設(shè)計。“豐”架構(gòu)不但反映了企業(yè)的管理組織架構(gòu)，同時也反映了企業(yè)信息化系統(tǒng)功能架構(gòu)，可以指導(dǎo)企業(yè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計。豐模式為施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理呈獻(xiàn)了一個業(yè)務(wù)流程集成管理的“豐”平臺模型，可以根據(jù)組織層級的變化快速建立業(yè)務(wù)原型、靈活修改業(yè)務(wù)流程、靈活分配組織權(quán)限；它為施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理呈獻(xiàn)了一個科學(xué)的數(shù)據(jù)信息集成管理的“豐”平臺模型，將三級組織管理運營數(shù)據(jù)信息集成在一起，將組織的應(yīng)用信息系統(tǒng)與其它信息溝通技術(shù)手段集成在一起，達(dá)到信息的快速傳遞與共享；豐模式將施工企業(yè)三級組織項目管理模式與信息流理論結(jié)合，為施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理搭建了一個科學(xué)的支持平臺，為組織項目管理的成功提供強(qiáng)大支撐，保障項目化管理工作取得成功；它將現(xiàn)實組織與虛擬網(wǎng)絡(luò)相融合，將施工企業(yè)項目管理與信息化建設(shè)相融合，為施工企業(yè)的信息化建設(shè)指出了正確的思路與方法、具有實用指導(dǎo)作用；豐模式是信息化條件下施工企業(yè)項目化管理與信息化相結(jié)合的最佳模式，其模型、理念、模式基于實踐總結(jié)亦可用于指導(dǎo)實踐，對施工企業(yè)改進(jìn)項目管理手段與模式、提高項目管控能力與競爭能力具有實用價值；豐模式既能滿足集團(tuán)組織內(nèi)部管控需要又能滿足集團(tuán)組織開放性經(jīng)營需要，是施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理運營模式演進(jìn)的必然趨勢。

五．豐模式的踐行

理論來自于實踐又回到實踐中去指導(dǎo)實踐，是其最好的歸宿與價值體現(xiàn)。豐模式是信息化企業(yè)集團(tuán)項目化管理的實用模式，它賦予了傳統(tǒng)的“集團(tuán)公司——分子公司——項目部”三級組織項目管理嶄新的內(nèi)涵——以項目為導(dǎo)向的企業(yè)流程優(yōu)化重組以及將信息技術(shù)與企業(yè)運營管理的完美融合。運行豐模式必須以現(xiàn)實與虛擬相結(jié)合的辯證思想來進(jìn)行，因為“網(wǎng)在組織中，組織在網(wǎng)中，組織管理人，人亦管組織，辯證相統(tǒng)一，合諧共相生”。打造組織體系運行的必要條件，讓企業(yè)組織與其信息系統(tǒng)和諧運動，使現(xiàn)實與虛擬兩廂映照，讓豐模式在實踐應(yīng)用中產(chǎn)生效益。

事實證明，企業(yè)踐行豐模式不僅會大大地提高組織的工作效率，也會降低管理成本。例如OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在“集團(tuán)總部——二級公司——項目部”之間的的應(yīng)用，使三級組織之間的溝通迅捷順暢，人與人之間的溝通突破了時空的限制，實現(xiàn)了零距離交流。再例如視屏?xí)h系統(tǒng)的應(yīng)用大大節(jié)省了會議成本，實現(xiàn)了三級組織異地的零距離溝通與快速決策。又如成本管理系統(tǒng)在企業(yè)項目管理運營中的應(yīng)用，用項目實際成本數(shù)據(jù)表現(xiàn)項目實際運營狀況，為三級管理層提供可靠的管理決策依據(jù)，使企業(yè)三級組織項目管理實現(xiàn)協(xié)同，以保障項目管理的成功。豐模式詮釋了和諧理念，需要在應(yīng)用中不斷的探索、總結(jié)、完善、提高，豐模式的踐行會為施工企業(yè)管理水平與競爭力的提升插上騰飛的翅膀。

六．結(jié)束語

企業(yè)管理與企業(yè)信息化是與時俱進(jìn)的持續(xù)過程，豐模式的構(gòu)建與踐行也是一個交互融合的漸進(jìn)發(fā)展過程。豐模式為施工企業(yè)呈獻(xiàn)了一個生動形象的信息平臺、一個靈活的業(yè)務(wù)流程管理集成平臺、一個施工企業(yè)三級組織一體化協(xié)同運作的運行平臺；豐模式是施工企業(yè)信息化功能架構(gòu)設(shè)計的指導(dǎo)思想。

豐模式的原理與思想不僅適合于施工企業(yè)也適合于非施工企業(yè)或多級組織管理借鑒應(yīng)用。豐模式承載了施工企業(yè)集團(tuán)項目管理手段和管理模式兩個創(chuàng)新的完美統(tǒng)一。豐模式將是施工企業(yè)集團(tuán)項目化管理模式演進(jìn)的必然趨勢。

第三篇：信息化企業(yè)管理模式研究

信息化企業(yè)管理模式研究

摘要：隨著信息時代的到來，同時其也成為了推動企業(yè)的管理變革的主要力量。在此背景之下，信息化的企業(yè)管理模式已成為許多企業(yè)在管理方式上的首選。信息化的企業(yè)管理不僅能夠讓企業(yè)在生產(chǎn)和管理的過程中可以廣泛地利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對于管理者而言，還能夠?qū)ζ髽I(yè)的信息數(shù)據(jù)親自進(jìn)行監(jiān)控，減少了繁雜的人員工作量，節(jié)約人力成本的同時提高了企業(yè)效益。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化；管理系統(tǒng)

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-01

一、信息化企業(yè)管理

信息化的企業(yè)管理實際上是通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)以及各種通訊技術(shù)支持企業(yè)管理的模式、理念、手段、制度等內(nèi)容，從企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)到服務(wù)等各環(huán)節(jié)內(nèi)實現(xiàn)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化，最終形成電子商務(wù)。因此，企業(yè)信息化不僅代表著利用信息技術(shù)手段的進(jìn)行企業(yè)管理，更是意味著企業(yè)管理變革的時代的來臨。在企業(yè)的信息化管理過程中，傳統(tǒng)的企業(yè)管理理念發(fā)生了徹底的變化，企業(yè)管理者在關(guān)注物質(zhì)資源的同時也開始了對無形資產(chǎn)的關(guān)注，無形資產(chǎn)主要指的是企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與信息等。因為信息化管理模式最大的特點是：

（一）注重系統(tǒng)地管理企業(yè)的知識資產(chǎn)，倡導(dǎo)企業(yè)有效地整合知識資源；

（二）顧客是企業(yè)最主要的服務(wù)對象；

（三）提高企業(yè)自身持續(xù)發(fā)展的能力；

（四）提高企業(yè)核心的競爭力。因此，針對企業(yè)的管理模式的變革，變革的關(guān)鍵就在于如何根據(jù)企業(yè)日益變化的生產(chǎn)環(huán)境以及信息化管理模式的要求來革新傳統(tǒng)的運行機(jī)制與管理體制，從而使得企業(yè)的各個環(huán)節(jié)達(dá)到效能的系統(tǒng)化與最優(yōu)化[1]。

二、構(gòu)建企業(yè)管理平臺

企業(yè)的知識管理平臺作為企業(yè)實施信息化管理的基礎(chǔ)，主要構(gòu)成部分為：企業(yè)的信息技術(shù)的基礎(chǔ)建設(shè)與知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建。其中，企業(yè)知識管理的系統(tǒng)建設(shè)作為信息化管理的核心部分，而信心技術(shù)的基礎(chǔ)建設(shè)是整個信息化管理的基礎(chǔ)部分。

（一）構(gòu)建知識管理的系統(tǒng)

知識管理系統(tǒng)即KMS，其以如何加強(qiáng)企業(yè)信息服務(wù)的準(zhǔn)確性和及時性，增加企業(yè)的信息價值作為主要的目標(biāo)，是一個能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)、智能技術(shù)、管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與企業(yè)的管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的方式。在該系統(tǒng)中主要包括了全球網(wǎng)絡(luò)、軟件工具、知識庫、知識的存儲和加工的系統(tǒng)等方面。在KMS下，企業(yè)可以實現(xiàn)

以下管理內(nèi)容：

1.管理、表示企業(yè)知識

2.積累、傳遞企業(yè)知識

3.挖掘新知識，使舊知識再生

（二）企業(yè)的信息技術(shù)的基礎(chǔ)建設(shè)

若要構(gòu)建信息化企業(yè)管理模式，企業(yè)的首要工作就是做好本企業(yè)的信息化建設(shè)工作。在社會信息化的背景之下，企業(yè)必須利用各種有效方式將自身的信息化系統(tǒng)與社會的信息化系統(tǒng)進(jìn)行對接，以便共享資源。其次，根據(jù)企業(yè)的真實需求，將信息技術(shù)的結(jié)構(gòu)建設(shè)與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略以及長遠(yuǎn)規(guī)劃相結(jié)合，最主要的是與企業(yè)的信息資源相結(jié)合。同時，為了能夠使企業(yè)適應(yīng)激烈的競爭環(huán)境與不斷變化與發(fā)展的市場，企業(yè)的信息技術(shù)必須時刻結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)工作，以便隨時能夠重新對企業(yè)資源進(jìn)行整合，根據(jù)需要重新去構(gòu)建管理模式，以便達(dá)到優(yōu)化系統(tǒng)效能的目標(biāo)[2]。

三、構(gòu)建企業(yè)信息化管理模式措施

企業(yè)的無形資產(chǎn)作為信息時代之下企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營與管理的重要資源之一，整合、優(yōu)化企業(yè)資源是實現(xiàn)企業(yè)有效管理的辦法之一。

（一）企業(yè)管理者應(yīng)樹立現(xiàn)代化的管理意識

企業(yè)若想在不斷變化發(fā)展的現(xiàn)代社會滿足信息技術(shù)的發(fā)展要求，管理者必須加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化管理。因此，對于企業(yè)的管理戰(zhàn)略，管理者必須縱觀全球，以提高企業(yè)的核心競爭力為主，因為企業(yè)信息化的最終目的就是有效整合、共享企業(yè)資源的同時能夠利用該資源給企業(yè)的各種經(jīng)濟(jì)決策提供有效依據(jù)。

（二）建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng)

在建立企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)時必須要根據(jù)企業(yè)的實際情況來建立，并且注意其應(yīng)滿足適應(yīng)性與先進(jìn)性，不能夠一味地認(rèn)為高科技就是最好的而忽略了企業(yè)的實際需要。因此，信息系統(tǒng)的建立，首先要結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r，擬定出科學(xué)、合理的建設(shè)計劃，根據(jù)與合作伙伴的經(jīng)營關(guān)系做好各種市場調(diào)查，弄清企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)，在這些基礎(chǔ)之上去探索出適合企業(yè)自身的信息化管理系統(tǒng)，保證隨時的改革與更新[3]。

（三）日常工作信息化

企業(yè)在進(jìn)行信息化管理的建設(shè)時，必須強(qiáng)制、嚴(yán)格要求企業(yè)的日常工作按照信息化流程進(jìn)行操作。員工在業(yè)務(wù)在最初發(fā)生時就應(yīng)該一次性地錄入系統(tǒng)，后繼的工作者便可以根據(jù)系統(tǒng)預(yù)定的流程進(jìn)行規(guī)范處理，避免出現(xiàn)人為操作的虛假信息。同時，企業(yè)管理者可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，跟蹤企業(yè)信息的處理過程，若發(fā)現(xiàn)問題可以及時采取措施，提升管理。

（四）建設(shè)信息化隊伍

企業(yè)員工是企業(yè)實現(xiàn)信息化管理的主要人員。企業(yè)必須根據(jù)信息化管理的需要，強(qiáng)化對企業(yè)員工的信息技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)崗位的需求讓員工掌握、革新相應(yīng)的信息技術(shù)技能。同時，在引進(jìn)信息化人才時企業(yè)必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，務(wù)必保證所有的員工都能夠獨立地利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工作，促進(jìn)企業(yè)員工整體的信息化水平。

（五）統(tǒng)籌規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)必須統(tǒng)籌規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)，分步實施信息化系統(tǒng)的開發(fā)，從企業(yè)最突出的問題著手解決。一個好的統(tǒng)籌規(guī)劃，必須與企業(yè)的管理思路、戰(zhàn)略規(guī)劃、周邊環(huán)境等緊密結(jié)合，從而能夠更好地位企業(yè)的整體發(fā)展服務(wù)。企業(yè)提供信息管理平臺，建設(shè)、培養(yǎng)自身的信息化力量，最大限度發(fā)揮現(xiàn)有信息化作用，建立起一個屬于企業(yè)自身的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

信息化時代的來臨使得許多企業(yè)開始重視自身的信息化管理，不少企業(yè)更是已經(jīng)進(jìn)入了信息化的管理階段。信息化管理主要是通過利用現(xiàn)代的信息技術(shù)手段來對企業(yè)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和整合，使分散的數(shù)據(jù)能夠集中到信息中心，為企業(yè)制定決策提供有效依據(jù)，保障了決策的效率和質(zhì)量。同時，決策者還能夠通過信息中心對企業(yè)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行監(jiān)控，防止部分員工上報虛假的企業(yè)信息?？偠灾畔⒒钠髽I(yè)管理模式是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要手段，更是現(xiàn)代社會的迫切需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]高玉平，王嘉.淺談信息化建設(shè)模式下的企業(yè)管理理念創(chuàng)新[J].現(xiàn)代營銷，2013（05）：159.[2]翁江平.企業(yè)信息化建設(shè)與企業(yè)管理創(chuàng)新[J].商場現(xiàn)代化，2012（11）：48.[3]何宇超.生命周期理論下的企業(yè)管理模式創(chuàng)新[J].中國商貿(mào)，2013（10）：97.

第四篇：檔案管理模式

學(xué)校檔案管理模式報告

一個學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能樹立學(xué)校自身形象和體現(xiàn)學(xué)校的價值，促進(jìn)學(xué)校的各項管理。學(xué)校檔案是學(xué)校直接記述和反映學(xué)?；顒?，保存?zhèn)洳楹透鞣N學(xué)校文 件材料的總稱。它一方面記述了學(xué)校樹立自我形象和價值觀建設(shè)的過程，為新時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)；另一方面，也是學(xué)校自我形象和價值觀建設(shè)工作的重要 組成部分。它是凝聚學(xué)校內(nèi)部各種力量的“粘結(jié)劑”，它是促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部管理的“助推力”，它為學(xué)校教育教學(xué)工作的發(fā)展帶來勃勃的生機(jī)和活力。現(xiàn)將我校檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

我校從1989年建立檔案室，1990年初建綜合檔案室，年底經(jīng)縣檔案局和縣教委考核認(rèn)定為縣級達(dá)標(biāo)檔案室。1997年經(jīng)過市檔案局驗收合格，認(rèn)定為市二級檔案室，2001年檔案管理升省二級，2005年省一級。學(xué)校現(xiàn)有68平方米的庫房、辦公室和閱覽室。設(shè)有檔案櫥14只，能容納15年形成的各類檔案，配備了電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火機(jī)、溫濕度機(jī)和防磁柜，并安裝防盜門，四周無危及檔案的隱患。檔案室內(nèi)溫濕度符合要求，二、領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)知道，提高檔案工作重要性的認(rèn)識

加強(qiáng)檔案工作，開展學(xué)校檔案綜合管理和上等級工作是實施《檔案法》的重要內(nèi)容之一。為了使這項工作領(lǐng)導(dǎo)（鑒定）小組，由校長親自兼任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，由校辦主任具體負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實施，為檔案綜合管理提供了有力的組織保證。第二我們組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《實施辦法》和上級對有關(guān)檔案工作的指示，又認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的文件，促進(jìn)對檔案管理重要意義的認(rèn)識，從而為加強(qiáng)檔案綜合管理奠定了堅實的思想基礎(chǔ)。為了提高全體教職工對檔案工作的認(rèn)識，在全體教職工會議上進(jìn)行宣傳教育，并且開展“檔案宣傳周”活動，并建立檔案咨詢室，提供有關(guān)人員咨詢。

三、落實經(jīng)費，改善檔案硬件設(shè)施

校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案室硬件設(shè)施，根據(jù)綜合檔案室的實際需要，把原檔案室從60平方米擴(kuò)大到172平方米，分成庫房室、閱覽室、辦公室和校史陳列室。備足檔案櫥14幢，保證文書、教學(xué)、會計、基建、設(shè)備、聲像、實物等檔案實行集中管理。同時配備了電腦、去濕機(jī)、防磁柜、溫濕度機(jī)、空調(diào)、滅火機(jī)等設(shè)備，改善了檔案的保管條件，重新裝修校史陳列室，室內(nèi)建校至2005年學(xué)校發(fā)展史圖片資料和校園模型已經(jīng)榮譽(yù)實物等，供人們參觀。近期又投入5萬元，用語檔案室硬件設(shè)施的添置。

四、落實人員，責(zé)任到人，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

為了使檔案工作順利展開，綜合單干配備了政治素質(zhì)較好的專職檔案員和兼職檔案員。全校各處室，各職能部門設(shè)立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，分19個類別，收集和整理本部門檔案工作，分工細(xì)致，責(zé)任到人，與考績掛鉤。從而確保各種檔案材料及時、完整、準(zhǔn)確歸檔，并及時有效地反饋檔案管理和提供利用的各種信息，從整體上提高檔案的綜合管理水平。

五、健全制度、規(guī)范檔案管理

建立健全的檔案管理規(guī)章制度，促使檔案管理逐步達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，是開展檔案工作必不可少的基礎(chǔ)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際，制訂了《學(xué)校各類檔案管理制度》、《學(xué)校檔案歸檔范圍及保管期限規(guī)定》、《學(xué)校檔案管理暫行規(guī)定》、《學(xué)校歸檔文件整理辦法（試行）》等檔案管理制度以及檔案分類方案、編號辦法、保管期限等規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、井然有序、職責(zé)明確，提高了檔案工作的質(zhì)量和效率。

六、注重平時的監(jiān)督指導(dǎo)，抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

為了使檔案能夠及時準(zhǔn)確的收集和歸檔，我們加強(qiáng)了對檔案工作平時的監(jiān)督和指導(dǎo)，并要求各職能部門，互相協(xié)作，互相配合，認(rèn)真地作好檔案的各項工作，使其符合檔案管理要求。例如：為了搞好文書檔案，學(xué)校嚴(yán)格規(guī)定，按收文、發(fā)文程序辦理，直到辦畢文卷，形成檔案止，要求業(yè)務(wù)人員牢記“準(zhǔn)確、及時、安全、簡便”和集中統(tǒng)一要求；教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，能為教學(xué)目標(biāo)管理以及學(xué)生學(xué)歷等提供已經(jīng)，為此我們對教學(xué)當(dāng)那的收集特別是教師的教研活動，政教活動等內(nèi)容，加強(qiáng)收集力度，確保教學(xué)檔案的完整性。

七、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據(jù)檔案綜合管理的有關(guān)要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業(yè)職稱評聘專題目錄，表彰先進(jìn)專題目錄及科檔目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。學(xué)校綜合檔案室編有學(xué)?！度诮榻B》、《校志》、《大事記》、《年鑒》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《教科研課題匯編》等多種參考資料。

八、重視檔案的開發(fā)利用

學(xué)校建立了檔案借閱記錄，效果反饋記錄。學(xué)校檔案室能主動為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門及教職工提供信息。當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要研究處理問題時，檔案室能提供上級有關(guān)規(guī)定和學(xué)校當(dāng)時會議記錄，使問題得到及時解決；在爭創(chuàng)國家級重點職高時，爭創(chuàng)領(lǐng)導(dǎo)小組成員調(diào)閱了歷年大量檔案材料及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；在重新裝修校史陳列室時，依靠檔案材料中的照片檔案及悠遠(yuǎn)資料，使陳列室的內(nèi)容充實準(zhǔn)確；在籌備校慶活動編寫校志有關(guān)材料時，借助于學(xué)校檔案使校慶資料順利而真實地編匯；在總結(jié)后備軍人學(xué)校調(diào)研課題時，依靠檔案室所庫藏的材料得到借鑒。又如歷年畢業(yè)生畢業(yè)政見遺失或?qū)W生參軍時需要簽發(fā)政審意見，就依據(jù)檔案給予辦理。

學(xué)校檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史面貌的一項重要事業(yè)。只有管好學(xué)校檔案，才能為學(xué)校留下一份良好的記錄，學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的工作才能源遠(yuǎn)流長。新的時代 賦予檔案工作新的要求。我們將不斷強(qiáng)化學(xué)校檔案工作，加強(qiáng)學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作，拓展學(xué)校檔案

工作的內(nèi)容。把我校檔案室建成學(xué)校的文化基地，充分利用檔案參 與學(xué)校教職員工的文化生活，積極參與學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)，促進(jìn)學(xué)校各項管理，使學(xué)校真正成為社會主義精神文明建設(shè)的搖籃。

自述背景：

我從1998年至今擔(dān)任學(xué)校的檔案管理工作。本報告制定于2010年10月。我校從1989年建立檔案室，1990年初建綜合檔案室，年底經(jīng)縣檔案局和縣教委考核認(rèn)定為縣級達(dá)標(biāo)檔案室。1997年經(jīng)過市檔案局驗收合格，認(rèn)定為市二級檔案室，2001年檔案管理升省二級，2005年省一級。學(xué)?，F(xiàn)有68平方米的庫房、辦公室和閱覽室。設(shè)有檔案櫥14只，能容納15年形成的各類檔案，配備了電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火機(jī)、溫濕度機(jī)和防磁柜，并安裝防盜門，四周無危及檔案的隱患。一個學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能樹立學(xué)校自身形象和體現(xiàn)學(xué)校的價值，促進(jìn)學(xué)校的各項管理。學(xué)校檔案是學(xué)校直接記述和反映學(xué)?；顒?，保存?zhèn)洳楹透鞣N學(xué)校文 件材料的總稱。它記述了學(xué)校樹立自我形象和價值觀建設(shè)的過程，為新時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。

證人證詞：

關(guān)于檔案管理模式的報告符合學(xué)校的實際情況，句句屬實。經(jīng)過相關(guān)專業(yè)人員仔細(xì)分析，報告對我校的現(xiàn)狀分析十分到位，方法和方式具體可行。此方案不僅對學(xué)校目前的現(xiàn)狀做了仔細(xì)分析，并且對學(xué)校今后的發(fā)展做了詳細(xì)規(guī)劃，具有一定的預(yù)見性和前瞻性。我深信此報告一定會對學(xué)校檔案的管理有很大的幫助。

第五篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對本公司檔案信息化建設(shè)的實際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經(jīng)成為我國企業(yè)信息化工作的一個重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計算機(jī)管理，即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實物檔案管理模式的計算機(jī)輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機(jī)關(guān)檔案來說，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因為這一點，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識還處在檔案信息化建設(shè)的初級階段，沒有從根本上實現(xiàn)從檔案實物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計算機(jī)輔助管理手段實現(xiàn)了檔案計算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計算機(jī)編目為手段，實現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實現(xiàn)檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過授權(quán)可以實現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來設(shè)計、來開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權(quán)限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、設(shè)計管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實施的原則。

要實現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內(nèi)實現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運行、評價，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識與經(jīng)驗積累。

對于當(dāng)前的中冶南方來說，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側(cè)重點應(yīng)該從檔案實體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實物檔案的數(shù)字化

本公司在長期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中有著很高的參考價值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發(fā)，對于那些參考價值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項目全部合同-商務(wù)合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對于設(shè)計外委、設(shè)計分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時間、地點。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進(jìn)行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項目中應(yīng)用的歷史，包括不同項目中的應(yīng)用評價，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評價，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊含在檔案信息中的管理知識信息進(jìn)行提取。通過系統(tǒng)對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項目信息知識庫，為工程項目管理、設(shè)計管理提供服務(wù)。

3)通過利用反饋機(jī)制形成檔案知識庫

相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動服務(wù)。針對各專業(yè)設(shè)計人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設(shè)計人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設(shè)計人員親身體會形成檔案知識利用知識庫?？梢詫⒃O(shè)計人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項目管理信息、設(shè)計信息、人員信息有機(jī)的聯(lián)系起來。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個入口進(jìn)入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過程信息、檔案來源信息的收集?；谶@些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來

2)圖紙檔案信息管理與項目管理系統(tǒng)、設(shè)計管理系統(tǒng)結(jié)合起來

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過技術(shù)類別、保密級別、特殊項目、檔案類型等多種方式對檔案信息進(jìn)行分級。

2)通過部門、專業(yè)、人員、項目等多種角色對人員進(jìn)行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實現(xiàn)對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學(xué)中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識管理。

1)從傳統(tǒng)的實體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會記憶-中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識化管理》，《機(jī)電兵般檔案》2007年第1期