第一篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的若干問題

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企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的若干問題

作者：王曉梅

來源：《沿海企業(yè)與科技》2009年第08期

[摘要]文章通過對企業(yè)檔案信息化在企業(yè)科研生產(chǎn)中作用的分析，指出要搞好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從“檔案制度建設(shè)”、“檔案數(shù)字化建設(shè)”、“檔案安全與保密”及“檔案提供利用服務(wù)”四個方面入手，全面提升企業(yè)檔案信息化的建設(shè)水平，為企業(yè)科研生產(chǎn)提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；檔案信息化

[作者簡介]王曉梅，安徽省水利水電勘測設(shè)計(jì)院，安徽 合肥.230022

[中圈分類號]F270.7

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1007-7723(2009)08-0044-0002

企業(yè)檔案信息化，是指在企業(yè)檔案管理部門的規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源，包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和新興的電子文件，進(jìn)行有效管理和提供方便利用的活動和過程。企業(yè)檔案信息化要達(dá)到的目的就是系統(tǒng)管理企業(yè)科研生產(chǎn)中產(chǎn)生的海量信息，充分挖掘檔案信息資源，為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)。

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部的廣泛運(yùn)用，企業(yè)的發(fā)展對信息依賴程度也越來越強(qiáng)烈。企業(yè)檔案信息化業(yè)已成為企業(yè)信息化的重要組成部分。同時，由于檔案信息的原始性和憑證作用，企業(yè)檔案信息化處于整個企業(yè)信息化架構(gòu)的根部，是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)。如果企業(yè)檔案信息化方面出了問題，或是根基不牢，沒有與企業(yè)其他信息化發(fā)展相適應(yīng)，整個框架就會在企業(yè)變革的浪潮沖擊下土崩瓦解。

筆者認(rèn)為，要搞好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，打好檔案信息化的地基，就要從“檔案制度建設(shè)”、“檔案數(shù)字化建設(shè)”、“檔案信息的安全與保密”以及“檔案提供利用”四個方面人手，全方位提升企業(yè)檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，打好企業(yè)信息化的根基，為企業(yè)的發(fā)展提供最可靠、最全面、最準(zhǔn)確的信息。

一、制度建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的保障

(一)制度建設(shè)的必要性

所謂企業(yè)檔案制度，是指企業(yè)關(guān)于管理企業(yè)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。它是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理和方便利用，根據(jù)檔案法律、法規(guī)，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)建立的有機(jī)體系。檔案工作各項(xiàng)制度是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指南，為檔案信息化指明了正確的建設(shè)方向，并通過規(guī)章制度來固化檔案管理活動中的各種行為模式，從而保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中各項(xiàng)工作的順利開展。

檔案工作各項(xiàng)制度，不僅是對以往工作經(jīng)驗(yàn)的提煉，更是對檔案管理要達(dá)到目標(biāo)的設(shè)定，同時也是協(xié)調(diào)檔案管理與其他企業(yè)管理之間關(guān)系的依據(jù)。企業(yè)檔案信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它牽涉到企業(yè)管理的各個方面，一套完善、系統(tǒng)、全面的檔案管理制度不僅為企業(yè)檔案信息化指明發(fā)展的目標(biāo)，并通過“法”的力度保障達(dá)到其所設(shè)定的目標(biāo)。

(二)加強(qiáng)企業(yè)檔案制度建設(shè)的途徑

1.加強(qiáng)制度建設(shè)的組織工作

加強(qiáng)檔案制度建設(shè)工作，健全企業(yè)檔案制度體系，確保企業(yè)檔案管理工作所涉及的各方面都有法可依。加強(qiáng)檔案制度的編寫工作，提高企業(yè)檔案制度的可操作性，是推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有力保障。在檔案信息化建設(shè)過程中，原有的檔案法規(guī)體系雖然在一定層面上解決了企業(yè)檔案管理中的實(shí)際問題，但隨著企業(yè)的發(fā)展和先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案管理中一些亟須解決的問題越來越凸顯。如對電子文件的管理、海量信息的存儲、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理以及多方合作項(xiàng)目檔案的管理，等等。這些都需要制度建設(shè)走在前面。

2.加強(qiáng)規(guī)章制度的執(zhí)行力度

加強(qiáng)企業(yè)檔案制度執(zhí)行力度，確保檔案管理體系的有效運(yùn)行。檔案制度本身不是目的，而在于其實(shí)施。加強(qiáng)企業(yè)檔案制度執(zhí)行力度，嚴(yán)格依法管理企業(yè)檔案，提高企業(yè)檔案的管理水平。

檔案管理制度是貫徹和落實(shí)企業(yè)信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)決策，保證各項(xiàng)工作順利開展，完成各項(xiàng)工作計(jì)劃和目標(biāo)的保障措施。只有讓企業(yè)員工正確理解各項(xiàng)檔案規(guī)章制度和加強(qiáng)制度管理的重要意義，才能讓員工從思想上真正認(rèn)識到唯有嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，才能保證企業(yè)檔案信息化工作的順利開展，保證檔案工作更好地為企業(yè)的科研生產(chǎn)服務(wù)。

二、數(shù)字化是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心

(一)企業(yè)檔案數(shù)字建設(shè)的總體目標(biāo)

企業(yè)檔案管理工作應(yīng)圍繞檔案信息化建設(shè)這一中心任務(wù)，根據(jù)企業(yè)科研生產(chǎn)對檔案信息資源的需求，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)和利用工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)基于本企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，以海量電子文件存儲與管理為突破口，加強(qiáng)企業(yè)原有紙質(zhì)檔案數(shù)字

化和新增電子文件規(guī)范管理的工作，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，建設(shè)基于網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)檔案信息服務(wù)平臺，使其成為反映企業(yè)文化和科研生產(chǎn)水平的信息服務(wù)平臺，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的全面發(fā)展，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案服務(wù)的綜合實(shí)力，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)。

(二)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

第一，檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對原有非數(shù)字化目錄進(jìn)行加工、錄入，將其轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化、可共享的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫的過程。

第二，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極推進(jìn)本企業(yè)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)本企業(yè)檔案的全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量，滿足企業(yè)科研生產(chǎn)對檔案信息的不同需求。

第三，積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。企業(yè)檔案的數(shù)字化應(yīng)以企業(yè)科研生產(chǎn)的需要為前提，分階段、分步驟，針對企業(yè)科研生產(chǎn)的特點(diǎn)，優(yōu)先加強(qiáng)對重點(diǎn)工程和型號產(chǎn)品檔案的數(shù)字化工作。

第四，加強(qiáng)對電子文件的管理。企業(yè)檔案部門應(yīng)依托本企業(yè)的信息平臺，建立電子文件管理中心，及時接收電子文件，并利用現(xiàn)代存儲技術(shù)，對海量電子文件進(jìn)行有效管理，并提供方便利用。

三、安全與保密是企業(yè)檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的保證

(一)企業(yè)檔案的安全工作

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)切實(shí)做好檔案庫房內(nèi)外部環(huán)境、檔案信息和網(wǎng)絡(luò)的安全管理工作，及時消除安全隱患。企業(yè)檔案安全工作，應(yīng)作為一項(xiàng)日常性的工作，常抓不懈。沒有安全，也就沒有檔案，更談不上什么檔案信息化建設(shè)。所以，檔案的安全工作應(yīng)與崗位責(zé)任掛鉤，實(shí)行檔案安全責(zé)任制。同時應(yīng)完善應(yīng)急措施，制定應(yīng)急預(yù)案，隨時應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

(二)做好企業(yè)檔案的保密工作

首先根據(jù)本企業(yè)科研生產(chǎn)的實(shí)際情況，對不應(yīng)公開的涉密信息，應(yīng)采取措施加以保護(hù)。其次，要加強(qiáng)保密知識的宣傳，讓保密意識深入人心。再次，要根據(jù)企業(yè)科研生產(chǎn)的實(shí)際情況和企業(yè)發(fā)展的需求，依法及時做好涉密信息的解密工作，處理好保密與利用之間的關(guān)系，為企業(yè)的發(fā)展提供全面、可靠的信息；同時又保證涉及企業(yè)核心利益的涉密信息的安全。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)及其他信息設(shè)備的使用和管理，凡涉及涉密檔案的電子設(shè)備、通信和辦公自動化系統(tǒng)均應(yīng)符合保密要求。涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，嚴(yán)禁用處理國家秘密信息的計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞涉密信息。

四、提供利用是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的歸宿

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，本著最大限度地滿足企業(yè)各方面利用檔案信息需求的原則，確立超越客戶期望的服務(wù)機(jī)制，找準(zhǔn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的切入點(diǎn)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)方式，提升服務(wù)質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和科研生產(chǎn)服務(wù)。

企業(yè)檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)企業(yè)建設(shè)和發(fā)展，企業(yè)檔案利用工作是達(dá)到這一目的的直接途徑。所以，企業(yè)檔案的利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。其作用主要表現(xiàn)在：第一，檔案利用工作是企業(yè)檔案管理工作中最具價值的環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案的利用工作，既是一切檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，也是一切檔案工作價值的體現(xiàn)。第二，利用工作是衡量檔案工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)；檔案利用工作是檔案信息化建設(shè)的最終歸宿，利用工作開展的好壞，是衡量企業(yè)檔案信息化建設(shè)成敗與否的標(biāo)準(zhǔn)，只有從利用的角度來審視檔案信息化建設(shè)中的問題，才能從根本上解決其問題，推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。第三，利用工作是檔案工作服務(wù)性的最終體現(xiàn)。檔案工作的服務(wù)質(zhì)量最終體現(xiàn)在提供檔案信息的利用上。所以說.從利用出發(fā)，從企業(yè)科研生產(chǎn)對檔案信息利用的需求出發(fā)，才能真正提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案工作的價值，服務(wù)科研生產(chǎn)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]安徽省檔案局崗位培訓(xùn)教程[M].合肥：黃山書社，2007

[2]方鳴.檔案干部繼續(xù)教育專題講座[M].北京中國檔案出版社.2007.[3]張熙余.檔案信息化理論與實(shí)踐[M].北京：中國檔案出版社,2007.

第二篇：我國檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題及對策

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我國檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題及對策

作者：秦玉梅

來源：《科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)》2013年第03期

摘要：該文結(jié)合實(shí)際情況針對檔案信息化建設(shè)中存在的資金、設(shè)備配置不合理，對現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的管理缺乏建設(shè)及維護(hù)經(jīng)驗(yàn)，以及檔案信息化復(fù)合人才缺乏等方面問題作出總結(jié)。并提出了對上述問題的相應(yīng)對策建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 問題 對策

國家檔案局中央檔案館在2002年11月25日向全國各檔案部門印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，召開了檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場演示會，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)在我國檔案界正式啟動。由此我國在全球檔案信息化需求建設(shè)浪潮的沖擊下也逐步開始并加大了檔案信息化建設(shè)的步伐。檔案信息化是檔案工作與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是檔案部門運(yùn)用信息技術(shù)對提高檔案管理水平和服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。

然而在檔案信息化建設(shè)中也存在一些問題，如檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的不健全、基礎(chǔ)設(shè)施的落后、服務(wù)意識的不到位和檔案信息化人才的匱乏等，一定程度上又阻礙了檔案信息化的步伐。到目前為止，檔案信息化仍然是一個亟待開發(fā)的領(lǐng)域。檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 資金匱乏，設(shè)備配置不合理

俗話說“巧婦難為無米之炊”，檔案部門作為文化事業(yè)單位，財(cái)政預(yù)算是其主要經(jīng)費(fèi)來源，資金來源的途徑及數(shù)量是十分有限的。而檔案信息化工作以及在實(shí)現(xiàn)數(shù)字環(huán)境中的信息管理與共享的情況下都是需要購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、磁帶機(jī)、磁盤陣列等設(shè)備，而這些設(shè)備又相當(dāng)?shù)陌嘿F，所以在這種情況下，是很難使得配置跟上信息化建設(shè)的腳步。高端的數(shù)字信息是需要資金與設(shè)備的配置成正比的。

再者，基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)要件，主要包括計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境和各類輔助設(shè)施，是檔案信息資源管理、開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。而目前全國檔案部門僅有32000多臺微機(jī)，2500多個網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。不僅配置上不能滿足，在信息化建設(shè)上的表現(xiàn)也嚴(yán)重不足，例如：缺乏整體規(guī)劃，整體投資也非常有限，僅有的投資又沒有用在最需要的地方。所以，資金不足不僅影響了基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，而且還過度配置了一些不符合實(shí)際需要的設(shè)備，這對于設(shè)施建設(shè)是不利的，應(yīng)該摒棄。還有片面追求設(shè)備和設(shè)施的技術(shù)先進(jìn)程度，而忽視了技術(shù)的成熟程度和設(shè)備壽命的有限性，忽視了硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，基礎(chǔ)設(shè)施與利用能力之間的匹

配平衡，從而造成設(shè)備利用率低下。所以說，資金及整體規(guī)劃的不足，不僅僅是檔案信息化建設(shè)的一個阻礙因素，也會促使基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備配置不合理。

1.2 檔案網(wǎng)站建設(shè)管理不夠

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化工作中不可缺少的一個步驟。從本質(zhì)上來說，檔案館是基于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的，是一個公共信息庫，不缺少資源，但它需要網(wǎng)絡(luò)平臺的承載與傳輸。然而到目前為止，在全國檔案館已有200多家中，其中相當(dāng)一部分正在建設(shè)之中。縱觀這些網(wǎng)站，雖不乏有成功案例，但大部分都有存在不足。不僅內(nèi)容上簡單，更新慢，有的網(wǎng)站2個月甚至半年以上都不見有更新，使得進(jìn)來網(wǎng)站的流量越來越少，結(jié)構(gòu)單一，綜合性也不強(qiáng)，所以說建站不簡單維護(hù)更難。需要檔案部門加大力度去管理維護(hù)。

1.3 檔案信息化復(fù)合型人才缺乏

人才是信息化建設(shè)的成功之本，但是據(jù)信息產(chǎn)業(yè)部披露的信息，2003年我國的信息化指數(shù)與國內(nèi)的信息化人才資源指數(shù)分別為為38.46、13.43。這兩個數(shù)據(jù)表明我國信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與人才需求是不平衡的。雖然人才的流動是必然結(jié)果，但檔案工作發(fā)展至今并沒有建立起職業(yè)資格認(rèn)證制度，對工作人員的從業(yè)水平也沒有明確的要求，工作人員的素質(zhì)也普遍較低。2 針對檔案信息化建設(shè)的對策

（1）財(cái)政是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)能夠取得資料的基本投入渠道，所以在資金的籌措上，要爭取財(cái)政部門的支持，積極與他們溝通協(xié)商，以期能夠增加撥付檔案建設(shè)專項(xiàng)資金堅(jiān)持。同時檔案部門要積極地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將其列入政府重點(diǎn)工程，解決經(jīng)費(fèi)問題。還要與自籌相結(jié)合，發(fā)揮主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方支持，多渠道解決。但同時也要本著經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的原則，提高其使用率，防止低水準(zhǔn)、重復(fù)建設(shè)等問題出現(xiàn)，以保證檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

（2）在檔案網(wǎng)站建站時，首先要對網(wǎng)站進(jìn)行定位，清楚網(wǎng)站建設(shè)的目的為是為了便民，所以在建設(shè)時要考慮到訪問者登陸網(wǎng)站的目的是為了解到什么信息。然后，根據(jù)訪問者的需要規(guī)劃相關(guān)欄目，比如：檔案實(shí)例、檔案查詢、圖文信息還有檔案動態(tài)等，既為訪問者節(jié)省了時間，也提高了效率。第三，網(wǎng)站要有充足而準(zhǔn)確的信息，網(wǎng)站建設(shè)最重要的就是內(nèi)容了，要及時利用檔案文件資料更新網(wǎng)站，而非簡單的工作狀態(tài)。所以每隔一些時間就要更新網(wǎng)站保持網(wǎng)站的新鮮度，才能夠吸引用戶。還有一個就是網(wǎng)站的設(shè)計(jì)問題了，從背景顏色到欄目設(shè)置問題，要明白檔案網(wǎng)站不同于時尚網(wǎng)站，顏色不可過多，讓人產(chǎn)生眼花繚亂的感覺，首頁欄目內(nèi)容數(shù)量也要適中，并且分類要科學(xué)準(zhǔn)確。這些方面都是需要進(jìn)行一個管理的。

（3）在人才匱乏的情況下應(yīng)該及時完善崗位制度，建立起檔案部門文化。使得求職者在工作時有一個工作的氛圍及職業(yè)晉升的階梯，這樣更能使從業(yè)人員有一個積極進(jìn)取的目標(biāo)。同時要特別注重引進(jìn)復(fù)合型人才，改善人才機(jī)構(gòu)，建設(shè)一支檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。結(jié)語

檔案信息化建設(shè)在我國雖然已開展有一段時間了，但是在這個建設(shè)過程中仍然有許多問題，該文的三個問題是目前最急需解決的。所以在財(cái)政方面，要選擇多渠道解決；而在網(wǎng)站方面要根據(jù)建站的目的進(jìn)行詳細(xì)的定位以確保網(wǎng)站不被淘汰；自然在人才方面要注重復(fù)合型人才，以期進(jìn)一步完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)。做好這三點(diǎn)，在很大程度上以便能夠確保檔案信息化發(fā)展的順利進(jìn)行，并且應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢，充分匯集各方面資源，以實(shí)現(xiàn)利用者、檔案部門和社會的價值最大化。

第三篇：芻議高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策

芻議高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策

發(fā)布時間:2010-10-25 瀏覽次數(shù):98

信息技術(shù)的發(fā)展推動了檔案信息化建設(shè)，高校檔案信息化建設(shè)也是信息化發(fā)展的必然結(jié)果。高校檔案信息化建設(shè)要求實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要求實(shí)現(xiàn)高校檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要求實(shí)現(xiàn)高校檔案信息高度共享。高校檔案信息化建設(shè)在全國如火如荼的開展，一方面取得了可喜的成績，另一方面信息化建設(shè)過程中也發(fā)現(xiàn)了不少問題和阻礙。

一、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理

高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。在硬件設(shè)施方面，主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲器等及其他必備的組件。有了這些才能夠開展檔案信息化建設(shè)。尤其是電子文件產(chǎn)生以后，如果高校檔案機(jī)構(gòu)沒有接受和處理電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，那么高校檔案的信息化建設(shè)又從何談起？所以，硬件設(shè)施的具備是基礎(chǔ)。軟件方面，包括檔案信息處理系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫，以及相關(guān)軟件和程序等。目前，高校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，一是有的高校檔案部門軟硬件搭配完整，有的僅僅是擺設(shè)幾臺電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了；二是有的高校檔案部門在軟硬件配置時，不管是否需要，統(tǒng)統(tǒng)購置，造成了財(cái)力的浪費(fèi)；三是有的高校檔案部門軟硬件買了，也安裝了，但就是不用，這也是一種資源的浪費(fèi)。

2.高校檔案信息化缺少配套的相關(guān)制度與法律法規(guī)

高校檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律法規(guī)不健全。當(dāng)今情況下，關(guān)于電子文件的法律法規(guī)及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)方面，雖然有《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》，《電子文件歸檔及管理

規(guī)范》，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，但不是很全面，關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定等法律法規(guī)仍然沒有或者不盡完善。這些制度與法律法規(guī)不健全等因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)漫長而坎坷。

3.檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平不夠

一些高校檔案人員年紀(jì)較大，學(xué)歷較低，他們科學(xué)文化知識有限，接受新事物的心態(tài)相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不是一下子就能夠接受的，有些人習(xí)慣于用傳統(tǒng)的思想

和方法來進(jìn)行檔案工作，還有一些人對高校檔案信息化的理解不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為只要購置和使用了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，就代表實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化了。其實(shí)，我們不能夠否定他們的認(rèn)識，只能說他們對高校檔案信息化認(rèn)識存在片面性，還不夠全面。因?yàn)楦咝n案信息化，不僅僅要求具備必要的現(xiàn)代辦公設(shè)備，而且需要先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，要有與時俱進(jìn)的時代感和不斷學(xué)習(xí)提高的綜合素質(zhì)。這些方面，高校檔案人員需要改進(jìn)和提高的地方很多，很迫切。

4.高校檔案信息資源開發(fā)和利用滯后

高校檔案是高校教學(xué)評估的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確提出:“高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志,檔案工作應(yīng)是學(xué)校評估的重要內(nèi)容之

一。”高校檔案是集黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、基建、出版、設(shè)備等眾多門類檔

案為一體的綜合檔案體系。高校檔案信息資源開發(fā)和利用是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。高校檔案信息建設(shè)的根本目的是為了方便、快捷地為用戶提供及時、準(zhǔn)確、有效的信息。高校檔案館（室）中的學(xué)生學(xué)籍檔案以及教學(xué)、科研檔案是高校檔案的主要組成部分。目前一些高校檔案部門在研究和開發(fā)檔案信息資源方面與社會對檔案資源的需求存在著不對稱的狀況。一是在日常的檔案工作中，檔案整理以及被動地提供咨詢、查詢等占其業(yè)務(wù)的絕大部分，而在檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面他們做的工作偏少；二是高校檔案大多數(shù)是反映各部門工作的文書檔案，學(xué)校辦學(xué)趨勢、學(xué)科特點(diǎn)、師資力量、管理建設(shè)、自身優(yōu)勢等檔案涉獵較少；三是高校重組后檔案不能集中統(tǒng)一管理,檔案的開發(fā)和利用工作被忽視，高校檔案管理過程中對流動性檔案缺乏同步和及時地歸檔。

二、做好高校檔案信息化建設(shè)的對策

1.高校要加大對檔案信息化建設(shè)的投入

高校檔案信息化建設(shè)的成功開展，一個必不可少的先決條件是領(lǐng)導(dǎo)部門一定要重視高校檔案信息化建設(shè)，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案信息化建設(shè)才能開展下去。同時，相關(guān)部門還要加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，這也是關(guān)鍵。只有重視而沒有實(shí)際的財(cái)力援助，高校檔案信息化建設(shè)也只能是紙上談兵，不能付諸實(shí)踐。所以，相關(guān)部門的財(cái)力投入，可以保證高校檔案機(jī)構(gòu)能夠有效的購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施。如此以來，高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)將更加均衡合理。

2.政府相關(guān)部門要實(shí)時制定和完善相關(guān)的法律法規(guī)

從制度層面上來說，政府制定相關(guān)的制度和法律法規(guī)也是保證高校檔案信息化建設(shè)合理合法的一個重要方面，也保障了高校檔案信息資源的安全和檔案人員的權(quán)益。21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)的年代，也是法制的年代。倘若沒有法制的保障，高校檔案信息化

建設(shè)必將混亂和危機(jī)重重。尤其在政務(wù)信息公開的背景下，電子文件的真實(shí)性和憑證性是電子檔案管理的一個重要方面，制定電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及建立健全電子檔案管理法是不可或缺的。

3.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍

面對檔案信息化，高校檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)人員首先應(yīng)該積極鼓勵員工進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)未來信息化的需要。高校檔案部門可以聘請檔案信息化方面的專家來給員工進(jìn)行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動化辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)。開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式有多種，如座談會、沙龍、專家輔導(dǎo)講座等等，同時要鼓勵檔案人員自我學(xué)習(xí)。在日常的檔案工作中，通過開展知識競賽，技能競賽等活動來營造良好的高校檔案文化。針對高校檔案部門檔案人員年齡偏大和綜合素質(zhì)不是很高的問題，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過檔案人力資源的更新和績效考評來調(diào)整既然是高校檔案機(jī)構(gòu)，在人才儲備和運(yùn)用上應(yīng)有很大的優(yōu)勢，因?yàn)楦咝１旧硎墙逃龣C(jī)構(gòu)，它所擁有的人力資源廣泛，而且有的學(xué)校還開有檔案學(xué)專業(yè)，這樣高校檔案機(jī)構(gòu)可以挑選的檔案人才就會很多。問題是檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該有一套具有吸引力的方案讓優(yōu)秀年輕的檔案人才愿意留在高校檔案機(jī)構(gòu)，從而為高校檔案工作服務(wù)，選聘檔案人員的時候，檔案機(jī)構(gòu)也不能夠把招聘人員鎖定在檔案學(xué)專業(yè)人才上，計(jì)算機(jī)方面的人才，管理方面的人才，甚至銷售、統(tǒng)計(jì)方面的人才也都是檔案部門需要的。這樣不僅能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的潮流，還能夠在機(jī)遇中有所創(chuàng)新和發(fā)展，有利于高校檔案信息資源的開發(fā)和利用。

4.變被動服務(wù)為主動服務(wù)，建立高校數(shù)字

檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建高校檔案在線服務(wù)平臺檔案的利用一直是個焦點(diǎn)話題。在一定程度上來說，現(xiàn)在的檔案用戶利用高校檔案情況較以前有了很大的改觀，但是，還有很多有待改進(jìn)的地方。高校檔案機(jī)構(gòu)在信息化過程中應(yīng)該積極向用戶提供主動的檔案

服務(wù)。在高校檔案的開發(fā)利用上，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來分析用戶的需求，來評估利用的結(jié)果，這樣能夠?yàn)楦咝n案信息資源的開發(fā)和利用提供目標(biāo)支持和需求導(dǎo)向。

在高校檔案信息化過程中，檔案機(jī)構(gòu)可以建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案集中存儲于一個共享的數(shù)據(jù)庫中，高校的檔案機(jī)構(gòu)之間可以通過權(quán)限分配來使用數(shù)據(jù)庫中的信息。另外，在建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，構(gòu)建高校檔案信息網(wǎng)站，將高校檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案用戶提供在線的檔案利用服務(wù)，檔案用戶也可以根據(jù)需要定制檔案服務(wù)。高校檔案數(shù)據(jù)庫的建立和高校檔案在線服務(wù)平臺的構(gòu)建，一方面簡化了檔案利用的手續(xù)，節(jié)約了檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)成本，另一方面，方便了檔案用戶的利用，提高了高校檔案信息的利用效率，節(jié)約了社會成本。

總之，高校檔案信息化是一個復(fù)雜的過程，我們不能夠簡單的詮釋高校檔案信息化，我們要在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決問題。要運(yùn)用科學(xué)的發(fā)展觀來看待高校檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新地開展高校檔案信息化建設(shè)。

（作者：楊劍，梁娟.安徽大學(xué)管理學(xué)院。原載于《科技檔案》2009年第4期）

第四篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)

公司檔案信息化建設(shè)探討

何細(xì)乃

（中冶南方工程技術(shù)有限公司信息網(wǎng)絡(luò)中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)和主要內(nèi)容，指出了本公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則和主要內(nèi)容。針對本公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發(fā)展建議。關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經(jīng)成為我國企業(yè)信息化工作的一個重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計(jì)算機(jī)管理，即將實(shí)物檔案的管理模式(卡片檢索、實(shí)物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機(jī)關(guān)檔案來說，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因?yàn)檫@一點(diǎn)，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化

建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識還處在檔案信息化建設(shè)的初級階段，沒有從根本上實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉(zhuǎn)變。

2．檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢來看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)上，很多企業(yè)感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據(jù)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的以及信息化技術(shù)發(fā)展的大方向，來確定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標(biāo)

以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

2.3 遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)的大部分內(nèi)容，如檔案數(shù)字化正在進(jìn)行，檔案檢索編目已經(jīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，經(jīng)過授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設(shè)發(fā)展的階段性目標(biāo)應(yīng)該是以上述中長期目標(biāo)為主。

3．公司檔案信息化建設(shè)的原則

3.1 以檔案信息資源開發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞提供利用來設(shè)計(jì)、來開展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說的以開發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來說，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權(quán)限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項(xiàng)目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項(xiàng)目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項(xiàng)目。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫。

3.4 階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)，制度改

革、流程再造，系統(tǒng)論證、運(yùn)行、評價，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實(shí)施。

4．檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2004年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出了檔案信息化建設(shè)的六項(xiàng)核心內(nèi)容：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)。

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點(diǎn)也不一樣。根據(jù)中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發(fā)展進(jìn)程來看，自1995年檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)開始，走過了檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檢索數(shù)據(jù)庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍、信息安全保障，都有一定的認(rèn)識與經(jīng)驗(yàn)積累。

對于當(dāng)前的中冶南方來說，檔案信息化建設(shè)更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側(cè)重點(diǎn)應(yīng)該從檔案實(shí)體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發(fā)檔案文件中蘊(yùn)含的顯性信息知識，更應(yīng)該開發(fā)檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設(shè)

4.1.1 實(shí)物檔案的數(shù)字化

本公司在長期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營工作中有著很高的參考價值。可按效益最大化原則，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發(fā)，對于那些參考價值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3)文書檔案

文書檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項(xiàng)目全部合同-商務(wù)合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關(guān)證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經(jīng)過多年的努力，基本上達(dá)到了電子文件100%的收集率。對于設(shè)計(jì)外委、設(shè)計(jì)分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網(wǎng)絡(luò)中心正在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件無紙化流轉(zhuǎn)的流程設(shè)計(jì)，相應(yīng)配置的系統(tǒng)建設(shè)正在進(jìn)行。通過電子簽名，系統(tǒng)授權(quán)，IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查，檔案合規(guī)性檢查等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)無紙化流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、打印、發(fā)出。

對于OA系統(tǒng)的開發(fā)與歸檔，也應(yīng)該研究公文自動歸檔，實(shí)現(xiàn)發(fā)文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實(shí)物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時間、地點(diǎn)。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識進(jìn)行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術(shù)專題匯編

在內(nèi)容上要打破傳統(tǒng)匯編只重羅列案卷號的形式，對每項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展歷史、不同類型、不同特點(diǎn)都應(yīng)該有評述，在本企業(yè)不同項(xiàng)目中應(yīng)用的歷史，包括不同項(xiàng)目中的應(yīng)用評價，歷史查詢、參考、復(fù)用率最高的本項(xiàng)技術(shù)檔案，最近應(yīng)用本技術(shù)的本公司的工程項(xiàng)目等等方面的信息，都應(yīng)該涵蓋。比如關(guān)于煉鋼工程中應(yīng)用的鋼水罐的技術(shù)專題匯編，就可以概述鋼水罐的發(fā)展史、最新鋼水罐技術(shù)，本企業(yè)在各項(xiàng)工程中應(yīng)用的鋼水罐種類、技術(shù)參數(shù)、應(yīng)用評價，歷史上本企業(yè)查詢、參考、復(fù)用最多的鋼水罐的檔案，本企業(yè)最近最新設(shè)計(jì)的鋼水罐的有關(guān)情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊(yùn)含在檔案信息中的管理知識信息進(jìn)行提取。通過系統(tǒng)對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設(shè)計(jì)人、修改人、參加專業(yè)等，可形成項(xiàng)目信息知識庫，為工程項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)管理提供服務(wù)。

3)通過利用反饋機(jī)制形成檔案知識庫

相對于傳統(tǒng)的檔案信息提供利用，可考慮進(jìn)行主動服務(wù)。針對各專業(yè)設(shè)計(jì)人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務(wù)，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設(shè)計(jì)人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設(shè)計(jì)人員親身體會形成檔案知識利用知識庫。可以將設(shè)計(jì)人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導(dǎo)航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統(tǒng)之間的聯(lián)系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項(xiàng)目管理信息、設(shè)計(jì)信息、人員信息有機(jī)的聯(lián)系起來。通過檔案信息導(dǎo)航，讓利用人員從一個入口進(jìn)入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學(xué)習(xí)的效果。

4.2 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

通過了解檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，我們對于應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)有了方向，明確了應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)。系統(tǒng)開發(fā)過程中，除了一般檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設(shè)除了關(guān)于資源的數(shù)字化和利用信息化外，更主要地是要進(jìn)行流程再造。通過流程的優(yōu)化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結(jié)果信息的收集(紙質(zhì)或電子檔案)，更要重視檔案產(chǎn)生過程信息、檔案來源信息的收集。基于這些原因，系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結(jié)合起來

2)圖紙檔案信息管理與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)結(jié)合起來

3)專利檔案信息管理與專利數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統(tǒng)結(jié)合起來

4.2.2信息安全保障建設(shè)

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經(jīng)營的企業(yè)來說。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)的生命線，知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)是公司得以在市場上領(lǐng)先的關(guān)鍵所在。

檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關(guān)系。

1)通過技術(shù)類別、保密級別、特殊項(xiàng)目、檔案類型等多種方式對檔案信息進(jìn)行分級。

2)通過部門、專業(yè)、人員、項(xiàng)目等多種角色對人員進(jìn)行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實(shí)現(xiàn)對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，應(yīng)該類似中國哲學(xué)中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業(yè)務(wù)流程中去，在流程過程中進(jìn)行檔案信息收集，進(jìn)行知識管理。

1)從傳統(tǒng)的實(shí)體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統(tǒng)的結(jié)果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發(fā)展到參與全公司業(yè)務(wù)范圍的知識管理

參考文獻(xiàn)：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀(jì)的社會記憶-中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國人民大學(xué)出版社

[2]張海燕：《企業(yè)檔案的知識化管理》，《機(jī)電兵般檔案》2007年第1期

第五篇：教育信息化建設(shè)中存在的問題

高等院校教育信息化建設(shè)中存在的問題

信息化建設(shè)中存在的問題

從2006年開始參與學(xué)院管理系統(tǒng)的建設(shè)，到2013年實(shí)地參觀多個省的高校信息化建設(shè)現(xiàn)狀，幾年來在中關(guān)村參觀了多個企業(yè)級的信息化平臺建設(shè)過程，發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)在借助3G互聯(lián)的力量快速發(fā)展信息化管理平臺，為提高企業(yè)價值、創(chuàng)造新業(yè)務(wù)發(fā)揮了巨大作用;2013年參觀中國聯(lián)通內(nèi)部的信息化管理平臺，其系統(tǒng)除發(fā)揮在線辦公與信息共享的作用外，還為投資管理與決策分析提供數(shù)據(jù)依據(jù)。而與之對比的是在移動互聯(lián)時代，本應(yīng)走在技術(shù)前沿的高校信息化建設(shè)，并沒有擔(dān)當(dāng)其應(yīng)有的責(zé)任，卻還在辦公自動化的時代里停滯不前。究其原因總結(jié)了如下五點(diǎn)主要內(nèi)容：

? 缺乏對信息化建設(shè)的認(rèn)識

教育是推動社會進(jìn)步與發(fā)展的重要力量，高校教育更應(yīng)發(fā)揮它先進(jìn)性的一面。移動互聯(lián)時代，創(chuàng)新技術(shù)不斷出現(xiàn)，而隨之的應(yīng)用更是能被快速推廣和應(yīng)用到實(shí)際工作中。現(xiàn)在經(jīng)常可以看到，學(xué)生借助移動智能手機(jī)快速分享新技術(shù)和新內(nèi)容，而教師隊(duì)伍中還在使用著舊式功能機(jī)（非智能機(jī)）；移動辦公已被企業(yè)大規(guī)模應(yīng)用，而高校教師查看個人工資還要去財(cái)務(wù)領(lǐng)工資條；在校園中更是難于出現(xiàn)新的創(chuàng)新技術(shù)，這些問題的出現(xiàn)，集中在不對稱的信息分享模式上，同時也體現(xiàn)了目前我國高校信息資源建設(shè)還相對滯后的現(xiàn)狀。一方面信息技術(shù)的快速發(fā)展，讓更易接受新事物的學(xué)生和年青教師越來越喜歡使用新媒體分享和學(xué)習(xí)；另一方面是院校領(lǐng)導(dǎo)并沒有足夠認(rèn)識，采購一些電子教學(xué)設(shè)備，建一個校園網(wǎng)就認(rèn)為已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化平臺。

? 缺乏對高校信息建設(shè)的有效規(guī)劃和管理

在參觀一些高校信息化建設(shè)現(xiàn)狀后發(fā)現(xiàn)，在各個信息平臺建設(shè)上仍存在重復(fù)建設(shè)的情況，各院校各建各的模塊或平臺，沒有從整體上統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這為以后的各個平臺數(shù)據(jù)連通和接口兼容留下隱患；造成目前分散建設(shè)嚴(yán)重，未來整體融合困難都是因?yàn)闆]有一個整體的協(xié)調(diào)和合作。國務(wù)院在2006年發(fā)布了《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》，明確了信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略方向、發(fā)展重點(diǎn)和保障措施。這一戰(zhàn)略一方面為高校信息化發(fā)展和建設(shè)提供發(fā)展指導(dǎo)建議，另一方面對高校信息化建設(shè)的執(zhí)行力提出要求，而實(shí)際的問題就出在沒有對信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范管理和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。因?yàn)樾畔⒒枰谡腺Y源釋放人力方面提出有效的執(zhí)行方式，同時也需要規(guī)范流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，所以要去整合資源就需要去從整體上協(xié)調(diào)和利用資源，提高工作質(zhì)量與管理水平更需要有實(shí)際數(shù)據(jù)支撐。建立和發(fā)展高校信息化管理平臺是一項(xiàng)涉及面廣、建設(shè)周期長的系統(tǒng)工程，這是需要執(zhí)行部門從宏觀上對信息化建設(shè)具有一定高度和長遠(yuǎn)的認(rèn)識，并具有一定執(zhí)行效果的推動力度。

? 缺乏專項(xiàng)資金投入

實(shí)現(xiàn)高校信息化會帶來三方面的問題：第一，開放化的信息平臺會讓資源得到更充分的共享，同時也會帶來各高校間的辦學(xué)利益沖突；第二，信息化會打破各高校間相對封閉的辦學(xué)模式，如何整體協(xié)調(diào)和調(diào)動人力和硬件資源需要統(tǒng)一管理；第三，建立和完善信息化平臺是一個系統(tǒng)工程，并非實(shí)現(xiàn)辦公自動化那樣采購幾臺電腦就可以了，而是需要能建立龐大的系統(tǒng)信息平臺，不但需要政策的支

持，同時也需要有長期資金的投入。

目前我國高校的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)普遍比較緊張，除少數(shù)列入高校外，大部分高校無法在信息化建設(shè)方面作較大的經(jīng)費(fèi)投入，這些也在相當(dāng)程度上制約著高校的教育信息化建設(shè)。缺乏配套政策和協(xié)作機(jī)制也是造成目前問題的一個主要原因，同時在整個建立過程中對參與其中的教師員工的有效的工作認(rèn)可和獎勵也不足，沒形成一個良性的鼓勵機(jī)制，影響著人才的增長量和平臺建設(shè)的長期建設(shè)。

? 缺乏專業(yè)的建設(shè)方案

目前高校信息化建設(shè)的方式主要有兩種，一種是采購成熟的軟件產(chǎn)品；另一種是將任務(wù)下發(fā)給計(jì)算機(jī)院系，作為課題實(shí)現(xiàn)；通過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，采購的軟件產(chǎn)品技術(shù)實(shí)現(xiàn)較好，但需求與工作吻合度差，而相比之下自身院系開發(fā)實(shí)現(xiàn)的軟件產(chǎn)品更適合本院實(shí)際工作，但產(chǎn)品設(shè)計(jì)與質(zhì)量沒有保障，所以造成建設(shè)利用率低，這種狀況在高校中普通存在。

? 缺乏高質(zhì)量的團(tuán)隊(duì)

高校教師培訓(xùn)長期以來已被作為一項(xiàng)重要的發(fā)展計(jì)劃，在改善教學(xué)質(zhì)量和提高年青教師教學(xué)水平上有很大的成績，但相比基礎(chǔ)學(xué)科教育不同，一些高新技術(shù)學(xué)科對教師隊(duì)伍的要求很高，需要在資金和政策上支持，而在實(shí)際中教師是按傳統(tǒng)的職稱體系進(jìn)行工資調(diào)整，多年未變，未適合現(xiàn)在的信息化社會的發(fā)展。沒有好的薪資體系就易將優(yōu)秀的年青教師推到企業(yè)，這就是為什么多年來高校在高新技術(shù)上缺少專利和創(chuàng)新技術(shù)，而企業(yè)一直在這些方面走在高校前，本應(yīng)高校承擔(dān)的社會責(zé)任沒有真正發(fā)揮他的作用。

現(xiàn)在已是一個新技術(shù)能被快速應(yīng)用的時代，大數(shù)據(jù)和云存儲在各行各業(yè)已被廣泛應(yīng)用，而在高校這些技術(shù)了解和掌握的人非常的少。這時就應(yīng)去反思一下教師培訓(xùn)體系，這些知識是否適應(yīng)社會的發(fā)展，教育是需要用發(fā)展的眼光去看待體系的變化。