第一篇：企業檔案信息化之知識管理

企業檔案信息化之知識管理

姓名：彭莉蘋學號：５０００４０９０５８班級：檔案０９１ 摘要：本文分析了現代化環境下對企業檔案信息化管理提出的新要求，分析了現有的檔案管理的不足之處，對檔案信息化建設提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識管理這一新理念。詳細闡述了在知識管理理論指導企業檔案實現信息化的方法，包括集成管理、知識服務和測評。最后再結合廣東韶關鋼鐵集團有限公司的檔案信息化管理的例子說明新時期知識管理是企業檔案信息化戰略之選。

關鍵詞：企業檔案、信息化管理、知識管理、企業信息不僅是企業重要的經濟資源，也是企業在激烈的市場競爭中所擁的競爭力。在當今信息爆炸的時代，檔案管理信息化是21世紀檔案事業發展的必然趨勢。為了適應這種歷史的趨勢，我們必須要分析現階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對性的給出解決的方案，以實現和完善企業檔案管理的信息化，現代化。，使檔案業務工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發利用，為企業的發展提供動力，更好地服務于社會。知識管理這一理念的出現無疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機。

一，企業檔案信息化

1.1企業檔案信息化的含義。企業檔案信息化就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為 基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，實現檔案工作為企業生產，經營和管理 提供優質高效服務的過程。

就整體而言，企業檔案信息化是企業信息化的重要組成部分，企業信息化應包括檔案管理信息化。

1.2企業檔案信息化 的內容要素及其理論模型。根據國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》和《關于加強企業檔案信息化建設的意見》，結合企業檔案工作和企業信息化特點你，我認為檔案信息化的主要內容可與歸納為設施、系統、資源、人才、規制、安全和服務等七個方面的要素?；谏鲜龅钠邆€要素，我們建立了“企業檔案信息化內容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應用層三個層次。

（1）核心層。由企業檔案信息化的兩個主要內容—資源建設和知識服務兩大要素構成，揭示了資源建設和知識服務在企業檔案信息化建設中的核心地位和作用。

（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎建設、應用系統、信息人才、信息規制、信息安全等內容要素，它們對核心層起著條件、環境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構成企業檔案信息化體系。（3）應用層。在理論模型的最外層，包括企業效

益、企業信息化水平、檔案意識、需求導向、應用實效、價格定位等要素，是決定檔案信息化應用層的重要因素。

1.3企業檔案信息化建設的原則

(1)整體規劃，同步建設。企業要將檔案信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設和企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

（2）善用技術，注重管理。企業檔案信息化必須堅持技術與管理兵種的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。企業檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發展和最新成果的應用信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體需求。

（3）資源為本，服務至上。檔案資源建設是以檔案信息化建設的基和核心，應該以 “集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務和重點，一館藏檔案數字化為基礎。以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設必須堅持服務至上的原則，牢固樹立為企業生產、經營、服務管理的意識，以知識服務為目標，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。

二，檔案管理信息化面臨的問題和挑戰。由于傳統思維和信息化技術落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發展中必然面臨一系列的問題和挑戰。梳理這些問題和挑戰，有利于我們更好的確定發展路徑，從而更好的促進檔案管理信息化的發展。

3.1 傳統固化的檔案管理模式的阻礙。當前，大部分企業檔案管理已經成為一套固化的體系，很多企業多年來一直采用手工操作的方式，形成了相對固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知，對檔案管理信息化還不適應，不愿改變既有的狀態。

3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進檔案管理信息化的關鍵。對檔案管理人員來說，檔案管理信息化是一個全新的領域，不僅需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術，還需要學習檔案管理信息化規章制度和標準，更需要和計算機系統管理人員溝通，并參與到管理系統的開發應用中去。目前一些企業的檔案管理信息化人員隊伍的整體素質與信息化建設的要求存在很大差距，尤其是嚴重短缺檔案管理信息化的復合型人才。

3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計算機網絡系統具有開放性、集成性、共享性的特點，使上網檔案信息的安全受到了一定威脅。

3.4企業檔案評定管理滯后。企業的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統檔案的鑒定和評定管理滯后。傳統的檔案應在一定的期限內進行鑒定和評定，從而建立良好的企業檔案的利用方式。傳統檔案的價值存在利用的期限，超過期限的企業檔案應及時銷毀，從而保證企業檔案的有效管理和 利用。然而在傳統的檔案管理的模式下，企業的檔案管理人員難以對封存的檔案存儲進行有效的管理和評定，致使企業檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業的傳統檔案長期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業傳統檔案的冗余，從而增加了企業傳統檔案管理的難度和成本支出。

3.5檔案利用落后。在傳統的檔案管理過程中，由于人工的管理和紙質的檔案利用模式造成了企業檔案的管理和存放的無序，這也在一定程度上造成了企業檔案管理的工作繁雜、重復，增加了企業檔案利用的難度。特別是對檔案開的種種限制，造成社會對檔案利用的嚴重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務于社會基本上成了一句空話。三，企業檔案信息化戰略定位-----知識管理

根據上文闡述的企業檔案信息化的建設的內容和當前所面臨的問題和挑戰。我們認為知識管理是解決當前問題的最好出路。所謂知識管理就是用知識管理的理念和方法進行企業檔案的管理。企業檔案知識管理的重點內容是：整合企業檔案信息資源，實現檔案信息資源的集成管理；實現企業檔案信息增值，提供企業檔案信息服務：優化企業知識資源管理，實現IT平臺化；建立健全企業檔案知識資源安全保障機制，確保企業檔案知識管理持續發展。

3.1整合企業檔案信息資源----集成管理

檔案信息資源的高度共享和知識管理的基礎工作，也是實現知識管理的必要條件。因此必須對企業各類信息資源進行整合，實現檔案信息資源的 集成管理。企業檔案信息化資源建設的主要措施：

3.11館（室）藏檔案數字化。對這點有一個重要的問題就是是否對所有的非數字化檔案都要進行數字化。這是我們必須要考慮的問題。首先也是最重要的一個方面就是經營和管理的需求。其次要考慮一個數字化優先權的問題。其中領導的重視程度表現得尤為突出。最后就是預期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現實的一個因素。

3.12網絡信息資源的采集。網上信息都是已經數字化的信息而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其它企業的網上信息，可以通過互聯網或其它專

用網絡進行收集。需要注意的是在手收集的過程中必須對網上的信息進行甄選，并且要將信息的版本，元數據及背景完整的記錄下來。

3.13直接采購同行業的專題數據庫。這些信息資源來源 來源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無疑是一個企業的好選擇。

3.2實現檔案信息增值----知識服務。檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務，實現檔案的信息和檔案服務工作的增值。不論是讀顯性知識的管理還是對隱性知識的管理，落到實處都是為了以知識為內涵，以 服務為中心，走知識服務之路。檔案知識服務體系建設主要包括：

3.21企業檔案知識服務系統人文建設。第一，實體管理人文化加強檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強人力資源管理。把員工放在首位，發揮每個人的潛力、積極性和 創造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發檔案文化精品，做好服務。第四，服務要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對環境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企業檔案知識服務系統法規標準建設。第一，加強對相關法律法規的研究和配套知道文件的制定。第二，標準制定，主要包括技術性標準，管理性標準和業務性標準。

3.23企業檔案知識服務系統建設。包括5個服務模塊：一，企業知識資源門戶的建設與管理；二，是為企業決策層提供戰略性的信息分析服務；三；為企業科技人員提供科技情報服務；四，進行檔案編研。五，保留傳統的圖書期刊管理與服務功能。隨著企業知識資源管理的深化，可繼續增加服務模塊。

3.3優化企業知識資源管理-----IT平臺化

知識管理的技術很多，要實現企業檔案知識資源的優化換了，就要為知識的開放式交流提供無縫的技術支撐平臺，建立相應的技術支撐平臺包括建立企業檔案知識庫和企業檔案知識門戶網站。例如，用BS結構設計，隨時隨地用瀏覽器訪問應用系統平臺。領導和員工可以通過應用功能前段平臺訪問和利用知識資源。

3.4確保知識管理持續發展----制度安全。為了確保檔案知識管理的持續發展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關的檔案知識管理制度，采取相關的知識安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識資源管理的組織機構；其次要用制度的形式確定專業人員、管理人員的職責和權益；第三，建立員工參與學習和工作應用知識資源的獎勵措施；第四，建立訪問權限審核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業的各個地區機構，分布設立訪問服務器，在總部設立應用系統服務器，各服務器之間設立ＶＰＮ鏈接；第二，在應用系統中對檔案知識資源分層設立安全訪問權限；第三，對應用系統的登陸，設了密碼檢驗；第四，對特別重要的文件、信息，在訪問時設立指紋校驗。

３.５檔案信息化管理的核心－－測評

企業檔案信息化測評體系是反映企業檔案信息化情況的統計調查指標，測評是企業檔案信息化管理的核心環節，是從規劃、執行轉向改進提高的重要節點。企業信息化測評可分為四個步驟：

３.５１熟悉標準。有關企業測評人員應對企業信息化測評的相關指標內容、權重系數與等級檔次劃分、等級標準進行熟悉。明確有關標準要求，以方便測評數據的有效采集。

３.５２采集信息。企業應召集本企業檔案部門和信息部門等人員對照測評標進行信息采集。并匯總提交企業檔案信息化測評信息采集報告。當企業進行快捷的自我測評時，也可參照《檔案企業信息化測評信息采集問卷》對測評信息進行簡要采集。

３.５３計算得分。企業測評人員依次計算１８個二級指標的各項的得分，并匯總計算得分。

３.５４形成報告。對各項得分進行描述。并對企業檔案信息化的優勢、劣勢進行評價，提出完善和整改意見。

四、知識化管理的實例－－廣東省韶關鋼鐵集團有限公司檔案信息化

廣東省韶關鋼鐵集團有限公司１９９６年建廠，是中國企業５００強，廣東企業５０強之一，是廣東省重要的生產基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會計檔案、產品檔案、科研檔案、基建檔案、設備（儀器）檔案、實物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業務上直屬公司分管技術的副總經理分管。韶鋼檔案館理已經實現兩級變為一級管理，集團公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫房管理，利用檔案主要通過網絡系統實現，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責。韶鋼檔案信息化建設分為三個階段：

第一階段紙質檔案的數字化管理。時間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統并購置相應硬件設備進行檔案數字化建設，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數字檔案館有２種運作模式，一是傳統檔案館想數字檔案館轉型模式，即在傳統的檔案館業務和服務的基礎上，利用數字化和網手段，盡心檔案館業務重組和服務創新。主要包括檔案數字加工與服務管理、檔案信息服務兩方面。二是從檔案接收開始

就實現數字化的構想。這樣一種數字檔案館它支持檔案信息的整個生命周期的活動，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網絡這個環境中，這完全脫離了檔案館實體的存在形式。

第二階段改革檔案管理模式。時間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實現一級管理，是檔案機構集中、人員集中。業務集中，全方位提供檔案利用服務。檔案館全方位采用計算機管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業務管理全都通過計算機完成。屆時，檔案館建立起一個完整的檔案實體管理中心、現行文件利用中心和數字檔案館。

第三階段搭建管理平臺，資源大集中。時間是從２００８年７月至現在。２００８年７月，公司同意立項建設《建立在線歸檔管理基礎平臺項目》和《ＥＲＰ系統綜合統計數據歸檔模塊項目》建立資源管理平臺，實現公司所有檔案資源集中歸檔管理?？梢灶A期，系統上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價值和地位將顯著上升。

隨著中國市場經濟的日益發展，計算機網絡的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現，實行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設是知識管理應用于企業檔案管理信息化的一個非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我認為所有有潛力的企業都應該以此為鑒，認清楚現狀，總結出自己的不足之處，然后實行專業化的管理、提供專業化的服務，培養優秀的檔案管理人才，實行檔案資源的集中統一管理，為企業的生產、管理、決策提供高質量的檔案利用服務。

參考文獻：

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【３】丁文軍，提高企業檔案信息化管理之我見，西北水電2010(2)

【４】趙夢臨，淺議新時期企業檔案管理，起重運輸機械2010(10)

【５】劉紅遠，如何在創新中完善企業檔案管理工作，價值工程2011,30(11)

【６】周英，企業檔案管理的網絡信息化及開發利用，安徽大學學報(哲學社會科學版)2003,27(3)

第二篇：知識管理型企業檔案信息化建設-修改

知識管理型企業檔案信息化建設

摘要：隨著經濟的飛速發展，信息化時代已經到來，海量的信息開始涌入各個企業，大量的紙質或電子文件使企業的檔案管理工作面臨新的挑戰。如何解決信息化時代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上信息化的步代。本文對此作出回答，從管理理念和具體實施兩方面對企業檔案信息化建設進行探討。

關鍵詞：知識管理；檔案；問題；信息化

20世紀90年代以來，人類社會進入知識經濟時代，經濟體制的變革和組織的發展對每一個企業都提出了新的挑戰。面對挑戰，企業的成功越來越依賴于企業所擁有知識和信息的質量，利用企業所擁有的信息為企業創造競爭優勢和持續競爭優勢勢在必行。而檔案作為一種信息的儲備形式，是企業重要的信息資源，但傳統檔案存在著人工工作效率低下；人工查詢速度慢；存儲占用空間大；檔案保存時間長而容易造成紙張受損、變質、發黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。這種檔案管理方式對檔案本身就是一種巨大的損害，在日趨現代化的經濟環境中是無法適應和滿足人們對信息的需求的。在這樣的背景之下，只有盡早運用網絡管理信息和信息化的技術，對企業檔案進行信息化管理，并且不斷提高信息化管理的水平才是企業檔案工作的發展趨勢，使企業檔案更好的為企業生產服務。本文主要從企業信息化建設的理念和具體的實施策略等方面對這一問題進行研究。

1企業檔案信息化的知識管理理念

企業檔案信息化是指在企業在檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務。企業檔案的信息化可以實現通過計算機及網絡技術及時、準確地向企業管理者和各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現檔案管理工作為企業

［1］經濟利益最大化服務。

所謂知識管理是指，在組織中建構一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織 中的資訊與知識，透過獲得、分享、整合、創造、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創新的最終目的，并回饋到知識系統內，從而使個人與組織的知識得

［2］以永不間斷的累積。從系統的角度進行分析信息和思考將成為組織的智慧資

本，有助于企業做出正確的決策，在適應市場變化方面巨有更大的優勢。將企業檔案進行信息化處理即為使檔案由文本向知識的轉化，以知識管理的理念來建設檔案信息化會取得巨大的成果和進步。

2檔案信息化建設現存的問題

近年來我國企業檔案工作陷入越來越明顯的困境，企業檔案工作面臨很多方面的問題，其中最主要的問題如下：

2.1檔案工作未得到應有重視

在我國民營企業由于資金不足、組織規模小、節約成本等原因，幾乎都沒有設立獨立的企業檔案管理部門。加上民營企業受到的法律約束和行政監督較少，企業檔案的管理工作則更不受重視，許多民營企業甚至連檔案管理的崗位也不設置。不但在民營企業中是如此，許多國有企業的檔案機構同樣不受重視。近些年，國有企業紛紛進行組織扁平化，削減管理層次，精簡管理機構，裁減管理人員，以降低管理成本，提高市場應變能力。在這個過程中，檔案機構和檔案人員往往成為被首先、重點清理的對象。在學者王華玉調查的13家國有企業中，有9家公司(占69%)檔案人員編制數比2000年減少。這9家公司2000年共有專職檔案人員0101人，2006年為76人，裁員幅度為25%。3由此可見檔案部門的人員［］

容易被認為是公司里具有價值不高的那一部分員工。檔案機構的精簡，和檔案崗位的不受重視使大量檔案人才流失，這種情況的直接后果就是企業檔案管理水平的下降。

2.2市場竟爭中檔案工作的劣勢

在市場競爭白熱化的環境下，企業必須專注于提升自身的核心競爭力。因此，企業不得不將絕大部分資源與精力集中于能直接創造價值的業務環節，如研究與開發、市場營銷、生產管理等，以及少數關鍵的管理領域，如財務管理、人力資源管理等；而盡量精簡不能帶來直接利益的活動與部門。傳統的企業檔案工作關注保存企業歷史，而忽視創造現實價值，不僅不能為企業當前的價值創造活動做出明顯的、直接的貢獻，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加管理成本，自然就成為被精簡的對象。不能直接顯示價值的企業檔案工作，在激烈的市場竟爭環境中就沒有足夠吸引注意力的理由，許多效益滑坡的企業裁撤了檔案館和檔案人員，一些企業干脆將自己的檔案送到公共檔案館或大學檔案館保管。

2.3企業檔案管理軟硬件雙重缺乏

企業檔案的信息化建設離不開先進的信息化處理平臺，但我國普遍的檔案管理工作還只是依賴于一間辦公室和幾臺計算機。這種硬件設施無疑降低了企業檔案的使用頻率和利用價值。信息化的檔案工作要求檔案信息存儲和處理的數字化，收集與傳遞的網絡化。所以硬件基礎設施的建設和投入是我國當前企業管理現狀面臨的重大問題。除了硬件設施落后外，我國企業檔案工作的軟件也存在很大問題。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。但我國大多數企業并沒有根據國家的規范性文件制定符合自己企業的檔案管理原則，沒有統一明確的規則檔案管理工作開展起來十分困難。檔案的管理工作從根本上說離不開檔案人員的工作，高素質的工作人員也是影響檔案信息化建設的重要因素，將檔案作為知識來管理的必要前提也工作人員能對檔案進行合理的分析，根據對檔案信息的分析結果，為企業的發展、人事、營銷等提供建設。我國檔案管理工作人員的現狀是工作者的年齡偏大，對傳統檔案的工作熟悉，但對新檔案管理理念和設備使用生疏，相當一部分工作者不能熟練的使用辦公軟件，信息設備的維護更是無法勝任。

3推進檔案信息化建設的措施

根據國內外學者的相關研究，以知識管理理念為指導思想，并結合我國的企業檔案的實際形式和現實條件，筆者提出如下企業檔案信息化建設的意見。

3.1檔案知識化以提高地位

檔案信息化建設的根本問題在于檔案工作被認為是沒有市場價值的，并被置于忽視地位。如何讓檔案工作創造出價值則是解決問題的根本途徑，也是推進檔案信息化的目的和所不可回避的問題?，F在的經濟時代是信息化的時代，信息的價值得到重大體現，讓檔案工作脫離傳統的儲備模式，將檔案信息轉化為知識信息是檔案信息化的第一步。大多數不重視檔案的企業都不會忽視企業管理工作，據此可判斷企業是重視知識的，如果能將檔案所承載的信息進行知識化轉換并為企業創造利益提供幫助，則檔案工作會被同等重視起來。據此筆者提出三點意見：一是企業檔案管理工作人員以新的態度對待工作，不能將工作定位在管理檔案文件上，而是要熟悉檔案的內容，將檔案承載的知識變為自己所熟悉的知識。二是企業檔案管理部門要求協助人事部門工作，因為企業檔案包含了最多的人事信

息，檔案工作人員是最有資格對人事工作發表意見的，通過合理的建議使企業認識到檔案工作的價值，逐步提高企業檔案的地位。三是檔案管理人員主動開展宣傳工作，檔案人員通過對檔案的學習而得到企業各方面的知識，對這些知識進行總結分類，分析出對企業有益的信息，定期向各個部門開展宣講活動，通過宣講和建議使各部門都認識到檔案的價值。

3.2專業化檔案管理人員

知識管理理念的檔案信息化建設是信息時代的檔案管理模式，許多新的知識需要重新學習。鑒于中國教育體制內的檔案管理人才十分缺乏，解決當下檔案信息化建設問題的最有效的途徑是對原有員工進行培訓。通過培訓使員工具體新的管理理念和知識。并且在檔案部門引入淘汰制等措施督促檔案工作人員的學習和進步。具體的培訓方式有：一技術性知識的培訓，檔案管理工作中信息化工具的使用是最基本的，通過技術培訓的指導掌握信息技術的使用。二組織檔案部門內部工作人員的業務能力評比，定期舉行評比使工作人員相互學習提升自己的檔案知識。三組織學習宣講等對外宣傳方面的知識，因為信息化的檔案再也不是固守不動的檔案了，需要檔案工作人員將檔案所承載的知識傳遞到外界讓各企業內各部門認識到其價值，能將檔案轉化為知識的工作人員才是專業的檔案管理人員。4小結

企業檔案是企業重要的信息資源，能實測企業的各種運行情況；利用過去的數據預測未來;從企業的全局出發輔助企業進行決策；利用信息控制企業的行為；根據員工的背景與在職的經歷對企業部門調整或重組提出意見；幫助企業實現其規劃目標。在新的經濟形勢和現代化的技術條件下，檔案信息是知識經濟的重要組成部分，以知識管理的理念，體現檔案工作的價值才是信息化的根本途徑。

參考文獻：

［1］劉永，常金玲.知識管理與檔案管理［J］.檔案管理，2000(4)：7.［2］柯平.知識管理學［M］.北京:科學出版社，2007.［3］王華玉.基于知識管理的企業檔案信息化建設研究［D］.北京交通大學碩士學位論文，2009：15.

第三篇：企業養老保險檔案的信息化管理

企業養老保險檔案的信息化管理

摘要：隨著經濟的發展，我國社會保障機制不斷完善。企業養老保險與每個參保職工的切身利益息息相關，因此參保單位需要做好廣大職工養老保障檔案管理工作。傳統的檔案管理方式越來越無法滿足當前企業養老保險檔案的發展需求，需要充分的利用信息化技術來推動企業養老保險檔案信息化建設進程，更好的維護企業員工的切身利益。

關鍵詞：企業養老保險；檔案；信息化管理

一、企業養老保險檔案管理信息化的必要性

企業養老保險檔案記錄了各類企業單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當時沒有現在的技術，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經濟損失，而且相關資料的泄露也在不斷發生。針對這個問題，才有了現在的檔案信息化管理舉措。這項舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調閱相關檔案時，只需要輸入關鍵字檢索即可，一分鐘內就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費。

利用計算機整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發工具來幫助人們勞動，因為人力畢竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關技術或設備，就會不斷推動經濟的發展，提升人類的智慧。從最原始的勞動工具發展到現今的高科技電子產品，都是在實踐中得到啟發，不斷實驗，不斷創新，在進化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負責，也是對整個社會乃至國家負責。每個人所設想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統一，朝著同一個方向發展。在這方面取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠發展目光的體現?？梢哉f，在各個領域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。

但并不是每個單位都采用這種舉措才能發展起來。從目前的情況來看，社會上的企業單位基本上都啟用了檔案信息化管理，單位的進步也是每個人的進步，從個體進步到整體進步，從整體進步再到大體進步。推動檔案信息化管理就相當于為經濟技術的發展安上了加速器，它的存在讓企業單位檔案管理能夠更加安全、穩定地運行，而這樣的結果也是所有人都喜聞樂見的。

二、加強企業養老保險檔案管理的信息化建設的措施

（一）加大對檔案管理信息化建設的投入

企業養老保險檔案信息化建設離不開人力、財力的投入，通過加大投入力度，進一步對檔案管理信息化基礎設施進行改善，提高企業養老保險檔案工作環境。特別是計算機和大容量的儲存設備這是必不可少的，利用存儲設備對企業養老保險檔案信息進行存儲，可以有效的節約檔案存放空間，而且檔案保密性也能夠得以增強，為檔案信息的查閱帶來更多的便利，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）完善檔案信息化工作的服務方式

1.信息化管理服務

信息化管理服務作為一種新興的服務方式，經過不斷實踐，已經在一些檔案管理部門成熟應用。但是，這個管理方式也存在一些弊端，當前市場上檔案管理軟件魚龍混雜，缺乏統一的管理制度和標準，相關部門應當設立規范的制度，以預防資源的過度浪費和重復開發。

2.縮微技術服務

微縮技術是以膠片為載體，用以存儲各種文獻、圖片等信息，它是計算機存儲的輔助性技術。目前某些珍貴檔案己經開始利用微縮技術進行存儲，以確保其保存年限和安全。

3.光盤存貯服務

快速、大容量等是光盤存儲的顯著優點，這非常有利于各項檔案的儲存和查閱工作，因而我們在對重要檔案存儲、編排、檢閱時可以采用這種存儲方式。

4.公共網絡服務

計算機網絡、電話網絡等公共網絡是現代檔案信息化服務的重要方式，相關部門采用這種服務能夠有效推進檔案管理的信息化。

（三）做好傳統與現代化處理工作

在利用信息化技術對養老保險檔案管理工作時，一定要將信息化技術中的信息錄入與檢索、保密性與開放性、資源共享與權屬等方面的關系處理好。同時，還應處理好紙質檔案與電子檔案之間的關系，要完成紙質檔案向數字檔案的轉化。紙質檔案具有較強的可靠性和極高的法律效力，但其所存儲的信息較為密集，所需存儲空間較大，而數字化信息能夠節省很多存儲空間、信息含量也很大，但卻需要先將信息存儲在光盤上，再借助計算機將完成信息的讀取，這樣的操作容易使檔案信息丟失，信息真實性也難以辨?e，因此，為安全起見，需要采取數字檔案和紙質檔案共存的模式。

（四）建立健全養老保險檔案信息化機制

為了更好的推進企業養老保險檔案信息化建設，需要建立健全企業養老保險檔案信息化服務機制，提高企業養老保險檔案管理的規范性和標準性，保證檔案信息管理網絡的安全，構建完善的檔案管理信息化機制。因此在日常工作中要進一步完善企業養老保險檔案管理制度，對各項工作標準進行統一，細化各項管理工作，并采取切實可行的對策保證檔案信息的安全。加快推進企業養老保險檔案信息庫的建設，加快實現企業養老保險檔案信息資源的共享。

（五）打造專業的檔案管理信息化隊伍

企業養老保險檔案信息化建設對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員在具備專業知識和專業技能的基礎上，還要對信息技術進行了解和掌握，在實際工作中熟練應用。因此需要加強對檔案管理人員進行培訓，并為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機會，努力提高檔案管理人員的綜合素質，打造一支高素質的信息檔案管理隊伍，提高企業檔案信息化管理的水平。

（六）努力擴大檔案信息系統覆蓋面

要提高養老保險檔案材料的利用價值，就應當盡可能地挖掘出其服務功能，在保障其安全性的基礎上，強化檔案資源的共享，實現檔案管理網絡系統和上級信息系統的連接。另外，要轉變養老保險檔案管理單一化模式，堅持以人為本的服務理念，切實為參保職工提供便捷服務。

三、結束語

由于企業養老保險檔案信息化建設與每一個參保職工切身利益息息相關，因此需要各級黨和政府給予充分重視，各部門做好配合協調工作，進一步完善企業養老保險檔案各項機制，努力提高企業養老保險檔案信息化水平，為社保事業的健康發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]周仕芹.試論社會養老保險檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志，2014，03：124-125.[2]賀玉慧.養老保險檔案管理信息化問題探究[J].改革與開放，2014，20：84-85.

第四篇：企業檔案信息化建設

公司檔案信息化建設探討

何細乃

（中冶南方工程技術有限公司信息網絡中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業檔案信息化建設的基本目標和主要內容，指出了本公司檔案信息化建設的目標、原則和主要內容。針對本公司檔案信息化建設的實際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發展建議。關鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術的飛速發展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經成為我國企業信息化工作的一個重要組成部分及工作內容。企業檔案管理工作的信息化建設成為許多企業，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業檔案信息化建設的誤區

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設理解為純粹的計算機檔案管理系統的建設

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設的認識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設等同于檔案計算機管理，即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉換成建設計算機檢索系統、電子文件管理系統。簡單地認為，檔案信息化建設就是實物檔案管理模式的計算機輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數字化混為一談

傳統的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數字化可以解決這方面的問題，一是解決網上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機關檔案來說，企業檔案數字化工作的內在驅動力比較強。因此，很多企業檔案數字化工作進行得比較早，主要工作是將檔案實物進行數字化處理，變成存貯在計算機上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因為這一點，很多人、很多企業就將檔案信息化簡單地理解為檔案數字化工作。把檔案信息化

建設局限在原有實物檔案數字化以及新接收的檔案對應的電子文件收集上。思想認識還處在檔案信息化建設的初級階段，沒有從根本上實現從檔案實物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉變。

2．檔案信息化建設的目標

根據近幾年檔案信息化發展的形勢來看，檔案管理已經擺脫了實物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數的企業，都通過各種各樣的檔案管理系統及計算機輔助管理手段實現了檔案計算機管理。很多信息化工作進行得比較早的企業，通過加強檔案信息化基礎設施建設已經實現了檔案資源的數字化、服務網絡化，有很多單位甚至實現了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設的目標上，很多企業感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據企業進行檔案信息化建設的目的以及信息化技術發展的大方向，來確定企業檔案信息化建設的目標。各企業可根據本企業整體信息化以及檔案信息化建設的現狀，來確定本企業檔案信息化建設的目標。企業檔案信息化建設發展階段目標，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標

以檔案實物數字化為主要內容，輔助計算機編目為手段，實現檔案文件的網上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標

在短期目標的基礎上，通過流程再造，采用電子簽名、權限管理等技術手段，結合公文辦公系統、設計系統、檔案管理系統的一體化，實現檔案信息管理。

2.3 遠期目標

在中長期目標的基礎上，通過參與企業生產經營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結合起來，實現檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實現短期目標的大部分內容，如檔案數字化正在進行，檔案檢索編目已經通過檔案管理系統進行管理，經過授權可以實現檔案文件的網上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設發展的階段性目標應該是以上述中長期目標為主。

3．公司檔案信息化建設的原則

3.1 以檔案信息資源開發與利用為中心的原則

檔案信息化建設，包括制度建設、流程管理、信息資源準備，特別是各種系統和軟件的開發，要圍繞提供利用來設計、來開展。如果不以方便利用為原則，系統運行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設的初衷。

當然這里說的以開發利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業來說，知識產權保護始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業進行檔案信息化建設，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設，特別在建設的側重點、信息資源的準備、提供利用方面，哪些系統先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數字化的先后，都應遵循效益最大化的原則。比如系統建設上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項目的選擇上，就應該選擇不同類型的典型項目或實物檔案提供利用比較頻繁的項目。

3.3 標準、編碼先行的原則

檔案信息化建設是企業信息化建設工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數據庫的確立、統一編碼的協調，都需要在公司統一IT規劃的指導下進行。企業人力資源系統、設計管理系統、項目管理系統、設計管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統籌規劃，確認工作流程，劃分各自的職能域和主題數據庫。

3.4 階段性建設，逐步實施的原則。

要實現科技檔案信息化的目標，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內實現，制度改

革、流程再造，系統論證、運行、評價，信息資源準備，都需要分階段，逐步實施。

4．檔案信息化建設的主要內容

2004年，國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確指出了檔案信息化建設的六項核心內容：檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、人才隊伍建設、信息安全保障體系建設。

不同企業檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設內容與側重點也不一樣。根據中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發展進程來看，自1995年檔案信息化系統的建設開始，走過了檔案信息化基礎設施建設、檢索數據庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎設施、應用系統、標準規范、人才隊伍、信息安全保障，都有一定的認識與經驗積累。

對于當前的中冶南方來說，檔案信息化建設更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側重點應該從檔案實體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發檔案文件中蘊含的顯性信息知識，更應該開發檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設

4.1.1 實物檔案的數字化

本公司在長期的經濟建設中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產經營工作中有著很高的參考價值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對相應的檔案進行優先排序，效益最大的優先數字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發，對于那些參考價值大、重復利用率高的圖紙檔案，進行優先數字化處理。

因此優先順序可參考為：典型項目圖紙-設備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優先實現，與公司專利管理系統結合起來，實現專利檔案的全部數字化。

3)文書檔案

文書檔案數字化優先順序參考為：典型項目全部合同-商務合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數字化優先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經過多年的努力，基本上達到了電子文件100%的收集率。對于設計外委、設計分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網絡中心正在進行設計文件無紙化流轉的流程設計，相應配置的系統建設正在進行。通過電子簽名，系統授權，IT標準化檢查，檔案合規性檢查等技術手段，實現電子檔案的網絡無紙化流轉、收集、歸檔、打印、發出。

對于OA系統的開發與歸檔，也應該研究公文自動歸檔，實現發文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統檔案管理只關注最終實物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數字化，檔案信息化的深入發展不僅要關注檔案本身所包含的信息，還應該探究這些檔案信息的來源、產生性質、產生過程，檔案信息之間的聯系，甚至還應該關注信息的生產者、時間、地點。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應該就檔案信息所包含的關于檔案產生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統的自我學習，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術專題匯編

在內容上要打破傳統匯編只重羅列案卷號的形式，對每項技術的發展歷史、不同類型、不同特點都應該有評述，在本企業不同項目中應用的歷史，包括不同項目中的應用評價，歷史查詢、參考、復用率最高的本項技術檔案，最近應用本技術的本公司的工程項目等等方面的信息，都應該涵蓋。比如關于煉鋼工程中應用的鋼水罐的技術專題匯編，就可以概述鋼水罐的發展史、最新鋼水罐技術，本企業在各項工程中應用的鋼水罐種類、技術參數、應用評價，歷史上本企業查詢、參考、復用最多的鋼水罐的檔案，本企業最近最新設計的鋼水罐的有關情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊含在檔案信息中的管理知識信息進行提取。通過系統對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉實現后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設計人、修改人、參加專業等，可形成項目信息知識庫，為工程項目管理、設計管理提供服務。

3)通過利用反饋機制形成檔案知識庫

相對于傳統的檔案信息提供利用，可考慮進行主動服務。針對各專業設計人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設計人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設計人員親身體會形成檔案知識利用知識庫。可以將設計人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統之間的聯系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項目管理信息、設計信息、人員信息有機的聯系起來。通過檔案信息導航，讓利用人員從一個入口進入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學習的效果。

4.2 檔案信息化應用系統的建設

通過了解檔案信息資源建設的內容，我們對于應用系統的建設有了方向，明確了應用系統開發的側重點。系統開發過程中，除了一般檔案信息系統應具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設除了關于資源的數字化和利用信息化外，更主要地是要進行流程再造。通過流程的優化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結果信息的收集(紙質或電子檔案)，更要重視檔案產生過程信息、檔案來源信息的收集?；谶@些原因，系統開發應該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結合起來

2)圖紙檔案信息管理與項目管理系統、設計管理系統結合起來

3)專利檔案信息管理與專利數據庫結合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統結合起來

4.2.2信息安全保障建設

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經營的企業來說。知識產權是企業的生命線，知識產權的保護是公司得以在市場上領先的關鍵所在。

檔案信息化系統應該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關系。

1)通過技術類別、保密級別、特殊項目、檔案類型等多種方式對檔案信息進行分級。

2)通過部門、專業、人員、項目等多種角色對人員進行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實現對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設的發展方向

企業檔案信息化建設的發展方向，應該類似中國哲學中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業務流程中去，在流程過程中進行檔案信息收集，進行知識管理。

1)從傳統的實體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統的結果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發展到參與全公司業務范圍的知識管理

參考文獻：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀的社會記憶-中國首屆檔案學博士論壇論文集》，中國人民大學出版社

[2]張海燕：《企業檔案的知識化管理》，《機電兵般檔案》2007年第1期

第五篇：企業涉密檔案之精細化管理

企業涉密檔案之精細化管理

【摘 要】通過公司采取的一系列方法、手段管理涉密檔案,探索精細化管理在涉密檔案管理中的應用。

【關鍵詞】精細化 涉密 檔案 管理者

精細化管理是細節觀念的理論化、系統化、實踐化,是細節觀念在管理領域的升華。它使細節觀念充分深刻地融入到管理之中,使細節觀念充分、深入地在管理實踐中發揮作用。時代需要精細化管理,精細化管理也非常適應當今的需要。在涉密企業里都存有大量不同密級的各類涉密檔案,并隨著企業生產的發展,規模的擴大而不斷產生更多不同價值的涉密檔案,在當今的信息時代,先進的技術和計算機網絡為收集和使用各類檔案信息提供了方便,同時也增加了內容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯網、電話、手機、傳真機、復印機等辦公自動化設備,稍有不慎,就會導致泄密,給國家和企業帶來隱患或不可彌補的損失。因此,如何加強涉密檔案的管理是每個涉密企業的重要工作之一。細節決定成敗。我們公司在涉密檔案管理中實施精細化管理,科學地維護和利用了涉密信息、檔案,為國家和企業創造了潛在的價值。

一、宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細化管理理念

對企業全體員工進行普法保密教育,宣貫《保密法》。保密是每個公民應該履行的義務,尤其是對涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份,了解企業涉密檔案內容較多,企業涉密檔案有無失泄,跟檔案管理者保密責任有著重大的關系,直接影響到企業保密工作的好壞。因此,要對涉密檔案管理者及承載場所和載體進行精細化規范,統一管理,定期培訓保密法律法規,學習《檔案法》、《國家秘密管理規定》、計算機、網絡保密防范技術知識,了解各類涉密檔案的保管和利用,各種密級檔案及其知悉范圍,要懂保密,會保密,善保密,努力提高通過計算機、網絡等介質泄密的識別能力和防范處置能力,可以通過保密知識手冊、知識競賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對檔案管理者進行保密教育和保密提醒,增強保密意識,提高敏感性和責任心,在工作中自覺遵守保密原則,時刻牢記“敵人就在你身邊,泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識和理念,及時發現泄密隱患,堵塞泄密漏洞。用嚴謹的工作作風把守住企業的每個秘密。

二、精細涉密檔案管理制度

對制度的行為要求,執行責任,操作程序,監督措施等方面進行細化完善,以高技術防范手段和嚴密的監督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環節進行保護,完善各項規章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據《保密法》、《檔案法》結合企業生產情況,制定了嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則,如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環節不出差錯,減少泄密事件的發生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質)的檔案分門別類的制定規章制度,各類涉密檔案根據密級的不同,按照國家密級保管要求(秘密級10年,機密級20年,絕密級30年)制定不同的管理措施,辦理相對應的登記審批手續,任何個人都無權私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規定時間內使用完經審核后及時歸檔,不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因,盡快補救,減少損失。這么多年來,我們公司從無發生涉密檔案失泄事件,多次被河南省國防科工委評為保密先進單位。

三、精細責任

人是有責人感的,只要環境適當,人們不僅會承擔責任,而且還會追求責任,愿意在工作中發揮自己的聰明才智和創造性。企業建立保密責任制,從公司領導到檔案管理人員,層層簽訂保密責任書。替代壓制性管理,推動管理者自覺完成擔負的責任。我們公司采取責任雙方共同簽訂的方式,上一層履行監督管理職責,下一層向上一層負責,形成一張“橫向到邊,縱向到底,一級向一級負責”的保密責任網絡。可以“按圖索驥”進行責任監督,責任考核和責任追究,做到“層層簽訂保密責任書,事事明確保密責任人,誰出問題誰負責”。用制度約束、監督,將安全保密責任轉化為崗位操作規范,盡量減少知悉者的彈性空間,將對涉密檔案人員的管理納入考核,建立職責考核記錄,一方面對考核記錄不好的管理者進行保密提醒,扣發保密津貼,對記錄好的給予獎勵;另一方面注重分析履行職責不力的原因,引以為戒。獎懲分明的實施提高了管理者履行保密職責的能力,增強保密意識。公司對涉密檔案各環節的管理制度化,標準化,責任到人,進行系統管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發生,使國家秘密得到有效保護。

四、精細日常管理

著名的“海恩法則”強調,再完善的規章制度,在實際操作中也無法取代人的素質和責任心。物防、技防不如心防,檔案保密工作重在心防,心防搞好了就會減少無意識的失密,就會少些因為“無知”造成的失密,更不會去違背規章制度,更不會有心竊密。因此,應該將安全保密工作觀念、手段、方法傳遞到涉密檔案部門的每個管理者,定期檢查每一個工作程序,無論歸檔查收,整理編輯、借閱審批,密級保管,解密,銷毀等各個環節,涉密檔案都應在規章制度內運行,帳物相符,審批手續齊全,統計數字準確無誤。除了檔案部門自查,公司保密辦也制定周密細致的檢查制度,定期規范化的對涉密檔案管理部門及管理者進行多層次檢查,以“查”作為手段,以“補”作為出發點和落腳點,提高涉密檔案管理者的素質和責任心。涉密檔案管理人員無論在什么場合都要時刻警惕,從內心深處做到不想、不敢、不做違反保密制度規定的事。牢記國防科技工業涉密人員行為“十不準”,做到守口如瓶,萬無一失,即保管的涉密資料不泄密,不損壞,不丟失,不散亂。嚴禁提供與配套項目研制無關的涉密信息,嚴禁將工作中知悉的國家秘密泄密給無關人員。

實踐證明,對涉密檔案進行精細化管理,是做好涉密檔案保密,維護檔案安全的科學方法,能夠最大限度的實現涉密檔案的利用價值,更好的為企業和社會服務。