第一篇：如何做好企業檔案信息化管理工作[定稿]

如何做好企業檔案信息化管理工作

眾所周知，檔案管理作為一門系統、嚴謹的管理科學，是人類歷經千載的智慧結晶。特別是近些年來，信息化時代的到來，加快了數字化、網絡化系統發展，而檔案工作信息化是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，只有通過檔案信息化建設，才能夠實現對企業信息資源的集中管理，提高利用效率，更好地服務于企業。如何創建一個具有本企業特色的檔案信息化系統呢，我認為應做好以下工作：

一、因企制宜，制定標準的檔案管理規范體系，切實推動企業檔案向標準化、規范化、信息化的管理發展。

信息化的今天，企業辦公自動化后，出現了無紙辦公，每個崗位都能形成電子文檔，這就要求各個管理崗位，明確對各類文件材料形成、積累、歸檔應負的責任，通過培訓讓大家懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，以實現檔案信息資源的制度化、規范化管理。

1、區別處理。

新歸存的的公文檔案和技術文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實物檔案。舊的文檔絕大部分為實物檔案，應采用將常用的紙質檔案資料進行電子化，以適應網絡化的服務。

2、并存互補。

從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，在現階段的環境條件下，紙質檔案還有一定實用性和優點，有一定的不可替代性，所以 1

可以采用兩種介質并存以互補。實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

3、有主有次。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質檔案為輔方式，向無紙化模式靠攏。備份必須以紙質、電子兩種方式同時進行，以確保萬無一失。數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行?？煽紤]建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對，嚴把電子檔案的正確性和完整性。由于電子介質的更新、硬件設備的更新，對重要檔案信息進行存儲方式的轉換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲方式已很少應用，就需要把重要信息轉換為現常用的存儲方式，以提供利用。

二、提高檔案信息化技術水平，促進檔案信息化發展

顯而易見，技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息建設與應用勢必形同空話。

首先，企業應該為檔案信息化系統，配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，以防止日常工作中的電磁干擾、輻射等影響，從系統的設備源頭上減少信息化系統的自然毀損概率；

其次，企業應該根據實際工作需求，探索實踐出適合本公司使用的檔案信息管理軟件，該軟件應集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，使企業檔案信息化建設與辦公自動化管理融匯貫通，從而

提高信息服務質量和效率；檔案利用的廣泛性則表現在企業內部聯網后，各部門間對檔案信息資源實現了共享，而且在現行文件閱覽服務的同時又增加了在線服務。

再次、以網絡技術為主的檔案數字化已引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到了深刻的影響，電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，則是電子檔案管理重要性的體現；網絡化以內部局域網為主，隔絕外網。電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

三、建立完善的安全管理制度，保障檔案信息安全

企業應該提高自身網絡技術水平，采取有效的安全保護措施，以保證檔案信息化系統的運行安全。而檔案管理部門則要發揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。防泄密措施宜采用技術上的物理隔離和行政上的保密制度雙管齊下。

首先，檔案信息化的良好建設與最終落實都需要靠檔案管理人員來執行，所以可以說檔案管理人員是檔案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，規范員工操作行為，提高檔案

人員的警惕性，可以從根本上降低人為失誤所造成的信息丟失，減少商業黑客對檔案信息系統的威脅。

其次，必須采用技術上的物理隔離。企業的經營、財務、技術等等的檔案資料是企業的無形資產，被嚴格劃分為不同的保密等級，只能在指定的有限的范圍內利用，不容許外泄。進行密級界定。

一是制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定，并以優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等安全技術檢驗過濾，成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全；

二是對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全；對已經有了的防范措施,如防火墻技術、殺毒軟件系統、網絡安全檢測、電子身份認證系統、數據加密技術等,要開展綜合利用;

當然，這還不夠，企業還必須建立一套嚴格的保密制度，獎懲明確，建立從上到下的保密機構組織，并進行定期的教育和宣貫，以提高全員的保密意識。

綜上所述，檔案信息化管理作為一項全面嚴謹的管理工作，需要檔案管理人員積極參與、配合，唯有如此，才能全方位地參與支持企業決策和各級信息服務，更好的服務于企業。

第二篇：如何做好企業檔案管理工作

如何做好企業檔案管理工作

摘要：檔案管理承載著企業生產管理活動的信息整理及傳遞的任務，具有很濃的科學色彩和政治色彩，是企業日常運行管理過程中的一項重要工作。隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。當前的石油企業需要結合石油產業發展現狀，深入分析檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作質量。

關鍵詞：企業 檔案管理 信息技術 辦公自動化

任何企業組織的運行和發展都離不開檔案管理工作的支持和推動，企業檔案管理工作不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，應對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，深入分析了企業檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升和規范企業檔案管理工作。

一、深入分析石油企業檔案管理現狀

石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在認真落實科學發展觀、發展循環經濟的過程中，積極調整和完善了企業內部的日常管理工作，2007年4月起，我公司實現辦公OA自動化，2010年8月實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案整理電子化，OA系統內生成的收發文件定期傳送到檔案管理信息系統內，進入系統內進行整理歸檔工作。促進檔案管理工作的規范化、自動化和現代化，傳統的檔案管理工作通常采用簡單的紙、筆、電話辦公，過分依賴人工，工作效率低下、勞動強度過大，嚴重制約公司發展。

石油企業認識到傳統檔案管理工作方式和工作思想的弊端，及時引進計算

機、復印機、傳真機等現代化辦公設備，發展人機結合的辦公模式，建立高效的檔案管理工作體系，規范了檔案管理工作流程。

二、企業檔案管理工作問題剖析

在分析和改善企業檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

（一）企業檔案管理人才隊伍問題

人員素質建設和能力培訓沒有緊跟企業產品銷售工作發展做出調整，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問題

企業內部信息處理網絡雖已得到很大程度的發展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業未能建立高效的檔案管理信息系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持，工作質量與工作效率難以提升；另外，一些企業雖然認識到檔案管理信息系統的重要性，并建立了相應的管理信息系統，但系統建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整，致使企業檔案管理工作效率難以提升。

（三）檔案管理評估體系不健全

檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結檔案管理工作的關鍵所在，很多企業沒有根據自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。

三、企業檔案管理優化措施

針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作水平。

（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓

傳統的檔案管理工作主要依賴人工規劃和完成，現代化的檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，需要工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合。換言之，現代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現代化的技術及設備完全取代，反而更強調工作人員與技術設備的配合度。

1、檔案管理人員素質與能力養成石油企業應對專兼職檔案管理人員的綜合素質及工作能力進行系統的評估，根據工作人員的素養及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統的素質建設及能力培訓教育。引導全體檔案管理工作人員學習和熟悉公司生產經營各環節的技術及管理工作，如石油產品營銷、產品特征、運行管理、行政管理、會計檔案、人事資料等等。公司設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型安排和規劃實際培訓工作。同時，引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。另外，通過實踐鍛煉、相互交流指導等途徑增強了教育和培訓效果。

2、檔案管理人員的專業指導

公司安排檔案管理部門負責人為檔案管理工作主管，檔案管理部門全體工作人員積極參與指導工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，統計分析企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型，在了解不同小組人員的業務處理能力和規范程度的基礎上，在上級公司的組織與安排下，對相關專兼職檔案管理人員進行了統一的教育和培訓，并邀請省檔案局專業講師進行業務講授。同時，定期進行檔案管理工作素質與能力評比，并通過專門的研討會議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時發現實際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標、有方向地開展和改進檔案管理工作。

（二）建立信息化檔案管理體系

1、企業檔案搜集整理信息化

石油企業在分析和整合自身業務特點和工作模式的基礎上，應調整傳統的檔

案搜集整理模式，檔案信息資源由傳統運行模式向采集自動化、存儲數字化、管理網絡化和服務人性化過渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動化，辦公自動化環境下的文書檔案搜集與整理工作主要通過長期工作建立起的數據庫完成文件檔案相關處理工作，實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案整理電子化，OA系統內生成的收發文件定期傳送到檔案管理信息系統內，進入系統內進行整理歸檔工作，實現高效、精準的檔案信息交流傳送。

2、企業檔案信息系統的開發與完善

我公司在檔案管理工作的調整與完善過程中，積極引入上級公司開發的檔案信息系統，根據公司自身檔案管理特點及企業檔案檢索目錄著錄要求、借鑒其他公司相關業務的檔案檢索目錄建立經驗，建立并完善了真正適用于本公司日常運行的檔案檢索目錄，通過信息系統的利用實現檔案信息高效傳輸交流，以及信息的永久保存。

（三）優化檔案利用與評估工作

1、優化檔案利用工作

加強公司檔案利用過程中的安全管理，根據檔案管理技術設備及信息系統工作運行特點，不斷調整與完善公司內部檔案利用過程中的保密機制。

建立并完善了真正適用于本公司日常運行的檔案檢索目錄，通過信息系統的利用實現檔案信息高效傳輸交流，最大限度發掘公司內部檔案的信息與資源價值，為公司及行業發展提供有力的支持。

2、優化檔案管理評估工作

切實制定并完善《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應急處理預案》、《機關文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA辦公自動化系統管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，嚴格依照這些管理和評價制度完成對檔案管理的評價工作，并提出可行性強、方向明確的工作建議。

四、結束語

隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。企業檔案管理工作

不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，公司的檔案管理改革經驗表明，新時期的石油企業需要加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，最大限度發掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業走向信息化、現代化的發展道路。

參考文獻：

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第三篇：如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

進入21世紀，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認為，應從以下幾個方面抓起。

一、搞好檔案工作，領導重視是關鍵。

一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；如果領導不重視，許多具體的工作都會困難重重。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入領導的議事日程，是時代發展的需要，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。如果只是一味的指責、埋怨領導不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。那么應如何發揮主觀能動性，去爭取領導重視檔案工作呢？

(一)愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

－1－(二)積極宣傳，使領導增強檔案意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位里不是生產一線，可有可無，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，次數多了，自然會在領導的腦海里留下痕跡，產生作用。尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中力圖仿效。要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發領導重視檔案工作。要努力服務，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發揮其作用，從而更好地為單位的發展服務。

二．實現檔案管理現代化

隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

(一)加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

(二)掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、－2－ 歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

(三)利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務于社會。

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三、提高檔案人員業務素質，加強繼續教育。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

(一)提高認識水平，強化繼續教育。發展繼續教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高；其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的繼續教育列入重要的議事日程。

(二)加強制度建設，建立相關運行機制?？梢哉f，加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高 －4－ 業務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業技術人員獲得的專業技術職務可由終身有效改為動態管理，這樣，便可以激勵檔案工作者增強參加繼續教育的主動性和積極性。

(三)明確繼續教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，繼續教育具有更直接的目的性、現實性和和時效性。繼續教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，檔案專業知識。繼續教育應給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識?，F代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，為此，繼續教育肩負著更為重要的職責。

(四)進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強

－5－ 對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

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第四篇：如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規范公文處理，把好公文形成關

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等

2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

4、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2、要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平?；Ｒ虼?，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3、要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

第五篇：如何做好檔案管理工作

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如何做好檔案管理工作

作者：李霞

來源：《科技創新導報》2011年第18期

摘 要:檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案,是衡量業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著優秀成果,對研究科學發展提供了第一手資料,是進行科學分析,揚長避短,制定發展方向的好教材。

關鍵詞:檔案管理單位管理

中圖分類號:G256 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0203-01

檔案管理工作做好了,一方面為領導及時了解單位狀況,適時調整管理策略提供準確依據,為管理決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定管理成果,為單位與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映單位整體發展狀況和管理成果。檔案管理成果同單位管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式,決定著單位的商業版圖和未來發展,對于實現該單位經營戰略,不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位在市場經濟中競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現代單位制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代單位管理的現狀,吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,指導我國的檔案管理工作,達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進一步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,認為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感,良好的職業道德,辦事細心的工作態度,樂于奉獻的工作精神,又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象,工作責任心不強,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利于形成單位管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍,整個單位的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙,在整個單位發展進程中有邊緣化危險。隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展,歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理

模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎,檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點:一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導致先進設備沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網絡,但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前單位檔案管理不規范主要表現在:一是檔案收集不規范。在收集過程中,制度形同虛設,想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范。單位近幾年發展較快,新檔案人員不斷進入,檔案人員的專業素質參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷,卷內目錄與實際整理文件不相符,卷內資料漏失現象比較普遍。此外,在立卷時間上,有時會累積起來一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進行管理,在進行這項工作時,須向主管領導匯報,但主管領導一般都是兼任,本身的各項工作時間都較緊張,檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難,現在某些部門自設資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。

單位檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則單位檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動,一次考試在進行,整個過程加班加點,在短時間內取得了一定的效果,但達標以后,就出現后力不足,沒有長期性和連續性,再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在單位中的重要作用的認識不足,甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領導、無計劃;在任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區,那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實,檔案管理工作對我國現代單位制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代單位管理的現狀,吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢,指導我國的檔案管理工作,達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感,進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法,對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發現:與傳統檔案管理工作模式相比,電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。經過認真、細致的分析,得出如下結論:科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要,開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發和利用工作,不但可以實現檔案管理工作的自身價值,而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。