第一篇：淺談如何做好機關檔案信息化建設工作

淺談如何做好機關檔案信息化建設工作

檔案作為一種基礎性的社會信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，加快檔案資源的信息化和數字化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，把檔案館建設成為公眾獲取政府公開信息的便利場所，以滿足社會對檔案信息資源的需求，這對于檔案工作更有效的服務于政府和社會具有重要的意義。檔案信息化建設要做好如下幾項工作。

一是加強電子政務建設。檔案是人類社會發展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務建設中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設和電子政務建設的大環境結合起來、從陽關執法、政務公開的大局中去思考、去規劃，使檔案信息化建設、檔案信息資源的開發應用真正成為電子政務的重要組成部分。加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，配合電子政務建設和政務公開的深入，發揮和整合檔案信息資源的作用。

二是加快檔案管理現代化基礎設施建設，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源

建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。

三是調整館藏結構，加快數字檔案館建設。在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。

四是加快檔案信息資源管理的統一規范。檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設的主要內容是檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設要堅持規范性原則，統一標準、統一規范，使電子文件的歸檔，傳統載體檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。要積極推廣應用了統一規范的易初檔案系統管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現檔案信息資源共享。

五是加強信息技術人才的培養工作。檔案部門應盡快建立起一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。為加快檔案信息化建設，可采取引進和培養并重的措施，加強檔案干部隊伍建設。做好現職人員的培訓工作，分期分批地安排機關工作人員參加有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓；積極開展多種形式的技術培訓和技術交流，經常組織機干部外出參觀學習，努力營造學習新技術和新知識的良好環境；大膽啟用現有的技術骨干，給他們壓擔子、交任務，使他們在實踐中成長，在工作中進步；積極具有專業知識的專門技術人才，并為他們創造了良好的工作環境。

第二篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統一標準和規范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統一標準和規范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

具體表現在：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統網絡，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

還有些管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業務人員參與其過程等等。

3、軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數據保護存在風險

目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業務素質[2]

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

（二）、檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。[3]標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。著錄必須統一規范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

③檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：信息化建設與檔案工作心得體會

信息化建設與檔案工作心得體會

信息化建設指品牌利用現代信息技術來支撐品牌管理的手段和過程，是品牌母體樹冠部分的支持網絡。下面是小編為你帶來的信息化建設與檔案工作心得體會，歡迎閱讀。

信息時代的來臨已成為不可逆轉的世界潮流。知識和信息已成為經濟發展的重要資源，并引起全球性增長模式和發展觀念的變化。信息化建設的發展對包括檔案工作在內的各行各業產生了強大的沖擊和深遠的影響，傳統的檔案工作觀念和方法已經不能完全適應新時代檔案工作的需要。網絡技術為核心的現代信息技術的應用，認真分析信息化建設與檔案工作的檔案工作如何實現信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。

1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內在信息，也就是檔案的內容，這是檔案信息的基本部分；二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內容有密切聯系；三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。

2、信息化建設是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將馬人類聯貫在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環境。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。

3、檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素發生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。

4、信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業務售貨員、檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關系的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。

1、加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

2、改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規范，避免重復開發，并規范市場管理；二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衛星、郵電信息網絡寺，將檔案信息發布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發布。

3、培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”；這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。

由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產權的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產權的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網絡空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產權的保護才能落到實處。健全檔案法規體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應該充分運用檔案法律法規，加大執法力度，依法行使管理監督職能，為檔案信息化建設提供強有力的保障。

第四篇：如何做好企業檔案信息化管理工作[定稿]

如何做好企業檔案信息化管理工作

眾所周知，檔案管理作為一門系統、嚴謹的管理科學，是人類歷經千載的智慧結晶。特別是近些年來，信息化時代的到來，加快了數字化、網絡化系統發展，而檔案工作信息化是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，只有通過檔案信息化建設，才能夠實現對企業信息資源的集中管理，提高利用效率，更好地服務于企業。如何創建一個具有本企業特色的檔案信息化系統呢，我認為應做好以下工作：

一、因企制宜，制定標準的檔案管理規范體系，切實推動企業檔案向標準化、規范化、信息化的管理發展。

信息化的今天，企業辦公自動化后，出現了無紙辦公，每個崗位都能形成電子文檔，這就要求各個管理崗位，明確對各類文件材料形成、積累、歸檔應負的責任，通過培訓讓大家懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，以實現檔案信息資源的制度化、規范化管理。

1、區別處理。

新歸存的的公文檔案和技術文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實物檔案。舊的文檔絕大部分為實物檔案，應采用將常用的紙質檔案資料進行電子化，以適應網絡化的服務。

2、并存互補。

從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，在現階段的環境條件下，紙質檔案還有一定實用性和優點，有一定的不可替代性，所以 1

可以采用兩種介質并存以互補。實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

3、有主有次。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質檔案為輔方式，向無紙化模式靠攏。備份必須以紙質、電子兩種方式同時進行，以確保萬無一失。數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對，嚴把電子檔案的正確性和完整性。由于電子介質的更新、硬件設備的更新，對重要檔案信息進行存儲方式的轉換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲方式已很少應用，就需要把重要信息轉換為現常用的存儲方式，以提供利用。

二、提高檔案信息化技術水平，促進檔案信息化發展

顯而易見，技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息建設與應用勢必形同空話。

首先，企業應該為檔案信息化系統，配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，以防止日常工作中的電磁干擾、輻射等影響，從系統的設備源頭上減少信息化系統的自然毀損概率；

其次，企業應該根據實際工作需求，探索實踐出適合本公司使用的檔案信息管理軟件，該軟件應集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，使企業檔案信息化建設與辦公自動化管理融匯貫通，從而

提高信息服務質量和效率；檔案利用的廣泛性則表現在企業內部聯網后，各部門間對檔案信息資源實現了共享，而且在現行文件閱覽服務的同時又增加了在線服務。

再次、以網絡技術為主的檔案數字化已引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到了深刻的影響，電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，則是電子檔案管理重要性的體現；網絡化以內部局域網為主，隔絕外網。電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

三、建立完善的安全管理制度，保障檔案信息安全

企業應該提高自身網絡技術水平，采取有效的安全保護措施，以保證檔案信息化系統的運行安全。而檔案管理部門則要發揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。防泄密措施宜采用技術上的物理隔離和行政上的保密制度雙管齊下。

首先，檔案信息化的良好建設與最終落實都需要靠檔案管理人員來執行，所以可以說檔案管理人員是檔案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，規范員工操作行為，提高檔案

人員的警惕性，可以從根本上降低人為失誤所造成的信息丟失，減少商業黑客對檔案信息系統的威脅。

其次，必須采用技術上的物理隔離。企業的經營、財務、技術等等的檔案資料是企業的無形資產，被嚴格劃分為不同的保密等級，只能在指定的有限的范圍內利用，不容許外泄。進行密級界定。

一是制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定，并以優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等安全技術檢驗過濾，成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全；

二是對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全；對已經有了的防范措施,如防火墻技術、殺毒軟件系統、網絡安全檢測、電子身份認證系統、數據加密技術等,要開展綜合利用;

當然，這還不夠，企業還必須建立一套嚴格的保密制度，獎懲明確，建立從上到下的保密機構組織，并進行定期的教育和宣貫，以提高全員的保密意識。

綜上所述，檔案信息化管理作為一項全面嚴謹的管理工作，需要檔案管理人員積極參與、配合，唯有如此，才能全方位地參與支持企業決策和各級信息服務，更好的服務于企業。

第五篇：做好機關檔案工作的幾點要求

新時期做好機關檔案工作的幾點要求

摘 要：做好機關檔案工作，領導重視，提高對檔案工作認識是做好檔案工作的保證；檔案人員素質提高，是搞好檔案工作的根本保證；通過檔案利用不斷檢驗檔案工作中出現的問題，及時提出改進意見，對檔案工作有促進作用。關鍵詞：機關檔案工作；檔案意識；檔案利用

機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項主要工作。檔案工作對社會主義精神文明建設的各方面有著不可忽視的作用，領導的重視和支持是做好檔案工作的關鍵。加強對檔案工作的領導，積極爭取領導者對機關檔案工作的支持。實踐證明，一個單位的檔案管理工作能否搞上去，只靠檔案工作人員自身努力是遠遠不夠的，還必須依靠本單位的領導甚至社會的重視和支持，才能達到預期的工作效果。領導檔案意識的強與弱直接影響到一個單位檔案工作的狀況。因此，各級領導干部特別是“一把手”都要認真學習《檔案法》，以高度的事業心和責任感統籌考慮、規劃檔案工作，投放力量，給予政策，加強和支持檔案工作；同時，檔案工作人員要善于工作，善于爭取領導，以主動的服務取得領導的信任、理解和支持，為此，機關檔案工作人員要努力做到積極工作，主動宣傳，嘴勤，腿勤，熱情服務，促使

1領導者對檔案工作的認識到位。加大檔案宣傳力度，強化社會的檔案意識。從提高全社會文明程度的角度出發，宣傳好《檔案法》。向全民進一步進行檔案知識的普及教育。《檔案法》的頒布，標志著我國檔案事業的管理已走上法治化軌道，對我國檔案事業的發展具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。首先要抓住這個機遇，搞好配合宣傳，在宣傳工作中樹立檔案工作的政治意識、大局意識、群眾意識、效益意識，把機關檔案工作的重要性和社會性向群眾做反復宣傳，使群眾加深對檔案的性質、價值作用的認識。其次要抓住檔案法制建設的熱點問題，群眾關注了解檔案工作問題進行宣傳，要抓群眾心理、使群眾逐步地貼近檔案。通過檔案宣傳了解一些社會發展歷史，了解政治、經濟、科教文衛等項事業所取得的偉大成就及各時期著名人物的情況，在宣傳工作中要走出檔案專業圈子，想辦法贏得社會的關注和認同。激發社會群眾對檔案信息所產生的強烈需要和利用的欲望，從而關心和支持檔案工作。再次要利用各種有效的方式，防止單

一、呆板的宣傳形式，搞一些群眾喜聞樂見的，易于接受的宣傳內容，逐漸轉變急功近利、忽視精神財富的世俗觀念，擴大檔案的宣傳面，加大檔案的影響力。

3.明確機關檔案工作的任務，積極開展工作。機關檔案工作的基本任務是，做好機關檔案室工作和對所屬單位的檔

案工作進行指導、監督與檢查。具體任務是：

（一）對本機關文書部門或業務部門的文書立卷歸檔工作進行指導和監督；

（二）收集、整理、保管和統計本機關的檔案，向同級檔案管理機關報告工作；

（三）編制檔案檢索工具和參考資料，及時、準確地提供檔案為機關工作服務；

（四）負責檔案的鑒定、銷毀工作；

（五）定期向檔案館移交具有永久（地、市、縣機關包括長期）保管價值的檔案；

（六）收集、整理、保管與本機關檔案內容有關的資料，配合檔案提供利用；

（七）擬定本機關和本專業系統檔案工作的規劃，檔案的管理制度和辦法；

（八）進行調查研究，不斷總結、交流和推廣檔案工作的先進經驗；

（九）培訓本系統的檔案干部；

（十）完成領導交辦的與檔案工作有關的其它事項。做好機關檔案工作，要進一步提高檔案工作人員的素質

4.1較高的政治素質

機關檔案工作是維護黨和國家歷史面貌的重要事業，是一項政治性很強的工作。機關檔案員具有較高的政治素質，能夠堅持正確的政治方向和政治立場；擁有高度的責任感的政治素質，能夠堅持正確的政治方向和政治立場；擁有高度的責任感和事業心；熱愛檔案工作，甘當人梯，樂于奉獻。

4.2較強的檔案意識

檔案意識是機關檔案工作賴以生存和發展的重要條件。

一個部門的檔案工作做得如何，很大程度上取決于機關檔案人員檔案意識的強弱。只有在思想上真正重視和關心檔案工作，時刻以機關檔案工作為己任，具有較強的檔案意識，才能真正做好本部門的檔案工作。

4.3較高的專業技能

機關檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作。不了解檔案知識、不熟悉檔案業務的人是無法勝任檔案工作的。機關檔案員除了掌握檔案知識和業務外，還必須掌握計算機應用技術，提高計算機管理檔案水平，努力使本部門的檔案工作跟不管理現代化的步伐。

4.4良好的職業道德

檔案工作肩負著維護黨和國家歷史面貌的重任，是一項光榮而又嚴肅的事業。同時，機關檔案工作又是一項服務性工作，機關檔案工作的宗旨為人民服務、為社會服務。機關檔案工作必須具有良好的職業道德，能夠時刻本著對黨和國家高度重視負責的精神，嚴謹求實、嚴肅認真地工作，并遵守組織紀律，嚴守國家秘密；機關檔案人員還應牢固樹立起服務意識，端正服務太度，通過耐心、細致的工作，為機關檔案工作的建設發展提供優質服務。搞好機關檔案工作，提高檔案利用的方法與技術，加速檔案資源的開發利用

5.1加強檔案檢索工具體系建設，改變以往檢索工具單

一，功能不全、檢索速度慢、效率低的現象，建立有效的科學檢索體系。

5.2積極推進檔案部門計算機管理系統的建設，力求運用先進的計算機技術代替人工檢索、統計工作，提高工作效率和信息開發利用的效益，完善檔案信息開發功能。

5.3從開發檔案信息資源，促進檔案利用，提高服務水平的高度來認識編研工作，編寫參考資料，主動、及時、準確地提供檔案為機關工作服務。比如說，編寫機關大事記、組織沿革、基礎數字匯集、機關年鑒等參考資料，便于單位各項工作進行決策和參考。

5.4努力提高機關檔案工作者自身的素質，包括扎實的專業理論基礎以及履行職責的知識水平和技術能力，在知識技能的更新變化中求新，在求新中謀發展。

綜上所述，要做好機關檔案工作，重視培養專業技術人才是做好檔案基礎工作的根本；領導重視，提高對檔案工作認識是做好檔案工作的保證；建立健全檔案各項工作制度是做好檔案工作的動力；檔案信息的服務利用是檔案工作的宗旨。只有共同努力，開拓進取，扎實工作，摸索新經驗，走出新路子，開創檔案工作新局面。