第一篇：檔案信息化建設(shè)途徑論文

摘要：在社會進入互聯(lián)網(wǎng)+時代的背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展要求，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理模式的話，不僅會影響檔案管理工作的開展，而且也會降低與之相關(guān)工作質(zhì)量，因此，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢，加強檔案信息化建設(shè)，是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。那么，在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下，如何采取有效的措施來加強檔案信息化建設(shè)呢？下面就針對互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)途徑進行探討和研究。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案；信息化建設(shè)；技術(shù)

信息化是人類社會發(fā)展的第三次浪潮，在這一背景之下，不僅促使社會進入互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展時代，而且對于社會各個行業(yè)而言也發(fā)生了不小的改變，其中信息化對檔案事業(yè)的沖擊非常大，由于檔案作為信息社會眾多信息資源中最為基礎(chǔ)的部分，合理應(yīng)用各項信息技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)下的時代對檔案事業(yè)提出的新要求。在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下，由于受到多個方面因素的影響，在檔案信息化建設(shè)中還存在不少的障礙，為了推動檔案信息化建設(shè)，采取合理的措施來掃清這些障礙因素，在此基礎(chǔ)上加大互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)，對于多個方面的發(fā)展是具有積極地促進作用。

一、檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

檔案在多個領(lǐng)域都得到廣泛的應(yīng)用，其中各地人才市場的檔案主要以高校畢業(yè)生的檔案為主，這一領(lǐng)域的檔案管理工作，直接關(guān)系到畢業(yè)生的利益，而隨著我國高校招生規(guī)模的擴大，市場每年會接收越來越多的高校畢業(yè)生，導(dǎo)致人才市場的檔案管理工作壓力極具上漲，因此，十分有必要在其中加強檔案信息化建設(shè)，以此來提高檔案管理工作水平。然而，受到多個方面因素的影響，在檔案信息化建設(shè)中還存在不少的問題，為此，在探討措施之前，首先對這些存在的問題予以明確，從而發(fā)揮對癥下藥的效果。

(一)重視程度不夠，工作流于形式

我國幅員遼闊，不同的發(fā)展地區(qū)有不同的發(fā)展特點，以經(jīng)濟為例，東部地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展是遠大于中西部地區(qū)，正是因為存在差異性，導(dǎo)致人口流動不斷加劇，在現(xiàn)階段的就業(yè)過程中企業(yè)和人才都面臨著雙向選擇的機會，在這一背景之下給人才市場的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，與此同時，隨著涌入市場的高校畢業(yè)生不斷增加，與之伴隨的檔案數(shù)量也在不斷上漲，因此，對人才市場的檔案管理質(zhì)量提出了新的要求，為了滿足這一要求，以及克服挑戰(zhàn)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展優(yōu)勢來加強檔案信息化建設(shè)，至關(guān)重要。但是在人才市場的檔案管理中，對信息化建設(shè)的不夠重視，相對應(yīng)的工作無法得到有效開展，導(dǎo)致信息化檔案管理工作流于形式，檔案資料的效能沒有得到充分的發(fā)揮。

(二)傳統(tǒng)管理方法為主，投入不高

社會步入到互聯(lián)網(wǎng)+時代之后，各項技術(shù)在人們的日常生活、生產(chǎn)中都得到普及，促使計算機信息管理成為社會生產(chǎn)、生活中的重要工具，對于檔案管理工作而言，響應(yīng)時代的發(fā)展趨勢而加強自身內(nèi)部的信息化建設(shè)水平，不僅有利于優(yōu)化檔案管理工作，盡可能地降低人員主觀因素的影響，而且也有利于減少人力財力的輸出，促使檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化、自動化等方向發(fā)展，但是在人才市場的檔案管理工作，基本上還是以傳統(tǒng)的檔案管理方法為主，信息化建設(shè)水平并不高，導(dǎo)致檔案管理工作效率無法得到提高。除此之外，對人才市場檔案管理的投入力度不高，無法充分發(fā)揮其信息化效能。

(三)工作人員能力不足，存在一定安全隱患

在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下，檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，還表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理人員是參與檔案管理工作的直接參與者，由此可見，檔案信息化建設(shè)的高低，在很大程度上是取決于檔案管理人員的工作能力，但是在實際發(fā)展中，檔案管理人員的信息技術(shù)處理能力不能滿足檔案信息化建設(shè)要求，進而影響了檔案信息化的良好建設(shè)。第二，正所謂世界上是不存在十全十美的事物，即使具有再多優(yōu)勢的一件事物，必然會有不完美之處，因此，信息技術(shù)的發(fā)展再給檔案發(fā)揮優(yōu)勢的同時，信息技術(shù)也帶來一定的安全隱患，在實際檔案信息化建設(shè)中，在安全隱患的防治方面，工作還未落實到位，在很大程度上影響著整體的進步與發(fā)展。

二、互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)途徑探討

在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下，加強檔案信息化建設(shè)，對于整體的發(fā)展而言是發(fā)揮著重要的作用，那么，應(yīng)該采取哪些方面的措施來加強檔案信息化建設(shè)呢？這一章節(jié)就以此為探討點，提出以下幾個方面的對策，希望可以為實際活動的開展提供一些參考意見，從而促進整體的進步與發(fā)展。

(一)加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實施數(shù)字化管理

諺語中曾指出“巧婦難為無米之炊”，在做任何一件事情之前，缺乏完善的工具，即使你能力超強，也難以收獲良好的效果，因此，在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下加強檔案信息化建設(shè)，首先需要落實檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，才能為檔案信息化的建設(shè)提供保障作用。檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施包括計算機軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、各類輔助設(shè)備等，與此同時，還需要根據(jù)實際的發(fā)展需要而配備相應(yīng)的檔案信息設(shè)備，比如說，根據(jù)檔案信息采集的需要，需要配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、檔案信息管理系統(tǒng)軟件等，以此來促進檔案信息化建設(shè)工作得到順利開展。

(二)重視信息化建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫

檔案管理工作是具有重要的作用，而加強檔案信息化建設(shè)，更是對于整體發(fā)展發(fā)揮著積極的作用，因此，人才市場的相關(guān)管理者要充分重視互聯(lián)網(wǎng)+背景之下檔案信息化建設(shè)，以此來提供決策支持作用。除此之外，檔案管理實施信息化管理模式，最大的好處之一就是提高工作效率，而為了充分發(fā)揮這一好處，需要在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立檔案目錄等多種數(shù)據(jù)庫，以此來為各項工作提供依據(jù)，而數(shù)據(jù)庫的建立，一方面，對高校畢業(yè)生檔案的姓名、畢業(yè)年份、畢業(yè)院校及專業(yè)等內(nèi)容進行規(guī)范著陸，在此基礎(chǔ)上建立可以共享的各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫和案卷及檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫的作用下讓檔案名稱的檢索變得更加便利化，實現(xiàn)檔案信息資源利用、交流和共享；另一方面，人才市場的檔案基本上都是與高校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容為主，以一定的形式真實、客觀地記錄畢業(yè)生在校情況、投入工作后的實際發(fā)展情況等，因此，要以此為中心，加大檔案的編研力度，建立與之相對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，從而完善檢索。

(三)提高工作人員工作能力，提升整體素質(zhì)

互聯(lián)網(wǎng)+背景之下檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是高科技含量的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用，由此可見，這一項工作十分需要具有高素質(zhì)、能力強的工作人員參與其中，在充分發(fā)揮自身能力的基礎(chǔ)上提高檔案信息化建設(shè)水平，而針對這一方面的措施，需要從兩個方面入手，一方面，在對外的人才招聘環(huán)節(jié)中，需要提高人才準(zhǔn)入門檻，從多個方面考慮，比如說接受教育程度、專業(yè)知識儲備、實際操作經(jīng)驗等，爭取所選入的人員適合實際崗位，做好檔案信息化建設(shè)工作，確保檔案信息化建設(shè)工作得到提升，從而促進檔案管理工作得到有效開展；一方面，組織檔案管理工作者參加各類培訓(xùn)活動，在培訓(xùn)活動的作用下，不僅促進檔案管理人員擴大自身的知識面，完善知識結(jié)構(gòu)，而且也提高檔案管理能力，以及計算機運用能力，從而促進整體發(fā)展。

(四)加大安全建設(shè)力度，制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系

互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)途徑，還可以從以下幾個方面入手：第一，在檔案信息化建設(shè)過程中，最明顯的變化之一就是從原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，電子檔案在存儲、管理等方面是優(yōu)于紙質(zhì)檔案，但是也存在著一定的安全問題，為了提高紙質(zhì)檔案在存儲、管理等方面的安全性，大力加強防火墻訪問、安全防護方面的建設(shè)，盡可能的阻斷威脅因素，從而促進檔案信息化建設(shè)得到良好發(fā)展。第二，檔案信息化的前提在于基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，因此，為了推動檔案信息化建設(shè)工作，制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，有利于促進檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化目標(biāo)。

三、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，為檔案信息化建設(shè)提供了機遇和挑戰(zhàn)，為此，要采取合理的措施來加強檔案信息化建設(shè)水平，及時抓住時代給予的機遇，并且克服時代給予的挑戰(zhàn)，在共同努力之下推動檔案信息化建設(shè)得到良好開展，從而充分發(fā)揮檔案的價值和作用。

參考文獻：

[1]郭菲琳.中職學(xué)校檔案信息化研究綜述[J].知識經(jīng)濟，2018(05).[2]顏萌.高校檔案信息化建設(shè)探析[J].中國成人教育，2015(15).[3]趙文玲.高校檔案信息化建設(shè)的對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2015(03).

第二篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認(rèn)識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術(shù)的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴(yán)守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項政治性、服務(wù)性很強的工作，也是一項復(fù)雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標(biāo)識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：淺談新形勢下的檔案信息化建設(shè)論文

檔案信息化建設(shè)的重要性

所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門負責(zé)，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。

《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[2014]15號）以及《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發(fā)[2014]40號）兩個重要文件都強調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點，明確了推動檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，通過科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

具體而言，檔案信息化建設(shè)具有以下重要價值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國檔案管理采用的是以檔案實體管理為重點的模式，工作人員都是通過手工進行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實現(xiàn)檔案管理信息化后，學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限，通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是保護檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，不僅費時費力，而且經(jīng)過反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，可以為我國檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力，并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動我國盡快建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。新形勢下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

2.1 思想認(rèn)識不到位

伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國檔案信息化建設(shè)取得了一定成績；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴(yán)重阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的進程。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。

2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實施，標(biāo)準(zhǔn)不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn)，有利于實現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

檔案信息化建設(shè)的深入實施，對于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。推進檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 加強檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認(rèn)識觀念，提高對于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，可以通過舉辦培訓(xùn)活動來實施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。

3.2 加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購進專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運用信息化處理技術(shù)推進相關(guān)工作的順利開展。

3.3 加強檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時還能夠有效克服因為標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現(xiàn)無差錯的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過程中，既要從整個行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個準(zhǔn)確的界定等等。

3.4 加強檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)

人才隊伍建設(shè)工作的有效推進，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念，對于檔案管理人員來講，應(yīng)該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊伍建設(shè)的水平。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大外部優(yōu)秀人才的引進，借助一些人才招聘渠道引進一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，通過開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強管理能力。

在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅實的技術(shù)支撐。

第四篇：檔案信息化建設(shè)三思

檔案信息化建設(shè)三思

進入新世紀(jì)，信息化已深入人心，各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大投入，增強了信息化建設(shè)力度。經(jīng)過對檔案信息化建設(shè)一段時間的實踐，促使我產(chǎn)生一些思考。

一、實用為主。意思是對于實際情況各異的不同行業(yè)和單位，信息技術(shù)不是越先進越好，越全越好，而是符合實際需要才是最重要的。追求完美，永不滿足這是人類的天性，是促進社會發(fā)展的內(nèi)在動因。但是，也會造成問題的另一面。就信息化建設(shè)來講，容易形成希望硬件設(shè)備的配置應(yīng)該是高檔次先進的，軟件系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現(xiàn)現(xiàn)代化和先進性。實際上這種認(rèn)識是不現(xiàn)實的，如果付諸實施將付出高昂的代價。IT產(chǎn)業(yè)有一個著名的“摩爾定律”，即每18個月芯片的運算速度便增長一倍。盲目跟進的結(jié)果，將導(dǎo)致原有設(shè)備還未充分發(fā)揮作用就被新設(shè)備所淘汰的局面，損失可想而知。另外，高檔先進的設(shè)備價格也貴，而我們現(xiàn)在所做的信息化工作可能并不需要那么高檔次、那么多功能的設(shè)備。這種檔次冗余、功能冗余的現(xiàn)象也是一種浪費，是要以多付出金錢為代價的。所以說，在硬件投入上，我們應(yīng)該本著夠用就行，實用即好的原則，以合適的投入，干合適的工作。

再談?wù)勡浖O(shè)計方面的問題。網(wǎng)絡(luò)布好以后，需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，檔案業(yè)務(wù)有諸多環(huán)節(jié)組成，加上行政保障等非

專業(yè)工作，構(gòu)成了一個復(fù)雜的布局。我們在提出軟件制作任務(wù)時，有的喜歡面面俱到，總想一步到位，一次成功，搞一個完美的大系統(tǒng)，實際上這是做不到的。一是我們的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和工作流程并非那么完善，二是信息技術(shù)有它的特殊要求，不可能原封不動地照搬傳統(tǒng)工作方式。因此，軟件設(shè)計，應(yīng)該抓主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，抓成熟的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，盡快投入使用，形成生產(chǎn)力，在使用中不斷發(fā)現(xiàn)問題，并不斷改進，通過一段時間的積累，逐步豐富完善整個軟件系統(tǒng)。

二、內(nèi)容最重要。信息化建設(shè)實際上分為兩大塊：信息技術(shù)和信息內(nèi)容。信息技術(shù)又可以劃分為四個部分：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)。就檔案工作來說，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)盡管有待改進，但在運用上不存在大的問題，而標(biāo)準(zhǔn)和安全則是檔案信息技術(shù)的薄弱環(huán)節(jié)，尤其標(biāo)準(zhǔn)化是當(dāng)前急需解決的問題。可以說，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有信息化，因為信息化的一條重要標(biāo)志就是信息共享，而信息共享的基礎(chǔ)則是標(biāo)準(zhǔn)化。信息內(nèi)容也可以劃分為信息規(guī)模（信息量）、信息服務(wù)產(chǎn)品兩部分。在整個信息化建設(shè)中，信息化的關(guān)鍵并不在于信息技術(shù)，而在于信息內(nèi)容，可以說內(nèi)容決定一切，內(nèi)容決定生存。因為信息技術(shù)市場化還是比較成熟的，只要有這方面的需求，提出要求，一般情況下市場都能解決。信息內(nèi)容就不同了，市場解決不了，只能自己解決。信息化建設(shè)每個階段都有其重點工作，比如說初始階

段就必須有一些軟硬件投入，工作才能開展起來。但從信息化建設(shè)全過程來看，伴隨始終的主要是信息內(nèi)容。檔案工作的優(yōu)勢在于信息，檔案工作的活力在于規(guī)模化的信息量。信息成規(guī)模，才可能有豐富的內(nèi)容，才可能有廣大的受眾面，才可能設(shè)計滿足不同需求的服務(wù)品種。否則，縱有很好的思路，新穎的創(chuàng)意，也會是無源之木，無本之水。所以，我們當(dāng)前應(yīng)該把主要精力放在集中力量開發(fā)檔案信息資源上，盡快使信息內(nèi)容形成規(guī)模。

當(dāng)然，在全力開發(fā)檔案信息的同時，要特別注意信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化問題（關(guān)鍵是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)）。這里涉及兩個方面：一是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，是“老帳”；一是電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化，是“新帳”。“老帳”“新帳”都要還，但在具體對待上，當(dāng)務(wù)之急是解決“新帳”問題，盡快制定電子文件的標(biāo)準(zhǔn)，并切實推行，以避免“新帳”變“老帳”，?老帳”越積越多的現(xiàn)象發(fā)生。標(biāo)準(zhǔn)化問題越早解決越好，否則，大家各自為戰(zhàn)，很可能打亂仗，造成信息化建設(shè)事倍功半或前功盡棄。

三、梯次推進。事物發(fā)展不平衡規(guī)律既是哲學(xué)命題，又對工作方法有指導(dǎo)意義。全省11個市、136個縣，經(jīng)濟發(fā)展不平衡，歷史文化有區(qū)別，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識有差異，這就決定了檔案信息化建設(shè)不能搞一概而論。檔案信息化建設(shè)是一項大投入、長積累、晚見效的工作，特別受經(jīng)濟發(fā)展水平的制約，面對不同的經(jīng)濟條件，我們宜采用分類指導(dǎo)，梯次推進的辦

法。

根據(jù)各地經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r，大致分為三個梯次，對每個梯次提出不同的發(fā)展要求，制定不同的考核目標(biāo)：第一梯次為率先型，由省檔案館和經(jīng)濟條件好的市縣組成，率先完成信息化建設(shè)的階段性任務(wù)，在全省起帶頭和示范作用。第二梯次為追趕型，由經(jīng)濟條件中等水平的市縣組成，這一類型的市縣比重大，可以按照第一梯次的模式，結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，確定信息化建設(shè)每個階段完成的任務(wù)，力爭盡快進入第一梯次行列。第三梯次為跟進型，由經(jīng)濟條件比較落后的市縣組成，主要解決信息化建設(shè)中的條件性問題，以及達到信息化建設(shè)的基本要求。三個梯次不是一成不變的，后面梯次的市縣如果有條件，也應(yīng)該力爭進入前面的梯次。

梯次推進并不是允許無所作為，而是實事求是的做法。不搞一刀切的評價標(biāo)準(zhǔn)，有利于鼓勵各市縣根據(jù)自己的條件加快發(fā)展。不管屬于哪個梯次，經(jīng)過努力，做出了同等條件下別人沒有做出的成績，都應(yīng)該受到表彰。這種自比有希望，縱比有榜樣，橫比有對象的作法，有利于調(diào)動各市縣的積極性，把信息化建設(shè)搞上去。

第五篇：論檔案信息化建設(shè)

龍源期刊網(wǎng) http://.cn

論檔案信息化建設(shè)

作者：周麗

來源：《北方經(jīng)貿(mào)》2012年第08期

摘要：檔案信息化是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，是提高檔案信息化服務(wù)水平的必由之路。是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員、職能部門及公司帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

中圖分類號：G40 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-913X（2012）09-0194-01

檔案信息化建設(shè)日益成為檔案界的熱門話題。多年來，檔案界同仁較多集中于檔案信息化具體技術(shù)、方法等微觀層面的探索，對檔案信息化建設(shè)起到了很好的推動作用。但是，加強檔案信息化建設(shè)的宏觀研究同樣甚至更為重要，因為在社會信息化迅猛發(fā)展的機遇和挑戰(zhàn)面前，檔案信息化建設(shè)從來沒有像今天那樣更加需要依托政策導(dǎo)向、加強統(tǒng)籌組織、明確工作走向，以求有序、健康、快速發(fā)展，由此，宏觀研究和指導(dǎo)尤顯迫切。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而意見的效果和收益。一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔(dān)。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

二、檔案信息化建設(shè)

（一）大力加強定標(biāo)工作

從現(xiàn)狀看，制約高校檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標(biāo)準(zhǔn)不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺標(biāo)準(zhǔn)，形成配套的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系已十分緊迫。一是基本條件層面，即檔案信息化建設(shè)相關(guān)方面的軟、硬件設(shè)施的配置及建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，旨在科學(xué)創(chuàng)建檔案信息化運行必需的平臺條件；二是信息資源建設(shè)層面，主要針對檔案信息資源的形成、保護和利用，滿足檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲格式、數(shù)據(jù)交換格式等標(biāo)準(zhǔn)等；

（二）信息化人力資源建設(shè)

提高認(rèn)識，引進和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才，要拓寬知識領(lǐng)域，在提高信息化水平方面多進行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。從目前高校檔案人員學(xué)歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計算機知識與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進這項工作的健康發(fā)展，加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)，不斷加強檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)力度，提高檔案隊伍對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，增強檔案人員信息化應(yīng)用水平和信息安全防范意識，提高檔案信息化建設(shè)的綜合效益，為檔案信息化可持續(xù)發(fā)展提供強有力的人才保證，努力造就一批既懂檔案管理又懂計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才隊伍。各地要把檔案信息化建設(shè)工作需要的檔案著錄、計算機、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，以及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范列入業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)計劃，普及信息化技術(shù)知識，不斷提高檔案工作者的知識水平和業(yè)務(wù)技能，提高總體信息化應(yīng)用水平。補充具有計算機、信息化等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，滿足信息化建設(shè)工作的需要。

（三）信息化建設(shè)工作的保障措施

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)。檔案信息化建設(shè)是一個地區(qū)、一個單位信息化建設(shè)的重要組成部分，必須與信息化整體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。各級領(lǐng)導(dǎo)要以對歷史負責(zé)的態(tài)度，重視和支持檔案信息化建設(shè)，加大領(lǐng)導(dǎo)力度，為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供良好的服務(wù)。各級檔案管理機構(gòu)要高度重視檔案信息化建設(shè)工作，加強對這項工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證這項工作的正常開展。要配備需要的技術(shù)人員，建立和完善信息化建設(shè)工作經(jīng)費渠道。

2.加強城建檔案掃描設(shè)備、計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用計算機管理軟件輔助完成各類檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類專題信息數(shù)據(jù)庫和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。對紙質(zhì)檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進行數(shù)字化處理。開展建設(shè)電子檔案接收。推進檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強對電子檔案制作、接收、保存的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可

讀。在此基礎(chǔ)上，加強電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩(wěn)妥、有序地開展異地備份工作。

3.提高信息安全意識，加強上網(wǎng)信息的審查與管理，防止失密、泄密的發(fā)生。各級檔案部門要嚴(yán)格遵守安全保密制度，非公開的檔案信息一律不得在互聯(lián)網(wǎng)上公開，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息必須經(jīng)過嚴(yán)格鑒定。

參考文獻：

[1] 論檔案信息化建設(shè)的發(fā)展[J].2009（5）.[2] 孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的兩點宏觀思考[J].2011（8）.