第一篇：企業檔案信息化建設

公司檔案信息化建設探討

何細乃

（中冶南方工程技術有限公司信息網絡中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業檔案信息化建設的基本目標和主要內容，指出了本公司檔案信息化建設的目標、原則和主要內容。針對本公司檔案信息化建設的實際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發展建議。關鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術的飛速發展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經成為我國企業信息化工作的一個重要組成部分及工作內容。企業檔案管理工作的信息化建設成為許多企業，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業檔案信息化建設的誤區

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設理解為純粹的計算機檔案管理系統的建設

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設的認識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設等同于檔案計算機管理，即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉換成建設計算機檢索系統、電子文件管理系統。簡單地認為，檔案信息化建設就是實物檔案管理模式的計算機輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數字化混為一談

傳統的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數字化可以解決這方面的問題，一是解決網上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機關檔案來說，企業檔案數字化工作的內在驅動力比較強。因此，很多企業檔案數字化工作進行得比較早，主要工作是將檔案實物進行數字化處理，變成存貯在計算機上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因為這一點，很多人、很多企業就將檔案信息化簡單地理解為檔案數字化工作。把檔案信息化

建設局限在原有實物檔案數字化以及新接收的檔案對應的電子文件收集上。思想認識還處在檔案信息化建設的初級階段，沒有從根本上實現從檔案實物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉變。

2．檔案信息化建設的目標

根據近幾年檔案信息化發展的形勢來看，檔案管理已經擺脫了實物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數的企業，都通過各種各樣的檔案管理系統及計算機輔助管理手段實現了檔案計算機管理。很多信息化工作進行得比較早的企業，通過加強檔案信息化基礎設施建設已經實現了檔案資源的數字化、服務網絡化，有很多單位甚至實現了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設的目標上，很多企業感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據企業進行檔案信息化建設的目的以及信息化技術發展的大方向，來確定企業檔案信息化建設的目標。各企業可根據本企業整體信息化以及檔案信息化建設的現狀，來確定本企業檔案信息化建設的目標。企業檔案信息化建設發展階段目標，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標

以檔案實物數字化為主要內容，輔助計算機編目為手段，實現檔案文件的網上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標

在短期目標的基礎上，通過流程再造，采用電子簽名、權限管理等技術手段，結合公文辦公系統、設計系統、檔案管理系統的一體化，實現檔案信息管理。

2.3 遠期目標

在中長期目標的基礎上，通過參與企業生產經營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結合起來，實現檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實現短期目標的大部分內容，如檔案數字化正在進行，檔案檢索編目已經通過檔案管理系統進行管理，經過授權可以實現檔案文件的網上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設發展的階段性目標應該是以上述中長期目標為主。

3．公司檔案信息化建設的原則

3.1 以檔案信息資源開發與利用為中心的原則

檔案信息化建設，包括制度建設、流程管理、信息資源準備，特別是各種系統和軟件的開發，要圍繞提供利用來設計、來開展。如果不以方便利用為原則，系統運行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設的初衷。

當然這里說的以開發利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業來說，知識產權保護始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業進行檔案信息化建設，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設，特別在建設的側重點、信息資源的準備、提供利用方面，哪些系統先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數字化的先后，都應遵循效益最大化的原則。比如系統建設上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項目的選擇上，就應該選擇不同類型的典型項目或實物檔案提供利用比較頻繁的項目。

3.3 標準、編碼先行的原則

檔案信息化建設是企業信息化建設工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數據庫的確立、統一編碼的協調，都需要在公司統一IT規劃的指導下進行。企業人力資源系統、設計管理系統、項目管理系統、設計管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統籌規劃，確認工作流程，劃分各自的職能域和主題數據庫。

3.4 階段性建設，逐步實施的原則。

要實現科技檔案信息化的目標，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內實現，制度改

革、流程再造，系統論證、運行、評價，信息資源準備，都需要分階段，逐步實施。

4．檔案信息化建設的主要內容

2004年，國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確指出了檔案信息化建設的六項核心內容：檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、人才隊伍建設、信息安全保障體系建設。

不同企業檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設內容與側重點也不一樣。根據中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發展進程來看，自1995年檔案信息化系統的建設開始，走過了檔案信息化基礎設施建設、檢索數據庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎設施、應用系統、標準規范、人才隊伍、信息安全保障，都有一定的認識與經驗積累。

對于當前的中冶南方來說，檔案信息化建設更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側重點應該從檔案實體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發檔案文件中蘊含的顯性信息知識，更應該開發檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設

4.1.1 實物檔案的數字化

本公司在長期的經濟建設中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產經營工作中有著很高的參考價值。可按效益最大化原則，對相應的檔案進行優先排序，效益最大的優先數字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發，對于那些參考價值大、重復利用率高的圖紙檔案，進行優先數字化處理。

因此優先順序可參考為：典型項目圖紙-設備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優先實現，與公司專利管理系統結合起來，實現專利檔案的全部數字化。

3)文書檔案

文書檔案數字化優先順序參考為：典型項目全部合同-商務合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數字化優先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經過多年的努力，基本上達到了電子文件100%的收集率。對于設計外委、設計分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網絡中心正在進行設計文件無紙化流轉的流程設計，相應配置的系統建設正在進行。通過電子簽名，系統授權，IT標準化檢查，檔案合規性檢查等技術手段，實現電子檔案的網絡無紙化流轉、收集、歸檔、打印、發出。

對于OA系統的開發與歸檔，也應該研究公文自動歸檔，實現發文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統檔案管理只關注最終實物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數字化，檔案信息化的深入發展不僅要關注檔案本身所包含的信息，還應該探究這些檔案信息的來源、產生性質、產生過程，檔案信息之間的聯系，甚至還應該關注信息的生產者、時間、地點。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應該就檔案信息所包含的關于檔案產生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統的自我學習，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術專題匯編

在內容上要打破傳統匯編只重羅列案卷號的形式，對每項技術的發展歷史、不同類型、不同特點都應該有評述，在本企業不同項目中應用的歷史，包括不同項目中的應用評價，歷史查詢、參考、復用率最高的本項技術檔案，最近應用本技術的本公司的工程項目等等方面的信息，都應該涵蓋。比如關于煉鋼工程中應用的鋼水罐的技術專題匯編，就可以概述鋼水罐的發展史、最新鋼水罐技術，本企業在各項工程中應用的鋼水罐種類、技術參數、應用評價，歷史上本企業查詢、參考、復用最多的鋼水罐的檔案，本企業最近最新設計的鋼水罐的有關情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊含在檔案信息中的管理知識信息進行提取。通過系統對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉實現后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設計人、修改人、參加專業等，可形成項目信息知識庫，為工程項目管理、設計管理提供服務。

3)通過利用反饋機制形成檔案知識庫

相對于傳統的檔案信息提供利用，可考慮進行主動服務。針對各專業設計人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設計人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設計人員親身體會形成檔案知識利用知識庫。可以將設計人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統之間的聯系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項目管理信息、設計信息、人員信息有機的聯系起來。通過檔案信息導航，讓利用人員從一個入口進入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學習的效果。

4.2 檔案信息化應用系統的建設

通過了解檔案信息資源建設的內容，我們對于應用系統的建設有了方向，明確了應用系統開發的側重點。系統開發過程中，除了一般檔案信息系統應具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設除了關于資源的數字化和利用信息化外，更主要地是要進行流程再造。通過流程的優化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結果信息的收集(紙質或電子檔案)，更要重視檔案產生過程信息、檔案來源信息的收集。基于這些原因，系統開發應該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結合起來

2)圖紙檔案信息管理與項目管理系統、設計管理系統結合起來

3)專利檔案信息管理與專利數據庫結合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統結合起來

4.2.2信息安全保障建設

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經營的企業來說。知識產權是企業的生命線，知識產權的保護是公司得以在市場上領先的關鍵所在。

檔案信息化系統應該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關系。

1)通過技術類別、保密級別、特殊項目、檔案類型等多種方式對檔案信息進行分級。

2)通過部門、專業、人員、項目等多種角色對人員進行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實現對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設的發展方向

企業檔案信息化建設的發展方向，應該類似中國哲學中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業務流程中去，在流程過程中進行檔案信息收集，進行知識管理。

1)從傳統的實體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統的結果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發展到參與全公司業務范圍的知識管理

參考文獻：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀的社會記憶-中國首屆檔案學博士論壇論文集》，中國人民大學出版社

[2]張海燕：《企業檔案的知識化管理》，《機電兵般檔案》2007年第1期

第二篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統一標準和規范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統一標準和規范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

具體表現在：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統網絡，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

還有些管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業務人員參與其過程等等。

3、軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數據保護存在風險

目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業務素質[2]

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

（二）、檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。[3]標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。著錄必須統一規范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

③檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：淺談企業檔案信息化建設與創新范文

淺談企業檔案信息化建設與創新

重慶濰柴發動機廠劉秀陵

【摘要】企業檔案的信息化建設必須根據自身特點和需要進行量身訂做，也就是創建工作是由大大小小的無數個創新思維來構成的。要發展就要有創新，檔案事業也是如此。檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業逐步走向信息化網絡化以適應和服務于企業。

企業的檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個企業檔案管理現代化的水平，其檔案信息化的程度是重要依據，檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。

而檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這個過程從初級的計算機輔助管理，即僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用的管理，逐步向檔案信息電子化、檔案管理網絡化發展，在這個創建過程中，是可以有借鑒的，但是，企業的檔案工作相比于其他如地方檔案館、院校圖書檔案管理、事業單位檔案館等，他們的受眾面廣，可以是開放式的。而企業的檔案受到涉密的制約，它的服務面是有針對性的，局限于某個范圍之內，既要充分利用檔案資源，又要嚴格控制使用的對象。就是在同是企業的而行業不同，也會因產品方式不同、流程不同、部門隸屬關系不同等原因，也無法照搬現成的模式。因此企業檔案的信息化建設都是必須根據自身特點和需要進行量身訂做，也就是創建工作是由大大小小的無數個創新思維來構成的。創新是一個企業進步的靈魂，是一個企業持續發展的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。

檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業逐步走向信息化網絡化以適應和服務于企業。

檔案工作創新，要解決好四個關系問題

（一）創新與基礎的關系

創新必須在原有基礎之上進行。我國檔案工作歷經半個世紀的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。

（二）創新與現實的關系

工作創新不能脫離實際。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。

（三）創新與學習、借鑒的關系

學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

（四）創新與實踐的關系

創新都要經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

檔案管理信息化創建中的關注點：

一、新舊檔案的不同處理方式。

新歸存的的公文檔案和技術文件圖檔都為電子文檔，只有少部分為實物檔案。舊的文檔絕大部分為實物檔案，采用將常用的紙質檔案資料進行電子化，以適應網絡化的服務。

二、紙質、電子兩種介質并存互補。

從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，在現階段的環境條件下，紙質檔案還有一定實用性和優點，有一定的不可替代性，所以可以采用兩種介質并存以互補。實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

三、以無紙化模式為主，做好紙質、電子兩種備份。

在檔案利用上以電子文檔為主，紙質檔案為輔，向無紙化模式靠攏。備份必須以紙質、電子兩種方式同時進行，以確保萬無一失。由于電子介質的更新、硬件設備的更新，對重要檔案信息進行存儲方式的轉換，以免造成信息的丟失，如一些磁帶、軟盤存儲方式已很少應用，就需要把重要信息轉換為現常用的存儲方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

五、防泄密措施采用技術上的物理隔離和行政上的保密制度教育與獎懲

雙管劉下。

企業的經營、財務、技術等等的檔案資料是企業的無形資產，被嚴格劃分為不同的保密等級，只能在指定的有限的范圍內利用，不容許外泄。進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定，并以優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。在網絡設置上進行物理隔離，這還不夠，還必須建立一套嚴密的保密制度，獎懲明確，從上到下的保密機構組織進行定期的教育和宣貫，提高全體員工的保密意識。

六、網絡化以內部局域網為主，隔絕外網。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

七、嚴把電子檔案的正確性和完整性。

數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對

八、服務模式在現行文件閱覽服務的同時可以增加在線服務。

開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔

案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。

檔案工作信息化是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地參與支持企業決策和各級信息服務，將自身融入企業信息系統，使檔案工作與企業設計、生產、施工、管理等工作流程相銜接，參與國際質量認證體系的貫標活動，實現檔案信息資源的制度化、規范化管理，創建一個具有本企業特色的檔案信息化系統，

第四篇：檔案信息化建設管理

【關鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎設施、信息資源建設、目錄數據庫建設以及管理人員的業務素質等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設，開創檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關鍵詞］ 信息化；目錄數據庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業是維護歷史真實面貌的永恒的事業。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規范化的軌道。檔案信息化建設是一盤棋，要統籌規劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經濟條件具備的地區檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區發展。要搞好工作規范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規范有序推進，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎業務工作。檔案信息化建設是一項科學系統工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業務工作基礎，需要配備現代化的設備和相關人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎業務工作的發展，使檔案事業各項工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設的整體效益和質量。檔案信息化建設是一項長期任務，工作量非常大，一定要嚴把質量關，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數字化，可采取其他保護和復制措施。

作為領導及檔案人員應該如何改進檔案管理工作?

根據“全國檔案信息化建設實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經驗,我們應該遵循:“適應國家信息化建設和檔案事業發展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業持續快速健康發展,為改革開放和現代化建設服務的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設:

第一，加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設,檔案館館藏建設,檢索工具建設,規章制度建設,專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等.繼續推進運用計算機管理檔案,提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進檔案信息資源建設。要建設數字化檔案館,首先要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲,即進行數字化檔案館館藏的建設。

第三，加強檔案目錄數據庫建設。要充分運用計算機技術,加快檔案目錄數據庫建設,提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。

第四，積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案,對各種類型檔案進行數字化管理等方法,積極建設相關的全文數字庫和多媒體,盡快實現檔案全文信息查詢,不斷提高服務效率和質量。

第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導,保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,制定電子檔案管理辦法。最后實現檔案信息處理計算機化,信息存儲數字化,信息采集實時化,信息服務網絡化。

檔案工作要在未來社會中占據一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產生直接影響的關鍵因素之一是檔案工作者的素養,尤其是信息素養。而素養的提高又主要體現在以下幾種能力的錘煉之中。

運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現代信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索新路，才能夠使檔案事業不斷向前邁進。

參考文獻：

［1］沈運青．提高檔案意識發展檔案事業［Ｊ］．龍巖師專學報(社會科學版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務創新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第五篇：淺談城建檔案信息化建設

同程教育（）-專注于個性化人力資源開發與管理今同程,為明天！

淺談城建檔案信息化建設

摘要：檔案信息化就是在加強城建檔案信息數字化管理的基礎上，逐步向網絡化發展。通過網絡最大限度地開發利用已開放城建檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。

關鍵詞：檔案；信息化；建設

檔案信息化在城建檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息進行了采集、管理和提供利用服務的工作。具體的可以理解為檔案信息實現“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網絡化。

一、檔案信息化建設的重要性及現實意義

1、檔案信息化建設的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現城建檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

二是可為科學研究和知識普及提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。

三是可避免出現“時空黑洞”。隨著計算機網絡技術的發展和普及，電子政務、電子商務等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。

2、檔案信息化建設現實意義

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顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。

三是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，提高職能部門的工作效率。

四是有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率。

二、檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個方面。

1、基礎設施建設。

主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。計算機網絡按照網絡連接的距離可分為局域網、廣域網和互聯網等三種類型。

2、檔案信息資源建設。

主要包括兩大方面，一是現有館藏檔案（包括紙質檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等）的數字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。

3、標準規范建設。

這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、存儲、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案的文件格式、元數據、對象數據格式標準等；技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式等。

4、應用系統建設。

這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。我們將依靠有關的技術力量，選用先進、適用和可靠的編碼、數據庫來加強檔案管理系統。

5、人才隊伍建設。

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質放在第一位，加強對計算機網絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規則和駕駛員”的關系。“路”，是計算機網絡，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數據庫，“交通規則”是標準規范，“駕駛員”是現代信息技術人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有優秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設必須以人為本，并堅持把檔案數據庫作為核心要素來抓。

21世紀是信息產業主導世紀，逐步實現城建檔案信息化成為城建檔案事業發展的主流，面對新世紀的機遇與挑戰，我們只有把握機遇，迎接挑戰，加快發展，才能實現檔案事業的改革與創新，建立信息產業的檔案事業體系，并為建立信息化數字城市的建立打下良好的基礎。