第一篇：知識管理型企業檔案信息化建設-修改

知識管理型企業檔案信息化建設

摘要：隨著經濟的飛速發展，信息化時代已經到來，海量的信息開始涌入各個企業，大量的紙質或電子文件使企業的檔案管理工作面臨新的挑戰。如何解決信息化時代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上信息化的步代。本文對此作出回答，從管理理念和具體實施兩方面對企業檔案信息化建設進行探討。

關鍵詞：知識管理；檔案；問題；信息化

20世紀90年代以來，人類社會進入知識經濟時代，經濟體制的變革和組織的發展對每一個企業都提出了新的挑戰。面對挑戰，企業的成功越來越依賴于企業所擁有知識和信息的質量，利用企業所擁有的信息為企業創造競爭優勢和持續競爭優勢勢在必行。而檔案作為一種信息的儲備形式，是企業重要的信息資源，但傳統檔案存在著人工工作效率低下；人工查詢速度慢；存儲占用空間大；檔案保存時間長而容易造成紙張受損、變質、發黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。這種檔案管理方式對檔案本身就是一種巨大的損害，在日趨現代化的經濟環境中是無法適應和滿足人們對信息的需求的。在這樣的背景之下，只有盡早運用網絡管理信息和信息化的技術，對企業檔案進行信息化管理，并且不斷提高信息化管理的水平才是企業檔案工作的發展趨勢，使企業檔案更好的為企業生產服務。本文主要從企業信息化建設的理念和具體的實施策略等方面對這一問題進行研究。

1企業檔案信息化的知識管理理念

企業檔案信息化是指在企業在檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務。企業檔案的信息化可以實現通過計算機及網絡技術及時、準確地向企業管理者和各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現檔案管理工作為企業

［1］經濟利益最大化服務。

所謂知識管理是指，在組織中建構一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織 中的資訊與知識，透過獲得、分享、整合、創造、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創新的最終目的，并回饋到知識系統內，從而使個人與組織的知識得

［2］以永不間斷的累積。從系統的角度進行分析信息和思考將成為組織的智慧資

本，有助于企業做出正確的決策，在適應市場變化方面巨有更大的優勢。將企業檔案進行信息化處理即為使檔案由文本向知識的轉化，以知識管理的理念來建設檔案信息化會取得巨大的成果和進步。

2檔案信息化建設現存的問題

近年來我國企業檔案工作陷入越來越明顯的困境，企業檔案工作面臨很多方面的問題，其中最主要的問題如下：

2.1檔案工作未得到應有重視

在我國民營企業由于資金不足、組織規模小、節約成本等原因，幾乎都沒有設立獨立的企業檔案管理部門。加上民營企業受到的法律約束和行政監督較少，企業檔案的管理工作則更不受重視，許多民營企業甚至連檔案管理的崗位也不設置。不但在民營企業中是如此，許多國有企業的檔案機構同樣不受重視。近些年，國有企業紛紛進行組織扁平化，削減管理層次，精簡管理機構，裁減管理人員，以降低管理成本，提高市場應變能力。在這個過程中，檔案機構和檔案人員往往成為被首先、重點清理的對象。在學者王華玉調查的13家國有企業中，有9家公司(占69%)檔案人員編制數比2000年減少。這9家公司2000年共有專職檔案人員0101人，2006年為76人，裁員幅度為25%。3由此可見檔案部門的人員［］

容易被認為是公司里具有價值不高的那一部分員工。檔案機構的精簡，和檔案崗位的不受重視使大量檔案人才流失，這種情況的直接后果就是企業檔案管理水平的下降。

2.2市場竟爭中檔案工作的劣勢

在市場競爭白熱化的環境下，企業必須專注于提升自身的核心競爭力。因此，企業不得不將絕大部分資源與精力集中于能直接創造價值的業務環節，如研究與開發、市場營銷、生產管理等，以及少數關鍵的管理領域，如財務管理、人力資源管理等；而盡量精簡不能帶來直接利益的活動與部門。傳統的企業檔案工作關注保存企業歷史，而忽視創造現實價值，不僅不能為企業當前的價值創造活動做出明顯的、直接的貢獻，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加管理成本，自然就成為被精簡的對象。不能直接顯示價值的企業檔案工作，在激烈的市場竟爭環境中就沒有足夠吸引注意力的理由，許多效益滑坡的企業裁撤了檔案館和檔案人員，一些企業干脆將自己的檔案送到公共檔案館或大學檔案館保管。

2.3企業檔案管理軟硬件雙重缺乏

企業檔案的信息化建設離不開先進的信息化處理平臺，但我國普遍的檔案管理工作還只是依賴于一間辦公室和幾臺計算機。這種硬件設施無疑降低了企業檔案的使用頻率和利用價值。信息化的檔案工作要求檔案信息存儲和處理的數字化，收集與傳遞的網絡化。所以硬件基礎設施的建設和投入是我國當前企業管理現狀面臨的重大問題。除了硬件設施落后外，我國企業檔案工作的軟件也存在很大問題。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。但我國大多數企業并沒有根據國家的規范性文件制定符合自己企業的檔案管理原則，沒有統一明確的規則檔案管理工作開展起來十分困難。檔案的管理工作從根本上說離不開檔案人員的工作，高素質的工作人員也是影響檔案信息化建設的重要因素，將檔案作為知識來管理的必要前提也工作人員能對檔案進行合理的分析，根據對檔案信息的分析結果，為企業的發展、人事、營銷等提供建設。我國檔案管理工作人員的現狀是工作者的年齡偏大，對傳統檔案的工作熟悉，但對新檔案管理理念和設備使用生疏，相當一部分工作者不能熟練的使用辦公軟件，信息設備的維護更是無法勝任。

3推進檔案信息化建設的措施

根據國內外學者的相關研究，以知識管理理念為指導思想，并結合我國的企業檔案的實際形式和現實條件，筆者提出如下企業檔案信息化建設的意見。

3.1檔案知識化以提高地位

檔案信息化建設的根本問題在于檔案工作被認為是沒有市場價值的，并被置于忽視地位。如何讓檔案工作創造出價值則是解決問題的根本途徑，也是推進檔案信息化的目的和所不可回避的問題。現在的經濟時代是信息化的時代，信息的價值得到重大體現，讓檔案工作脫離傳統的儲備模式，將檔案信息轉化為知識信息是檔案信息化的第一步。大多數不重視檔案的企業都不會忽視企業管理工作，據此可判斷企業是重視知識的，如果能將檔案所承載的信息進行知識化轉換并為企業創造利益提供幫助，則檔案工作會被同等重視起來。據此筆者提出三點意見：一是企業檔案管理工作人員以新的態度對待工作，不能將工作定位在管理檔案文件上，而是要熟悉檔案的內容，將檔案承載的知識變為自己所熟悉的知識。二是企業檔案管理部門要求協助人事部門工作，因為企業檔案包含了最多的人事信

息，檔案工作人員是最有資格對人事工作發表意見的，通過合理的建議使企業認識到檔案工作的價值，逐步提高企業檔案的地位。三是檔案管理人員主動開展宣傳工作，檔案人員通過對檔案的學習而得到企業各方面的知識，對這些知識進行總結分類，分析出對企業有益的信息，定期向各個部門開展宣講活動，通過宣講和建議使各部門都認識到檔案的價值。

3.2專業化檔案管理人員

知識管理理念的檔案信息化建設是信息時代的檔案管理模式，許多新的知識需要重新學習。鑒于中國教育體制內的檔案管理人才十分缺乏，解決當下檔案信息化建設問題的最有效的途徑是對原有員工進行培訓。通過培訓使員工具體新的管理理念和知識。并且在檔案部門引入淘汰制等措施督促檔案工作人員的學習和進步。具體的培訓方式有：一技術性知識的培訓，檔案管理工作中信息化工具的使用是最基本的，通過技術培訓的指導掌握信息技術的使用。二組織檔案部門內部工作人員的業務能力評比，定期舉行評比使工作人員相互學習提升自己的檔案知識。三組織學習宣講等對外宣傳方面的知識，因為信息化的檔案再也不是固守不動的檔案了，需要檔案工作人員將檔案所承載的知識傳遞到外界讓各企業內各部門認識到其價值，能將檔案轉化為知識的工作人員才是專業的檔案管理人員。4小結

企業檔案是企業重要的信息資源，能實測企業的各種運行情況；利用過去的數據預測未來;從企業的全局出發輔助企業進行決策；利用信息控制企業的行為；根據員工的背景與在職的經歷對企業部門調整或重組提出意見；幫助企業實現其規劃目標。在新的經濟形勢和現代化的技術條件下，檔案信息是知識經濟的重要組成部分，以知識管理的理念，體現檔案工作的價值才是信息化的根本途徑。

參考文獻：

［1］劉永，常金玲.知識管理與檔案管理［J］.檔案管理，2000(4)：7.［2］柯平.知識管理學［M］.北京:科學出版社，2007.［3］王華玉.基于知識管理的企業檔案信息化建設研究［D］.北京交通大學碩士學位論文，2009：15.

第二篇：企業檔案信息化之知識管理

企業檔案信息化之知識管理

姓名：彭莉蘋學號：５０００４０９０５８班級：檔案０９１ 摘要：本文分析了現代化環境下對企業檔案信息化管理提出的新要求，分析了現有的檔案管理的不足之處，對檔案信息化建設提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識管理這一新理念。詳細闡述了在知識管理理論指導企業檔案實現信息化的方法，包括集成管理、知識服務和測評。最后再結合廣東韶關鋼鐵集團有限公司的檔案信息化管理的例子說明新時期知識管理是企業檔案信息化戰略之選。

關鍵詞：企業檔案、信息化管理、知識管理、企業信息不僅是企業重要的經濟資源，也是企業在激烈的市場競爭中所擁的競爭力。在當今信息爆炸的時代，檔案管理信息化是21世紀檔案事業發展的必然趨勢。為了適應這種歷史的趨勢，我們必須要分析現階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對性的給出解決的方案，以實現和完善企業檔案管理的信息化，現代化。，使檔案業務工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發利用，為企業的發展提供動力，更好地服務于社會。知識管理這一理念的出現無疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機。

一，企業檔案信息化

1.1企業檔案信息化的含義。企業檔案信息化就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為 基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發，實現檔案工作為企業生產，經營和管理 提供優質高效服務的過程。

就整體而言，企業檔案信息化是企業信息化的重要組成部分，企業信息化應包括檔案管理信息化。

1.2企業檔案信息化 的內容要素及其理論模型。根據國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》和《關于加強企業檔案信息化建設的意見》，結合企業檔案工作和企業信息化特點你，我認為檔案信息化的主要內容可與歸納為設施、系統、資源、人才、規制、安全和服務等七個方面的要素。基于上述的七個要素，我們建立了“企業檔案信息化內容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應用層三個層次。

（1）核心層。由企業檔案信息化的兩個主要內容—資源建設和知識服務兩大要素構成，揭示了資源建設和知識服務在企業檔案信息化建設中的核心地位和作用。

（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎建設、應用系統、信息人才、信息規制、信息安全等內容要素，它們對核心層起著條件、環境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構成企業檔案信息化體系。（3）應用層。在理論模型的最外層，包括企業效

益、企業信息化水平、檔案意識、需求導向、應用實效、價格定位等要素，是決定檔案信息化應用層的重要因素。

1.3企業檔案信息化建設的原則

(1)整體規劃，同步建設。企業要將檔案信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設和企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

（2）善用技術，注重管理。企業檔案信息化必須堅持技術與管理兵種的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。企業檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發展和最新成果的應用信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體需求。

（3）資源為本，服務至上。檔案資源建設是以檔案信息化建設的基和核心，應該以 “集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務和重點，一館藏檔案數字化為基礎。以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設必須堅持服務至上的原則，牢固樹立為企業生產、經營、服務管理的意識，以知識服務為目標，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。

二，檔案管理信息化面臨的問題和挑戰。由于傳統思維和信息化技術落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發展中必然面臨一系列的問題和挑戰。梳理這些問題和挑戰，有利于我們更好的確定發展路徑，從而更好的促進檔案管理信息化的發展。

3.1 傳統固化的檔案管理模式的阻礙。當前，大部分企業檔案管理已經成為一套固化的體系，很多企業多年來一直采用手工操作的方式，形成了相對固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知，對檔案管理信息化還不適應，不愿改變既有的狀態。

3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進檔案管理信息化的關鍵。對檔案管理人員來說，檔案管理信息化是一個全新的領域，不僅需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術，還需要學習檔案管理信息化規章制度和標準，更需要和計算機系統管理人員溝通，并參與到管理系統的開發應用中去。目前一些企業的檔案管理信息化人員隊伍的整體素質與信息化建設的要求存在很大差距，尤其是嚴重短缺檔案管理信息化的復合型人才。

3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計算機網絡系統具有開放性、集成性、共享性的特點，使上網檔案信息的安全受到了一定威脅。

3.4企業檔案評定管理滯后。企業的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統檔案的鑒定和評定管理滯后。傳統的檔案應在一定的期限內進行鑒定和評定，從而建立良好的企業檔案的利用方式。傳統檔案的價值存在利用的期限，超過期限的企業檔案應及時銷毀，從而保證企業檔案的有效管理和 利用。然而在傳統的檔案管理的模式下，企業的檔案管理人員難以對封存的檔案存儲進行有效的管理和評定，致使企業檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業的傳統檔案長期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業傳統檔案的冗余，從而增加了企業傳統檔案管理的難度和成本支出。

3.5檔案利用落后。在傳統的檔案管理過程中，由于人工的管理和紙質的檔案利用模式造成了企業檔案的管理和存放的無序，這也在一定程度上造成了企業檔案管理的工作繁雜、重復，增加了企業檔案利用的難度。特別是對檔案開的種種限制，造成社會對檔案利用的嚴重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務于社會基本上成了一句空話。三，企業檔案信息化戰略定位-----知識管理

根據上文闡述的企業檔案信息化的建設的內容和當前所面臨的問題和挑戰。我們認為知識管理是解決當前問題的最好出路。所謂知識管理就是用知識管理的理念和方法進行企業檔案的管理。企業檔案知識管理的重點內容是：整合企業檔案信息資源，實現檔案信息資源的集成管理；實現企業檔案信息增值，提供企業檔案信息服務：優化企業知識資源管理，實現IT平臺化；建立健全企業檔案知識資源安全保障機制，確保企業檔案知識管理持續發展。

3.1整合企業檔案信息資源----集成管理

檔案信息資源的高度共享和知識管理的基礎工作，也是實現知識管理的必要條件。因此必須對企業各類信息資源進行整合，實現檔案信息資源的 集成管理。企業檔案信息化資源建設的主要措施：

3.11館（室）藏檔案數字化。對這點有一個重要的問題就是是否對所有的非數字化檔案都要進行數字化。這是我們必須要考慮的問題。首先也是最重要的一個方面就是經營和管理的需求。其次要考慮一個數字化優先權的問題。其中領導的重視程度表現得尤為突出。最后就是預期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現實的一個因素。

3.12網絡信息資源的采集。網上信息都是已經數字化的信息而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其它企業的網上信息，可以通過互聯網或其它專

用網絡進行收集。需要注意的是在手收集的過程中必須對網上的信息進行甄選，并且要將信息的版本，元數據及背景完整的記錄下來。

3.13直接采購同行業的專題數據庫。這些信息資源來源 來源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無疑是一個企業的好選擇。

3.2實現檔案信息增值----知識服務。檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務，實現檔案的信息和檔案服務工作的增值。不論是讀顯性知識的管理還是對隱性知識的管理，落到實處都是為了以知識為內涵，以 服務為中心，走知識服務之路。檔案知識服務體系建設主要包括：

3.21企業檔案知識服務系統人文建設。第一，實體管理人文化加強檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強人力資源管理。把員工放在首位，發揮每個人的潛力、積極性和 創造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發檔案文化精品，做好服務。第四，服務要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對環境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企業檔案知識服務系統法規標準建設。第一，加強對相關法律法規的研究和配套知道文件的制定。第二，標準制定，主要包括技術性標準，管理性標準和業務性標準。

3.23企業檔案知識服務系統建設。包括5個服務模塊：一，企業知識資源門戶的建設與管理；二，是為企業決策層提供戰略性的信息分析服務；三；為企業科技人員提供科技情報服務；四，進行檔案編研。五，保留傳統的圖書期刊管理與服務功能。隨著企業知識資源管理的深化，可繼續增加服務模塊。

3.3優化企業知識資源管理-----IT平臺化

知識管理的技術很多，要實現企業檔案知識資源的優化換了，就要為知識的開放式交流提供無縫的技術支撐平臺，建立相應的技術支撐平臺包括建立企業檔案知識庫和企業檔案知識門戶網站。例如，用BS結構設計，隨時隨地用瀏覽器訪問應用系統平臺。領導和員工可以通過應用功能前段平臺訪問和利用知識資源。

3.4確保知識管理持續發展----制度安全。為了確保檔案知識管理的持續發展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關的檔案知識管理制度，采取相關的知識安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識資源管理的組織機構；其次要用制度的形式確定專業人員、管理人員的職責和權益；第三，建立員工參與學習和工作應用知識資源的獎勵措施；第四，建立訪問權限審核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業的各個地區機構，分布設立訪問服務器，在總部設立應用系統服務器，各服務器之間設立ＶＰＮ鏈接；第二，在應用系統中對檔案知識資源分層設立安全訪問權限；第三，對應用系統的登陸，設了密碼檢驗；第四，對特別重要的文件、信息，在訪問時設立指紋校驗。

３.５檔案信息化管理的核心－－測評

企業檔案信息化測評體系是反映企業檔案信息化情況的統計調查指標，測評是企業檔案信息化管理的核心環節，是從規劃、執行轉向改進提高的重要節點。企業信息化測評可分為四個步驟：

３.５１熟悉標準。有關企業測評人員應對企業信息化測評的相關指標內容、權重系數與等級檔次劃分、等級標準進行熟悉。明確有關標準要求，以方便測評數據的有效采集。

３.５２采集信息。企業應召集本企業檔案部門和信息部門等人員對照測評標進行信息采集。并匯總提交企業檔案信息化測評信息采集報告。當企業進行快捷的自我測評時，也可參照《檔案企業信息化測評信息采集問卷》對測評信息進行簡要采集。

３.５３計算得分。企業測評人員依次計算１８個二級指標的各項的得分，并匯總計算得分。

３.５４形成報告。對各項得分進行描述。并對企業檔案信息化的優勢、劣勢進行評價，提出完善和整改意見。

四、知識化管理的實例－－廣東省韶關鋼鐵集團有限公司檔案信息化

廣東省韶關鋼鐵集團有限公司１９９６年建廠，是中國企業５００強，廣東企業５０強之一，是廣東省重要的生產基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會計檔案、產品檔案、科研檔案、基建檔案、設備（儀器）檔案、實物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業務上直屬公司分管技術的副總經理分管。韶鋼檔案館理已經實現兩級變為一級管理，集團公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫房管理，利用檔案主要通過網絡系統實現，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責。韶鋼檔案信息化建設分為三個階段：

第一階段紙質檔案的數字化管理。時間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統并購置相應硬件設備進行檔案數字化建設，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數字檔案館有２種運作模式，一是傳統檔案館想數字檔案館轉型模式，即在傳統的檔案館業務和服務的基礎上，利用數字化和網手段，盡心檔案館業務重組和服務創新。主要包括檔案數字加工與服務管理、檔案信息服務兩方面。二是從檔案接收開始

就實現數字化的構想。這樣一種數字檔案館它支持檔案信息的整個生命周期的活動，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網絡這個環境中，這完全脫離了檔案館實體的存在形式。

第二階段改革檔案管理模式。時間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實現一級管理，是檔案機構集中、人員集中。業務集中，全方位提供檔案利用服務。檔案館全方位采用計算機管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業務管理全都通過計算機完成。屆時，檔案館建立起一個完整的檔案實體管理中心、現行文件利用中心和數字檔案館。

第三階段搭建管理平臺，資源大集中。時間是從２００８年７月至現在。２００８年７月，公司同意立項建設《建立在線歸檔管理基礎平臺項目》和《ＥＲＰ系統綜合統計數據歸檔模塊項目》建立資源管理平臺，實現公司所有檔案資源集中歸檔管理。可以預期，系統上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價值和地位將顯著上升。

隨著中國市場經濟的日益發展，計算機網絡的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現，實行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設是知識管理應用于企業檔案管理信息化的一個非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我認為所有有潛力的企業都應該以此為鑒，認清楚現狀，總結出自己的不足之處，然后實行專業化的管理、提供專業化的服務，培養優秀的檔案管理人才，實行檔案資源的集中統一管理，為企業的生產、管理、決策提供高質量的檔案利用服務。

參考文獻：

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【２】何燕寧，淺談企業檔案信息化管理，經濟與社會發展2010,08(11)

【３】丁文軍，提高企業檔案信息化管理之我見，西北水電2010(2)

【４】趙夢臨，淺議新時期企業檔案管理，起重運輸機械2010(10)

【５】劉紅遠，如何在創新中完善企業檔案管理工作，價值工程2011,30(11)

【６】周英，企業檔案管理的網絡信息化及開發利用，安徽大學學報(哲學社會科學版)2003,27(3)

第三篇：企業檔案信息化建設

公司檔案信息化建設探討

何細乃

（中冶南方工程技術有限公司信息網絡中心，武漢430080）

摘要：本文通過探討企業檔案信息化建設的基本目標和主要內容，指出了本公司檔案信息化建設的目標、原則和主要內容。針對本公司檔案信息化建設的實際情況，本文提出了從信息管理過渡到知識管理的發展建議。關鍵詞：檔案管理；檔案信息化； 知識管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

隨著社會信息技術的飛速發展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個信息的重要來源，檔案信息已經成為我國企業信息化工作的一個重要組成部分及工作內容。企業檔案管理工作的信息化建設成為許多企業，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個重要對象。

1.企業檔案信息化建設的誤區

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設往往被誤讀。

1.1 將檔案信息化建設理解為純粹的計算機檔案管理系統的建設

許多檔案管理人員，對于檔案信息化建設的認識也不深。最典型的錯誤理解，是將檔案信息化建設等同于檔案計算機管理，即將實物檔案的管理模式(卡片檢索、實物管理)轉換成建設計算機檢索系統、電子文件管理系統。簡單地認為，檔案信息化建設就是實物檔案管理模式的計算機輔助管理。

1.2 將檔案信息化與檔案數字化混為一談

傳統的實物檔案無論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數字化可以解決這方面的問題，一是解決網上瀏覽的問題，二是解決多人同時利用同一份檔案的沖突。相對于社會公共檔案部門以及機關檔案來說，企業檔案數字化工作的內在驅動力比較強。因此，很多企業檔案數字化工作進行得比較早，主要工作是將檔案實物進行數字化處理，變成存貯在計算機上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因為這一點，很多人、很多企業就將檔案信息化簡單地理解為檔案數字化工作。把檔案信息化

建設局限在原有實物檔案數字化以及新接收的檔案對應的電子文件收集上。思想認識還處在檔案信息化建設的初級階段，沒有從根本上實現從檔案實物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識管理的轉變。

2．檔案信息化建設的目標

根據近幾年檔案信息化發展的形勢來看，檔案管理已經擺脫了實物手工管理(以卡片檢索管理為典型代表)。絕大多數的企業，都通過各種各樣的檔案管理系統及計算機輔助管理手段實現了檔案計算機管理。很多信息化工作進行得比較早的企業，通過加強檔案信息化基礎設施建設已經實現了檔案資源的數字化、服務網絡化，有很多單位甚至實現了接收、傳遞、存儲和利用的一體化。

在接下來的檔案信息化建設的目標上，很多企業感覺到比較迷茫，方向不明確。個人覺得，要根據企業進行檔案信息化建設的目的以及信息化技術發展的大方向，來確定企業檔案信息化建設的目標。各企業可根據本企業整體信息化以及檔案信息化建設的現狀，來確定本企業檔案信息化建設的目標。企業檔案信息化建設發展階段目標，按低到高分為三個層次：

2.1 短期目標

以檔案實物數字化為主要內容，輔助計算機編目為手段，實現檔案文件的網上瀏覽、提供利用。

2.2 中長期目標

在短期目標的基礎上，通過流程再造，采用電子簽名、權限管理等技術手段，結合公文辦公系統、設計系統、檔案管理系統的一體化，實現檔案信息管理。

2.3 遠期目標

在中長期目標的基礎上，通過參與企業生產經營活動的全過程，自動收集檔案知識信息，超越傳統檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識管理結合起來，實現檔案信息知識管理。

具體到本公司，目前基本實現短期目標的大部分內容，如檔案數字化正在進行，檔案檢索編目已經通過檔案管理系統進行管理，經過授權可以實現檔案文件的網上瀏覽與提供利用。因此本公司檔案信息化建設發展的階段性目標應該是以上述中長期目標為主。

3．公司檔案信息化建設的原則

3.1 以檔案信息資源開發與利用為中心的原則

檔案信息化建設，包括制度建設、流程管理、信息資源準備，特別是各種系統和軟件的開發，要圍繞提供利用來設計、來開展。如果不以方便利用為原則，系統運行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會回到傳統檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設的初衷。

當然這里說的以開發利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業來說，知識產權保護始終是重中之重。只要通過信息資源及人員權限的分級，完全可以解決這些問題。

3.2 效益最大化原則

企業進行檔案信息化建設，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設，特別在建設的側重點、信息資源的準備、提供利用方面，哪些系統先上、哪些問題要先解決，甚至包括不同信息資源數字化的先后，都應遵循效益最大化的原則。比如系統建設上，是文書檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項目的選擇上，就應該選擇不同類型的典型項目或實物檔案提供利用比較頻繁的項目。

3.3 標準、編碼先行的原則

檔案信息化建設是企業信息化建設工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數據庫的確立、統一編碼的協調，都需要在公司統一IT規劃的指導下進行。企業人力資源系統、設計管理系統、項目管理系統、設計管理平臺、檔案信息化平臺，都需要統籌規劃，確認工作流程，劃分各自的職能域和主題數據庫。

3.4 階段性建設，逐步實施的原則。

要實現科技檔案信息化的目標，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時間之內實現，制度改

革、流程再造，系統論證、運行、評價，信息資源準備，都需要分階段，逐步實施。

4．檔案信息化建設的主要內容

2004年，國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確指出了檔案信息化建設的六項核心內容：檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、人才隊伍建設、信息安全保障體系建設。

不同企業檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設內容與側重點也不一樣。根據中冶南方（原為武漢院）10多年來檔案信息化工作發展進程來看，自1995年檔案信息化系統的建設開始，走過了檔案信息化基礎設施建設、檢索數據庫的建立、電子文件的收集等過程，對于基礎設施、應用系統、標準規范、人才隊伍、信息安全保障，都有一定的認識與經驗積累。

對于當前的中冶南方來說，檔案信息化建設更多地是需要從檔案管理信息化過渡到檔案知識管理，具體就是側重點應該從檔案實體管理－檔案信息管理，過渡到檔案信息管理-檔案知識管理。除了開發檔案文件中蘊含的顯性信息知識，更應該開發檔案信息中潛在的隱性知識信息。

4.1 檔案信息資源建設

4.1.1 實物檔案的數字化

本公司在長期的經濟建設中積累下來了大量的檔案，包括科技檔案、文書檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產經營工作中有著很高的參考價值。可按效益最大化原則，對相應的檔案進行優先排序，效益最大的優先數字化。

1)科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價值在于它的參考價值，從這個利用目的出發，對于那些參考價值大、重復利用率高的圖紙檔案，進行優先數字化處理。

因此優先順序可參考為：典型項目圖紙-設備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2)專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優先實現，與公司專利管理系統結合起來，實現專利檔案的全部數字化。

3)文書檔案

文書檔案數字化優先順序參考為：典型項目全部合同-商務合同-獲獎證書文件-其它文書檔案

4)人事檔案

人事檔案數字化優先順序可參考時間年代及利用率來具體確定：近年的人事檔案-個人相關證件-其它

5)其它檔案

4.1.2 電子文件的收集

目前公司的科技檔案電子文件收集工作經過多年的努力，基本上達到了電子文件100%的收集率。對于設計外委、設計分包電子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 電子檔案的收集

電子檔案的收集與歸檔，是檔案管理的高級階段。

公司信息網絡中心正在進行設計文件無紙化流轉的流程設計，相應配置的系統建設正在進行。通過電子簽名，系統授權，IT標準化檢查，檔案合規性檢查等技術手段，實現電子檔案的網絡無紙化流轉、收集、歸檔、打印、發出。

對于OA系統的開發與歸檔，也應該研究公文自動歸檔，實現發文歸檔的一體化。

4.1.4 檔案知識庫的建立與利用

傳統檔案管理只關注最終實物檔案，檔案信息化初級階段重視檔案數字化，檔案信息化的深入發展不僅要關注檔案本身所包含的信息，還應該探究這些檔案信息的來源、產生性質、產生過程，檔案信息之間的聯系，甚至還應該關注信息的生產者、時間、地點。

不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應該就檔案信息所包含的關于檔案產生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統的自我學習，形成一個完善的檔案知識庫。

1)技術專題匯編

在內容上要打破傳統匯編只重羅列案卷號的形式，對每項技術的發展歷史、不同類型、不同特點都應該有評述，在本企業不同項目中應用的歷史，包括不同項目中的應用評價，歷史查詢、參考、復用率最高的本項技術檔案，最近應用本技術的本公司的工程項目等等方面的信息，都應該涵蓋。比如關于煉鋼工程中應用的鋼水罐的技術專題匯編，就可以概述鋼水罐的發展史、最新鋼水罐技術，本企業在各項工程中應用的鋼水罐種類、技術參數、應用評價，歷史上本企業查詢、參考、復用最多的鋼水罐的檔案，本企業最近最新設計的鋼水罐的有關情況等等。

2)隱性知識的管理

通過知識管理，對蘊含在檔案信息中的管理知識信息進行提取。通過系統對每份文件本身信息的自動提取(電子檔案流轉實現后)，可記錄圖紙形成過程中所包含的人工時(圖紙量)、修改信息、參與人、設計人、修改人、參加專業等，可形成項目信息知識庫，為工程項目管理、設計管理提供服務。

3)通過利用反饋機制形成檔案知識庫

相對于傳統的檔案信息提供利用，可考慮進行主動服務。針對各專業設計人提交的檔案利用需求，由檔案人員通過定題服務，形成電子檔案袋(一種包含多種檔案信息鏈接或電子文件的文件包)。

通過設計人員的利用效果反饋，完善并保存積累電子檔案袋。利用這種方式，就可通過設計人員親身體會形成檔案知識利用知識庫。可以將設計人利用知識本身的過程和成果積累下來，形成龐大的知識利用庫，方便后來者的使用。

4)通過檔案信息導航地圖建立檔案知識庫的利用新模式

建立各系統之間的聯系方式，如鏈接、信息的加入等等，將檔案信息、項目管理信息、設計信息、人員信息有機的聯系起來。通過檔案信息導航，讓利用人員從一個入口進入，就可以遍歷整個檔案知識庫，增加學習的效果。

4.2 檔案信息化應用系統的建設

通過了解檔案信息資源建設的內容，我們對于應用系統的建設有了方向，明確了應用系統開發的側重點。系統開發過程中，除了一般檔案信息系統應具備的收集、整理、提供利用功能外，具體要重視以下兩個方面的問題。

4.2.1 重視過程管理與來源管理

檔案信息化建設除了關于資源的數字化和利用信息化外，更主要地是要進行流程再造。通過流程的優化，將檔案收集、整理提前到檔案信息形成的過程中。不僅要重視檔案結果信息的收集(紙質或電子檔案)，更要重視檔案產生過程信息、檔案來源信息的收集。基于這些原因，系統開發應該做到：

1)文書檔案信息管理與辦公自動化結合起來

2)圖紙檔案信息管理與項目管理系統、設計管理系統結合起來

3)專利檔案信息管理與專利數據庫結合起來

4)人事檔案信息管理與人力資源系統結合起來

4.2.2信息安全保障建設

信息安全始終是檔案管理的重中之重，特別是對一家自主經營的企業來說。知識產權是企業的生命線，知識產權的保護是公司得以在市場上領先的關鍵所在。

檔案信息化系統應該兼顧到開放與限制，利用與保密之間的關系。

1)通過技術類別、保密級別、特殊項目、檔案類型等多種方式對檔案信息進行分級。

2)通過部門、專業、人員、項目等多種角色對人員進行分級。

通過檔案信息的分級以及人員的分級，實現對檔案信息、檔案知識的利用。

5．公司檔案信息化建設的發展方向

企業檔案信息化建設的發展方向，應該類似中國哲學中所說的大象無形。將檔案管理嵌入到公司業務流程中去，在流程過程中進行檔案信息收集，進行知識管理。

1)從傳統的實體管理-信息管理過渡到知識管理

2)從傳統的結果管理過渡到流程管理、全過程管理。

3)從傳統的文書檔案、科技檔案、人事檔案管理，發展到參與全公司業務范圍的知識管理

參考文獻：

[1]齊虹:《知識管理及其對檔案管理的啟示》，《21世紀的社會記憶-中國首屆檔案學博士論壇論文集》，中國人民大學出版社

[2]張海燕：《企業檔案的知識化管理》，《機電兵般檔案》2007年第1期

第四篇：檔案信息化建設管理

【關鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎設施、信息資源建設、目錄數據庫建設以及管理人員的業務素質等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設，開創檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關鍵詞］ 信息化；目錄數據庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業是維護歷史真實面貌的永恒的事業。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規范化的軌道。檔案信息化建設是一盤棋，要統籌規劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經濟條件具備的地區檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區發展。要搞好工作規范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規范有序推進，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎業務工作。檔案信息化建設是一項科學系統工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業務工作基礎，需要配備現代化的設備和相關人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎業務工作的發展，使檔案事業各項工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設的整體效益和質量。檔案信息化建設是一項長期任務，工作量非常大，一定要嚴把質量關，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數字化，可采取其他保護和復制措施。

作為領導及檔案人員應該如何改進檔案管理工作?

根據“全國檔案信息化建設實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經驗,我們應該遵循:“適應國家信息化建設和檔案事業發展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業持續快速健康發展,為改革開放和現代化建設服務的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設:

第一，加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設,檔案館館藏建設,檢索工具建設,規章制度建設,專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等.繼續推進運用計算機管理檔案,提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進檔案信息資源建設。要建設數字化檔案館,首先要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲,即進行數字化檔案館館藏的建設。

第三，加強檔案目錄數據庫建設。要充分運用計算機技術,加快檔案目錄數據庫建設,提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。

第四，積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案,對各種類型檔案進行數字化管理等方法,積極建設相關的全文數字庫和多媒體,盡快實現檔案全文信息查詢,不斷提高服務效率和質量。

第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導,保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,制定電子檔案管理辦法。最后實現檔案信息處理計算機化,信息存儲數字化,信息采集實時化,信息服務網絡化。

檔案工作要在未來社會中占據一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產生直接影響的關鍵因素之一是檔案工作者的素養,尤其是信息素養。而素養的提高又主要體現在以下幾種能力的錘煉之中。

運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現代信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索新路，才能夠使檔案事業不斷向前邁進。

參考文獻：

［1］沈運青．提高檔案意識發展檔案事業［Ｊ］．龍巖師專學報(社會科學版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務創新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第五篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統一標準和規范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統一標準和規范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

具體表現在：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統網絡，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

還有些管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業務人員參與其過程等等。

3、軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數據保護存在風險

目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業務素質[2]

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

（二）、檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。[3]標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。著錄必須統一規范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

③檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期