第一篇：做好電子檔案管理,強化檔案信息化建設

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王英杰 ,尹小群

(中煤 國際工程集 團 沈 陽設計研究 院 ,遼 寧 沈 陽

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摘要 :隨著信 息技 術 的 不斷發展 和應 用 的不 斷深入 ,做 好 電子檔 案 管理 工作 日顯 重要 ,電

子 檔案 管理 系統逐 漸成 為各行 各 業信 息化建 設 的重要 組 成 部 分.只有 利 用各 種 先 進 的技 術 手段.建設檔案信息化,檔案部 門才能成為企業真正的信息 中心 ,從而參與生產,服務 生產.文章闡述 了檔 案信 息化 建設 的意 義與 主要 內容.關鍵 詞 :電子檔 案 管理;信 息化 建設;步驟 中圖分 類號 :G 7 25 文獻標 識碼 :B 文章 編號 :1 7 — 9 9 2 0)00 0-2 6 1 0 5(0 7 S-140

與 生 產 ,服務 生產.電子檔案 管理 這一 概念來 自于西 方.在我 國 的應 用始

于2 0世紀 9 代初 ,當時主要 應用 的是 以 目錄管理 為 主 o年 要特征 的第一代檔案管理軟件.到 19 9 8年 ,出現 了以清華

加強電子檔案管 理 ,建設 檔案信 息化 ,首先實 現 了檔

案管理從 收 集到 管理 和利 用 的 自動化 ,提 高 了工 作 效率;

其次在使用 電子 檔案管 理系統 的過 程 中,對 檔案管 理 的各 個環節必須加 以規 范 ,從 而制訂 和完善 了電子檔案 管理制 度;再次 ,通過輔助 編研 等技術 手段 ,對 檔案數 據進 行有 效地組織和挖 掘 ,整合企 業資 源 ,為建設 企業 知識管 理 系統 打 下 良好 的 基 礎.紫光 ,超星等為代表 的以 電子 文件管 理為 主要 特征 的第二 代檔案管理軟件.近幾年 ,隨著信息 技術 的不斷 發展 和應

用的不斷深入 ,電子檔 案管理 系統逐 漸成 為各行各 業信 息

化 建 設 的重 要 組 成 部 分.檔 案信 息化建 設 的必要性 與意 義

做好 電子檔案管理工作 ,建設檔 案信息化 ,從外 因看 ,首先是建設法制 國家 ,服 務和諧 社會 的需要.法制 國家是

一檔 案信 息化 建設 的主 要 內容 2 1 管理 流程再 造.要實現 電子檔 案 的規范化 管理 ,使 電子 文件 的歸檔 和 管理制度化 ,規范 化 ,必須 檢查 企業現 有管理 模式 與規 范 化管理 的差距.電子檔 案管理 規范化 涉及 方

方 面面 ,但必 須解決三個主要問題 : 1)歸檔范圍.明確各個部 門檔案歸檔 的內容 和歸檔范 圍 ,確 定各 類檔案 的歸 檔介質 ,份 數 ,以及 在 電子檔 案管 理 系統 中的管理模式.2)歸檔流程 及方式.對各 種應 用系統(O 如 A,P M)D , 各種設計 系統 中產 生的 電子文件 信息 和屬性 信息 如何確 定 其最終版本 ,如何 確認 其對 應 的檔 案管理 類 型(例如 P M D

個契約型社會 ,凡事必 講證 據 ,講 依據 ,而 只有 檔 案能

夠提供具有唯一法律 效力 的憑證 ,因此為 了滿足 社會 發展 的需要 ,重視 檔案管 理工作 ,提 高檔 案利用 效率是 必然 的趨勢.其次是各 行各業 信息化 建設 的需要.信 息化 建設 的 各種應用產生 了大量 的電子 文件 ,例如設計 院應 用 P M 系 D 統 和專業 設計 系統 ,制 造業 應用 O A,E P A P等 系統 R ,C P 都會產生大量 的電子文件 ,這些 電子文 件是有 別于傳 統紙 介質檔案 的新 的檔 案類 型 ,如 何將 這些應 用成 果進行 有效 地歸檔 ,管理和利 用 ,是擺在 企業 管理者 面前 的一個 緊迫的問 題.從 內因看 ,是 檔案 部 門管 理和發 展 的需要.電子文 件的大量產生 ,使 檔案 管理 部 門管 理檔 案 的外 延擴 大化 了 ,因此其相應 的管理 職 能也必須 調整 ,檔 案人 員 的業 務素 質 也必須適應這 一變革.使用檔 案管理 系統后 ,檔案 部 門內 部可 以甩掉管理 臺帳 ,對外 可 以利 用 網絡 為領 導決策 提供 依據 ,為企業 發展提 供各種 服務.只 有利 用這些 先進 的技 術手 段 ,檔案部 門才 能成 為企業真 正 的信息 中心 ,從 而參

收 稿 日期 :20 0 —2 0 7— 8 1

會涉及工程設計類和科學技術研究類兩 種類型檔案 ,O A只 涉及文書檔案一種類 型),歸檔方式是 自動還 是手動等 ,同

時要確定只管理到 目錄級 的檔案 的歸檔流程.電子文件格式.必須明確文 書,科技 ,聲 像 ,實物)

等 檔案的電子文 件格式 ,其 中尤 以科技 檔案 為重.科技 檔 案 電子文件 的主 要格式 有光柵 與矢 量兩 種 ,而矢 量格式 又

作者簡介 :王英杰(9 2一)16 ,女 ,遼寧黑山人 ,18 97年畢業 于大連外國語學院 日語語 言專業' ,現在 中煤 國際沈陽設計 研究 院信息中心工作.0

維普資訊 http://0 7年 第 1 0月

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以.w d g文 件 為 主 ,因 此 對 科 技 檔 案 要 確定 設 計 軟 件 的 版 本2 4 檔 案 系統數 字 資源的 建設.檔案系統資源 的建設是 指 現行應 用系 統歸 檔文件 的收 集和館藏 檔案的數字化兩部分 內容.現行應用系統 如 O A,P M 等產 生 的 歸檔 文件 一般 是 D 通過數據 的接 口實 現歸 檔文件 的 自動流轉 ,即文 檔一體 化 和科 檔一體化.接 口程序 一般 是一 次性 開發完 成 ,可 以保 證檔案數據 與應用 系統最 終版 本 的數據 同步.歸 檔后 的電 子文件 存放于文件服務器 中,也可 以存人數據 庫中.館藏 檔案 的數 字化 ,即利 用專 用掃 描設備 如工 程 掃描

并對其進行歸檔 ,以防止 歸檔 電子文 件 由于瀏 覽器 問題 導 致將來數據無法遷移的情況 出現.2 基 礎設 施 建設.主要是指軟件和硬件 的基礎設施建設.電子 檔 案 管 理 系統 軟件.電子 檔 案 管 理 系 統 軟 件 是)系 統 的核 心 ,應 主 要 包 含 數 據 錄 入 系 統 ,權 限 管 理 系 統 ,系統設置系統 ,WE B查詢系 統等基 本模塊 ,要 能通過 局域 網處理檔案部 門所 有 的檔案 管理業 務 ,完 成對 檔案 的數字 化加工 ,數字檔 案 的采集 ,處 理 ,存 儲 ,歸 檔 ,組 織 ,發 布和利用等全過程 ,并交換檔案(即電子歸檔 ,包 括管理信 息 ,數字化檔案和數字檔案),通 過局 域網對企業各 部門提 供高效跨庫 ,無縫 連接的信息服務.2)服 務器和存儲設備.應 由企業信息 管理部 門統 一規

劃 ,在此 不再 贅 述.儀 ,文檔 高速 掃 瞄儀 等設 備 對館藏 的 圖紙 ,文 檔 ,聲像 等

檔案進行 掃描 和: 等工 作 ,從 而實現 紙質 檔案 向 電子 文 處理

件 的轉 變.數 字 化 的 過 程 分 為 鑒 定 ,整 理 ,掃 描 ,圖 像 處

理 ,質量檢驗 ,電子文件掛接等幾個過程.館藏 檔案如果全 部數 字化 ,對 于館藏 量較 大 的單位 數 字化費用是相 當 高的.因此 ,數 字化 的原則 首先是 “ 鑒 先定后數字化 ” ,同 時兼 顧 “ 用 為 本 ,搶 救 優 先 ” 的原 則 , 利輸 入 設 備.主 要 是 對 館 藏 檔 案 進 行 數 字 化 處 理 ,包)

括工程圖紙掃描儀 ,文檔高速掃描儀 和普通平板 掃描儀 等 , 分別完成圖紙 ,文件和照片等檔案 的數字化處理工作.輸 出設 備.主 要 是 完 成 檔 案 的打 印 輸 出工 作 ,包 括)

這樣才能保證 在 合理 的投 入 內取得 最好 的經濟 效益.對 于 已經失去利用 價值或 利用 價值 不高 的檔案 ,則 必須 盡快 銷 毀 以減輕庫 房 的壓力.否則 ,既不 銷毀 也不數 字化 只會使 以后 的工作難度加 大.繪圖儀 ,激光 打 印機 等.只有必要 的基 礎設 施完 備后 ,才 能形成完整 ,有效 的電子檔案管理系統.3 制訂 電子檔 案 管理制 度.為了適應 數 字資 源 多樣 性 ,滿 足 數 字資 源 長期 保 存 , 規范 電子檔案管理 的需 要 ,有 必要 在實施 電子 檔案 管理 系 統一 定時期 后制 訂適 合 本單 位需 求 的 電子 檔 案管 理制 度.從 目前情 況看 ,可 依據 的 國家標準 分別有 《 B T 184 G / 8 9 — 20 0 2電子文件歸檔與管理規范》,《 質檔案 數字 化技術規 紙結

語

隨著信息技 術的不 斷發展 ,電子 檔案 的管理 與應 用也

會不 斷地 深入.目前 ,除 了普遍 開展 的檔案 數字 化工 作 以 外 ,許 多高端技 術如 全文檢 索 ,電子印章 ,電子 文件加 密 等技術也在一些 用戶 中得到 了不 同程度 的應 用 ,這些 應用 為構筑企業數字 踏案 館和 企業 知識 管理平臺打 下了 良好 的 基礎.在 I T業人 士與廣大 用戶 的共 同努力 下 ,檔案信息 化 建設 工作 必將 為 企業發展和社會進步做 出更 大的貢獻.(責任 編輯 鄭燕凌)

范 D / 3 — 0 5 等相關標準 ,但前者是原則 性的規定和 A T 1 20)要求 ,對于實施 而言 ,還必 須有 具體 的可操 作 的電子 文件 歸檔與管理標準.目前各企 事業單 位都 在積 極探 索制 訂 電

子檔案管理的相關 規范 ,力 求從 管理 和技 術上保 證 電子文 件的真實性 ,完整性和有效性.※信 息 資訊 · 建設 信 息 ※

我國將新建 5 0座 煤 矸 石綜 合 利 用 電廠

近日,國家發展和改革 委員會 印發了 《 關于 2 0 2 1 0 7～ 0 0年煤矸石綜合 利用 電廠項 目建設有關事 項 的通 知》 ,確定 2 0 07

～1 全 國 將 新 建 煤 矸 石 綜 合 利 用 電廠 5 00年 0座 ,總 裝 機 容 量 2 0 00萬 k.W

據 了解 , 目前 ,全 國每年排放 的可用 于發 電的煤矸石約 2 多噸.煤矸石排放堆積 ,浪 費資源 ,占壓土地 ,污染環境.億

有關人士認為 ,該 《 通知》 的印發對于指導企業開展煤矸石綜 合利用電廠項 目前期工作 ,加快煤 矸石等低 熱值資源綜 合利 用 ,推動全 國的節能減排工作具有重要作 用.目前 ,煤炭企業的煤矸石綜合利用 電廠規模 大多偏小 ,《 知》 的出 臺給煤炭企 業 的煤矸石綜 合利 用 電廠提出 了更 高 通的標 準.[ 本刊 通訊 員]0

第二篇：關于檔案信息化建設提高工程檔案管理效率

關于檔案信息化建設提高工程檔案管理效率

摘要：本文分析檔案信息化建設的涵義，改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程，對檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向等。

關鍵詞：檔案信息化檔案管理方向

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會化，實現檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。

1、檔案信息化建設的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程

檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。

2.1 拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。

近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變。現代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管

理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。

選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。本文轉自論文發表http://

2.3 加強工程檔案信息管理

工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。

工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。

充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

3.1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。

3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

3.4 數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。

4、結語

計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效

率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻：

[1] 趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案,2008,(06).[2] 夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010,(03).

第三篇：淺談如何做好機關檔案信息化建設工作

淺談如何做好機關檔案信息化建設工作

檔案作為一種基礎性的社會信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，加快檔案資源的信息化和數字化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，把檔案館建設成為公眾獲取政府公開信息的便利場所，以滿足社會對檔案信息資源的需求，這對于檔案工作更有效的服務于政府和社會具有重要的意義。檔案信息化建設要做好如下幾項工作。

一是加強電子政務建設。檔案是人類社會發展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務建設中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設和電子政務建設的大環境結合起來、從陽關執法、政務公開的大局中去思考、去規劃，使檔案信息化建設、檔案信息資源的開發應用真正成為電子政務的重要組成部分。加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，配合電子政務建設和政務公開的深入，發揮和整合檔案信息資源的作用。

二是加快檔案管理現代化基礎設施建設，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源

建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。

三是調整館藏結構，加快數字檔案館建設。在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。

四是加快檔案信息資源管理的統一規范。檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設的主要內容是檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設要堅持規范性原則，統一標準、統一規范，使電子文件的歸檔，傳統載體檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。要積極推廣應用了統一規范的易初檔案系統管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現檔案信息資源共享。

五是加強信息技術人才的培養工作。檔案部門應盡快建立起一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。為加快檔案信息化建設，可采取引進和培養并重的措施，加強檔案干部隊伍建設。做好現職人員的培訓工作，分期分批地安排機關工作人員參加有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓；積極開展多種形式的技術培訓和技術交流，經常組織機干部外出參觀學習，努力營造學習新技術和新知識的良好環境；大膽啟用現有的技術骨干，給他們壓擔子、交任務，使他們在實踐中成長，在工作中進步；積極具有專業知識的專門技術人才，并為他們創造了良好的工作環境。

第四篇：檔案信息化建設與檔案管理問題及建議論文

【摘要】本文首先闡述了電力建設項目檔案信息化建設的重要性，然后指出了電力建設項目檔案信息化建設過程中的常見問題，最后論述了促進電力建設項目檔案信息化建設、加強檔案管理的重要措施。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；重要性；重要措施

電力建設項目檔案管理工作是電力企業日常經營管理的重要內容，傳統檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發展則有效規避了傳統檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質量。電力建設項目檔案信息化管理畢竟在我國出現的時間不長，所以在信息化建設過程中還存在一些問題，需要電力企業加大對檔案信息化的投入和建設力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。

一、電力建設項目檔案管理信息化建設的重要性

（一）提高檔案管理效率和質量。通常我們所見的電力建設項目檔案都是紙質的，傳統檔案管理模式就是對這些紙質檔案文件進行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現差錯。在電力建設項目檔案管理工作中引進信息技術則顯著改善了檔案管理效率，將紙質檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機進行，再不需要查找大量紙質檔案文件了。電力建設項目檔案管理信息化建設改變了電力行業傳統的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。

（二）激發檔案管理人員學習的主動性。電力建設項目檔案信息化建設意味著傳統檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。傳統檔案管理工作只需要工作人員細致、認真即可，在電力建設項目檔案信息化建設形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機開展工作。

二、檔案信息化建設過程中的常見問題

（一）重視程度不夠。對電力建設項目檔案信息化建設的重視程度不夠主要體現在以下兩點：第一，電力企業管理者對檔案管理工作不重視，這就導致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設項目檔案管理工作就會出現較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設項目檔案管理工作對電力企業發展的重要性，導致在日常工作中缺乏職業道德和責任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。

（二）資金人力投入力度少。電力建設項目的檔案規模通常都比較大，其檔案管理信息化建設需要電力企業投入較多的資金和人力，計算機的采購和檔案管理軟件的開發都需要大量的資金投入，信息化建設也少不了專業的信息人才。如果電力企業在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴重阻礙電力建設項目檔案信息化建設進程，理論無法變成現實，電力建設項目檔案管理工作的效率和質量長期不能實現質的突破。

三、電力建設項目檔案信息化建設的幾點建議

（一）加強對檔案信息化建設的重視。只有電力企業管理者充分認識到檔案信息化建設的重要性，提高對信息技術應用的重視程度，才能切實促進電力建設項目檔案信息化建設進程。隨著經濟和技術的發展，現代社會已經進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術的重視，才能不斷開發出信息技術的新功能，擴大信息技術的應用范圍。在這種形勢下，數字化檔案已經成為電力建設項目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業的大力支持下，才能將更多的信息技術諸如加密技術、網絡安全技術等應用在電力建設項目檔案管理工作中。

（二）加大檔案信息化建設的投入力度。一方面，電力企業應該投入資金來采購檔案信息化建設需要的硬件設備，最典型的就是計算機；另一方面，企業應該加大人力資源的投入力度，因為電力建設項目檔案信息化建設需要建立檔案管理網絡系統，開發檔案管理軟件，傳統的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業可以聘請專業的信息技術人才來幫助企業進行檔案信息化建設。

（三）加強檔案管理軟件的開發。檔案管理軟件開發是電力建設項目檔案信息化建設的必經途徑。傳統電力建設項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統則能在很短的時間內找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。

（四）建立健全檔案管理制度。電力企業應該根據我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設項目檔案管理各個崗位的工作職責，建立完善的檔案管理監督機制，對電力建設項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發現檔案管理中出現了嚴重疏漏，應該嚴格追究相關人員的責任。

四、結束語

在信息社會飛速發展的形勢下，檔案信息化建設已成為時代發展的必然趨勢。電力建設項目檔案信息化建設可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業應該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發電力建設項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質能力。

【參考文獻】

[1]竇麗娟.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].沈陽工程學院學報（社會科學版）,2017,3(1):97-99.

第五篇：淺談學校檔案管理信息化建設

淺談學校檔案管理信息化建設

來源：呼死你 http://www.tmdps.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進行闡述，力圖進一步推進學校檔案管理的信息化。

關鍵詞：學校 檔案管理 信息化 中圖分類號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發展的必由之路。

1檔案信息化的內涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進信息化建設。

2檔案信息化建設策略 2-．1提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案信息資源的開發。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發奠定基礎。

2．2 著力提高檔案標準化、規范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機房、庫房等)的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。

2．3 抓好學校檔案數據庫的建設目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。

數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

2．4 搭建學校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業和計算機管理方面的專業人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。

2．5加強橫向聯合，實現信息資源共享學校部門多，人員復雜，學生流動性強。

因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個完整的校園信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

3．2解決辦法(1)加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的學校教育工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。

(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。

(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。