第一篇：檔案管理信息化建設建議論文

【摘要】

檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障；轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理；優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力；加強檔案網站建設，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確；完善數字檔案館建設共七個方面闡述了筆者的建議。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；建議

檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。

一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障

各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。

二、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理

傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。

三、優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力

從事檔案工作的人員，是專業技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業人員的學歷的專業性，還要定期的組織從業人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。

四、加強檔案網站建設，落實檔案信息

公開檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，能夠實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。

五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。

六、規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確

電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。

七、完善數字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面

數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

參考文獻：

[1]吳冬梅.淺談信息時代的檔案利用工作[J].科技與經濟,2001,(5).[2]劉英萍.淺議檔案工作信息化建設[J].檔案與社會,2005,(12).[3]李香仙.淺談人事檔案管理信息化建設[J].科技創新導報,2011年17期.

第二篇：檔案信息化建設與檔案管理問題及建議論文

【摘要】本文首先闡述了電力建設項目檔案信息化建設的重要性，然后指出了電力建設項目檔案信息化建設過程中的常見問題，最后論述了促進電力建設項目檔案信息化建設、加強檔案管理的重要措施。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；重要性；重要措施

電力建設項目檔案管理工作是電力企業日常經營管理的重要內容，傳統檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發展則有效規避了傳統檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質量。電力建設項目檔案信息化管理畢竟在我國出現的時間不長，所以在信息化建設過程中還存在一些問題，需要電力企業加大對檔案信息化的投入和建設力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。

一、電力建設項目檔案管理信息化建設的重要性

（一）提高檔案管理效率和質量。通常我們所見的電力建設項目檔案都是紙質的，傳統檔案管理模式就是對這些紙質檔案文件進行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現差錯。在電力建設項目檔案管理工作中引進信息技術則顯著改善了檔案管理效率，將紙質檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機進行，再不需要查找大量紙質檔案文件了。電力建設項目檔案管理信息化建設改變了電力行業傳統的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。

（二）激發檔案管理人員學習的主動性。電力建設項目檔案信息化建設意味著傳統檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。傳統檔案管理工作只需要工作人員細致、認真即可，在電力建設項目檔案信息化建設形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機開展工作。

二、檔案信息化建設過程中的常見問題

（一）重視程度不夠。對電力建設項目檔案信息化建設的重視程度不夠主要體現在以下兩點：第一，電力企業管理者對檔案管理工作不重視，這就導致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設項目檔案管理工作就會出現較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設項目檔案管理工作對電力企業發展的重要性，導致在日常工作中缺乏職業道德和責任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。

（二）資金人力投入力度少。電力建設項目的檔案規模通常都比較大，其檔案管理信息化建設需要電力企業投入較多的資金和人力，計算機的采購和檔案管理軟件的開發都需要大量的資金投入，信息化建設也少不了專業的信息人才。如果電力企業在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴重阻礙電力建設項目檔案信息化建設進程，理論無法變成現實，電力建設項目檔案管理工作的效率和質量長期不能實現質的突破。

三、電力建設項目檔案信息化建設的幾點建議

（一）加強對檔案信息化建設的重視。只有電力企業管理者充分認識到檔案信息化建設的重要性，提高對信息技術應用的重視程度，才能切實促進電力建設項目檔案信息化建設進程。隨著經濟和技術的發展，現代社會已經進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術的重視，才能不斷開發出信息技術的新功能，擴大信息技術的應用范圍。在這種形勢下，數字化檔案已經成為電力建設項目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業的大力支持下，才能將更多的信息技術諸如加密技術、網絡安全技術等應用在電力建設項目檔案管理工作中。

（二）加大檔案信息化建設的投入力度。一方面，電力企業應該投入資金來采購檔案信息化建設需要的硬件設備，最典型的就是計算機；另一方面，企業應該加大人力資源的投入力度，因為電力建設項目檔案信息化建設需要建立檔案管理網絡系統，開發檔案管理軟件，傳統的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業可以聘請專業的信息技術人才來幫助企業進行檔案信息化建設。

（三）加強檔案管理軟件的開發。檔案管理軟件開發是電力建設項目檔案信息化建設的必經途徑。傳統電力建設項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統則能在很短的時間內找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。

（四）建立健全檔案管理制度。電力企業應該根據我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設項目檔案管理各個崗位的工作職責，建立完善的檔案管理監督機制，對電力建設項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發現檔案管理中出現了嚴重疏漏，應該嚴格追究相關人員的責任。

四、結束語

在信息社會飛速發展的形勢下，檔案信息化建設已成為時代發展的必然趨勢。電力建設項目檔案信息化建設可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業應該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發電力建設項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質能力。

【參考文獻】

[1]竇麗娟.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].沈陽工程學院學報（社會科學版）,2017,3(1):97-99.

第三篇：科技檔案管理信息化建設

科技檔案管理信息化建設

摘要：信息技術的快速發展使得各行各業發生了巨大變化，將其運用于科技檔案管理上，能顯著提高管理效率和質量。因此，國家對于科技檔案管理信息化建設的發展問題越來越重視。所以，本文就對科技檔案管理的信息化建設進行分析探討，希望可以對大家日后的研究有所幫助。

關鍵詞：科技檔案；信息化；管理系統；人才

前言：近些年來，國家對于科技檔案管理的發展越來越重視，隨著計算機技術的不斷發展以及網絡技術的日益更新，檔案管理信息化已經逐漸成為一種社會的發展趨勢。因此，相關單位必須要重視科技檔案信息化的發展建設，針對當前檔案管理信息化建設中存在的相關問題采取合理的解決措施，這就需要相關單位了解并做到以下內容：科技檔案信息化建設的意義分析

要知道，由于檔案被長期保存在密封的空間內，經常會受到潮濕環境以及火災的影響，所以相關單位必須支付一定的文檔保管費用。所以，這樣的情況在一定程度上影響了檔案管理系統的整體發展。但是，由于近些年來，國家經濟的不斷發展，辦公自動化以及無紙化的出現，使得整個檔案管理工作發生了很大的變化。而這種變化也意味著檔案工作將以多種多樣的形式面向整個社會[1]。

另外，從檔案信息化的角度看，環保檔案管理的科技信息化也迫在眉睫。現今，許多的環保檔案工作人員只是將檔案管理的形式停留在一個膚淺的表面上，對信息化的理解過于狹隘。環保檔案工作人員只是一味的照搬傳統體制手法進行工作，而忽視了信息化所帶來的快捷、方便。甚至于有些地方的環保部門沒有充分按照要求進行信息化改革，只是進行口頭的講解，并未進行實際上的落實，這不僅消耗資源，不利于環保，更加阻礙了信息化建設的進程。環保檔案局科技檔案信息化建設方法

2.1 轉變思想，樹立新觀念

首先，環保檔案局的相關工作人員應該改變傳統的意識，突破自我，對信息化進程加以重視。與此同時，各地方政府應該充分進行信息化模式的調整，加強環保檔案的信息化建設，根據一系列的規章制度進行信息化改革。另外，單位人員還要根據環保局的自身發展情況，為單位內部的發展制定適合的管理體制。更重要的是，科技檔案管理人員還應該對檔案包含的文件、數據以及軟件等進行統一的管理，從而保障檔案管理信息化工作的順利進行。相關檔案管理人員還應該及時轉變自身的觀念，樹立良好的信息化意識，為整個檔案管理單位的快速發展做出更大的貢獻。

2.2 構建信息化管理系統一直以來，大多數的檔案管理單位都是采用較為傳統的檔案管理模式，雖然也可以完成檔案管理的工作，但是卻缺少一定的效率和保障。所以，在加強科技檔案管理的同時，檔案管理單位應該在內部構建一個信息化管理系統，為其信息化的快速發展打下堅實的基礎，這樣一來，檔案管理單位就可以運用高科技的管理系統，促進整個檔案管理工作的不斷發展。將信息化管理系統應用在整個檔案管理單位中，不僅可以為檔案管理人員節省一定的時間以及提高一定的工作效率，而且還可以保證整個科技檔案管理工作的安全性和永久性，這無疑是一件一舉兩得的事[2]。

2.3 重視人員培訓

相關單位的檔案管理人員要知道，加強檔案信息化建設是一個需要長期奮斗的艱巨任務，工作人員要想更好地完成任務，就必須要意識到這項工作的重要意義，并且還要不斷培養自身的專業素質和奉獻精神。尤其對當前情況而言，相關檔案單位完全可以通過培養高素質的專業人才，來促進整個檔案管理信息化工作的順利進行。更重要的是，檔案管理單位還要定期為員工安排一些專業技能培訓，讓其在不斷的鍛煉中提高自身的專業素養，以此來保證整個科技檔案管理工作的順利進行。所以，相關檔案管理部門必須要注重這點內容，為其日后快速穩定的發展打下堅實的基礎[3]。

2.4 加大資金投入

加大資金投入是環保檔案局進行科技信息化的基礎，因此，檔案管理人員就應該加大物質基礎的投入，讓環保局的工作人員和領導人員重視信息化建設。在完善合理的情況下最大化的加強信息化改造，如果某一地方政府的資金投入能力有限，也可以進行分期式的投入，首先進行硬件系統的升級，加強信息安全式的防護[4]。第二、相關檔案管理人員應該根據單位內部結構的不同特點，加強其硬件系統的建設工作，以保證其日后更快更好地發展。

2.5 重視信息化管理系統，完善信息化制度

合理科學的制度能夠保障科技信息化建設的有效運行，所以，環保部門以及檔案建設部門應該全力改善信息化體制，確保在日常生活以及工作過程當中都能實現科學信息化。安全對于檔案管理信息化具有十分重要的意義。一個穩定的網絡平臺，對于科技檔案管理信息化的發展有著尤為重要的作用。所以，相關檔案管理人員必須要重視信息化管理系統的安全管理工作，時刻提高自身的安全管理意識，并且檔案管理人員還要擁有較高的警惕性，了解安全管理對檔案管理信息化的重要意義。檔案管理人員還可以采取身份認證、使用殺毒軟件等方式，對科技檔案管理系統進行嚴格管制，以此來保證整個科技檔案管理信息化工作的順利進行[5]。

結束語：

總而言之，由于經濟水平以及科技水平的不斷發展，國家對于檔案管理信息化的建設問題越來越重視，它對于我國經濟的整體發展有著十分關鍵的作用。實現檔案管理信息化，不僅可以在很大程度上保證檔案管理單位的工作效率，還可以提高其工作的科技水平。更重要的是，檔案管理單位還要重視檔案管理工作的安全問題，加強安全管理體制，為檔案的保密性做出更多的努力，真正地將管理檔案的重要價值發揮出來。這樣一來，不僅可以在一定程度上促進我國檔案管理單位的不斷發展，而且還可以提高其整體的工作效率，最終為我國的整體發展打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]許麗英.淺談科技檔案管理信息化建設[J].企業文化（下旬刊），2015（2）：195-195.[2]龔霞，鐘霞.淺談科技檔案管理信息化建設[J].沿海企業與科技，2011（9）：19-20.[3]張永寬.科技檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2014，12（8）：232.[4]管意.科技檔案管理信息化建設芻議[J].大陸橋視野，2014（22）：92-93.[5]邢惠杰.科技檔案管理信息化建設微探[J].魅力中國，2013（19）：14-14.

第四篇：檔案管理及信息化建設匯報

國電赤峰化工有限公司

檔案管理及信息化建設匯報材料

國電赤峰化工有限公司在國電蒙能公司有關部門的指導下，緊緊圍繞企業發展和工程建設中心工作任務，認真貫徹落實國家和集團公司有關法律和規定，著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作，努力促使公司檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規范化、制度化的管理軌道，各類檔案的管理和現代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效，現將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下：

一、檔案管理及信息化建設基本現狀

（一）、人員設施投入初具規模，基本滿足企業基建階段需要。在目前公司基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下，公司高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面，公司目前設有專職檔案管理人員兩人，臨時檔案管理辦公室一間，臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面，公司設有專職人員2人，建設了樹狀拓撲結構內部局域網，實現光纜進戶，出口帶寬為8MB，現有20平米中心機房一處，機房配有華為百兆防火墻一臺，物資系統、財務系統、檔案系統專用服務器3臺，網絡終端計算機總數超過200臺，配有北京金和軟件股份有限公司OA辦公系統。檔案管理軟件已經采用北京東方飛揚軟件公司開發的檔案管理系統，目前正在于前期培訓階段。物資系統軟件目前已經完成系統構架的部署、基礎數據的錄入、流程測試等基礎性工作，投入試運行。

（二）、及時建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規范。化工公司是新建企業，為了盡快規范檔案及信息管理，促進工程建設進展，公司及時制定了《國電赤峰化工有限公司建設項目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》，并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團公司檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規章制度，確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。

（三）、加強基建階段檔案整理，維護企業歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現前期資料不全和歸檔責任不清等問題，在時間緊、任務重、人員少等不利條件下，公司檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況，參加各項工程的竣工驗收會，做好設備開箱登記工作，認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。具體做好了以下幾個方面的工作：一是對公司成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作；二是對已經完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能公司的要求逐漸把招投標文件目錄標準化，規范化；三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷；四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區道路、廠區臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作，并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷；五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。

（四）、提高檔案利用效率，服務工程建設大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為公司工程建設和中心工作任務服務。公司檔案工作開展以來，大力開發檔案信息資源，規范檔案利用行為，促進檔案有效地為工作建設服務，一年多來公司檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復印資料20000多張。

（五）、注重人員業務培訓，不斷提高管理水平。長期以來，公司非常重視檔案工作，今年3月份公司組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察；5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業務培訓班，系統地學習了檔案管理學等專業課；6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念，為進一步做好公司檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。

二、檔案管理及信息化建設面臨問題

（一）、公司工程建設當中有些項目是邊設計，邊招標，邊施工工程，個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規范等問題。

（二）、化工行業檔案分類方案與電力企業檔案分類方案有所不同，我公司是國電集團的第一個化工項目，檔案分類過程中存在系統之間的差異，目前公司檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類，大的類別不違背電力系統分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導，進一步明確工作標準。

（三）、由于公司正處在全面建設時期，辦公樓還沒有竣工，檔案庫房是臨時的，面積較小，各項安全防護設施還不齊全，所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。

（四）公司通信系統及計算機網絡維護人員專業水平較低，還不能完全滿足現代化煤化工企業的發展需要。

三、下一步工作思路

（一）、進一步加大資金投入。下半年公司辦公樓將竣工，我們將按國家檔案管理的有關標準，規劃公司未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備，提前做好各種設備采購計劃，確保公司檔案工作盡快步入正軌。

（二）、進一步重視信息安全。公司將認真強化內部管理，建立建全管理制度和崗位責任制，把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人，加強涉密檔案的管理，切實做好檔案信息系統安全保密工作。定期進行異機備份，做好各種數據保護，保證服務器安全，網絡安全，加強計算機病毒防護。

（三）、加強檔案管理人員業務培訓。為進一步加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，以適應現代化化工企業新形勢下的檔案工作，公司將不斷加強各級人員的培訓，提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質及業務能力。

（四）、加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業信息化建設意義的宣傳，不斷強化各級人員檔案意識，在日常工作中不斷積累資料，養成誰經辦誰歸檔的好習慣，確保公司檔案的齊全、完整。

化工公司雖然在較短的時間內建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業基建階段需求，但我們清醒地認識到，目前化工公司的檔案管理與信息化建設工作與國內優秀企業相比仍有巨大差距。尤其是公司創建全國一流化工企業的戰略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求，如何滿足企業發展的需求，如何為領導提供決策支持，如何通過信息化的應用進一步提高公司的管理水平等都是我們現在和將來要考慮解決和實施的重要工作內容。我們將在總結經驗的基礎上，虛心學習，科學規劃，為項目順利投產，早日實現全國一流化工企業的目標提供強大的信息支撐。

第五篇：淺談學校檔案管理信息化建設

淺談學校檔案管理信息化建設

來源：呼死你 http://www.tmdps.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進行闡述，力圖進一步推進學校檔案管理的信息化。

關鍵詞：學校 檔案管理 信息化 中圖分類號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發展的必由之路。

1檔案信息化的內涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進信息化建設。

2檔案信息化建設策略 2-．1提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案信息資源的開發。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發奠定基礎。

2．2 著力提高檔案標準化、規范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機房、庫房等)的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。

2．3 抓好學校檔案數據庫的建設目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。

數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

2．4 搭建學校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業和計算機管理方面的專業人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。

2．5加強橫向聯合，實現信息資源共享學校部門多，人員復雜，學生流動性強。

因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個完整的校園信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

3．2解決辦法(1)加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的學校教育工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。

(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。

(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。