第一篇：對企業檔案管理信息化建設的有關探析

對企業檔案管理信息化建設的有關探析

【摘要】近幾年，企業檔案管理信息化已經是社會信息化的發展必然趨勢，也是企業給社會服務的能力提高、企業生產經營必然的選擇。本次全面分析了現階段企業檔案信息化管理問題與缺陷，提出企業檔案的管理實施信息化管理的策略，以促進企業發展與進步。【關鍵詞】企業檔案;信息化建設;對策

1.前言

在進行企業檔案的信息化管理時，需要把信息化技術的建設當做核心，應用信息技術方式將檔案管理的水平提高。而且在企業檔案的管理中應用信息化技術，可以促進檔案管理的模式轉向信息化與數字化的模式，同時能夠應用企業內部的局域網構建檔案信息化的管理體系，對檔案管理進行完善。與傳統檔案的管理模式相比，有著明顯的優勢，可以提高企業檔案的管理效率。

2.現階段企業檔案信息化管理問題與缺陷

2.1相關檔案管理者保密意識與安全意識不強

伴隨計算機互聯網技術應用和普及，在很大程度上為企業檔案的管理帶來快捷和便利，同時也使得檔案管理之中不足和漏洞顯現，導致檔案存在涉密和安全問題。在檔案的信息化管理中，很多都是企業涉密的內容，主要包含商標檔案、關鍵數據以及企業產品的專利等，一旦管理者沒有較強的安全意識，容易導致企業信息出現安全問題[1]。2.2檔案的管理者綜合素質不高

目前，企業檔案的管理還處在傳統管理向信息管理過渡的階段，檔案管理者應用具有高素質。但是，當下很大一部分檔案管理人員技術水平不高，對于計算機互聯網技術的操作不夠熟悉，無法符合現代化檔案的信息化管理要求。即便企業現代化信息處理的設備比較齊全，也沒有被有效利用，這在某種程度上導致資金設備浪費[2]。

2.3檔案的信息化水平不高并且是粗放式管理

在企業的檔案管理之中，一人、一級、一室檔案的模式不常見，依然采取傳統文檔管理的方式，這種管理方式無法滿足檔案的應用和查找需求。此外，文檔的內容至簡單存錄于計算機中，并且存錄檔案以前，沒有有效甄別，缺乏消毒與防護，沒有及時處理逾期文檔。尤其粗放式檔案管理的工作效率不高，在某種程度上浪費了信息資源，加之，檔案管理所用計算機的功能不夠多樣化，容易出現物力、人才以及資金浪費[3]。2.4檔案的信息化管理建立步伐不快

由于檔案的信息建設發展緩慢，特別是民營企業以及中小型企業，即便近幾年企業獲得較好的發展，給國民經濟的發展做出巨大的貢獻，但是在檔案的信息化建設方面，還有諸多問題。此外，由于企業領導沒有充分認識到檔案信息化的管理，導致信息化的建設受到制約，并且檔案管理仍然使用傳統模式進行管理，導致企業發展受到影響。

3.企業檔案的管理實施信息化管理的策略

3.1對檔案的信息數據采集制度進行完善

企業若想做好檔案信息化的管理工作，需要保證檔案信息的資源采集規范化以及標準化。其一，企業應在標準化的基礎上，嚴格根據國家相關規定落實標引與著錄的工作；其二，企業的檔案規范化管理，需要根據國家的質量認證系統進行規范，同時對企業檔案信息進行規范管理，一般是在計算機檢索、管理以及電子文檔方面進行規范化的管理。應用規范化與標準化管理，確保企業檔案的管理向著良性的發展進展，企業檔案的信息管理人員需要落實系統安全的工作，確保信息檔案的有效性。3.2確保檔案信息完整性以及安全性

若想提高企業檔案的信息價值，前提就是抱著信息安全性，表現在企業檔案的信息管理體系軟件安全與硬件安全方面，同時需要保證信息傳播安全性。首先，企業應該針對檔案的管理硬件、機房以及軟件方面，擬制安全管理的制度，應用安全制度構建相關系統，對計算機安全進行保護。其次，在檔案信息的管理系統選擇時，需要嚴格根據標準來執行，不可以為降低資金的投入而降低選擇標準。再次，信息化互聯網管理的平臺只可以在企業內部進行使用，同時將數據庫的保密工作做好。最后，對企業的檔案各種信息資源制定等級保護的制度。

3.3強化企業檔案保密性和互聯網安全性

伴隨檔案的信息化發展和完善，在很大程度上給企業檔案的管理工作帶來快捷和便利，但是在另一方面由于檔案信息保密性以及安全性會涉及到企業安危、生存和發展，所以需要引起企業的重視。在企業檔案信息化的建設步伐推進背景下，需要強化對企業檔案辦公所用相關設備與計算機管理使用，一些涉密檔案自動化的辦公系統以及電子設備等，需要與保密要求相符，同時對互聯網和計算機的信息系統應用物理隔離方式，以便對涉密信息進行處理。企業要嚴格規定不可以應用互聯網技術對企業涉密信息進行傳遞，為了確保檔案的管理人員個人隱私不被透露，在培訓企業檔案的管理人員職業道德以及安全意識時，相關主管部門應該嚴格落實相關獎懲制度，以便對檔案信息化的管理工作進行約束。

3.4對信息化的管理規章制度進行完善

企業檔案部門需要強化檔案的信息化建設，對信息化的管理規章制度進行完善，擬制檔案管理監督的制度、文檔一體化的制度、機房的管理體制、歸檔的制度、互聯網安全管理的制度、保密的制度、備份的制度以及鑒定的制度等，同時制度操作的管理制度以及軟硬件管理的制度，并保證所制定制度具有較強的操作性，以便對檔案管理的工作進行約束，保證檔案管理工作正常進行。企業需要強化對檔案的信息數據規范化與標準化的管理，各個企業在建設檔案的信息化管理時，需要嚴格按照當地規范來執行，保證數據檔案的資源共享、格式統一、長期可讀以及數據規范。在加工數字化的檔案以前，需要獲得相關的檔案部門認可，同時在業務監督和指導下進行。

4.結語

總之，企業需要按照當前的發展情況與自身特點，對企業的檔案管理理念進行調整。而在企業的信息化建設中，檔案的信息化建設屬于一個關鍵性部分，也是檔案的管理工作之中的一種新方式，屬于知識經濟下必然的產物。此外，在企業的管理之中實施信息化的管理，在很大程度上可以促進企業的信息管理發展，給企業經營與生產提供服務。并且實施檔案的信息化管理，能夠保證相關信息數據的有效性與準確性，繼而提高檔案管理的效率。【參考文獻】

[1]施秀敏.讓檔案更好地服務于企業 ——淺淡檔案信息化建設[J].商情,2016,17(47):87,78.[2]李鳳梅.企業財務檔案管理信息化存在的問題及對策分析[J].黑龍江史志,2014,21(07):125-125.[3]趙秀麗,田欣.加快檔案信息化建設步伐促進企業檔案管理現代化建設進程[J].科技資訊,2014,12(22):244-245.

第二篇：我國企業檔案管理的信息化建設探討

我國企業檔案管理的信息化建設探討

1.前言

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。

2.我國企業檔案管理信息化建設的現狀

2.1檔案管理信息化建設的發展概況 世紀90 年代中期以來，中國企業的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統紛紛建成、運行。企業開始建立使用辦公自動化（oa）系統、erp 系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。信息化建設使得企業在各項生產、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，沒有及時應對，結果造成大量的檔案資源流失。曾經發生企業員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。

2.2檔案管理信息化模式實效不高

一些企業檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理。然后，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。

2.3檔案管理信息化標準、規范工作不足

早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業檔案信息工作的進程。

2.4檔案信息管理人員的素質有待提高

檔案信息電子化就需要現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。

2.5企業歸檔方式的現狀

2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文發文處理應遵循草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序；收文處理應遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統地體現檔案工作流程，但是隨著政務信息化建設步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網上辦公變成現實，如果運用網上辦公，一個文件可同時發送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關公文處理辦法》所規定的收文與發文程序將發生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發文中的繕印、用印以及分發程序將由鍵盤和鼠標來完成。以傳統的紙質材料為載體的檔案工作要應對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉變。

3.加強企業檔案管理的信息化建設

3.1加強企業檔案管理信息化的益處

1．大多數基層檔案室，計算機的應用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率。

2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。

3．檔案信息化，是一次投入，多次產出的，這樣改變了信息加工受經費限制的局面。

4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響。

5．檔案信息化有效減少了紙質檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。

3.2加強企業檔案管理信息化的基礎設施建設

針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。

3.3實現傳統檔案的電子化和信息化

企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。

3.4實現企業信息檔案的網絡化

企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。

3.5要樹立文檔一體化意識

我們認為文檔一體化的實質是：把現代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經常性對文書工作人員進行檔案業務指導，使其明確歸檔范圍。

4.加強檔案管理體制的創新

4.1檔案管理機制創新主要在于精簡

任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步，檔案管理的方法要創新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業檔案管理。通過計算機網絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。

4.2檔案管理的機制創新的關鍵是高效

企業就是要創利潤，無論經濟體制改革、轉換機制，都是為了經濟利益和社會效益。檔案管理也應該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的保障之一。

5.結語

總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求,各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現自動化、數字化、網絡化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。

第三篇：淺談學校檔案管理信息化建設

淺談學校檔案管理信息化建設

來源：呼死你 http://www.tmdps.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進行闡述，力圖進一步推進學校檔案管理的信息化。

關鍵詞：學校 檔案管理 信息化 中圖分類號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發展的必由之路。

1檔案信息化的內涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進信息化建設。

2檔案信息化建設策略 2-．1提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案信息資源的開發。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發奠定基礎。

2．2 著力提高檔案標準化、規范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機房、庫房等)的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。

2．3 抓好學校檔案數據庫的建設目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。

數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

2．4 搭建學校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業和計算機管理方面的專業人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。

2．5加強橫向聯合，實現信息資源共享學校部門多，人員復雜，學生流動性強。

因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個完整的校園信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

3．2解決辦法(1)加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的學校教育工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。

(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。

(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。

第四篇：文書檔案管理信息化建設淺談

文書檔案管理信息化建設淺談

摘要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發展才能適應這瞬息萬變的社會。現在，一個新的發展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對

引言

近幾年來計算機技術得到了飛速的發展，高速緩存的大存儲空間的檔案影星管理系統也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達到的是實現檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關信息的狀態，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點恰好為這一設想的實現提供了一個好機會。

一、傳統文書檔案管理的缺陷

1.1傳統文書檔案管理不能實現實時共享

由于在傳統文書管理的系統下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費時間又需要耗費人力，人工工作難免對時效性有所影響。如出現身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質文檔的數量有限，無法滿足多人同時使用的需求，如果出現使用高峰期便需要排隊等候使用的情況，無疑這將使文檔的時效性大打折扣。

1.2傳統文書管理既復雜又繁瑣

傳統的文書檔案室紙質的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進行登記，而登記過程的復雜與繁瑣也是令體會過的人深感無奈。

1.3傳統文檔極易受損，保存難度大

紙張是大多傳統文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價值。對其保存便成為一項艱難的任務。另外傳統的紙質檔案在翻閱與移動過程中不可避免的會造成損壞，極不易保存。因此在傳統文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書檔案實現信息化管理的好處

2.1 辦公及使用效率高，文檔時效性強 計算機強大的計算力量在文書檔案管理的過程中發揮了重要的作用，它已經完全取代傳統的手工操作。在傳統的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規范相關內容、檔案使用的持久性、等要求，或是對分類統計需準確無誤的要求。對于工作人員而言都是艱巨的任務。但是，有了計算機中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強了文檔的時效性，使傳統文書檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。

2.2電子文件能夠長期且穩定地保存下來

傳統的文檔由于是紙質的，所以保存的時間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發展的時代，我們已經能夠隨時隨地地通過一些外圍設備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環境影響小等特性使電子文件的保存具有穩定性與長久性。

2.3文檔信息得到充分共享

在傳統的文書檔案管理系統下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”,管理員可以根據檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠實現與其他信息系統的相互聯系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態。使文檔信息得到充分的共享。

2.4提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質的，因此會經常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風險也比較大，對檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計算機技術來對文件實現信息化管理的話，就可以直接通過因特網來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書檔案信息化管理系統的大概構成和解決的問題

文書檔案管理信息系統由各種相關聯的程序、該系統的數據庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實現的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權限授予不同的登陸者，以此來實現不同管理人員對文檔的不同操作。不同的功能模塊實現不同的功能，他們各自負責自己的工作，但彼此之間又互相聯系。系統的數據庫可以用來存儲該系統所有文檔的相關信息。數據庫是文檔信息化管理系統的核心，它的一切操作都是以數據庫為基礎來進行的。當用戶需要紙質版的文檔的時候，打印系統就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進行預覽并最后打印出紙質文件。

四、文書檔案管理信息化建設存在的問題

4.1電子文件保密性受限制

電子檔案的內容變化多端，所以說它的穩定性反倒不如紙質檔案。并且黑客等網絡黑手的出現時電子文件存在安全隱患。而且假如出現有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認檔案是否真實。

4.2需要專業的人員來對電子檔案進行管理

要想實現對電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業人員來擔任這項工作。有人會說，我以前管理過紙質檔案，在檔案管理方面有著豐富的經驗，或者說是IT界的一名大神，掌握計算機個各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統的檔案管理方法同先進的計算機技術結合在一起，因此我們所需要的是一種復合型的人才，是那種能夠把理論知識和先進的計算機技術結合在一起來對電子檔案管理系統進行管理的人。而現在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現代化設備已經被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發揮他們應有的價值，而對檔案的管理工作也稱不上信息化。

五、應對方法

5.1信息化系統內、外網隔離

我們系統內部的網絡都是我們管理人員的工作區域，而外網上的各種隱患才是對我們電子檔案管理系統最致命的傷害，因此我們課在內網和外網之間設置物理隔離，這也是一種性價比最高的解決方法。隔離防護第一層的實現是由路由器來實現的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務。在所有訪問內網的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動忽略那些篩選掉的IP的訪問請求。防火墻則擔任第二層防護任務。防火墻的認證機制可以幫助我們實現這個功能。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；將所有經過防火墻的痕跡都保留下來；對網絡攻擊的檢測和告警。

5.2提高檔案人員的綜合素質

首先要提高管理系統硬件設施方面的標準，只有將硬件設施的標準提上來，管理人員才有機會接觸到這些先進的思想和技術，繼而學習掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時俱進，積極充實自己的大腦，學習先進的技術，保證讓自己能夠始終走在社會的最前列。同時，相關單位也要多組織員工進行學習，加強員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學習程度的好壞來作為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實力。

六、結束語

文書檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們去不斷思考的。在信息化技術盛行的當下，傳統的紙質檔案已經不再符合社會的發展需求。因此，實現文書檔案的信息化管理是一個必然的事件，我們也要利用信息化管理這個強有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠保留下來。

參考文獻

[1]湯穎．淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技風,2014-09-11.[2]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情：教育經濟研究，2008-08-11.

第五篇：檔案管理及信息化建設匯報

國電赤峰化工有限公司

檔案管理及信息化建設匯報材料

國電赤峰化工有限公司在國電蒙能公司有關部門的指導下，緊緊圍繞企業發展和工程建設中心工作任務，認真貫徹落實國家和集團公司有關法律和規定，著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作，努力促使公司檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規范化、制度化的管理軌道，各類檔案的管理和現代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效，現將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下：

一、檔案管理及信息化建設基本現狀

（一）、人員設施投入初具規模，基本滿足企業基建階段需要。在目前公司基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下，公司高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面，公司目前設有專職檔案管理人員兩人，臨時檔案管理辦公室一間，臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面，公司設有專職人員2人，建設了樹狀拓撲結構內部局域網，實現光纜進戶，出口帶寬為8MB，現有20平米中心機房一處，機房配有華為百兆防火墻一臺，物資系統、財務系統、檔案系統專用服務器3臺，網絡終端計算機總數超過200臺，配有北京金和軟件股份有限公司OA辦公系統。檔案管理軟件已經采用北京東方飛揚軟件公司開發的檔案管理系統，目前正在于前期培訓階段。物資系統軟件目前已經完成系統構架的部署、基礎數據的錄入、流程測試等基礎性工作，投入試運行。

（二）、及時建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規范。化工公司是新建企業，為了盡快規范檔案及信息管理，促進工程建設進展，公司及時制定了《國電赤峰化工有限公司建設項目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》，并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團公司檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規章制度，確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。

（三）、加強基建階段檔案整理，維護企業歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現前期資料不全和歸檔責任不清等問題，在時間緊、任務重、人員少等不利條件下，公司檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況，參加各項工程的竣工驗收會，做好設備開箱登記工作，認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。具體做好了以下幾個方面的工作：一是對公司成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作；二是對已經完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能公司的要求逐漸把招投標文件目錄標準化，規范化；三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷；四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區道路、廠區臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作，并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷；五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。

（四）、提高檔案利用效率，服務工程建設大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為公司工程建設和中心工作任務服務。公司檔案工作開展以來，大力開發檔案信息資源，規范檔案利用行為，促進檔案有效地為工作建設服務，一年多來公司檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復印資料20000多張。

（五）、注重人員業務培訓，不斷提高管理水平。長期以來，公司非常重視檔案工作，今年3月份公司組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察；5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業務培訓班，系統地學習了檔案管理學等專業課；6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念，為進一步做好公司檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。

二、檔案管理及信息化建設面臨問題

（一）、公司工程建設當中有些項目是邊設計，邊招標，邊施工工程，個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規范等問題。

（二）、化工行業檔案分類方案與電力企業檔案分類方案有所不同，我公司是國電集團的第一個化工項目，檔案分類過程中存在系統之間的差異，目前公司檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類，大的類別不違背電力系統分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導，進一步明確工作標準。

（三）、由于公司正處在全面建設時期，辦公樓還沒有竣工，檔案庫房是臨時的，面積較小，各項安全防護設施還不齊全，所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。

（四）公司通信系統及計算機網絡維護人員專業水平較低，還不能完全滿足現代化煤化工企業的發展需要。

三、下一步工作思路

（一）、進一步加大資金投入。下半年公司辦公樓將竣工，我們將按國家檔案管理的有關標準，規劃公司未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備，提前做好各種設備采購計劃，確保公司檔案工作盡快步入正軌。

（二）、進一步重視信息安全。公司將認真強化內部管理，建立建全管理制度和崗位責任制，把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人，加強涉密檔案的管理，切實做好檔案信息系統安全保密工作。定期進行異機備份，做好各種數據保護，保證服務器安全，網絡安全，加強計算機病毒防護。

（三）、加強檔案管理人員業務培訓。為進一步加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，以適應現代化化工企業新形勢下的檔案工作，公司將不斷加強各級人員的培訓，提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質及業務能力。

（四）、加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業信息化建設意義的宣傳，不斷強化各級人員檔案意識，在日常工作中不斷積累資料，養成誰經辦誰歸檔的好習慣，確保公司檔案的齊全、完整。

化工公司雖然在較短的時間內建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業基建階段需求，但我們清醒地認識到，目前化工公司的檔案管理與信息化建設工作與國內優秀企業相比仍有巨大差距。尤其是公司創建全國一流化工企業的戰略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求，如何滿足企業發展的需求，如何為領導提供決策支持，如何通過信息化的應用進一步提高公司的管理水平等都是我們現在和將來要考慮解決和實施的重要工作內容。我們將在總結經驗的基礎上，虛心學習，科學規劃，為項目順利投產，早日實現全國一流化工企業的目標提供強大的信息支撐。