第一篇：基于信息化與知識管理的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理

基于信息化與知識管理的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理

深圳,上海,北京開課；課程時長：2天 ；詳細公開課會務信息請登陸森濤培訓網(wǎng)查看

適合對象：

各企事業(yè)單位檔案管理研究者、人力資源經(jīng)理、人事行政專員、技術開發(fā)人員、資料管理中心人員、科室主任及部門經(jīng)理，各類檔案管理專員等、文控人員與部門文員、工程檔案資料員等---《基于信息化與知識管理的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)構建高級研修班》

課程背景：

21世紀是一個信息時代，互聯(lián)網(wǎng)時代！信息技術的飛速發(fā)展與應用的時代，不僅深刻地影響著人類的生活方式和工作方式，也影響卓企業(yè)管理的方式，而且深刻地改變?nèi)祟惖闹R和信息交流，信息化和知識管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的一個戰(zhàn)略發(fā)展趨勢。企業(yè)檔案管理是知識管理系統(tǒng)的重要基礎，信息化是檔案管理現(xiàn)代化的標志。然而，許多企業(yè)各種檔案均處于手工原始管理，甚至分類不科學，標準不規(guī)范，收集歸檔不及時，歸檔混亂，查找困難，丟失等等，本課程旨導入信息化管理與知識管理新思維，新原理，通過對檔案管理觀念創(chuàng)新和信息化檔案管理的工具方法論、流程和操作實務的全面學習，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng)和檔案管理工作效能，為企業(yè)建立信息化、規(guī)范化、標準化、流程化的全面檔案管理系統(tǒng)打造基礎！培訓目標：

系統(tǒng)學習掌握基于信息化和知識管理的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的研修實務，通過本課程，可實現(xiàn)：

◇ 學習掌握企業(yè)知識管理與檔案信息化原理，建立信息化的知識與檔案管理的新思維，提高對現(xiàn)代檔案管理的重要性和創(chuàng)新意義的認知。

◇ 全面掌握企業(yè)檔案管理信息化管理的科學規(guī)劃和信息化檔案管理職能設計、落實的科學方法，建立高效管理和與時俱進的基礎；

◇ 掌握基于信息化的企業(yè)檔案管理科學分類方法、精益細操作流程與實務，提高企業(yè)檔案的信息化規(guī)范和系統(tǒng)化水平和規(guī)范應用基礎；

◇ 掌握企業(yè)檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應用、鑒別和銷毀、總結改進的全流程和全國的規(guī)范方法，提高企業(yè)檔案管理的規(guī)范水平和管理效率；

◇ 掌握檔案的保護、查閱、使用等操作標準和技巧，提升檔案調(diào)閱查找準確度和速度與應用效率；

◇ 為企業(yè)建立規(guī)范化、科學化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，建立企業(yè)知識管理暨信息化檔案管理體系打造基礎！課程特點：

理論精講與實務演練、案例研討與互動結合；講師20多年經(jīng)驗分享與輔導，提供實用有效的模板，提供基于信息化和知識管理的企業(yè)全面檔案管理規(guī)劃參考方案。培訓時間: 2天（12H）課程大綱： 為企業(yè)提供精品培訓課程――森濤培訓官方網(wǎng)站stpxw。com

引子：一個老板的困惑---企業(yè)檔案管理的困惑

上篇：原理理念與制度體系篇

第一章：基于新時期企業(yè)知識暨信息化管理的新認知

1.1檔案的沿革及其發(fā)展趨勢：知識管理與信息化管理的檔案管理 1.2 新時期現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理理念及創(chuàng)新

1.3 企業(yè)檔案管理如何信息化？如何知識管理化？

案例分享： 企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展趨勢圖及企業(yè)知識分布圖 第二章：現(xiàn)代企業(yè)檔案及檔案管理概述

2.1什么是檔案？檔案的核心要素和重要作用 2.2企業(yè)檔案及企業(yè)檔案管理的涵義、特點 2.3企業(yè)檔案管理的作用及目的 2.4企業(yè)檔案的類型及特點 2.5企業(yè)檔案管理的發(fā)展

案例互動：企業(yè)檔案管理的價值

第三章：基于信息化管理和知識管理的企業(yè)檔案管理制度體系規(guī)劃 3.1 基于知識管理的企業(yè)檔案管理制度體系規(guī)劃 3.2 檔案管理流程梳理與設計、指引編制 3.3 檔案管理組織與崗位職能設計 3.4企業(yè)檔案管理的法定責任解讀 3.5企業(yè)檔案管理人員的角色與任務 案例互動： 檔案管理組織、流程圖設計

第四章：企業(yè)檔案管理信息化建設 4.1檔案信息化及其發(fā)展回顧

4.2企業(yè)檔案管理信息化是指什么？ 4.3企業(yè)檔案信息化建設核心內(nèi)容概述 4.4如何實現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化

4.5企業(yè)檔案管理信息化的軟件開發(fā)與網(wǎng)絡建設 4.6企業(yè)檔案管理信息安全預防與管理

案例：《全國檔案信息化建設實施綱要》等相關規(guī)章解讀、互動：檔案管理信息化誤區(qū) 第五章：企業(yè)檔案庫（室）的規(guī)劃與管理 5.1檔案室（庫）的要求 5.2檔案室（庫）的規(guī)劃 5.3檔案室（庫）的管理

※【案例分享】： 某企業(yè)檔案庫圖 中篇：基礎實務與操作篇

第六章：企業(yè)各類檔案產(chǎn)生節(jié)點識別要領 6.1紙質(zhì)檔案產(chǎn)生節(jié)點識別

6.2辦公自動化的歸檔文件處理節(jié)點識別 為企業(yè)提供精品培訓課程――森濤培訓官方網(wǎng)站stpxw。com

6.3其他外來檔案歸檔節(jié)點識別

※【案例分享練習】：文書檔案產(chǎn)生的流程節(jié)點識別 第七章：企業(yè)檔案管理的內(nèi)容、分類與標識規(guī)范 7.1企業(yè)檔案管理的內(nèi)容規(guī)范

7.2企業(yè)檔案管理的分類與標識規(guī)范 案例互動：企業(yè)檔案分類規(guī)范表

第八章：企業(yè)檔案的收集、分類

8.1檔案的識別與定義：檔案與文件的區(qū)別、件的定義 8.2檔案的收集與識別 8.3檔案的分類組卷 8.4檔案的排列編頁

案例互動：檔案的收集識別

第九章：企業(yè)檔案的立卷、標識

9.1檔案立卷與案卷的涵義、立卷的意義 9.2檔案立卷的原則和方法 9.3案卷的編目（標識）9.4案卷的整理裝訂 9.5填寫案卷 案例互動： 立卷

第十章：企業(yè)檔案的編錄歸檔 10.1 檔案的目錄編制 10.2 檔案的裝盒 10.3 入庫上柜（架）案例互動：目錄編制

第十一章：企業(yè)檔案借閱應用與鑒定銷毀 11.1企業(yè)檔案日常保管維護 112企業(yè)檔案的應用

11.3企業(yè)檔案的鑒定與銷毀 案例互動： 檔案的鑒定 下篇：專項檔案實務篇

第十二章：企業(yè)人事（員工干部）檔案管理

12.1企業(yè)人事（員工干部）檔案的定義、特點、價值、意義 12.2企業(yè)人事（員工干部）檔案管理的歸檔要求 12.3企業(yè)人事（員工干部）檔案管理的范圍與期限 12.4企業(yè)人事（員工干部）檔案立卷、標識方法 12.5企業(yè)人事（員工干部）檔案的歸檔、保管 12.6企業(yè)人事（員工干部）檔案的應用與銷毀

案例互動：員工檔案鑒定銷毀、選育用留人才如何應用員工檔案信息？ 為企業(yè)提供精品培訓課程――森濤培訓官方網(wǎng)站stpxw。com

第十三章：企業(yè)工藝技術檔案管理

13.1工藝技術檔案概述(定義、特點、范圍分類)13.2工藝技術檔案形成及管理特點、質(zhì)量要求 13.3工藝技術檔案的收集與鑒別

13.4工藝技術檔案的整理（整理原則、分類、組卷、排列、編目）13.5工藝技術檔案的歸檔與保管應用、鑒定銷毀

案例互動：科技項目歸檔文件目錄式樣、技術工藝檔案鑒別 第十四章：企業(yè)電子文檔管理 14.1 電子文檔的定義及特點 14.2 電子文檔管理的原則 14.3 電子文檔管理的基本方法 14.4 電子文檔管理的程序與指引

14.5 電子文檔管理的借閱使用與鑒定銷毀 案例互動： 鑒定銷毀

第十五章：企業(yè)經(jīng)濟合同與客戶檔案管理

15.1 企業(yè)經(jīng)濟合同檔案含義、特點及構成內(nèi)容 15.2 企業(yè)合同及客戶檔案歸檔要求及期限規(guī)定 15.3 企業(yè)經(jīng)濟合同及客戶檔案分類與標識

15.4 企業(yè)經(jīng)濟合同及客戶檔案的整理、立卷、歸檔 15.5 企業(yè)經(jīng)濟合同及客戶檔案的借閱應用管理 案例互動： 經(jīng)濟合同歸檔案例

第十六章、企業(yè)工程檔案管理

16.1工程檔案定義、特點、范圍、作用 16.2工程檔案形成及分類

16.3工程檔案管理責任與職責界定及管理制度化 16.4工程檔案的收集與鑒定(范圍、方法、質(zhì)量要求)16.5工程檔案的組卷、排列、編目 16.6工程檔案的驗收與移交、注意事項

案例分享： 工程檔案管理流程、影響預結算的資料識別

結語：知識既是生產(chǎn)力又是競爭力。信息化、規(guī)范化、科學化的檔案管理是企業(yè)的知識管理的核心基礎！做好檔案管理，就能讓您的企業(yè)知識百分之百的立方。

● 講師簡介：

博文（Bowen）老師

◎資深咨詢師◎資深人力資源專家◎精益管理專家◎高級培訓師、金牌講師有20多年的企業(yè)管理、管理咨詢、教育與培訓實踐經(jīng)驗。專注于企業(yè)精益管理與精益生產(chǎn)管理咨詢服務，專注于人力資源管理，流程優(yōu)化和企業(yè)教育訓練、員工素質(zhì)培訓。

教育背景：中南財大與中科院研究生院、管理學碩士。咨詢項目背景：

具有跨國IT、電子、汽車零部件、船舶重工、五金家具、膠合板、玩具服裝、陶瓷等制造企業(yè)及金融證券、服務業(yè)、房地產(chǎn)及物業(yè)管理、移動通訊等行業(yè)企業(yè)培訓、咨詢改善項為企業(yè)提供精品培訓課程――森濤培訓官方網(wǎng)站stpxw。com

目經(jīng)驗。主要課程：

☆精益人力資源管理系列 ☆企業(yè)績效管理與績效文化系列

☆精益管理系統(tǒng)設計與優(yōu)化系列 ☆管理者的選育用留系列 ☆管理素質(zhì)與管理技能提升訓練系列 ☆專案(項目)管理系列

☆執(zhí)行力與跨部門高效溝通系列

☆問題分析與解決方法系列

☆精益生產(chǎn)6S與生產(chǎn)安全管理

工作背景：

有20多年在政府外經(jīng)貿(mào)部門、大型外資（新資，港資，臺資）上市企業(yè)高層管理、6年管理咨詢顧問的工作經(jīng)歷，曾任職行政財務總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、教育訓練中心負責人、董事長助理、總經(jīng)理助理、總裁助理。曾任職的主要機構：政府外經(jīng)貿(mào)局及國有大型股份公司、大型港資臺資新加坡上市企業(yè)，包括：新加坡IPC 集團（新資上市）、億勝集團（新資上市）、億勝生物科技（港資上市）、PTS 集團（臺資上市）、MOXELL 公司（摩托羅拉合作公司）。咨詢教育訓練成功案例：（尚未詳列）

深圳發(fā)展銀行、中國鋁業(yè)集團、聯(lián)想集團（惠陽）、世紀天元礦業(yè)（港資）、福建興業(yè)銀行、江西省電信、山東常林集團、華潤集團、建行澳銀基金公司、云南文山移動、深圳名雕裝飾集團、山東銀仕來紡織集團、廣州森大外貿(mào)公司、深圳移動、深圳寶裕集團、江蘇韓通船舶重工、廣東溫氏集團、深圳安吉爾電器、富士康集團、新興房地產(chǎn)公司、廣東翔順集團、江西廣豐卷煙廠、深圳華憶科技、廣東華興玻璃集團、廣東聯(lián)存bao健品集團、深圳安順康駕校、鄭州航天金穗公司、香港華寶香料集團、深圳深港駕校、佛山活力家具公司、廣東寶利房地產(chǎn)公司、深圳金泰國際、東莞廣仁駕校、誠業(yè)家具、廣東新中源陶瓷、佳兆業(yè)集團、玉柴朗泰汽車零部件、兄弟工業(yè)、惠州城市燃氣---擅長提供企業(yè)管理解決方案的領域：

◎全面精益管理系統(tǒng);

◎人力 資源 管理 體系

◎ 績效與 薪酬體 系

◎全面財務 預算 管理體系

◎教育訓練管理體系 ◎綜 合行 政管 理體系

◎企業(yè)文化管理體系

◎6S與目視化管理體系

授課風格：

☆

互動式多媒體教學，動感享受；☆聲情并茂，激情演繹；

☆

案例分析，現(xiàn)場點評；☆經(jīng)驗分享，悟道結合；☆理論與實操結合，實戰(zhàn)實用；☆通俗幽默，趣味生動。

溫馨提示: 本課程可引進到企業(yè)內(nèi)部培訓，歡迎預約！

資料來源: 森濤培訓網(wǎng) 為企業(yè)提供精品培訓課程――森濤培訓官方網(wǎng)站stpxw。com

第二篇：企業(yè)檔案管理與知識管理

企業(yè)檔案管理與知識管理

無論是企業(yè)還是政府都會經(jīng)常遇到這樣的問題： 以前自己撰寫過或見過別

人整理的一份非常有價值的報告和資料，在需要的時候卻找不到了； 隨著一位 關鍵員工的離職或休假，同重要合作伙伴或客戶的良好關系受到損害，聯(lián)系甚至 被迫中斷，同時也失去了非常寶貴的實踐經(jīng)驗；新員工加入某項目組，因沒有相 關背景資料而很難上手，也不能充分借鑒前人的經(jīng)驗和智慧；在項目的開發(fā)和進 展過程中，員工需要向具有某種專長的專家咨詢，卻不知組織內(nèi)部誰有這樣的專 長。

英國知識管理大師安妮·布魯金在《企業(yè)記憶——知識管理戰(zhàn)略》中談到：

“一家提供計算機服務的大公司近年來開發(fā)了7個文件管理系統(tǒng)——每一個開

發(fā)部門都認為他們是第一個開發(fā)者。他們還發(fā)現(xiàn)他們有51個同一客戶的協(xié)議版 本！許多公司存檔的專利被忘記了，得重新制作。一家石油公司的勘測記錄被忘 記了，一位老雇員的偶然談話告訴管理部門這一地區(qū)的勘探工作在20年前就完 成了，這為公司節(jié)省了數(shù)百萬美元。公司依賴長期為其工作的雇員作為它們的‘企 業(yè)記憶’，可是當這些人離開，連接過去的紐帶就被永遠割斷了。”①

比爾·蓋茨在《未來時速》中也提到一個類似的例子：數(shù)年前，微軟公司

在雷德蒙園區(qū)現(xiàn)存大樓的藍圖不見了，而這些藍圖是制作下一階段建筑工作的背 景。于是有關人員打電話找剛退休的原微軟房地產(chǎn)和設施部的主任，他讓大家去 找一個電工，果然藍圖在這個電工那里。事實上，這個電工是世界上惟一擁有微 軟所有建筑平面圖的人。微軟房地產(chǎn)和設施集團被這次事件驚動，從而決定利用 一個數(shù)字的存檔系統(tǒng)來保存在20年間建筑工作中所積累起來的所有知識。②

傳統(tǒng)社會往往依賴一兩個人來記住這個群體的歷史和傳統(tǒng)，而現(xiàn)代組織卻

需要用更好的方法來記錄和傳遞他們的傳說。上述案例實際上反映了企業(yè)記憶的 重要組成部分——檔案及其管理工作與企業(yè)知識管理的關系，而過去我們對這兩 者之間的相互影響卻沒有予以特別關注。在許多企業(yè)管理或企業(yè)知識管理的研究 中，鮮有企業(yè)檔案管理的蹤影。因此，筆者試圖作一些創(chuàng)新性、補充性的研究，以起到拋磚引玉的作用。

一、企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源

企業(yè)知識資源是指企業(yè)在其生產(chǎn)、經(jīng)營活動中積累的知識及其管理體系。

因此，它實際上包括兩個方面的內(nèi)容：一是知識本身，它是知識資源的核心；二 是知識管理體系，包括企業(yè)知識管理觀念、思想和文化、知識管理模式和組織流 程、知識管理技術與方法等。知識的分類方法有多種，根據(jù)其表達、傳遞方式，知識一般被劃分為顯性知識（Explicit Knowledge）和隱性知識（Tacit

Knowledge）兩種類型。顯性知識是指可以用正式語言清楚表達和傳播的知識，主要存在于企業(yè)文獻如圖書、情報、檔案之中。隱性知識是指不易用語言表達的、隱藏在組織層次或個人頭腦中的知識，如企業(yè)的文化、思想，員工的技能、解決 問題的思路等。經(jīng)濟合作與發(fā)展組織（OECD）在《以知識為基礎的經(jīng)濟》一書中

*本文系國家社會科學基金項目(03CTQ005)“現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案信息管理研究”、北京市檔案局科

研項目“企業(yè)檔案管理與知識管理”成果之一。

2將知識歸納為四種類型：事實知識（Know-what），原理知識（Know-why），技能 知識（Know-how），人力知識（Know-who）。

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗洠?/p>

構成是以科技檔案為主體，包括黨群工作、行政管理、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物 流管理、財務管理、人力資源管理等方面的檔案。企業(yè)知識大量地沉淀在企業(yè)的 檔案之中，美國Delphi咨詢集團的一項調(diào)查表明：在組織所獲取的知識中，大 約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。③ 企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的 真實的歷史記錄，不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的 知識，是企業(yè)重要的知識資源。

二、企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容

知識經(jīng)濟是以知識為基礎的經(jīng)濟，是建立在知識的生產(chǎn)、分配和使用之上的經(jīng)濟。在知識經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略性資源。知識管理則是企業(yè) 適應知識經(jīng)濟發(fā)展而作出的戰(zhàn)略性的反映，正如美國德爾集團創(chuàng)始人之一卡 爾·弗拉保羅認為知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創(chuàng)新能力，是為企 業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。從一定意義上講，知識管理就是 企業(yè)管理其所擁有的知識和運用知識進行管理的過程。

既然企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，那么，企業(yè)檔案管理本身就是對知

識的一種管理活動和過程。企業(yè)檔案管理工作，包括對企業(yè)文件形成、積累、整 理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。這一管理過程，實際上是對企業(yè)文件檔案這種顯 性知識的獲取、積累、儲存、保護、控制和開發(fā)。企業(yè)檔案管理對于積累和保存 企業(yè)知識，維護企業(yè)發(fā)展真實的歷史面貌，保護企業(yè)合法權益不受侵犯，保持企 業(yè)核心競爭力等方面，都起到了重要的作用。筆者曾接受過國內(nèi)某知名房地產(chǎn)公 司關于企業(yè)檔案管理方面的咨詢。該公司就是因為原來檔案管理混亂，檔案沒有 實行集中統(tǒng)一管理從而導致一些客戶檔案遺失，公司因此接連在幾起相關的房地 產(chǎn)訴訟中敗訴，經(jīng)濟上蒙受重大損失。

運用知識進行管理是企業(yè)知識管理的又一個重要內(nèi)容。可以說，企業(yè)對其

知識的管理是基礎和手段，而運用知識服務于企業(yè)各項管理工作則是知識管理的 根本目的和歸宿。企業(yè)檔案中凝結著企業(yè)經(jīng)營管理、科學研究、生產(chǎn)建設的經(jīng)驗，對企業(yè)各項管理工作具有直接和間接的憑證和參考價值。它為企業(yè)經(jīng)營決策提供 現(xiàn)實和可靠的依據(jù)，是科技、生產(chǎn)活動的直接依據(jù)和參考。但是，檔案中積累的 知識如果不被管理者開發(fā)、不能有效地被運用，那么，其價值只能是潛在的而非 現(xiàn)實的。因此，如何實現(xiàn)檔案價值、實現(xiàn)檔案知識共享是檔案管理部門和人員必 須面對的重大理論和實踐難題。面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和企業(yè)對檔案 信息的大量、及時的需求，許多企業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)，忠誠的檔案“保管員”并不能 充分實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標，檔案管理者“必須停止扮演實體保管員的角色，而 成為概念、知識的提供者”④。運用檔案中記載的知識服務企業(yè)各項管理，可以 有多種方式和方法。如一些企業(yè)將過去的產(chǎn)品開發(fā)檔案編輯成“學習型歷史文 獻”，從中發(fā)掘過去的經(jīng)驗和教訓，發(fā)現(xiàn)成功與失敗背后的邏輯，并將其內(nèi)在的 思想應用到自己的創(chuàng)造活動，用于新產(chǎn)品的開發(fā)，取得了顯著的效果。如波音公 司在其737和747飛機項目受挫后，就要求開發(fā)人員從失敗中獲得教訓。于是，開發(fā)人員利用檔案，對737到747的開發(fā)過程進行了對比，從中得出許多有價值 的結論，并利用這些結論進行757和767飛機的開發(fā)。由于有這些歷史經(jīng)驗的指 導，他們創(chuàng)造了波音公司歷史上最成功、無差錯的開發(fā)記錄。

三、知識管理對企業(yè)檔案管理的影響及我們的對策

隨著經(jīng)濟全球一體化進程的加快和科學技術的迅猛發(fā)展，知識成為社會經(jīng)濟 發(fā)展的主要資本和動力。知識更新的加快以及非線性變化的環(huán)境迫使企業(yè)不得不 設計出非線性的戰(zhàn)略以求生存和發(fā)展。因此，知識管理越來越成為眾多企業(yè)適應 新經(jīng)濟時代要求的一種獲取和保持競爭優(yōu)勢的重要選擇。美國Delphi公司在一 項調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，截至1998年4月，51%的美國公司已經(jīng)實施了知識管理。KPMG 公司的一項調(diào)查也表明，在英國100家大公司中，已有43%的公司開始推行知識 管理。⑤ 我國一些企業(yè)也開始進行知識管理的實踐。因此，探討和研究知識管理 對企業(yè)檔案管理的影響及我們的對策，是新時代檔案學發(fā)展的現(xiàn)實要求。

（一）知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著企業(yè) 知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應的轉變，企業(yè)需要擁有全新的檔案管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認 為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并 強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資 源的共享。正如馮惠玲教授所指出的：“這種角色轉變的要求導致檔案人員將職 能重心從實體管理轉向信息管理、知識管理，這是一種由外向內(nèi)、由淺入深、由 物理控制向智能控制的轉變，目的是保證數(shù)字時代社會記憶的完整和向人們提供 高質(zhì)量的信息和知識服務。”⑥ 這就要求我們要轉變觀念，將檔案管理真正看成 是企業(yè)知識管理的重要組成部分，在企業(yè)知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案 管理職能。職能的轉變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色 的轉變即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。加拿大檔案學者特里·庫克認為：“如果我們在理論上作出科學可行的回應，那 么我們就可能抓住一個絕妙的時機，來提高我們的地位，受到現(xiàn)代檔案工作者從 未受到過的禮遇，像古埃及中檔案司神（THOT）一樣，重新坐回上帝的身邊，而 不是坐在凄涼冷清的文件辦公室或是寂靜的檔案架前”⑦

（二）知識管理要求企業(yè)實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造

業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設

計。1990年，美國的Michael Hammer 博士首先提出了“業(yè)務流程再造”（BPG, Business Process Reengineering），并將它引入企業(yè)管理領域。作為一種基于

信息技術的、為更好地滿足顧客需要服務的、系統(tǒng)化的企業(yè)組織的工作流程的改 進思想及相關活動——業(yè)務流程再造突破了傳統(tǒng)的勞動分工理論的思想體系，為 企業(yè)管理提供了一個全新的思路。

業(yè)務流程再造，既是企業(yè)知識管理的要求，也是實現(xiàn)企業(yè)知識管理的重要手 段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結構將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉變，管理的中間 層次將逐漸減少并最終消失，企業(yè)將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的 組織。同時，企業(yè)對信息技術高度依賴和應用使企業(yè)產(chǎn)生大量的電子文件，電子 文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了企業(yè)檔案管理 業(yè)務流程再造。

對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把企業(yè)文件檔案看 作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企 業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運 轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強企業(yè)的知識

4管理，同時強化了對企業(yè)各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個企業(yè)的工作 效率。馮惠玲教授認為：在這一流程中需要兩種“嵌入”，即將業(yè)務活動的要求 和檔案管理的要求同時嵌入文件管理系統(tǒng)中。“在現(xiàn)代社會的機構中，業(yè)務流程 和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，也反映了該機構 的業(yè)務流程。在文檔一體化系統(tǒng)中把這兩個流程有機地融合起來，即在文件流程 中體現(xiàn)業(yè)務流程的要求，或把業(yè)務流程要求嵌入文件流程，可以減少流程的中間 環(huán)節(jié)，提高流程中的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務工作效率，改善文件質(zhì) 量。”“將檔案管理的要求嵌入文件檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)文檔一體化管理的重要 措施，體現(xiàn)了前端控制和全程管理的現(xiàn)代文件、檔案管理理念，可以有效地提高 檔案管理的質(zhì)量和效率。”⑧

（三）知識管理對檔案管理技術提出新要求

隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智

能化，如：CAD、CIMS、ERP，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在企業(yè)中的應用，導 致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對企業(yè)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳 統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開 發(fā)，所以很難適應企業(yè)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術在企業(yè)生 產(chǎn)、管理中的大量應用，又為企業(yè)的檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使 企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘 檔案中蘊涵知識的方向轉變。目前，運用在知識管理中的主要技術有：數(shù)據(jù)倉庫（data houseware）,群件（groupware），知識地圖（knowledge map），超文 本技術（hypertext），元數(shù)據(jù)（metadata）等。所以，我們必須積極利用各種

信息技術，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動企業(yè)知 識管理水平的提高。

（四）知識管理要求強化檔案知識智能化服務意識，實現(xiàn)檔案知識共享 提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務，實現(xiàn)檔案知識共享是企業(yè)檔案知識管理的 最終目標，也是檔案部門與企業(yè)其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。

信息技術的發(fā)展，為企業(yè)檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨 有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設企業(yè)知識倉 庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡環(huán)境下，這種服務 的方式將更容易實現(xiàn)，在企業(yè)內(nèi)部，可以通過構建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(intranet)來實現(xiàn) 知識的傳遞和共享。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡互聯(lián)的基礎上，實現(xiàn)將企業(yè)內(nèi)部原 本各自封閉的信息孤島互相連接起來的目的，實現(xiàn)知識的傳遞和共享。對于企業(yè) 外部的知識傳遞，可以構建相應的企業(yè)外部網(wǎng)（extranet），實現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶 則可以通過檔案管理機構的主頁或者企業(yè)的站點，直接鏈接到知識服務子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務。如施樂公司的內(nèi)部知識庫建立在企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡 上，由安裝在服務器上的一組軟件構成。員工可以利用該系統(tǒng)閱讀公報和查找歷 史事件，并彼此在虛擬的公告板上相會。該知識庫里的內(nèi)容包括：公司的人力資 源狀況、公司內(nèi)每個職位需要的技能和評價方法、公司內(nèi)各部門和各地分公司的 內(nèi)部資料、公司歷史上發(fā)生的重大事件等歷史資料、公司客戶的所有信息、主要 競爭對手及合作伙伴的詳細資料、公司內(nèi)部研究人員的研究文獻和研究報告。⑨

（五）知識管理要求提高檔案管理人員素質(zhì)，塑造“知識人”形象

現(xiàn)代企業(yè)管理飛速發(fā)展，在企業(yè)許多管理職位從業(yè)人員的素質(zhì)都在不斷提

升，而企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)一直是影響企業(yè)檔案管理水平的重要制約因素。

第三篇：知識管理與檔案管理研究綜述

知識管理與檔案管理研究綜述

汪振0077

作為人類記憶的留存手段，檔案的歷史可謂源遠流長。早在人類誕生之初，人們通過結繩記事等方式記錄發(fā)生在自己周邊的重要事件。隨著社會的進步，人類記錄歷史的方法更加多樣，對于檔案的認知也不斷地加深，同時更加重視檔案材料在處理日常事務中的重要作用，檔案成為人類生活的重要部分。但是直到近代，檔案本身才開始作為一門學科成為學者研究的對象，盡是如此，在廣大學者的努力之下，檔案學研究也取得了豐碩的成果，檔案管理理論日漸豐富，管理方法更加多樣化，并隨著時代推進不斷變化革新。本文主要對新世紀以來在知識經(jīng)濟的大潮沖擊之下部分學者對于知識管理與檔案管理相互關系研究觀點進行淺顯地概括與總結。

1996年，世界經(jīng)濟合作與發(fā)展組織（DECO）第一次使用了“知識經(jīng)濟”這一個術語，同時指出知識經(jīng)濟是建立在知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用上的經(jīng)濟。在這個大背景之下，與知識管理相對應的知識管理便成為大家關注的熱點。知識管理是組織和個人迎接知識經(jīng)濟 的有效手段，是信息管理適應知識經(jīng)濟時代發(fā)展的必然結果，是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，也必將滲透到社會的各個層面。“檔案管理作為信息管理的重要組成部分，只有正面迎接知識管

1下○理所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，才能擺脫固步自封的局面，真正實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。”1

面筆者將學者們對與知識管理與檔案管理背景分析、關系形式和前景展望的研究綜述如下。

2一文中指出，處于知識經(jīng)濟和知識管理的蘇欣在《檔案信息管理與知識管理之融合》○

浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。他認為知識管理和檔案管理二者融合的是有必要性與可行性的。知識管理可以推動檔案管理的創(chuàng)新，完善檔案信息管理職能、實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造、豐富和拓展檔案管理技術。同時還指出，知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識，有助于提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。本文讓我們了解到：在新的知識經(jīng)濟形勢下，只有使知識管理與檔案信息管理的對象快速轉化組織機構的競爭優(yōu)勢，這樣組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。1 彭明彧：○《知識管理背景下的檔案工作》，湖北檔案，2004-1-

22《城建檔案》○，2008年第二期

3一文中強調(diào)了知識管理對于企業(yè)檔案管理的○程娟在《試論知識管理與企業(yè)檔案管理》2

重要作用。她指出正確認識和理順檔案管理與知識管理的關系，有利于促進企業(yè)有效地存儲知識、管理知識、利用知識并創(chuàng)造知識;使檔案管理成為企業(yè)知識倉庫基地，將檔案人員打造成為知識開拓者，對企業(yè)的發(fā)展有著深遠的意義。

知識管理是對隱性信息資源的管理，而檔案管理則是對顯性知識資源的管理。知識管理與檔案管理都是對信息資源的深層次加工過程，是將其不斷豐富、發(fā)展和完善的結果。知識管理就是使存在于人腦中的隱性知識轉化為顯性知識，并伴隨檔案管理使企業(yè)的各種知識成為企業(yè)掌握競爭優(yōu)勢的堅實基礎。知識資源的管理是知識管理的基礎工作，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源。檔案管理通過對企業(yè)儲存、保護、控制和開發(fā)利用，促進檔案資源的有效利用，從而產(chǎn)生效益。

同時她提出了企業(yè)檔案管理如何適應知識管理的要求的方法。第一，要拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的職能化服務，實現(xiàn)檔案知識資源共享；第二，要完善和優(yōu)化館藏，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理業(yè)務流程再造；第三，要轉化檔案知識成果，強化服務功能，使檔案管理能及時高效地為知識管理提供所需的信息，將檔案知識化；第四，要提高檔案管理技術手段，強化隊伍建設。

4文中著重論述了檔案管理與知識管理的徐擁軍在《檔案管理與知識管理的關系研究》○

相互關系。他認為檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側重點、管理特點等方面相差相異。兩者是相輔相成的。知識管理可以拓展檔案管理的領域，提升檔案管理的價值；檔案管理可以促進知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強知識產(chǎn)權的保護。而同樣研究知

5一文則分析了知識經(jīng)濟時代知識識管理與檔案管理，武立著的《論知識管理與檔案管理》○

管理的內(nèi)涵及與檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系，論述了知識管理對企業(yè)檔案管理的影響及對策，提出知識管理與檔案管理融合的優(yōu)勢及切入點，對于加強檔案信息資源開發(fā)利用、推進知識管理體系構建均起到了平臺和基礎作用。

6一文中關注了檔案管理工作在翟華在《知識經(jīng)濟下檔案管理工作的加強與提高對策》○

3《陜西檔案》○，2007.5

4《山西檔案》○，2008年第一期西安文理學院學報（社會科學版）○，2008-8，第11卷第3期

6新形勢下遭遇的挑戰(zhàn)，并提出了解決的方案。他指出知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。因為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。他認為運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

對于知識經(jīng)濟下，檔案管理的新思路，學者們也有清晰的認識。于元元在《知識管理對

7一文中寫到知識管理作為知識經(jīng)濟催生的一種全新的管理理念與管理方○檔案工作的啟示》3

法，應用的領域十分廣泛，知識管理的理論、實踐與檔案工作更有密不可分的關系，檔案工作有必要融入知識管理的理念，檔案工作人員應積極參與知識管理的實踐，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，提升工作價值。作者認為在知識管理理論之下，要吸收知識管理理念，注重隱性知識的挖掘；摒棄保守的觀念，推動知識的共享；同時檔案部門要努力建成學習型組織，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，做知識管理的積極踐行者。

8一文而徐鴻在《論我國檔案管理工作的知識管理走向———從“后保管模式”談起》○

9談起,從該理論的核心“提供知識服務”引出了我國檔案管理工作里，從“后保管模式”○的發(fā)展方向———知識管理,并對其進行了分析和定位。他認為我國檔案管理工作從傳統(tǒng)形態(tài)走向知識管理,順應了知識經(jīng)濟發(fā)展的要求,同時檔案工作自身也在呼喚建構知識資源管理的創(chuàng)新體系,而且“后保管模式”在中國的提出可以進一步推動了知識型檔案管理體系的建立。

10一文中關注通過知識經(jīng)濟的帶動，檔案工作如李敏則在《知識管理與檔案工作創(chuàng)新》○

何進行有效地創(chuàng)新。他認為知識管理的循環(huán)機制中存在信息、知識和智慧三個層次的躍遷。檔案工作要在信息加工、知識組織、傳播學習、共享交流四個環(huán)節(jié)中應發(fā)揮積極作用，促使信息到知識的躍遷，以及知識和智慧的結合。他指出在知識管理背景下創(chuàng)新檔案工作需要利用知識管理理念重塑檔案工作；配合知識管理，適當?shù)瘷n案管理的邊界，拓展檔案管理的外延；借用知識管理的先進信息技術,提升檔案管理的技術水平。7 于元元，哈爾濱市，黑龍江大學，信息管理學院 ○徐鴻,廣州市,中山大學信息管理系，檔案學專業(yè) ○后保管模式： F·杰拉爾德·漢姆與特里·庫克闡述的一種檔案保管理念 ○

由于資源有限及能力欠缺，只能從以上方面綜述學者對此問題的研究學術成果。但可以看出，有關知識管理與檔案管理的研究是非常豐富的，檔案學者在這個工作上做出了巨大的努力。我們可以了解到檔案工作在新形勢下面臨的問題，督促我們及時想出對策，予以解決，也看到了新世紀環(huán)境中檔案工作面對的機遇，通過新手段、新方法的運用，讓檔案工作更加的完善。

第四篇：企業(yè)檔案信息化之知識管理

企業(yè)檔案信息化之知識管理

姓名：彭莉蘋學號：５０００４０９０５８班級：檔案０９１ 摘要：本文分析了現(xiàn)代化環(huán)境下對企業(yè)檔案信息化管理提出的新要求，分析了現(xiàn)有的檔案管理的不足之處，對檔案信息化建設提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識管理這一新理念。詳細闡述了在知識管理理論指導企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化的方法，包括集成管理、知識服務和測評。最后再結合廣東韶關鋼鐵集團有限公司的檔案信息化管理的例子說明新時期知識管理是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選。

關鍵詞：企業(yè)檔案、信息化管理、知識管理、企業(yè)信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)濟資源，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中所擁的競爭力。在當今信息爆炸的時代，檔案管理信息化是21世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為了適應這種歷史的趨勢，我們必須要分析現(xiàn)階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對性的給出解決的方案，以實現(xiàn)和完善企業(yè)檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。，使檔案業(yè)務工作范圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，更好地服務于社會。知識管理這一理念的出現(xiàn)無疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機。

一，企業(yè)檔案信息化

1.1企業(yè)檔案信息化的含義。企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，以網(wǎng)絡作為 基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理 提供優(yōu)質(zhì)高效服務的過程。

就整體而言，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，企業(yè)信息化應包括檔案管理信息化。

1.2企業(yè)檔案信息化 的內(nèi)容要素及其理論模型。根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》和《關于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見》，結合企業(yè)檔案工作和企業(yè)信息化特點你，我認為檔案信息化的主要內(nèi)容可與歸納為設施、系統(tǒng)、資源、人才、規(guī)制、安全和服務等七個方面的要素。基于上述的七個要素，我們建立了“企業(yè)檔案信息化內(nèi)容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應用層三個層次。

（1）核心層。由企業(yè)檔案信息化的兩個主要內(nèi)容—資源建設和知識服務兩大要素構成，揭示了資源建設和知識服務在企業(yè)檔案信息化建設中的核心地位和作用。

（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎建設、應用系統(tǒng)、信息人才、信息規(guī)制、信息安全等內(nèi)容要素，它們對核心層起著條件、環(huán)境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構成企業(yè)檔案信息化體系。（3）應用層。在理論模型的最外層，包括企業(yè)效

益、企業(yè)信息化水平、檔案意識、需求導向、應用實效、價格定位等要素，是決定檔案信息化應用層的重要因素。

1.3企業(yè)檔案信息化建設的原則

(1)整體規(guī)劃，同步建設。企業(yè)要將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化建設的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設和企業(yè)信息化建設同步的原則。企業(yè)檔案部門應加強與企業(yè)信息化建設主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（2）善用技術，注重管理。企業(yè)檔案信息化必須堅持技術與管理兵種的原則。以管理統(tǒng)領信息技術，以信息技術促進管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發(fā)展和最新成果的應用信息技術應用要服從和服務于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設進程的整體需求。

（3）資源為本，服務至上。檔案資源建設是以檔案信息化建設的基和核心，應該以 “集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務和重點，一館藏檔案數(shù)字化為基礎。以網(wǎng)絡信息資源采集為必要補充。開展企業(yè)檔案信息化建設必須堅持服務至上的原則，牢固樹立為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、服務管理的意識，以知識服務為目標，開拓服務領域，創(chuàng)新服務機制，提高服務本領。

二，檔案管理信息化面臨的問題和挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)思維和信息化技術落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發(fā)展中必然面臨一系列的問題和挑戰(zhàn)。梳理這些問題和挑戰(zhàn)，有利于我們更好的確定發(fā)展路徑，從而更好的促進檔案管理信息化的發(fā)展。

3.1 傳統(tǒng)固化的檔案管理模式的阻礙。當前，大部分企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為一套固化的體系，很多企業(yè)多年來一直采用手工操作的方式，形成了相對固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知，對檔案管理信息化還不適應，不愿改變既有的狀態(tài)。

3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進檔案管理信息化的關鍵。對檔案管理人員來說，檔案管理信息化是一個全新的領域，不僅需要學習計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代信息技術，還需要學習檔案管理信息化規(guī)章制度和標準，更需要和計算機系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應用中去。目前一些企業(yè)的檔案管理信息化人員隊伍的整體素質(zhì)與信息化建設的要求存在很大差距，尤其是嚴重短缺檔案管理信息化的復合型人才。

3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)具有開放性、集成性、共享性的特點，使上網(wǎng)檔案信息的安全受到了一定威脅。

3.4企業(yè)檔案評定管理滯后。企業(yè)的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統(tǒng)檔案的鑒定和評定管理滯后。傳統(tǒng)的檔案應在一定的期限內(nèi)進行鑒定和評定，從而建立良好的企業(yè)檔案的利用方式。傳統(tǒng)檔案的價值存在利用的期限，超過期限的企業(yè)檔案應及時銷毀，從而保證企業(yè)檔案的有效管理和 利用。然而在傳統(tǒng)的檔案管理的模式下，企業(yè)的檔案管理人員難以對封存的檔案存儲進行有效的管理和評定，致使企業(yè)檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業(yè)的傳統(tǒng)檔案長期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業(yè)傳統(tǒng)檔案的冗余，從而增加了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的難度和成本支出。

3.5檔案利用落后。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于人工的管理和紙質(zhì)的檔案利用模式造成了企業(yè)檔案的管理和存放的無序，這也在一定程度上造成了企業(yè)檔案管理的工作繁雜、重復，增加了企業(yè)檔案利用的難度。特別是對檔案開的種種限制，造成社會對檔案利用的嚴重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務于社會基本上成了一句空話。三，企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略定位-----知識管理

根據(jù)上文闡述的企業(yè)檔案信息化的建設的內(nèi)容和當前所面臨的問題和挑戰(zhàn)。我們認為知識管理是解決當前問題的最好出路。所謂知識管理就是用知識管理的理念和方法進行企業(yè)檔案的管理。企業(yè)檔案知識管理的重點內(nèi)容是：整合企業(yè)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的集成管理；實現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值，提供企業(yè)檔案信息服務：優(yōu)化企業(yè)知識資源管理，實現(xiàn)IT平臺化；建立健全企業(yè)檔案知識資源安全保障機制，確保企業(yè)檔案知識管理持續(xù)發(fā)展。

3.1整合企業(yè)檔案信息資源----集成管理

檔案信息資源的高度共享和知識管理的基礎工作，也是實現(xiàn)知識管理的必要條件。因此必須對企業(yè)各類信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案信息資源的 集成管理。企業(yè)檔案信息化資源建設的主要措施：

3.11館（室）藏檔案數(shù)字化。對這點有一個重要的問題就是是否對所有的非數(shù)字化檔案都要進行數(shù)字化。這是我們必須要考慮的問題。首先也是最重要的一個方面就是經(jīng)營和管理的需求。其次要考慮一個數(shù)字化優(yōu)先權的問題。其中領導的重視程度表現(xiàn)得尤為突出。最后就是預期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現(xiàn)實的一個因素。

3.12網(wǎng)絡信息資源的采集。網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息而且包含著豐富的內(nèi)容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關的其它企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其它專

用網(wǎng)絡進行收集。需要注意的是在手收集的過程中必須對網(wǎng)上的信息進行甄選，并且要將信息的版本，元數(shù)據(jù)及背景完整的記錄下來。

3.13直接采購同行業(yè)的專題數(shù)據(jù)庫。這些信息資源來源 來源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無疑是一個企業(yè)的好選擇。

3.2實現(xiàn)檔案信息增值----知識服務。檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務，實現(xiàn)檔案的信息和檔案服務工作的增值。不論是讀顯性知識的管理還是對隱性知識的管理，落到實處都是為了以知識為內(nèi)涵，以 服務為中心，走知識服務之路。檔案知識服務體系建設主要包括：

3.21企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)人文建設。第一，實體管理人文化加強檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強人力資源管理。把員工放在首位，發(fā)揮每個人的潛力、積極性和 創(chuàng)造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發(fā)檔案文化精品，做好服務。第四，服務要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對環(huán)境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。

3.22企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)法規(guī)標準建設。第一，加強對相關法律法規(guī)的研究和配套知道文件的制定。第二，標準制定，主要包括技術性標準，管理性標準和業(yè)務性標準。

3.23企業(yè)檔案知識服務系統(tǒng)建設。包括5個服務模塊：一，企業(yè)知識資源門戶的建設與管理；二，是為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務；三；為企業(yè)科技人員提供科技情報服務；四，進行檔案編研。五，保留傳統(tǒng)的圖書期刊管理與服務功能。隨著企業(yè)知識資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務模塊。

3.3優(yōu)化企業(yè)知識資源管理-----IT平臺化

知識管理的技術很多，要實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的優(yōu)化換了，就要為知識的開放式交流提供無縫的技術支撐平臺，建立相應的技術支撐平臺包括建立企業(yè)檔案知識庫和企業(yè)檔案知識門戶網(wǎng)站。例如，用BS結構設計，隨時隨地用瀏覽器訪問應用系統(tǒng)平臺。領導和員工可以通過應用功能前段平臺訪問和利用知識資源。

3.4確保知識管理持續(xù)發(fā)展----制度安全。為了確保檔案知識管理的持續(xù)發(fā)展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關的檔案知識管理制度，采取相關的知識安全管理措施。

3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識資源管理的組織機構；其次要用制度的形式確定專業(yè)人員、管理人員的職責和權益；第三，建立員工參與學習和工作應用知識資源的獎勵措施；第四，建立訪問權限審核制度

3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業(yè)的各個地區(qū)機構，分布設立訪問服務器，在總部設立應用系統(tǒng)服務器，各服務器之間設立ＶＰＮ鏈接；第二，在應用系統(tǒng)中對檔案知識資源分層設立安全訪問權限；第三，對應用系統(tǒng)的登陸，設了密碼檢驗；第四，對特別重要的文件、信息，在訪問時設立指紋校驗。

３.５檔案信息化管理的核心－－測評

企業(yè)檔案信息化測評體系是反映企業(yè)檔案信息化情況的統(tǒng)計調(diào)查指標，測評是企業(yè)檔案信息化管理的核心環(huán)節(jié)，是從規(guī)劃、執(zhí)行轉向改進提高的重要節(jié)點。企業(yè)信息化測評可分為四個步驟：

３.５１熟悉標準。有關企業(yè)測評人員應對企業(yè)信息化測評的相關指標內(nèi)容、權重系數(shù)與等級檔次劃分、等級標準進行熟悉。明確有關標準要求，以方便測評數(shù)據(jù)的有效采集。

３.５２采集信息。企業(yè)應召集本企業(yè)檔案部門和信息部門等人員對照測評標進行信息采集。并匯總提交企業(yè)檔案信息化測評信息采集報告。當企業(yè)進行快捷的自我測評時，也可參照《檔案企業(yè)信息化測評信息采集問卷》對測評信息進行簡要采集。

３.５３計算得分。企業(yè)測評人員依次計算１８個二級指標的各項的得分，并匯總計算得分。

３.５４形成報告。對各項得分進行描述。并對企業(yè)檔案信息化的優(yōu)勢、劣勢進行評價，提出完善和整改意見。

四、知識化管理的實例－－廣東省韶關鋼鐵集團有限公司檔案信息化

廣東省韶關鋼鐵集團有限公司１９９６年建廠，是中國企業(yè)５００強，廣東企業(yè)５０強之一，是廣東省重要的生產(chǎn)基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會計檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設備（儀器）檔案、實物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業(yè)務上直屬公司分管技術的副總經(jīng)理分管。韶鋼檔案館理已經(jīng)實現(xiàn)兩級變?yōu)橐患壒芾恚瘓F公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫房管理，利用檔案主要通過網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責。韶鋼檔案信息化建設分為三個階段：

第一階段紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。時間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統(tǒng)并購置相應硬件設備進行檔案數(shù)字化建設，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數(shù)字檔案館有２種運作模式，一是傳統(tǒng)檔案館想數(shù)字檔案館轉型模式，即在傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務和服務的基礎上，利用數(shù)字化和網(wǎng)手段，盡心檔案館業(yè)務重組和服務創(chuàng)新。主要包括檔案數(shù)字加工與服務管理、檔案信息服務兩方面。二是從檔案接收開始

就實現(xiàn)數(shù)字化的構想。這樣一種數(shù)字檔案館它支持檔案信息的整個生命周期的活動，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網(wǎng)絡這個環(huán)境中，這完全脫離了檔案館實體的存在形式。

第二階段改革檔案管理模式。時間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實現(xiàn)一級管理，是檔案機構集中、人員集中。業(yè)務集中，全方位提供檔案利用服務。檔案館全方位采用計算機管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業(yè)務管理全都通過計算機完成。屆時，檔案館建立起一個完整的檔案實體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。

第三階段搭建管理平臺，資源大集中。時間是從２００８年７月至現(xiàn)在。２００８年７月，公司同意立項建設《建立在線歸檔管理基礎平臺項目》和《ＥＲＰ系統(tǒng)綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸檔模塊項目》建立資源管理平臺，實現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理。可以預期，系統(tǒng)上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價值和地位將顯著上升。

隨著中國市場經(jīng)濟的日益發(fā)展，計算機網(wǎng)絡的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現(xiàn)，實行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設是知識管理應用于企業(yè)檔案管理信息化的一個非常典型的案例，具有一定的超前性和示范作用。我認為所有有潛力的企業(yè)都應該以此為鑒，認清楚現(xiàn)狀，總結出自己的不足之處，然后實行專業(yè)化的管理、提供專業(yè)化的服務，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，實行檔案資源的集中統(tǒng)一管理，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務。

參考文獻：

【１】企業(yè)檔案信息化研究課題組，知識管理企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選，廣東人民出版社，２００９

【２】何燕寧，淺談企業(yè)檔案信息化管理，經(jīng)濟與社會發(fā)展2010,08(11)

【３】丁文軍，提高企業(yè)檔案信息化管理之我見，西北水電2010(2)

【４】趙夢臨，淺議新時期企業(yè)檔案管理，起重運輸機械2010(10)

【５】劉紅遠，如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作，價值工程2011,30(11)

【６】周英，企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化及開發(fā)利用，安徽大學學報(哲學社會科學版)2003,27(3)

第五篇：企業(yè)運營管理與信息化

<企業(yè)運營管理與信息化>學習心得

分享 2008-06-22 17:12:42 閱讀503 評論0 字號：大中小 訂閱

前些天參加了《企業(yè)運營管理與信息化》課程學習

老師的精彩授課超出了我們的預期，經(jīng)典案例與深入淺出的講解相得益彰，其中日本采用全面質(zhì)量管理理論，在80年代成為經(jīng)濟強國，而后美國秘密研發(fā)，采用信息化策略又重新奪回世界經(jīng)濟的主導權，這

很值得我們深入思考。

兩天的學習，一時間有猶打開了智慧的天窗，于我而言，更像一場及時雨，一段時間以來，面對紛繁復雜的事務，忙亂不堪，卻又沒有成就感，現(xiàn)在來看，這很大程度上與思維模式及工作方法有關吧。做了一些學習筆記，供參考。同時也有北大明媚的春光，與大

家分享。

東方式管理：人性化；西方式管理：科學化、規(guī)范化。

真正的智慧來自書本外，知識需要內(nèi)化。

創(chuàng)業(yè)最重要的是膽量與見識，書讀多了條條框框也就多了。

本立而道生，求同存異。

修身為基，人和為本，道術結合；道：指導原則、術：方法、謀略。

條件就是悟性、角度就是智慧。

法家思想：

代表統(tǒng)治階層利益，管理者利益；事后管理，執(zhí)行力強；

術：韓非子、管人、方法論；道：老子，責權利

墨家思想：

代表下層利益，追求平等地愛，社會責任感強，富于實干；勇于面對接受現(xiàn)實，讓情況好一些，小好成就大事業(yè)。

知道和做到是兩碼事，先實踐后認識； 員工最喜歡談論領導，江湖習氣重，重義氣； 人的四性：神性、黨性、人性、獸性； 讓大家都富起來，財聚人散，財散人聚；

儒家思想：

中教育，規(guī)范人心，事先預防，見效慢，中庸之道，過猶不及，儒

法互補。

《論語》：學習做人；《道德經(jīng)》：學習做事，辯證法；

《孫子兵法》：學習做戰(zhàn)略。

各司其職管理成本最低。學而優(yōu)擇仕：學好后做管理。定則生智。藏行止，斂偏好。上有所好，下必趨之。

不怕領導講原則，就怕領導沒愛好。

要把人配置到最適合的崗位，用人成事，成就其自身發(fā)展。

企業(yè)文化：要有共同價值觀并求同存異。君子難為小人之事。優(yōu)點可用，缺點可控。用人所長，越用越長，用人所短，越用越短。

道家思想：

隱士哲學，上善若水，以柔克剛，水利萬物而不爭。想得開看得淡。圣人之道，為而不爭。為：實現(xiàn)目標，盡力去做。爭：不注重事情本身，重待遇，比高下，論得失。為：建設性，爭：破

壞性。

無為：不互動，一動不如一靜。清朝：外用儒術，內(nèi)修老莊。

有利的大力推進，要明白哪些該做，哪些不該做。細微末節(jié)不必真正去做，不能干擾主要事情。對事物發(fā)展本質(zhì)規(guī)律的把握，該做大為，為而不爭。做事要做到關鍵點上，明了各種因素推動關系，利用其內(nèi)在聯(lián)系。

人情練達，龍有龍道，鼠有鼠道。

供需鏈管理： 供需鏈管理是全新的管理和運作模式，核心要素：網(wǎng)絡，流程重組，標準化軟件ERP，定單分解技術，高級排產(chǎn)技術。打造企業(yè)最強的核心競爭力。信息流從上而下。

六七十年代世界管理浪潮，日本利用全面質(zhì)量管理超越美國，美國

后來利用信息化重新超越日本。

以需求為核心，圍繞真實需求生產(chǎn)，把真實需求信息在產(chǎn)業(yè)鏈條上

傳遞。

實現(xiàn)真實生長，準確率高，交易成本降低，有效整合。重要的利用多少資源，而非占有資源，把資源低成本高效運作起來，選擇適當?shù)娜藖眈{馭態(tài)勢。用別人的錢一起做事。

業(yè)績=（能力+態(tài)度）x 環(huán)境支持系數(shù)

聯(lián)想學習惠普讓利發(fā)展區(qū)域銷售，發(fā)展渠道，失去的利益要從上游

爭回來。

小企業(yè)做事，大企業(yè)做人。

找一個標桿研究模式控制上游資源或終端銷售渠道。掌控核心資源，以先進的模式來進行資源整合。沃爾瑪：天天平價，日常用品，性價比高。引發(fā)供貨商競爭。

在與國外公司合作中要遵守國際規(guī)則，確保話語權。清楚資源分布與需求分布，通過ERP進行整合。

虛擬企業(yè)具有強大的資源整合能力。

成功經(jīng)驗：戰(zhàn)略性思考、社會資源占有量，整合與運作能力。

發(fā)現(xiàn)競爭優(yōu)勢，思維模式超前。

人文科學的高峰是哲學，企業(yè)家要具有自己的經(jīng)營哲學。

ERP：

基于供需鏈管理的ERP，模塊化：財務模塊、核心模塊、制造模塊、績效管理模塊、報表模塊。

是實現(xiàn)利潤最大化還是合理利潤。企業(yè)要賺取合理的利潤。ERP在企業(yè)內(nèi)部運營中發(fā)揮重要作用，對整個鏈條具有很強的控制，是資源整合工具+內(nèi)部管控工具。貪污是一種自我激勵，用ERP先規(guī)范人的管理。ERP能夠使企業(yè)內(nèi)部結構由金子塔轉向扁平化。

企業(yè)流程再造：

從價值鏈的角度出發(fā)，對企業(yè)流程中不能增值的環(huán)節(jié)進行徹底改

造。

虛擬整合性合作伙伴關系與雙贏。

經(jīng)理封頂理論：

一個企業(yè)活在其經(jīng)營者的思維空間里，一個企業(yè)的成長被其經(jīng)營者所達到的思維空間所限制，一個企業(yè)再好也好不過它的經(jīng)理。

全面質(zhì)量管理的核心思想：

三全：全面的質(zhì)量管理、全過程的質(zhì)量管理、全員參與的質(zhì)量觀念。四個一切：一切以為用戶服務的觀點出發(fā)；一切以預防為主；一切用數(shù)據(jù)說話，一切按照PDCA模式辦事。

PDCA：plan計劃, do執(zhí)行, check評估, action處理。

企業(yè)的發(fā)展歸根到底是人的發(fā)展。

客戶管理：

客戶關系管理的核心是客戶資源的價值管理。會抱怨的客戶是好客戶，要有客戶補償機制。

人、流程、技術是CRM作為現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略的三大支柱，缺一不可。

把事做出人情味來，信息化的關鍵是看我們怎樣用它。

普通網(wǎng)站：交易平臺、信息、經(jīng)營理念。亨氏網(wǎng)站：主要宣傳消費理念，沒有任何商業(yè)動機。