第一篇：文書檔案管理信息化建設淺談

文書檔案管理信息化建設淺談

摘要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發展才能適應這瞬息萬變的社會?，F在，一個新的發展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對

引言

近幾年來計算機技術得到了飛速的發展，高速緩存的大存儲空間的檔案影星管理系統也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達到的是實現檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關信息的狀態，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點恰好為這一設想的實現提供了一個好機會。

一、傳統文書檔案管理的缺陷

1.1傳統文書檔案管理不能實現實時共享

由于在傳統文書管理的系統下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費時間又需要耗費人力，人工工作難免對時效性有所影響。如出現身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質文檔的數量有限，無法滿足多人同時使用的需求，如果出現使用高峰期便需要排隊等候使用的情況，無疑這將使文檔的時效性大打折扣。

1.2傳統文書管理既復雜又繁瑣

傳統的文書檔案室紙質的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進行登記，而登記過程的復雜與繁瑣也是令體會過的人深感無奈。

1.3傳統文檔極易受損，保存難度大

紙張是大多傳統文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價值。對其保存便成為一項艱難的任務。另外傳統的紙質檔案在翻閱與移動過程中不可避免的會造成損壞，極不易保存。因此在傳統文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書檔案實現信息化管理的好處

2.1 辦公及使用效率高，文檔時效性強 計算機強大的計算力量在文書檔案管理的過程中發揮了重要的作用，它已經完全取代傳統的手工操作。在傳統的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規范相關內容、檔案使用的持久性、等要求，或是對分類統計需準確無誤的要求。對于工作人員而言都是艱巨的任務。但是，有了計算機中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強了文檔的時效性，使傳統文書檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。

2.2電子文件能夠長期且穩定地保存下來

傳統的文檔由于是紙質的，所以保存的時間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發展的時代，我們已經能夠隨時隨地地通過一些外圍設備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環境影響小等特性使電子文件的保存具有穩定性與長久性。

2.3文檔信息得到充分共享

在傳統的文書檔案管理系統下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”,管理員可以根據檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠實現與其他信息系統的相互聯系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態。使文檔信息得到充分的共享。

2.4提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質的，因此會經常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風險也比較大，對檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計算機技術來對文件實現信息化管理的話，就可以直接通過因特網來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書檔案信息化管理系統的大概構成和解決的問題

文書檔案管理信息系統由各種相關聯的程序、該系統的數據庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實現的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權限授予不同的登陸者，以此來實現不同管理人員對文檔的不同操作。不同的功能模塊實現不同的功能，他們各自負責自己的工作，但彼此之間又互相聯系。系統的數據庫可以用來存儲該系統所有文檔的相關信息。數據庫是文檔信息化管理系統的核心，它的一切操作都是以數據庫為基礎來進行的。當用戶需要紙質版的文檔的時候，打印系統就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進行預覽并最后打印出紙質文件。

四、文書檔案管理信息化建設存在的問題

4.1電子文件保密性受限制

電子檔案的內容變化多端，所以說它的穩定性反倒不如紙質檔案。并且黑客等網絡黑手的出現時電子文件存在安全隱患。而且假如出現有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認檔案是否真實。

4.2需要專業的人員來對電子檔案進行管理

要想實現對電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業人員來擔任這項工作。有人會說，我以前管理過紙質檔案，在檔案管理方面有著豐富的經驗，或者說是IT界的一名大神，掌握計算機個各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統的檔案管理方法同先進的計算機技術結合在一起，因此我們所需要的是一種復合型的人才，是那種能夠把理論知識和先進的計算機技術結合在一起來對電子檔案管理系統進行管理的人。而現在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現代化設備已經被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發揮他們應有的價值，而對檔案的管理工作也稱不上信息化。

五、應對方法

5.1信息化系統內、外網隔離

我們系統內部的網絡都是我們管理人員的工作區域，而外網上的各種隱患才是對我們電子檔案管理系統最致命的傷害，因此我們課在內網和外網之間設置物理隔離，這也是一種性價比最高的解決方法。隔離防護第一層的實現是由路由器來實現的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務。在所有訪問內網的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動忽略那些篩選掉的IP的訪問請求。防火墻則擔任第二層防護任務。防火墻的認證機制可以幫助我們實現這個功能。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；將所有經過防火墻的痕跡都保留下來；對網絡攻擊的檢測和告警。

5.2提高檔案人員的綜合素質

首先要提高管理系統硬件設施方面的標準，只有將硬件設施的標準提上來，管理人員才有機會接觸到這些先進的思想和技術，繼而學習掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時俱進，積極充實自己的大腦，學習先進的技術，保證讓自己能夠始終走在社會的最前列。同時，相關單位也要多組織員工進行學習，加強員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學習程度的好壞來作為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實力。

六、結束語

文書檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們去不斷思考的。在信息化技術盛行的當下，傳統的紙質檔案已經不再符合社會的發展需求。因此，實現文書檔案的信息化管理是一個必然的事件，我們也要利用信息化管理這個強有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠保留下來。

參考文獻

[1]湯穎．淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技風,2014-09-11.[2]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情：教育經濟研究，2008-08-11.

第二篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價值的原始記錄。

3.公務文書

4.事務文書

5.上行文

6.下行文

二、單項選擇題

1.下列選項中不屬于文書性質的是（）。

A.現實性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項中不屬于文書特點的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項中不屬于檔案性質的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項中不屬于檔案特點的是（）。

A.原始性 B.價值性 C.系統性 D.考查性

5.下列選項中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環節和程序不包括下列哪項。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項中不屬于公務文書特點的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強的歷史性 C.法定的權威性 D.格式的規范性

8.知照性公文主要是黨政機關向一定范圍通知事項、通報情況、聯系工作、公布有關事項和要求的公文，下列選項中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報

9.（）適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項中對發文字號表述正確的是（）。D A.國辦發〔1996〕第2號 B.國辦發（1996）02號

C.國辦發〔1996〕第02號 D.國辦發〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質和任務。

2.試述文書與檔案人員的基本素養要求。

3.試述公務文書的作用與特點。

4.如何恪守公文行文規則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發、辦理和管理的規律，對文書運轉環節的科學合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發文辦理、辦結文件處理和文件運轉管理四個方面構成。

3.批辦是指機關領導人根據文件內容、擬辦意見和部門職責，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發布了《歸檔文件整理規則》，是我國機關文書和檔案規則改革的一項重要舉措，彌補了我國文書、檔案工作標準體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應及時對日常形成的、辦理完畢的文件進行收集，重點把好的關口是：發文關、收文關、重要會議關、外出會議關、內部材料關、報刊材料關。

8.發文字號是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

二、多項選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續性 D.規定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運轉安全可靠 B.明確雙方的交接責任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責 E.確保發文方的權益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進行（），并進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規律

C.保持文件之間的有機聯系

D.正確區分文件的不同價值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機構（問題）分類法

D.復式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發文審核的具體內容及要求有哪些？

3.文書運轉管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業三

一、名詞解釋

1.檔案統計工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項選擇題

1.檔案收集工作的主要內容包括（）。ACDE

A.對本機關需要歸檔檔案的接收 B.對其他機關需要歸檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項決定檔案存毀的工作，包括的內容是（）。ABCD A.制定檔案價值鑒定的標準和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續保存價值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統計資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規定接收的檔案，除驗收時檢查文件整理質量外，還必須根據本室（館）庫房管理的特點和需要，進行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統化的工作。B A.數量統計 B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據檔案管理的有關規章制度和相關要求，對歸檔案卷進行必要的、認真的整理或加工作。D A.統計 B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環節。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質文檔相比，電子檔案利用的特點和優點是（）。ABCD A.復用性好 B.服務形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強 E.儲存性強

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進行整理？

2.請簡述檔案檢索的內容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點。

4.請簡述人事檔案的特點及作用。

5．試述電子文檔管理的內容和原則。

6．試述文書與檔案計算機輔助管理的特點。

平時作業四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作的函

2．中央廣播電視大學關于××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作的復函

3．××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作情況的調查報告

4．××省廣播電視大學關于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關于撥款維修電大危舊校舍問題的復函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關于繼續進行開放教育試點工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內容和文種特征組卷；

××省電大與××省財政廳關于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經濟開發工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關于召開全省外事工會會議的批復

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業區建設問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業建設問題給××市人民政府的指示

第三篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環節。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機關普發性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機關工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機關發來的不需貫徹執行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內、對外

發函、電聯

[單選]

6、以件為單位進行裝訂時，應在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側

右上側

左側 [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補充編制頁碼，再（）計算頁數。(2分)

繼續

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項不是必須著錄的內容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應注意(2分)

題名中的關鍵詞不能準確反映文件內容時，要將主題詞錄入；

文件題名應根據文件實際內容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標題要把所有人員錄入進去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項目不包括：(2分)

全宗名稱

責任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統一放入（）。(2分)

開始

辦結

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機構分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業的會議紀要；

XX單位關于舉辦培訓班經費的請示；

XX公司信息簡報。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

[單選]

21、（）是對收文的執行、辦理或撰文答復。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標題不符合案卷標題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業關于2003年財務統計報表

XX地區來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機關公文處理辦法》規定的對外發文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結構則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發文字號

公文標題

[單選]

29、（）是指已經履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發文進行最后審定的決策性環節。(2分)

簽發

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內容、時間、名稱等方面的聯系，主要方法有：（）(2分)

內容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機構—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨裝盒

保管期限為30年的文件單獨裝盒

保管期限為10年的文件單獨裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機構

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項目有：(2分)

文件題名

責任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應注意：(2分)

有副題名的應錄入；

文件提名一般要求照實抄錄，不得隨意改動；

頁數為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業務部門將規范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統科學是體現歸檔文件整理內在質量的重要環節。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標志，用于體現每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進行檔案統計、移交、檢查的重要依據。(2分)

對

錯

第四篇：文書檔案管理

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導作用②規范作用③聯系作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫制作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關系、行文方向、行文方式和行文規則等方面的內容。⒋認清行文關系：行文關系是指各級各類之間因文件往來而構成的關系。各個不同組織之間構成不同的組織關系。目前我國各級各類組織的關系主要有四種類型：領導與被領導關系、業務指導關系、平行關系與不相隸屬關系。

⒌明確行文方向：行文關系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可采取逐級行文、多級行文和直達行文等方式；上行文除采取逐級行文、多級行文，還可采取越級行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發、審核。⒏制文環節：草擬、審核、會商與會簽、簽發。

⒐制發環節：標注文件管理信息、復核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設。⑶文件整理是開發檔案信息資源的重要基礎。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉化為檔案的重要標志。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復制件⑤轉發文與被轉發文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復文⑵文件修整①修裱破損文件②復制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號?室編件號?編號項目 ②編號項目?必備項目：全宗號、、保管期限、件號?選擇項目—機構（問題）項?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責任者③文號④題名⑤日期⑥頁數⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對檔案真偽和檔案價值的鑒定，實際業務工作多是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。⒕鑒定檔案價值的標準：鑒定檔案價值時使用最廣泛的基本標準是文件內容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點：⑴專業技術性⑵成套性⑶動態性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內容必須齊全、完整、準確、系統。載體材料應質地優良，不得有污損、受潮、破裂等現象。文件材料應采用耐用性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復印。文件材料應字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。大圖紙應折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實性、全面性、動態性和保密性的特點。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統一般包含文件管理、檔案管理、數據維護、系統維護四個模塊。

23.在現代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務文書和公務文書。24.檔案室國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點：一是檔案來源廣泛。二是檔案內容具有社會實踐性。三是檔案的本質屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書與檔案的關系：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。27.參謀咨詢：⑴認識檔案咨詢服務的類型。①按內容性質，可將檔案咨詢分為事實性咨詢、指導性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務的步驟。①接受咨詢問題。②分析咨詢問題。③查找檔案材料。④答復檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設計格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務①選址適當②分區合理③設備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風和扎實的業務基本功。⑵了解檔案外借服務①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內容⑴存儲階段的主要內容。①著錄標引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內容①確定查找內容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內有關某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區若干個檔案館內的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內容與成分。

第五篇：文書檔案管理

文書檔案工作之我見

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。通過一年的學習，結合實踐談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干 出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發

揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

3、改進立卷方式，提高現代化管理水平。傳統的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時剔除無保存價值文件的優勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作效率。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。

文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2、文書管理人員應該認真履行崗位職責，做到以下十點：

一．做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關領導批閱。嚴格執行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。

二．負責黨政部門的文件、總結、計劃、報告、報表、信函的打印、復印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質量。

三．負責向校區內各部門發送文件、材料；取送報刊信件并負責分發。負責

到校外等單位取送文件、材料和復印文件、材料等。接轉電話，下達校內臨時性通知等。

四．負責計算機通信專網傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。

五．及時收集、催要校內各組室、各部門應該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。

六．負責升旗、集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統計工作；做好教職工月工作量津貼和學校考核效益獎的計算統計工作。

七．保管學校禮品及行政辦公室公共財產；保管辦公用品并負責分發等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領導辦公室的管理、清潔衛生及整理工作，樹立良好的服務意識。

八．做好校外來訪人員的接待工作。

九．負責節假日辦公室值班，接收、呈報文件。

十．嚴格執行保密制度。

3、強制度建設，建立長效培訓機制。

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

4、確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識?，F代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。

四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關鍵

（一）具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。集工作包括三方面內容：一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現行機關和撤消機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作。

1、歸檔范圍

（1）確定歸檔范圍需考慮三個因素

A機關的職能活動

B文辦理完畢

C有查考利用價值

(2)內容

A級針對本機關的指導性公文

B級機關主要職能活動中形成的公文材料

C級機關呈送的報請類公文

D級或不相隸書機關重要的商洽性或審批性公文

（3）注意問題：

A合辦理的公文；

B 本機關內部負責人兼任其他機關職務時

C 本機關內部的公文如計劃、總結、會議記錄

2、歸檔時間一般在第二年6月底之前

3、歸檔要求

A類、份數以及每份文件的頁數

B卷封面填寫、卷內文件排列、編頁、目錄及備考；

C 案卷要系統排列，交接時履行手續；

D 字跡材料要符合耐久性要求；

E 公文必須是正式的生效的公文

（二）嚴格按歸檔制度規定進行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，收集質量決定文書檔案管理的質量。歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都保持齊全完整。質量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應當精練準確，并反映單位的主要職能。

（三）建立相關制度加強零散文件的收集

1、將文件材料的形成積累納入有關部門和人員的責任制。

2、建立外出開會人員帶回材料歸檔制度。

3、保證工作變動人員手中材料歸檔制度

(四）明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整

1、公文處理程序運轉的文件，應明確由文書人員負責收集。

2、于各種會議文件應規定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交。

3、位的綜合性文件，如規章制度、計劃、總結、報表等應由文書人員負責收集。一般指不走收發文程序的文件。

4、各部門形成的文件，應由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交。

五、加強入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價值

1、改革現行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當前鑒定工件依據的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應進行必要的改革。一是調整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關系介紹信、下級報送文件、上級下發文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館后多數無人問津，占據了庫房，又為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導致檔案館各全宗檔案的重復，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報送的以上的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為１６-５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無所適從。

2、注重進館質量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑒定環節中，立卷鑒定環節是確保案卷質量的關鍵，檔案局館的指導、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質量，應提高立卷人員業務素質，在立卷環節就使保管期限劃分準確；在指導檢查環節，應將案卷質量作為重點之一，及時監督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環節，更應當注重檔案內在質量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。

3、在檔案館設立鑒定機構，由專門機構或專人負責鑒定工作。主要是對館藏到期檔案進行統計，制定鑒定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進行。

4、對文書檔案堅定定之后，還要進行嚴格的復審。到期檔案的復審工作是對入選文書做最后的確認，應本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進行。還要運用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據文件內容逐卷、逐件、逐頁的進行審查鑒定。

5、復審之后還要對不合格文件進行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進行，小組成員由主管檔案工作的領導、檔案員和相關職能部門的兼職檔案員組成，對經過鑒定確已失去保存價值需要銷毀的檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，經主管領導審查簽字批準后再銷毀。文書檔案銷毀工作應該遵循以下程序：

a、組成鑒定小組對檔案進行價值鑒定。

b、對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，填寫檔案銷毀清冊審批表。c、鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見。

d、將銷毀檔案運送到指定的銷毀單位進行銷毀，并指定兩名同志負責監銷。

e、監銷人員在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在檔案銷毀清冊審批表上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位主管領導。

f、將銷毀清冊歸檔保存。

行政081王燕