第一篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現形式。2．公文紙介質表現形態包括---開本、規格、印刷、裝訂。3．“關于評定業務支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機關、印發機關、時間、份數和版記反線等要素組成。

6．及時、準確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質區別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機構一年度是對內部組織機構一直固定不變的立檔進行分類。

10．從行文關系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區大事記

12．本機關收到外機關發來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術文書。14．發文機關留存的印刷本是指存本 15．根據決定的性質，可將其分為---法規性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報適用于---表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。

17．簡報的特點是---簡、實、快。

18.簽發是指領導人對文件的發出簽具意見

19．行文制度指的是---機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規定，包括行文關系、行文方式和行文規則。20．行文制度包括---行文關系、行文方式、和行文規則三個方面的內容。

21． 鑒定檔案價值的基礎是分析文件的內容

22．檔案復制本根據利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發文處理有—八個工作環節，收文處理有--八—個工作環節。

24．校對要以---定稿為依據。

25．擬辦的特點是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---年度分類法、組織機構分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準備如何處理提出初步方案和

意見，以供領導人批示、決斷時參考。一般由文秘部門的辦公室負責人或業務部門承辦人提出擬辦意見全宗編號的主要方法是---流水編號法。

29．承辦是同屬于發文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號由四部分組成，分別是—全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號或件號。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲和根據需要進行查找---兩個階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項目、標識符號、著錄格式、著錄級別---和著錄項目細則等內容。

34．文公用紙一般采用國際標準A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設置了—19—個基本大類。其中A代表--中國共產黨黨務—B代表---國家政務總類。

提高辦公的時效：文件辦理的時間量是個彈性很大的問題，因為很難事先制定個收發文計劃去精細地進行時間的量化預測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因為就每個具體環節進行時效分析還是可以的。為此，除加強文書人員的責任心和提高其業務素質外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點：一是---存儲檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務

41．檔案計算機檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應用性的和特定格式的文字材料。2．公務文書----是指國家機關、社會團體、企業事業單位的行政機關在管理過程中所形成的具體法定效力和規范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級機關、團體、企事業單位及個人，在社會活動中，為處理公務及私人事務而形成的檔案。5．專門檔案----是各機關單位在進行某種

專門業務工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學檔案等。

6．平行文：是指同級機關過著不相隸屬的機關之間來往的文件沒。這些法定的機關與組織可以在自己的職權范圍制發相應的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續等。一個機關的組織或辦事機構，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環節，形成一個運轉流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達方式和一般特點的應用文。

10．定稿----公文的草稿經過修改并由領導人審閱、簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機關制發文件的唯一可靠標準稿。

11．正本----是根據已經簽發的定稿所制發的正式文件文本。正本具有標準規范的格式和生效標志，具有法定效力，其證據價值得到法律的認可和保護。

12．存本---是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發生許多增值或變態文本，這種根據公文正本復制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計劃---對即將開展的工作所做出的系統化條理化的安排設想的書面表達形式。15．簡報---是機關、團體、企事業單位用來指導工作、向上級機關反映情況和文題、交流經驗以及溝通信息的一種公務文書。16．總結-----是指對已經完成或正在進行中的某項實踐活動的效果、作用及其經驗教訓進行評價，并在此基礎上歸納分析而形成的文字材料。

17．調查報告-----以書面報告的形式反映調查研究所獲得的信息與結論的一種實用性文體。

18．司法文書----是指案件當事人或參與人，為要求司法機關按照法律程序、運用有關的法律條文有效的保護自身合法權益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級機關在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經歷和思想品德、業務工作情況等各種材料的總稱。

20．會計文書---是本機關單位在經濟活動和財務收支過程中，進行會計核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達的全部內容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結構----在這里指的是一篇文書的內部構造，及文書內容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實用性文體語言，它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規范化的語言體系。24．簽發---是機關單位主管領導對已經審核的文稿進行最后的審定后，在發文稿紙上簽署批準發文，并簽注自己姓名和日期的環節。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發文機關的印章的程序。用印是文件生效的標志，因此需要用印的文件只有加蓋了發文機關印章之后才能生效。

26．擬辦---是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領導批辦時。27．承辦---就是遵照領導人對文件的批辦意見，根據來文內容和要求，由有關職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據。

30．檔案分類方案----就是標列各個類目名稱，標示全宗內檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級次，以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內容，然后把各個類目的名稱一一列舉出來，形成一個大綱。31．全宗----是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導思想是：1全面的觀點2歷史的觀點3.發展的觀點

33.檔案著錄——是對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業務工作。

36、檔案標引——是指對文件或案卷進行主題分析，把自然語文轉換成規范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標識 的過程稱為主題標引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機讀檔案指用于存儲計算機數據的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標準化——是指檔案工作領域內，由檔案行政事業管理機關，或者會同標準化主管機關以及各有關部門共同協商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質量、規格、概念、設施等，同意的衡量準則、技術規范，并且予以貫徹執行和修訂的全部活動過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達作用；

2、公務聯系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機關行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機關工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機密的重要環節；

4、文書工作是檔案工作的基礎。

3、編研工作的內容——1熟悉與研究檔案內容，編寫檔案參考資料。2匯編現行機關的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據是什么？——本機關的工作性質、任務和職能范圍；本機關內部機構設置的層次與數量；本機關收發文件的數量；本機關各組織機構駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價值的，按照他們的形成過程中的聯系和規律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報告和請示的關系。——相同點：

1、行文方向一致。

2、報送要求相同。

3、寫作特點相同。

不同點：

1、行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關了解、掌握情況，溝通上下聯系；請示則是為解決某一問題而請求上級機關指示或審核批準。

2、性質要求不同。報告屬陳述性文件，一般不需要上級回復；而請示屬請求性文件，需要上級機關給以及時批復。

3、行文時限不同。請示必須在事前行文；報告則

在事前、事后、事情進行中行文均可。

4、內容含量不同。請示必須堅持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報告既可一文一事，也可一文數事。

7、文書工作的作用體現在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業文件3機關常用文件

8、簡述發文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發階段，具體包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、封發、傳遞、詢辦、歸卷等環節。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結果。它是有關某一問題或某項工作活動的系統的、有密切聯系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和規律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征，簡稱為“六個特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據機關工作活動和文件形成的規律，對一年內可能產生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。

13、什麼是文書現實執行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現實執行性主要有兩方面含義：一是說文書有執行性，在有關職責權限范圍內，文件一旦制發，舊必須貫徹執行；二是說在一定的時間內有執行性，也就是現實執行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內容特征上都表現出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質的屬性，是區別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務和工作內容是什麼？----文書工作的基本任務是：根據工作的需要和客觀實際，高質量的形成機關的公文，科學的組織和準確的處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。文書工作主要內容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發、復核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統整理與歸檔；（8）為領導人準備有關材料；（9）文書的機要保密；（10）完成領導人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務是：（1）堅持集中統一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學地管理檔案，大力開發信息資源；9逐步實現檔案管理現代化，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。檔案管理的基本內容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等六項工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統一地管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標準化的意義------（1）公文格式標準化是公文的性質所決定的。（2）公文格式標準化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標準化是順應社會發展而產生的。總之，行政機關的公文之所以要有規范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點是什麼？----主題詞是揭示文件主要內容的規范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一，單一性。即一個詞或詞組只表達一個詞義，一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二，規范性。主題詞揭示文件主要內容不是隨意性的，而是按照一定的規范要求，由自然語言轉化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領導人簽發日期為準；第二，經會議討論通過的公文，以通過日期為準；第三，兩個以上機關的聯合發文，以最后簽發機關的領導人簽發的日期為準；第四，電報以發出日期為準；第五，法規性文件以批準日期為準，法規性文件的發布日期與施行日期不一致時，應在正文中同時注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內容要符合黨的路線、方針、政策和有關規定，符合國家的法律、法規。提出新的政策要注意保持連續性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實際，切實可行。第三，內容涉及的有關部門要經過協調、會商，取得一致意見。第四，在文件表達上要概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規范，正確使用標點符號。第五，用數字表示多層結構數字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應組織管轄范圍和職能，保證機關工作有序。

（二）適應機關不同行文關系，在選擇文種時準確判定本機關與文件接受方的行文關系，保證文件及時迅速處理。

（三）適應行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當處理，保證文書處理的科學、高效。

（四）適應文書不同種類要求，以準確把握不同文種寫作規律，實現文書寫作規范化。

21．簡述公告與通告的區別。----

（一）發布機關級別不同。

（二）發布事項范圍不同。

（三）發布事項的方式不同。

（四）所公布事項的特點不同。

22．簡述請示與報告的區別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時間不同。

（三）內容含量不同。

（四）上級辦理不同。23．主題的作用、依據、要求是什麼？----第一，從主題與內容的關系看，主題具有統攝作用。第二，從主題與形式諸要素關系看，主題起著支配作用。總之主題在文書形成中具有統攝和支配的作用。正因為如此，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據是四個方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三，處理事務和社會交往的客觀要求。第四，事務的共同特征和發展規律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達到的要求第一，要反應事物的本質。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結構的任務、方法作用。-----文書結構的任務有四項：第一，總文理。第二，統首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結構的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結構的作用有三方面：第一，使文書表達“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達的要求是什麼？---第一，表達的明確性。第二，表達的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達的文明性。第五，表達的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟。———有以下步驟：

（一）思想準備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標

印。

27．文書修改的主要范圍。——包括：深化主題，審查內容，調整結構，修正語句和標點符號。

28．文書處理過程中有那些特點？——有以下特點：

（一）確定性。文書處理的各個工作環節不可缺少而且相對獨立，每個環節都有特定的功能和內容。

（二）連續性。文書處理的每個工作環節是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規范性。文書處理的每個環節都必須遵循嚴格的工作規范。

29．撰寫擬辦意見時應注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時相當于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領導批辦時參考；差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應彼此有所區別和差異，以利于領導選擇；概括性，既擬辦意見應簡明扼要而又合乎工作規律和情理。

30．簡述批辦文件主要內容。——包括：一是收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。二是擬辦時有困難的事項，批辦時要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報領導審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時，凡需兩個以上部門共同辦文的，還要指定一個主辦部門，以防承辦部門出現于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時，重點審核哪些內容與方面？---審核的重點是：第一，是否應由本機關辦理。第二，是否符合行文規則。第三，內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定。第四，涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商會簽。第五，文種使用、公文格式是否規范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標準取代主觀標準。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復制與保密。3.簡化了裝訂手續。4.使文書工作和檔案工作統一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級機關來文。2.本機關文件。3.下級機關來文。4.同級或 非隸屬機關的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規律。2.保持文件之間的有機聯系。3.區分文書的不同價值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內文書？——是指在平時歸整的基礎上，詳細檢查每個案盒內積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進行調整，并進行案盒內文件的排列、編號，最后確定案盒內歸檔文書。

38．歸檔的質量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應界定準確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內容包括以下四個方面：1政府機關、企業、事業單位的檔案室對本單位需要歸檔的檔案進行接收。2政府機關、企業、事業單位的檔案室對哪些未及時歸檔的檔案進行補充收集。3檔案館對現行機關、已撤銷機關的集體有娼妓保存價值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內檔案分類的方法有哪些？——常用1.年度分類方法，按照文件形成和處理的年度將全宗內檔案分成若干類別；2.組織機構分類法，就是根據單位的內部組織機構將全宗內檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內容所反映的問題將全宗內檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內容及任務是什么？——內容：制訂檔案價值的統一標準及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進行的一系列審慎而嚴密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優化館（室）藏檔案的質量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎。

44、什麼是檔案保管期限表？起結構和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據。一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統保管期限表。4.同類型機關檔案保管期限表5.機關檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經濟建設、文化建設、政治斗爭、科學研究中具

有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學歷史意義，而屬本機關在相當長時間內進行本單位工作需要查考的文件材料應列為長期保管；3.凡是在較短時間內本單位需要查考的各種文件材料，均應列為短期保存。

46．檔案主題標引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯系,相互補充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴大檔案部門影響,宣傳報道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實現資源共享|擴大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設備管理制度，清潔衛生制度）；2.溫濕度調節和清潔衛生；3.注意檔案在流動中的保護；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應包括哪幾個方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發現不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發黃變脆、字跡褪色，潮濕發霉及鼠害等自然損毀現象，即使防治；機讀檔案定時倒帶和上機檢查；3.檢查有無火災、水災等隱患，用電設備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發生；4.檢查受損害文件的數量和情況，是有檔案數量與登記簿冊中的數量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項制度的執行情況和在系統、編目鑒定等工作中的缺點等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內案卷數量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關同一事物的檔案的內容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統地揭示檔案館內有關某一專門事物、某一專門內容檔案的檢索工具。

7、文號索引：文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內容主要包括以下3個部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機關工作大事記

Ｂ、國家和地區大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機關組織沿革 B、地區組織沿革

C、專業系統組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產或其它社會現象、自然現象的發展、變化情況的檔案參考資料。

四、會議簡介：簡明我要地記敘會議基本情況的一種文字材料。

五、統計數字匯集：統計數字匯集又稱“基礎數字匯集”。

六、企業年鑒：的生產、經營、基本建設、科學研究等各類大事的有關文獻、照片和統計數據等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設計項目的檔案資料，扼要摘錄其內容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現代化的標志——1.檔案工作技術與設備的現代化；2.管理機構布局與館（室）藏機構的合理化；

3、檔案信息服務的社會化；4.檔案工作組織管理的科學化。

56、實現檔案現代化的條件。——社會條件和內部條件。社會條件包括：1.需要一個安定的、政治民主化的社會大環境；2.要有足夠的資金投入，經濟上的大力支持；3.科學技術條件的支持。內部條件：1.檔案業務與技術的標準化；2.檔案工作人員專業化。

57、計算機檢索系統的優點——1.工作效率高；2.檢全、檢準率高；3.檢索途徑多；4.能夠產生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設備，能就地向遠方檢索檔案材料，提高了服務效果，節省了經費、人力和時間。

58、簡述計算機檢索系統需要的物質技術條件：——1.系統本身需要的設備條件；2.檔案原件的準備工作；3.有適合檔案館管理系統的計算機軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機關、社會組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數名族地區的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協等文史組織及其他學術歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統一管理的具有政治、經濟、科學文化或歷史意義的一切檔案財富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優點：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價格低廉，保存時間長；4.容易復制，有利于檔案原件保護；5.便于推廣普及。

63、我國已發布的檔案工作標準：——1.針對檔案內容所包涵的信息為適用范圍的標準；2.針對檔案的載體為適用范圍的標準；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標準；4.針對檔案工作中的業務技術原則、方法、措施為適用范圍的標準。

64、我國檔案標準化工作還需進一步提高的地方——1.檔案工作專業名詞術語標準；2.檔案統計、提供利用標準；3.檔案編纂及出版格式標準；4.檔案工作現代化建設標準。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱；2.檔案外借；3.制發檔案復制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務；7.印發目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質、特點與作用--------文書現實執行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執行性，在有關職責權限范圍內，文件一旦制發，舊必須貫徹執行；二是說在一定的時間內有執行性，也就是現實執行性。文書除了現實執行性這一本質屬性以外，還有政治性、機密性、知識性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機密性、知識性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價值性和科學文化性。文書的特點有三方面：法定的作者、法定的權威和效力及特定地程式性。檔案的特點有三方面：系統性、選擇性和保存性。文書的作用為：領導指導作用、行為規范作用、公務聯系和知照作用、憑據記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個方面的作用：現實工作及各項社會活動的查考依據作用、歷史憑據作用、科學研究的基礎和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關系。聯系：

1、工作對象上的聯系。文書工作與檔案工作的物質對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯系。文書工作的終結程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環節（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續。

3、整體工作的聯系。文書工作是檔案工作的基礎，文書工作的質量決定著檔案工作的質量，影響著檔案工作的進展；檔案工作不斷提高質量上的要求，也會影響和推動著文書工作向前發展。

區別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現實，是適應現實工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護歷史的真實面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務不同。文書工作的主要任務就是制作文件、處理文件，對有保存價值的文件進行立卷歸檔；檔案工作的主要任務是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優缺點。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記易于保管，應用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯單式登記，即采用一次復寫多聯的方式進行登記。這種登記方法，可以減少重復登記手續，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關條件具備，可使用計算機對文件進行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態，文書是社會交際的工具，離不開審美的規律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機關或

者有關人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現在形式的安排上要美觀；二是體現在內容上要有美感；三是體現在語言以及邏輯結構等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩健之間的內在聯系和完整性 2要正確反映機關工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標題的要求

案卷標題，是對卷內全部文件內容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

第二篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優質

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質和任務 B人員與分工 C規模和級別 D性質和地位

3、同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經過有關較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀要

5、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉 特此函復 B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關于 根據

7、收文分發應該按不同情況優先分給（A）

A本單位的主要領導人、主管部門負責人或承辦人

B 承辦部門的主管負責人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領導人

D本單位的主要領導人、主管負責人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準是（C）

A 定稿和格式設計 B領導批示意見 C 經過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復核是在注發過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術性審核 C 重復審核 D專業審核

11、由內收發按規定統一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環節屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標明由某公司收啟的文件啟封者應是公司（B）

A 領導人員 B文書人員 C辦公室主任 D業務人員

13、聯合行文時各發文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關于擬錄用2003年大中專畢業生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經研究，現函復如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環節的是（A）。17．以下屬于收文的加工環節的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經過和結果 18．注辦應該由（C）負責。

A 文書人員 B 單位領導 C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環節。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發 C、審核 D、分發

2、事務文書的制發程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復核 簽發 B、簽發 登記 繕印 分發 C、草擬 審核 簽發 分發 D、繕印 用印 登記 分發

4、在復核時應注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發手續是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統一、規范 D、是否做好發文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達 D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關 C、抄送機關 D、附注

7、公文標題___________。A、C A、一般應標明發文機關 B、不應標明發文機關 C、一般不用標點符號 D、特殊情況可任意用標點符號

8、公文主送機關應使用___________。A、B、C A、全稱 B、規范化簡稱 C、統稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關。___________ B、C、D A、公告 B、批復 C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀要式 D、簡報式

C、公文的份數序號、密級程度、緊急程度和發文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發文機關標識依然是發文機關的全稱、規范化簡稱或統稱

案例分析

某市一職業學校易地擴建后，住宿生急劇增加，學生宿舍床位緊張，甚至出現一張床位兩個學生睡的現象。為了解決這一困難，學校準備興建一棟學生宿舍樓，但建設資金缺口較大，學校向市教育局申請撥給學生宿舍樓基建經費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學生宿舍樓基建經費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關于要求解決學生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學生宿舍已無法容納，現在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴重影響學生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

×××市第二職業學校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發小趙收到１份急件，啟封后發現是〈某某省林業廳關于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關部門辦復，據實填報。５月９日。”后由縣林業局起草復文后直接送李副縣長簽發，然后印制成該縣政府正式文件發出。

第一，外收發不應啟封，應由內收發登記，急件應列入對內催辦；

第二，批辦意見不應用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應明確承辦部門及承辦時限；應簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業局的代擬稿應由林業局負責人進行技術性審核，交縣政府辦進行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉應有規范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發區征用，談妥予以相應土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標題；（3）針對專題培訓內容，結合企業公文寫作實際，言之有物；（4）行文規范。

一、學生會準備組織同學踏青，并邀請老師們參加。請你以學生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉間的綠地、吹著軟綿綿的風，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內容是：由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協商達成協議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關演出費用等開支，均由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司承擔。經研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現在按照規定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認函、演員護照和有關演出資料。

請根據以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協商達成協議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關演出費用等開支，均由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司承擔。

經研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現報你部審批。

以上請示當否，請批示。

附件：演出確認函、演員護照和有關演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第三篇：文書與檔案管理—輔導材料

《文書與檔案管理》

一、單項選擇題

1．“文書”一詞最早出現在（漢代）

2．文書的本質屬性是現實（執行性）

3．下列選項不是檔案特點的是（法定性）

4．我國檔案室類型復雜，一般主要有（七種）

5．屬于指揮性公文的是（指示）

6．會議紀要用于記載會議議定事項和主要精神，因而具有（備考性）

7．關于經濟活動分析報告特點的表述正確的（時間性強）

8．公文份數序號如需標識應當頂格標識在版心（左上角第一行）

9．下列發文字號的示例正確的是（國發〔2011〕2號）

10．公文如需標識緊急程度，要用（3號黑體字）

11．下列關于保密期限的示例正確的是（機密★6個月）

12．公文如有附注應當用（3號仿宋體字）

13．除類別詞外，一份文件的主題詞最多不超過（5個）

14．文書形成必須遵循的規律是（約定俗成、保證通行）

15．文書形成的必然趨勢是（時代性）

16．屬于簡縮型凝合性縮略語的選項是（抗洪搶險）

17．屬于統括性縮略語選項的是（四項基本原則）

18．“四化”屬于（統括性縮略語）

19．下列關于請示的行文規則表述不正確的是（可以夾帶報告事項）

20．起草公文時，結構層次序數的第二層應當表述為（㈠）

21．收文辦理的第一道程序是（簽收）

22．收文辦理中具體體現行使領導職權的環節是（批辦）

23．文書歸檔編制移交目錄至少（一式兩份）

24．省級以上機關將永久保存的檔案在本機關保存（20年左右）

25．檔案保管期限表的最基本項目是（條款和保管期限）

26．根據國家檔案局的相關規定，文書檔案的保管期限短期為（15年以下）

27．全宗編號必須具有（唯一性）

28．某一文件的檔號為2-5-10-16，其中案盒號是（10）

29．某一文件的檔號為1-3-12-18，其中件號是（18）

30．案盒目錄應（一式三份）

31．某一文件的檔號為3-6-11-15，其中案盒目錄號是（6）

32．檔案庫房的適宜溫度應在（14℃至20℃之間）

33．檔案著錄中，置于第一責任者之前的標識符號是（∕）

34．檔案著錄中，置于并列題名之前的標識符號是（＝）

35．在檔案著錄過程中，對檔案的內容進行分析和選擇并賦予其規范化的檢索標識的過程是指（檔案標引）

36．集中、系統地揭示某一專題檔案內容和成分的檢索工具是（專題目錄）

37．將文件或案卷的主題詞按字順排列而形成的一種檢索工具是（主題目錄）

38．全宗指南屬于（介紹性檢索工具）

39．按基本性質分，檔案用戶可分為（團體用戶和個人用戶）

40．下列選項屬于檔案電子服務方式的是（網絡服務）

41．屬于會計檔案賬簿類的是（固定資產卡片）

42．在我國一般磁帶的保存期為（10～20年）

43．磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應距容器外壁至少（76cm）

44．用文字處理技術形成的電子文件是（文本文件）

45．用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的電子文件是（影像文件）

二、多項選擇題

1．屬于科技文書類的選項是（專利申請書、項目申請書、發明申報書、權利要求書）

2．文書從其制發機關和作用來分可分為（法規文書、黨內文書、行政文書、群體文書、個人文書）

3．文書從行文關系上分可分為（上行文、下行文、平行文）

4．屬于公文主體部分的選項是（主送機關、抄送機關）

5．主題詞的特點是（單義性、規范性）

6．文稿的種類主要有（草稿、定稿）

7．文書形成的思想準備包括（思想道德修養、明達事理，明辨是非、明確意圖，把握主題、較高的政策水平）

8．寫作公文前必須事先準備材料，材料的來源包括（文件材料、實際材料）

9．文書修改的主要范圍主要包括（深化主題、審查內容、調整結構、修正語句、修正標點）

10．敘述的方法有（概敘、順敘、插敘、引敘、倒敘）

11．立論常用的方法有（例證法、引證法、因果法、對比法）

12．說明的方法有（定義說明、分類說明、舉例說明、引用說明）便處理原理；（3）約定俗成與時代性原理。房濕度冬季不低于14度，夏季不高于24度，13．檔案平時收集的內容包括（零散文件、3．文書主題表達過程應達到的要求。相對濕度45－60%。而案例中將庫房設在了地賬外文件、專門文件）（1）主題要集中；（2）主題要清晰明確；（3）下室，很少有人打掃，陰暗潮濕，且不通風，14．計算機檢索軟件系統應具有的特點是（先主題要前后一致；（4）主題露而不藏。這些都不符合檔案庫房管理的的條件。進性、標準性、完備性、簡易性）4．文書整理歸檔以“件”取代“卷”的優點。啟迪：檔案庫房的重要依據不能太差，對保15．按與檔案部門的關系分，檔案用戶可分（1）以客觀標準取代主觀標準；（2）更加符管的文件應采取措施加以保護，使其既案例為（主要用戶、次要用戶、潛在用戶）合文書整理的基本原則；（3）文書整理更簡又延長壽命。既要考慮保護檔案，又要考慮

三、名詞解釋便易行和具有確定性；（4）有利于整理手段到利用的方便。1．文書：是指行為主體在社會活動中，為了的現代化。一定的目的而形成并使用的具有應用性的和5．文書整理歸檔的基本原則。特定格式的文字材料。（1）遵循文件形成的客觀規律；（2）保持文2．公文：是指黨政機關、企事業單位、群眾件之間的有機聯系；（3）區分文書的不同價團體這些法定的機關與組織為了一定的目值；（4）便于保管和查找利用。的，在社會活動中處理公務而形成并使用的6．聲像檔案的作用。具有特定格式的應用性的文字材料。3．檔案：（1）歷史憑證作用；（2）科學研究作用；（3）是指機關、組織和個人在社會活動中形成的，廣泛交流作用；（4）宣傳教育作用。作為歷史記錄保存起來以備查考的，作為憑

六、案例分析 證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。1.宋主任在××集團下屬的××酒店辦公室4．人事文書：是指各級機關在人事管理工作工作的歷史悠久，工作經驗十分豐富。但他中形成的，反映個人自然情況、社會經歷和文化水平一般，沒有經過正規的秘書專業培思想品德、業務工作情況等各種材料的總稱。訓。這一天，宋主任接到酒店張經理的一項5．會計文書：是指機關單位在經濟活動和財指示：要他就本酒店與××貿易公司人事糾務收支過程中，進行會計核算所形成的各種紛一事的處理向集團公司寫一份“請示報材料的總稱。告”。宋主任回頭把這項任務交給秘書小李。6．信訪文書：是指處理人民群眾來信和來訪小李剛從大學秘書專業畢業，她清楚地知道過程中形成的文書 “請示”和“報告”是兩種不同的文種。根7．交擬：是指機關單位的領導或文秘部門的據領導交代的內容事項，她判定應用“請示”。負責人向擬稿人交代撰擬任務的過程。8．審文稿寫好后，交給了宋主任。主任一看標題，核：是指文稿在送交機關領導簽發之前，對隨手就在“請示”的后面加上“報告”兩字，文稿的內容、體式等進行全面的檢查審定。并且對小李說：“我們現在既是‘反映情況’，9.分發：是指對印制完畢、需要發出的文件又是‘請求批準’”，所以要用‘請示報告’”按發放范圍進行分裝和發送的環節。小李剛進公司，主任又是自己的直接頂頭上10．分類方案類目：是指在一年的實際文書司，當時也就不便加以解釋。不過她覺得要沒有形成之前，事先根據機關工作活動的規把課堂上學的真正用于實踐中真是不容律，在研究機關的工作性質、職權范圍、內易?? 部組織機構及分工情況的基礎上，預測下年（結合請示與報告區別的相關知識分度可能形成的文書，按照文書整理的原則，析。要有必要的理論知識闡述，結合案例分擬制出來的歸檔文書的類別和條目。析，并談談案例帶來的啟迪）11．初步整理：是指機關的文書部門把機關答：請示是下級機關向上級機關請求；報告一年內在工作中逐步形成的應當歸檔的文書是向上級機關匯報，請示是上級機關是一定整理工作放在平時有計劃地進行。要答復，報告并不要答復，視報告的內容情12．檔案整理：是指按照一定的原則對檔案況，可以答復也可以不答復；另外，請示請實體進行系統分類、組合、排列、編號和基求批準某種事項。報告是匯報工作、反映情本編目，使之有序化的過程。況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢13．檔案標引：是指在檔案著錄過程中，對問。案例中提到的是既反映情況又需要上級檔案的內容進行分析和選擇，并賦予其規范批準的，所以該用請示報告。化的檢索標識的過程。啟迪：通過這一案例，讓我牢牢掌握了請示14．聲像檔案：是指在社會活動中產生的具與報告的區別，對以后的學習生活有很大的有保存利用價值，以聲音、圖像為記錄手段幫助。的各種載體形式的原始記錄。2.秘書小李平時非常注意資料和文件的收集15．大事記：是一種以時為經，以事為緯，保存，凡是工作活動中接觸到的各種資料和簡明地記載和反映一定范圍內各種重要史實文件都會收集起來，存放在抽屜里。日積月的資料書和工具書 累，文件、廣告、宣傳材料、參考書等已經

四、簡答題 填滿了小李好幾個抽屜。一天，行政經理找1．檔案的性質。到小李要查閱一份市場調查報告，小李望著（1）原始記錄性；（2）利用的價值性；（3）幾個抽屜的資料和文件真有些不知所措，急科學文化性。得滿頭大汗，翻來翻去卻怎么也找不到行政2．公告與通告的區別。經理要的那份報告。（1）發布性質不同；（2）發布機關級別不同；（要結合文書整理與歸檔的相關知識來（3）告知事項范圍不同。分析。要有必要的理論知識闡述，如文書整3．通報的類型。理歸檔的意義或平時文書的整理等，要結合（1）情況通報；（2）表彰性通報；（3）批評案例來分析，并談談案例帶來的啟迪）性通報。答：文件歸檔整理的意義：①歸檔整理有助4．總結的特點。于維護文件之間的歷史聯系，便于日后查找（1）指導性；（2）真實性；（3）專門性。利用。②歸檔整理有利于保證文件的完整與5．文書選材的標準。安全，便于文件的保管。③歸檔整理有利于（1）真實；（2）新穎；（3）典型；（4）系統；文書部門有意識地收集積累文件，為檔案工（5）切旨。作奠定良好的基礎。文件是機構和國家的“記6．文書結構的任務。憶”。（1）總文理；（2）統首尾；（3）相銜接；（4）小李應根據立卷范圍的要求，將應該歸檔的巧定奪； 文件收集齊全，通過對文件進行分門別類系7．文書語言表達的修辭要求。統化整理，這樣行政經理等領導在查閱資料（1）表達的明確性；（2）表達的簡潔性；（3）的時候，便可以清楚地顯示，既提高文件檢表達的平易性；（4）表達的文明性；（5）表索的效率，又實現文件利用的目的。達的程式性。8．上行文的行文方式。啟迪：學會合理對文件進行整理歸檔，有利（1）逐級上行文；（2）多級上行文；（3）越于充分發揮文件的使用價值，有利于提高歸級上行文。檔整理工作的質量，有利于工作的順利開展，9．文書處理程序的特點。對以后的學習生活意義重大。（1）確定性；（2）連續性；（3）規范性。3.××文具公司在成立之初，創始人就想到10．發文復核的內容。了對公司財務、管理等方面的文件檔案進行（1）審批簽發手續是否完備；（2）附件材料收集整理，并讓秘書負責保管備用。但是由是否齊全；（3）格式是否統一規范。于公司占地面積不大，資金流轉也有些緊張，11．收文登記的形式。所以不能提供設備齊全的檔案室。總經理秘（1）簿冊式登記；（2）聯單式登記；（3）卡書建議，可以暫時把檔案設置在辦公樓地下片式登記。室靠里面的一個房間里，等以后有地方了再12．擬辦的特點。搬出來。那個房間很偏，但是很安靜，一般（1）參考性；（2）差異性；（3）概括性。不會有人進去，利于檔案的保密，另外，光13．建立檔案檢索體系的要求。線很不好，沒有日照。秘書認為，陽光太充（1）要科學、合理；（2）要立足于提高檢索足的話會使所藏的紙質檔案變脆，所以沒有效率；（3）要規范、標準。陽光反倒是件好事。于是，那間屋子就成了14．分類目錄的編制步驟。暫時的檔案存放地。半年之后，問題產生了，（1）填卡；（2）排列；（3）設置指引卡。由于檔案室位置偏僻，很少有人打掃，加上15．電子檔案的利用特點。陰暗潮濕，很多檔案都開始發潮，拿出來的（1）電子檔案利用的快捷性；（2）電子檔案檔案字跡都有些模糊，還有些生了蟲子，嚴利用空間的廣闊性；（3）電子檔案利用的高重影響了利用。效性；（4）良好的復用性；（5）外借利用的要點： 限制性。（要結合檔案庫房管理的相關知識來分析。

五、論述題 要有必要的理論知識闡述，如檔案保管的重1．文書的作用。要性、物質條件等，要結合案例來分析，并（1）領導指導作用；（2）行為規范作用；（3）談談案例帶來的啟迪）公務聯系和知照作用；（4）憑據記載作用；（5）答：庫房是保密檔案的最基本的物質條件，傳遞信息和宣傳教育作用。直接關系到檔案的保護和案例。檔案庫的形2．文書形成的基本原理。式、結構、用材、顏色均應考慮隔熱、防潮（1）客觀反映與實用性原理；（2）美觀與方等效果；檔案庫的窗戶應盡可能少而小；庫

第四篇：文書與檔案管理基

《文書與檔案管理基礎》月考測試卷

一、單選題（10×4＝40）

1、行政公文的表達方式不包括（）A．記敘 B。描寫 C.說明 D議論

2、某縣環保局要轉發某市環保局《關于加強環境保護工作的通知》應該使用的文種是（）A．批復 B.通知 C.通告 D.函

3、使用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文是（）A.規定 B.意見 C。辦法 D。計劃

4、撰寫公文，必須做到（）四個字。

A.及時準確 B.有據有理 C.嚴、準、精、快 D。形象生動

5“特此復函”、“為盼”、“希參照執行”等詞語屬于公文慣用語中的（）A.開頭語 B.承接語 C.結束語 D.稱謂語

6、國務院文件直接發到各個省、市、縣，屬于（）

A.逐級上行文 B.多級上行文 C.越級上行文 D.多級下行文

7.（）是及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。A．查辦 B.督辦 C.助辦 D.催辦

8傳閱文件最突出的要求，就是一個（）字。A.準 B.穩 C.慢 D快

9.新國標規定，成文日期中的數字用（）將年、月、日標全，年份應標全稱，月，日不編虛位（即1不編為01）。

A．簡體中文 B.阿拉伯數字 C.繁體中文 D.英文 10.辦公室人員不應該（）

A．腦勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快

11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。

A多級行文 B逐級行文 C越級行文 D直達基層組織和群眾 12、1，聯合行文時，作者應是()。

A．同級機關 B．同一系統的機關 C．三個以上的機關 D．行政主管機關與業務指導機關

13、公文的形成與發揮作用須依賴于()。

A．公文處理 B．收文處理 C．發文處理 D．辦畢公文處理

14、公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用（）A、逗號 B、引號 C、頓號 D、標點符號

15、、成文日期以（）為準

A、負責人簽發的日期 B、印刷日期 C、發送日期 D、第一次修改稿日期

16、、聯合行文以（）為準

A、最先簽發機關負責人的簽發日期 B、最后簽發機關負責人的簽發日期 C、印刷日期 D、定稿日期

17、特殊情況越級向上行文，應抄送給（）

A、直屬上級機關 B、直屬下級機關 C、系統內的所有同級機關 D、有業務聯系的機關

18、公文的作者是指（A）

A、制發文件的機關 B、擬制公文的秘書工作人員

C、參與文件形成過程的全體機關工作人員 D、審核簽發文件的機關工作人員

19、銷毀秘密公文應當到指定場所中（B）以上監銷 A、1人 B、2人 C、3人 D、4人 20、修改公文草稿，首先從（）

A.文稿格式 B.文稿內容 C.文稿的語言文字 D.文稿的標點符號

二、多選題（10×2＝20）

1.公文簽收步驟包括（）A.清點 B.檢查 C.簽字 D.登記

2、銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保（）A.不公開 B.不外傳 C.不丟失 D.不漏銷

3、附件說明是公文附件的（）

A.順序號 B.使用方法的規定 C.需要說明的其他事項 D.名稱

4、公文催辦的范圍包括（）

A.上級機關來文要求及時回復的 B.平行機關與本機關聯系工作的

C.商洽事務需要復文的 D.下級機關送本機關的請示需要批復的 5.以下屬于催辦范圍的是（）Ａ 有關部門呈請性文件 Ｂ 需要落實的會議決議 Ｃ 重大事故處理材料 Ｄ 上級機關交辦文件 6.公文處理工作的基本原則是（）

A.實事求是 B.準確規范 C.精簡高效 D.安全保密 7.收文辦理中，初審的重點是（）

A.是否應當由本機關辦理 B.文種是否正確 C。格式是否規范 D.是否符合行文規則 8.公文常用慣用語中的承接語有（）A.據此 B。為盼 C.綜上所述 D.當否 9.簡報的種類分為（）

A.工作簡報 B.業務簡報 C.情況簡報 D.會議簡報 10.發文辦理的程序有（）

A.復核 B.登記 C.印制 D.核發

三、改錯題

指出下文在行文規則、格式 和寫作規范方面的8個錯處

請將下面錯誤的地方改正過來。(每小題1分)

××市人民政府文件

×府發［2004］第11號

關于表彰市××廠實現“安全生產年”的通報

市屬各企業：

為確保企業生產和人民生命財產安全，我市××廠從各方面采取有力措施，花大力氣抓各項安全生產制度的貫徹落實，并建立了安全生產各級崗位責任制，2003年實現全年無重 大生產和傷亡事故，成為我市標兵企業。為此，市政府決定給予市××廠通報表揚，以資鼓勵。

市政府號召全市各企業學習市××廠的先進經驗，結合企業實際，建立和健全安全生產崗位責任制抓好安全生產，爭創標兵企業，為把我市安全生產提高到一個新水平而努力。

特此通報

××市政府(印章)二○○四年元月 答案：(1)發文號應為：×府發［2004］11號。(2)標題中不應出現引號，應去掉。(3)標題中的“表彰”應與“通報”放在一起，為“關于??的表彰通報”。(4)通報類屬普發性公文，可不寫收文機關。(5)結尾處不用寫“特此通報”。(6)發文機關應寫全稱“××市人民政府”。(7)發文時間應規范，并具體到日。

四、案例分析

1.小王是某縣政府辦公室秘書。該縣一家工廠在生產過程中違規排放污水，造成周圍土地污染，農民無法耕種；周邊河水污染，死魚成片；井水發紅，不能飲用。農民上門抗議，引發沖突，致使多人受傷。縣政府接到報告后，要求縣辦公室與環保局、工商局一起調查事情過程，并以縣辦公室名義下發文件，向全縣各部門通報處理結果??

小王具體負責文書起草工作，他因工作忙，沒有到現場，只是向環保局和工商局的工作人員了解了調查的大概情況，便起草了一份《關于加強環境保護工作的通知》交給縣辦公室領導審核時，領導把他批評了一頓。請你說說小王工作中的錯誤在哪里？

2.某區教育局所屬一所職業學校，急于購地擴建校園。校領導覺得區教育局沒有可能撥付大額金費，便直接寫了一份報告給市財政局，向財政局報告學校困難，并在報告中請示能否申請市級財政撥款。提出要求希望市財政局直接撥錢給學校。結果請示被退回到區教育局，引起上級領導的不滿。

請問學校行文犯了什么錯誤？

五、請你根據下面的材料，按照公文格式（眉首、主體、版記）擬寫一篇轉發通知。

材料：發文字號161號。發文單位：X X省教育廳。發文時間：二0一0 年十一月二十日。轉發文件《中華人民共和國教育部關于2011年高考學生參與各類競賽不再享受保送、加分待遇的通知》

第五篇：文書與檔案管理教學大綱

《文書與檔案管理》教學大綱

1、課程性質、地位和作用 《文書與檔案管理基礎》是文秘專業學生必修的專業課。通過本課程的學習學生能掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能進行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質檔案管理和新型載體檔案管理等。該門課程是文秘專業的主干課程，在本專業課程體系中居于重要地位。

2、課程教學對象、目的和要求

本課程適用于大學專科層次文秘專業學生。通過本課程的教學，學生能比較系統地掌握文書檔案工作的基本知識，公文的概念、特點、要求等，能按照文書處理與檔案管理的工作程序，進行文書處理、文件的整理與歸檔，以及紙質檔案管理和新型載體檔案管理等。

文書與檔案管理課程從總體上可以分為：文書工作概述、現行文書、一般公文辦理、機要文件處理、辦公自動化與文書工作、檔案工作概述、機關文書立卷、立卷編目與平時歸卷、組合案卷與編目定卷、案卷歸檔、機關檔案制度與管理科學化等內容。

3、課程的相關課程及其關系

學習本課程前的相關課程包括：秘書學、秘書寫作。

本課程既是對管理需學基礎課程的拓展，又是對秘書寫作課程的具體運用。因此，應在學完前兩門課程之后開設，并在教學中注意知識上的交叉與銜接。

4、課程內容及學時分配

本課程教學總時數為54學時，其中講授學時為30學時，實訓為24學時。第一章總論

教學時數：2學時。

教學要求：了解辦公室文書與檔案管理工作的基本過程；掌握文書與檔案工作的基礎知識，遵循文書與檔案工作的基本原則；明確文書檔案人員的基本素質與要求。教學重點：文書與檔案的概念；文書工作與檔案管理的基本原則。教學難點：文書工作與檔案管理工作的基本原則。教學內容：

第一節文書與檔案

一、文書與檔案的含義

二、文書與檔案的性質、特點與作用

三、文書與檔案的聯系與區別 第二節文書工作與檔案管理

一、文書工作與檔案管理的含義

二、文書工作與檔案管理的任務和內容

三、文書工作與檔案管理的基本原則和要求

四、文書工作與檔案管理的聯系與區別

第三節文書工作與檔案管理的組織結構與人員

一、文書工作與檔案管理的組織機構

二、文書工作與檔案管理的組織領導

三、文書工作與檔案管理工作人員 思考題：

1、什么是文書現實執行性？什么是檔案的原始記錄性？

2、文書工作與檔案管理的任務和工作內容是什么？ 第二章文書的體式與稿本 教學時數：2學時。

教學要求：了解文書的文體特征及表達要素；熟悉文書稿本的種類、特征；掌握現行國家行政機關公文格式，能夠按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定處理公文；會用國家行政機關公文格式印制公文，懂得各種文稿、文本的特征及使用。教學重點：文書的文本；文書的格式；文書的稿本類型。教學難點：各種文稿、文本的特征及使用。教學內容：

第一節文書的文體

一、文體的分類

二、現行機關文書文體的特征 第二節文書格式的含義

一、文書格式的含義

二、文書格式標準化的意義

三、現行國家行政機關公文格式 第三節文書的稿本

一、文書的文稿

二、文書的文本 思考題：

1、成文的日期怎樣確定？

2、文書正文寫作的要求有哪些？

3、劃分出公文標題的三要素，并按標題排列要求進行排列 第三章文書的種類 教學時數：2學時。

教學要求：了解確定文書種類的意義與依據；掌握法定文書、機關常用文、企業常用文等通用文書的適用范圍及特點；熟悉各種專用文書的用法；了解雜體文書的種類，會使用雜體文書。

教學重點：文書的種類，不同類型文書的適用范圍及特點。教學難點：雜體文書的適用范圍和用法。教學內容：

第一節文書種類的劃分及選用

一、文書種類劃分的意義

二、文書種類的劃分

三、文書種類的選用 第二節通用文書

一、法定文書

二、機關常用文書

三、企業常用文書 第三節專用文書

一、司法文書

二、人事文書

三、會計文書

四、信訪文書 第四節雜體類文書

一、迎送類禮儀文書

二、信函類文書 思考題：

1、簡述公告與通告的區別。

2、簡述請示與報告的區別。

3、舉例說明廣告的種類。第四章文書的形成 教學時數：4學時。教學要求：了解文書形成的重要性、思想準備、材料準備等內容；理解文書形成的基本原理、文書形成中的主題、材料、結構、語言；掌握文書形成過程及要求；會用文書形成的基本原理分析和評價公務文書；熟悉文書的形成過程，能按照要求撰寫比較簡要的公務文書。教學重點：文書形成的基本原理；文書的形成過程和要素。教學難點：用文書形成的基本原理對公務文書的分析和評價。教學內容：

第一節文書形成的基本原理

一、客觀反映與實用性的原理

二、美觀與方便處理的原理

三、約定俗成與時代性原理 第二節文書形成的步驟

一、文書形成的步驟

二、擬定提綱 三．草擬初稿

四、征求意見

五、反復修改

六、謄抄文稿

七、確定標印

第三節文書形成的要素

一、主題確定

二、材料選用

三、結構安排

四、語言表達 思考題：

1、主題的作用、依據、要求是什么？

2、如何篩選加工材料？

3、簡述文書形成的基本步驟。第五章文書的處理

教學時數：6學時（其中實訓2學時）。

教學要求：熟悉行文制度，掌握現行行政機關的行文要求；加深對行文關系和行文方式的理解；掌握發文和收文處理的環節；能準確判斷機關所選擇的行文關系和行文方式的正誤；能獨立進行收文和發文處理。

教學重點：行文制度；文書的處理程序及。教學難點：行文要求。教學內容： 第一節行文制度

一、正確認識行文關系

二、合理確定行文方式

三、嚴格遵守行文規則 第二節文書的處理程序

一、文書處理程序的概念

二、文書處理程序的特點

三、文書的處理程序圖 第三節發文處理

一、草擬

二、審核

三、簽發

四、復核

五、繕印

六、用印

七、登記

八、分發

第四節收文處理

一、簽收

二、登記

三、審核

四、擬辦

五、批辦

六、承辦

七、催辦

八、注辦 思考題：

1、如何正確使用簿冊式、聯串式和卡片式這三種登記文件的方式？

2、在審核文件時，重點應審核哪些內容與方面？ 第六章文書的整理與歸檔

教學時數：6學時（其中實訓4學時）。

教學要求：知道文書整理的含義、整理歸檔的條件范圍和質量要求，了解文書整理與歸檔的重要意義；熟悉文書整理工作改革的內容和具體要求，理解文書整理的基本原則及文書整理工作改革的意義，認識和區分文書“件”與“卷”、“案盒”與“案卷”的區別；掌握文書整理與歸檔的方法和步驟；掌握分類方案的編制要求，會編制文書整理分類方案；掌握文書系統整理的方法要求。

教學重點：文書整理歸檔的含義、范圍原則與方法步驟。教學難點：分類方案的編制要求。教學內容：

第一節文書整理歸檔及其意義

一、文書整理歸檔的含義

二、文書整理歸檔的意義

三、文書整理歸檔工作的改革

第二節文書整理歸檔的范圍和原則要求

一、文書整理歸檔的范圍

二、文書整理歸檔的基本原則和質量要求 第三節文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

二、初步整理

三、系統整理

四、歸檔 思考題：

1、文書整理歸檔的范圍是什么？

2、如何確定“案盒”內文書？

3、歸檔的質量要求是什么？ 第七章檔案的收集與鑒定

教學時數：4學時（其中實訓2學時）。教學要求：了解機關檔案室在檔案收集工作中的作用，檔案保管期限表的編制方法及檔案鑒定的程序與組織；理解檔案館的收集工作，檔案保管期限表的含義與意義及影響檔案價值的因素；掌握歸檔制度，檔案保管期限表的內容與作用及檔案鑒定方法；知道檔案收集及鑒定工作的程序，掌握檔案收集的方法，能編制檔案保管期限表，并能運用檔案保管期限表鑒定檔案。

教學重點：檔案保管期限表的含義與意義及影響檔案價值的因素。

教學難點：檔案制度和檔案收集的方法，檔案保管期限表鑒定檔案的運用。教學內容：

第一節檔案收集工作

一、檔案收集工作的內容和要求

二、機關檔案室的收集工作

三、檔案館的收集工作 第二節檔案鑒定工作

一、檔案鑒定工作的原則

二、檔案保管期限表

三、檔案鑒定方法 思考題：

1、館藏檔案的主要來源、收集范圍和收集要求是什么？

2、如何編制檔案保管期限表？

3、選擇一份文件，試從內容、形式以及社會意義等方面分析其價值。第八章檔案的整理與保管

教學時數：8學時（其中實訓4學時）。

教學要求：了解檔案保管的重要性、檔案保管的物質條件及檔案庫房管理的有關內容；理解全宗、案卷目錄、檔號和全宗卷的含義；掌握檔案分類常用的方法和復式分類法，檔案編號的方法，案卷目錄、歸檔文件目錄的內容，檔號的結構；知道檔案整理和保管工作的主要內容及其在整個檔案管理工作中的地位；會用檔案分類、編號的有關知識要求，對全宗內的檔案進行分類、編號和排列。

教學重點：檔案常用分類法和復式分類法，檔案編號的方法，案卷目錄、歸檔文件目錄的內容，檔號的結構。

教學難點：用檔案分類、編號的有關知識要求，對全宗內的檔案進行分類、編號和排列。教學內容： 第一節檔案分類

一、檔案常用分類方法

二、檔案分類方案的編制

三、復式分類法及其應用 第二節檔案的排架與編目

一、檔案編號與排架

二、案卷目錄的編制

三、檔號

第三節檔案保管

一、檔案保管的重要性

二、檔案保管的物質條件

三、檔案的庫房管理 思考題：

簡析檔案常用分類方法的種類及其適用條件。第九章檔案的檢索

教學時數：6學時（其中實訓2學時）。

教學要求：了解檔案計算機檢索的特點；理解檔案著錄工作的含義與內容，檔案標引工作的含義與規則；掌握常用檔案檢索工具的功能、結構和編制方法；知道檔案著錄的格式和著錄符合，檔案標引的步驟和方法，及檔案檢索工具體系的構成；會用有關知識對文件進行著錄，會編制常用的檔案檢索工具。

教學重點：常用檔案檢索工具的功能、結構和編制方法。

教學難點：用有關知識對文件進行著錄，編制常用的檔案檢索工具。教學內容：

第一節檔案著錄與標引

一、檔案著錄工作

二、檔案標引工作

三、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》 第二節檔案檢索工具

一、檔案檢索體系

二、檔案檢索工具的種類

三、檔案檢索工具的編制 第三節檔案的計算機檢索

一、檔案計算機檢索的特點

二、檔案計算機檢索系統的功能與流程

三、檔案計算機檢索結構及其設計要求 思考題：

1、簡述分類標引的步驟與方法。

2、聯系實際說明建立檔案檢索體系的理由。

3、檔案的計算機檢索有何特點？ 第十章檔案的提供和利用 教學時數：4學時。教學要求：了解檔案提供利用的形式與特點；熟悉檔案的間接利用工作以及常用的參考資料的編撰；掌握檔案利用工作的基本概念和常用方式；了解網絡信息服務；會用檔案咨詢服務、檔案目錄服務、檔案編研服務；掌握檔案原件服務、檔案復制服務。教學重點：檔案利用工作的基本概念和常用方式。教學難點：檔案咨詢服務、檔案目錄服務、檔案編研服務。教學內容：

第一節檔案提供利用的形式與特點

一、檔案提供利用的一般形式

二、檔案提供利用工作的要求

三、檔案用戶的特點和利用規律 第二節檔案的直接利用工作

一、閱覽服務

二、外借服務

三、復制服務

四、咨詢服務

五、電子化服務

第三節檔案的間接利用工作

一、間接利用工作的特點

二、間接利用工作的主要形式 思考題：

1、檔案為什么不提倡外借？

2、檔案咨詢工作的程序是怎樣的？

3、大事記由哪幾部分組成，各有什么要求？ 第十一章專門檔案的管理與利用 教學時數：6學時。

教學要求：了解音像檔案的管理；熟悉人事檔案、會計檔案和電子檔案的管理；知道專門檔案的種類、作用及管理方法；掌握人事檔案、會計檔案分類的基本方法。教學重點：音像檔案；人事檔案、會計檔案和電子檔案的管理。教學難點：人事檔案、會計檔案分類的基本方法和管理。教學內容: 第一節人事檔案的管理和利用

一、人事檔案的收集與鑒別

二、人事檔案的整理

三、人事檔案的利用

第二節會計檔案的管理與利用

一、會計檔案的收集

二、會計檔案的整理與鑒定

三、會計檔案的提供利用 第三節聲像檔案的管理與利用

一、聲像檔案的作用與特點

二、照片檔案的管理

三、錄音、錄像檔案的管理 思考題：

1、照片檔案由哪幾部分組成？

2、錄音、錄像檔案的保管有什么要求？

3、獨立完成照片檔案的整理、分類的全過程。

5、考核

本課程為考試課程，采用閉卷形式考核，考試時間為100分鐘。考核內容重在考核學生基本概念、基本理論、問題分析。

6、教材與主要參考書 6.1本課程使用的教材為《文書工作與檔案管理》，由趙映誠主編，高等教育出版社出版，2006年版。

6.2主要參考教材：《文書與檔案管理基礎》，馬永飛著，高等教育出版社出版，2006版；《文書工作與檔案管理》，吳鳳祥等編，高等教育出版社，2001年版。