第一篇：文書與檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

為保證公文版面的莊重大方，標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了頁邊和版心的規(guī)格。公文用紙的天頭為： 37㎜，訂口為：28版心尺寸為：220X156㎜(不含頁碼)。訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處。允許誤差±4mm

頁碼用號(hào)碼標(biāo)識(shí)，置于，數(shù)碼左右各放一條號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣㎜。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼。

★公文份數(shù)序號(hào)的位置在的位置。也就是天頭下邊緣，距公文上頁邊㎜處下面第行。★公文的份數(shù)序號(hào)一般是位數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，份數(shù)不足規(guī)定位數(shù)時(shí)前面用“”補(bǔ)齊。公文的保密程度分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)事項(xiàng)保密時(shí)間不超過年；機(jī)密級(jí)事項(xiàng)保密時(shí)間不超過年；秘密級(jí)事項(xiàng)保密時(shí)間不超過年。

★標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)宋體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行的位置，兩字之間空字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，密級(jí)和保密期限之間用“，”隔開。

緊急程度是對公文送達(dá)時(shí)限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“急件，特急的字樣。如果是以電報(bào)的形式下發(fā)的公文，緊急程度分為特提、平急，四個(gè)等級(jí)。

標(biāo)識(shí)緊急程度，使用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第行的位置，兩字之間也需空字。但如果同時(shí)還要標(biāo)識(shí)密級(jí)、緊急程度要頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第行的位置。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置，有兩種規(guī)定：第一種用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25㎜；

第二種限于上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80㎜。☆使用小標(biāo)字，用色標(biāo)識(shí)，以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發(fā)文字號(hào)是指某一公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)發(fā)文總號(hào)中的實(shí)際順序號(hào)。發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代

字、年份、序號(hào)

組成。發(fā)文字號(hào)組成的三部分的順序任意顛倒調(diào)換。發(fā)文字號(hào)的位置是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空行，并且在發(fā)文字號(hào)之下㎜處標(biāo)印一條與版心同寬的紅色反線。

發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年度號(hào)標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡稱，例如，“〔2008〕”不能簡寫為“”。發(fā)文順序號(hào)分年度從號(hào)起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后（即“1”不編為“001”），不加字。

簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空字，簽發(fā)人姓名居右空字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”字加全角冒號(hào)與簽發(fā)人姓名組成，冒號(hào)后用號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空行紅色反線之上。

如有多個(gè)簽發(fā)人(會(huì)簽人)，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第行，其他簽發(fā)人姓名從第行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與姓名處在同一行，并使紅色反線與之的距離為mm。

公文標(biāo)題標(biāo)注在紅色反線下空行的位置，用號(hào)小標(biāo)字.公文如有附件，在正文下空行左空字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和附件名稱。附件如有序號(hào)，使用碼，附件名稱后不加。

加蓋印章還要考慮印章的枚數(shù)。只有一個(gè)印章，成文日期右空字，加蓋印章上距正文行之內(nèi)；兩個(gè)印章時(shí)，成文日期拉開，左右各空個(gè)字，印章均壓在成文日期上，兩印章互不相交或相切，相距不超過㎜；多個(gè)印章時(shí)，要署上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，印章加蓋在名稱上，在最后一排印章之下右空字標(biāo)識(shí)成文日期。

附注是對公文的的說明。如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件可見報(bào)”等。需要注意的是附注不是對公文內(nèi)容的注釋或解釋。公文如有附注，應(yīng)居空字加標(biāo)識(shí)在下行。

主題詞的標(biāo)引位置要居標(biāo)識(shí)，使用字，后標(biāo)；詞目和詞目之間不使用，而是空字位置隔開。

一是抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在主題詞之下，居左空字；二是抄送機(jī)關(guān)較多，回行時(shí)與的抄送機(jī)關(guān)對齊，而不能頂格；三是抄送機(jī)關(guān)間要用隔開，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)，可以防止私加抄送機(jī)關(guān)或變造公文。

1．會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“X XXXXX會(huì)議紀(jì)要”組成。標(biāo)識(shí)用字，標(biāo)識(shí)的位置距版心上邊緣mm。2．會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。3）檔案的類別

（1）文書檔案（2）科技檔案（3）專門檔案 4）檔案的作用

（1）現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用。

（2）歷史憑據(jù)作用。（3）科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。１）文書的概念

文書是人們在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。2）文書的作用

（1）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用。（2）行為規(guī)范作用。

（3）公務(wù)聯(lián)系和知照的作用。（4）憑據(jù)記載作用。

2）檔案的特性

（1）來源的廣泛性。（2）形成的條件性。

（3）記錄方式和載體形式的多樣性。（4）原始的記錄性。其一，處理完畢的文件才能作為檔案。

其二，對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。

1.1.3文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別

1）文書與檔案的聯(lián)系

（1）兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活（2）兩者互為因果。

2）文書與檔案的區(qū)別

（1）兩者的性質(zhì)和形式不同。（2）兩者的目的和作用不同。（3）兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同 公文形成處理管理

3）文書工作的基本原則和要求

根據(jù)上述精神，文書工作的基本原則應(yīng)該是：

堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義； 注重實(shí)用，高效率地做好文書工作。

文書工作的具體要求是：準(zhǔn)確，及時(shí)，安全，保密。要做到嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍，及時(shí)迅速，注重時(shí)效，不搞公文旅行，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，防止失密、泄密。

“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。”

（2）檔案管理工作的具體要求：完整，安全，有效。完整，即檔案的收集要做到齊全完整，沒有疏漏。安全，主要是保證檔案的物質(zhì)安全和政治安全，防止自然和人為的損壞，不丟失，不泄密。有效，即能夠有效地提供利用，充分發(fā)揮檔案的作用。

文書處理程序的特點(diǎn)

1）確定性2）連續(xù)性3）規(guī)范性 釘鋸距離左紙邊為～mm。4.1.2歸檔文件整理原則

1）遵循文件形成的客觀規(guī)律2）保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

3）區(qū)分文書的不同價(jià)值 4）便于保管和查找利用 3）填寫檔案盒封面與盒脊

檔案盒的外形尺寸為mm╳mm(長╳寬)，盒脊厚度可視情況制作，厚度一般為mm0mmmm。檔案盒采用的材料必須，一般應(yīng)采用紙制作。

3）檔號(hào)的作用 6.3.2檔號(hào)的編制原則

（1）唯一性原則。（2）合理性原則。

（3）穩(wěn)定性原則。（4）擴(kuò)充性原則（5）簡單性原則。

“八防”措施（1）防火。（2）防盜（3）防水。（4）防潮。（5）防霉。（6）防蟲。（7）防塵。（8）防光。

（一）收集文件.分類.（二）劃分保管期限

（三）組合案卷

（四）排列卷內(nèi)文件材料

（五）編寫卷內(nèi)文件材料的頁號(hào)

（六）填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表

（七）擬寫案卷標(biāo)題

（八）拆除金屬物，折疊整齊

（九）裝訂案卷

（十）填寫案卷封面

第二篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項(xiàng)選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實(shí)事求是 C及時(shí)迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務(wù) B人員與分工 C規(guī)模和級(jí)別 D性質(zhì)和地位

3、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關(guān)較正式的會(huì)議討論，并投票通過，以會(huì)議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報(bào)告 D會(huì)議紀(jì)要

5、表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況用（B）。A公報(bào) B通告 C通知 D通報(bào)

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項(xiàng)是_________。C A、遵照 收悉 批轉(zhuǎn) 特此函復(fù) B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關(guān)于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應(yīng)該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門負(fù)責(zé)人或承辦人

B 承辦部門的主管負(fù)責(zé)人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領(lǐng)導(dǎo)人

D本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預(yù)案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準(zhǔn)是（C）

A 定稿和格式設(shè)計(jì) B領(lǐng)導(dǎo)批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復(fù)核是在注發(fā)過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術(shù)性審核 C 重復(fù)審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動(dòng)的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標(biāo)明由某公司收啟的文件啟封者應(yīng)是公司（B）

A 領(lǐng)導(dǎo)人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務(wù)人員

13、聯(lián)合行文時(shí)各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會(huì)談 B會(huì)辦 C會(huì)簽 D會(huì)稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實(shí)質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關(guān)于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號(hào)）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結(jié)果 18．注辦應(yīng)該由（C）負(fù)責(zé)。

A 文書人員 B 單位領(lǐng)導(dǎo) C辦公室主任 D承辦人 19.會(huì)議紀(jì)要適用于（D）。

A.記載會(huì)議情況 B.傳達(dá)會(huì)議情況 C.記載會(huì)議議定事項(xiàng) D.傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項(xiàng)選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項(xiàng)的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復(fù)核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復(fù)核時(shí)應(yīng)注意下列哪些事項(xiàng)___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時(shí)送達(dá) D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機(jī)關(guān) C、抄送機(jī)關(guān) D、附注

7、公文標(biāo)題___________。A、C A、一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) B、不應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) C、一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) D、特殊情況可任意用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

8、公文主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機(jī)關(guān)。___________ B、C、D A、公告 B、批復(fù) C、請示 D、報(bào)告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會(huì)議紀(jì)要式 D、簡報(bào)式

C、公文的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)程度、緊急程度和發(fā)文字號(hào)均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)依然是發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學(xué)校易地?cái)U(kuò)建后，住宿生急劇增加，學(xué)生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個(gè)學(xué)生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學(xué)校準(zhǔn)備興建一棟學(xué)生宿舍樓，但建設(shè)資金缺口較大，學(xué)校向市教育局申請撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學(xué)生宿舍樓基建經(jīng)費(fèi)的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關(guān)于要求解決學(xué)生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學(xué)生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個(gè)床位兩個(gè)人睡，嚴(yán)重影響學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達(dá)到省“兩基”標(biāo)準(zhǔn)，望上級(jí)部門給予適當(dāng)支持。

×××市第二職業(yè)學(xué)校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯(cuò)漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關(guān)于上報(bào)春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關(guān)部門辦復(fù)，據(jù)實(shí)填報(bào)。５月９日。”后由縣林業(yè)局起草復(fù)文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應(yīng)啟封，應(yīng)由內(nèi)收發(fā)登記，急件應(yīng)列入對內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應(yīng)用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應(yīng)明確承辦部門及承辦時(shí)限；應(yīng)簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應(yīng)由林業(yè)局負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)性審核，交縣政府辦進(jìn)行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運(yùn)轉(zhuǎn)應(yīng)有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應(yīng)土地劃撥，但久久不見落實(shí)。該單位劉局長十分著急，在辦公會(huì)上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對方，希望對方有一個(gè)回答。會(huì)后第二天早上上班時(shí)，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會(huì)，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉(zhuǎn)交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個(gè)貼切的標(biāo)題；（3）針對專題培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合企業(yè)公文寫作實(shí)際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學(xué)生會(huì)準(zhǔn)備組織同學(xué)踏青，并邀請老師們參加。請你以學(xué)生會(huì)的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時(shí)，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風(fēng)，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風(fēng)，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號(hào)是“蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)”。請示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。現(xiàn)在按照規(guī)定上報(bào)文化部審批。請示的附件是：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料。

請根據(jù)以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關(guān)于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個(gè)人演唱會(huì)的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號(hào)

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達(dá)成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。有關(guān)演出費(fèi)用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔(dān)。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時(shí)來南京奧體中心體育場舉辦個(gè)人演唱會(huì)。現(xiàn)報(bào)你部審批。

以上請示當(dāng)否，請批示。

附件：演出確認(rèn)函、演員護(hù)照和有關(guān)演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第三篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關(guān)于評定業(yè)務(wù)支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、時(shí)間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時(shí)、準(zhǔn)確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機(jī)構(gòu)一是對內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)一直固定不變的立檔進(jìn)行分類。

10．從行文關(guān)系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區(qū)大事記

12．本機(jī)關(guān)收到外機(jī)關(guān)發(fā)來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術(shù)文書。14．發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報(bào)適用于---表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。

17．簡報(bào)的特點(diǎn)是---簡、實(shí)、快。

18.簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件的發(fā)出簽具意見

19．行文制度指的是---機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定，包括行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關(guān)系、行文方式、和行文規(guī)則三個(gè)方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價(jià)值的基礎(chǔ)是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復(fù)制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個(gè)工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個(gè)工作環(huán)節(jié)。

24．校對要以---定稿為依據(jù)。

25．?dāng)M辦的特點(diǎn)是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準(zhǔn)備如何處理提出初步方案和

意見，以供領(lǐng)導(dǎo)人批示、決斷時(shí)參考。一般由文秘部門的辦公室負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門承辦人提出擬辦意見全宗編號(hào)的主要方法是---流水編號(hào)法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號(hào)由四部分組成，分別是—全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁號(hào)或件號(hào)。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找---兩個(gè)階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項(xiàng)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄格式、著錄級(jí)別---和著錄項(xiàng)目細(xì)則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設(shè)置了—19—個(gè)基本大類。其中A代表--中國共產(chǎn)黨黨務(wù)—B代表---國家政務(wù)總類。

提高辦公的時(shí)效：文件辦理的時(shí)間量是個(gè)彈性很大的問題，因?yàn)楹茈y事先制定個(gè)收發(fā)文計(jì)劃去精細(xì)地進(jìn)行時(shí)間的量化預(yù)測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因?yàn)榫兔總€(gè)具體環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)效分析還是可以的。為此，除加強(qiáng)文書人員的責(zé)任心和提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構(gòu)成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點(diǎn)：一是---存儲(chǔ)檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護(hù)檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務(wù)

41．檔案計(jì)算機(jī)檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。2．公務(wù)文書----是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機(jī)關(guān)在管理過程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中，為處理公務(wù)及私人事務(wù)而形成的檔案。5．專門檔案----是各機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行某種

專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、教學(xué)檔案等。

6．平行文：是指同級(jí)機(jī)關(guān)過著不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來往的文件沒。這些法定的機(jī)關(guān)與組織可以在自己的職權(quán)范圍制發(fā)相應(yīng)的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達(dá)方式和一般特點(diǎn)的應(yīng)用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠標(biāo)準(zhǔn)稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價(jià)值得到法律的認(rèn)可和保護(hù)。

12．存本---是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計(jì)劃---對即將開展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設(shè)想的書面表達(dá)形式。15．簡報(bào)---是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用來指導(dǎo)工作、向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況和文題、交流經(jīng)驗(yàn)以及溝通信息的一種公務(wù)文書。16．總結(jié)-----是指對已經(jīng)完成或正在進(jìn)行中的某項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的效果、作用及其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評價(jià)，并在此基礎(chǔ)上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報(bào)告-----以書面報(bào)告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結(jié)論的一種實(shí)用性文體。

18．司法文書----是指案件當(dāng)事人或參與人，為要求司法機(jī)關(guān)按照法律程序、運(yùn)用有關(guān)的法律條文有效的保護(hù)自身合法權(quán)益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級(jí)機(jī)關(guān)在干部人事管理工作中形成的，反映個(gè)人自然情況、社會(huì)經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務(wù)工作情況等各種材料的總稱。

20．會(huì)計(jì)文書---是本機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過程中，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達(dá)的全部內(nèi)容中那個(gè)貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結(jié)構(gòu)----在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造，及文書內(nèi)容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實(shí)用性文體語言，它是用于社會(huì)活動(dòng)、具有實(shí)用文特點(diǎn)、反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)范化的語言體系。24．簽發(fā)---是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章的程序。用印是文件生效的標(biāo)志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機(jī)關(guān)印章之后才能生效。

26．?dāng)M辦---是對需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)。27．承辦---就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對文件的批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個(gè)人承接辦理來文并予以貫徹落實(shí)的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時(shí)限，秘書部門對承辦工作進(jìn)行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類方案----就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，標(biāo)示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級(jí)次，以及每一級(jí)采用什麼樣的分類方法或每一級(jí)的主要內(nèi)容，然后把各個(gè)類目的名稱一一列舉出來，形成一個(gè)大綱。31．全宗----是指一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)實(shí)踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導(dǎo)思想是：1全面的觀點(diǎn)2歷史的觀點(diǎn)3.發(fā)展的觀點(diǎn)

33.檔案著錄——是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會(huì)利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項(xiàng)工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

36、檔案標(biāo)引——是指對文件或案卷進(jìn)行主題分析，把自然語文轉(zhuǎn)換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標(biāo)識(shí) 的過程稱為主題標(biāo)引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設(shè)備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機(jī)讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機(jī)讀檔案指用于存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化——是指檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機(jī)關(guān)，或者會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設(shè)施等，同意的衡量準(zhǔn)則、技術(shù)規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動(dòng)過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達(dá)作用；

2、公務(wù)聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機(jī)關(guān)行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機(jī)關(guān)工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機(jī)密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎(chǔ)，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關(guān)的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍；本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量；本機(jī)關(guān)收發(fā)文件的數(shù)量；本機(jī)關(guān)各組織機(jī)構(gòu)駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價(jià)值的，按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報(bào)告和請示的關(guān)系。——相同點(diǎn)：

1、行文方向一致。

2、報(bào)送要求相同。

3、寫作特點(diǎn)相同。

不同點(diǎn)：

1、行文目的不同。報(bào)告的目的只是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請示則是為解決某一問題而請求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或?qū)徍伺鷾?zhǔn)。

2、性質(zhì)要求不同。報(bào)告屬陳述性文件，一般不需要上級(jí)回復(fù)；而請示屬請求性文件，需要上級(jí)機(jī)關(guān)給以及時(shí)批復(fù)。

3、行文時(shí)限不同。請示必須在事前行文；報(bào)告則

在事前、事后、事情進(jìn)行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請示必須堅(jiān)持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報(bào)告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機(jī)關(guān)常用文件

8、簡述發(fā)文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結(jié)果。它是有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時(shí)間特征、地點(diǎn)特征和通訊者特征，簡稱為“六個(gè)特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷計(jì)劃。

13、什麼是文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動(dòng)，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實(shí)、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報(bào)等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務(wù)和工作內(nèi)容是什麼？----文書工作的基本任務(wù)是：根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量的形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)的組織和準(zhǔn)確的處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。文書工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理；（6）公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)材料；（9）文書的機(jī)要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項(xiàng)。檔案的基本任務(wù)是：（1）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)信息資源；9逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實(shí)用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義------（1）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的。總之，行政機(jī)關(guān)的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點(diǎn)是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點(diǎn)第一，單一性。即一個(gè)詞或詞組只表達(dá)一個(gè)詞義，一個(gè)詞義只能用一個(gè)詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語言轉(zhuǎn)化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，經(jīng)會(huì)議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；第三，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；第四，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；第五，法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時(shí)，應(yīng)在正文中同時(shí)注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實(shí)際，切實(shí)可行。第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會(huì)商，取得一致意見。第四，在文件表達(dá)上要概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實(shí)事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第五，用數(shù)字表示多層結(jié)構(gòu)數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應(yīng)組織管轄范圍和職能，保證機(jī)關(guān)工作有序。

（二）適應(yīng)機(jī)關(guān)不同行文關(guān)系，在選擇文種時(shí)準(zhǔn)確判定本機(jī)關(guān)與文件接受方的行文關(guān)系，保證文件及時(shí)迅速處理。

（三）適應(yīng)行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當(dāng)處理，保證文書處理的科學(xué)、高效。

（四）適應(yīng)文書不同種類要求，以準(zhǔn)確把握不同文種寫作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。

21．簡述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同。

（二）發(fā)布事項(xiàng)范圍不同。

（三）發(fā)布事項(xiàng)的方式不同。

（四）所公布事項(xiàng)的特點(diǎn)不同。

22．簡述請示與報(bào)告的區(qū)別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時(shí)間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級(jí)辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關(guān)系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關(guān)系看，主題起著支配作用。總之主題在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因?yàn)槿绱耍谖臅纬芍斜仨毷紫却_立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個(gè)方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級(jí)指示精神。第三，處理事務(wù)和社會(huì)交往的客觀要求。第四，事務(wù)的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達(dá)到的要求第一，要反應(yīng)事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達(dá)過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)、方法作用。-----文書結(jié)構(gòu)的任務(wù)有四項(xiàng)：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結(jié)構(gòu)的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結(jié)構(gòu)的作用有三方面：第一，使文書表達(dá)“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達(dá)的要求是什麼？---第一，表達(dá)的明確性。第二，表達(dá)的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達(dá)的文明性。第五，表達(dá)的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟。———有以下步驟：

（一）思想準(zhǔn)備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復(fù)修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標(biāo)

印。

27．文書修改的主要范圍。——包括：深化主題，審查內(nèi)容，調(diào)整結(jié)構(gòu)，修正語句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

28．文書處理過程中有那些特點(diǎn)？——有以下特點(diǎn)：

（一）確定性。文書處理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對獨(dú)立，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書處理的每個(gè)工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循嚴(yán)格的工作規(guī)范。

29．撰寫擬辦意見時(shí)應(yīng)注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應(yīng)注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時(shí)相當(dāng)于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考；差異性，即擬辦意見如有兩個(gè)以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；概括性，既擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡述批辦文件主要內(nèi)容。——包括：一是收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。二是擬辦時(shí)有困難的事項(xiàng)，批辦時(shí)要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時(shí)，凡需兩個(gè)以上部門共同辦文的，還要指定一個(gè)主辦部門，以防承辦部門出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時(shí)，重點(diǎn)審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點(diǎn)是：第一，是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。第四，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商會(huì)簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn)。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復(fù)制與保密。3.簡化了裝訂手續(xù)。4.使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文。2.本機(jī)關(guān)文件。3.下級(jí)機(jī)關(guān)來文。4.同級(jí)或 非隸屬機(jī)關(guān)的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.區(qū)分文書的不同價(jià)值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書？——是指在平時(shí)歸整的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)案盒內(nèi)積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進(jìn)行調(diào)整，并進(jìn)行案盒內(nèi)文件的排列、編號(hào)，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應(yīng)齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護(hù)的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應(yīng)界定準(zhǔn)確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會(huì)各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個(gè)方面：1政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行接收。2政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對哪些未及時(shí)歸檔的檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集。3檔案館對現(xiàn)行機(jī)關(guān)、已撤銷機(jī)關(guān)的集體有娼妓保存價(jià)值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；2.組織機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內(nèi)容所反映的問題將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務(wù)是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同保存價(jià)值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價(jià)值或已失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進(jìn)行的一系列審慎而嚴(yán)密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務(wù)是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎(chǔ)。

44、什麼是檔案保管期限表？起結(jié)構(gòu)和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究中具

有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義，而屬本機(jī)關(guān)在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)進(jìn)行本單位工作需要查考的文件材料應(yīng)列為長期保管；3.凡是在較短時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應(yīng)列為短期保存。

46．檔案主題標(biāo)引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉(zhuǎn)換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當(dāng)案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯(lián)系,相互補(bǔ)充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴(kuò)大檔案部門影響,宣傳報(bào)道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實(shí)現(xiàn)資源共享|擴(kuò)大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進(jìn)出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設(shè)備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動(dòng)中的保護(hù)；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應(yīng)包括哪幾個(gè)方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機(jī)讀檔案定時(shí)倒帶和上機(jī)檢查；3.檢查有無火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點(diǎn)等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機(jī)讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號(hào)索引：文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機(jī)關(guān)工作大事記

Ｂ、國家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個(gè)人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機(jī)關(guān)組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會(huì)議簡介：簡明我要地記敘會(huì)議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集：統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計(jì)劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務(wù)的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志——1.檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化；2.管理機(jī)構(gòu)布局與館（室）藏機(jī)構(gòu)的合理化；

3、檔案信息服務(wù)的社會(huì)化；4.檔案工作組織管理的科學(xué)化。

56、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件。——社會(huì)條件和內(nèi)部條件。社會(huì)條件包括：1.需要一個(gè)安定的、政治民主化的社會(huì)大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟(jì)上的大力支持；3.科學(xué)技術(shù)條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)——1.工作效率高；2.檢全、檢準(zhǔn)率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設(shè)備，能就地向遠(yuǎn)方檢索檔案材料，提高了服務(wù)效果，節(jié)省了經(jīng)費(fèi)、人力和時(shí)間。

58、簡述計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術(shù)條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設(shè)備條件；2.檔案原件的準(zhǔn)備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案財(cái)富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護(hù)中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠(yuǎn)離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點(diǎn)：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價(jià)格低廉，保存時(shí)間長；4.容易復(fù)制，有利于檔案原件保護(hù)；5.便于推廣普及。

63、我國已發(fā)布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：——1.針對檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；2.針對檔案的載體為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)；4.針對檔案工作中的業(yè)務(wù)技術(shù)原則、方法、措施為適用范圍的標(biāo)準(zhǔn)。

64、我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作還需進(jìn)一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)；2.檔案統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)；3.檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)；4.檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復(fù)制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務(wù)；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)與作用--------文書現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。文書除了現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機(jī)密性、知識(shí)性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機(jī)密性、知識(shí)性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價(jià)值性和科學(xué)文化性。文書的特點(diǎn)有三方面：法定的作者、法定的權(quán)威和效力及特定地程式性。檔案的特點(diǎn)有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書的作用為：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用、行為規(guī)范作用、公務(wù)聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個(gè)方面的作用：現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關(guān)系。聯(lián)系：

1、工作對象上的聯(lián)系。文書工作與檔案工作的物質(zhì)對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書工作的終結(jié)程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進(jìn)展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會(huì)影響和推動(dòng)著文書工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現(xiàn)實(shí)，是適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務(wù)不同。文書工作的主要任務(wù)就是制作文件、處理文件，對有保存價(jià)值的文件進(jìn)行立卷歸檔；檔案工作的主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點(diǎn)。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進(jìn)行登記。這種登記易于保管，應(yīng)用比較普遍。但比較死板，寫錯(cuò)了不易修改，若按大流水號(hào)編排順序號(hào)，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進(jìn)行登記，每張卡片登記一份文件，必要時(shí)可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進(jìn)行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復(fù)寫多聯(lián)的方式進(jìn)行登記。這種登記方法，可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機(jī)關(guān)條件具備，可使用計(jì)算機(jī)對文件進(jìn)行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書是社會(huì)交際的工具，離不開審美的規(guī)律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機(jī)關(guān)或

者有關(guān)人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達(dá)到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語言以及邏輯結(jié)構(gòu)等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯(cuò)亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機(jī)關(guān)工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標(biāo)題的要求

案卷標(biāo)題，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

第四篇：文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

文書與檔案管理復(fù)習(xí)資料整理

緒論

第一章

1、文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。廣義的文書既包括公務(wù)文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務(wù)文書。

2、檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各方面活動(dòng)直接形成的歷史記錄。

3、文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要?dú)w宿。具體而言，有兩層意思：

一、文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源；

二、文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案（對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存，另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來）

4、文書和檔案的作用可以概括為六個(gè)方面：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用，憑證作用、參考作用和教育作用。

5、文書、公文和文件之間的關(guān)系：廣義文件>文書>公文>狹義文件

6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質(zhì)屬性；2）檔案的來源；3）檔案形式的多樣性

7、公文的分類：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公文；第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來源和使用范圍可以分為外發(fā)文件（發(fā)文）、收來文件（收文）和內(nèi)部文件；第四，按功能性質(zhì)分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報(bào)請性公文、批答性公文和獎(jiǎng)懲性公文；第五，按時(shí)限要求可分為緊急公文和普通公文；第六，按機(jī)密程度可分為機(jī)密公文和普通公文

8、檔案的種類：可以根據(jù)形成的歷史時(shí)期、檔案內(nèi)容、載體形式、檔案的所有者、內(nèi)容體式進(jìn)行分類

9、文書和檔案的作用。基本功能是記載信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導(dǎo)作用；3）聯(lián)絡(luò)作用；4）憑證作用；5）參考作用；6）教育作用

第二章

1、文書工作是社會(huì)組織的文書工作機(jī)構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理（文書的三項(xiàng)基本內(nèi)容或基本任務(wù)），為組織工作服務(wù)的工作。

2、文書工作的原則：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡

3、文書工作組織機(jī)構(gòu)分為三種類型，1）中心機(jī)構(gòu)；2)專門機(jī)構(gòu)；3）分支機(jī)構(gòu)

4、文書工作組織方式的類型分集中形式和分散形式

5、檔案工作的性質(zhì)有：1）管理型2）服務(wù)性3）政治性

6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務(wù)工作，包括八個(gè)環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅(jiān)定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研

7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；2）維護(hù)檔案的完整與安全；3）便于社會(huì)各方面的利用

8、文書工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書工作和檔案工作的對象有交叉；2）文書工作和檔案工作前后相繼；3）文書工作和檔案工作相互影響；4）文書工作和檔案工作長期處于“一體化”的狀態(tài)；區(qū)別：1）工作對象不同。一是文書，一是檔案；2）工作任務(wù)不同；3）服務(wù)對象和工作目的不同；4）工作機(jī)構(gòu)不同

第三章

1、制文階段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》）3）核稿4）簽發(fā)5）復(fù)核

2、簽發(fā)的種類：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）、會(huì)簽（兩個(gè)以上社會(huì)組織聯(lián)合發(fā)文時(shí)，各組織的負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)）

3、簽發(fā)內(nèi)容包括：簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期

4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對3）印制4）用印

5、文書制作的要求：1）真實(shí)反映法定作者意圖；2）嚴(yán)格遵守公文格式要求；3）準(zhǔn)確把握公文寫作特點(diǎn)；4）嚴(yán)格控制公文制作程序

6、第二節(jié)P76~97熟讀

第四章（重要）

1、狹義的文書辦理主要是指按照國家的相關(guān)規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

2、文書辦理的特點(diǎn)：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性

3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時(shí)保管四個(gè)階段

4、行文方式：1）逐級(jí)行文。指直接向所屬的上一級(jí)組織或下一級(jí)組織行文，或者說是按層次一級(jí)級(jí)行文的方式；2）多級(jí)行文。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時(shí)直接和更基層的下級(jí)組織行文的方式；3）直達(dá)行文。指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達(dá)的行文方式；4）越級(jí)行文。指下級(jí)組織在非常必要的時(shí)候，越過自己的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向更高層的上級(jí)組織直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同級(jí)或沒有隸屬關(guān)系的組織之間的行文；6）聯(lián)合行文

5、行文規(guī)則包括以下幾個(gè)方面：1）行文要尊重社會(huì)組織的隸屬關(guān)系；2）行文要尊重組織職權(quán)；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；5）同級(jí)社會(huì)組織可以聯(lián)合發(fā)文；6）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力

6、收文辦理的程序，就是收文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進(jìn)階段和閱辦階段組成。

7、收文辦理流程：詳見P120始

8、收文登記的種類主要有：1）簿冊式登記；2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計(jì)算機(jī)登記。（P124 收文登記簿）

9、文件處理單：P125

10、文件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦；2）批辦；3）分發(fā)；4）承辦；5）注辦；6）催辦；7）歸卷

11、承辦是文件處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分為傳閱、傳達(dá)、擬稿幾種。做好承辦工作，應(yīng)注意一下幾點(diǎn)要求：1）承辦上級(jí)文件，首先要消化理解上級(jí)指示的內(nèi)容實(shí)質(zhì)，這是承辦任務(wù)的基礎(chǔ)；2）承辦下級(jí)的輕視、報(bào)告，首先，對請示要著重審核所請示問題的事由、依據(jù)情況、要求是否符合實(shí)際，是否正確；3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排

12、內(nèi)部文件特點(diǎn)：1）實(shí)用性；2）保密性；3）多樣性

13、內(nèi)部文件的分類：1）日常事務(wù)類；2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類

14、內(nèi)部文件管理的內(nèi)容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類；3）保存與保護(hù)；4）利用與查詢

第五章

1、文書管理的意義：1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書的安全；3）為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

2、文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則

第六、七章

1、文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔

2、立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將處理完畢的，具有保存價(jià)值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。

3、《歸檔文件整理規(guī)則》

4、檔案收集主要有兩個(gè)方面內(nèi)容：1）社會(huì)組織檔案室對本組織需要?dú)w檔的檔案的收集工作；2）檔案館對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作

5、文書立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價(jià)值；4）要方便保管、檢索和利用

6、文書立卷的步驟：編制立卷類目→平時(shí)歸卷→年終調(diào)整定卷組卷→卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)→擬寫案卷標(biāo)題→填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表→填寫卷案封皮→裝訂案卷

7、立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號(hào)，即類、目、號(hào)三部分組成

8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個(gè)特征立卷，就有六種方法：1）根據(jù)問題特征立卷；2）按時(shí)間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷

9、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

第五篇：文書與檔案管理基

《文書與檔案管理基礎(chǔ)》月考測試卷

一、單選題（10×4＝40）

1、行政公文的表達(dá)方式不包括（）A．記敘 B。描寫 C.說明 D議論

2、某縣環(huán)保局要轉(zhuǎn)發(fā)某市環(huán)保局《關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)工作的通知》應(yīng)該使用的文種是（）A．批復(fù) B.通知 C.通告 D.函

3、使用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文是（）A.規(guī)定 B.意見 C。辦法 D。計(jì)劃

4、撰寫公文，必須做到（）四個(gè)字。

A.及時(shí)準(zhǔn)確 B.有據(jù)有理 C.嚴(yán)、準(zhǔn)、精、快 D。形象生動(dòng)

5“特此復(fù)函”、“為盼”、“希參照執(zhí)行”等詞語屬于公文慣用語中的（）A.開頭語 B.承接語 C.結(jié)束語 D.稱謂語

6、國務(wù)院文件直接發(fā)到各個(gè)省、市、縣，屬于（）

A.逐級(jí)上行文 B.多級(jí)上行文 C.越級(jí)上行文 D.多級(jí)下行文

7.（）是及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。A．查辦 B.督辦 C.助辦 D.催辦

8傳閱文件最突出的要求，就是一個(gè)（）字。A.準(zhǔn) B.穩(wěn) C.慢 D快

9.新國標(biāo)規(guī)定，成文日期中的數(shù)字用（）將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月，日不編虛位（即1不編為01）。

A．簡體中文 B.阿拉伯?dāng)?shù)字 C.繁體中文 D.英文 10.辦公室人員不應(yīng)該（）

A．腦勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快

11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。

A多級(jí)行文 B逐級(jí)行文 C越級(jí)行文 D直達(dá)基層組織和群眾 12、1，聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是()。

A．同級(jí)機(jī)關(guān) B．同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) C．三個(gè)以上的機(jī)關(guān) D．行政主管機(jī)關(guān)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)

13、公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于()。

A．公文處理 B．收文處理 C．發(fā)文處理 D．辦畢公文處理

14、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用（）A、逗號(hào) B、引號(hào) C、頓號(hào) D、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

15、、成文日期以（）為準(zhǔn)

A、負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期 B、印刷日期 C、發(fā)送日期 D、第一次修改稿日期

16、、聯(lián)合行文以（）為準(zhǔn)

A、最先簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期 B、最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期 C、印刷日期 D、定稿日期

17、特殊情況越級(jí)向上行文，應(yīng)抄送給（）

A、直屬上級(jí)機(jī)關(guān) B、直屬下級(jí)機(jī)關(guān) C、系統(tǒng)內(nèi)的所有同級(jí)機(jī)關(guān) D、有業(yè)務(wù)聯(lián)系的機(jī)關(guān)

18、公文的作者是指（A）

A、制發(fā)文件的機(jī)關(guān) B、擬制公文的秘書工作人員

C、參與文件形成過程的全體機(jī)關(guān)工作人員 D、審核簽發(fā)文件的機(jī)關(guān)工作人員

19、銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊校˙）以上監(jiān)銷 A、1人 B、2人 C、3人 D、4人 20、修改公文草稿，首先從（）

A.文稿格式 B.文稿內(nèi)容 C.文稿的語言文字 D.文稿的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

二、多選題（10×2＝20）

1.公文簽收步驟包括（）A.清點(diǎn) B.檢查 C.簽字 D.登記

2、銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保（）A.不公開 B.不外傳 C.不丟失 D.不漏銷

3、附件說明是公文附件的（）

A.順序號(hào) B.使用方法的規(guī)定 C.需要說明的其他事項(xiàng) D.名稱

4、公文催辦的范圍包括（）

A.上級(jí)機(jī)關(guān)來文要求及時(shí)回復(fù)的 B.平行機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系工作的

C.商洽事務(wù)需要復(fù)文的 D.下級(jí)機(jī)關(guān)送本機(jī)關(guān)的請示需要批復(fù)的 5.以下屬于催辦范圍的是（）Ａ 有關(guān)部門呈請性文件 Ｂ 需要落實(shí)的會(huì)議決議 Ｃ 重大事故處理材料 Ｄ 上級(jí)機(jī)關(guān)交辦文件 6.公文處理工作的基本原則是（）

A.實(shí)事求是 B.準(zhǔn)確規(guī)范 C.精簡高效 D.安全保密 7.收文辦理中，初審的重點(diǎn)是（）

A.是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理 B.文種是否正確 C。格式是否規(guī)范 D.是否符合行文規(guī)則 8.公文常用慣用語中的承接語有（）A.據(jù)此 B。為盼 C.綜上所述 D.當(dāng)否 9.簡報(bào)的種類分為（）

A.工作簡報(bào) B.業(yè)務(wù)簡報(bào) C.情況簡報(bào) D.會(huì)議簡報(bào) 10.發(fā)文辦理的程序有（）

A.復(fù)核 B.登記 C.印制 D.核發(fā)

三、改錯(cuò)題

指出下文在行文規(guī)則、格式 和寫作規(guī)范方面的8個(gè)錯(cuò)處

請將下面錯(cuò)誤的地方改正過來。(每小題1分)

××市人民政府文件

×府發(fā)［2004］第11號(hào)

關(guān)于表彰市××廠實(shí)現(xiàn)“安全生產(chǎn)年”的通報(bào)

市屬各企業(yè)：

為確保企業(yè)生產(chǎn)和人民生命財(cái)產(chǎn)安全，我市××廠從各方面采取有力措施，花大力氣抓各項(xiàng)安全生產(chǎn)制度的貫徹落實(shí)，并建立了安全生產(chǎn)各級(jí)崗位責(zé)任制，2003年實(shí)現(xiàn)全年無重 大生產(chǎn)和傷亡事故，成為我市標(biāo)兵企業(yè)。為此，市政府決定給予市××廠通報(bào)表揚(yáng)，以資鼓勵(lì)。

市政府號(hào)召全市各企業(yè)學(xué)習(xí)市××廠的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，建立和健全安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制抓好安全生產(chǎn)，爭創(chuàng)標(biāo)兵企業(yè)，為把我市安全生產(chǎn)提高到一個(gè)新水平而努力。

特此通報(bào)

××市政府(印章)二○○四年元月 答案：(1)發(fā)文號(hào)應(yīng)為：×府發(fā)［2004］11號(hào)。(2)標(biāo)題中不應(yīng)出現(xiàn)引號(hào)，應(yīng)去掉。(3)標(biāo)題中的“表彰”應(yīng)與“通報(bào)”放在一起，為“關(guān)于??的表彰通報(bào)”。(4)通報(bào)類屬普發(fā)性公文，可不寫收文機(jī)關(guān)。(5)結(jié)尾處不用寫“特此通報(bào)”。(6)發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫全稱“××市人民政府”。(7)發(fā)文時(shí)間應(yīng)規(guī)范，并具體到日。

四、案例分析

1.小王是某縣政府辦公室秘書。該縣一家工廠在生產(chǎn)過程中違規(guī)排放污水，造成周圍土地污染，農(nóng)民無法耕種；周邊河水污染，死魚成片；井水發(fā)紅，不能飲用。農(nóng)民上門抗議，引發(fā)沖突，致使多人受傷。縣政府接到報(bào)告后，要求縣辦公室與環(huán)保局、工商局一起調(diào)查事情過程，并以縣辦公室名義下發(fā)文件，向全縣各部門通報(bào)處理結(jié)果??

小王具體負(fù)責(zé)文書起草工作，他因工作忙，沒有到現(xiàn)場，只是向環(huán)保局和工商局的工作人員了解了調(diào)查的大概情況，便起草了一份《關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)工作的通知》交給縣辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)把他批評了一頓。請你說說小王工作中的錯(cuò)誤在哪里？

2.某區(qū)教育局所屬一所職業(yè)學(xué)校，急于購地?cái)U(kuò)建校園。校領(lǐng)導(dǎo)覺得區(qū)教育局沒有可能撥付大額金費(fèi)，便直接寫了一份報(bào)告給市財(cái)政局，向財(cái)政局報(bào)告學(xué)校困難，并在報(bào)告中請示能否申請市級(jí)財(cái)政撥款。提出要求希望市財(cái)政局直接撥錢給學(xué)校。結(jié)果請示被退回到區(qū)教育局，引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不滿。

請問學(xué)校行文犯了什么錯(cuò)誤？

五、請你根據(jù)下面的材料，按照公文格式（眉首、主體、版記）擬寫一篇轉(zhuǎn)發(fā)通知。

材料：發(fā)文字號(hào)161號(hào)。發(fā)文單位：X X省教育廳。發(fā)文時(shí)間：二0一0 年十一月二十日。轉(zhuǎn)發(fā)文件《中華人民共和國教育部關(guān)于2011年高考學(xué)生參與各類競賽不再享受保送、加分待遇的通知》