第一篇：文書與檔案管理第一次模擬考試試題

文書與檔案管理期末試題（150分）

一、填空題（本題共5小題，每空1分，共20分）

1、確定企事業單位文件材料歸檔范圍的標準是文件材料本身是否具有。凡是反映本單位生產經營、等各項主要工作和活動基本情況，具有、利用價值的文件材料，都屬于歸檔范圍。

2、立卷特征主要有問題特征、、、、、通訊者特征和其他特征。

3、從機關檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、、兼職型三種基本類型。

4、具體立卷程序包括擬訂立立卷類目、、、、、填寫與裝訂、。

5、編制《歸檔文件整理規則》所遵循的原則是、、、。

6、歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容，歸檔章設置、、、件號和機構（問題）。

二、單項選擇題（本題共20小題，每小題2分，共計40分）

1、（）是文書處理工作的最后一個重要環節，是文書處理程序結束的標志。A．立卷

B．歸檔

C．歸類

D．組卷

2、最常用的立卷特征是（）

A．通訊者特征

B．問題特征

C．制發者特征

D．其他特征

3、適用于內設機構較多，而且較為穩定的大、中型現行機關的是（）分類法。

A．年度—組織機構

B．年度—問題

C．組織機構—年度

D．問題—年度

4、文書處理部門立卷包括集中式、（）、“誰辦誰立卷”等具體模式。

A．具體式

B．統一式

C．分工式

D．部門式

5、下面哪一項不是立卷類目的又一稱謂（）。

A．案卷類目

B．案卷條目

C．立卷條款

D．立卷計劃

6、下面哪一項不屬于立卷類目的結構（）。

A．類目名稱

B．條款號

C．條目名稱

D．保管期限

7、下面哪一項不是定卷的過程（）

A．擬定題名

B．復核

C．調整

D．確定案卷

8、（）是案卷的靈魂。

A．保管期限

B．案卷標題

C．立卷

D．歸檔

9、案卷標題的三要素除了制發者、問題，還有（）

A．時間

B．通訊者

C．名稱

D．地區

10、《江寧、江浦、六合、高淳、溧水縣人民政府關于發展鄉鎮企業的計劃和總結》中的“發展鄉鎮企業”是文件的（）特征。

A．制發者

B．名稱

C．項目

D．問題

11、在標明作者時，“中國共產黨江蘇省委員會”可簡稱為（）

A．中共江蘇省委

B．中共蘇委

C．中共蘇省委

D．江蘇省委

12、以通訊者特征立卷的案卷，標明名稱為（）。

A．通訊文書

B．往來文書

C．來往文書

D．交流文書

13、下面哪一項不屬于案卷封面的構成（）。

A．全宗名稱

B．類目名稱

C．案卷題名

D．歸檔日期

14、下面哪一項不屬于案卷的裝訂時的整理取齊環節（）

A．折疊卷皮

B．理順紙張

C．修補加固文件

D．檢查文件順序

15、下面哪一項不是簡易立卷方式（）

A．一事一卷

B．以卷代件

C．立薄卷

D．立純卷

16、下列哪一項不是歸檔文件目錄設置的項目（）

A．件號

B．年度

C．責任者

D．文號

17、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型，規格（長乘寬）是（）。A．295mm×210mm

B．295mm×200mm

C．297mm×200mm

D．297mm×210mm

18、歸檔文件在進行日期設置時，標準格式為（）。

A．20140321

B．2014.03.21

C．2014—03—21

D．2014年3月21日

19、歸檔文件文件設置文件標題時，沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加（）號。A．《》

B．（）

C．<>

D．[ ] 20、下面哪一項不能作為檔案盒盒脊的厚度（）

A．20mm

B．30mm

C．40mm

D．50mm

三、判斷題（本題共10小題。每題2分，共20分）

1、上級機關普發的、非本機關主管業務但需要貫徹執行的法規性文件需要歸檔。（）

2、下級機關報送的法規性備案材料部需要歸檔。（）

3、按通訊者特征立卷不僅指就同一問題而形成文件往來關系的兩位制發者，也包括兩位制發者各自在其他方面的發文。（）

4、文件材料的收集和清理是機關年度立卷工作之前的一項必不可少的準備工作。對于機關立卷人員來說是文件材料的收集，對于機關工作人員來說是文件材料的清理。（）

5、文件排列時需注意：正件與附件，應正件在前，附件在后；請示與批復，應請示在前，批復在后。（）

6、案卷標題的字數一般以不超過50字為宜。（）

7、批、轉發文件的作者是被批、被轉發文件的原作者，而不是批、轉發文件的單位。（）

8、豎向書寫文件的案卷，一般選擇左側裝訂。（）

9、歸檔文件目錄中的責任者指的是執法文件的組織和個人，即文件的發文機關或署名者。（）

10、檔案盒的外形尺寸為320mm×210mm（長乘寬）。（）

四、名詞解釋題（本題共5小題，每題3分，共15分）

1、立卷

2、平時歸卷

3、案卷質量要求的總原則

4、排列

5、件

五、簡答題（本題共5小題，每題5分，共25分）

1、簡述《歸檔文件整理規則》的意義。

2、如何確定立卷環節？ 簡述擬寫案卷標題的要求。根據《歸檔文件整理規則》，如何對歸檔文件進行分類？ 簡述歸檔工作的內容和步驟。

六、實踐題（本題共2小題，每題15分，共30分）

1、試按下列要求，擬寫案卷標題。

（1）案卷內容：中共孝義市委和中共柳林縣委關于黨的群眾路線教育實踐活動的案卷。標題要求：中共孝義市委是第一通訊者；以通訊者特征為主立卷。

案卷內容：孝義市職教中心和柳林職中關于專業設置交流、專業人才培養的案卷。標題要求：柳林職中是第一通訊者；以問題特征為主，結合通訊者特征立卷。

案卷內容：孝義市教育局、柳林縣教育局、中陽縣教育局、石樓縣教育局關于人才交流計劃的案卷。

案卷要求：孝義市教育局為第一通訊者，其他均為第二通訊者；以問題特征為主，結合通訊者特征立卷。

案例：黔南布依族苗族自治州水電局平時文書分類歸卷的做法。文書處理部門搞好平時文書分類歸卷工作，不僅能及時掌握文書的運轉及其處理情況，做到分門別類地管好文件，消除文件的紊亂現象，方便平時查找利用，而且也為文書材料的立卷歸檔打下了基礎。

該局在1978年起，建立了平時文書分類歸卷工作制度，此后不但沒有產生新的積存文件，而且1977年到1979年這三年，每年的文件都在次年的第二季度就完成了立卷歸檔工作，并編制了文書檔案案卷目錄和文書資料案卷目錄，向機關檔案室做了移交。三年來，共立文書檔案121卷，其中永久55卷，長期38卷，短期28卷，立文書資料72卷。該局進行平時文書分類歸卷工作的做法是： 第一，擬制好文書處理案卷類目表。第二，隨時將辦完的文件分類歸卷。第三，定期清查核對文件。對于沒有通過收、發文登記手續的文書材料，如局辦公會議記錄、本局召開會議形成的文件、局領導參加會議帶回的文件、統計報表等，文書處理人員要經常做好收集、分類歸卷等工作。思考并回答：

試析平時立卷的利弊。

從上述案例中，你受到哪些啟發？

第二篇：《企業文書與檔案管理》試題[范文模版]

余姚廣播電視大學2016年春季開放專科期末考試

《文書與檔案管理》試題

專業 學號 姓名 得分

一、名詞解釋（每題5分，共20分）1．公務文書

2．副本

3．承辦

4．保管期限

二、選擇題（每題2分，共20分）

1．（）寫作水平的高低取決于文秘工作者的政治思想水平、業務能力和駕馭語言的能力。

A．文書 B．公文 C．文件 2．完整的公文標題由（）。

A．公文作者、內容和名稱組成

B．公文機關代字、發文年號和發文序號組成 C．公文的主要內容和文種組成

3．各級機關、團體等處理公務普遍使用的公文是（）。A．事務文書 B．專用公文 C．通用公文 4．文書工作的組織形式一經確定后，（）。

A．應相對穩定一個時期 B．可以適當變更 C．可以隨時變換現有的組織形式 5．公文用紙采用（）型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mmm。A．A4紙型 B．A5紙型 C．16k紙型 6．收文處理的總程序由（）兩個階段構成。A．制文階段和制發階段 B．立卷階段和歸檔階段 C．收進階段和閱辦階段

7．落實文件精神、起草回復文件、轉發或批轉文件等是（）。

A．擬辦的任務 B．批辦的任務 C．承辦的任務 D．注辦的任務 8．編目，即編寫（）。

A．卷內目錄 B．案卷移交目錄 C．立卷目錄

9．（）是保證文件齊全、完整的基點，是企業檔案室取得檔案的必要手段。A．收集制度 B．鑒定制度 C．保管制度 D．歸檔制度

10．最常見、運用最廣泛的一種分類方法是（）。

A．機構分類法 B．問題分類法 C．職能分類法 D．分類法

三、簡答題（每題5分，共20分）

1．如何理解公文的“特定作者和法定權威性”這一特點？

2．簡述企業歸檔文件整理工作原則。

3．人事檔案共可劃分為幾個大類？

4．文書利用的方法主要有哪幾種？

四、案例分析題（共10分）

企業的安全威脅

西方媒體對484家公司調查發現：超過 85%的安全威脅來自企業內部，16%來自內部未授權的存取，14%來自專利信息被竊取，12%來自內部人員的財務欺騙，11%來自資料或網絡的破壞。據調查，企業機密泄密30%-40%是由電子文件泄漏而造成的。對中國500家大型企業所作的調查顯示，國內企業對電子文件幾乎沒有任何防護措施（有保護的不到3%）。一些機密性的材料，電子文件可輕易通過電子郵件、騰訊QQ和移動硬盤泄密到企業外部。防火墻、殺毒軟件、入侵檢測、物理隔離等這些常見的內網安全措施已不再是保護機密信息的法寶。

根據以上案例回答下列問題。

1、保密管理的目標，是嚴格保守秘密，維護涉密信息的（），防范來自內部的失密、泄密等行為，防范來自外部的竊密活動。

A、完整 B、安全 C、完整與安全

2、保密工作要堅持（）的原則。

A、事前控制，重在防范 B、事前控制，重在監督 C、事前監督，事后防范 D、事前監督，重在防范

3、追查失密、泄密事件的目的，主要在于（），同時盡最大可能彌補損失。A、殺一儆百 B、堵塞漏洞，避免重蹈覆轍 C、亡羊補牢

4、保密工作中，保密工作管理機構、（）、保密工作人員配置與保密技術措施同樣重要。

A、保密制度體系 B、保密獎懲手段 C、保密專門場所 D、保密設備

五、操作題（共30分）

（一）以下是一篇有多處錯誤的公文，請指出錯誤并進行修改。（20分）

××市紅光公司文 ×紅司（2008）24號

請求免征2008年企業所得稅的報告

市國稅局、地稅局、××局長、××副局長：

在這次特大洪災，我公司部分設備、產品被洪水和泥石流沖毀，1000平方米 的××車間幾乎夷為平地，企業蒙受了極大損失，預計損失500萬元。為此，根據國稅（1997）99號文的規定，請求減免2008年全年所得稅××萬元。可否，請批準。

××市紅光公司 2008年11月20日

附件：紅光公司災情一覽表1份

主題詞：免征 所得稅 報：市政府

送：市國資委、發改委。

××市紅光公司辦公室2008年11月20日印發

（二）將下列文件合理地組為兩卷，分別為其擬定案卷標題，并說明組卷特征。（1、杭州市教育局要求把蕭山中學教師××調回杭州的函

2、江南大學關于當前學生思想狀況的調查報告

3、江南大學關于加強學生思想工作的決定

4、杭州市勞動局同意調回蕭山中學教師××的復函

5、江南大學關于成立學生思想工作領導小組的通知

6、杭州市教育局請求將×××調入蕭山中學工作的函

7、江南大學關于開展學生思想工作的工作計劃

8、杭州市勞動局同意調×××入蕭山中學的復函

10分）4

第三篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優質

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質和任務 B人員與分工 C規模和級別 D性質和地位

3、同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經過有關較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀要

5、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉 特此函復 B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關于 根據

7、收文分發應該按不同情況優先分給（A）

A本單位的主要領導人、主管部門負責人或承辦人

B 承辦部門的主管負責人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領導人

D本單位的主要領導人、主管負責人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準是（C）

A 定稿和格式設計 B領導批示意見 C 經過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復核是在注發過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術性審核 C 重復審核 D專業審核

11、由內收發按規定統一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環節屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標明由某公司收啟的文件啟封者應是公司（B）

A 領導人員 B文書人員 C辦公室主任 D業務人員

13、聯合行文時各發文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關于擬錄用2003年大中專畢業生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經研究，現函復如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環節的是（A）。17．以下屬于收文的加工環節的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經過和結果 18．注辦應該由（C）負責。

A 文書人員 B 單位領導 C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環節。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發 C、審核 D、分發

2、事務文書的制發程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復核 簽發 B、簽發 登記 繕印 分發 C、草擬 審核 簽發 分發 D、繕印 用印 登記 分發

4、在復核時應注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發手續是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統一、規范 D、是否做好發文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達 D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關 C、抄送機關 D、附注

7、公文標題___________。A、C A、一般應標明發文機關 B、不應標明發文機關 C、一般不用標點符號 D、特殊情況可任意用標點符號

8、公文主送機關應使用___________。A、B、C A、全稱 B、規范化簡稱 C、統稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關。___________ B、C、D A、公告 B、批復 C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀要式 D、簡報式

C、公文的份數序號、密級程度、緊急程度和發文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發文機關標識依然是發文機關的全稱、規范化簡稱或統稱

案例分析

某市一職業學校易地擴建后，住宿生急劇增加，學生宿舍床位緊張，甚至出現一張床位兩個學生睡的現象。為了解決這一困難，學校準備興建一棟學生宿舍樓，但建設資金缺口較大，學校向市教育局申請撥給學生宿舍樓基建經費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學生宿舍樓基建經費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關于要求解決學生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學生宿舍已無法容納，現在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴重影響學生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

×××市第二職業學校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發小趙收到１份急件，啟封后發現是〈某某省林業廳關于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關部門辦復，據實填報。５月９日。”后由縣林業局起草復文后直接送李副縣長簽發，然后印制成該縣政府正式文件發出。

第一，外收發不應啟封，應由內收發登記，急件應列入對內催辦；

第二，批辦意見不應用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應明確承辦部門及承辦時限；應簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業局的代擬稿應由林業局負責人進行技術性審核，交縣政府辦進行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉應有規范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發區征用，談妥予以相應土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標題；（3）針對專題培訓內容，結合企業公文寫作實際，言之有物；（4）行文規范。

一、學生會準備組織同學踏青，并邀請老師們參加。請你以學生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉間的綠地、吹著軟綿綿的風，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內容是：由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協商達成協議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關演出費用等開支，均由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司承擔。經研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現在按照規定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認函、演員護照和有關演出資料。

請根據以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協商達成協議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關演出費用等開支，均由江蘇五環廣告傳播公司和南京大唐亞太國際演出交流有限公司承擔。

經研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現報你部審批。

以上請示當否，請批示。

附件：演出確認函、演員護照和有關演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第四篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現形式。2．公文紙介質表現形態包括---開本、規格、印刷、裝訂。3．“關于評定業務支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機關、印發機關、時間、份數和版記反線等要素組成。

6．及時、準確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質區別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機構一是對內部組織機構一直固定不變的立檔進行分類。

10．從行文關系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區大事記

12．本機關收到外機關發來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術文書。14．發文機關留存的印刷本是指存本 15．根據決定的性質，可將其分為---法規性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報適用于---表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。

17．簡報的特點是---簡、實、快。

18.簽發是指領導人對文件的發出簽具意見

19．行文制度指的是---機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規定，包括行文關系、行文方式和行文規則。20．行文制度包括---行文關系、行文方式、和行文規則三個方面的內容。

21． 鑒定檔案價值的基礎是分析文件的內容

22．檔案復制本根據利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發文處理有—八個工作環節，收文處理有--八—個工作環節。

24．校對要以---定稿為依據。

25．擬辦的特點是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機構分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準備如何處理提出初步方案和

意見，以供領導人批示、決斷時參考。一般由文秘部門的辦公室負責人或業務部門承辦人提出擬辦意見全宗編號的主要方法是---流水編號法。

29．承辦是同屬于發文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號由四部分組成，分別是—全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號或件號。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲和根據需要進行查找---兩個階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項目、標識符號、著錄格式、著錄級別---和著錄項目細則等內容。

34．文公用紙一般采用國際標準A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設置了—19—個基本大類。其中A代表--中國共產黨黨務—B代表---國家政務總類。

提高辦公的時效：文件辦理的時間量是個彈性很大的問題，因為很難事先制定個收發文計劃去精細地進行時間的量化預測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因為就每個具體環節進行時效分析還是可以的。為此，除加強文書人員的責任心和提高其業務素質外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點：一是---存儲檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務

41．檔案計算機檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應用性的和特定格式的文字材料。2．公務文書----是指國家機關、社會團體、企業事業單位的行政機關在管理過程中所形成的具體法定效力和規范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級機關、團體、企事業單位及個人，在社會活動中，為處理公務及私人事務而形成的檔案。5．專門檔案----是各機關單位在進行某種

專門業務工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學檔案等。

6．平行文：是指同級機關過著不相隸屬的機關之間來往的文件沒。這些法定的機關與組織可以在自己的職權范圍制發相應的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續等。一個機關的組織或辦事機構，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環節，形成一個運轉流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達方式和一般特點的應用文。

10．定稿----公文的草稿經過修改并由領導人審閱、簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機關制發文件的唯一可靠標準稿。

11．正本----是根據已經簽發的定稿所制發的正式文件文本。正本具有標準規范的格式和生效標志，具有法定效力，其證據價值得到法律的認可和保護。

12．存本---是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發生許多增值或變態文本，這種根據公文正本復制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計劃---對即將開展的工作所做出的系統化條理化的安排設想的書面表達形式。15．簡報---是機關、團體、企事業單位用來指導工作、向上級機關反映情況和文題、交流經驗以及溝通信息的一種公務文書。16．總結-----是指對已經完成或正在進行中的某項實踐活動的效果、作用及其經驗教訓進行評價，并在此基礎上歸納分析而形成的文字材料。

17．調查報告-----以書面報告的形式反映調查研究所獲得的信息與結論的一種實用性文體。

18．司法文書----是指案件當事人或參與人，為要求司法機關按照法律程序、運用有關的法律條文有效的保護自身合法權益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級機關在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經歷和思想品德、業務工作情況等各種材料的總稱。

20．會計文書---是本機關單位在經濟活動和財務收支過程中，進行會計核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達的全部內容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結構----在這里指的是一篇文書的內部構造，及文書內容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實用性文體語言，它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規范化的語言體系。24．簽發---是機關單位主管領導對已經審核的文稿進行最后的審定后，在發文稿紙上簽署批準發文，并簽注自己姓名和日期的環節。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發文機關的印章的程序。用印是文件生效的標志，因此需要用印的文件只有加蓋了發文機關印章之后才能生效。

26．擬辦---是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領導批辦時。27．承辦---就是遵照領導人對文件的批辦意見，根據來文內容和要求，由有關職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據。

30．檔案分類方案----就是標列各個類目名稱，標示全宗內檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級次，以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內容，然后把各個類目的名稱一一列舉出來，形成一個大綱。31．全宗----是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導思想是：1全面的觀點2歷史的觀點3.發展的觀點

33.檔案著錄——是對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業務工作。

36、檔案標引——是指對文件或案卷進行主題分析，把自然語文轉換成規范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標識 的過程稱為主題標引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機讀檔案指用于存儲計算機數據的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標準化——是指檔案工作領域內，由檔案行政事業管理機關，或者會同標準化主管機關以及各有關部門共同協商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質量、規格、概念、設施等，同意的衡量準則、技術規范，并且予以貫徹執行和修訂的全部活動過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達作用；

2、公務聯系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機關行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機關工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機密的重要環節；

4、文書工作是檔案工作的基礎。

3、編研工作的內容——1熟悉與研究檔案內容，編寫檔案參考資料。2匯編現行機關的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據是什么？——本機關的工作性質、任務和職能范圍；本機關內部機構設置的層次與數量；本機關收發文件的數量；本機關各組織機構駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價值的，按照他們的形成過程中的聯系和規律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報告和請示的關系。——相同點：

1、行文方向一致。

2、報送要求相同。

3、寫作特點相同。

不同點：

1、行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關了解、掌握情況，溝通上下聯系；請示則是為解決某一問題而請求上級機關指示或審核批準。

2、性質要求不同。報告屬陳述性文件，一般不需要上級回復；而請示屬請求性文件，需要上級機關給以及時批復。

3、行文時限不同。請示必須在事前行文；報告則

在事前、事后、事情進行中行文均可。

4、內容含量不同。請示必須堅持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報告既可一文一事，也可一文數事。

7、文書工作的作用體現在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業文件3機關常用文件

8、簡述發文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發階段，具體包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、封發、傳遞、詢辦、歸卷等環節。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結果。它是有關某一問題或某項工作活動的系統的、有密切聯系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和規律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征，簡稱為“六個特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據機關工作活動和文件形成的規律，對一年內可能產生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。

13、什麼是文書現實執行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現實執行性主要有兩方面含義：一是說文書有執行性，在有關職責權限范圍內，文件一旦制發，舊必須貫徹執行；二是說在一定的時間內有執行性，也就是現實執行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內容特征上都表現出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質的屬性，是區別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務和工作內容是什麼？----文書工作的基本任務是：根據工作的需要和客觀實際，高質量的形成機關的公文，科學的組織和準確的處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。文書工作主要內容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發、復核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統整理與歸檔；（8）為領導人準備有關材料；（9）文書的機要保密；（10）完成領導人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務是：（1）堅持集中統一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學地管理檔案，大力開發信息資源；9逐步實現檔案管理現代化，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。檔案管理的基本內容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等六項工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統一地管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標準化的意義------（1）公文格式標準化是公文的性質所決定的。（2）公文格式標準化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標準化是順應社會發展而產生的。總之，行政機關的公文之所以要有規范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點是什麼？----主題詞是揭示文件主要內容的規范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一，單一性。即一個詞或詞組只表達一個詞義，一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二，規范性。主題詞揭示文件主要內容不是隨意性的，而是按照一定的規范要求，由自然語言轉化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領導人簽發日期為準；第二，經會議討論通過的公文，以通過日期為準；第三，兩個以上機關的聯合發文，以最后簽發機關的領導人簽發的日期為準；第四，電報以發出日期為準；第五，法規性文件以批準日期為準，法規性文件的發布日期與施行日期不一致時，應在正文中同時注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內容要符合黨的路線、方針、政策和有關規定，符合國家的法律、法規。提出新的政策要注意保持連續性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實際，切實可行。第三，內容涉及的有關部門要經過協調、會商，取得一致意見。第四，在文件表達上要概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規范，正確使用標點符號。第五，用數字表示多層結構數字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應組織管轄范圍和職能，保證機關工作有序。

（二）適應機關不同行文關系，在選擇文種時準確判定本機關與文件接受方的行文關系，保證文件及時迅速處理。

（三）適應行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當處理，保證文書處理的科學、高效。

（四）適應文書不同種類要求，以準確把握不同文種寫作規律，實現文書寫作規范化。

21．簡述公告與通告的區別。----

（一）發布機關級別不同。

（二）發布事項范圍不同。

（三）發布事項的方式不同。

（四）所公布事項的特點不同。

22．簡述請示與報告的區別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時間不同。

（三）內容含量不同。

（四）上級辦理不同。23．主題的作用、依據、要求是什麼？----第一，從主題與內容的關系看，主題具有統攝作用。第二，從主題與形式諸要素關系看，主題起著支配作用。總之主題在文書形成中具有統攝和支配的作用。正因為如此，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據是四個方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三，處理事務和社會交往的客觀要求。第四，事務的共同特征和發展規律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達到的要求第一，要反應事物的本質。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結構的任務、方法作用。-----文書結構的任務有四項：第一，總文理。第二，統首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結構的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結構的作用有三方面：第一，使文書表達“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達的要求是什麼？---第一，表達的明確性。第二，表達的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達的文明性。第五，表達的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟。———有以下步驟：

（一）思想準備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標

印。

27．文書修改的主要范圍。——包括：深化主題，審查內容，調整結構，修正語句和標點符號。

28．文書處理過程中有那些特點？——有以下特點：

（一）確定性。文書處理的各個工作環節不可缺少而且相對獨立，每個環節都有特定的功能和內容。

（二）連續性。文書處理的每個工作環節是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規范性。文書處理的每個環節都必須遵循嚴格的工作規范。

29．撰寫擬辦意見時應注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時相當于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領導批辦時參考；差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應彼此有所區別和差異，以利于領導選擇；概括性，既擬辦意見應簡明扼要而又合乎工作規律和情理。

30．簡述批辦文件主要內容。——包括：一是收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。二是擬辦時有困難的事項，批辦時要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報領導審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時，凡需兩個以上部門共同辦文的，還要指定一個主辦部門，以防承辦部門出現于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時，重點審核哪些內容與方面？---審核的重點是：第一，是否應由本機關辦理。第二，是否符合行文規則。第三，內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定。第四，涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商會簽。第五，文種使用、公文格式是否規范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標準取代主觀標準。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復制與保密。3.簡化了裝訂手續。4.使文書工作和檔案工作統一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級機關來文。2.本機關文件。3.下級機關來文。4.同級或 非隸屬機關的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規律。2.保持文件之間的有機聯系。3.區分文書的不同價值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內文書？——是指在平時歸整的基礎上，詳細檢查每個案盒內積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進行調整，并進行案盒內文件的排列、編號，最后確定案盒內歸檔文書。

38．歸檔的質量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應界定準確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內容包括以下四個方面：1政府機關、企業、事業單位的檔案室對本單位需要歸檔的檔案進行接收。2政府機關、企業、事業單位的檔案室對哪些未及時歸檔的檔案進行補充收集。3檔案館對現行機關、已撤銷機關的集體有娼妓保存價值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內檔案分成若干類別；2.組織機構分類法，就是根據單位的內部組織機構將全宗內檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內容所反映的問題將全宗內檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內容及任務是什么？——內容：制訂檔案價值的統一標準及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進行的一系列審慎而嚴密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優化館（室）藏檔案的質量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎。

44、什麼是檔案保管期限表？起結構和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據。一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統保管期限表。4.同類型機關檔案保管期限表5.機關檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經濟建設、文化建設、政治斗爭、科學研究中具

有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學歷史意義，而屬本機關在相當長時間內進行本單位工作需要查考的文件材料應列為長期保管；3.凡是在較短時間內本單位需要查考的各種文件材料，均應列為短期保存。

46．檔案主題標引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯系,相互補充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴大檔案部門影響,宣傳報道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實現資源共享|擴大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設備管理制度，清潔衛生制度）；2.溫濕度調節和清潔衛生；3.注意檔案在流動中的保護；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應包括哪幾個方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發現不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發黃變脆、字跡褪色，潮濕發霉及鼠害等自然損毀現象，即使防治；機讀檔案定時倒帶和上機檢查；3.檢查有無火災、水災等隱患，用電設備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發生；4.檢查受損害文件的數量和情況，是有檔案數量與登記簿冊中的數量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項制度的執行情況和在系統、編目鑒定等工作中的缺點等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內案卷數量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關同一事物的檔案的內容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統地揭示檔案館內有關某一專門事物、某一專門內容檔案的檢索工具。

7、文號索引：文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內容主要包括以下3個部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機關工作大事記

Ｂ、國家和地區大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機關組織沿革 B、地區組織沿革

C、專業系統組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產或其它社會現象、自然現象的發展、變化情況的檔案參考資料。

四、會議簡介：簡明我要地記敘會議基本情況的一種文字材料。

五、統計數字匯集：統計數字匯集又稱“基礎數字匯集”。

六、企業年鑒：的生產、經營、基本建設、科學研究等各類大事的有關文獻、照片和統計數據等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設計項目的檔案資料，扼要摘錄其內容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現代化的標志——1.檔案工作技術與設備的現代化；2.管理機構布局與館（室）藏機構的合理化；

3、檔案信息服務的社會化；4.檔案工作組織管理的科學化。

56、實現檔案現代化的條件。——社會條件和內部條件。社會條件包括：1.需要一個安定的、政治民主化的社會大環境；2.要有足夠的資金投入，經濟上的大力支持；3.科學技術條件的支持。內部條件：1.檔案業務與技術的標準化；2.檔案工作人員專業化。

57、計算機檢索系統的優點——1.工作效率高；2.檢全、檢準率高；3.檢索途徑多；4.能夠產生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設備，能就地向遠方檢索檔案材料，提高了服務效果，節省了經費、人力和時間。

58、簡述計算機檢索系統需要的物質技術條件：——1.系統本身需要的設備條件；2.檔案原件的準備工作；3.有適合檔案館管理系統的計算機軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機關、社會組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數名族地區的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協等文史組織及其他學術歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統一管理的具有政治、經濟、科學文化或歷史意義的一切檔案財富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優點：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價格低廉，保存時間長；4.容易復制，有利于檔案原件保護；5.便于推廣普及。

63、我國已發布的檔案工作標準：——1.針對檔案內容所包涵的信息為適用范圍的標準；2.針對檔案的載體為適用范圍的標準；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標準；4.針對檔案工作中的業務技術原則、方法、措施為適用范圍的標準。

64、我國檔案標準化工作還需進一步提高的地方——1.檔案工作專業名詞術語標準；2.檔案統計、提供利用標準；3.檔案編纂及出版格式標準；4.檔案工作現代化建設標準。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱；2.檔案外借；3.制發檔案復制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務；7.印發目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質、特點與作用--------文書現實執行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執行性，在有關職責權限范圍內，文件一旦制發，舊必須貫徹執行；二是說在一定的時間內有執行性，也就是現實執行性。文書除了現實執行性這一本質屬性以外，還有政治性、機密性、知識性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機密性、知識性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價值性和科學文化性。文書的特點有三方面：法定的作者、法定的權威和效力及特定地程式性。檔案的特點有三方面：系統性、選擇性和保存性。文書的作用為：領導指導作用、行為規范作用、公務聯系和知照作用、憑據記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個方面的作用：現實工作及各項社會活動的查考依據作用、歷史憑據作用、科學研究的基礎和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關系。聯系：

1、工作對象上的聯系。文書工作與檔案工作的物質對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯系。文書工作的終結程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環節（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續。

3、整體工作的聯系。文書工作是檔案工作的基礎，文書工作的質量決定著檔案工作的質量，影響著檔案工作的進展；檔案工作不斷提高質量上的要求，也會影響和推動著文書工作向前發展。

區別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現實，是適應現實工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護歷史的真實面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務不同。文書工作的主要任務就是制作文件、處理文件，對有保存價值的文件進行立卷歸檔；檔案工作的主要任務是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優缺點。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記易于保管，應用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯單式登記，即采用一次復寫多聯的方式進行登記。這種登記方法，可以減少重復登記手續，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關條件具備，可使用計算機對文件進行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態，文書是社會交際的工具，離不開審美的規律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機關或

者有關人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現在形式的安排上要美觀；二是體現在內容上要有美感；三是體現在語言以及邏輯結構等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩健之間的內在聯系和完整性 2要正確反映機關工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標題的要求

案卷標題，是對卷內全部文件內容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

第五篇：文書檔案管理部分試題

一、單選題（共 6 小題，每題 5 分）

1、（登記）是機關管理與保存文件的基本方法，通過它建立起文件收進運轉記錄，它是催辦、查閱的索引和檔案檢索的工具。

2、按我國現行規定，文書檔案的保管期限分為（永久、定期）。

3、承辦是公文處理過程中的（中心環節）。

4、2000年發布實施的《國家行政機關公文處理辦法》規定的對外發文的文種有（13）種。

5、本單位綜合性的、和以上的工作總結、報告、計劃、規劃、統計報表，其保管期限為（永久）。

6、（擬辦）是指需要辦理的重要來文，由機關綜合部門、主管業務部門提出初步的處理方案或建議，供領導人審批時參考。

7、本單位領導人、決策機構、綜合性辦公機構、主要業務職能機構、人事機構、外事機構制發的文件保存價值（大于）一般行政事務機構、后勤機構及輔助性機構制發的文件保存價值。

8、對上文書文件材料的歸檔時間一般要求在翌年的（1～2月份或6月份）完成。

9、（10年以下保存的文件）可不用去除文件上的金屬釘。

10、按我國現行規定，文書檔案保管期限“定期”的年限一般是（30年和10年）。

11、（承辦）是公文辦理過程中的中心環節。

12、本單位職工和黨員名冊、大事記、黨務或行政會議記錄，其保管期限為（永久）。

13、10年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，其保管期限為（永久）。

14、不論收文還是發文，其處理過程的最后一個環節都是（處置辦畢公文）。

二、多選題

1、公文標題由（A、公文的責任者 B、公文的事由 C、公文的文種 D、公文的）組成。

2、公文結構的必備要素有(A、標題 B、正文 C、成文日期 D、責任者).3、根據國家檔案局8號令的規定,機關文書檔案保管期限分為(A、永久 D、定期)兩種.4、公文結構的必備要素包括（A、公文的標題、正文 B、發文字號、主送機關 C、成文日期 D、公文制發責任者）。

5、各單位檔案部門應結合（A、國家檔案行政管理部門關于文件歸檔的有關規定 B、本地區檔案行政管理部門關于文件歸檔的有關規定C、本行業（系統）主管部門關于業務文件歸檔的有關規定D、本單位工作職能及文件產生情況），制定本單位的歸檔制度。

6、凡反映本單位(A、主要職能活動 B、基本歷史面貌 C、在維護國家、單位和職工權益)等方面具有長遠利用價值和憑證價值的材料應該列為永久保管。

7、凡反映本單位(C、重大活動 D、在一定的時間內)有查考利用價值的材料，應列為定期保管。

8、歸檔就是（A辦理完畢）的文件經（C、系統整理）交檔案室保存的過程。

9、歸檔時每份文件必須齊全完整，即（A、文件的定稿與正本B、主件與附件C、正本與副本）必須完整齊全。

10、各單位制定文書檔案的保管期限表的依據是（A、國家檔案局發布的《文書檔案保管期限表》B、本地區檔案行政管理部門發布的《文書檔案保管期限表》C、本行業檔案部門發布的《文書檔案保管期限表》D、本單位主要職能和主要業務工作的實際）。

11、廣州市檔案局2006年印發一份文件，這份文件的發文字號表述正確的是（B、穗檔〔2006〕1號 C、穗檔辦〔2006〕1號）。

12、歸檔文件的特點是（A、辦理完畢

C、系統整理D、來文機構的規格很高）。

13、公文構成要素中的收文單位包括（B、主送單位 C、抄送單位）。

14、歸檔的時間一般設定為（A、1至2月份 B、6月份）。

15、對于本單位收文，是以是否（B、本單位是否貫徹執行（辦理）C、與本單位工作有直接關系的文件）為歸檔判斷標準的。

三、判斷題（共 8 小題，每題 5 分）

1、編制本單位文書檔案保管期限表可以照抄國家的有關規定。N

2、本單位在修訂《文書檔案保管期限表》時，可照搬照抄《廣東省機關文件檔案保管期限表》。N

3、“函”是上、下、平級機關之間都可以使用的商洽性、問答性公文，不具有指揮的作用。Y

4、辦理完畢是指文件所指工作全部辦理完畢.N

5、“以我為主”，就是以本單位各項活動形成的文件材料為主。Y

6、采用單份文件整理方法整理歸檔文件時，收文與文件傳閱單組成一“件”歸檔文件，采取“收文在前，文件傳閱單在后”的方式裝訂較合理。N

7、采用單份文件整理方法整理歸檔文件時，跨的黨務或行政會議記錄本應歸入其終止的歸檔；跨的會議文件應歸入會議閉幕歸檔。Y

8、采用單份文件整理方法整理歸檔文件時，正本與定稿組成一“件”歸檔文件，此“件”文件材料正確的排列順序為：正本居首，文件處理單居二，定稿居后。(對)

9、采用單份文件整理歸檔方法時也要經過分類。Y

10、本單位形成的文件中大部分都要歸檔。Y

11、采用“單件歸檔”的前提是必須使用國家檔案局推薦的優秀檔案管理軟件。Y

12、“有文必檔”和“有檔不歸”都是錯誤的。(對)

13、草擬時如需引用公文,應當先引文號,后引標題。

(錯)

14、草稿不具備正式公文的效用，均不用歸檔。(錯)