第一篇：文書與檔案管理基

《文書與檔案管理基礎》月考測試卷

一、單選題（10×4＝40）

1、行政公文的表達方式不包括（）A．記敘 B。描寫 C.說明 D議論

2、某縣環(huán)保局要轉發(fā)某市環(huán)保局《關于加強環(huán)境保護工作的通知》應該使用的文種是（）A．批復 B.通知 C.通告 D.函

3、使用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文是（）A.規(guī)定 B.意見 C。辦法 D。計劃

4、撰寫公文，必須做到（）四個字。

A.及時準確 B.有據(jù)有理 C.嚴、準、精、快 D。形象生動

5“特此復函”、“為盼”、“希參照執(zhí)行”等詞語屬于公文慣用語中的（）A.開頭語 B.承接語 C.結束語 D.稱謂語

6、國務院文件直接發(fā)到各個省、市、縣，屬于（）

A.逐級上行文 B.多級上行文 C.越級上行文 D.多級下行文

7.（）是及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。A．查辦 B.督辦 C.助辦 D.催辦

8傳閱文件最突出的要求，就是一個（）字。A.準 B.穩(wěn) C.慢 D快

9.新國標規(guī)定，成文日期中的數(shù)字用（）將年、月、日標全，年份應標全稱，月，日不編虛位（即1不編為01）。

A．簡體中文 B.阿拉伯數(shù)字 C.繁體中文 D.英文 10.辦公室人員不應該（）

A．腦勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快

11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。

A多級行文 B逐級行文 C越級行文 D直達基層組織和群眾 12、1，聯(lián)合行文時，作者應是()。

A．同級機關 B．同一系統(tǒng)的機關 C．三個以上的機關 D．行政主管機關與業(yè)務指導機關

13、公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于()。

A．公文處理 B．收文處理 C．發(fā)文處理 D．辦畢公文處理

14、公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用（）A、逗號 B、引號 C、頓號 D、標點符號

15、、成文日期以（）為準

A、負責人簽發(fā)的日期 B、印刷日期 C、發(fā)送日期 D、第一次修改稿日期

16、、聯(lián)合行文以（）為準

A、最先簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期 B、最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期 C、印刷日期 D、定稿日期

17、特殊情況越級向上行文，應抄送給（）

A、直屬上級機關 B、直屬下級機關 C、系統(tǒng)內(nèi)的所有同級機關 D、有業(yè)務聯(lián)系的機關

18、公文的作者是指（A）

A、制發(fā)文件的機關 B、擬制公文的秘書工作人員

C、參與文件形成過程的全體機關工作人員 D、審核簽發(fā)文件的機關工作人員

19、銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊校˙）以上監(jiān)銷 A、1人 B、2人 C、3人 D、4人 20、修改公文草稿，首先從（）

A.文稿格式 B.文稿內(nèi)容 C.文稿的語言文字 D.文稿的標點符號

二、多選題（10×2＝20）

1.公文簽收步驟包括（）A.清點 B.檢查 C.簽字 D.登記

2、銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保（）A.不公開 B.不外傳 C.不丟失 D.不漏銷

3、附件說明是公文附件的（）

A.順序號 B.使用方法的規(guī)定 C.需要說明的其他事項 D.名稱

4、公文催辦的范圍包括（）

A.上級機關來文要求及時回復的 B.平行機關與本機關聯(lián)系工作的

C.商洽事務需要復文的 D.下級機關送本機關的請示需要批復的 5.以下屬于催辦范圍的是（）Ａ 有關部門呈請性文件 Ｂ 需要落實的會議決議 Ｃ 重大事故處理材料 Ｄ 上級機關交辦文件 6.公文處理工作的基本原則是（）

A.實事求是 B.準確規(guī)范 C.精簡高效 D.安全保密 7.收文辦理中，初審的重點是（）

A.是否應當由本機關辦理 B.文種是否正確 C。格式是否規(guī)范 D.是否符合行文規(guī)則 8.公文常用慣用語中的承接語有（）A.據(jù)此 B。為盼 C.綜上所述 D.當否 9.簡報的種類分為（）

A.工作簡報 B.業(yè)務簡報 C.情況簡報 D.會議簡報 10.發(fā)文辦理的程序有（）

A.復核 B.登記 C.印制 D.核發(fā)

三、改錯題

指出下文在行文規(guī)則、格式 和寫作規(guī)范方面的8個錯處

請將下面錯誤的地方改正過來。(每小題1分)

××市人民政府文件

×府發(fā)［2004］第11號

關于表彰市××廠實現(xiàn)“安全生產(chǎn)年”的通報

市屬各企業(yè)：

為確保企業(yè)生產(chǎn)和人民生命財產(chǎn)安全，我市××廠從各方面采取有力措施，花大力氣抓各項安全生產(chǎn)制度的貫徹落實，并建立了安全生產(chǎn)各級崗位責任制，2003年實現(xiàn)全年無重 大生產(chǎn)和傷亡事故，成為我市標兵企業(yè)。為此，市政府決定給予市××廠通報表揚，以資鼓勵。

市政府號召全市各企業(yè)學習市××廠的先進經(jīng)驗，結合企業(yè)實際，建立和健全安全生產(chǎn)崗位責任制抓好安全生產(chǎn)，爭創(chuàng)標兵企業(yè)，為把我市安全生產(chǎn)提高到一個新水平而努力。

特此通報

××市政府(印章)二○○四年元月 答案：(1)發(fā)文號應為：×府發(fā)［2004］11號。(2)標題中不應出現(xiàn)引號，應去掉。(3)標題中的“表彰”應與“通報”放在一起，為“關于??的表彰通報”。(4)通報類屬普發(fā)性公文，可不寫收文機關。(5)結尾處不用寫“特此通報”。(6)發(fā)文機關應寫全稱“××市人民政府”。(7)發(fā)文時間應規(guī)范，并具體到日。

四、案例分析

1.小王是某縣政府辦公室秘書。該縣一家工廠在生產(chǎn)過程中違規(guī)排放污水，造成周圍土地污染，農(nóng)民無法耕種；周邊河水污染，死魚成片；井水發(fā)紅，不能飲用。農(nóng)民上門抗議，引發(fā)沖突，致使多人受傷。縣政府接到報告后，要求縣辦公室與環(huán)保局、工商局一起調(diào)查事情過程，并以縣辦公室名義下發(fā)文件，向全縣各部門通報處理結果??

小王具體負責文書起草工作，他因工作忙，沒有到現(xiàn)場，只是向環(huán)保局和工商局的工作人員了解了調(diào)查的大概情況，便起草了一份《關于加強環(huán)境保護工作的通知》交給縣辦公室領導審核時，領導把他批評了一頓。請你說說小王工作中的錯誤在哪里？

2.某區(qū)教育局所屬一所職業(yè)學校，急于購地擴建校園。校領導覺得區(qū)教育局沒有可能撥付大額金費，便直接寫了一份報告給市財政局，向財政局報告學校困難，并在報告中請示能否申請市級財政撥款。提出要求希望市財政局直接撥錢給學校。結果請示被退回到區(qū)教育局，引起上級領導的不滿。

請問學校行文犯了什么錯誤？

五、請你根據(jù)下面的材料，按照公文格式（眉首、主體、版記）擬寫一篇轉發(fā)通知。

材料：發(fā)文字號161號。發(fā)文單位：X X省教育廳。發(fā)文時間：二0一0 年十一月二十日。轉發(fā)文件《中華人民共和國教育部關于2011年高考學生參與各類競賽不再享受保送、加分待遇的通知》

第二篇：文書與檔案管理

信息文書試卷

單項選擇題

1、（B）地辦理文書是文書工作最基本的原則之一。A高度保密 B實事求是 C及時迅速 D精簡優(yōu)質(zhì)

2、辦公室的職能由辦公室的（A）來決定。

A性質(zhì)和任務 B人員與分工 C規(guī)模和級別 D性質(zhì)和地位

3、同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、經(jīng)過有關較正式的會議討論，并投票通過，以會議名義發(fā)布才能生效的文種是（A決定 B決議 C報告 D會議紀要

5、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況用（B）。A公報 B通告 C通知 D通報

6、下列公文專用詞語屬于“引述用語”的選項是_________。C A、遵照 收悉 批轉 特此函復 B、收悉 欣悉 依照 鑒于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 關于 根據(jù)

7、收文分發(fā)應該按不同情況優(yōu)先分給（A）

A本單位的主要領導人、主管部門負責人或承辦人

B 承辦部門的主管負責人和主要承辦人員

C本單位分管秘書工作的主要領導人

D本單位的主要領導人、主管負責人或主管部門

8、擬辦意見又稱（D）

A擬辦方案 B 辦文預案 C 辦文意見 D 建議和意見

9、公文的校對基準是（C）

A 定稿和格式設計 B領導批示意見 C 經(jīng)過修改的草稿 D審核過后的文稿

10、復核是在注發(fā)過程中對公文文稿再做的（B）

A最后審核 B 技術性審核 C 重復審核 D專業(yè)審核

11、由內(nèi)收發(fā)按規(guī)定統(tǒng)一拆閱收文稱為（A）

A 拆件 B 啟封 C 核封 D查核

12、以下收文辦理環(huán)節(jié)屬于決策性活動的是（D））。C

A批辦 B注辦 C 承辦 D擬辦

18、標明由某公司收啟的文件啟封者應是公司（B）

A 領導人員 B文書人員 C辦公室主任 D業(yè)務人員

13、聯(lián)合行文時各發(fā)文單位依次審核文稿稱為（D）

A會談 B會辦 C會簽 D會稿

14、分發(fā)使公文按照主次緩急盡快得到（C）

A 實質(zhì)性處理 B程序性處理 C 專門性處理 D常規(guī)性處理

15、以下是公文的開頭，請判斷它屬于哪種開頭方式。

你廳《關于擬錄用2003年大中專畢業(yè)生的函》（國安政〔2003〕18號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)函復如下。屬于________ B A、概述式開頭 B、引述來文式開頭 C、目的式開頭 D、開門見山式開頭 16．以下屬于收文加工環(huán)節(jié)的是（A）。17．以下屬于收文的加工環(huán)節(jié)的是（B）。

A起草文稿 B匯編公文信息 C填寫催辦單 D 注明文件辦理經(jīng)過和結果 18．注辦應該由（C）負責。

A 文書人員 B 單位領導 C辦公室主任 D承辦人 19.會議紀要適用于（D）。

A.記載會議情況 B.傳達會議情況 C.記載會議議定事項 D.傳達會議議定事項

20、文書的（D）是文書工作的中心環(huán)節(jié)。

A、管理B、處理C、利用

多項選擇題

1、以下屬于公文制發(fā)程序的有___________。B、C、D A、簽署 B、簽發(fā) C、審核 D、分發(fā)

2、事務文書的制發(fā)程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草擬 B、審核 C、定稿 D、登記

3、下列選項的排序符合公文的制發(fā)程序的有___________。C、D A、草擬 審核 復核 簽發(fā) B、簽發(fā) 登記 繕印 分發(fā) C、草擬 審核 簽發(fā) 分發(fā) D、繕印 用印 登記 分發(fā)

4、在復核時應注意下列哪些事項___________。A、B、C A、審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備 B、附件才料是否齊全 C、格式是否統(tǒng)一、規(guī)范 D、是否做好發(fā)文登記

5、公文的緊急程度分為___________。A、B A、特急 B、急件 C、限時送達 D、緊急

6、以下屬于公文主體部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送機關 C、抄送機關 D、附注

7、公文標題___________。A、C A、一般應標明發(fā)文機關 B、不應標明發(fā)文機關 C、一般不用標點符號 D、特殊情況可任意用標點符號

8、公文主送機關應使用___________。A、B、C A、全稱 B、規(guī)范化簡稱 C、統(tǒng)稱 D、一般稱謂

9、下列文種，哪些文種必須有主送機關。___________ B、C、D A、公告 B、批復 C、請示 D、報告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、會議紀要式 D、簡報式

C、公文的份數(shù)序號、密級程度、緊急程度和發(fā)文字號均在武文線之下 D、信函式公文的發(fā)文機關標識依然是發(fā)文機關的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱

案例分析

某市一職業(yè)學校易地擴建后，住宿生急劇增加，學生宿舍床位緊張，甚至出現(xiàn)一張床位兩個學生睡的現(xiàn)象。為了解決這一困難，學校準備興建一棟學生宿舍樓，但建設資金缺口較大，學校向市教育局申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費。校長辦公室秘書起草了一份申請撥給學生宿舍樓基建經(jīng)費的請示(全文如下)，交給校長辦公室審核。

關于要求解決學生宿舍擁擠問題的請示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，已有的學生宿舍已無法容納，現(xiàn)在住宿生基本上是一個床位兩個人睡，嚴重影響學生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

×××市第二職業(yè)學校 2014年8月25日(1)請你代校長辦公室主任審核這份請示，指出存在的問題。(2)請你代校長辦公室秘書修改并重新起草一份請示。指出下述文書處理程序中的錯漏之處，并說明正確做法。

某縣政府外收發(fā)小趙收到１份急件，啟封后發(fā)現(xiàn)是〈某某省林業(yè)廳關于上報春季植樹造林面積的緊急通知〉，隨即送主管林業(yè)工作的李副縣長批辦。李副縣長閱 6后，用紅鉛筆批示：“請有關部門辦復，據(jù)實填報。５月９日。”后由縣林業(yè)局起草復文后直接送李副縣長簽發(fā)，然后印制成該縣政府正式文件發(fā)出。

第一，外收發(fā)不應啟封，應由內(nèi)收發(fā)登記，急件應列入對內(nèi)催辦；

第二，批辦意見不應用紅鉛筆書寫，不符合存檔要求；且應明確承辦部門及承辦時限；應簽批辦人姓名及批辦年、月、日；

第三，縣林業(yè)局的代擬稿應由林業(yè)局負責人進行技術性審核，交縣政府辦進行綜合性審核，由李副縣長先核后簽；

第四，文件運轉應有規(guī)范的文件處理單。閱讀以下案例并指出行文中存在的問題。

某單位下屬倉庫土地被地方開發(fā)區(qū)征用，談妥予以相應土地劃撥，但久久不見落實。該單位劉局長十分著急，在辦公會上交代秘書部門立即擬寫一份公函發(fā)給對方，希望對方有一個回答。會后第二天早上上班時，王秘書將函稿直接送劉局長，由于急著到外地開會，劉局長來不及與王秘書照面，將函稿批閱后請人轉交王秘書。王秘書一看，劉局長用鉛筆在文稿內(nèi)作了幾處修改，文稿邊上空白處簽的是“閱。劉，９。２８”等字樣。

寫作題

【要求】

（1）行文簡潔，；（2）自擬一個貼切的標題；（3）針對專題培訓內(nèi)容，結合企業(yè)公文寫作實際，言之有物；（4）行文規(guī)范。

一、學生會準備組織同學踏青，并邀請老師們參加。請你以學生會的名義擬寫一則邀請函

答案： XXX老師：

又是一年春光爛漫時，又是一年桃花朵朵開，整日為我們嘔心瀝血、被高大的水泥建筑包圍的你，是否已經(jīng)嗅到春天的味道，是否期待著行走在鄉(xiāng)間的綠地、吹著軟綿綿的風，賞一片粉色花海、掬一捧清涼的泉水??。

我們誠摯的邀請恩師，請你抽空參加為盼，讓我們一起來擁抱自然，一起相約，感悟自然的風，感悟春天！

二 2006年1月17日，江蘇省文化廳向文化部遞交了一份請示，請示文號是“蘇文市（外）〔2006〕08號”。請示的主要內(nèi)容是：由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔。經(jīng)研究，江蘇省文化廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現(xiàn)在按照規(guī)定上報文化部審批。請示的附件是：演出確認函、演員護照和有關演出資料。

請根據(jù)以上信息，按照請示的格式，擬寫這份請示。

關于擬邀請新加坡歌手孫燕姿來南京舉辦個人演唱會的請示

蘇文市（外）〔2006〕08號

文化部：

由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司與新加坡歌手孫燕姿協(xié)商達成協(xié)議，擬邀請其本人于2006年4月28日前來江蘇南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。有關演出費用等開支，均由江蘇五環(huán)廣告?zhèn)鞑ス竞湍暇┐筇苼喬珖H演出交流有限公司承擔。

經(jīng)研究，我廳擬同意邀請新加坡歌手孫燕姿屆時來南京奧體中心體育場舉辦個人演唱會。現(xiàn)報你部審批。

以上請示當否，請批示。

附件：演出確認函、演員護照和有關演出資料

江蘇省文化廳

二〇〇六年一月十七日

第三篇：文書與檔案管理

文書與檔案管理

1．文書的格式是-----文書的表現(xiàn)形式。2．公文紙介質(zhì)表現(xiàn)形態(tài)包括---開本、規(guī)格、印刷、裝訂。3．“關于評定業(yè)務支撐文件”的組卷方法是問題特征

4．公文主體一般由---標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。

5．公文的版記由---主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。

6．及時、準確、安全是文書工作的原則 7．正本可分為---定型本、試行本、暫行本、修訂本。

8．正本和副本的本質(zhì)區(qū)別是---它們的作用和目的的不同。

9．組織機構一是對內(nèi)部組織機構一直固定不變的立檔進行分類。

10．從行文關系上劃分，文書可以分為---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事記》是指國家或地區(qū)大事記

12．本機關收到外機關發(fā)來的文件稱為收來文件。

13．從文件的使用范圍來劃分，文書可分為---通用文書、專用文書、技術文書。14．發(fā)文機關留存的印刷本是指存本 15．根據(jù)決定的性質(zhì)，可將其分為---法規(guī)性決定、指揮性決定、知照性決定。

16．通報適用于---表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。

17．簡報的特點是---簡、實、快。

18.簽發(fā)是指領導人對文件的發(fā)出簽具意見

19．行文制度指的是---機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規(guī)定，包括行文關系、行文方式和行文規(guī)則。20．行文制度包括---行文關系、行文方式、和行文規(guī)則三個方面的內(nèi)容。

21． 鑒定檔案價值的基礎是分析文件的內(nèi)容

22．檔案復制本根據(jù)利用單位的不同需要，可以分為副本和摘錄

23．發(fā)文處理有—八個工作環(huán)節(jié)，收文處理有--八—個工作環(huán)節(jié)。

24．校對要以---定稿為依據(jù)。

25．擬辦的特點是—參考性、差異性、概括性。

26．上行文是指請示

27．檔案常用分類方法有三種，即---分類法、組織機構分類法、保管期限分類法。

28擬辦：公文的擬辦就是指文秘部門承辦人對于收文準備如何處理提出初步方案和

意見，以供領導人批示、決斷時參考。一般由文秘部門的辦公室負責人或業(yè)務部門承辦人提出擬辦意見全宗編號的主要方法是---流水編號法。

29．承辦是同屬于發(fā)文處理和收文處理程序

30．案卷目錄由--封面、序言、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄、備考表六部分組成。其中—封面和案卷目錄是主體部分。

31．檔號由四部分組成，分別是—全宗號、案卷目錄號、案卷號、頁號或件號。32．檔案檢索包括---對檔案信息分析存儲和根據(jù)需要進行查找---兩個階段。

33．檔案著錄工作主要包括---著錄項目、標識符號、著錄格式、著錄級別---和著錄項目細則等內(nèi)容。

34．文公用紙一般采用國際標準A4型 36．中華人民共和國檔案分類表以一覽表的形式共設置了—19—個基本大類。其中A代表--中國共產(chǎn)黨黨務—B代表---國家政務總類。

提高辦公的時效：文件辦理的時間量是個彈性很大的問題，因為很難事先制定個收發(fā)文計劃去精細地進行時間的量化預測。但是，這并不等于此問題根本不能談。因為就每個具體環(huán)節(jié)進行時效分析還是可以的。為此，除加強文書人員的責任心和提高其業(yè)務素質(zhì)外，還可從健全文書辦理的制度來加以保證《中國檔案主題詞表》主要由---主表---及其---詞族索引、范疇索引、首字筆畫簡字表----和附表、附錄構成。

38．檢索檔案工具的基本職能有兩點：一是---存儲檔案信息----一是---查檢檔案信息。

39．檔案檢索工具按編制方式劃分，可分為---目錄、索引和指南---。

40．維護檔案完整與安全是檔案保管工作的最基本任務

41．檔案計算機檢索的流程包括----輸入、輸出兩部分。

二、名詞解釋

1．文書-----概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的 具有應用性的和特定格式的文字材料。2．公務文書----是指國家機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位的行政機關在管理過程中所形成的具體法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料。

3．人名索引是揭示檔案中所涉及的任務并指明其出去的檢索工具

4．文書檔案----文書檔案是各級機關、團體、企事業(yè)單位及個人，在社會活動中，為處理公務及私人事務而形成的檔案。5．專門檔案----是各機關單位在進行某種

專門業(yè)務工作中形成的檔案。主要有：干部檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學檔案等。

6．平行文：是指同級機關過著不相隸屬的機關之間來往的文件沒。這些法定的機關與組織可以在自己的職權范圍制發(fā)相應的公文。

7．文書工作-----通常也叫文書處理工作主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個機關的組織或辦事機構，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個運轉流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。

8．檔案管理----也稱檔案工作或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。9．公文的文體----是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達方式和一般特點的應用文。

10．定稿----公文的草稿經(jīng)過修改并由領導人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是機關制發(fā)文件的唯一可靠標準稿。

11．正本----是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有標準規(guī)范的格式和生效標志，具有法定效力，其證據(jù)價值得到法律的認可和保護。

12．存本---是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。

13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復制、謄抄的其他文本稱為副本。

14．計劃---對即將開展的工作所做出的系統(tǒng)化條理化的安排設想的書面表達形式。15．簡報---是機關、團體、企事業(yè)單位用來指導工作、向上級機關反映情況和文題、交流經(jīng)驗以及溝通信息的一種公務文書。16．總結-----是指對已經(jīng)完成或正在進行中的某項實踐活動的效果、作用及其經(jīng)驗教訓進行評價，并在此基礎上歸納分析而形成的文字材料。

17．調(diào)查報告-----以書面報告的形式反映調(diào)查研究所獲得的信息與結論的一種實用性文體。

18．司法文書----是指案件當事人或參與人，為要求司法機關按照法律程序、運用有關的法律條文有效的保護自身合法權益而制定的文書。

19．人事文書---是指各級機關在干部人事管理工作中形成的，反映個人自然情況、社會經(jīng)歷和思想品德、業(yè)務工作情況等各種材料的總稱。

20．會計文書---是本機關單位在經(jīng)濟活動和財務收支過程中，進行會計核算所形成的各種材料的總稱。

21．主題---又稱主題思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表達的全部內(nèi)容中那個貫穿全篇最基本、最主要的思想。

22．結構----在這里指的是一篇文書的內(nèi)部構造，及文書內(nèi)容的組織和安排。23．文書語言---文書語言即實用性文體語言，它是用于社會活動、具有實用文特點、反映社會實踐活動的規(guī)范化的語言體系。24．簽發(fā)---是機關單位主管領導對已經(jīng)審核的文稿進行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準發(fā)文，并簽注自己姓名和日期的環(huán)節(jié)。

25．用印---是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機關的印章的程序。用印是文件生效的標志，因此需要用印的文件只有加蓋了發(fā)文機關印章之后才能生效。

26．擬辦---是對需要辦理和答復的收文提出的初步辦理意見，以供領導批辦時。27．承辦---就是遵照領導人對文件的批辦意見，根據(jù)來文內(nèi)容和要求，由有關職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序。

28．查辦----是指按照文件辦理時限，秘書部門對承辦工作進行檢查與催眠，防止文件處理的漏辦和延誤。

29．檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。

30．檔案分類方案----就是標列各個類目名稱，標示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要。具體而言，就是在分類之前，須先確定分類的級次，以及每一級采用什麼樣的分類方法或每一級的主要內(nèi)容，然后把各個類目的名稱一一列舉出來，形成一個大綱。31．全宗----是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的全部檔案。32．檔案鑒定工作指導思想是：1全面的觀點2歷史的觀點3.發(fā)展的觀點

33.檔案著錄——是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。

34.檔案編研工作——是以館（室）藏為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎上，編輯史料，編寫檔案參考資料，并參加編史修志一集撰寫專門著述的一項工作。

35、檔案鑒定工作——是指檔案部門或檔案人員按照一定的原則、方法、標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀的一項檔案業(yè)務工作。

36、檔案標引——是指對文件或案卷進行主題分析，把自然語文轉換成規(guī)范話檢索語文的過程。給予文件或案卷以主題標識 的過程稱為主題標引。

37、檔案存貯縮微化——就是用照像設備或其他攝影方法，把以紙張為載體的檔案材料按照一定的比例縮小，攝錄在膠卷或者平片上，也就是將檔案膠卷化，平片化。

38、特殊載體檔案——主要是指聲像檔案和機讀檔案。聲像檔案包括影片、照片、錄像等檔案；機讀檔案指用于存儲計算機數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤等。

39、檔案工作標準化——是指檔案工作領域內(nèi)，由檔案行政事業(yè)管理機關，或者會同標準化主管機關以及各有關部門共同協(xié)商，共同參與制訂檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、規(guī)格、概念、設施等，同意的衡量準則、技術規(guī)范，并且予以貫徹執(zhí)行和修訂的全部活動過程。

三、簡答題

1．文件有何作用？——文件的作用，概括地說就是管理政務的工具和手段。具體包括以下幾方面：

1、上傳下達作用；

2、公務聯(lián)系作用；

3、憑證記載作用。

2、文書工作有何重要性？——

1、文書工作是機關行政管理工作不可缺少的重要工作；

2、文書工作是機關工作的紐帶；

3、文書工作是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié)；

4、文書工作是檔案工作的基礎。

3、編研工作的內(nèi)容——1熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料。2匯編現(xiàn)行機關的檔案問及和編撰檔案史料。3以館藏為基礎，參加歷史研究和編史修志，撰寫有關的文章和著作。

4．文書工作組織形式選擇的依據(jù)是什么？——本機關的工作性質(zhì)、任務和職能范圍；本機關內(nèi)部機構設置的層次與數(shù)量；本機關收發(fā)文件的數(shù)量；本機關各組織機構駐地的情況；人員的配備情況等。

5.文書立卷是整理與保存文件的一種方法，即文書部門對辦理完畢的公文材料，將其中的有查考、有保存價值的，按照他們的形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷，這就是文書立卷。

6、試析報告和請示的關系。——相同點：

1、行文方向一致。

2、報送要求相同。

3、寫作特點相同。

不同點：

1、行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關了解、掌握情況，溝通上下聯(lián)系；請示則是為解決某一問題而請求上級機關指示或?qū)徍伺鷾省?/p>

2、性質(zhì)要求不同。報告屬陳述性文件，一般不需要上級回復；而請示屬請求性文件，需要上級機關給以及時批復。

3、行文時限不同。請示必須在事前行文；報告則

在事前、事后、事情進行中行文均可。

4、內(nèi)容含量不同。請示必須堅持“一文一事”，即“一事一請示”的原則；而報告既可一文一事，也可一文數(shù)事。

7、文書工作的作用體現(xiàn)在：1助手作用2紐帶作用3“門戶”作用4查考作用 17.按使用范圍分，公文分1通用文件2專業(yè)文件3機關常用文件

8、簡述發(fā)文處理程序。——可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。

9、案卷的含義是什么？——是文件立卷的結果。它是有關某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的、有密切聯(lián)系的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。

10、文件立卷歸檔——是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷的行為過程。

11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、內(nèi)容特征、文種特征、時間特征、地點特征和通訊者特征，簡稱為“六個特征”。

12．立卷類目的含義——又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機關工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。

13、什麼是文書現(xiàn)實執(zhí)行性？什麼是檔案

原始記錄性？-----文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關職責權限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。檔案的原始記錄性是指檔案是歷史的記錄，歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記錄。檔案無論從形式和內(nèi)容特征上都表現(xiàn)出原始性，也只有這種原始記錄性才能真正反映歷史原貌，從而使檔案成為最真實、最可靠，也更加寶貴的材料。原始記錄性是檔案最本質(zhì)的屬性，是區(qū)別于其他文書、信息、圖書情報等材料的根本特征。14．文書工作與檔案管理的任務和工作內(nèi)容是什麼？----文書工作的基本任務是：根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關的公文，科學的組織和準確的處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。文書工作主要內(nèi)容包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（會議、匯報的記錄與整理；（6）公文的平時歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領導人準備有關材料；（9）文書的機要保密；（10）完成領導人交辦的其他文書工作事項。檔案的基本任務是：（1）堅持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學地管理檔案，大力開發(fā)信息資源；9逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務。檔案管理的基本內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等六項工作。

15．文書工作和檔案管理的基本原則和要求是什麼？-----文書工作的基本原則是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。文書工作的具體要求是：準確、及時、安全、保密。檔案工作的基本原則就是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。檔案管理的具體要求是完整、安全、有效。16．簡述公文格式標準化的意義------（1）公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的。（2）公文格式標準化是公文處理所需要的。（3）公文格式的標準化是順應社會發(fā)展而產(chǎn)生的。總之，行政機關的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。

17．什麼是主題詞？主題詞的特點是什麼？----主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的特點第一，單一性。即一個詞或詞組只表達一個詞義，一個詞義只能用一個詞或詞組表述。第二，規(guī)范性。主題詞揭示文件主要內(nèi)容不是隨意性的，而是按照一定的規(guī)范要求，由自然語言轉化而來。

18．成文日期是怎樣確定的？-----成文日期確定有以下幾種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領導人簽發(fā)日期為準；第二，經(jīng)會議討論通過的公文，以通過日期為準；第三，兩個以上機關的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)的日期為準；第四，電報以發(fā)出日期為準；第五，法規(guī)性文件以批準日期為準，法規(guī)性文件的發(fā)布日期與施行日期不一致時，應在正文中同時注明施行日期。

19．文書正文寫作要求有哪些？----正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關規(guī)定，符合國家的法律、法規(guī)。提出新的政策要注意保持連續(xù)性，提法要以公布的文件相銜接。第二正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實際，切實可行。第三，內(nèi)容涉及的有關部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會商，取得一致意見。第四，在文件表達上要概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標點符號。第五，用數(shù)字表示多層結構數(shù)字，第一層用“一”，第二層用“

（二）”，第三層用“1”第四層用“（1）”。20．簡述文書種類劃分的意義。-----

（一）適應組織管轄范圍和職能，保證機關工作有序。

（二）適應機關不同行文關系，在選擇文種時準確判定本機關與文件接受方的行文關系，保證文件及時迅速處理。

（三）適應行文具體要求保證文書正確處理和公文的有效，使文件得到恰當處理，保證文書處理的科學、高效。

（四）適應文書不同種類要求，以準確把握不同文種寫作規(guī)律，實現(xiàn)文書寫作規(guī)范化。

21．簡述公告與通告的區(qū)別。----

（一）發(fā)布機關級別不同。

（二）發(fā)布事項范圍不同。

（三）發(fā)布事項的方式不同。

（四）所公布事項的特點不同。

22．簡述請示與報告的區(qū)別。——

（一）行文的目的不同。

（二）行文時間不同。

（三）內(nèi)容含量不同。

（四）上級辦理不同。23．主題的作用、依據(jù)、要求是什麼？----第一，從主題與內(nèi)容的關系看，主題具有統(tǒng)攝作用。第二，從主題與形式諸要素關系看，主題起著支配作用。總之主題在文書形成中具有統(tǒng)攝和支配的作用。正因為如此，在文書形成中必須首先確立主題，做到“意”在筆先。文書確定的依據(jù)是四個方面：第一，行文目的要求。第二，黨和國家的路線、方針政策和上級指示精神。第三，處理事務和社會交往的客觀要求。第四，事務的共同特征和發(fā)展規(guī)律。文書主題要求包括兩方面：（1）是主題提煉過程中要達到的要求第一，要反應事物的本質(zhì)。第二，要恰如其分。第三，主題力求新穎。（2）是表達過程中的要求。第一，主題要集中。第二，主題要清晰明確。第三，主題要前后一致。第四，主題要露而不藏。

24．文書結構的任務、方法作用。-----文書結構的任務有四項：第一，總文理。第二，統(tǒng)首位。第三，相銜接。第四，巧定奪。結構的方法有三種：基本邏輯方法是綜合-——分析——綜合。第二，分層分段中的分類與歸類。第二，歸納層短主旨的方法。結構的作用有三方面：第一，使文書表達“言之有序”。第二，使撰寫者“心中有全形。第三，使文書層次分明，富有邏輯性，方便讀者閱讀。

25．文書語言表達的要求是什麼？---第一，表達的明確性。第二，表達的簡接性潔性。第三，語言的平易性。第四，表達的文明性。第五，表達的程式性。

26．簡述文書形成的基本步驟。———有以下步驟：

（一）思想準備。

（二）擬訂提綱。

（三）草擬初稿。

（四）征求意見。

（五）反復修改。

（六）謄抄文稿。

（七）確定標

印。

27．文書修改的主要范圍。——包括：深化主題，審查內(nèi)容，調(diào)整結構，修正語句和標點符號。

28．文書處理過程中有那些特點？——有以下特點：

（一）確定性。文書處理的各個工作環(huán)節(jié)不可缺少而且相對獨立，每個環(huán)節(jié)都有特定的功能和內(nèi)容。

（二）連續(xù)性。文書處理的每個工作環(huán)節(jié)是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。

（三）規(guī)范性。文書處理的每個環(huán)節(jié)都必須遵循嚴格的工作規(guī)范。

29．撰寫擬辦意見時應注意哪些方面？-----撰寫寫擬辦意見應注意要具有參考性、差異性、概括性。參考性，即擬辦意見有時相當于一份建議或者請示，但并不是最后的決定，只供領導批辦時參考；差異性，即擬辦意見如有兩個以上，應彼此有所區(qū)別和差異，以利于領導選擇；概括性，既擬辦意見應簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。

30．簡述批辦文件主要內(nèi)容。——包括：一是收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。二是擬辦時有困難的事項，批辦時要交代該文如何辦理和辦理到何種程度，是直接辦理還是在提出辦理意見報領導審批后再行辦理。三是在指定文件承辦部門時，凡需兩個以上部門共同辦文的，還要指定一個主辦部門，以防承辦部門出現(xiàn)于己有利的文件互搶，于己無利的文件互推或各自為政造成矛盾。

31．我們在審核文件時，重點審核哪些內(nèi)容與方面？---審核的重點是：第一，是否應由本機關辦理。第二，是否符合行文規(guī)則。第三，內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。第四，涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商會簽。第五，文種使用、公文格式是否規(guī)范。

32．簡述文書整理的含義。----文書整理歸檔是指將處理完畢的、具有一定查考利用價值的、應作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。

33．以“件”取代卷的好處是什麼？——1.以客觀標準取代主觀標準。2.更加符合文書整理的基本原則。3.文書整理跟簡便易行和具有確定性。4.有利于整理手段現(xiàn)代化。

34．以“案盒”取代“案卷”的意義是什麼？-----1.方便文書檔案的借閱和查找。2.方便檔案的復制與保密。3.簡化了裝訂手續(xù)。4.使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來。35．文書整理歸檔的范圍。——具體包括：1.上級機關來文。2.本機關文件。3.下級機關來文。4.同級或 非隸屬機關的來文。5.其他文件資料。

36．文書整理歸檔的基本原則是什麼？-----1.遵循文件形成的客觀規(guī)律。2.保持文件之間的有機聯(lián)系。3.區(qū)分文書的不同價值。4.便于保管和查找利用。

37．如何確定案盒內(nèi)文書？——是指在平時歸整的基礎上，詳細檢查每個案盒內(nèi)積累的文件，按照文書歸類的原則和要求進行調(diào)整，并進行案盒內(nèi)文件的排列、編號，最后確定案盒內(nèi)歸檔文書。

38．歸檔的質(zhì)量要求是什麼？----1.整理歸檔的文書應齊全完整。2.整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。3.整理歸檔的文書的保管期限應界定準確。

39、檔案工作的基本原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。40、檔案收集工作的集體內(nèi)容包括以下四個方面：1政府機關、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對本單位需要歸檔的檔案進行接收。2政府機關、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對哪些未及時歸檔的檔案進行補充收集。3檔案館對現(xiàn)行機關、已撤銷機關的集體有娼妓保存價值的檔案的集中和接受。4檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。41．全宗內(nèi)檔案分類的方法有哪些？——常用1.分類方法，按照文件形成和處理的將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；2.組織機構分類法，就是根據(jù)單位的內(nèi)部組織機構將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；3.問題分類法，按照文件內(nèi)容所反映的問題將全宗內(nèi)檔案分成若干類別；

42、檔案鑒定工作的主要內(nèi)容及任務是什么？——內(nèi)容：制訂檔案價值的統(tǒng)一標準及各種類型的檔案保管期限表；2.具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；3.揀出無保存價值或已失去保存價值的檔案予以銷毀，以及圍繞上述工作而進行的一系列審慎而嚴密的鑒定組織工作。

43、檔案鑒定工作任務是什么？——1.通過劃分檔案的保管期限，確定本單位檔案室或檔案館的館藏成分，優(yōu)化館（室）藏檔案的質(zhì)量；2.挑選將永久性檔案館保存的檔案，為檔案館的收集工作奠定基礎。

44、什麼是檔案保管期限表？起結構和類型有哪些？——檔案保管期限表----就是用表冊的形式列舉檔案來源、內(nèi)容和形式 并指明保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成。類型有五種：1.通用保管期限表。2.專門保管期限表。3.同系統(tǒng)保管期限表。4.同類型機關檔案保管期限表5.機關檔案保管期限表。

45、檔案保管期限的劃分原則是什么？——1.凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，在本單位工作和國家經(jīng)濟建設、文化建設、政治斗爭、科學研究中具

有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管；2.凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學歷史意義，而屬本機關在相當長時間內(nèi)進行本單位工作需要查考的文件材料應列為長期保管；3.凡是在較短時間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材料，均應列為短期保存。

46．檔案主題標引的程序-----1審讀文件或案卷，確定主題。2主題分析3主題概念轉換。4主題及主題詞的校對審核。47．簡述建立檔案檢索體系的理由-----檔案檢索體系失當案管理部門為滿足不同需要而編制的各類型的在功能上相互聯(lián)系,相互補充的檔案檢索工具的集合體.建立檔案檢索體系是必要的。1.建立檔案檢索體系.是提高檢索效率的需要。2.建立檔案檢索體系是擴大檔案部門影響,宣傳報道館藏的需要。3.建立檔案檢索體系是實現(xiàn)資源共享|擴大對外交流的需要。

48.檔案庫房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的庫房管理制度（安全制度，檔案進出庫房登記制度，庫藏檔案定期檢查制度，設備管理制度，清潔衛(wèi)生制度）；2.溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生；3.注意檔案在流動中的保護；4.定期安全檢查。

49、檔案安全檢查應包括哪幾個方面？——1.檢查檔案有無被泄密、毀滅、遺失、盜竊，即使發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施；2.檢查檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色，潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，即使防治；機讀檔案定時倒帶和上機檢查；3.檢查有無火災、水災等隱患，用電設備是否完好，消防器材是否齊全，門窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生；4.檢查受損害文件的數(shù)量和情況，是有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否符合；5.對于庫房管理、提供利用等各項制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目鑒定等工作中的缺點等。

50、檔案檢索工具作用：——檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。（1）橋梁作用（2）交流作用（3）管理作用

39、檔案檢索工具種類：檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。

1、按編制方式分為：目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為：書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微檢索工具、機讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。

4、按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具

51.常見檔案檢索工具——

1、案卷目錄：案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

2、全引目錄：案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。

3、全宗目錄：全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。

4、分類目錄：分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。

5、主題目錄：主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專題目錄：專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號索引：文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。

8、人名索引：人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。

9、地名索引：地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。

10、檔案館指南：檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。

11、全宗指南：全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。

12、專題指南：專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。13.檔案館指南14.智能化管理和信息共享

52.參考資料的種類：——

一、大事記： １、大事記的種類有：Ａ、機關工作大事記

Ｂ、國家和地區(qū)大事記Ｃ、專題大事記 Ｄ、個人生平大事記 也稱為年譜

二、組織沿革：１、種類有：

A、機關組織沿革 B、地區(qū)組織沿革

C、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革；

三、專題概要：專題概要是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。

四、會議簡介：簡明我要地記敘會議基本情況的一種文字材料。

五、統(tǒng)計數(shù)字匯集：統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱“基礎數(shù)字匯集”。

六、企業(yè)年鑒：的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設、科學研究等各類大事的有關文獻、照片和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等是一種綜合性的參考資料。

七、科技成果簡介：是科技檔案的編研成果之一，是指對獲得成果的科研設計項目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊的一種參考資料。

53.參考資料的編寫一般方法：——

1、制定編寫計劃；

2、收集材料；

3、綜合編寫 54.編研工作的意義——

1、積極提供服務的有效方式；

2、提高工作水平的重要途徑；

3、有利于檔案原件的保管和流傳。

55、檔案工作現(xiàn)代化的標志——1.檔案工作技術與設備的現(xiàn)代化；2.管理機構布局與館（室）藏機構的合理化；

3、檔案信息服務的社會化；4.檔案工作組織管理的科學化。

56、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的條件。——社會條件和內(nèi)部條件。社會條件包括：1.需要一個安定的、政治民主化的社會大環(huán)境；2.要有足夠的資金投入，經(jīng)濟上的大力支持；3.科學技術條件的支持。內(nèi)部條件：1.檔案業(yè)務與技術的標準化；2.檔案工作人員專業(yè)化。

57、計算機檢索系統(tǒng)的優(yōu)點——1.工作效率高；2.檢全、檢準率高；3.檢索途徑多；4.能夠產(chǎn)生多種形式的目錄與索引；5.通過通訊線路和終端設備，能就地向遠方檢索檔案材料，提高了服務效果，節(jié)省了經(jīng)費、人力和時間。

58、簡述計算機檢索系統(tǒng)需要的物質(zhì)技術條件：——1.系統(tǒng)本身需要的設備條件；2.檔案原件的準備工作；3.有適合檔案館管理系統(tǒng)的計算機軟件。

59、檔案館對歷史檔案的接收與征集 收集歷史檔案的對象與途徑。

1收集散存在國家機關、社會組織中的一些歷史檔案。

2征集收藏于和人手中的歷史檔案。3征集少數(shù)名族地區(qū)的歷史檔案。4收集黨史、地方志辦公室以及政協(xié)等文史組織及其他學術歷史研究部門所征集到歷史檔案。

5收集散失在國外的歷史檔案。

60、國家全部檔案：是指歸國家所有的、由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟、科學文化或歷史意義的一切檔案財富的總和61、軟盤中的檔案的管理和保護中要注意的問題——1.防止軟盤生霉；2.防止軟盤污染；3.注意防塵；4.遠離外磁場。62、檔案存貯縮微化的優(yōu)點：——1.縮小檔案體積，便于收藏；2.查找迅速，傳遞方便；3.價格低廉，保存時間長；4.容易復制，有利于檔案原件保護；5.便于推廣普及。

63、我國已發(fā)布的檔案工作標準：——1.針對檔案內(nèi)容所包涵的信息為適用范圍的標準；2.針對檔案的載體為適用范圍的標準；3.針對檔案的保管的裝具、庫房及外部條件為適用范圍的標準；4.針對檔案工作中的業(yè)務技術原則、方法、措施為適用范圍的標準。

64、我國檔案標準化工作還需進一步提高的地方——1.檔案工作專業(yè)名詞術語標準；2.檔案統(tǒng)計、提供利用標準；3.檔案編纂及出版格式標準；4.檔案工作現(xiàn)代化建設標準。

65、檔案利用的方式和途徑——1.開設閱覽室，直接提供檔案原件或復制件借閱；2.檔案外借；3.制發(fā)檔案復制本；4.舉辦檔案展覽；5.出具檔案證明；6.提供咨詢服務；7.印發(fā)目錄。

四、論述題

1．論述文書檔案的性質(zhì)、特點與作用--------文書現(xiàn)實執(zhí)行性主要有兩方面含

義：一是說文書有執(zhí)行性，在有關職責權限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，舊必須貫徹執(zhí)行；二是說在一定的時間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實執(zhí)行性。文書除了現(xiàn)實執(zhí)行性這一本質(zhì)屬性以外，還有政治性、機密性、知識性等屬性。檔案同樣具但有政治性、機密性、知識性等屬性檔案主要有原始記錄性、利用的價值性和科學文化性。文書的特點有三方面：法定的作者、法定的權威和效力及特定地程式性。檔案的特點有三方面：系統(tǒng)性、選擇性和保存性。文書的作用為：領導指導作用、行為規(guī)范作用、公務聯(lián)系和知照作用、憑據(jù)記載作用、傳遞信息與宣傳教育作用。檔案的作用主要有三個方面的作用：現(xiàn)實工作及各項社會活動的查考依據(jù)作用、歷史憑據(jù)作用、科學研究的基礎和條件作用。

2、試析文書工作與檔案工作的關系。聯(lián)系：

1、工作對象上的聯(lián)系。文書工作與檔案工作的物質(zhì)對象都是文件材料。

2、工作步驟上的聯(lián)系。文書工作的終結程序（文件立卷歸檔工作），就是檔案工作的起始環(huán)節(jié)（檔案收集工作），二者從不同的角度履行同一道手續(xù)。

3、整體工作的聯(lián)系。文書工作是檔案工作的基礎，文書工作的質(zhì)量決定著檔案工作的質(zhì)量，影響著檔案工作的進展；檔案工作不斷提高質(zhì)量上的要求，也會影響和推動著文書工作向前發(fā)展。

區(qū)別：

1、工作目的不同。文書工作是著眼于現(xiàn)實，是適應現(xiàn)實工作的需要，形成和處理文件的；檔案工作是著眼于歷史和未來，維護歷史的真實面貌，為將來工作提供參考和憑證。

2、工作任務不同。文書工作的主要任務就是制作文件、處理文件，對有保存價值的文件進行立卷歸檔；檔案工作的主要任務是對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等。

3、試比較各種登記形式的優(yōu)缺點。

目前常用的登記形式有簿冊式、卡片式、聯(lián)單式三種。簿冊式登記，即采用事先裝訂成冊的登記簿進行登記。這種登記易于保管，應用比較普遍。但比較死板，寫錯了不易修改，若按大流水號編排順序號，不便于分類檢索；卡片式登記，即使用卡片進行登記，每張卡片登記一份文件，必要時可登記一組文件。這種登記方法，可以靈活地進行分類排列，方便文件檢索，但容易丟失；聯(lián)單式登記，即采用一次復寫多聯(lián)的方式進行登記。這種登記方法，可以減少重復登記手續(xù)，提高效率。但容易磨損，不利于長期保存，也容易丟失。如果機關條件具備，可使用計算機對文件進行登記，使登記、著錄、檢索一體化，更可簡化手續(xù)，方便利用，提高工作效率。4． 論述“美觀”是文書形成的必然要求。-——審美以及對美的追求是人們的普遍心態(tài)，文書是社會交際的工具，離不開審美的規(guī)律文書形成的目的不是給自己看，而是為了辦事目的需要，是給其他機關或

者有關人員閱讀的，這就要求文書能給人以美感，使人賞心悅目，愿意讀下去，從而達到目的，因此，“美觀”是文書形成的必然要求，也是文書形成的重要原理。文書的美，一是體現(xiàn)在形式的安排上要美觀；二是體現(xiàn)在內(nèi)容上要有美感；三是體現(xiàn)在語言以及邏輯結構等方面要有美感。文書要講求整齊，即層次分明，無參差錯亂，眉目清楚，適宜得體；問題排列有序；語句整齊一致。

文書立卷的基本原則

1保持穩(wěn)健之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性 2要正確反映機關工作的歷史面貌 3要便于管理、查找和利用。擬寫案卷標題的要求

案卷標題，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分

第四篇：文書與檔案管理復習資料整理

文書與檔案管理復習資料整理

緒論

第一章

1、文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項，管理事務，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料。廣義的文書既包括公務文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務文書。

2、檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事各方面活動直接形成的歷史記錄。

3、文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。具體而言，有兩層意思：

一、文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源；

二、文書有條件地轉化為檔案（對日后實際工作和科學研究有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存，另外要按照一定的規(guī)律集中保存起來）

4、文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規(guī)范作用、指導作用、聯(lián)絡作用，憑證作用、參考作用和教育作用。

5、文書、公文和文件之間的關系：廣義文件>文書>公文>狹義文件

6、檔案的定義包括要素：1）檔案的本質(zhì)屬性；2）檔案的來源；3）檔案形式的多樣性

7、公文的分類：第一，按作用可分為通用公文（可分為法定公文和非法定公文）和專用公文；第二，按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；第三，按來源和使用范圍可以分為外發(fā)文件（發(fā)文）、收來文件（收文）和內(nèi)部文件；第四，按功能性質(zhì)分為法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、執(zhí)照性公文、報請性公文、批答性公文和獎懲性公文；第五，按時限要求可分為緊急公文和普通公文；第六，按機密程度可分為機密公文和普通公文

8、檔案的種類：可以根據(jù)形成的歷史時期、檔案內(nèi)容、載體形式、檔案的所有者、內(nèi)容體式進行分類

9、文書和檔案的作用。基本功能是記載信息。具體作用：1）規(guī)范作用；2）指導作用；3）聯(lián)絡作用；4）憑證作用；5）參考作用；6）教育作用

第二章

1、文書工作是社會組織的文書工作機構和人員遵守相關法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理（文書的三項基本內(nèi)容或基本任務），為組織工作服務的工作。

2、文書工作的原則：及時、準確、安全、精簡

3、文書工作組織機構分為三種類型，1）中心機構；2)專門機構；3）分支機構

4、文書工作組織方式的類型分集中形式和分散形式

5、檔案工作的性質(zhì)有：1）管理型2）服務性3）政治性

6、狹義的檔案工作也就是檔案業(yè)務工作，包括八個環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案堅定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研

7、檔案工作的基本原則：1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；2）維護檔案的完整與安全；3）便于社會各方面的利用

8、文書工作與檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別。聯(lián)系：1）文書工作和檔案工作的對象有交叉；2）文書工作和檔案工作前后相繼；3）文書工作和檔案工作相互影響；4）文書工作和檔案工作長期處于“一體化”的狀態(tài)；區(qū)別：1）工作對象不同。一是文書，一是檔案；2）工作任務不同；3）服務對象和工作目的不同；4）工作機構不同

第三章

1、制文階段包括環(huán)節(jié)：1）交擬2）擬稿（P68發(fā)文搞紙樣式以及熟讀《國家行政機關公文處理辦法》）3）核稿4）簽發(fā)5）復核

2、簽發(fā)的種類：正簽、代簽、核簽（又叫加簽，由部門領導簽字后再送主管領導簽發(fā)）、會簽（兩個以上社會組織聯(lián)合發(fā)文時，各組織的負責人共同簽發(fā)）

3、簽發(fā)內(nèi)容包括：簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期

4、制發(fā)階段：1）打字排版2）校對3）印制4）用印

5、文書制作的要求：1）真實反映法定作者意圖；2）嚴格遵守公文格式要求；3）準確把握公文寫作特點；4）嚴格控制公文制作程序

6、第二節(jié)P76~97熟讀

第四章（重要）

1、狹義的文書辦理主要是指按照國家的相關規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

2、文書辦理的特點：1）連續(xù)性2）失效性3）保密性4）集成性5）規(guī)范性

3、辦文可以按照先后順序劃分為擬制、處理、執(zhí)行和暫時保管四個階段

4、行文方式：1）逐級行文。指直接向所屬的上一級組織或下一級組織行文，或者說是按層次一級級行文的方式；2）多級行文。指上級領導組織直接將文件發(fā)到基層組織，或同時直接和更基層的下級組織行文的方式；3）直達行文。指上級領導組織直接將文件發(fā)到基層組織，或直接向公眾傳達的行文方式；4）越級行文。指下級組織在非常必要的時候，越過自己的直接上級領導機關向更高層的上級組織直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同級或沒有隸屬關系的組織之間的行文；6）聯(lián)合行文

5、行文規(guī)則包括以下幾個方面：1）行文要尊重社會組織的隸屬關系；2）行文要尊重組織職權；3）行文要考慮是否確有必要；4）行文要明確發(fā)文權限；5）同級社會組織可以聯(lián)合發(fā)文；6）經(jīng)批準公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力

6、收文辦理的程序，就是收文處理的運轉流程，即收文處理的方法、步驟，由收進階段和閱辦階段組成。

7、收文辦理流程：詳見P120始

8、收文登記的種類主要有：1）簿冊式登記；2）卡片式登記；3）聯(lián)單式登記；4）計算機登記。（P124 收文登記簿）

9、文件處理單：P125

10、文件閱辦階段包括環(huán)節(jié)：1）擬辦；2）批辦；3）分發(fā)；4）承辦；5）注辦；6）催辦；7）歸卷

11、承辦是文件處理的核心和關鍵環(huán)節(jié)，分為傳閱、傳達、擬稿幾種。做好承辦工作，應注意一下幾點要求：1）承辦上級文件，首先要消化理解上級指示的內(nèi)容實質(zhì)，這是承辦任務的基礎；2）承辦下級的輕視、報告，首先，對請示要著重審核所請示問題的事由、依據(jù)情況、要求是否符合實際，是否正確；3）統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排

12、內(nèi)部文件特點：1）實用性；2）保密性；3）多樣性

13、內(nèi)部文件的分類：1）日常事務類；2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類

14、內(nèi)部文件管理的內(nèi)容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類；3）保存與保護；4）利用與查詢

第五章

1、文書管理的意義：1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書的安全；3）為檔案工作奠定堅實基礎

2、文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則

第六、七章

1、文書終結處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔

2、立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。

3、《歸檔文件整理規(guī)則》

4、檔案收集主要有兩個方面內(nèi)容：1）社會組織檔案室對本組織需要歸檔的檔案的收集工作；2）檔案館對各現(xiàn)行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作

5、文書立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價值；4）要方便保管、檢索和利用

6、文書立卷的步驟：編制立卷類目→平時歸卷→年終調(diào)整定卷組卷→卷內(nèi)文件的排列和編號→擬寫案卷標題→填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表→填寫卷案封皮→裝訂案卷

7、立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成

8、立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個特征立卷，就有六種方法：1）根據(jù)問題特征立卷；2）按時間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷

9、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

第五篇：秘書文書與檔案管理（推薦）

一、文書的稿本是文書的文本和文稿的總和。文書在草擬、修改、審核、簽發(fā)和印制的過程中，會產(chǎn)生不同的稿本。

（1）正本、副本與存本的主要區(qū)別在哪里？共同點：正本、副本、和存本三個外觀一樣。不同：正本是根據(jù)定稿繕印、具有一定格式的送達主送機關的正式文本。由收文機關根據(jù)文件的查考、保存價值、決定是否需要存檔保存。副本：是指公文正本的復印件或復份。正本復份的內(nèi)容和外形特征與正本基本相同，只存在送達對象和使用目的上的差別：正本送達主送機關，副本送達抄送機關或本機關留存?zhèn)洳椤w檔；正本具有正式公文的法定效用，作為復制件的公文副本（抄本、復印本），則因不能再現(xiàn)公文的全部特征，故不具備正式公文的法定效用，只作為參考、備查。副本一般不需歸檔保存。存本：指發(fā)文機關留底存檔的文本。存本是不對外發(fā)送的，一般可以不加蓋印章或簽署，起存檔及正本核對查清的作用。存本與定稿一起歸檔保存。

二、定稿與存本的區(qū)別？在于有沒有領導簽發(fā)的標志。

三、審核的重點《辦法》第三十一條規(guī)定：收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：（1）是否應由本機關辦理；（2）是否符合行文規(guī)則；（3）內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；（4）涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；（5）文種使用、公文格式是否規(guī)范。

四、簽發(fā)《辦法》第二十八條規(guī)定：（正簽）以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。（代簽）以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。

五、文件與檔案整理工作的原則（1）充分利用原有基礎A充分尊重和沿用已有的整理基礎。不要輕易打破原有的規(guī)律，而因充分尊重和沿用原有的整理辦法，從而使文件和檔案整理工作保持延續(xù)性和穩(wěn)定性。B充分研究和利用原來整理的成果。不輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（2）保持文件之間的歷史聯(lián)系A文件在來源方面地聯(lián)系；B文件在實踐方面的聯(lián)系；C文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系；D文件在形式方面的聯(lián)系。（3）便于保管和利用。這是檔案管理共組的基本出發(fā)點和最終要求。

六、立檔單位及其構成條件全宗構成者成為立檔單位，應該是在一個在工作上、財務上和人事上具有獨立性的單位。其構成條件是：（1）可以獨立行使職權，并能最主要以自己的名義對外行文；（發(fā)文權）（2）設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，可以自己編造預算或財務計劃；（財權）（3）設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否為立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定，而要以第一個條件來判定。

七、案卷級整理的立卷方法主要是根據(jù)文件構成的共同點，將具有某方面共同點和聯(lián)系密切的文件組合在一起形成一個個案卷。文件六特征立卷法主要如下：

1、按作者特征立卷。（適用的一般是上級機關來文、本級機關的重要文件、下級或其他機關來文，作者多而雜不宜用。）即將同一作者制發(fā)的文件組合成案卷。作者指制發(fā)機關、部門及其領導。有利于反映同一文件作者的工作狀況及本機關與某機關之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)文件來源確定其重要程度和保存價值。

2、按通信者特征立卷。（單向行文不能用）就是將本單位與某一單位之間就一定問題進行一定工作聯(lián)系而成的來往文書集中立卷。適用于按通信者特征檢索文件的情況。

3、按問題特征立卷。即將反映同一事件、人物、問題、業(yè)務活動和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起立卷。此處的問題指文件內(nèi)容反映的主題、包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發(fā)生與解決、某項業(yè)務活動的開展等。這樣既能保持文件間的聯(lián)系，又能符合利用者按問題檢索的習慣。是常用的。

4、按時間特征立卷。即按某一時間下文件產(chǎn)生時間順序?qū)⑽募M成案卷。時間特征指文件形成的時間。可以反映出一個單位在不同時期的工作特點和發(fā)展狀況、有利于保持同一時間文件，可以使利用者的聯(lián)系從歷史去把握、認識事物的發(fā)生發(fā)展。是現(xiàn)行單位最常用的方法。

5、按名稱特征立卷。即將同一文種的文件組合成案卷。放映了文件的性質(zhì)、效能、和價值。還可以把名稱相近、保存價值相近的文件合并立卷。組卷快，查找簡單。但是容易割裂文件之間的聯(lián)系。

6、按地區(qū)特征立卷。就是將公文內(nèi)容鎖涉及的同一地區(qū)或者作者所在同一地區(qū)的文件集中立卷。便于反映該地區(qū)的工作情況或有關該地區(qū)的問題的處理，方便人們按地區(qū)特征檢索公文。多用于下級機關來文。

十一、檔案的利用服務性

檔案的外借服務的流程：

1、機構內(nèi)部外界服務：A外借檔案人員應填寫檔案外借申請單，并經(jīng)分管文檔工作的負責人批準后，到檔案管理部門辦理借出手續(xù)。B外借檔案人員持獲批申請單到檔案管理結構，填寫檔案外借登記簿后，檔案管理人員可根據(jù)其需要，提供檔案外借服務。C借閱人對所借檔案進行清點核對后，必須在“接觸者簽名”欄內(nèi)履行簽收手續(xù)

2、機構以外的外借服務：非檔案形成機構的組織或個人需要檔案的外借檔案服務，應持有查（借）閱檔案介紹信，寫明利用者的身份、借閱目的、范圍和借閱期限等，經(jīng)組織領導批準后方能借出。同時好藥進行詳細的檔案外借登記。

檔案外借的規(guī)章制度：

1、借出期限；

2、外借檔案的使用要求；

3、借閱范圍；

4、催還與續(xù)借；

5、歸檔檢查；

6、效果反饋

制法檔案復制件的流程：利用者提出申請—進行復制—最終審查。制發(fā)檔案證明的工作流程：利用者提出申請—領導審查批準—查找材料—綜合編寫—校對—寄發(fā)。

八、文件立卷的步驟

1、組卷：A歸檔文件要保持它們之間的歷史聯(lián)系。B區(qū)分保存價值，分類整理組卷。C單位內(nèi)黨和行政機構的文件材料要分別組卷。D不同的文件一般不得以其組卷。E秘密文件與非秘密文件要分開組卷。F特殊載體文件的處理（同紙質(zhì)文件一同整理，分別存放）

2、卷內(nèi)文件的排列：:正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；查證性依據(jù)性在前，專題性文件在后；方針政策性文件在前，業(yè)務事務性文件在后等。

3、卷內(nèi)文件編號：頁號一般位于文件右上角（正面）和左上角（反面），從阿拉伯數(shù)字開始流水編頁號。不應有空號出現(xiàn)，凡有文字的頁面都必須編號。

4、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表：（1）填寫卷內(nèi)文件目錄。放在全卷文件的卷首，按照卷內(nèi)文件的排列順序逐一填寫的詳細清單。主要項目有：順序號、文號、責任者、文件標題、日期、頁號、備注等。其

一、順序號即件號，以每份文件為單位。其

二、文號即文件編號，按每份文件原有的編號逐一編寫。其

三、責任者即文件作者，通常是發(fā)文機關。其

四、文件標題原則上按原標題填寫。（2）填寫卷內(nèi)備考表。備考表放全卷文件的背后，用于說明該卷文件的狀況。包括立卷人、立卷時間、檢查人。

5、裝訂案卷：先將金屬物拆除，對破損文件要修裱。按照三孔一線方法進行。

6、案卷封面編目：包括案卷封面和案卷脊背。封面填寫全宗名稱、類目名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件起止時間、保管期限、總件數(shù)、總頁數(shù)、歸檔號、等內(nèi)容。A全宗名稱：要用全稱。B類目名稱：填寫全宗內(nèi)檔案分類的第一級類目名稱。C歸檔號：歸檔時編制的案卷順序號。D案卷標題：對案卷內(nèi)全部文件主要內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據(jù)。由作者、內(nèi)容、名稱三部分組成。（三點要求：政治觀點正確；文字精練，表達準確；基本結構擊求完整）。E檔號：其一，全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，機關一般用阿拉伯數(shù)字作為編號，企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。為確定全宗號的機構，在檔案未進館之前該號可暫不填寫。其二，目錄號：對全宗內(nèi)每一本案卷目錄按一定的方法進行編號，所編號碼為目錄號，一般由檔案室填寫。其三，案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，必須從“1”開始。其四，件號、頁號或張?zhí)枺杭枒B同全宗號、目錄號案卷號依次編出，并在每件文件首頁右上角加蓋歸檔章號。保管期限：永久、30年、10年。案卷背脊包括全宗號、目錄號、、案卷號等項目。

7、案卷裝封：將裝訂好的案卷裝入檔案盒。

九、文件級整理：歸檔文件整理

步驟和方法：

1、整理單位與裝訂；

2、歸檔文件的分類：—機構（問題）—保管期限、保管期限——機構（問題)、難度—保管期限、保管期限—等方法。

3、歸檔文件的排列：一般按事由，結合時間、重要程度等排列。

4、歸檔文件蓋章編號：A蓋章：首頁上方的空白位置加蓋歸檔章；B編號：全宗號（各立檔單位所編制的代號）、（形成）、保管期限（永久、30年、10年）、室編件號（最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注）、館編件號（進檔案館后有檔案館統(tǒng)一編制）、機構或問題。

5、歸檔文件編目：A件號（室編件號）B負責人（文件的發(fā)文機關或署名者的名稱）；C文號（一般由機關代號、、順序號組成）；D題名（作者、問題、文種）E日期（文件形成時間，8為阿拉伯數(shù)字標注年月日，如2010年7月10日，標注為“20100710”）；F頁數(shù)；G備注（補充和說明：密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等）。

6、盒內(nèi)備考表填寫：盒內(nèi)文件情況說明（缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（文件整理完畢的日期）。

7、歸檔文件的裝盒和檔案盒填寫：封面（全宗名稱）；盒脊（全宗號、、保管期限、機構或問題、起止件號、盒號）。

十、檔案庫房的管理

選擇庫房注意的基本問題：

1、庫房必須專用，并與檔案人員辦公室或生活區(qū)分開；

2、檔案庫房必須堅固，庫房門窗要有較好的密封性，最好是雙層窗。應當對門窗采取加固措施，符合防盜、防塵、防蟲、防有害氣體的要求。

3、庫房應遠離水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要求。因此，庫房一般不宜選擇地下或頂層，不宜靠近盥洗室和鍋爐房，也不宜設在大樓東、西側，以防陽光直射。

檔案的安全保護：

1、控制庫房溫濕度；

2、保衛(wèi)和保密；

3、防火；

4、放光和防塵；

5、檔案在搬動中的保護

6、檔案的安全檢查（內(nèi)容：（1）現(xiàn)有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否相符；（2）被損毀、遺失文件的數(shù)量、情況和內(nèi)容；（3）檔案的防護措施和庫房設備的安全情況；（4）案卷歸入的全宗、類別順序是否正確；（5）檔案的收進、移出，案卷的借出、歸還是否做到了登記、注銷和還原）。

檔案的銷毀程序：

1、編制檔案銷毀清冊；

2、附上簡要說明；

3、經(jīng)審批后銷毀。

歸檔制度的內(nèi)容：

1、歸檔范圍：凡是在單位各活動中形成的、具有保存價值的各種門類與載體的文件材料，均屬于歸檔范圍。

2、歸檔時間：在文件形成后第二年的上半年，即在次年6月底以前向檔案部門移交。

3、歸檔案卷的質(zhì)量要求：應歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件的歷史聯(lián)系、文件特征和價值分類立卷，是案卷能正確地反映機關活動的基本面貌，以便于保管和利用。

4、歸檔手續(xù)：交接雙方應根據(jù)案卷目錄詳細清點，確認無誤后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄的一份有檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保管存。