第一篇：淺談學校檔案管理信息化建設

淺談學校檔案管理信息化建設

來源：呼死你 http://www.tmdps.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進行闡述，力圖進一步推進學校檔案管理的信息化。

關鍵詞：學校 檔案管理 信息化 中圖分類號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發展的必由之路。

1檔案信息化的內涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進信息化建設。

2檔案信息化建設策略 2-．1提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案信息資源的開發。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發奠定基礎。

2．2 著力提高檔案標準化、規范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機房、庫房等)的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。

2．3 抓好學校檔案數據庫的建設目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。

數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

2．4 搭建學校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業和計算機管理方面的專業人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。

2．5加強橫向聯合，實現信息資源共享學校部門多，人員復雜，學生流動性強。

因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個完整的校園信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

3．2解決辦法(1)加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的學校教育工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。

(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。

(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。

第二篇：文書檔案管理信息化建設淺談

文書檔案管理信息化建設淺談

摘要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發展才能適應這瞬息萬變的社會。現在，一個新的發展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對

引言

近幾年來計算機技術得到了飛速的發展，高速緩存的大存儲空間的檔案影星管理系統也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達到的是實現檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關信息的狀態，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點恰好為這一設想的實現提供了一個好機會。

一、傳統文書檔案管理的缺陷

1.1傳統文書檔案管理不能實現實時共享

由于在傳統文書管理的系統下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費時間又需要耗費人力，人工工作難免對時效性有所影響。如出現身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質文檔的數量有限，無法滿足多人同時使用的需求，如果出現使用高峰期便需要排隊等候使用的情況，無疑這將使文檔的時效性大打折扣。

1.2傳統文書管理既復雜又繁瑣

傳統的文書檔案室紙質的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進行登記，而登記過程的復雜與繁瑣也是令體會過的人深感無奈。

1.3傳統文檔極易受損，保存難度大

紙張是大多傳統文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價值。對其保存便成為一項艱難的任務。另外傳統的紙質檔案在翻閱與移動過程中不可避免的會造成損壞，極不易保存。因此在傳統文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書檔案實現信息化管理的好處

2.1 辦公及使用效率高，文檔時效性強 計算機強大的計算力量在文書檔案管理的過程中發揮了重要的作用，它已經完全取代傳統的手工操作。在傳統的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規范相關內容、檔案使用的持久性、等要求，或是對分類統計需準確無誤的要求。對于工作人員而言都是艱巨的任務。但是，有了計算機中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強了文檔的時效性，使傳統文書檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。

2.2電子文件能夠長期且穩定地保存下來

傳統的文檔由于是紙質的，所以保存的時間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發展的時代，我們已經能夠隨時隨地地通過一些外圍設備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環境影響小等特性使電子文件的保存具有穩定性與長久性。

2.3文檔信息得到充分共享

在傳統的文書檔案管理系統下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”,管理員可以根據檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠實現與其他信息系統的相互聯系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態。使文檔信息得到充分的共享。

2.4提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質的，因此會經常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風險也比較大，對檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計算機技術來對文件實現信息化管理的話，就可以直接通過因特網來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書檔案信息化管理系統的大概構成和解決的問題

文書檔案管理信息系統由各種相關聯的程序、該系統的數據庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實現的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權限授予不同的登陸者，以此來實現不同管理人員對文檔的不同操作。不同的功能模塊實現不同的功能，他們各自負責自己的工作，但彼此之間又互相聯系。系統的數據庫可以用來存儲該系統所有文檔的相關信息。數據庫是文檔信息化管理系統的核心，它的一切操作都是以數據庫為基礎來進行的。當用戶需要紙質版的文檔的時候，打印系統就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進行預覽并最后打印出紙質文件。

四、文書檔案管理信息化建設存在的問題

4.1電子文件保密性受限制

電子檔案的內容變化多端，所以說它的穩定性反倒不如紙質檔案。并且黑客等網絡黑手的出現時電子文件存在安全隱患。而且假如出現有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認檔案是否真實。

4.2需要專業的人員來對電子檔案進行管理

要想實現對電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業人員來擔任這項工作。有人會說，我以前管理過紙質檔案，在檔案管理方面有著豐富的經驗，或者說是IT界的一名大神，掌握計算機個各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統的檔案管理方法同先進的計算機技術結合在一起，因此我們所需要的是一種復合型的人才，是那種能夠把理論知識和先進的計算機技術結合在一起來對電子檔案管理系統進行管理的人。而現在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現代化設備已經被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發揮他們應有的價值，而對檔案的管理工作也稱不上信息化。

五、應對方法

5.1信息化系統內、外網隔離

我們系統內部的網絡都是我們管理人員的工作區域，而外網上的各種隱患才是對我們電子檔案管理系統最致命的傷害，因此我們課在內網和外網之間設置物理隔離，這也是一種性價比最高的解決方法。隔離防護第一層的實現是由路由器來實現的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務。在所有訪問內網的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動忽略那些篩選掉的IP的訪問請求。防火墻則擔任第二層防護任務。防火墻的認證機制可以幫助我們實現這個功能。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；將所有經過防火墻的痕跡都保留下來；對網絡攻擊的檢測和告警。

5.2提高檔案人員的綜合素質

首先要提高管理系統硬件設施方面的標準，只有將硬件設施的標準提上來，管理人員才有機會接觸到這些先進的思想和技術，繼而學習掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時俱進，積極充實自己的大腦，學習先進的技術，保證讓自己能夠始終走在社會的最前列。同時，相關單位也要多組織員工進行學習，加強員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學習程度的好壞來作為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實力。

六、結束語

文書檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們去不斷思考的。在信息化技術盛行的當下，傳統的紙質檔案已經不再符合社會的發展需求。因此，實現文書檔案的信息化管理是一個必然的事件，我們也要利用信息化管理這個強有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠保留下來。

參考文獻

[1]湯穎．淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技風,2014-09-11.[2]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情：教育經濟研究，2008-08-11.

第三篇：檔案管理及信息化建設匯報

國電赤峰化工有限公司

檔案管理及信息化建設匯報材料

國電赤峰化工有限公司在國電蒙能公司有關部門的指導下，緊緊圍繞企業發展和工程建設中心工作任務，認真貫徹落實國家和集團公司有關法律和規定，著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作，努力促使公司檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規范化、制度化的管理軌道，各類檔案的管理和現代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效，現將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下：

一、檔案管理及信息化建設基本現狀

（一）、人員設施投入初具規模，基本滿足企業基建階段需要。在目前公司基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下，公司高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面，公司目前設有專職檔案管理人員兩人，臨時檔案管理辦公室一間，臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面，公司設有專職人員2人，建設了樹狀拓撲結構內部局域網，實現光纜進戶，出口帶寬為8MB，現有20平米中心機房一處，機房配有華為百兆防火墻一臺，物資系統、財務系統、檔案系統專用服務器3臺，網絡終端計算機總數超過200臺，配有北京金和軟件股份有限公司OA辦公系統。檔案管理軟件已經采用北京東方飛揚軟件公司開發的檔案管理系統，目前正在于前期培訓階段。物資系統軟件目前已經完成系統構架的部署、基礎數據的錄入、流程測試等基礎性工作，投入試運行。

（二）、及時建立完善制度體系，檔案信息管理逐步規范。化工公司是新建企業，為了盡快規范檔案及信息管理，促進工程建設進展，公司及時制定了《國電赤峰化工有限公司建設項目檔案歸檔辦法（暫行）》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》，并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團公司檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規章制度，確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。

（三）、加強基建階段檔案整理，維護企業歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現前期資料不全和歸檔責任不清等問題，在時間緊、任務重、人員少等不利條件下，公司檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況，參加各項工程的竣工驗收會，做好設備開箱登記工作，認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料，提高檔案的歸檔率。具體做好了以下幾個方面的工作：一是對公司成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作；二是對已經完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理，裝訂及組卷，并按著蒙能公司的要求逐漸把招投標文件目錄標準化，規范化；三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷；四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區道路、廠區臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作，并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷；五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。

（四）、提高檔案利用效率，服務工程建設大局。檔案工作的總目的，是提供檔案信息為公司工程建設和中心工作任務服務。公司檔案工作開展以來，大力開發檔案信息資源，規范檔案利用行為，促進檔案有效地為工作建設服務，一年多來公司檔案室提供借閱各種檔案800多人次，復印資料20000多張。

（五）、注重人員業務培訓，不斷提高管理水平。長期以來，公司非常重視檔案工作，今年3月份公司組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察；5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業務培訓班，系統地學習了檔案管理學等專業課；6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念，為進一步做好公司檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。

二、檔案管理及信息化建設面臨問題

（一）、公司工程建設當中有些項目是邊設計，邊招標，邊施工工程，個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規范等問題。

（二）、化工行業檔案分類方案與電力企業檔案分類方案有所不同，我公司是國電集團的第一個化工項目，檔案分類過程中存在系統之間的差異，目前公司檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類，大的類別不違背電力系統分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導，進一步明確工作標準。

（三）、由于公司正處在全面建設時期，辦公樓還沒有竣工，檔案庫房是臨時的，面積較小，各項安全防護設施還不齊全，所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。

（四）公司通信系統及計算機網絡維護人員專業水平較低，還不能完全滿足現代化煤化工企業的發展需要。

三、下一步工作思路

（一）、進一步加大資金投入。下半年公司辦公樓將竣工，我們將按國家檔案管理的有關標準，規劃公司未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備，提前做好各種設備采購計劃，確保公司檔案工作盡快步入正軌。

（二）、進一步重視信息安全。公司將認真強化內部管理，建立建全管理制度和崗位責任制，把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人，加強涉密檔案的管理，切實做好檔案信息系統安全保密工作。定期進行異機備份，做好各種數據保護，保證服務器安全，網絡安全，加強計算機病毒防護。

（三）、加強檔案管理人員業務培訓。為進一步加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，以適應現代化化工企業新形勢下的檔案工作，公司將不斷加強各級人員的培訓，提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質及業務能力。

（四）、加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業信息化建設意義的宣傳，不斷強化各級人員檔案意識，在日常工作中不斷積累資料，養成誰經辦誰歸檔的好習慣，確保公司檔案的齊全、完整。

化工公司雖然在較短的時間內建立起檔案管理及信息化工作基本框架，滿足了企業基建階段需求，但我們清醒地認識到，目前化工公司的檔案管理與信息化建設工作與國內優秀企業相比仍有巨大差距。尤其是公司創建全國一流化工企業的戰略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求，如何滿足企業發展的需求，如何為領導提供決策支持，如何通過信息化的應用進一步提高公司的管理水平等都是我們現在和將來要考慮解決和實施的重要工作內容。我們將在總結經驗的基礎上，虛心學習，科學規劃，為項目順利投產，早日實現全國一流化工企業的目標提供強大的信息支撐。

第四篇：科技檔案管理信息化建設

科技檔案管理信息化建設

摘要：信息技術的快速發展使得各行各業發生了巨大變化，將其運用于科技檔案管理上，能顯著提高管理效率和質量。因此，國家對于科技檔案管理信息化建設的發展問題越來越重視。所以，本文就對科技檔案管理的信息化建設進行分析探討，希望可以對大家日后的研究有所幫助。

關鍵詞：科技檔案；信息化；管理系統；人才

前言：近些年來，國家對于科技檔案管理的發展越來越重視，隨著計算機技術的不斷發展以及網絡技術的日益更新，檔案管理信息化已經逐漸成為一種社會的發展趨勢。因此，相關單位必須要重視科技檔案信息化的發展建設，針對當前檔案管理信息化建設中存在的相關問題采取合理的解決措施，這就需要相關單位了解并做到以下內容：科技檔案信息化建設的意義分析

要知道，由于檔案被長期保存在密封的空間內，經常會受到潮濕環境以及火災的影響，所以相關單位必須支付一定的文檔保管費用。所以，這樣的情況在一定程度上影響了檔案管理系統的整體發展。但是，由于近些年來，國家經濟的不斷發展，辦公自動化以及無紙化的出現，使得整個檔案管理工作發生了很大的變化。而這種變化也意味著檔案工作將以多種多樣的形式面向整個社會[1]。

另外，從檔案信息化的角度看，環保檔案管理的科技信息化也迫在眉睫。現今，許多的環保檔案工作人員只是將檔案管理的形式停留在一個膚淺的表面上，對信息化的理解過于狹隘。環保檔案工作人員只是一味的照搬傳統體制手法進行工作，而忽視了信息化所帶來的快捷、方便。甚至于有些地方的環保部門沒有充分按照要求進行信息化改革，只是進行口頭的講解，并未進行實際上的落實，這不僅消耗資源，不利于環保，更加阻礙了信息化建設的進程。環保檔案局科技檔案信息化建設方法

2.1 轉變思想，樹立新觀念

首先，環保檔案局的相關工作人員應該改變傳統的意識，突破自我，對信息化進程加以重視。與此同時，各地方政府應該充分進行信息化模式的調整，加強環保檔案的信息化建設，根據一系列的規章制度進行信息化改革。另外，單位人員還要根據環保局的自身發展情況，為單位內部的發展制定適合的管理體制。更重要的是，科技檔案管理人員還應該對檔案包含的文件、數據以及軟件等進行統一的管理，從而保障檔案管理信息化工作的順利進行。相關檔案管理人員還應該及時轉變自身的觀念，樹立良好的信息化意識，為整個檔案管理單位的快速發展做出更大的貢獻。

2.2 構建信息化管理系統一直以來，大多數的檔案管理單位都是采用較為傳統的檔案管理模式，雖然也可以完成檔案管理的工作，但是卻缺少一定的效率和保障。所以，在加強科技檔案管理的同時，檔案管理單位應該在內部構建一個信息化管理系統，為其信息化的快速發展打下堅實的基礎，這樣一來，檔案管理單位就可以運用高科技的管理系統，促進整個檔案管理工作的不斷發展。將信息化管理系統應用在整個檔案管理單位中，不僅可以為檔案管理人員節省一定的時間以及提高一定的工作效率，而且還可以保證整個科技檔案管理工作的安全性和永久性，這無疑是一件一舉兩得的事[2]。

2.3 重視人員培訓

相關單位的檔案管理人員要知道，加強檔案信息化建設是一個需要長期奮斗的艱巨任務，工作人員要想更好地完成任務，就必須要意識到這項工作的重要意義，并且還要不斷培養自身的專業素質和奉獻精神。尤其對當前情況而言，相關檔案單位完全可以通過培養高素質的專業人才，來促進整個檔案管理信息化工作的順利進行。更重要的是，檔案管理單位還要定期為員工安排一些專業技能培訓，讓其在不斷的鍛煉中提高自身的專業素養，以此來保證整個科技檔案管理工作的順利進行。所以，相關檔案管理部門必須要注重這點內容，為其日后快速穩定的發展打下堅實的基礎[3]。

2.4 加大資金投入

加大資金投入是環保檔案局進行科技信息化的基礎，因此，檔案管理人員就應該加大物質基礎的投入，讓環保局的工作人員和領導人員重視信息化建設。在完善合理的情況下最大化的加強信息化改造，如果某一地方政府的資金投入能力有限，也可以進行分期式的投入，首先進行硬件系統的升級，加強信息安全式的防護[4]。第二、相關檔案管理人員應該根據單位內部結構的不同特點，加強其硬件系統的建設工作，以保證其日后更快更好地發展。

2.5 重視信息化管理系統，完善信息化制度

合理科學的制度能夠保障科技信息化建設的有效運行，所以，環保部門以及檔案建設部門應該全力改善信息化體制，確保在日常生活以及工作過程當中都能實現科學信息化。安全對于檔案管理信息化具有十分重要的意義。一個穩定的網絡平臺，對于科技檔案管理信息化的發展有著尤為重要的作用。所以，相關檔案管理人員必須要重視信息化管理系統的安全管理工作，時刻提高自身的安全管理意識，并且檔案管理人員還要擁有較高的警惕性，了解安全管理對檔案管理信息化的重要意義。檔案管理人員還可以采取身份認證、使用殺毒軟件等方式，對科技檔案管理系統進行嚴格管制，以此來保證整個科技檔案管理信息化工作的順利進行[5]。

結束語：

總而言之，由于經濟水平以及科技水平的不斷發展，國家對于檔案管理信息化的建設問題越來越重視，它對于我國經濟的整體發展有著十分關鍵的作用。實現檔案管理信息化，不僅可以在很大程度上保證檔案管理單位的工作效率，還可以提高其工作的科技水平。更重要的是，檔案管理單位還要重視檔案管理工作的安全問題，加強安全管理體制，為檔案的保密性做出更多的努力，真正地將管理檔案的重要價值發揮出來。這樣一來，不僅可以在一定程度上促進我國檔案管理單位的不斷發展，而且還可以提高其整體的工作效率，最終為我國的整體發展打下堅實的基礎。

參考文獻：

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第五篇：高校檔案管理數字化、信息化建設

高校檔案管理數字化、信息化建設

高校檔案是高校教學、科研、黨政管理等職能活動的歷史記錄，是高校發展歷史軌跡的真實記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發展歷程。高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標志。隨著信息化時代的到來，檔案管理工作的內涵發生了深刻的變化。檔案已成為一種文化資源、知識資源和信息資源，檔案信息的收集、管理、開發和利用的方式發生了根本性的變化，檔案信息的數字化和檔案工作的網絡化已成為檔案管理現代化的重要發展方向。

一、高校檔案管理信息化的內涵及其重要性

檔案管理信息化就是以計算機數據庫及互聯網為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網絡和終端等方式實現檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務。高校檔案信息化，就是在知識經濟社會里，各高校運用先進的管理理念及信息技術，以現代化基礎設施為支撐點，以檔案信息資源為管理核心，以實現檔案信息資源的開發、利用和共享為目標的智能管理過程。

高校檔案信息化是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，是一個動態的發展過程，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現資源共享，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的重要途徑。其最終目標就是實現高校館藏信息資源數字化，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化和社會化。

二、當前高校檔案信息化建設中存在的主要問題 1．資金投入嚴重不足

信息基礎設備和網絡通訊設施配置是整個檔案信息化工作順利開展的首要基礎。要解決信息資源開發中面臨的信息安全、信息共享、信息存儲問題，需要配置安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備，例如服務器、高速掃描儀、磁盤陣列、光盤庫、縮微影像數字化設備等，這些設備價格昂貴，需要巨大的資金投入。學校每年辦公經費十分緊張，無法滿足檔案館購置大量信息基礎設備的需要，資金不足已經成為制約檔案信息化建設工作發展的最大問題。2．認識不到位，思想觀念落后

高校內部分單位、部門檔案分管領導、兼職檔案員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠，沒有正確認識到檔案信息化與本單位本部門日常工作之間的聯系，認為檔案信息化是檔案館自己的事，與己無關，每年只需按部就班做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了，表現在對本單位形成的電子檔案監管不力，導致疏于管理、電子檔案流失嚴重等諸多不良后果，直接影響到學校檔案信息化建設進程。

3．檔案從業人員素質無法完全適應信息技術的發展需求

部分檔案人員素質無法完全適應信息技術的發展。隨著計算機技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的應用，新載體形式的檔案資源將大幅增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案資源大量涌現。這些變化深刻影響著檔案人員知識結構的變化，對檔案人員素質提出了更高的要求。

4．檔案信息化標準建設滯后，電子文件歸檔困難

檔案信息化工作的基本任務是實現檔案數字化信息的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享及其全過程安全管理。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設的顯著特點是具有極強的相關性，如檔案信息的傳輸、流轉、共享必然涉及諸多相關主體及其相互間的關聯；電子文件歸檔管理更使檔案管理系統與辦公系統、各種計算機輔助設計系統等的關聯度明顯提高。因此，檔案信息化建設更加需要講求統一技術語言，更加需要標準化和規范化。但從現狀看，我國檔案信息化工作中的標準化建設嚴重滯后于實踐發展，其系統性、配套性，不能完全滿足當前檔案信息化工作的實際需要。

5．數字檔案信息資源開發利用率低

由于經費有限，館藏檔案數字化程度較低，經數字化掃描加工處理的檔案僅占館藏檔案極少比重，加之電子文件歸檔管理工作一時難以大規模推進，可供利用的檔案電子信息資源少之又少，無法滿足學校與社會對檔案信息資源的需要。

三、高校檔案管理數字化、信息化的對策 1．加大資金投入力度，優化信息設施配置

高校每年應當設立檔案信息化專項經費，為學校檔案信息化建設發展提供資金保障。學校相關職能部門應加大對檔案事業一般經費的預算，力爭將檔案信息化建設項目列入學校專項建設經費，尤其是列入學校信息化建設總體規劃，以獲得更多資金支持。同時檔案館也應妥善高效地使用來之不易的專項經費，在選購信息化相關設備時盡量讓有限的資金得到最大價值的利用。一方面，檔案部門在購置新設備時，要根據本館信息化建設需求和支付能力合理購置適合的、性價比最優的信息設施；另一方面也要提高舊設備利用率，節約利用資源，將部分淘汰的仍可正常運行的舊機器用于檔案目錄的信息錄入等，這樣不僅可以充分利用現有的舊機器，也可將有限的資金優先用于購置其他更急需的信息設備上。

2．根據學校實際情況，加快推進檔案信息化相關標準規范的出臺

檔案信息化相關標準規范的制定是加快推進檔案信息化工作的基礎與前提，是檔案信息化建設能否順利進行并發揮其功能的必備條件。各高校檔案館必須根據國家業已出臺的相關標準，結合自身的實際情況，制定出各種規章制度和信息化標準。對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源管理利用等方面進行規范管理，并負責指導實施。各種標準規范與管理制度要在充分調查研究的基礎上產生，要具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強，從而形成約束機制，使所有人員都感到責任重大，自覺履行職責，遵守制度，把本職工作做好。檔案信息化管理的制度應該包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項管理制度不能一成不變，要在實際工作中不斷進行完善，以確保各項管理制度的權威性。

3．與電子校務系統進行信息資源合作共建，加快推進電子文件歸檔管理工作

電子文件的歸檔與管理是電子校務建設的重要內容和基礎性工作，也是未來高校檔案信息資源開發與利用的工作重點，對促進高校檔案信息化具有十分重要的意義。隨著各高校校園辦公自動化統一平臺系統和數字校園的陸續投入運行，電子文件的歸檔管理必將提上工作日程。高校檔案工作者要適應這一新形勢的要求，采取有效的對策與措施，促進電子文件歸檔管理工作與電子校務系統平臺的盡快接軌，抓住機遇依托電子校務平臺推進高校檔案信息化進程。

4．提高信息安全意識，確保檔案信息利用安全

在進行檔案信息資源開發與利用時必然會涉及多方面的信息安全問題。首先，我們應重視檔案信息內容的安全。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發生。其次，必須保障網絡服務器和數據庫安全。使用安全級別較高的操作系統，及時進行系統漏洞、補丁升級，并對數據庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網絡安全意識。在網絡中流轉的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護方面，除了對已有的防護措施，如防火墻技術、殺毒軟件、網絡安全檢測、用戶身份認證、數據加密技術等進行綜合運用之外，還要不斷跟進了解新的安全防護技術，以應對不斷出現的新情況、新問題。最后，檔案部門要不斷進行信息的保密、安全教育，制定切實可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對信息的保密與安全意識。

5．加強人員培訓，提高檔案工作人員信息化管理與利用水平

隨著檔案信息化工作的深入開展，在傳統檔案的收集、管理與利用環節均將發生根本性變化。檔案管理技術的發展和檔案管理者角色的轉變，必然要求檔案從業人員不斷調整知識結構，拓寬知識面，學習和掌握檔案數字化工作崗位應該具備的專業知識和業務技能，在知識和技能上都要有顯著的提高。為了適應信息時代對數字檔案管理的需要，檔案工作者要牢固樹立檔案信息意識、服務意識，主動成為檔案信息資源的管理者、組織者、傳播者和信息利用的導航人。檔案館要大力加強人員培訓，提高檔案工作人員的綜合素質，使他們有機會學習并掌握計算機網絡技術、信息技術等相關學科知識，提升他們信息的鑒別、篩選能力，以便主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。檔案工作人員也必須不斷努力，千方百計提高自身綜合能力，盡快適應檔案現代化管理發展的需要。

6．暢通檔案信息服務渠道，提高資源利用率

加強網絡設施建設，建立電子閱覽室，利用網絡終端、多媒體、觸摸屏等現代技術，使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務是檔案館發展的必由之路。故應努力實現服務手段的多樣化，應充分利用計算機和網絡技術，建立完備的檔案數據庫、局域網，充分發揮和拓展現有檔案館網站的作用，使檔案館網站真正成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口，實行新信息上網發布；提供在線電子郵件服務、聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務、視頻點播服務等功能，開展檔案信息咨詢服務，與用戶進行交互式信息咨詢，運用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶構建制定全方位的檔案信息服務體系。

7．加強校際間的交流學習，縮短與他校的差距

目前國內各高校檔案館信息化發展水平不均衡，有的已經實現了完全的數字檔案管理，有的還處于信息化建設的初始階段。正是這種水平上的差距，要求各高校檔案部門之間應采取多種途徑開展交流學習，在技術共享基礎上加快檔案信息化建設經驗要素、技術要素等諸多方面的交流學習，發揮先進檔案館的示范帶頭作用，縮短高校之間的差距。

高校檔案是高校最重要、最鮮活、最有權威性的知識資源。隨著高校自身發展的需要，高校越來越重視檔案信息的管理工作，檔案工作者也必須強化信息意識和信息觀念，把信息的開發與利用作為今后的重點任務來抓，變靜態檔案信息為動態檔案信息，積極尋求新形勢下高校檔案信息開發的新方式、新辦法，努力創造條件，搭建檔案信息化平臺，為盡快適應信息時代的步伐奠定基石。