第一篇：淺析如何做好企業(yè)檔案檔案工作

淺析如何做好企業(yè)檔案室檔案工作

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程，對(duì)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，新興科學(xué)不斷出現(xiàn)，知識(shí)更新周期縮短，企業(yè)對(duì)信息需求也越來越強(qiáng)烈。企業(yè)檔案室的服務(wù)內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大、深化，尤其是信息技術(shù)在檔案室的應(yīng)用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標(biāo)準(zhǔn)，而是看其以最便捷的服務(wù)手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)如何做好企業(yè)檔案室的檔案工作做簡(jiǎn)要探討，希望有所裨益。

一，提高軟硬件水平

(一)是要配備必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，構(gòu)建局域網(wǎng)或連入外部網(wǎng)絡(luò)。

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長(zhǎng)久保存和共享利用的前提，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室各項(xiàng)功能的硬件保障，應(yīng)根據(jù)基層單位的實(shí)際需要和財(cái)力投入，本著經(jīng)濟(jì)適用、適當(dāng)超前的原則，配備必要的信息化硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)終端和打印機(jī)等外設(shè)、數(shù)字化掃描設(shè)備、光盤刻錄機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、路由器等網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備，等等。檔案數(shù)據(jù)量較大、對(duì)安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)、光盤塔或采用SAN等存儲(chǔ)構(gòu)架的其他海量存儲(chǔ)設(shè)備。

(二)是構(gòu)建數(shù)字檔案室的軟件平臺(tái)。

在信息化環(huán)境下，軟件系統(tǒng)已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信息的采集、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開軟件平臺(tái)的支持，特別是對(duì)于已開展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應(yīng)的數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)。但數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)功能需求分析、軟件平臺(tái)設(shè)計(jì)、開發(fā)和測(cè)試等大量工作，很難由一個(gè)基層單位直接研發(fā)。

二，實(shí)行人本化的管理

管理模式是對(duì)管理觀念及管理方式的通用性和規(guī)律性的概括。檔案室傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過程中，以檔案材料等實(shí)物為主要管理對(duì)象，是圍繞檔案館（室）館藏而開展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把人（包括利用者和工作人員）視為管理的主要對(duì)象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需

求進(jìn)行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館（室）工作人員的素質(zhì)水平、工作能力和各種需求等情況，運(yùn)用各種激勵(lì)手段充分調(diào)動(dòng)人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強(qiáng)。

（一）.以檔案用戶為中心，積極開各種深層次的檔案信息服務(wù)。

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個(gè)以贏利為目的的社會(huì)組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。正確認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值和位置，堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分。利用者的需求是企業(yè)檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)。

（二）、尊重檔案人員的發(fā)展機(jī)會(huì)。

企業(yè)應(yīng)更多的為員工的個(gè)人發(fā)展提供機(jī)會(huì)，讓員工朝著既定目標(biāo)與事業(yè)發(fā)展并進(jìn)。同時(shí)，給檔案人員升遷的機(jī)會(huì)，配合相適應(yīng)的教育培訓(xùn)計(jì)劃，讓檔案人員認(rèn)識(shí)到只有同心協(xié)力完成既定目標(biāo)，個(gè)人也會(huì)獲得豐厚的回報(bào)，個(gè)人的夢(mèng)想才能實(shí)現(xiàn)。

（三）、創(chuàng)建科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制。

首先，物質(zhì)鼓勵(lì)。其次，精神激勵(lì)。第三，領(lǐng)導(dǎo)行為激勵(lì)。

三，提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息管理和服務(wù)的知識(shí)性要求企業(yè)檔案部門專業(yè)人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力、外語(yǔ)水平以及對(duì)信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時(shí)應(yīng)該努力做到如下幾點(diǎn)：

(一)樹立明確的服務(wù)觀點(diǎn)，端正檔案利用工作的指導(dǎo)思想。

檔案館、室工作人員都要明確認(rèn)識(shí)檔案部門是提供檔案充分發(fā)揮其作用的職能部門。檔案管理人員肩負(fù)這樣的重任，一定要堅(jiān)持黨性原則，樹立正確的服務(wù)觀點(diǎn)，積極主動(dòng)提供檔案為兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

(二)尋求最佳利用手段，千方百計(jì)地發(fā)揮檔案的作用。

要多渠道、多層次、多形式地為社會(huì)各方面提供檔案信息。根據(jù)社會(huì)需要，盡力擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，改變服務(wù)方式，開展檔案情報(bào)交流，館際協(xié)作等等。

(三)加強(qiáng)調(diào)查研究，掌握利用規(guī)律。

檔案是一種價(jià)值無量的信息資源，要開發(fā)利用這種資源，必須從研究利用效果出發(fā)，研

究檔案的利用價(jià)值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質(zhì)，即:懂得檔案管理知識(shí)，知曉有關(guān)專業(yè)情況;了解館(室)藏檔案資料內(nèi)容，掌握各種檔案資料的應(yīng)用范圍;既要知己一一熟悉緣底”，又要知彼一一了解社會(huì)需要。還要改進(jìn)工作方法，提高服務(wù)質(zhì)量，才能做好提供利用工作。

四，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用越來越廣泛，對(duì)提高檔案管理現(xiàn)代化水平起著越來越重要的作用。計(jì)算機(jī)的功能很多，在企業(yè)事業(yè)單位檔案管理中主要應(yīng)用于以下五個(gè)方面：

（一）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目。

按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤、光盤中，充分利用計(jì)算機(jī)一次輸入、多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的自動(dòng)整理、編目等，節(jié)約手工勞動(dòng)，提高效率。

（二）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案索引、文摘、專題資料的編制。

根據(jù)檔案用戶的需要自行選擇有關(guān)專題、利用計(jì)算機(jī)編制、打印檔案的各種索引、專題資料、文摘等。

（三）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的流通管理。

通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案案卷題名、檔號(hào)、存放位置、利用者、借出及歸還時(shí)間、鑒定、銷毀、移交等信息及時(shí)記錄下來，實(shí)現(xiàn)檔案流通全過程自動(dòng)化管理。

（四）.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索。

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時(shí)滿足利用者的要求。

（五）.聯(lián)機(jī)檢索檔案。

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不同單位、地域之間檔案的聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。五，用戶至上

擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”；以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務(wù)。隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的逐步深入，科學(xué)文化事業(yè)的日益繁榮，在檔案利用工作中出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，其中之一即是檔案用戶對(duì)檔案部門的服務(wù)質(zhì)量有 了更高的要求，他們不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求檔案部門編寫出他們所需要的參考資料；他們不僅要求檔案部門提供原始的檔案信息，而且要求檔案部門要提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次檔案信息

六，科學(xué)管理做好檔案保管工作

（一）改變室藏

改變以保管上級(jí)（紅頭）文件和本單位發(fā)文為主的單一文書檔案管理的狀況，堅(jiān)持以我為主、兼顧需要”的歸檔原則，形成“門類齊全、收集完整、整理規(guī)范、方便適用”的檔案管理新格局。“以我為主”就是歸檔以本單位形成文件為主；“兼顧需要”，就是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的需要，適當(dāng)保存與之有關(guān)的外來文件和信息材料，同時(shí)，力求保持歸檔文件材料的齊全完整與系統(tǒng)配套，這樣既可防止室藏雜亂臃腫，又能滿足企業(yè)的各種利用需要。對(duì)于企業(yè)產(chǎn)生的各種門類和載體的檔案，則按其形成規(guī)律和特點(diǎn)，分別建立文書、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、工程、大型活動(dòng)和聲像等檔案體系，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，從而為形成檔案管理新局面和實(shí)行室藏優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）豐富室藏

就是伴隨企業(yè)改革與發(fā)展進(jìn)程，不斷增加擴(kuò)充新的檔案，以滿足企業(yè)利用的需要。隨著企業(yè)改革深化和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，具有重要的保存利用價(jià)值。這些文檔不僅內(nèi)容新、內(nèi)涵豐富，而且種類不一，形式多樣，既有紙質(zhì)文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經(jīng)系統(tǒng)歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結(jié)構(gòu)日趨完善。

豐富館藏，除將企業(yè)自身的各種有保存價(jià)值的新型文件材料及時(shí)納入室藏外，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)利用需要，收集保管各種外來信息資料，如行業(yè)動(dòng)態(tài)、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、有關(guān)客戶和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料，從而做到內(nèi)外結(jié)合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業(yè)利用信息的各種需求。

（三）優(yōu)化室藏

就是通過鑒定剔除保管期滿和無保存價(jià)值的檔案。“優(yōu)化室藏”說起來容易做起來難。由于檔案鑒定理論研究滯后和多年來形成的檔案保管期限“寧長(zhǎng)勿短”觀點(diǎn)的影響，檔案鑒定工作存在“怕”字當(dāng)頭、“難”字擋路、裹足不前的消極被動(dòng)狀況，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。在上級(jí)或同級(jí)檔案機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下，借檔案執(zhí)法檢查之機(jī)，從清理保管期滿檔案和撤銷單位檔案入手，依據(jù)有關(guān)規(guī)定程序，慎重而堅(jiān)決地對(duì)一些過期和無保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清除，既使室藏檔案得到優(yōu)化，又便于檔案保管的利用。

以上就是我對(duì)于企業(yè)檔案室檔案管理的幾點(diǎn)思考。讓我們共同努力，做好企業(yè)檔案室的檔案保管工作，為我國(guó)案事業(yè)的發(fā)展盡綿薄之力。

第二篇：如何做好企業(yè)檔案管理工作

如何做好企業(yè)檔案管理工作

摘要：檔案管理承載著企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的信息整理及傳遞的任務(wù)，具有很濃的科學(xué)色彩和政治色彩，是企業(yè)日常運(yùn)行管理過程中的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及石油產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，石油企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展。當(dāng)前的石油企業(yè)需要結(jié)合石油產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，深入分析檔案管理現(xiàn)狀、明確石油產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 信息技術(shù) 辦公自動(dòng)化

任何企業(yè)組織的運(yùn)行和發(fā)展都離不開檔案管理工作的支持和推動(dòng)，企業(yè)檔案管理工作不僅要適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，深入分析了企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、明確石油產(chǎn)業(yè)檔案管理工作的內(nèi)涵，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升和規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。

一、深入分析石油企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

石油企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)的過程中，積極調(diào)整和完善了企業(yè)內(nèi)部的日常管理工作，2007年4月起，我公司實(shí)現(xiàn)辦公OA自動(dòng)化，2010年8月實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案整理電子化，OA系統(tǒng)內(nèi)生成的收發(fā)文件定期傳送到檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)，進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行整理歸檔工作。促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化，傳統(tǒng)的檔案管理工作通常采用簡(jiǎn)單的紙、筆、電話辦公，過分依賴人工，工作效率低下、勞動(dòng)強(qiáng)度過大，嚴(yán)重制約公司發(fā)展。

石油企業(yè)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理工作方式和工作思想的弊端，及時(shí)引進(jìn)計(jì)算

機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，發(fā)展人機(jī)結(jié)合的辦公模式，建立高效的檔案管理工作體系，規(guī)范了檔案管理工作流程。

二、企業(yè)檔案管理工作問題剖析

在分析和改善企業(yè)檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

（一）企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問題

人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)沒有緊跟企業(yè)產(chǎn)品銷售工作發(fā)展做出調(diào)整，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問題

企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能緊跟檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

（三）檔案管理評(píng)估體系不健全

檔案管理的評(píng)估工作是過程性與階段性總結(jié)檔案管理工作的關(guān)鍵所在，很多企業(yè)沒有根據(jù)自身檔案管理工作特點(diǎn)與工作流程制定相應(yīng)的管理評(píng)估體系，致使對(duì)檔案管理工作狀況欠缺了解與準(zhǔn)確分析，難以制定切實(shí)可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

針對(duì)檔案管理存在的問題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴人工規(guī)劃和完成，現(xiàn)代化的檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，需要工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合。換言之，現(xiàn)代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現(xiàn)代化的技術(shù)及設(shè)備完全取代，反而更強(qiáng)調(diào)工作人員與技術(shù)設(shè)備的配合度。

1、檔案管理人員素質(zhì)與能力養(yǎng)成石油企業(yè)應(yīng)對(duì)專兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)估，根據(jù)工作人員的素養(yǎng)及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統(tǒng)的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)教育。引導(dǎo)全體檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和熟悉公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)的技術(shù)及管理工作，如石油產(chǎn)品營(yíng)銷、產(chǎn)品特征、運(yùn)行管理、行政管理、會(huì)計(jì)檔案、人事資料等等。公司設(shè)有檔案管理部門，由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導(dǎo)人員，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類型安排和規(guī)劃實(shí)際培訓(xùn)工作。同時(shí)，引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。另外，通過實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)了教育和培訓(xùn)效果。

2、檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)

公司安排檔案管理部門負(fù)責(zé)人為檔案管理工作主管，檔案管理部門全體工作人員積極參與指導(dǎo)工作，并安排各部門管理人員作為小組指導(dǎo)人員，統(tǒng)計(jì)分析企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類型，在了解不同小組人員的業(yè)務(wù)處理能力和規(guī)范程度的基礎(chǔ)上，在上級(jí)公司的組織與安排下，對(duì)相關(guān)專兼職檔案管理人員進(jìn)行了統(tǒng)一的教育和培訓(xùn)，并邀請(qǐng)省檔案局專業(yè)講師進(jìn)行業(yè)務(wù)講授。同時(shí)，定期進(jìn)行檔案管理工作素質(zhì)與能力評(píng)比，并通過專門的研討會(huì)議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標(biāo)、有方向地開展和改進(jìn)檔案管理工作。

（二）建立信息化檔案管理體系

1、企業(yè)檔案搜集整理信息化

石油企業(yè)在分析和整合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作模式的基礎(chǔ)上，應(yīng)調(diào)整傳統(tǒng)的檔

案搜集整理模式，檔案信息資源由傳統(tǒng)運(yùn)行模式向采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)人性化過渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案搜集與整理工作主要通過長(zhǎng)期工作建立起的數(shù)據(jù)庫(kù)完成文件檔案相關(guān)處理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案整理電子化，OA系統(tǒng)內(nèi)生成的收發(fā)文件定期傳送到檔案管理信息系統(tǒng)內(nèi)，進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行整理歸檔工作，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)的檔案信息交流傳送。

2、企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)與完善

我公司在檔案管理工作的調(diào)整與完善過程中，積極引入上級(jí)公司開發(fā)的檔案信息系統(tǒng)，根據(jù)公司自身檔案管理特點(diǎn)及企業(yè)檔案檢索目錄著錄要求、借鑒其他公司相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案檢索目錄建立經(jīng)驗(yàn)，建立并完善了真正適用于本公司日常運(yùn)行的檔案檢索目錄，通過信息系統(tǒng)的利用實(shí)現(xiàn)檔案信息高效傳輸交流，以及信息的永久保存。

（三）優(yōu)化檔案利用與評(píng)估工作

1、優(yōu)化檔案利用工作

加強(qiáng)公司檔案利用過程中的安全管理，根據(jù)檔案管理技術(shù)設(shè)備及信息系統(tǒng)工作運(yùn)行特點(diǎn)，不斷調(diào)整與完善公司內(nèi)部檔案利用過程中的保密機(jī)制。

建立并完善了真正適用于本公司日常運(yùn)行的檔案檢索目錄，通過信息系統(tǒng)的利用實(shí)現(xiàn)檔案信息高效傳輸交流，最大限度發(fā)掘公司內(nèi)部檔案的信息與資源價(jià)值，為公司及行業(yè)發(fā)展提供有力的支持。

2、優(yōu)化檔案管理評(píng)估工作

切實(shí)制定并完善《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應(yīng)急處理預(yù)案》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，嚴(yán)格依照這些管理和評(píng)價(jià)制度完成對(duì)檔案管理的評(píng)價(jià)工作，并提出可行性強(qiáng)、方向明確的工作建議。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及石油產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，石油企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作推動(dòng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足與發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作

不僅要適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性企業(yè)，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出了深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，公司的檔案管理改革經(jīng)驗(yàn)表明，新時(shí)期的石油企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王強(qiáng).基于核心信息資源管理理念的企業(yè)檔案管理——以中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司為例[J].檔案學(xué)研究,2009,(1):37-39.[2] 趙翠紅.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)和出路[J].學(xué)理論,2009,(30):177-178.[3] 張琦.企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路[J].現(xiàn)代商業(yè),2010,(12):57,56.[4] 白淑琴.論信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用[J].科技信息,2011,(20):487.[5] 張建華.企業(yè)檔案管理中條形碼技術(shù)的應(yīng)用探討[J].科技資訊,2011,(26):175-175.[6] 蒼永靈,韓梅,鹿雨等.談化工企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)的應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古石油化工,2011,37(22):98-99.

第三篇：如何做好檔案交接工作

如何做好檔案交接工作

【摘 要】在檔案交接工作中，要端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，保證檔案交接工作嚴(yán)格按規(guī)定辦理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；交接；發(fā)展

隨著改革開放的發(fā)展和國(guó)家人事制度的不斷深入，許多單位機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、競(jìng)聘上崗及人才的合理流動(dòng)，使檔案人員調(diào)動(dòng)更換頻繁，做好檔案交接工作，對(duì)于維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作的連續(xù)性 具有十分重要的意義。國(guó)家曾三令五申強(qiáng)調(diào)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦理完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。然而在實(shí)際工作中，存在一些不盡如意的現(xiàn)象，直接影響單位檔案工作的順利開展，使檔案報(bào)表不準(zhǔn)確，利用查劃不到位，工作效率低，工作質(zhì)量差。下面針對(duì)這一現(xiàn)象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在問題

第一是檔案交接不及時(shí)。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離崗，新檔案人員上了崗，而檔案交接還未辦理，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清，借出歸還檔案責(zé)任不明、界限不清，使檔案工作前后脫節(jié)，工作細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)得不到合理傳承。

第二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作。而在一些單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字不簽，檔案交接只是一串鑰匙的交接，忽視了檔案工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

第三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一些單位領(lǐng)導(dǎo)忽視監(jiān)交的監(jiān)督作用，責(zé)任不明確，對(duì)檔案的交接準(zhǔn)備工作很少過問，檔案監(jiān)交時(shí)懶得光臨，使單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

因此，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員的責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)和任務(wù)。

二、采取有效措施

第一是檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起單位的重視，尤其是單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原崗位。

第二是檔案人員離職離崗之前要認(rèn)真做好檔案的移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提，檔案移交人員在移交前要做好以下工作：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到檔案案卷目錄與檔案實(shí)物相符，數(shù)量準(zhǔn)確，清查檔案卷目錄、檔案卷內(nèi)目錄、檔案報(bào)表和檔案總結(jié)，做到心中有數(shù)。二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，不能及時(shí)歸還的要問清原因，整理好調(diào)卷單，并在調(diào)卷單上注明原因、催還情況及日期。三是對(duì)未整理的文件材料要分類存放，做到系統(tǒng)有序，方便今后歸檔整理。四是按檔案移交要求編制移交說明，寫清移交情況，注明時(shí)間地點(diǎn)。檔案接收人員在移交前要做好以下工作：一是了解單位檔案職能和工作活動(dòng)情況。二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況。三是協(xié)助前任檔案人員做移交準(zhǔn)備工作。只有交接準(zhǔn)備工作充分，才能保證檔案移交工作的順利進(jìn)行。

第三是認(rèn)真做好檔案的監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到檔案案卷目錄與檔案實(shí)物相符，手續(xù)齊全。并做好檔案移交目錄和移交清冊(cè)單，并在移交清冊(cè)單上注明檔案數(shù)量，交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人和接收人的姓名及職務(wù)，并簽字蓋章，移交目錄和移交清冊(cè)單一式三份，移交人和接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。

第四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，主要是一些單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，因此，在交接的過程是要補(bǔ)上這一課，教育雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按規(guī)定辦理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。

三、穩(wěn)定檔案隊(duì)伍

做好檔案管理工作，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，首先必須有一支穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，要有一支團(tuán)結(jié)奮斗、無私奉獻(xiàn)、兢兢業(yè)業(yè)、敢打硬仗的檔案干部隊(duì)伍；檔案管理人員要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力；還要有良好的職業(yè)品德，要具有甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)的精神。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速科技進(jìn)步，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不斷提高檔案人員理論、業(yè)務(wù)、技能方面的素質(zhì)，檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐步適應(yīng)或完善，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，做好檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定，才能是檔案工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

第四篇：淺談如何做好文書檔案工作

淺談如何做好文書檔案工作

文書檔案是一個(gè)單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價(jià)值，它能很好地反映一個(gè)單位在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國(guó)企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復(fù)合型專業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)中，不少檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化。

（三）檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了“多”而“不精”的現(xiàn)象，被誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（五）在檔案室設(shè)置和信息開發(fā)編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查，隨便選幾個(gè)選題來編研，其編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差實(shí)用性不大，利用價(jià)值更小。有的選題好，緊跟形勢(shì)，但因編研時(shí)間過長(zhǎng)失去了時(shí)效性，影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

針對(duì)目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，筆者認(rèn)為需從如下幾個(gè)方面做起。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個(gè)單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中，讓職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對(duì)日前檔案管理機(jī)構(gòu)的地位和職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，相關(guān)負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認(rèn)真研究落實(shí)本部門的文書檔案工作任務(wù)，使文書檔案工作保質(zhì)保量限期完成。此外還應(yīng)該建立健全檔案工作競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵。文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識(shí)水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。二是要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有檔案專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（四）牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實(shí)的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷的服務(wù)。這就要求我們強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。使得文書檔案工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)，為各類咨詢查證服務(wù)。其次，要提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。要轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)服務(wù)功能。

（作者單位：欽州市水文水資源局）

第五篇：淺談如何做好兼職檔案工作

淺談如何做好兼職檔案工作

摘自《重慶檔案信息網(wǎng)》

業(yè)界瞭望

加入時(shí)間：2011-4-7 9:36:14 點(diǎn)擊：80

淺談如何做好兼職檔案工作

北碚區(qū)檔案工作第七協(xié)作小組 郭迎春

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的管理工作。它是一項(xiàng)默默無聞，專為他人“鋪路”、當(dāng)配角的工作。檔案工作者既是腦力勞動(dòng)者，又是體力勞動(dòng)者，面對(duì)的是大量繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。這就要求檔案工作者要以事業(yè)為重，無私奉獻(xiàn)，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡薄名利，樂為人梯，甘當(dāng)無名英雄。志存高遠(yuǎn)、胸懷博大，重事業(yè)、輕名利的品格，應(yīng)該成為檔案工作者的一種美德。有了這種奉獻(xiàn)的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實(shí)地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。

在基層各鎮(zhèn)街做檔案工作者的幾乎都是兼職，要做好檔案工作困難確實(shí)很多，那么兼職檔案員怎樣才能做好檔案工作呢？

一、充分認(rèn)識(shí)，把握內(nèi)容

檔案作為歷史的真實(shí)紀(jì)錄，作為人類社會(huì)文明進(jìn)步的明鑒，作用是多方面的，概括起來有三個(gè)基本方面：

（1）資源作用。檔案具有儲(chǔ)備各種信息的功能，是一種可被重復(fù)

使用且不滅的信息資源。人們通過重復(fù)使用這一信息資源，不斷進(jìn)行多方面的創(chuàng)新，創(chuàng)造新的財(cái)富。

（2）憑證作用。檔案紀(jì)錄了實(shí)際工作中曾經(jīng)存在或發(fā)生過的某一事物的全過程及最終結(jié)果，這些材料是歷史的見證，具有憑證作用。

（3）查考作用。因?yàn)樵S多社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)都存在著在既定的范圍內(nèi)經(jīng)常性地重復(fù)、持續(xù)進(jìn)行的特點(diǎn)，盡管歷史條件、客觀環(huán)境等都會(huì)發(fā)生一定的變化，但是往往過去的工作與當(dāng)前的工作仍然保持著一定的連續(xù)性，或者具有一定的內(nèi)在聯(lián)系，或者存在相同、相近之處。正因?yàn)槿绱耍趯?shí)際工作中人們經(jīng)常查閱利用以往工作中形成的原始紀(jì)錄材料作參考，了解情況，啟發(fā)思路，借鑒經(jīng)驗(yàn)，保證工作的有效開展，提高工作效率。

二、樹立意識(shí)，緊跟發(fā)展

不管是專職檔案員還是兼職檔案員，作為管理者都要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是指社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)。它包括檔案知識(shí)、檔案工作、領(lǐng)導(dǎo)重視等三個(gè)方面，這三方面的問題是相輔相成不可分割的，隨著社會(huì)的發(fā)展，其內(nèi)涵會(huì)越來越豐富。

三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高水平

檔案管理的最終目的是為了利用，所以檔案管理工作需要規(guī)范化、制度化、信息化。為此，檔案管理者要學(xué)點(diǎn)檔案學(xué)，要通曉最基本的檔

案基礎(chǔ)知識(shí)，切實(shí)提高服務(wù)技能，牢固樹立服務(wù)理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，并做到自我完善，自我發(fā)展。

四、意識(shí)超前，主動(dòng)服務(wù)

加強(qiáng)檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量，其中一個(gè)重要的內(nèi)容就是要有超前意識(shí)，主動(dòng)提供服務(wù)。要真正做到這一點(diǎn)，第一，必須提高檔案管理水平和質(zhì)量。只有檔案管理水平和質(zhì)量提高了，才能有主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)。因此，我們一方面要加強(qiáng)平時(shí)檔案歸檔工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化；另一方面要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化。也就是要按照上級(jí)檔案部門的要求，切實(shí)抓好檔案信息化建設(shè)。第二，要加強(qiáng)檔案利用的宣傳。一方面要大力宣傳檔案法律法規(guī)，切實(shí)提高廣大機(jī)關(guān)干部的檔案意識(shí)。另一方面要加強(qiáng)檔案利用知識(shí)的宣傳，提高廣大機(jī)關(guān)干部檔案信息系統(tǒng)的知曉率和使用能力，先從單位內(nèi)部著手，對(duì)內(nèi)部進(jìn)行檔案著錄和檔案查閱方面的培訓(xùn)，使大家真正了解如何利用檔案以及檔案信息化建設(shè)的有關(guān)情況。第三，要針對(duì)各項(xiàng)中心工作提供全面服務(wù)。檔案人員要積極主動(dòng)地熟悉了解每年本單位部門的中心工作，提前梳理有關(guān)檔案，以便及時(shí)提供給需求者和上一級(jí)主管部門，第四，注意收集各類信息，豐富檔案資源。結(jié)合區(qū)檔案局開展的每年檔案信息上報(bào)錄用及評(píng)選活動(dòng)積極開展檔案信息的收集工作。加強(qiáng)工作責(zé)任心，確保檔案資料保管齊全完整，為廣大機(jī)關(guān)干部的查詢提供充足的檔案資源。并通過全面系統(tǒng)地開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值。

淺談如何做新形勢(shì)下的合格檔案人

摘自《重慶檔案信息網(wǎng)》

業(yè)界瞭望

加入時(shí)間：2011-7-6 10:01:10 點(diǎn)擊：47 淺談如何做新形勢(shì)下的合格檔案人 豐都縣檔案局 梁寶瓊 陶冶

隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和社會(huì)不斷進(jìn)步，檔案工作的特點(diǎn)有了新的變化，社會(huì)檔案意識(shí)日益增強(qiáng)，檔案資料利用的人數(shù)越來越多，內(nèi)容也愈來愈廣，招工、知青、婚姻、林地、土地、房產(chǎn)、編史修志等各種檔案的利用量大幅上升，檔案工作正向著社會(huì)化、信息化和法制化方向邁進(jìn)。檔案工作人員如何充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，進(jìn)而使其真正發(fā)揮以史資政、服務(wù)大局的作用？下面筆者對(duì)檔案管理人員在新形勢(shì)下應(yīng)具備的基本素質(zhì)談幾點(diǎn)看法。

1、解放思想，更新觀念。目前我們檔案工作人員隊(duì)伍中，還有部分人的專業(yè)知識(shí)與觀念停留在原來的基礎(chǔ)上，這一現(xiàn)狀極大地制約了經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展賦予檔案管理新的特點(diǎn)和新的使命。檔案工作要適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求，必須進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)時(shí)代潮流，大膽地從舊觀念之中解脫出來，用改革的精神研究新情況，解決新問題，重點(diǎn)在服務(wù)上下功夫，做到凡是有利于檔案事業(yè)的發(fā)展，凡是有利于社會(huì)進(jìn)步，凡是符合廣大人民群眾意愿的事，都要大膽地探索，大膽地實(shí)踐，不斷地把檔案事業(yè)推向前進(jìn)。

2、增強(qiáng)素質(zhì)，提高能力。努力提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新和綜合協(xié)調(diào)能力，開闊視野，增長(zhǎng)技能，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。新時(shí)代的檔案人員除了要具備較高的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)和愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神外，同時(shí)還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的素質(zhì)：一是知識(shí)更新素質(zhì)，即獲取新的知識(shí)的能力，使自己既在專業(yè)方面有一技之長(zhǎng)，又博學(xué)多才，成為高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人員，廣泛適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要；二是實(shí)踐素質(zhì)，即接受與運(yùn)用能力，隨著檔案工作重心和方式的轉(zhuǎn)變，不斷提高知識(shí)接受與運(yùn)用能力，才能不斷用新的理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐檢驗(yàn)新的理論，較好地完成新形勢(shì)下賦予檔案部門的各項(xiàng)工作任務(wù)；三是創(chuàng)新素質(zhì)，既開拓新工作領(lǐng)域的能力，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新情況，以新思路新對(duì)策，解決現(xiàn)存的和將來可能出現(xiàn)的問題，開創(chuàng)工作新局面，從而確立檔案工作在社會(huì)上應(yīng)有的地位。

3、淡泊名利，無私奉獻(xiàn)。檔案工作是枯燥的工作，要樹立甘于寂寞、淡泊名利的人生理念。要以一名共產(chǎn)黨員的行為準(zhǔn)則來嚴(yán)格要求自己，樹立正確的世界觀、價(jià)值觀、人生觀，認(rèn)真履行好自己的本職工作，不為繁華所亂、不為名利所趨，樹立甘于寂寞、淡泊名利的人生理念，專心投入工作之中，以不斷提高為人民群眾服務(wù)的能力和水平。由于檔案部門長(zhǎng)期處在局限性和封閉性的環(huán)境中，常常是被領(lǐng)導(dǎo)忽略的部門，檔案人員就要不計(jì)個(gè)人名利得失，甘當(dāng)配角，甘當(dāng)無名英雄，在平凡的工作崗位上默默地?zé)o私奉獻(xiàn)、兢兢業(yè)業(yè)干好工作，這是檔案工作人員應(yīng)具備的必備素質(zhì)。所以不能以事小而不為，不能以事繁而不為，而應(yīng)樹立心系民眾、服務(wù)民眾的宗旨理念，并灌輸?shù)焦ぷ髦腥ァ?/p>

4、以人為本，科學(xué)發(fā)展。充分認(rèn)識(shí)檔案工作在建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建和諧社會(huì)過程中的重要用和地位，把握時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求，樹立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)知識(shí)，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進(jìn)行檔案工作深層次研究和開發(fā)。提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案工作中不適應(yīng)、不符合科學(xué)發(fā)展要求的思想觀念，把堅(jiān)持以人為本作為貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的核心，樹立“人的檔案最重要”的新觀念、新認(rèn)識(shí)。

在新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)面前，檔案人員應(yīng)站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，擔(dān)負(fù)起推動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)的歷史使命。檔案人員應(yīng)成為具有廣博知識(shí)，精通本行業(yè)務(wù)，能夠從容面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)的現(xiàn)代化的檔案管理干部。只有這樣，檔案工作才能更加有所作為，檔案事業(yè)才能與時(shí)俱進(jìn)，不斷取得新的成績(jī)。