第一篇：如何做好信息時代企業檔案的安全工作專題

如何做好信息時代企業檔案的安全工作

賴秀琴

摘要：隨著數字檔案的廣泛應用，檔案信息安全問題日益突出。如何做好信息時代企業檔案信息的安全顯得非常重要。本文從提高檔案管理人員的素質、加強控制檔案的利用、保證網絡安全、建立健全檔案安全管理的制度四個方面闡述了這個問題。

關鍵詞：企業檔案信息安全

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成包括了文書檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案等方面的檔案。企業檔案是企業資產的重要組成部分，企業檔案工作是企業生產、經營和管理的基礎工作。檔案管理人員應該為企業生產、經營、管理和持續發展提供有效服務，滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需要。

隨著數字檔案的誕生，檔案信息載體的多樣化和電子文件、檔案數量的迅速增長，特別是數字檔案理論與實踐的不斷發展，檔案信息安全問題日益突出。檔案信息安全是確保檔案信息內容在生成、存貯、處理、傳輸和利用過程中，保持其原始性、真實性、完整性、可靠性和長期可讀性（可用性），以及確保檔案信息記錄方式和記錄載體不受任何損壞的策略和過程。

筆者所在的企業，是一家A+H股上市公司。它對企業檔案的安全性有著特殊的要求。檔案能夠最大限度地滿足企業對信息在時間、數量、質量上的需求，使企業在瞬息萬變的競爭社會，準確、及時地抓住商機，謀求發展。因此只有做好檔案信息的安全，才能有效保護企業的利益，增強企業的競爭力，促進企業的生存與發展。本文從以下四個方面闡述了如何做好企業檔案信息的安全。

一、加強控制檔案的利用

隨著數字檔案的到來，檔案的存在形式包括了紙質檔案和電子檔案。在工作中形成的文件材料不管我們以何種形式保存，我們首先要保證檔案的信息安全。

1、控制紙質檔案的使用

首先提高檔案安全防范意識。檔案人員經手的事情要有頭有尾，手續清楚，防止“無形”信息的泄露。檔案柜一般要上鎖；檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間放在桌子上，應及時收好；檔案不準擅自帶離檔案室。其次是確定檔案的使用權限。明確規定哪些人可以接觸紙質檔案。但不管利用者是誰，都應該只有檔案人員才能進檔案室去拿資料；未經允許利用者不準私自抄錄、復印等。最后應建立健全的借閱制度。本單位人員借閱時，應記錄好借出時間、資料名稱、利用目的、借閱人簽名等；外單位人借閱時，應出具單位的介紹信，再由相關領導審批后方可借閱。

2、控制電子檔案的使用

因電子檔案都存在于數字檔案管理系統里，因此控制電子檔案就因控制數字檔案系統的使用。必須采取各種措施控制數字檔案系統的使用。筆者所在的企業使用的是數字檔案信息管理系統，規定哪些人可以登錄系統，并為其設置登陸密碼；登錄后只能查詢到文件題名，具體內容應由檔案管理人員審批后才能看；并設置好借閱期限，及時跟蹤催還；查閱的文件內容格式應保存為PDF格式，不能被隨便復制；檔案管理人員應設置好檔案的密級程度（秘密、絕密、公開等）。給登錄系統的計算機裝上防毒軟件，并注重及時更新，因為病毒更新換代的速度也是很快的。有些電子檔案保存在軟盤、磁盤里的，要使軟盤保持干凈并不受損害。要讓磁盤遠離磁場、防塵、防油漬等。

二、保證網絡安全

網絡安全問題是檔案信息資源網絡化的一個巨大障礙，也是普遍存在的一個現象。主要體現為：存在著各種物理安全問題，如因自然災害或人為原因對計算機硬件設施造成損害；來自內部或外部的非法訪問，尤其是黑客的入侵不僅能盜取、修改信息，而且可以導致網絡部分或全部癱瘓；防不勝防的計算機病毒侵害；普遍缺乏基本的備份系統，一旦發生問題難以及時恢復等。因此，要實現檔案信息資源的網絡化，就必須消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要堅持防管并舉，建設檔案信息網絡安全保密系統，確保網絡安全連接和信息安全傳輸，確保檔案信息、數據庫安全；其次要建設檔案信息災害恢復備份系統。

為應付突發事件，要建立檔案信息資源災害恢復備份系統，提供可靠的系統備份、應用備份、數據備份和系統恢復能力，保證檔案網絡工作不間斷地運行；再次，要加強檔案信息系統的安全技術防范管理，檔案室應按照入侵報警、電視監控、防盜屏障、周界報警等設備設施，確保檔案及檔案網絡設備設施的安全；此外，要及時做好網站的維護和更新工作，定期對計算機、對網站進行檢查維護，適時更新防病毒軟件等。

本公司現有的檔案系統安全措施體現在經過了以下三道通道：

1、檔案系統第一道經過了VPN系統公司引進了VPN技術，VPN的英文全稱是“Virtual PrivateNetwork”，中文譯為虛擬專用網，VPN是建立在現有物理網絡之上，是一種快速建立廣域聯接的互聯和訪問工具，也是一種強化網絡安全和管理的工具。主要采用隧道技術、加解密技術、密鑰管理技術和使用者與設備身份認證技術，來防范黑客的入侵。

2、第二道經過防火墻，只開通了檔案系統必要的端口防火墻的英文名為

“FireWall”，它是目前一種最重要的網絡防護設備。從專業角度講，防火墻是位于兩個(或多個)網絡間，實施網絡之間訪問控制的一組組件集合。防火墻對流經它的網絡通信進行掃描，這樣能夠過濾掉一些攻擊，以免其在目標計算機上被執行。在防火墻上只開放了檔案系統使用的端口。而且它還能禁止特定端口的流出通信，封鎖特洛伊木馬。最后，它可以禁止來自特殊站點的訪問，從而防止來自不明入侵者的所有通信。

主要表現為：

（1）防火墻是網絡安全的屏障；

（2）防火墻可以強化網絡安全策略；

（3）對網絡存取和訪問進行監控審計；

（4）防止內部信息的外泄。

3、第三道就是服務器自身安裝的防病毒軟件防止瀏覽器、操作系統以及應用程序受到各種病毒的威脅。

三、建立健全檔案安全管理的制度

威脅檔案安全的因素來自各個層面和各個領域，因此需要構建一個全面的制度體系，也即國家、地方和檔案部門從三個不同的層面建立健全檔案安全法律法規體系。當前檔案安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》等中間，并沒有專門的檔案安全管理制度，需要建立一套檔案安全管理制度，明確規定安全管理職責、管理要求、管理目標、管理內容等根據檔案工作各環節需要，制定相關制度。

筆者所在的企業就制定了以下制度：文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施；利用制度應明確提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）閱檔案的要求；保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任檔案保管制度應包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進、出庫房要求，對受損檔案的處置原則和要求；檔案管理系統操作制度應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求；庫房管理制度應明確庫房管理員職責、庫房管理要求，進出庫房要求等。因此構建一套系統、透明的檔案安全管理制度，能為檔案的安全管理的實施提供保障作用。

四、提高檔案管理人員的素質

檔案信息的安全與否，檔案人員的安全意識是個關鍵。并且檔案工作是一項服務性的工作，因此檔案安全管理必須高度重視人的因素，加強檔案管理人員的安全意識。作為一名檔案管理人員，不僅要有嚴謹的工作作風，還要通過學習等形式提高檔案安全管理人員各方面的素質。避免因操作失誤而造成數據丟失或刪除，避免因安全保密意識和法律意識造成信息的泄露。面對時代的挑戰，檔案人員除了具備扎實的檔案基礎理論知識之外，還應具備相關的現代管理技術，這是時代對人才的要求。只有檔案人員具備廣博的知識和過硬的技術本領，才能保證檔案信息的安全性。

隨著社會的發展和技術的進步，影響檔案信息安全的因素越來越多、越來越復雜。如何做好信息時代企業檔案的安全工作是一項長期而復雜的工作，它涉及意識、管理、技術、制度、人員等各個方面。因此做好企業檔案信息的安全不

僅需要檔案管理人員堅持不懈的努力，也需要整個企業、甚至是全社會的關注和支持。

參考文獻：

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第二篇：淺析如何做好企業檔案檔案工作

淺析如何做好企業檔案室檔案工作

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業檔案工作的重要意義，認真做好企業檔案工作，為企業發展服務。隨著生產力的發展，新興科學不斷出現，知識更新周期縮短，企業對信息需求也越來越強烈。企業檔案室的服務內容和范圍不斷擴大、深化，尤其是信息技術在檔案室的應用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標準，而是看其以最便捷的服務手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標準。本文對如何做好企業檔案室的檔案工作做簡要探討，希望有所裨益。

一，提高軟硬件水平

(一)是要配備必要的計算機和網絡硬件設施，構建局域網或連入外部網絡。

計算機和網絡設施是實現數字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的前提，是實現數字檔案室各項功能的硬件保障，應根據基層單位的實際需要和財力投入，本著經濟適用、適當超前的原則，配備必要的信息化硬件設施，包括計算機終端和打印機等外設、數字化掃描設備、光盤刻錄機、網絡服務器、數碼相機、數碼攝像機、路由器等網絡連接設備，等等。檔案數據量較大、對安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲設備，如磁帶庫、光盤塔或采用SAN等存儲構架的其他海量存儲設備。

(二)是構建數字檔案室的軟件平臺。

在信息化環境下，軟件系統已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信息的采集、管理、利用等各個環節都離不開軟件平臺的支持，特別是對于已開展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應的數字檔案室軟件平臺。但數字檔案室軟件平臺的構建是一項系統工程，涉及標準規范建設、業務功能需求分析、軟件平臺設計、開發和測試等大量工作，很難由一個基層單位直接研發。

二，實行人本化的管理

管理模式是對管理觀念及管理方式的通用性和規律性的概括。檔案室傳統的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過程中，以檔案材料等實物為主要管理對象，是圍繞檔案館（室）館藏而開展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把人（包括利用者和工作人員）視為管理的主要對象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需

求進行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館（室）工作人員的素質水平、工作能力和各種需求等情況，運用各種激勵手段充分調動人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強。

（一）.以檔案用戶為中心，積極開各種深層次的檔案信息服務。

企業的需要，是企業檔案存在的前提，企業是一個以贏利為目的的社會組織，企業的一切工作都必須以生產經營為中心，檔案工作也必須服務于企業生產經營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質量中求發展。最大限度地滿足企業的利用需求，盡可能多參與生產經營活動，使企業員工認識檔案的價值，感到檔案是企業生產經營活動的重要組成部分。利用者的需求是企業檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優劣的主要標準。

（二）、尊重檔案人員的發展機會。

企業應更多的為員工的個人發展提供機會，讓員工朝著既定目標與事業發展并進。同時，給檔案人員升遷的機會，配合相適應的教育培訓計劃，讓檔案人員認識到只有同心協力完成既定目標，個人也會獲得豐厚的回報，個人的夢想才能實現。

（三）、創建科學的激勵機制。

首先，物質鼓勵。其次，精神激勵。第三，領導行為激勵。

三，提高檔案管理人員的素質

信息管理和服務的知識性要求企業檔案部門專業人員必須具備較高的計算機和網絡技術的應用能力、外語水平以及對信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時應該努力做到如下幾點：

(一)樹立明確的服務觀點，端正檔案利用工作的指導思想。

檔案館、室工作人員都要明確認識檔案部門是提供檔案充分發揮其作用的職能部門。檔案管理人員肩負這樣的重任，一定要堅持黨性原則，樹立正確的服務觀點，積極主動提供檔案為兩個文明建設服務。

(二)尋求最佳利用手段，千方百計地發揮檔案的作用。

要多渠道、多層次、多形式地為社會各方面提供檔案信息。根據社會需要，盡力擴大服務領域，改變服務方式，開展檔案情報交流，館際協作等等。

(三)加強調查研究，掌握利用規律。

檔案是一種價值無量的信息資源，要開發利用這種資源，必須從研究利用效果出發，研

究檔案的利用價值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質，即:懂得檔案管理知識，知曉有關專業情況;了解館(室)藏檔案資料內容，掌握各種檔案資料的應用范圍;既要知己一一熟悉緣底”，又要知彼一一了解社會需要。還要改進工作方法，提高服務質量，才能做好提供利用工作。

四，實現檔案管理的信息化

計算機技術在企業事業單位檔案管理中應用越來越廣泛，對提高檔案管理現代化水平起著越來越重要的作用。計算機的功能很多，在企業事業單位檔案管理中主要應用于以下五個方面：

（一）.利用計算機技術進行檔案的歸檔、整理、編目。

按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲在計算機磁盤、光盤中，充分利用計算機一次輸入、多次輸出的功能，進行檔案的自動整理、編目等，節約手工勞動，提高效率。

（二）.利用計算機技術進行檔案索引、文摘、專題資料的編制。

根據檔案用戶的需要自行選擇有關專題、利用計算機編制、打印檔案的各種索引、專題資料、文摘等。

（三）.利用計算機技術進行檔案的流通管理。

通過計算機技術將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來，實現檔案流通全過程自動化管理。

（四）.利用計算機技術進行檔案檢索。

充分發揮計算機強大的數據處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務，及時滿足利用者的要求。

（五）.聯機檢索檔案。

利用計算機網絡，進行不同單位、地域之間檔案的聯機檢索，實現檔案信息資源共享。五，用戶至上

擁有用戶是檔案事業存在和發展的關鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，重新強調檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”；以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。隨著我國社會主義現代化建設事業的逐步深入，科學文化事業的日益繁榮，在檔案利用工作中出現了一些新的特點，其中之一即是檔案用戶對檔案部門的服務質量有 了更高的要求，他們不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求檔案部門編寫出他們所需要的參考資料；他們不僅要求檔案部門提供原始的檔案信息，而且要求檔案部門要提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次檔案信息

六，科學管理做好檔案保管工作

（一）改變室藏

改變以保管上級（紅頭）文件和本單位發文為主的單一文書檔案管理的狀況，堅持以我為主、兼顧需要”的歸檔原則，形成“門類齊全、收集完整、整理規范、方便適用”的檔案管理新格局。“以我為主”就是歸檔以本單位形成文件為主；“兼顧需要”，就是根據企業經營的需要，適當保存與之有關的外來文件和信息材料，同時，力求保持歸檔文件材料的齊全完整與系統配套，這樣既可防止室藏雜亂臃腫，又能滿足企業的各種利用需要。對于企業產生的各種門類和載體的檔案，則按其形成規律和特點，分別建立文書、財務、經營、工程、大型活動和聲像等檔案體系，實行集中統一管理，從而為形成檔案管理新局面和實行室藏優化奠定堅實基礎。

（二）豐富室藏

就是伴隨企業改革與發展進程，不斷增加擴充新的檔案，以滿足企業利用的需要。隨著企業改革深化和經營規模的擴大，具有重要的保存利用價值。這些文檔不僅內容新、內涵豐富，而且種類不一，形式多樣，既有紙質文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經系統歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結構日趨完善。

豐富館藏，除將企業自身的各種有保存價值的新型文件材料及時納入室藏外，還應根據企業利用需要，收集保管各種外來信息資料，如行業動態、經營指標、有關客戶和競爭對手的信息資料，從而做到內外結合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業利用信息的各種需求。

（三）優化室藏

就是通過鑒定剔除保管期滿和無保存價值的檔案。“優化室藏”說起來容易做起來難。由于檔案鑒定理論研究滯后和多年來形成的檔案保管期限“寧長勿短”觀點的影響，檔案鑒定工作存在“怕”字當頭、“難”字擋路、裹足不前的消極被動狀況，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。在上級或同級檔案機關的指導下，借檔案執法檢查之機，從清理保管期滿檔案和撤銷單位檔案入手，依據有關規定程序，慎重而堅決地對一些過期和無保存價值的文檔進行清除，既使室藏檔案得到優化，又便于檔案保管的利用。

以上就是我對于企業檔案室檔案管理的幾點思考。讓我們共同努力，做好企業檔案室的檔案保管工作，為我國案事業的發展盡綿薄之力。

第三篇：企業如何做好安全工作

企業是安全生產的責任主體，容不得一絲一毫的松懈和僥幸。但安全意識不高、責任不落實、基礎薄弱、專業人員缺乏、安全投入不足等仍是企業存在的普遍現象。如何做好企業安全生產管理工作，談幾點淺見。

1、強化責任落實

企業是安全生產的責任主體，法定代表人是安全生產的第一責任人，對安全生產負全面的領導責任，分管領導負具體的領導責任。要強化安全生產的主動意識，由過去被動抓安全變為自我主動抓安全，牢固樹立“以人為本、安全第一”的安全生產理念，充分認識企業的安全主體責任，建立縱向到底，橫向到邊的各類人員的崗位責任制，從高層管理人員到項目經理人員、現場操作人員，把安全責任落實到生產過程的每一個崗位和每一個環節，形成人人抓安全的局面。企業各級安全管理機構要認真履行其監管職責；項目經理是施工現場安全的第一責任人，是落實主體責任的具體組織者；項目技術負責人、工長和安全員是施工現場安全措施的制定者，對作業人員進行安全技術交底。施工現場僅靠幾個安全員管理安全是不夠的，必須充分調動廣大職工的積極性、主動性和創造性，發動廣大職工參與現場管理。控制自身不安全行為，減少人為失誤。

2、加強安全教育培訓

人是安全生產的主體，人的不安全行為是事故發生的最大隱患，只有加強對人的安全教育，不斷強化人的安全意識，提高人的安全文化素質，增強人的防范意識，規范和提高從業人員的安全行為，才能筑起牢固的安全生產的思想防線。

單位領導要增強做好安全工作的責任感、緊迫感，切實負起責任，把“安全第一”的方針真正落到實處。根據施工特點進行安全教育，針對不同工種和不同部位，告知他們本崗位存在哪些危險及危害因素，如何消除隱患，控制不安全行為，減少人為失誤。

3、建立健全安全管理機構、配備安全管理人員

企業應嚴格按照《安全生產法》的規定，設置安全管理機構和配備安全管理人員。現代安全管理對安全管理人員提出了很高的專業素質要求，他們不僅要組織開展風險防范工作，還必須了解本單位的施工生產，掌握并熟練應用系統安全工程的理論和方法，參與并指導，監督危害辨識、風險評價和風險控制的具體實施，高素質的安全管理隊伍建設變得越來越迫切。企業要建立健全安全管理機構，把責任心強、具備專業知識、業務能力強、熟悉管理知識的人員充實到安全管理崗位上來，讓他們充分發揮職能作用，提高安全管理工作水平。

4、強化施工現場管理

企業生產施工現場是動態的，要結合施工現場環境，合理布置施工設備、確保機械設備安全運行，確保各項安全防護和用電設施到位，做到施工標牌化，材料堆放標準化、安全標志規范化、環境防治意識化、作業過程有序化，對施工機具和人的各種不安全行為等進行全面檢查，及時發現設備隱患，及時整改，認真排除物的不安全狀態。對于檢查出的問題，必須按照“三定”原則（定人、定時、定措施）進行整改，及時消除事故隱患。

5、加大安全投入

安全投入是企業和工人的“救命錢”，也是預防事故的最有力保障。安全投入減少，導致安全技術裝備、防護設施不能到位，不安全因素不能及時消除，極易導致安全生產事故的發生。因此，要預防和杜絕事故的發生，就必須持續有效地進行安全投入。購買新設備時，必須同時購買與其配套的安全防護裝置，必須對安全設備進行經常性維護、保養，并定期檢測，使之處于良好的技術狀態。維護、保養、檢測應當作好記錄。在有較大危險因素的生產經營場所和有關設施、設備上，設置明顯的安全警示標志，提醒操作人員對不安全因素的注意，預防事故的發生。為員工提供符合國家標準或者行業標準的勞動防護用品，并監管教育從業人員按照使用規則佩戴、使用。

工傷保險是勞動安全的“保護傘”，企業要依法參加工傷保險，保障員工的合法權益。

6、加強部門間協調配合

安全生產工作涉及到企業各個部門和各個生產環節的系統工程，安全不是單純哪一個部門的工作，單靠某個部門的努力是絕對不行的。這就要求各部門結合自身工作性質，在履行好自身職能的基礎上，加強協調配合，形成合力。如安全培訓作為提高員工安全素質的手段，是一項涉及面廣而又復雜的工作，不可能也不應該由人力資源部單獨完成。如果將安全工作看作是某個部門的事情，那么安全工作肯定做不好。

7.嚴格獎懲，增強員工愛崗敬業的責任心

安全生產同時建立獎罰機制，目的在于獎勤罰賴、獎優罰劣。對那些提出重要建議，消除事故隱患、避免重大事故發生的，要給予獎勵。尤其對那些對認認真真、任勞任怨、在工地上正確履行安全生產監督、管理責任的專兼職安全員，要給予必要的激勵和獎勵，使他們在安全管理的崗位干的更踏實、更有干勁。

第四篇：如何做好企業檔案管理工作

如何做好企業檔案管理工作

摘要：檔案管理承載著企業生產管理活動的信息整理及傳遞的任務，具有很濃的科學色彩和政治色彩，是企業日常運行管理過程中的一項重要工作。隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。當前的石油企業需要結合石油產業發展現狀，深入分析檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作質量。

關鍵詞：企業 檔案管理 信息技術 辦公自動化

任何企業組織的運行和發展都離不開檔案管理工作的支持和推動，企業檔案管理工作不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，應對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，深入分析了企業檔案管理現狀、明確石油產業檔案管理工作的內涵，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升和規范企業檔案管理工作。

一、深入分析石油企業檔案管理現狀

石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在認真落實科學發展觀、發展循環經濟的過程中，積極調整和完善了企業內部的日常管理工作，2007年4月起，我公司實現辦公OA自動化，2010年8月實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案整理電子化，OA系統內生成的收發文件定期傳送到檔案管理信息系統內，進入系統內進行整理歸檔工作。促進檔案管理工作的規范化、自動化和現代化，傳統的檔案管理工作通常采用簡單的紙、筆、電話辦公，過分依賴人工，工作效率低下、勞動強度過大，嚴重制約公司發展。

石油企業認識到傳統檔案管理工作方式和工作思想的弊端，及時引進計算

機、復印機、傳真機等現代化辦公設備，發展人機結合的辦公模式，建立高效的檔案管理工作體系，規范了檔案管理工作流程。

二、企業檔案管理工作問題剖析

在分析和改善企業檔案管理工作中，仍然存在一些制約因素：

（一）企業檔案管理人才隊伍問題

人員素質建設和能力培訓沒有緊跟企業產品銷售工作發展做出調整，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問題

企業內部信息處理網絡雖已得到很大程度的發展，但文件和資料傳送過程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業未能建立高效的檔案管理信息系統，檔案管理工作沒有良好的技術與系統支持，工作質量與工作效率難以提升；另外，一些企業雖然認識到檔案管理信息系統的重要性，并建立了相應的管理信息系統，但系統建設與完善工作未能緊跟檔案管理工作實際作出調整，致使企業檔案管理工作效率難以提升。

（三）檔案管理評估體系不健全

檔案管理的評估工作是過程性與階段性總結檔案管理工作的關鍵所在，很多企業沒有根據自身檔案管理工作特點與工作流程制定相應的管理評估體系，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。

三、企業檔案管理優化措施

針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作水平。

（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓

傳統的檔案管理工作主要依賴人工規劃和完成，現代化的檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，需要工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合。換言之，現代化的檔案管理工作中，工作人員并未被現代化的技術及設備完全取代，反而更強調工作人員與技術設備的配合度。

1、檔案管理人員素質與能力養成石油企業應對專兼職檔案管理人員的綜合素質及工作能力進行系統的評估，根據工作人員的素養及能力狀況，安排專兼職檔案管理人員接受系統的素質建設及能力培訓教育。引導全體檔案管理工作人員學習和熟悉公司生產經營各環節的技術及管理工作，如石油產品營銷、產品特征、運行管理、行政管理、會計檔案、人事資料等等。公司設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型安排和規劃實際培訓工作。同時，引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。另外，通過實踐鍛煉、相互交流指導等途徑增強了教育和培訓效果。

2、檔案管理人員的專業指導

公司安排檔案管理部門負責人為檔案管理工作主管，檔案管理部門全體工作人員積極參與指導工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，統計分析企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型，在了解不同小組人員的業務處理能力和規范程度的基礎上，在上級公司的組織與安排下，對相關專兼職檔案管理人員進行了統一的教育和培訓，并邀請省檔案局專業講師進行業務講授。同時，定期進行檔案管理工作素質與能力評比，并通過專門的研討會議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時發現實際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標、有方向地開展和改進檔案管理工作。

（二）建立信息化檔案管理體系

1、企業檔案搜集整理信息化

石油企業在分析和整合自身業務特點和工作模式的基礎上，應調整傳統的檔

案搜集整理模式，檔案信息資源由傳統運行模式向采集自動化、存儲數字化、管理網絡化和服務人性化過渡，逐步建立和完善檔案搜集整理工作辦公自動化，辦公自動化環境下的文書檔案搜集與整理工作主要通過長期工作建立起的數據庫完成文件檔案相關處理工作，實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案整理電子化，OA系統內生成的收發文件定期傳送到檔案管理信息系統內，進入系統內進行整理歸檔工作，實現高效、精準的檔案信息交流傳送。

2、企業檔案信息系統的開發與完善

我公司在檔案管理工作的調整與完善過程中，積極引入上級公司開發的檔案信息系統，根據公司自身檔案管理特點及企業檔案檢索目錄著錄要求、借鑒其他公司相關業務的檔案檢索目錄建立經驗，建立并完善了真正適用于本公司日常運行的檔案檢索目錄，通過信息系統的利用實現檔案信息高效傳輸交流，以及信息的永久保存。

（三）優化檔案利用與評估工作

1、優化檔案利用工作

加強公司檔案利用過程中的安全管理，根據檔案管理技術設備及信息系統工作運行特點，不斷調整與完善公司內部檔案利用過程中的保密機制。

建立并完善了真正適用于本公司日常運行的檔案檢索目錄，通過信息系統的利用實現檔案信息高效傳輸交流，最大限度發掘公司內部檔案的信息與資源價值，為公司及行業發展提供有力的支持。

2、優化檔案管理評估工作

切實制定并完善《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案安全應急處理預案》、《機關文件材料歸檔范圍》、《檔案分類及保管期限表》、《OA辦公自動化系統管理辦法（試行）》、《電子檔案管理辦法》等制度，嚴格依照這些管理和評價制度完成對檔案管理的評價工作，并提出可行性強、方向明確的工作建議。

四、結束語

隨著社會經濟及石油產業的迅速發展，石油企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作推動企業在激烈的市場競爭中立足與發展。企業檔案管理工作

不僅要適應企業的運行特點和發展趨勢，還要具備良好的前瞻性與可拓展性。石油企業作為區域經濟發展的支柱性企業，在發展生產技術與生產規模的同時，對企業內部檔案管理工作作出了深入的分析和適當的工作調整，公司的檔案管理改革經驗表明，新時期的石油企業需要加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，最大限度發掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業走向信息化、現代化的發展道路。

參考文獻：

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第五篇：試論信息時代農業科技檔案工作科學發展新舉措

試論網絡信息時代

農業科技檔案工作科學發展新舉措

科學發展觀所倡導的發展之所以是科學的，就在于它是全面協調可持續的發展，即又好又快發展，作為農業科技檔案工作也不例外。科學發展觀要求農業科技檔案工作不能囿于傳統的工作模式，而應與時俱進，與時代同步發展。當今網絡信息時代，就得深入貫徹落實科學發展觀，用網絡信息技術武裝農業科技檔案工作，開創我市農業科技檔案新局面。

一、深入貫徹落實科學發展觀，培養信息時代農業科技檔案新型隊伍。

科學發展觀重視人，強調人才是最寶貴、最重要的戰略資源。做好新時期農業科技檔案工作就必須要著眼于農業科技檔案事業的長遠發展和人才的總體需求，樹立科學發展的人才觀，培養和造就一支學習型、實干型、創新型的農業科技檔案人才隊伍。

1．吸收新型人才，優化檔案隊伍結構。要積極主動與高校溝通，擇優吸收檔案信息化建設人才，給農業科技檔案現代化建設隊伍注入新鮮血液，進一步科學配置農業科技檔案人才資源。

2．引進檔案科技，增強科學管理能力。要與檔案科研院所建立戰略性合作關系，以科研院所為技術支撐，大膽引進檔案科學先進成果，共同研發檔案現代化管理新平臺，進一步增強檔案管理科學發展能力。

3．加強業務培訓，提升檔案工作能力。檔案工作是業務知識面比較廣的一項工作，就農業科技檔案工作而言，不僅需要熟悉檔案專業知識，還要了解畜牧獸醫、林果園藝、栽桑養蠶、作物栽培、植物保護等農業知識；不僅要掌握計算機技術，還要精通網絡技術，因此，平時要加強對檔案人員業務知識培訓，拓寬檔案人員知識面，提升檔案人員工作能力。

二、深入貫徹落實科學發展觀，打造信息時代農業科技檔案信息平臺。

科學發展觀第一要義是發展，強調農業科技檔案事業發展要與時俱進，即將最新的科學技術應用到農業科技檔案工作中去，突出農業科技檔案工作的時代性和前瞻性。

1．建電子檔案，實現紙質檔案與數字檔案并存管理。在收集整理紙質檔案的同時，要利用數字技術建一套電子檔案，供計算機查閱使用，實現查閱檔案數字化。

2．建數據庫，實現檔案查全率和查準率均達到100%。為了方便電子檔案調閱，還得建目錄級數據庫、電子文檔數據庫、多媒體數據庫、農業科技電子期刊數據庫等檔案信息化數據庫，并研究開發成數據庫管理系統。利用數據庫的檢索功能，使檔案信息查全率和查準率均達到100%。

3．建網絡平臺，實現檔案信息傳輸網絡化。采用瀏覽器/服務器（B/S）模式，搭建表現層、業務邏輯層、數據訪問層三層體系架構，開發集農業科技檔案信息管理、農業科技教育、農業科技在線交流等多功能為一體的農業科技檔案信息網絡共享平臺。

三、深入貫徹落實科學發展觀，拓展信息時代農業科技檔案服務功能。

科學發展觀核心是以人為本，強調民生服務，即將農業科技檔案服務功能最大化。科學發展觀要求新時期農業科技檔案服務必須做到在線服務功能。

1．提供在線管理服務。全市農技推廣機構均可通過互聯網進入檔案信息網絡管理中心進行檔案數字化管理，將檔案信息上傳至中心后臺數據庫，建成一個覆蓋全市農技推廣機構檔案信息資源的“數字農業科技檔案館”。

2．提供在線查閱服務。互聯網用戶隨時隨地上南通農業檔案網，通過用戶及密碼驗證后，可直接進入“數字農業科技檔案館”查閱檔案信息。也可以在線觀看農業科技視頻資料、閱讀農業科技電子期刊、瀏覽“農業科技網上展館”等等。

南通市農業科技檔案館

陸銀