第一篇：淺談如何做好文書檔案工作

淺談如何做好文書檔案工作

文書檔案是一個單位發展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

一、當前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國企事業單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有一支穩定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的復合型專業人才十分匱乏。

（二）檔案管理機構和職責不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達到應有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在機關機構設計中，不少檔案管理機構的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責功能嚴重被弱化。

（三）檔案管理不夠規范。在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了“多”而“不精”的現象，被誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

（五）在檔案室設置和信息開發編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查，隨便選幾個選題來編研，其編研產品層次低、質量差實用性不大，利用價值更小。有的選題好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發揮。

二、提高檔案管理效率的對策

針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實現文書檔案管理的規范化、健康化發展，筆者認為需從如下幾個方面做起。

（一）領導重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發展軌跡和建設成果的重要載體。目前，很多企事業單位領導對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領導必須立足于單位事業發展的全局，把檔案管理工作納入單位事業發展的長遠規劃中，讓職工充分認識檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對日前檔案管理機構的地位和職責功能嚴重被弱化的現象，各企事業單位要專門設立檔案管理機構，添購檔案管理設施設備，成立以單位主要領導為組長，相關負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一定數量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認真研究落實本部門的文書檔案工作任務，使文書檔案工作保質保量限期完成。此外還應該建立健全檔案工作競爭激勵機制，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）提高檔案管理人員素質是做好文書檔案的關鍵。文書檔案管理是一項專業性很強的工作，文書檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，就要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業道德》《文書學》和國家有關文檔工作規定，使檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務。二是要把住人才入口關，注意引進招聘一些有檔案專業知識，有專業技術技能的人才充實文書檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業務知識培訓，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業務同步發展。

（四）牢記服務是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務。這就要求我們強化服務功能，創新服務機制。使得文書檔案工作更好地為領導決策服務，為單位事業服務，為各類咨詢查證服務。其次，要提高管理素質，拓寬服務渠道。要轉變思想觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能。

（作者單位：欽州市水文水資源局）

第二篇：文書檔案工作心得體會

本文作者：閔濤 范文大全原創投稿

淺談文書檔案工作

閔濤

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何和檔案工作，實現文書檔案管理的規范化、科學化，是新時期文書和檔案管理人員的歷史責任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結合實際工作談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施檔案管理現代化是加強文檔管理工作必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與造化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質，特別要注重計算機知識、信息技術的

學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解鉿同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

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1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化籍貫結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。

2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及

地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使文檔管理工作人員產和緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的取消評聘資格，激勵文檔工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多、多形式地進行。堅持“學

用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。

第三篇：文書檔案工作心得體會

文書檔案工作心得體會

淺談文書檔案工作 檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸 宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依 據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何和檔案 工作，實現文書檔案管理的規范化、科學化，是新時期文書和檔案管 理人員的歷史責任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結合實際工 作談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很 大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書 檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善 自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出 業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠 重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的 部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發； 其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發 的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書 檔案工作的重要性。

二、實施檔案管理現代化是加強文檔管理工作必由之路 隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸 如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法 手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代 化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文 檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與造 化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工 作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作 的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結 合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質，特別要注重計算機 知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動 強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人 工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一 的標準，但因每個人的理解鉿同，對同一個文件的分類不盡相同，就 不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今后的利用 工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷 標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快 捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管 理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質 文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員 的積極性、主動性和創造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能 力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因 此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力待方面 都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不 能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培 養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工 作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作 精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科 技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作 人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化籍貫結構、提高綜合 素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔 案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律 責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒 定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組 織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不為提文檔管 理工作水平。

2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職 教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓 班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以 促使文檔管理工作人員產和緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教 育，努力更新知識，提高業務 能力和水平。比如，將在職教育與文 書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的取 消評聘資格，激勵文檔工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育 而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應 從實際出發，按崗位、分層次、多、多形式地進行。堅持“學 用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用 有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統 學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教 育的不足；第二，相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學 科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，在職教 育應注重對相關科學知識的補充和更新； 第三，現代科技知識。現代 科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的 標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技 術的學習

第四篇：如何做好文書檔案工作的幾點思考與體會

如何做好文書檔案工作的調研報告

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。人們之所以需要檔案，就是為了要獲知過去發生的事件、存在的事物對今天和未來起什么作用，有什么樣的意義。可以說，檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。因此，做好文書檔案工作是檔案工作人員的歷史責任。

一、什么是文書檔案

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。行政機關的文書檔案主要由法規性文件和行政性文件兩部分轉化而來。法規性文件是權力機關或領導機關制定和頒發的、具有法律性和強制性的文件。按照我國憲法規定，各級機關、團體、組織等為了貫徹執行法律和法令，以及為達到一定的目的，都可以制定具體的規章制度，如章程、條例、規則、辦法、細則等。行政性文件是國家機關為貫徹執行法規、在日常政務活動中形成的文件材料。根據國務院辦公廳1987年2月制定的《國家行政機關公文處理辦法》的規定，目前我國黨政軍機關、部門使用和形成的文件主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。

二、檔案工作人員的職責

在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關：一是把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規范；三是把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性；四是把好文件保密關，保證涉密檔案的內容不泄密。

（一）做好檔案材料的收集工作

我局文書檔案收集中存在的問題：一般情況下，檔案管理人員都按照收文登記的文件進行收集、整理、歸檔，另外有一些文件丟失或散落在其他科室人員手中未經登記也未收集歸檔，有些科室的兼職檔案人員收集的紙質文件不齊全，有的只注重紙質文件的收集，而忽略了電子文件檔案資料的收集等等。這些都影響了檔案的數量和質量，不利于檔案的保管利用。

文書檔案收集工作的要求：

1、收集歸檔的文件材料應當齊全完整，符合長期保管的質量要求。就一個機關而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實地反映本單位的面貌。具體說，歸檔文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整。對于文書文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件等要完整成套。可以說，檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質量，而這也正是我局開展收集工作的難點。為此，單位領導必須將文件材料的形成、積累工作納入有關業務部門的職責范圍，通過崗位責任制和其他制度的建立，保證歸檔文件的齊全和完整。在收集過程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴把文件的書寫質量關，杜絕不符合要求的文件進入檔案室。

2、收集歸檔的文書檔案應當準確，能反映我局的主要職能。我局在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現“有文必檔”的現象，文書部門和檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規定，結合本單位實際審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀，使反映我局重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

3、檔案部門要加強對文書檔案收集工作的調查與指導。檔案收集工作實際上要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調查，掌握應歸檔文件在分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解我局基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。在實際工作中，由于種種原因，許多單位的檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時間詳細了解各業務部門的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的過程中，經常出現業務部門給什么，檔案部門就收什么的現象，導致有用的文件收不進來，收來的文件用處不大等問題。長期如此，不僅直接影響檔案利用工作的質量，而且損害了檔案部門的形象，危及檔案工作的地位。因此，為了提高收集工作的質量，檔案部門應當加強與各業務部門的溝通和聯系。

（二）健全檔案管理制度，規范管理文書檔案 健全檔案管理制度，明確職責，是實現檔案管理現代化，開辟檔案信息資源，為社會提供全面、高級信息服務的先決條件。如：我局檔案室的收集工作主要是按制度接收各文書、管理和業務部門的文件材料歸檔，這個制度就是歸檔制度。歸檔是指在工作活動中不斷產生的文件材料處理完畢以后，不得由承辦單位或個人分散保存，必須由文書部門或業務部門整理立卷，定期移交給檔案室集中保存。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規定的一項制度。文件立卷歸檔作為文書部門的主要任務，它既是文書工作的終結，也是檔案工作的起點。長期的實踐經驗表明，如果不建立歸檔制度，或者歸檔制度不健全，就沒有完整的檔案和健全的檔案工作。因為檔案是由各種文件材料轉化而來的，而文件材料轉化為檔案一般又是通過“歸檔”來實現的。所以，建立和健全歸檔制度是非常重要的，它不僅能夠確保檔案室檔案來源的連續性，為開展各項業務工作提供條件，而且也是為國家積累檔案財富的重要保證。

其次，要理順管理工作程序。檔案管理應按照科學的工作流程操作，因此要先理順檔案部門與其他相關部門之間的工作程序。以文書歸檔為例：各科室需將文件按要求整理后統一交給辦公室，辦公室文書人員將各科室的歸檔文件與收發文處理的文件一起統一編排件號后移交檔案室。針對這一工程流程，檔案管理人員運用先進的檔案管理系統設計、建立相應的用戶數據庫，這樣才能滿足檔案利用工作的需要。

（三）做好檔案保管工作

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是要做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時修復。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。

（四）加強保密意識，正確處理保密與利用的關系 保守機密是檔案工作人員的神圣職責。由于在傳統的保密觀念影響下，我局檔案工作存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：（1）部分檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成了檔案浪費。（2）領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案。（3）檔案工作人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。檔案人員既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新，有所突破。《中華人民共和國檔案法》的頒布為檔案工作的依法開展提供了法律依據，奠定了堅實的基礎，檔案工作人員必須認真嚴格遵守《檔案法》，做到嚴格執法，依法治檔。

檔案工作人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任，檔案保密工作的好與壞，檔案工作人員的素質是個關鍵。多年的實踐告訴我，熱愛檔案事業，把鉆研業務當作一種責任，一種使命，也是做好檔案工作的前提條件。檔案具有可傳輸性、可分享性等特點，如何有效地收集、整理、利用、存儲，是每一個檔案人員的職責。檔案人員不僅要能按時完成檔案管理中的各項任務，力爭將所有存檔文件進行計算機錄入，還要不斷探索和運用更加合理、規范的科學方法，使檔案工作更加有序、有效，充分發揮它的使用效益。

三、檔案工作人員應具備的素質

隨著社會的不斷發展，文書檔案工作也從單一化不斷向正規化、信息化、智能化方向發展，如果不堅持學習，就會很快落伍，如果沒有強烈的責任感和刻苦鉆研的精神，沒有求知若渴的學習態度，就很難適應工作的需要。作為一名基層檔案工作人員要學會與時俱進，樹立正確的工作態度，大力發揚嚴謹細致、求真務實的工作作風，嚴格遵守操作規程，任勞任怨地完成好各項工作。對個體檔案人員的要求是具有良好的政治、道德、知識、能力、心理、身體等素質。

（一）政治素質

政治素質是檔案工作者諸素質中最根本的素質。我國檔案工作者政治素質最根本的要求就是要用馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個代表”重要思想武裝頭腦，牢固樹立科學的無產階級世界觀，具有堅定的共產主義信念，堅持正確的政治方向，堅持四項基本原則，與黨中央在政治上保持高度一致，在繁雜的政治斗爭中能保持清醒的頭腦，保持政治上的堅定性，全心全意為人民服務，有自覺遵守黨紀國法的觀念，積極主動地貫徹執行黨和國家的各項方針、政策、法律、法規，具有高度的革命事業心和政治責任感。檔案工作者惟有如此，才能保證檔案工作的可靠性、安全性，才能承擔起檔案工作重于泰山的責任。

（二）道德素質

高尚的道德情操是檔案工作者必備的基本素質和職業規范，有利于塑造良好的檔案工作者形象，有利于增強檔案工作的影響力。檔案工作者的道德素質主要包括七個方面：（1）忠于和熱愛檔案事業；（2）維護歷史的真實面貌；（3）維護檔案的完整與安全；（4）具有全心全意為人民服務的思想；（5）保持嚴謹細致的工作作風；（6）發揚開拓進取的奮斗精神；（7）樹立高度的法制意識和觀念。

（三）能力素質

作為現代檔案工作者應具備：統觀全局的綜合分析能力、多思兼聽的調研能力、權衡利弊的決斷能力、統籌兼顧的運籌能力、挖潛創新的開發能力、平等公道的溝通協調能力、簡明流暢的表述能力、敏銳深刻的洞察能力、審時度勢的應變能力以及熟練駕馭現代科技設備的能力等。

（四）知識素質

（1）具有廣博的共性知識。懂得馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個代表”重要思想的基本原理；了解黨和政府的方針政策；熟知法律基本常識和有關法規；具有較高的科學文化基礎知識；有較廣泛的自然科學和社會科學知識；有豐富的社會實踐知識；至少應掌握一門外語。

（2）具有扎實的專業知識。檔案工作人員要精通本專業的理論與技術，并能熟練地運用到實際工作中，要善于在實踐中總結、研究檔案專業的理論和技術，同時，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識。

（3）了解和掌握系統的管理知識。隨著社會的發展，社會分工越來越細、信息量呈爆炸性增長，現代社會化大生產的規模性、復雜性、多變性、競爭性，使檔案管理工作單憑個人經驗和智慧已遠遠不夠，必須實施科學的系統管理。

（五）身心素質

身心素質包括身體素質和心理素質。身體是知識和道德的載體，是檔案工作者履行責任和個人成長的物質基礎，是工作高效率的重要條件，只有具備健康的身體和健壯的體魄，才能勝任繁重而艱巨的工作重擔。一個人只有健壯的身體而無健康的心理素質是不完備的。良好的心理素質，主要表現在人的精神經常處于最佳狀態，具有穩定的注意力、堅毅的意志和可控的自我，對自己的工作和生活充滿信心，工作順利有成效時不沾沾自喜、忘乎所以，遇到困難和挫折時不垂頭喪氣、怨天尤人，在任何情況下都保持心理平衡，沒有心理障礙。作為一個人才，只有同時具備健康的身體和心理素質，成就一番事業才有重要保證。

四、做好文書檔案工作需要努力的方向

（一）愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文書檔案工作，在很大程度上取決于對文書檔案工作人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視。文書檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，踏實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

（二）加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文書檔案工作不夠重視，大多都是缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要部門，可有可無。這就需要文書檔案人員經常向領導宣傳文書檔案工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發，其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

（三）加大宣傳教育力度，提高全員檔案意識。一方面，要加大對文書檔案工作人員（各科室的兼職檔案員）的宣傳教育力度，讓他們進一步重視檔案的收集工作，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能，另一方面，還要加強全員宣傳教育，讓每個員工都共同參與，形成共同重視的氛圍。

以上有不妥之處，敬請領導和同事們批評指正！

第五篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，也是由通用文書轉化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續和發展。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發揮著極為重要的作用。

高校體系機構龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數量也會越來越多，內容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發顯得至關重要。檔案是由文件轉化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，只有規范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量，也直接關系到文書檔案的質量，做好文書工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質量，也體現了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現公文制發不規范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內容）、擴散，紙張規格大小不一等現象。出現這些問題的主要原因是：大多數從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業畢業，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業畢業的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

（二）調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。