第一篇：怎樣整理文書檔案

怎樣整理文書檔案

[一]

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真偽的鑒別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：

（一）檔案館對接收與征集檔案的整理

1、系統排列和編目

在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調整

對于已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。

[二]

檔案整理工作的重要意義：

它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。

[三]

檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

[四]

檔案整理的方法有兩種：

一是以“案卷”為單位整理。

按“卷”整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；

（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整，然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；

（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；

（4）根據排列結果，對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號；

（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；

（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內

（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；

（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；

（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：

（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；

（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；

（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內容；

（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；

（6）將歸檔文件按連續件號順序裝入檔案盒。

二是以“件”為單位整理。

以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

[五]

檔案整理的文件范圍是：

工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

[六]

檔案整理工作的原則：

（一）充分利用原有基礎

１、充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。

２、在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

（二）保持文件之間的歷史聯系

文件之間的歷史聯系，主要體現在文件的來源、時間、內容和形式幾個方面。

１、文件在來源方面的聯系。文件是以一定的機關及其內部組織機構或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構成了來源方面不可分割的歷史聯系。

２、文件在時間方面的聯系。形成檔案的機關和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯系。

３、文件在內容方面的聯系。文件是機關或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內容上具有密切聯系。

４、文件在形式方面的聯系。文件的內容必然通過一定的形式表現出來。所謂文件形式，包括它的內部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構成了文件之間一定聯系。

對于保持文件之間的聯系，應該辯證地看待和處理。

[七]

檔案整理的步驟：

１、了解情況，擬訂方案

主要應了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應了解全宗的數量，所屬年代（形成時間），主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。

２、區分全宗和分類

３、細分和組卷、草擬案卷標題

４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調整。

５、全面審查修改標題。

６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張號、頁號、件號。

對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一，不能隨意變動。

[八]

文書檔案整理

一、分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學管理與開發利用。

二、類別設置辦法

（一）大類的設置原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

（二）各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

（2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題（如綜合、政工、業務）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位（如農業發展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

（3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

（4）年度——保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我地只有中國銀行、工商銀行2個企業采用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

（1）采用種類——保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

（2）年度——類別——保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式——年度——保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式——年度——保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實物檔案一般采用載體形式——年度分類法，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別——年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

（一）全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如一中，檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字。

（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業務檔案目錄號y1代表永久類的業務檔案；Y2代表長期（或30年）類的業務檔案；y3代表短期（或10年）類的業務檔案。

（三）案卷（件）號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理采用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯系。

A。時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的。分年度時。以文件簽發日期（成文日期）為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。

（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。

（3）沒有標明落款日期的文件材料。應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。

（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少。形成的文件可以不分年度。放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

B。來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C。內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，并保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。

（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：

一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。

二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。

四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。

五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。

六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

七是上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標準、中長期發展規劃等。

八是同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

（2）定期保管的文書檔案主要包括：

一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。

二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。

三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。

四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。

五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至于一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。

六是上級機關制發的關于本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。

七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。

八是同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。

（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點：

一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。

二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么可以把這個先進事跡也做永久。統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。

三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。

四是本級內部科室加掛機構牌子,期限提高。

五是本級簡報30年

B、會計檔案。

（1）會計憑證：保管15年。

（2）會計帳薄：現金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。

（3）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。

（4）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節表、銀行對帳單保管5年。

C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求或檔案根據其單位業務檔案存在的價值確定。

（二）外形要求

1、裝具要求。

(1)采用由檔案局統一監制的規范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。

(2)購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等用于起訂書針的起訂機

2、填寫案卷或檔案盒封面要求。

立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定“件”,使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。對于小于A4紙型規格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。

（1）單份文件裝訂。裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。永久保管的卷內文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數多，可以裝在文件左側的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘等形式裝訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復制件或手抄件為一件(原件在前,復制件在后)；附件頁數多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉發文與被轉發文為一件(轉發文在前，被轉發文在后)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特征劃分成若干件。（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將“卷”內的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側、下側。采用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內。

（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內。

（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內。根據一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務、其他（或黨群、行政、業務、其他）的事由順序排列。

1、同一事由的歸檔文件排列內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序。

2、不同事由的歸檔文件排列。

（1）按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。

（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。如檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結、全檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業務方面的民生檔案工作意見等。

（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、干部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。b、一個事由，幾個地區，可先按地區，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊。c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）——報告——調查旁證——個人交代材料等順序排列。

（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區等，則可層層細分，分級排列。可按“作者——問題——名稱——時間”交叉組配排列。

3、密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在后

4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。

（四）編頁號與蓋歸檔章卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，規定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內文件目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、盒號等必備項。

1、全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由檔案館統一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。

2、年度：是指文件形成年度。以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如“2007“

3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。

4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從“1”開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。

5、盒號：檔案盒的排列順序號。

6、頁數：每一份歸檔文件的頁數。

7、機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。

（五）卷內文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄，編目應做到準確,全面,詳細,深入,以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長297mm寬220mm），統一印制成紅色。各單位應在檔案局統一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時。應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。

(1)卷內文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區別：

一是卷內文件目錄第一欄是順序號，卷內文書材料依其排列先后填寫序號，按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數字從”1”起依次標注案卷內文件材料件數的順序，第二卷數字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據一個欄目。批復與請示、復函與發函、正件與附件、批轉或轉發和被批轉或被轉發件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內從“1”開始逐件流水編制，同一年度內盒與盒之間的文件件號必須相連。

二是卷內文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數，填寫一件文件的總頁數，用于統計和核對。雙面有字的記2面，空白頁不計數；來往文書、正本與定稿作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。為便于管理，永久、30年保存的檔案，統一要求每件都編頁號，每件按件內紙張排列順序從“1”開始編寫。不管是頁數還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數字編寫。

(2)責任者：是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“XX教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。聯合發文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，后加“等”字。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須用“（）”標出領導職務；未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準，(3)文號：填寫文件制發機關的發文字號。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正。可用三排編寫，文號中的年度要用[]括起，如“X檔發[2008]10號”。少數文號中出現無字號、無年度而只有數字號的情況，注意有則有，無則無。文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如“會議文件之一”或“某刊第幾期”等。

(4)題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。填寫題名須注意：

a應按文件上的標題填寫，不得隨意更正，但責任者欄填了作者，則可在題名中省略作者，如《X委辦政府辦關于加強民生檔案工作的意見》，責任者欄已經寫了“XX委辦政府辦”，那么題名欄只需寫“關于加強民生檔案工作的意見”；若正題名能反映文件內容時，則可省副題名；并列題名在需要時與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應抄錄。外加“【】”，以防漏檢。會議文件中的領導人講話材料，正、副標題最好錄齊。

b文件沒有題名或題名含義不清。不能全面揭示文件內容時，應根據文件內容重新擬寫或補充題名，并在新擬或補充題名之外加“[]”號，以區別于文件原有標題，方便檢索。例如文件標題是“通知”、委托書”、“支持信”、“承諾書”、“確認函”、“抵押書”、“公證書”、“協議書”、“申請書”、“便函”子樣的，必須根據文件內容擬寫一條簡捷的題名，并加[]；批轉性通知只引用發文字號的，也應根據文件內容重新擬寫標題；只寫了“工作動態”、“情況反映”、“簡報”、“會議紀要”、等字樣的，必須補錄齊全文件上的實際題名。

c永久保存的會議記錄必須擬出每次會議的內容，期次、時間，一次會議做為一件，但可以按原狀以本為裝訂單位。會議題名外加“[]”；

d針對性文件題名，如任免、調配、獎懲、出訪、優秀人員批件等人事方面的文件材料，涉及本單位人員，其人員名稱照實抄錄，針對本機關的人名附在題名后，并加“（）”，上級研究本單位有關工作的會議紀要等，必須在原題名后用“（）”標出研究內容等;

e批復與請示、復函與發函、正件與附件、批轉或轉發和被批轉或被轉發件，本是一份文件的兩個部分，雖然只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發）文件的標題可以作為副標題另外占行書寫。重要文件的定稿、草稿與歷次修改稿只編一個件號，但其題名可以分別占一行登錄；

f相同的文件標題，如工作計劃、總結和報表不能打省略號；

G干部調動介紹信、黨團組織關系存根、報道證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根等一本為一件的，必須寫出每個人員的姓名，一行可多寫幾個名字。一般被批準單位這方面材料少可以一人為一件。較多則6人為一件，題目必須在干部調動介紹信后面用（“）”標出6個人的姓名。

(5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時的日期。具體填寫日期項應用8位阿拉伯數字寫明年度、月、日。用2行排列如20080802。對沒有落款日期的文件材料，應根據文件內容加以考證并填寫。實在不清楚月日的用4個0代替。如20080000。

(6)備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。其中文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，需在備注中注明；有重復的文件需在備注中說明；傳真件需在備注中注明；文件有破損，影響了文件內容的需在備注中注明；文件秘級應在備注中注明；只有請示沒有批復的，注明缺批復；只有復印件缺原件的，注明缺原件。需要說明的內容較多，在備注欄加注“*”，具體內容填在盒內備考表中。會議記錄里每次會議的起頁號填寫在備注欄中，方便查閱。

（六）歸檔文件裝盒要求。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒。裝盒時。應按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件一般不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應放入同一檔案盒；分機構（問題〕的情況下。不同機構（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。裝盒時應視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三種。檔案盒是歸檔文件的裝具。檔案盒可豎式擺放，也可橫式擺放。

（七）檔案盒書寫要求。

1、封面應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱），如“XX教育局”。為了美觀標準，統一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。

2、檔案盒盒脊應根據不同的擺放方式，在盒脊或底邊準確填寫各檢索項。項目有：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。前三項的填寫照歸檔章，刻章蓋印。問題欄可以用鉛筆標明該盒檔案事由，如“上級黨群、行政管理”，方便檢索。起止件號欄填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“/”號連接；館編件號待檔案移交進館時再行編制；盒號是指檔案盒的排列順序號，盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水號編制。《規則》要求在檔案移交進館時按進館要求編制。為方便檔案室管理，規定檔案室統一用鉛筆編制填寫盒號。

（八）檔案卷皮書寫要求。文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)

1、封面項目有：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數、保管期限。

（1）立檔單位名稱。全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“簡稱為“湖南省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。為了美觀標準，統一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。

（2）類目名稱填寫大類名稱，類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類，并應保持分類體系的穩定性。如法規檔案、學籍檔案、教學檔案，這項也可不填；

（3）案卷名稱即案卷標題，擬寫案卷標題要求文字簡練通順、標點正確，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成，要求高度概括卷內文件材料，如“教育局下發的關于黨群，行政管理方面的決定、意見、通知”；（4）文件起止日期即卷內文件材料的起止日期；

（5）頁數填寫該卷檔案的總頁數；

（6）保管期限填該卷檔案保存的期限。

（7）封面的右上角有一個框，其項目有全宗號、目錄號、案卷號三項。具體填寫見前面檔號編制。

2、檔案卷皮背脊項目有：全宗號、目錄號、案卷號、案卷標題、年度、保管期限。

目錄號照目錄號編制要求填寫，如會計憑證檔案填寫“K3”；案卷號是根據案卷的排列順序，對不同保管期限的案卷分別編案卷號。同一保管期限內沒有超過1000卷的若干年連續編大流水順序號。案卷標題按照案卷封面上的案卷名稱填寫，字數多可縮寫，如“教育教育局關于黨群、行政管理文件”。

（九）填寫卷末或盒底備考表。每卷卷尾或盒底應放置備考表，備考表項目包括：盒（卷）內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，說明卷（盒）內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，填寫立卷人、檢查人和時間，以示負責。去年開始檔案局已將備考表印制在文書檔案盒底。

1、盒（卷）內文件情況說明要求填寫盒（卷）內歸檔文件需要說明的情況，包括該盒（卷）內歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補充移出、銷毀等情況。

2、整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任；

3、檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人員填寫，也可與機關內部機構負責人聯署。

4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。備考表放置在檔案盒的最底層。去年開始檔案局已將備考表印制在檔案盒底。

（十）編制立卷說明或歸檔文件整理說明。各立檔單位在整理完畢當年的檔案后，必須編制立卷說明或歸檔文件整理說明，打印6份，4份放永久檔案的歸檔文件目錄冊里，置于索引的前面。一份放全宗卷里，一份存檔。立卷說明或歸檔文件整理說明應簡單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內案卷數量、分類原則、整理狀況、存在問題等。

1、立檔單位基本情況。其具體內容主要有：

（1）立檔單位的名稱、成立時間、職能范圍、錄屬關系；

（2）內部機構的設置情況，主要工作活動和指標任務完成情況，與立檔單位緊密相關的重大事件、重大新聞、重大活動等。機構人員情況要寫出立檔單位本年度內機構職能和人員編制的調整變動情況和現狀,機構職能的調整和主要領導的變動須寫出依據，即列出文件名與文號。

2、歸檔文件情況。其具體內容有：

（1）歸檔文件的總份數，各機構或問題類目的歸檔文件的份數，各種保管期限的歸檔文件份數；

（2）本單位重大活動形成的文件材料歸檔情況；

（3）有無復制件等情況；

（4）各專門文件材料和非紙質載體文件材料歸檔情況；

（5）本單位未辦理完畢的重要文件材料情況。

3、歸檔文件整理情況。主要內容有：

（1）歸檔文件整理的組織形式及分工情況；

（2）歸檔文件材料的來源、內容、形式、數量、可靠和完整程度情況；

（3）選擇的分類方案、排列、編號方法；

（4）重要歸檔文件的狀況等。

（十一）案卷排列及編制案卷目錄。案卷各部分的排列格式：

（1）使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。

（2）使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面(含卷內文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入盒保存。

（3）依照“檔案分類方案”對案卷進行系統排列，采用保管期限、年度、組織機構（或問題）的排列方法。

（4）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，應對照案卷封面上的內容準確填寫。案卷目錄可以多年編成一本。

（十二）編制檔案全引目錄或歸檔文件目錄冊。檔案整理完畢后必須編制檔案全引目錄或歸檔文件目錄冊。

(1)檔案全引目錄由立卷說明、案卷目錄和卷內文件目錄組成。案卷目錄須按照案卷的排列順序，逐卷填寫。全宗內的檔案全引目錄應根據案卷數量情況，區別不同保管期限，若干年度編一本。檔案全引目錄文書檔案打印一式5份，其他檔案各打印一式3份。

（2）歸檔文件目錄冊由歸檔文件整理說明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。歸檔文件目錄冊必須用檔案局制作的專用歸檔文件目錄夾單獨裝訂成冊。編制成冊方式原則上應與分類方案和檔案實體排列一致。永久和30年保管的檔案要求制作5套，以后2套隨檔案移交給檔案館，另2套自己查閱。10年期限的檔案制作一套目錄就可以了。歸檔文件目錄索引的內容有盒號、保管期限、年度、問題、頁次。盒號編制盒號：用鉛筆分保管期限編制年度流水號。須按照歸檔文件的排列組合順序，逐盒填寫；頁次是指歸檔文件目錄紙排列在該冊的位置，每冊從“1”開始編寫流水號；問題欄要標出該盒檔案內容和起止件號。

歸檔文件目錄夾封面的填寫：全宗名稱填寫立檔單位的全稱或規范的簡你。年度填寫檔案的形成年度；保管期限填寫永久、30年（或長期）、10年（或短期）；問題填大類名稱。

（十三）檔案排架。排架方法：在同一保管期限中,按年度順序,從左至右,從上至下。

五、業務檔案的整理方法：各單位形成的業務檔案必須規范化整理、編目、裝訂，并編制全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案）和以檔案袋為單位保管的業務檔案（農合辦的醫保檔案）必須裝盒，并規范填寫檔案盒背脊項目，所有檔案不得直接裸露在檔案架上。如有些醫院的病例檔案到目前為止都沒有裝卷、裝盒，自成立以來的檔案都裸露在檔案架上，98年形成的病例檔案都已經發黃、變脆，離保管期限30年還有很遠就快無法使用了，這是對檔案、也是對以后的利用者極不負責任的做法，雖然檔案盒要點成本，但這些投入是必須的。業務檔案的具體整理辦法上級主管部門有規定的按上級要求整理，如審計局的審計業務檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀檢會的案件處理檔案，公證處的公證檔案，工商局、質量技術監督局的法規檔案等，其上級都有具體整理要求，因此案卷整理就必須嚴格照規定執行。對于上級沒有具體要求的業務檔案，各單位應該請檔案局的同志前去指導，由檔案局的業務指導人員依據其檔案形成特點制定整理方案。如農合辦的醫保檔案、計生局的生育審批檔案就是在檔案局有關同志的指導下，將檔案規范整理編目。

第二篇：檔案查詢介紹信怎寫范文

我們在辦理一些事情的時候準備一份介紹信會好辦的多。下面是一篇檔案查詢介紹信范本，希望對您有幫助~

檔案查詢介紹信范本1

中山市城市建設檔案館：

因___________工作需要，現委托本單位工作人員___________，身份證編號：___________，前往貴處查閱 ___________項目的檔案，檔案批文編號為_______________。

當否，請接洽。

建設單位（本人）：______________________

___________年 ___________ 月 ___________日

檔案查詢介紹信范本2

第三篇：錢鐘書名言67怎則

1、睡眠這東西脾氣很怪，不要它，它偏會來；請它，哄它，千方百計地勾引它，它便躲得連影子也不見。

2、不受教育的人，因為不識字，上人的當；受教育的人，因為識了字，上印刷品的當。

3、女人戀愛的經驗愈多，對男人的魔力愈大；男人只肯娶一顆心還是童貞純潔的女人。

4、所謂的研討會其實就是請一些不三不四的人，吃一些不干不凈的飯，花一些不明不白的錢，說一些不痛不癢的話，開一個不倫不類的會。

5、流言這東西，比流感蔓延的速度更快，比流星所蘊含的能量更巨大，比流氓更具有惡意，比流產更能讓人心力憔悴。

6、愛情多半是不成功的，要么苦于終成眷屬的厭倦，要么苦于未能終成眷屬的悲哀。

7、一個人的缺點正像猴子的尾巴，在地面的時候，尾巴是看不見的，直到他向樹上爬，就把后部供大眾瞻仰，可是這紅臀長尾巴本來就有，并非地位爬高了的新標識。

8、外國科學家進步，中國科學家進爵。

9、李先生臉上少了那副黑眼鏡，兩只大白眼睛像剝掉殼的煮熟雞蛋。

10、說大話哄人慣了，連自己也哄相信——這是極普通的心理現象。

11、把忍受變成享受，是精神對于物質的最大勝利，靈魂可以自主，也可以自欺。

12、我們希望它來，希望它留，希望它再來——這三句話概括了整個人類努力的歷史。

13、矛盾是智慧的代價，這是人生對于人生觀開的玩笑。

14、有些人，臨睡稍一思想，就會失眠；另有些人，清醒時胡思亂想，就會迷迷糊糊地入睡。

15、結婚無須太偉大的愛情，彼此不討厭已經夠結婚資本了。

16、奶是孩子吃的飯，所以也該在飯堂吃，證明這旅館是科學管理的。

17、我們稱衣著暴露的小姐為“局部真理”，因為真理都是赤裸裸的。

18、結婚仿佛金漆的鳥籠，籠子外面的鳥想住進去，籠內的鳥想飛出來；所以結而離，離而結，沒有了局。

19、時間對友誼的磨蝕，好比水流過石子，反而把它洗濯的光潔了。

20、如果你吃到一個雞蛋，覺得好吃，你又何必去認識下蛋的母雞呢？

21、早晨清醒，居然自己沒給蚤虱吃個精光，收拾殘骸剩肉還夠成個人。

22、幽默提倡以后，并不產生幽默家，只添了無數弄筆墨的小花臉。

23、一張文憑，仿佛有亞當、夏娃下身那片樹葉的功用，可以遮羞包丑；小小一方紙能把一個人的空疏、寡陋、愚笨都掩蓋起來。

24、兩個人在一起，人家就要造謠言，正如兩根樹枝接近，蜘蛛就要掛網。

25、得學位是為了把論文哄過自己的先生；教書是把講義哄過自己的學生。

26、大抵學問是荒江野老屋中二三素心人商量培養之事，朝市之顯學必成俗學。

27、那記錄的女生漲紅臉停筆不寫，仿佛聽了鴻漸最后一句，處女的耳朵已經當眾失貞操。

28、笑的確可以說是人面上的電光，眼睛忽然增添了明亮，唇吻間閃爍著牙齒的光芒。

29、拍馬屁跟戀愛一樣，不容許有第三者冷眼旁觀。

30、兄弟如手足，女人如衣服。衣服破尚可補，可現在方鴻漸多了件貂皮大衣。

31、《紅樓夢》賈寶玉抓周抓了胭脂，我一歲抓周抓到書，取名鐘書，兒時玩戲不足信。

32、科學跟科學家大不相同，科學家像酒，越老越可貴，科學像女人，老了便不值錢。

33、烤山薯這東西，本來像中國諺語里的私情男女，“偷著不如偷不著，”香味比滋味好。

34、圍在城里的人想逃出來，城外的人想沖進去，對婚姻也罷，職業也罷，人生的愿望大都如此。

35、在吵架的時候，先開口的未必占上風，后閉口才算勝利。

36、吃飯有時很像結婚，名義上最主要的東西，其實往往是附屬品。吃講究的飯事實上只是吃菜，正如討闊佬的小姐，宗旨倒并不在女人。

37、世界上沒有自認為一無可愛的女人，也沒有自認為百不如人的男子。

38、烤山薯這東西，本來像中國諺語里的私情男女，“偷著不如偷不著，”香味比滋味好

39、男人哪有什么戀愛，壓根都是生殖沖動。

40、情婦雖然要新的才有趣，朋友還是舊的好。

41、人與人之間的友誼，并非由于說不盡的好處，倒是說不出的要好。

42、大家照例稱好，斜川客氣地淡漠，仿佛領袖受民眾歡迎時的表情。

43、歷史該如洛高所說，把刺刀磨尖當筆，蘸鮮血當墨水，寫在敵人的皮膚上當紙。

44、假使愛女人，應當愛及女人的狗。那么真心結交朋友，應當忘掉朋友的過失。

45、颶風后的海洋波平浪靜，而底下隨時潛伏著洶涌翻騰的力量。

46、假如你吃了一個雞蛋，覺得味道不錯，何必要去看看那只下蛋的母雞呢？

47、豬是否能快樂得象人，我們不知道；但是人容易滿足得象豬，我們是常看見的。

48、我們對采摘不到的葡萄，不但可以想象它酸，也很可能想象它是分外的甜。

49、人生的刺，就在這里，留戀著不肯快走的，偏是你所不留戀的東西。

50、睡眠像云南的過橋米線，怎么也抻不長。

51、為什么愛情會減少一個人心靈的抵抗力，使人變得軟弱，被擺布呢？

52、一個人，到了20歲還不狂，這個人是沒出息的；到了30歲還狂，也是沒出息的。

53、看文學書而不懂鑒賞，恰等于黃帝時代，看守后宮、成日在女人堆里廝混的太監，雖有機會，卻無能為力。

54、你嘴湊上來，我對你說，這話就一直鉆到你心里，省得走遠路，拐了彎從耳朵里進去。

55、思想是不出聲的語言。

56、寫好信發出，他總擔心這信像支火箭，到落地時，火已熄了，對方收到的只是一段枯炭。

57、我愛的人，我要能夠占領他整個生命，他在碰見我以前，沒有過去，留著空白等待我。

58、上帝會懊悔沒在人身上添一條能搖的狗尾巴，因此減低了不知多少表情的效果。

59、總而言之，唐小姐是摩登文明社會里那樁罕物——一個真正的女孩子。

60、同行最不宜結婚，因為彼此事行家，誰也哄不倒誰，丈夫不會莫測高深地崇拜太太，抬頭也不會盲目地崇拜丈夫，婚姻的基礎就不牢固。

61、老年人戀愛，就象老房子著火，沒的救。

62、鴻漸看她們有說有笑不允許自己插口，把話壓扁了都擠不進去。

63、我們稱那位衣著暴露的S小姐為“局部真理”，因為真理都是赤裸裸的。

64、牛慣做犧牲，可以顯示‘我不入地獄，誰入地獄’的精神；并且，世人好吹牛，而牛決不能自己吹自己，至少生理構造不允許它那樣做。

65、英國女王伊麗莎白二世來華訪問時想見他，他說：“跟她不是一路人，見了面沒話說！”。

66、醫生也是屠夫的一種。

67、忠厚老實人的惡毒，像飯里的砂礫或者出魚片里示凈的刺，會給人一種不期待的傷痛。

第四篇：檔案交接書(新)

北京市企業退休人員社區管理

人事檔案交接書

經 單位整理清點于 年 月 日，向 區(縣)社會化管理服務機構移交退休人員的人事檔案 份 件，各類證明 份(其中人事檔案轉到其它單位的證明 份，人事檔案丟失的出具證明的 份，未建人事檔案的證明 份)，移交名冊附后。

移交單位簽字：(蓋章)接收區縣簽字：(蓋章)年 月 日 年 月 日

第五篇：怎寫讀后感

怎寫讀后感

讀后感寫法：

(1)簡述原文有關內容。如所讀書、文的篇名、作者、寫作年代，以及原書或原文的內容概要。寫這部分內容是為了交代感想從何而來，并為后文的議論作好鋪墊。這部分一定要突出一個“簡”字，決不能大段大段地敘述所讀書、文的具體內容，而是要簡述與感想有直接關系的部分，略去與感想無關的東西。

(2)亮明基本觀點。選擇感受最深的一點，用一個簡潔的句子明確表述出來。這樣的句子可稱為“觀點句”。這個觀點句表述的，就是這篇文章的中心論點。“觀點句”在文中的位置是可以靈活的，可以在篇首，也可以在篇末或篇中。初學寫作的同學，最好采用開門見山的方法，把觀點寫在篇首。

(3)圍繞基本內容證明觀點。這一部分要注意結合文章具體內容，不能空洞，要有具體的例子。這就要求在寫讀后感之前，你就要對內容非常地熟悉，知道那些材料能為你的觀點服務。

(4)圍繞基本觀點聯系實際。一篇好的讀后感應當有時代氣息，有真情實感。要做到這一點，必須善于聯系實際。這“實際”可以是個人的思想、言行、經歷，也可以是某種社會現象。聯系實際時也應當注意緊緊圍繞基本觀點，為觀點服務，而不能盲目聯系、前后脫節。

怎樣寫讀后感

在讀過一篇文章或一本書之后，把獲得的感受、體會以及受到的教育、啟迪等寫下來，寫成的文章就叫“讀后感”。

讀后感的基本思路如下：

(1)簡述原文有關內容。如所讀書、文的篇名、作者、寫作年代，以及原書或原文的內容概要。寫這部分內容是為了交代感想從何而來，并為后文的議論作好鋪墊。這部分一定要突出一個“簡”字，決不能大段大段地敘述所讀書、文的具體內容，而是要簡述與感想有直接關系的部分，略去與感想無關的東西。

(2)亮明基本觀點。選擇感受最深的一點，用一個簡潔的句子明確表述出來。這樣的句子可稱為“觀點句”。這個觀點句表述的，就是這篇文章的中心論點。“觀點句”在文中的位置是可以靈活的，可以在篇首，也可以在篇末或篇中。初學寫作的同學，最好采用開門見山的方法，把觀點寫在篇首。

(3)圍繞基本觀點擺事實講道理。這部分就是議論文的本論部分，是對基本觀點（即中心論點）的闡述，通過擺事實講道理證明觀點的正確性，使論點更加突出、更有說服力。這個過程應注意的是，所擺事實、所講道理都必須緊緊圍繞基本觀點，為基本觀點服務。

(4)圍繞基本觀點聯系實際。一篇好的讀后感應當有時代氣息，有真情實感。要做到這一點，必須善于聯系實際。這“實際”可以是個人的思想、言行、經歷，也可以是某種社會現象。聯系實際時也應當注意緊緊圍繞基本觀點，為觀點服務，而不能盲目聯系、前后脫節。以上四點是寫讀后感的基本思路，但是這思路不是一成不變的，要善于靈活掌握。比如，“簡述原文”一般在“亮明觀點”前，但二者先后次序互換也是可以的。再者，如果在第三個步驟擺事實講道理時所擺的事實就是社會現象或個人經歷，就不必再寫第四個部分了。

寫讀后感應注意以下問題：

一是要重視“讀”

在“讀”與“感”的關系中，“讀”是“感”的前提、基礎；“感”是“讀”的延伸或者說結果。必須先“讀”而后“感”，不“讀”則無“感”。因此，要寫讀后感首先要讀懂原文，要準確把握原文的基本內容，正確理解原文的中心思想和關鍵語句的含義，深入體會作者的寫作目的和文中表達的思想感情。

二是要準確選擇感受點

讀完一本書或一篇文章，會有許多感想和體會；對同樣一本書或一篇文章，不同的人從不同的角度思考問題，更是會產生不同的看法、受到不同的啟迪。以大家熟知的“濫竽充數”成語故事為例，從諷刺南郭先生的角度去思考，可以領悟到沒有真本領蒙混過日子的人早晚要“露餡”，認識到掌握真才實學的重要性；若是考慮在齊宣王時南郭先生能混下去的原因，就可以想到領導者要有實事求是的領導作風，不能搞華而不實，否則會給混水摸魚的人留下空子可鉆；再要從管理體制的角度去思考，就可進一步認識到齊宣王的“大鍋飯”缺少必要的考評機制，為南郭先生一類的人提供了飽食終日混日子的客觀條件，從而聯想到改革開放以來,打破“鐵飯碗”，廢除大鍋飯的必要性。

一篇讀后感，不能寫出諸多的感想或體會，這就要加以選擇。作為初學者，就要選擇自己感受最深又覺得有話可說的一點來寫。要注意把握分析問題的角度，注意聯系自己的實際情況，從眾多的頭緒中選擇最恰當的感受點，作為全文議論的中心。

初中作文課中，除了寫“讀后感”外，老師還會要求同學們在看完一部電影、電視片或參觀完某一展覽后寫“觀后感”，觀后感的寫法與讀后感是一樣的，只需在第一部分簡述所觀的內容，然后引出觀點、展開論述就可以了。

“讀后感”寫法指導

[摘要]：指導學生寫好“讀后感”要做到四點：

一、讀懂原文抓中心：我們在讀中可分三步去指導學生理解文章內容，把握文章的思路，只有引導學生通過認真地“讀”，才有寫“感”的條件。

二、選擇重點作感點：一本好書和一篇好文章可“感”的點很多，必須指導學生從眾多的感點中選擇自己感受最深，角度最新，現實針對性最強，最善于寫的感點，作自己讀后感的切入點。

三、讀感結合有側重：指導學生處理好寫讀后感時“讀”與“感”的關系，做到二不二要。

四、聯系實際談感受：指導學生聯系自己或別人的思想

和生活實際，寫出真情實感。?

[關鍵詞]：讀后感；感點；實際

讀過一本書或一篇文章都可能有所收獲，有所感想，把自己的收獲或感想寫出來，就是心得體會，也叫讀后感。寫讀后感不僅可以幫助學生加深對文章的內容的理解，還可以提高他們的思想認識和語文水平，那么怎樣指導學生

寫有新意、有感情、有見解、有體驗的讀后感呢？?

一、讀懂原文抓中心?

“讀后感”的“感”是從讀中產生的。只有讀得認真，才能有所感，并能感得深刻。如果有必要的話，在讀文章前我們可先讓學生了解一下作品涉及的社會背景、作者等。在讀中可分三步去指導學生理解文章內容，把握文章的思路：以《小音樂家揚科》為例，一是初讀感知，理清層次，把握文章的來龍去脈，建立起對課文的初步總體印象。初讀《小音樂家揚科》我們知道文章記敘了具有音樂才能的波蘭窮孩子揚科為了看看、摸摸地主仆人的小提琴而慘遭毒打，含冤死去的事。二是細讀深思，抓重點，引導學生評詞析句，細讀深思，體會用詞的生動、準確。細細品讀文章，可先讓學生找出一些能反映揚科熱愛音樂的重點詞句，再細細體會語言的形象生動，故事的扣人心弦之處。三是研讀體悟，突破難點，引導學生掌握文章的內容和表達的中心思想，用心去感悟生活、研讀文章，理解含義深刻的句子，學生們進一步明白了奪去小音樂家揚科生命的罪魁禍首是人吃人，人剝削人的資本主義社會，在這樣的社會里窮人的孩子即使有才能，也只能被埋沒，甚至遭到被迫害至死的悲慘命運，使學生感悟到我們生活在社會主義社會里是如此幸福。我們只有引導學生通過認真地“讀”，才能領會到文章的內容和作者的思想感情，在此基礎上，才具備了寫“感”的條件。?

二、選擇重點作感點?

一本好書或一篇好文章的讀后感，可“感”的點很多，要寫好讀后感，必須選好“感點”。什么叫“感點”呢？感點是由書中某一個地方的內容引起的，引發我們體會的地方，它不是憑空產生的。面對眾多的感點，我們必須指導學生從眾多的感點中選擇自己感受最深、角度最新、現實針對性最強、最善于寫的一個或幾個感點，作為自己寫讀后感的切入點，切不可面面俱到。例如《三顧茅廬》這篇文章，有這么三個方面可以作為感點：一是張飛對諸葛亮粗魯無禮，張飛很莽撞。二是寫劉備的語句和寫張飛的語句對應起來可以看出劉備態度很謙恭。三是從劉備三顧茅廬，誠心誠意請諸葛亮出山，輔佐完成統一國家大業，從中體現劉備求賢若渴，禮賢下士。我們可發現第三個感點是這個故事的中心，也就是反復讀這個故事后感受最深的一點，那么我們就選第三個作為讀后感的切入點。?

三、讀感結合有側重

寫讀后感要處理好“讀”與“感”的關系。我們說，“讀”是“感”的前提和引子，“感”是“讀”的結果和目的。讀后感中少不了對原文的“敘”述，但它不像記敘文中的“敘”那樣具體、形象、生動，讀后感中的“敘”要做到簡明。小學生寫讀后感常犯的毛病是復述原文，沒有做到簡明扼要。有的只“感”不“讀”，離開原文意思漫無邊際地胡編亂寫，說道理時空發議論，而缺乏身邊的實例。寫讀后感可以說經驗，也可以談教訓。大多出色的讀后感，總是受原文內容或情感觸發，從而引起對生活、學習、思想等實際問題的思考。讀后感，是有“讀”有“感”，“讀”、“感”結合的。可以先敘述文章內容，后集中談體會，這種寫法適于只談一點體會。還可以邊敘邊談體會，“讀”和“感”交叉寫，這種寫法可以談幾點體會。無論用哪種方法寫，必須叫學生做到二不要；不抄錄課文：要用自己的話簡要敘述；不離開文章的內容，要真切聯系自己的實際抒發感想。?

四、聯系實際談感受?

這個“實際”，可以是自己的思想和生活實際，也可以是別人的思想和生活實際。沒有情感的讀后感蒼白無力，有情感的讀后感才能感染人。以《時光老人的禮物》為例，可以這樣去引導學生思考：詩中的孩子們對時光老人送的禮物很珍愛，表現在哪里？你覺得應該珍惜時光老人送的禮物嗎？平時你有哪些珍惜時間的事例或不珍惜時間的做法呢？以后你會怎樣對待時光老人送的禮物呢？通過一系列問題的思考，學生就把文章內容、自己的思想和生活實際聯系在一起，這樣就能寫出真情實感，傾吐真實心聲。而在指導學生聯系實際談體會時，不要就事論事，要注意啟發學生展開想象，從古到今，從近到遠，從己到人，從正面到反面，只要與文章的主要內容有關系，都應允許他們大膽自由地寫，如果指導學生把自己的經驗教訓與作者的切身體會結

合起來寫，那么他們的讀后感一定更真切，更有感染力。

我要投稿記事作文以敘事為主，表現發生在活動場地、競賽等事情的某種意義，反映作者對這些事情的態度和看法。

寫誰(作文對象)：發生在活動場地、競賽等事情。寫什么(作文目的)：反映作者對這些事情的態度和看法。

怎樣寫：通過一件事或幾件事說明作文的目的。

寫法：敘述事件，還可以在事件中進行有效的肖像、語言、心理、動作、細節描寫。注意事項：作文過程中，必須堅持始終要與所寫這些事情的態度和看法相聯系。

一、交代清楚事件發生的時間、地點、人物、起因、經過和結果，即六要素。一件事總離不開這六要素，把這方面寫清楚了，才能使讀者了解事件的來龍去脈。

二、要圍繞作文的中心選擇事件，要選擇最能表現作文中心思想的事件做為材料，生活中有不少新鮮有趣和激動人心的事。因此，我們平日要多觀察，多想生活中遇到的事。選材要新穎，在別人的作文中常出現的事要少寫或不寫，這樣寫出來的作文才有吸引力，有新鮮感。

三、事件的主要部分要寫具體。每件事都有起因、經過和結果這樣一個過程，只有把這個過程寫清楚，給讀者的印象才能完整而深刻。在事件中要進行有效的肖像、語言、心理、動作、細節描寫，這一點很重要，這樣寫出來的作文才生動。要突出中心，詳略得當，與主題無關的事不寫