第一篇：文書檔案案卷格式

文書檔案案卷格式

（國家標準）

文書檔案案卷格式(GB/T 9705-88)1、適用范圍

本標準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。2、案卷卷皮格式

文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸規格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(長×寬)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。

卷脊可根據需要分別設 10、15、20mm三種厚度。

用于成卷裝訂的卷皮，上、下側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。

本標準推薦使用250 克牛皮紙制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面項目

封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸。 2.1.3封面項目的填寫方法 2.1.3.1 全宗名稱：

全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。

2.1.3.2 類目名稱：

類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類，并應保持分類體系的穩定性。 2.1.3.3 案卷題名：

案卷題名即案卷標題，一般由立卷人自擬。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種。文字應力求簡煉、明確。 2.1.3.4 時間：卷內文件所屬的起止年月。

2.1.3.5 保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。

2.1.3.6 件、頁數：裝訂的案卷要填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。2.1.3.7 歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。2.1.3.8 檔號的編制：

封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。

全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。

目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號.案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。

2.1.4卷脊項目包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號，其排列格式尺寸。 2.2 軟卷皮格式

使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內保存。 2.2.1軟卷皮外形尺寸：

軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底可根據需要采用長寬為297mm × 210mm(供 A4 型紙用)或260mm × 185mm(供 16 開型紙用)的規格。 2.2.2軟卷皮封面項目：

軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置。 2.2.3軟卷皮封二項目：

軟卷皮封二印制項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、心寸。

軟卷皮封二項目的填寫方法同 3.4 卷內文件目錄填寫方法。

2.2.4軟卷皮封三印制項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置軟卷皮封三項目的填寫方法同 4.3 卷內備考表填寫方法。2.3 卷盒格式

2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm(長×寬)，其高度可根據需要分別設置 30、40 或50mm的規格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。 2.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面為空白面。

卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。 2.4 填寫要求

2.5 填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。3、卷內文件目錄格式 3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內通用 16 開型(即長×寬為260mm × 185mm)或國際標準 A4 型(即長×寬為297mm × 210mm)。 3.2 頁邊與文字區尺寸

卷內目錄用紙上白邊(天頭)寬 20 ± 0.5mm

卷內目錄用紙下白邊(地腳)寬 15 ± 0.5mm

卷內目錄用紙左白邊(訂口)寬 25 ± 0.5mm

卷內目錄用紙右白邊(翻口)寬 15 ± 0.5mm

3.3 卷內文件目錄項目包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。

各項目 具體位置、尺寸。 3.4 卷內文件目錄填寫方法

3.4.1順序號：以卷內文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。 3.4.2文號：文件制發機關的發文字號。

3.4.3責任者：對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者。3.4.4題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“〔〕”號。

3.4.5日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數字右下角加“·”號。

3.4.6頁號：卷內文件所在之頁的編號。

3.4.7單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：

全宗號目錄號案卷號件號 × 15 mm

3.4.8備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。、卷內備考表格式

4.1 卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內目錄。

4.2 卷內備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸。4.3.1本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。4.3.2立卷人：由責任立卷者簽名。 4.3.3檢查人：由案卷質量審核者簽名。 4.3.4立卷時間：填寫完成的立卷日期。 5、案卷各部分的排列格式

5.1 使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。5.2 使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：

軟卷封面(含卷內文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入盒保存。、文書檔案案卷格式監制 

6.1 文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表的監制權屬于各級檔案局。

6.2 在卷皮封底的下部應印上“由××檔案局監制”的字樣。

第二篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，也是由通用文書轉化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續和發展。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發揮著極為重要的作用。

高校體系機構龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數量也會越來越多，內容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發顯得至關重要。檔案是由文件轉化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，只有規范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量，也直接關系到文書檔案的質量，做好文書工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質量，也體現了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現公文制發不規范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內容）、擴散，紙張規格大小不一等現象。出現這些問題的主要原因是：大多數從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業畢業，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業畢業的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

（二）調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。

第三篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結、統計報表等。

（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經簽發的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。

第四篇：公安文書—案卷裝訂順序

案卷裝訂順序

1、犯罪嫌疑人基本情況

2、電話報警記錄

3、接報案筆錄

4、受案登記表

5、刑事案件立案報告表

6、呈請立案報告書

7、立案決定書

8、現場勘驗檢查相關材料

9、案情分析（現場分析）

10、偵查計劃

11、證人訴訟權利義務告知書

12、被害人戶籍證明

13、詢問筆錄（X份）

14、鑒定意見

15、鑒定意見通知書

16、呈請拘傳報告書

17、拘傳證

18、呈請搜查報告書

19、搜查證 20、搜查筆錄

21、扣押清單

22、物證照片

23、呈請辨認報告書

24、辨認對象照片（人身、場所、物品、尸體）

25、辨認筆錄

26、呈請拘留報告書

27、拘留證

28、拘留通知書

29、提請批準逮捕書 30、批準逮捕決定書

31、逮捕證

32、逮捕通知書

33、抓捕經過

34、提訊提解證

35、訊問計劃

36、犯罪嫌疑人戶籍證明

37、犯罪嫌疑人訴訟權利義務告知書

38、訊問筆錄（四次）

39、呈請偵查終結報告書 40、起訴意見書

41、隨案移送清單

第五篇：執法案卷文書管理規定

（五）執法案卷文書管理規定

一、路政執法人員必須使用統一印制的案卷文書。

二、法律文書實行專人領管，不得任意借用，不得遺失，作廢文書須保存完整，文書使用完后，將存根及作廢文書交回內勤管理人員處，完善相關手續。

三、執法案卷文書應按規定的格式制作。

1、用墨水筆或簽字筆填寫，書寫工整、清晰。

2、各項內容填寫完整、準確;存根與送達聯應一致。

3、案卷文書裝訂整齊。

四、執法案卷文書實行集中管理，分別立卷，一案一卷的原則，任何人不得私存案卷，結案前，案卷可由承辦人保管，結案后，承辦人應在規定的時間內將案卷整理完備，移交專人保管，歸檔時，保管人要逐卷認真檢查，嚴格驗收，進行交接，不得接受制作不符合規定的案卷文書。

五、執法案卷文書非經批準不得調閱、借閱，對確需調閱的，應按規定辦理手續。

1、調閱、借閱一般不得少于二人，并持有單位介紹信和身份證明。

2、調閱僅限于司法機關，其他單位不得調閱。

3、借閱指當場閱讀，閱后一律不準私自復印。

六、執法案卷文書歸檔后要及時存入檔案柜有序地保存，不得隨意亂放，保管人員要定期檢查檔案，對保管期限已滿的案卷太 湖及時鑒定，造冊登記，報請批準后現再行銷毀。