第一篇：文書檔案管理制度

甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室

規(guī)章制度

文書檔案管理制度

一、文書檔案管理

1.歸檔文書檔案應(yīng)當(dāng)字跡清晰、完整有效。

2.各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責(zé)范圍。

3.文書檔案歸檔范圍

(1)具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文，除證件外還應(yīng)有其附件。

(2)本單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件、請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件和經(jīng)營(yíng)合同等。

(3)本單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料規(guī)章制度、調(diào)研材料、崗位職責(zé)等。

(4)企業(yè)在發(fā)展過程中被國家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

(5)歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。

二、文書檔案歸檔要求

1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件資料整理一次，造冊(cè)登記，對(duì)重要的文件要標(biāo)明密級(jí)。

2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號(hào)和加蓋年代號(hào)。

3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。

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規(guī)章制度

5.每年七月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。

三、文書檔案的借閱

1.檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續(xù)。

2.根據(jù)公司實(shí)際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機(jī)密、秘密類檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經(jīng)理簽字。

4.借閱一般性文書需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。

5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，超過1天的需向檔案室說明并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將給予20元—200元的經(jīng)濟(jì)處罰。

6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)生泄密應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取補(bǔ)救措施。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的要追究其責(zé)任，給予50元—500元的經(jīng)濟(jì)處罰直至開除。

7.因工作需要需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)辦公室主任簽字，使用后須將復(fù)印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復(fù)印件的需報(bào)公司批準(zhǔn)，并在借閱登記薄中注明。

8.屬公司秘級(jí)的文件資料一律不準(zhǔn)帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則按故意泄密處理。

四、文書檔案的保管及銷毀

1.檔案室管理員有責(zé)任對(duì)各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

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2.公司對(duì)所有文書檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案室負(fù)責(zé)。3.檔案室管理員要對(duì)各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理、分類、立卷、編目。

4.文書檔案保管應(yīng)分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，超過保管期的文書檔案經(jīng)公司辦公室及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊(cè)。

五、文書檔案管理的分工

1.公司財(cái)務(wù)資料的管理按《國家會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度》執(zhí)行。所有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及稅務(wù)資質(zhì)原件統(tǒng)一均由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管（人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好填寫交接清單，辦清交接手續(xù)）。

2.公司檔案資料室負(fù)責(zé)所有業(yè)務(wù)及技術(shù)和經(jīng)營(yíng)方面的檔案資料歸檔整理。

(1)項(xiàng)目管理和設(shè)計(jì)等業(yè)務(wù)工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內(nèi)容）。

(2)項(xiàng)目工程、商務(wù)談判、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)業(yè)務(wù)方面的電子映影（軟件）和業(yè)務(wù)圖書刊物資料等。

(3)各級(jí)政府部門對(duì)項(xiàng)目的批文和相關(guān)文件附件等資料。(4)項(xiàng)目工程所需地標(biāo)圖和設(shè)計(jì)圖紙等。

(5)本公司內(nèi)外部收文、發(fā)文、公函、會(huì)議紀(jì)要等文件資料的管理。

(6)本公司固定資產(chǎn)購置及維護(hù)的資料登記保管；機(jī)動(dòng)車購買和租賃、房產(chǎn)購買和租賃、設(shè)備器材等重大物品的購買租賃等方面所簽訂各項(xiàng)合同的登記資料保管。

(7)公司資質(zhì)類申報(bào)、審核、變更和升級(jí)等相關(guān)檔案資料的原件

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規(guī)章制度

由辦公室保管。

(8)其它與項(xiàng)目工程和技術(shù)相關(guān)的檔案資料。

3.員工花名冊(cè)、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術(shù)職稱資料；員工績(jī)效考核資料；職務(wù)任免資料等由人力資源部保管。

六、關(guān)于檔案資料的有關(guān)規(guī)定，各部門專職人員要嚴(yán)格執(zhí)行。如因人員變動(dòng)或調(diào)整，要做好工作交接。

本制度自下發(fā)之日起實(shí)施，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋修訂。

辦公室 二○一二年三月

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第二篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門)，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。

7、公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)。

8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。

（二）歸檔時(shí)間

1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。

3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。

4、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第三篇：教育局文書檔案管理制度

咸安區(qū)教育局文書檔案管理制度

一、歸檔時(shí)間

機(jī)關(guān)各職能股室、二級(jí)單位按歸檔范圍，在每年三月底前，將上的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號(hào)存檔。

二、歸檔范圍

1、上級(jí)主管機(jī)關(guān)及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導(dǎo)性文 件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、批示、批復(fù)、意見等。

2、本局領(lǐng)導(dǎo)或局內(nèi)人員到上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)、開會(huì)帶回來的文件材料以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)求和其他材料。

3、上級(jí)非隸屬機(jī)關(guān)的同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來備案的重要文件材料。

4、本局代上級(jí)機(jī)關(guān)或區(qū)領(lǐng)導(dǎo)草擬征求意見、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。

5、本局召開全區(qū)教育工作會(huì)議的通知、議程、名單、記錄、決議、決定、討論通過的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、局務(wù)會(huì)議記錄等材料。

6、本局頒發(fā)的或與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報(bào)、通知、批復(fù)、指示、總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示等文件材料。

7、本局關(guān)于干部（教師）招聘、選拔、職務(wù)任免、工作調(diào)動(dòng)的通知、批復(fù)等文件。

8、本局進(jìn)行調(diào)查研究、檢查工作或者其他機(jī)關(guān)協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。

9、本局處理群眾來信來訪形成的各種材料和處理指示、意見。

10、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。

11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動(dòng)的照片、講話、剪報(bào)、材料等。

12、本局制訂的工作計(jì)劃、總結(jié)以及各類名冊(cè)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表等材料。

13、本局關(guān)于機(jī)關(guān)及二級(jí)單位干部職工任免、調(diào)資、獎(jiǎng)懲（包括轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信存根）等文件材料。

14、下級(jí)機(jī)關(guān)送來的各種計(jì)劃、報(bào)告、信息、總結(jié)、請(qǐng)示、重要會(huì)議活動(dòng)的報(bào)道及送達(dá)備案的各類統(tǒng)計(jì)表等。

15、專業(yè)技術(shù)職務(wù)確認(rèn)起點(diǎn)職務(wù)審批表、聘任呈報(bào)表、任職資格評(píng)審表、任務(wù)合同書、考核登記表、工作總結(jié)和畢業(yè)證復(fù)印件等。

16、各級(jí)各類獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等。

17、本單位會(huì)計(jì)原始記賬、匯總憑證、總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)告、報(bào)表，預(yù)算、決算表及分析材料、各類移交清冊(cè)等。

18、上級(jí)和本局領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。

19、本局工程設(shè)計(jì)、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計(jì)劃、合同書、協(xié)議，投資項(xiàng)目、土地規(guī)劃許可證、所有權(quán)證，工程竣工驗(yàn)收、材料檢驗(yàn)、檢測(cè)、報(bào)告記錄，工程預(yù)算、決算、結(jié)算書等有關(guān)材料。

20、本局購置的財(cái)產(chǎn)、檔案等交接憑證及各類設(shè)備說明書、用戶手冊(cè)等。

21、機(jī)關(guān)各股室、二級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要留存歸檔的其他資料。

三、查閱利用

1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。

2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復(fù)制卷內(nèi)材料，須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)檔案管理人員審查、蓋章后方可調(diào)閱。

3、局機(jī)關(guān)各股室、二級(jí)單位只限于查閱本股室工作范圍內(nèi)的檔案，查閱超越本股室職責(zé)范圍的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則，不予查閱。

4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)方可借用，借用時(shí)間最多不超過三天。

5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無損，不得擅自拆卷、涂改、作標(biāo)記。任何人不得將檔案轉(zhuǎn)借和調(diào)換，查、借閱檔案按規(guī)定時(shí)間歸還。

6、對(duì)歸還的案卷，必須當(dāng)面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出并進(jìn)行處理，造成嚴(yán)重后果的，報(bào)請(qǐng)局黨組對(duì)相關(guān)責(zé)任人作嚴(yán)肅處理。

第四篇：文書檔案、印章管理制度

文書檔案、印章管理制度

為了規(guī)范本站文書檔案、打字復(fù)印、印章管理，實(shí)行有效的內(nèi)部控制，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

1、分工負(fù)責(zé)材料撰寫。按分工負(fù)責(zé)的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業(yè)性文稿由相關(guān)股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊(cè)等交政辦股統(tǒng)一處理，經(jīng)核稿修改、審核簽發(fā)、編號(hào)登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統(tǒng)一辦理，擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。

2、嚴(yán)格管理公文收發(fā)。嚴(yán)格公文收發(fā)管理，及時(shí)登記，并送局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。局領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件要及時(shí)簽署辦理意見，及時(shí)交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時(shí)造成不良后果的，將追究有關(guān)人員的責(zé)任。急辦件可在報(bào)告分管政辦股領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)直接處理到相關(guān)股室辦理，同時(shí)報(bào)告給站長(zhǎng)和分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室及時(shí)跟蹤、反饋。

3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案?jìng)浞荽鏅n，紙質(zhì)檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統(tǒng)一編號(hào)立卷，存放檔案室以便工作查閱。

4、印章管理。嚴(yán)格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負(fù)責(zé)人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管。出具證明或其它需用印章的，必須經(jīng)站長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。

第五篇：律師事務(wù)所 文書和檔案管理制度

律師事務(wù)所

文書和檔案管理制度

一、律師承辦業(yè)務(wù)形成的文件材料，必須嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的要求立卷歸檔。立卷歸檔工作由承辦律師負(fù)責(zé)。

二、律師業(yè)務(wù)檔案分訴訟、非訴公二類。訴訟類包括刑事辯護(hù)（含附帶民事代理和刑事自訴）、民事訴訟代理、行政訴訟代理三種。非訴訟包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴業(yè)務(wù)四種。

三、律師業(yè)務(wù)檔案按和一案一卷，一卷一號(hào)原則立卷歸檔。兩個(gè)以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立案。律師承辦跨的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)立卷。

四、律師承辦業(yè)務(wù)中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等，都必須用鋼筆或簽字筆書寫、簽發(fā)，要求字體整齊、清晰。

五、對(duì)已提交給人民法院、仲裁機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。

六、對(duì)不能附卷歸檔的實(shí)物證據(jù)，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保留處所、質(zhì)量檢查、證明等記載或留存附卷后，分別保管。

七、律師業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進(jìn)程或時(shí)間順序排列。

八、終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對(duì)終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

九、律師業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號(hào)，兩面有字的要兩面編頁號(hào)，頁號(hào)位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號(hào)）。

十、案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔釘牢。

十一、歸檔材料應(yīng)在結(jié)案或事務(wù)辦結(jié)后三個(gè)月內(nèi)整理立卷。裝訂成冊(cè)后由承辦人根據(jù)《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，經(jīng)主任或主任指定的人員審閱簽章后，移交檔案管理人員，并辦理移交手續(xù)。

十二、檔案管理人員接收檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，凡不符合立卷規(guī)定要求的，一律退回立卷人重新整理，待全部合格后，方能辦理移交手續(xù)。

十三、涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的律師業(yè)務(wù)案卷均應(yīng)列為密卷，在歸檔時(shí)應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密卷章。

十四、隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、光盤等音像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上光盤上注明當(dāng)事人姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。

十五、本制度自本所批準(zhǔn)成立之日起生效實(shí)施。