第一篇：文書管理制度

第二節 文書管理制度

一、文書管理規定

（一）總則

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全公司各類文件分別由黨群工作部和綜合管理辦公室歸口管理。

（二）收文的管理 第四條 公文的簽收

1．凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交黨委、綜合管理辦公室（以下簡稱綜合辦）機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2．對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1．“兩辦”機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的應由公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應分別交“兩辦”辦理正常手續。

2．本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交“兩辦”機要秘書進行登記編號保管，不得由個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉

1．凡正式文件均需分別由“兩辦”主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱簽后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2．一般函、電、單據等，分別由“兩辦”機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

3．為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條 文件的傳閱與催辦

1．傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2．閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交還，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，“兩辦”應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3．閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要需取走文件或其附件，須辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4．文件閱完后，應送交“兩辦”機要秘書，切忌橫傳。

5．綜合辦機要秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理，不得將文件壓放分散。如需備查，應按照有關保密規定，并征得“兩辦”同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由“兩辦”機要室通知其到機要室閱文。

（三）發文的管理 第八條 發文的規定

1．全公司上報下發正式文件的權力分別集中在黨委和總經理辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2．各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作而要求發文的，應分別向黨委、總經理辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交“兩辦”審核。黨委、總經理辦公室同意發文，則“兩辦”分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口后，以“黨 × 字”、“公司 × 字”發文。群眾團體文件由黨委批轉。

3．對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由黨委書記或總經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。

第九條 發文的范圍

1．凡是以黨委、公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報等，均屬發文范圍。

2．黨委、公司下發文件主要用于：（1）公布全公司規章制度；

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機構變動或干部任免事項；

（4）公布全公司性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關全公司的重大事項。3．黨委、公司上行文、外發文主要用于：

（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同其他公司聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4．在公司日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

5．凡各業務部門形成的材料如開專題會議所作的決定，一般的形式不應發文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊的形式發會議紀要。

6．各業務部門與其他公司發生的一般業務聯系，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查），不必用公司名義發文。

（四）發文程序與要求 第十條 發文程序規定

1．各單位需要發文，應事先向黨委、總辦提出申請。

2．總辦同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。

3．草擬文稿必須從全公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆和彩筆書寫。

4．文稿擬就后，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級。

5．“兩辦”應根據公司的要求和上級有關指示精神及有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿，應退回擬稿人重新擬稿。

6．經“兩辦”審查修改后的文稿，送部門主管核稿（對文稿內容、質量負責）。7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚。8．需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。

9．文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送公司領導審定批準簽發。10．經領導批準簽發后的文稿交“兩辦”機要秘書統一編號送打字室打印。11．文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在所發文稿上簽名。

12．文件應由“兩辦”派專人按數印刷，再由“兩辦”機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

（五）文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，有密級的文件須“兩辦”主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。

第十三條 “兩辦”機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的立卷與歸檔 第十五條 文件的歸檔范圍

1．凡下列文件統一由“兩辦”負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；

（2）黨委、公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、3 領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

（3）公司黨委會、總經理辦公室、中層干部會以及各種專業例會記錄；

（4）公司黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等公司一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；

（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上的匯報發言材料等；（7）上級機關領導同志來公司檢查、視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級做工作匯報的提綱和材料；

（8）反映本公司生產、經營活動，先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品；（9）公司日志和大事記；

（10）公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2．業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料由各業務部門、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1．文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2．立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3．要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份，接交部門各留存一份備查。

（七）文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，“兩辦”機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由“兩辦”機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙公司監視銷毀。

二、文件打印實施細則

第一條 凡以公司或黨委名義上報下發的文件、報表工作計劃、總結、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及公司領導批準翻印的文件、材料均屬打印范圍。

第二條 由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全公司性的月（季）生產、工作計劃，和一個時期全公司性的工作安排，以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。

第三條 不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全公司性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術資料和便函都不屬打印的范圍。

第四條 凡需打印的文件、資料應在其底稿首頁附上“發文單”，經主管部門負責人審查同意并經審核修改、統一編號后，經有關部門會簽，分管公司領導簽發，方能交付打印。

第五條 公司文員接稿后，應認真檢查文件簽發手續是否完備，書寫是否工整，是否符 4 合文件歸檔要求等，對發文手續不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權拒絕打印。

第六條 公司文員要建立打字登記簿，對各類文件材料按規定內容和要求統一登記。并根據綜合辦安排的輕重緩急次序執行。打字時要做到快速、準確，排版要合理美觀。

第七條 公司文員要嚴格遵守保密制度，不得將打字的內容向外泄露，與工作無關人員不得進入打印室。

第八條 公司文員要愛護打印設備和物品，按規定做好維護保養工作和物品領用登記及費用統計工作。

第九條 文稿打完后，公司文員要把原稿和打字清樣交給“兩辦”秘書或擬稿人校對。校對者校完后應在原稿上簽字，以示負責。

第十條 凡是以黨委、公司名義上報下發的文件材料（見第一條范圍）分別由“兩辦”或擬稿人負責校對，由公司文員負責打印、裝訂，達到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由“兩辦”機要員上報下發。以部門名義下發的生產工作計劃安排、專題會議紀要，由歸口部門負責校對、打印和發送。

第十一條 “兩辦”秘書對文件的差錯情況要進行登記考核。

第十二條 打印文件要嚴格按照審批份數印刷，打印者不得私自增加份數或私自留存。

三、企業報刊、郵件、函件收發實施細則

第一條 全公司公私報刊、外來郵件、外發公啟、函件由收發室負責收發。第二條 外發函件要求。

1．各部門因公需外發函件，經辦人員應于每天下午×點以前將函件送到收發室，另填寫掛號、平信外發登記表。

2．每天下午 × 點以前，收發室應清點當日外發函件，送交郵局寄發。第三條 外來郵件管理。

1．外來郵件一律經公司收發室簽收分發。

2．凡掛號、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。3．一般公啟函件和公司職工私人信件，由收發室開具清單分放到各部門信報箱內。4．私人不明平信一律放到信架（信袋）內，由個人自取。

5．不論公私郵件，收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤。對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。

6．凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

第四條 報刊訂購與收發。1．報刊訂購。

（1）訂購時間：上半年報刊 × 月訂購，下半年報刊 × 月訂購。

（2）訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊 5 公費訂購的部門除按上述要求填寫預訂單外，還須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些部門或員工。

2．報刊收發。

（1）收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

（2）收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間為 × 小時，任何人不得進入收發室。

（3）每天分發到各部門信報箱的報刊應隨附分發清單。

（4）各部門應固定專人按時領取報刊和公啟函件。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發無差錯。

第五條 收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，節假日應采取換休形式。第六條 收發室內外應保持整齊清潔。

第七條 收發室由 × 部門負責管理，其工作質量由 × 部門進行檢查、考核，并承擔責任。

四、印章管理實施細則

（一）印章種類 第一條 種類 1．公章：

各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業務專用的公司印章。

2．職章：

（1）總經理刻有公司名銜及職別的印章。（2）刻有職別及特定業務專用的主管印章。

3．職銜簽字章：各部門經理級以上主管刻有職銜及簽名的印章。

4．部門章：刻有公司及部門名銜的印章。如為不得對企業外行文之部門，應于部門章上加注“對內專用”的字樣。

5．校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及“校對章”或“騎縫章”、“附件章”等字樣的印章。

第二條 印章的材質及形式 所有印章均為圓形橡皮質。

（二）印章使用 第三條 監印人員

（1）各公司公章及總經理職章之監印人員應簽請本企業總經理核定后任用。（2）特定業務專用的圖記及總經理職章、公章之監印人員應簽請各公司總經理核定后任用。

（3）各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監印人員。

（4）監印人員不在時，應由代理人代為監印，代理人的任用應依前三款的規定簽準或 6 指派。

第四條 印章蓋用

（1）行文時應請監印人員依據規定于函件、文稿及底本上用印。

（2）其他文件需蓋用印章者，經辦人應填具“蓋用印章申請單”一式二聯，經呈準后憑以申請用印，監印人員除于文件上用印外，還應于“蓋用印章申請單”正面加蓋使用的印章，并收存第一聯，第二聯退回經辦部門存查。

第五條 印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印。

（三）印章管理

第六條 印章的核定及制發部門

（1）公章、總經理之職章及職銜簽字章均經總經理核定，由總經理室統一制發。（2）總管理處各部、室、中心的部門章或特定業務之主管職章經各部（室）經理（主任）核定，由總經理室統一制發。

（3）各事業部經理的職銜簽字章、特定業務之主管職章及各部門的部門章經各公司總經理核定后，由總經理室統一制發。

第七條 印章登記

業務主辦部門需用特定印章或業務專用印章向有關主管機構報備時，該印章的登記、更換、撤銷等的手續，均由該主辦部門辦理。

第八條 印章申請 1．印章制發的申請

因業務需要或組織變更，由主辦部門填具“請（制）發印章申請表”一份，送交印章管理部門依本規則第六條的規定呈請核定后由管理部門制發。

2．印章換發的申請

（1）印章因印文磨損申請換發時，由監印人員填具“請（換）發印章申請表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發日期，送交印章管理部門依本規定第六條規定呈請核定后由管理部門換發。

（2）原有廢舊印章應于換發的印章收到后一周內，由監印人員依本規則有關規定辦理。3．印章補發的申請

（1）印章毀損或遺失時，監印人員除向該印章登記機構報備并依法公告作廢外，應填具請（補）發申請表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發日期、毀損或遺失經過及失職人員的懲處，并經管理部門依本規則第六條規定呈請核定后，由管理部門補發。

（2）補發印章的文字體應有異于原印章，以示區別。

（3）遺失的印章尋獲時，應即交由監印人員于兩日內依本規定第九條規定辦理。4．印章增發的申請

（1）一種印章以制發一枚為原則，但如因業務需要或受地區限制需增發者，由業務主辦部門依本條第一款規則申請。

（2）增發的印章應由管理部門斟酌實情設法加以區別。第九條 印章繳銷

1．廢舊、撤銷或遺失尋獲的印章，應由監印人員填具“繳銷印章申請表”一份，送交印章管理部門依本規則第六條的規定呈請核定后，檢具繳銷之印章，送繳管理部門撤銷。

2．印章管理部門收到繳銷的印章，即斟酌實情予以保存或截角注銷。

第十條 印章管理

1．各種印章由各監印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監印人員負完全責任。2．印章管理部門應指定專人負責印章的制發、換發、補發、稽查等管理工作，并設立“印章登記表”，拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

3．印章不固定換發年限，印章管理人員每年至少應稽查一次。

4．主管、監印人員或印章管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印章管理部門。

第二篇：文書管理制度

XXXX控股有限公司

公文管理制度

第一章 總則

一、為了進一步加強公司公文管理，規范公文管理流程，進而促進工作效率的提升，特制定本制度。

二、本制度適用于浙江美道控股有限公司及所屬分（子）公司。

三、公司公文管理歸口部門為行政部，具體職責如下：

1、控股公司行政部負責公司公文管理體系的建立和完善，并指導所屬分（子）公司規范公文管理工作。

2、行政部負責公司公文收發、登記、傳閱、催辦、審核、歸檔管理等工作。

第二章 常用文書種類

四、本制度所稱公文指控股公司及所屬（分）在公司在經營管理工作中形成的文件資料，包括請示、報告、決議、決定、制度、通知、通報、批復、紀要、工作聯系函等。

五、常用文書種類及用途：

1、請示：向上級請求指示或批準，用“請示”。

2、報告：向上級匯報工作、反映情況或提出建議，用“報告”。

3、指示：向下級部門布置工作，闡述工作活動的指導原則，用“指示”。

4、批復：答復請示事項，用“批復”。

5、通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或需要知道的事項，批轉下級公文，轉發上級、下級或不相隸屬單位的文件，用“通知”。

6、通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況和需要所屬單位知道的事項，用“通報”。

7、決定、決議：對某問題或重大活動作出安排，用“決定”。通過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

8、函：平行的或不相隸屬的單位之間相互商洽工作，用“函”。

9、會議紀要：傳達會議議定事項或會議精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。

第三章收文管理

六、收文登記：

1、公司外來文件均由行政部指定專人負責接收。接收文件時要點清數量，并在《發文

登記本》上進行登記和編號。

2、收文登記內容包括：收文序號、收文日期、來文單位、來文標題及備注等。

七、收文傳閱：

1、行政部經理負責填寫《文件傳閱處理單》并提出擬辦意見，交公司領導或相關部門審閱或辦理。

2、文件處理和傳閱應高效，一般文件處理和傳閱不超過1個工作日；閱件人須在文件傳閱處理單上簽署意見或簽名。

3、文件處理和傳閱完畢后，閱件人應及時將文件交回行政部，以便繼續流轉或歸檔。

八、催辦：

對需要回復上報的文件，行政部負責跟進經辦人處理或辦理情況，以保證按規定期限回復上報。

九、來文處理和傳閱完畢，由行政部按照編號順序進行歸檔，并制作文件清單以備查閱；歸檔的文件須包含原件及傳閱記錄。

第四章 發文管理

十、公文起草：

1、控股公司各部門及所屬分（子）公司發文應遵循“精簡高效”的原則，根據實際需要擬寫公文，盡可能減少發文數量。

2、公文起草須遵循統一的格式和編號規則（具體見附件）。

3、公文須明確適用范圍。

十一、公文審核及簽發：

１、控股公司對外發文（各職能部門對外發文均應以控股公司名義進行），以及內部重要文件（如：制度、經營計劃、重要通知等）由控股公司總經理或其授權人簽發。

2、所屬分（子）公司對外發文由董事長或其授權人簽發，公司內部文件由公司總經理簽發。

3、行政部經理負責公文核稿（文體、格式、發文必要性等）工作；必要時組織相關部門會簽審核。會簽審核須由明確意見，并簽名。

4、所屬分（子）公司發文均須抄送控股公司行政部。

十二、公文印發：

1、公文簽發完畢，由行政部部負責統一編號及印發；屬公司對外發文的，由公文發起部門負責遞送。

2、公文簽發完畢，方可加蓋公章。

3、所有發文須在《發文登記表》做好登記并由收文部門簽收。

4、已印發的公文，由行政部統一保存管理。非經批準，任何部門及個人不得擅自修改。

第五章 公文保管

十三、公文存檔：

所有收發的公文及傳閱記錄、審批會簽記錄等需要以收發文單位為類別進行分類保存，并制作公文檔案清單。

十四、公文借閱：

已歸檔的公文，各部門若需借閱，統一到行政部辦理借閱手續后借閱。

十五、公文清理：

控股公司及所屬分（子）公司年定期對已存檔的公文進行清理，對于沒有存檔價值、已經作廢的公文可酌情予以清理，但至少必須保留電子版清單備查。

第六章 附則

十六、本制度由控股公司行政部部起草并負責解釋。

十七、本制度自下發之日起執行，原制度中由與之沖突之處，以本制度為準。

第三篇：文書管理制度

文書管理的制度主要有哪些？

(一)收發文登記制度。收發文登記制度是文書工作中的一項重要制度，是對文書的收發文處理程序中關于登記方面的規定。收發文登記制度的主要內容有：收發文登記的原則、范圍、項目、要求和獎懲等。

(二)傳閱借閱制度。傳閱借閱制度是對文書人員組織傳閱文件，領導人間批文件和有關借閱文件所作的規定。對保證文件正常運轉和安全有效利用具有重要作用。傳閱借閱制度的內容主要包括；對文書人員組織傳閱借閱的要求、傳閱借閱范圍、傳閱借閱登記手續和對傳閱借閱人的要求等。

(三)核稿簽發制度。核稿簽發制度是對機關制發文件必須進行核稿簽發和對核稿簽發入要求的規定。其內容主要有：核稿時對核稿人的要求，包括對核稿人的資格、工作態度、工作質量和獎懲辦法的規定；核稿本身所做的規定，包括對核稿的標準、內容、程序、方法、時間等內容。簽發，包括對簽發權限、簽發程序、簽發者的責任及對簽發者的要求等。

(四)閱文室制度。閱文室制度即對閱文室管理和領導人閱文所作的有關規定。閱文室制度應奉著保密、安全、方便的原則制定。閱文室制度的主要內容應包括文件借閱的種類、閱讀人員的范圍，是否可以摘抄、登記、閱文室的安全保管等。

(五)安全保密制度。安全保密制度呈對保證文件安全所制定的制度。保密制度的主要內容包括：保密范圍、保密要求、注意事項、安全保密措施等。

(六)清退、銷毀、歸檔制度。清退是發文機關對所發出的應退回文件的追退。清退制度是對文件清退方面的有關規定和要求。文書清退制度的內容包括：清退范圍、清退辦法、催退等。銷毀制度，是指對傳閱或使用過的無保存價值的文書材料的銷毀。銷毀制度是關于銷毀文書材料的規定和要求。文書銷毀制度的內容包括；銷毀的范圍、銷毀的程序和辦法等。歸檔制度，是文書部門將士卷后的文書案卷移交檔案部門的行為過程，是對歸檔工作的規定和要求。歸檔制度的主要內容包括：歸檔范圍、歸檔時照、歸檔要求等。

(七)文書人員崗位責任制。文書人員崗位責任制，是對文書工作崗位人員的職責規定及要求。其內容主要包括文書人員工作范圍、職權、責任，具體要求等。制定這一制度的原則是任務清楚，責任明確，要求具體。

第四篇：文書管理制度

《文書管理制度》

第一章總 則

第一條為使公司文書管理規范化、制度化和科學化，以提高工作效率和工作質量，特制定本制度。

第二條本制度僅適用于本公司所有內、外部文書的管理工作。

第二章職 責

第三條 各項目/部門經理負責本項目/部門相關文書、函件的擬定。

第四條 擬定后的文書需提交公司行政人事部審核，審核后提交總經辦批準。

第五條 公司所有內、外部文件的發放必須提交公司行政人事部審核。

第六條 本公司與外界往來的文書收發，由行政人事部統一辦理，項目部由項目經理辦理。

第三章 工作程序

第七條 行文類別

1、函：本公司對外機關、團體、公司行文時使用。

2、聯系函：公司內各部門業務溝通時使用。

3、通知：公司內部向下級部門發文時使用。

4、申請：公司內部向上級部門行文時使用。

5、合同：公司對外單位合作約定時使用。

第八條 行文名義

1、對外行文以公司的名義由分管副總經理、法律顧問初審后報總經辦審批并加蓋公司公章。

2、公司內部往來文書，由經辦部門負責人審批。

第九條 收文

一切外來文函在收文后應首先呈報分管副總經理審閱，重要文件報總經理，經行政人事部登記后按批示交相關部門傳閱，傳閱完畢交行政人事部歸檔。

第十條 分文

1、外來文件在收文后呈報總經辦核閱后由行政人事部送相關部門處理。

2、各部門收文后呈部門經理核閱，再轉交經辦人辦理。

3、如果文件涉及兩個部門或部門不明確，應以關系較為密切的部門為主辦單位。如無法

判定部門，呈報總經辦決定。

第十一條 發文

1、對外文件由經辦部門擬訂，分管副總經理審核，總經理審批簽字后加蓋公章，一式兩份，一份交收文單位，一份經收文部門收文確認后交行政人事部存檔。對外文函由行政人事部或經辦部門安排人員遞送，遞送文函時須辦理文件簽收手續。

2、內部往來文書由經辦人擬稿報部門經理審批簽字后提交總經辦批示后發出，一式三份，一份交收文部門，一份交總經辦、收文部門收文確認后由發文部門歸檔。

第四章 文件編碼以及文件格式

第十二條 部門代碼

行政--XZ人事--RS財務--CW

培訓品質—PZ客服中心—KH市場拓展—TZ

項目部以項目前兩字中文拼音，如：黨校項目部--DX

第十三條 文件主題代碼

函--HJ合同—HT制度--ZD

方案--FA規程—GC手冊--SC表格--B

申請--SQ計劃—JH報告—BG總結--ZJ

第十四條 文件編碼

1、對外文件編碼：JX/GW/年月日/順序號（如：JX/HJ/20120101-01）

2、對內文件編碼：JX/部門/文件主題/年月日/順序號，文件主題如人事部申請，JX/RS/SQ20120101-1。

第五章 文件結構、字號、間距

第十五條 通知/申請：以[目的/原因]、[依據]、[事項]三段式斟酌運用。

第十六條 文函：以[目的]、[說明]、[辦法、建議]三段式斟酌運用。

第十七條 標題：小二，方正粗宋體,段前2行、段后1行，行間距：固定值24磅。

第十八條 正文：五號（外發函件：小四），宋體，段前0行、段后0行，行間距：固定值 24磅。

第十九條 表格：外粗，1.5磅。

第六章 文書傳遞、歸檔

第二十條 對外文件以咖啡色文件袋遞送。

第二十一條 內部工作聯系單/通知等直接呈送，涉及機密的以咖啡色文件袋呈遞。

第二十二條 所有加蓋公章的內外文件由行政人事部留存原件，復印件由經辦部門建檔留存。

第二十三條 各部門的文書統一由各部門指定人員歸檔。

第二十四條 承辦人員收到文件兩日內辦妥為原則，最遲不超過三日。但有特殊情況，得

呈報總經辦延期，但緊急文件應不論時間，立刻完成。

第七章文書的借閱與維護

第二十五條 臨時借閱有關文件資料（公司成立、注冊、合同除外）須經分管副總同意后，填寫借閱登記方可借閱，只能現場借閱，無特殊需要，原件一律不準許借閱。第二十六條 如需提取復印件，需提交工作聯系單，經總經辦批準后方可提取復印件。公司各部門文件應定期全面檢查各類在用文件資料的有效性、完整性，發現問題及時處

理，存檔文件定期維護。

第八章發文要求

第二十七條內部文書

1、人事任免、行政處罰統一用紅頭文件；

2、內部通知 /紀要，統一使用內部通知/紀要格式；

3、內部工作申請，統一使用工作審批系單；

4、總結、報告統一使用計劃、總結、報告格式；

5、其他按公司各類表單要求填寫。

第二十八條 對外文件

1、外發函件統一使用外發格式；

2、所有對外函件/合同/協議等由發文部門擬定，由行政人事部、控制部門會簽，總經辦審批。

第九章附則

第二十九條其他凡是與本公司有關的內外文書均參照本制度執行。

第三十條本制度最終解釋權歸公司行政人事部所有。

第五篇：文書管理制度

文書管理制度

第一章 總則

第一條 為了減少發文數量,提高辦公效率和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合本公司實際情況,特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括:政府部門函、電、來文,外單位函、電來文,本公司上報下發等各種文件和資料。

第三條 相關文件和資料由各相關部門歸口管理。

第二章 收文管理

第四條 公司與外界往來的文件，由綜合部文秘人員統一登記、簽收及拆封（注明拆封人的除外）。

公司內部印發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷。

第五條 文秘人員對外來文件拆封后，及時附上 “收文簽”,并分類登記編號,保管。

公司外出人員開會帶回來的文件及資料應及時送交綜合部進行登記編號和保管，不得個人保存。

第六條 凡正式文件均需綜合部經理根據文件內容和性質閱簽后，再由文秘人員分送給有關部門辦理或送董事長總經理批示后辦理。為避免文件積壓誤事，文件收到后四小時內送批，緊急公文收到后半小時內送批。

第七條 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家及公共場所，對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

閱覽文件時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,防止丟失泄密。

第三章 發文管理

第八條 公司上報下發正式文件的權力歸綜合部，各部門一律不

得自行向上、向下發送正式文件。

第九條 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文，應向綜合部提出發文申請,并將文件底稿交綜合部審核，再由綜合部報送總經理審批。

第十條 公司文件必須由總經理批準簽發方可簽發。

第十一條 凡以公司名義發出的文件、通告、決定、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報等，均屬發文范圍。

第十二條 發出的公文，其內容應與文種相符。

第四章 發文程序和要求

第十三條 各部門需要發文,應事先向綜合部提出申請，由綜合部報總經理審批。

第十四條總經理同意發文時，主辦部門應以工作實際需要草擬文件初稿。

第十五條 草擬文稿必須從公司角度出發,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴 禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

第十六條 綜合部應根據總經理的要求及有關文件規定,對文 稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿，應退回擬稿部門重新擬稿。

第十七條 經綜合部審查修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容,質量負責)。

第十八條 需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。第十九條 文稿審核會簽后，送總經理審定批準簽發。

第二十條 打印文件樣本，應由擬稿人校對并在發文稿上簽名。第二十一條 文件打印后，由印章管理人員蓋章，再由文秘人員分發。

第五章 文件的借閱、利用和清退

第二十二條 公司員工因工作需要，需從綜合部借閱已歸檔的文件資料的，須經董事長批準，并辦理登記手續。

第二十三條 借閱文件應嚴格履行借閱手續。各類文件原則上限制在存檔處查閱。如確因工作需要必須借閱，需登記在冊。借閱時間最長不超過兩周，因特殊情況需繼續使用，應辦理續借手續。文件查（借）閱歸還時，由利用者和文件管理人員共同清點檢查，并進行歸還登記。

第二十四條 借閱者應自覺遵守文件管理制度規定，對文件的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、隨意摘抄、復制、轉借和丟失等。違者將根據《檔案法》有關規定予以嚴肅處理。

第二十五條 需要復制文件資料的，應由文件管理人員在辦公室內復制并登記。

第二十六條 利用文件資料實行無償和有償相結合的原則。收費標準詳見公司資料復印收費標準表。

第二十七條 文秘人員對承辦的公文應抓緊催辦，并定期對事情已經辦妥的公司文件和按領導要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底、季末和年終清理）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第六章 文件的立卷與歸檔

第二十八條 歸檔資料應包括下列內容：

（一）公文資料。重要會議紀要、公司經營決策、人事任免、規章制度、重要外來文件、法律法規、合同等；

（二）人事檔案。履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業績證明、簡歷、擔保函、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大

獎懲記載、培訓記載、照片、影相資料等；

（三）辦公設備資料。電腦相關軟件，打印機、傳真機等驅動程序及說明書。

（四）其它。經營許可證、房屋租賃合同等。

（五）工程竣工資料等。

第二十九條 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

第三十條 立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

第三十一條 對同一卷內的文件的排列要遵循如下原則：

（一）批復、批示在前，請示、報告在后；

（二）正件在前，附件在后；

（三）正本在前，定稿在后；

第三十二條 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

第三十三條 上形成的文件材料,要求在下五月份以前整理完，六月份正式向檔案室移交,清單一式兩份(接交方各留存一份備查)。

第七章 文件的銷毀

第三十四條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件, 在經綜合部經理同意并報總經理批準后,應派專人按指定方式監督集中予以銷毀，并按有關規定,辦理申請銷毀手續。