第一篇：文書檔案、印章管理制度

文書檔案、印章管理制度

為了規(guī)范本站文書檔案、打字復印、印章管理，實行有效的內部控制，防范潛在風險，特制定本制度。

1、分工負責材料撰寫。按分工負責的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業(yè)性文稿由相關股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊等交政辦股統(tǒng)一處理，經(jīng)核稿修改、審核簽發(fā)、編號登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統(tǒng)一辦理，擬稿人負責校對。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。

2、嚴格管理公文收發(fā)。嚴格公文收發(fā)管理，及時登記，并送局領導傳閱。局領導傳閱文件要及時簽署辦理意見，及時交辦、轉辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時造成不良后果的，將追究有關人員的責任。急辦件可在報告分管政辦股領導的同時直接處理到相關股室辦理，同時報告給站長和分管領導，辦公室及時跟蹤、反饋。

3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案備份存檔，紙質檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統(tǒng)一編號立卷，存放檔案室以便工作查閱。

4、印章管理。嚴格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負責人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長負責保管。出具證明或其它需用印章的，必須經(jīng)站長或分管領導簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。

第二篇：印章、檔案管理制度

印章管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司的印章管理，防止不必要事件的發(fā)生，結合公司實際情況，特制定本制度。

第二條 本制度適用于全公司范圍。

第二章 管理職責

第三條 印章保管人職責

（一）印章原則上不得帶出辦公室，并應存柜加鎖。特殊情況確需帶章外出辦理公務，報經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準后，應另有監(jiān)印人隨同用印人辦理；

（二）印章保管人員需建立《印章使用登記表》，嚴格按印章使用程序蓋章，明確責任，保證印章的正確使用和絕對安全，防止被濫用和盜用；

（三）印章保管人員應注意印章的日常保養(yǎng)，并定期清洗，確保印跡清晰。

第三章 印章的使用

第四條 印章是指公司印發(fā)或辦理的文件、合同、憑證等與公司權利義務有關的書面材料上，因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的具有法律效力的印章。

第五條 使用印章，一律實行審批制度。經(jīng)領導批準后可蓋印，其權限分級掌握，使用哪級公章，由哪級領導批準，并由其負責。凡不符合用印要求，均應拒絕蓋印。領導在審核通過后，加蓋印章，印章使用申請人需填寫《印章使用記錄》。

第六條 使用印章時，一律實行登記制度，注明用章事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。保管人應對蓋章的文書內容、手續(xù)、格式把關檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領導，妥善解決。嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。

第四章 印章的保管

第七條 公司的印章由總經(jīng)理指派專人保管。印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機關、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人等信息。

第八條 印章的借用

印章借用須辦理手續(xù)，注明經(jīng)辦人、借用人、借用時間、借用理由等信息。

第九條 印章的停用

有下列情況，公章必須停止使用：

（一）機構變動要機構名稱改變；

（二）上級部門通知改變印章圖樣；

（三）印章使用損壞；

（四）印章遺失或被竊，聲明作廢。

第十條 公章停用要提出處理辦法，并報總經(jīng)理批準，及時將停用公章送制發(fā)機關封存或銷毀，建立公章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。

第五章 附則

第十一條 本制度由行政人事部負責解釋。

第十二條 本制度自公司審議通過后施行。

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司對檔案的收集、整理、保管和利用工作，規(guī)范檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案保存質量，結合公司實際情況，特制定本制度。

第二條 本制度適用于全公司范圍。

第二章 管理職責

第三條 行政人事部為公司檔案歸口管理部門。

第四條 行政人事部負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀工作。

第三章 管理范圍

第五條 檔案的管理范圍主要是文件材料，文件材料主要包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結等。

第四章 管理工作要求

第六條 檔案分類

（一）一般情況下按文件內容和性質分為機密、非機密和緊急、非緊急兩類

（二）檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，前兩級不夠應用時得于小類之后另增加細類；

（三）每一檔夾封面內頁應設目次表，案件歸檔時依序編號，并以每一文件一個目次編號為原則。

第七條 檔案名稱及編號

（一）檔案各級分類應賦予名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容、性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混；

（二）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；

（三）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案索引表》，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；

（四）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審。

第八條 檔案文件提交

各子公司檔案室負責篩選、保管、分類、編號文件，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部負責公司本部檔案的管理工作，文件提交

時應注意：

（一）檢查文件的本文及附件是否完整；

（二）文件的處理手續(xù)是否完備；

（三）提交文件是否屬于歸檔的范圍；

（四）建立健全的立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；

（五）在年末檢查齊全后提交至行政人事部。

第九條 歸檔與檔案清理

（一）行政人事部在收到檔案后，按照方便查找的原則，有序地歸檔；

（二）對所有公司檔案系統(tǒng)列排，確保保管期限，編制檔案目錄，按一定次序排列和存放。

第十條 檔案保管期限的確定

（一）永久保存的檔案

1.公司章程

2.組織結構及各種規(guī)章制度

3.公司的核準文件

4.政府的核準文件

5.不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證

6.各種資產(chǎn)管理的相關記錄

7.各種投資管理的相關記錄

8.各種風險管理的相關記錄

9.重大談判、重大投資項目建議的記錄

10.其它經(jīng)核定須永久保存的文書

（二）長期保存

1.預算、決算書類

2.各種計劃書

3.審核手續(xù)和考察報告

4.重要性管理規(guī)定、通知、會議紀要

5.其它經(jīng)核定須長期保存的文書

（三）短期保存

1.期滿或解除之合約

2.一般性通知、規(guī)定、會議紀要、調查

3.結案后無長期保存必要者

4.其它經(jīng)核定為短期保存的文書

第十一條 鑒定與銷毀

（一）根據(jù)國家檔案局及有關部門規(guī)定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期、短期三種；

（二）日常鑒定工作由行政人事部，重要文件由總經(jīng)理負責鑒定，對新入庫的檔案正確劃分保管期限；

（三）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續(xù)，先經(jīng)行政人事部經(jīng)理審批，再由總經(jīng)理批準，方能銷毀；

（四）銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字；

（五）公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

第十二條 檔案的利用

檔案的利用由行政人事部經(jīng)理負責，其操作按以下方式：

（一）公司內檔案利用的方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料；

（二）檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息等；

（三）檔案室應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求；

（四）依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作；

（五）政府有關部門依法執(zhí)行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。第十三條 檔案的借閱和索取

A 總經(jīng)理、副總、行政部經(jīng)理可通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；

B 公司其他人員借閱檔案，必須由部門經(jīng)理批準，辦理相關手續(xù)，重要機密性文件一般不借閱。

第五章 附則

第十四條 本制度由行政人事部負責解釋。

第十五條 本制度自公司審議通過后施行。

第三篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結合本公司實際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。

2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領導審核簽發(fā)(屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會簽外單位文件，經(jīng)相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發(fā)后，再送有關部門會簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領導及聯(lián)合發(fā)文單位領導分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內部文件），如規(guī)章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

5、上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。

7、公司及各部門的工作計劃、總結。

8、本公司的各種統(tǒng)計報表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術職稱評審材料。

（二）歸檔時間

1、各部門應主動在每年元月底將上具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。

3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)公司領導批準后才能摘抄和復制。

4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。

第四篇：文書檔案管理制度

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規(guī)章制度

文書檔案管理制度

一、文書檔案管理

1.歸檔文書檔案應當字跡清晰、完整有效。

2.各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。

3.文書檔案歸檔范圍

(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除證件外還應有其附件。

(2)本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領導部門間的往來文件、請示、報告、項目立項、重要函件和經(jīng)營合同等。

(3)本單位在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種文件材料規(guī)章制度、調研材料、崗位職責等。

(4)企業(yè)在發(fā)展過程中被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

(5)歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。

二、文書檔案歸檔要求

1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件資料整理一次，造冊登記，對重要的文件要標明密級。

2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號和加蓋年代號。

3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時要有交接手續(xù)。

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規(guī)章制度

5.每年七月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。

三、文書檔案的借閱

1.檔案室需設立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續(xù)。

2.根據(jù)公司實際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機密、秘密類檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經(jīng)理簽字。

4.借閱一般性文書需經(jīng)部門負責人簽字。

5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應及時歸還，超過1天的需向檔案室說明并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將給予20元—200元的經(jīng)濟處罰。

6.借閱人應妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復印、涂改或轉借他人，如發(fā)生泄密應及時向公司領導匯報，采取補救措施。給公司造成經(jīng)濟損失的要追究其責任，給予50元—500元的經(jīng)濟處罰直至開除。

7.因工作需要需復印檔案資料的，須經(jīng)辦公室主任簽字，使用后須將復印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復印件的需報公司批準，并在借閱登記薄中注明。

8.屬公司秘級的文件資料一律不準帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準，否則按故意泄密處理。

四、文書檔案的保管及銷毀

1.檔案室管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導。

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規(guī)章制度

2.公司對所有文書檔案進行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案室負責。3.檔案室管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理、分類、立卷、編目。

4.文書檔案保管應分為永久、長期和短期三種，超過保管期的文書檔案經(jīng)公司辦公室及有關領導批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。

五、文書檔案管理的分工

1.公司財務資料的管理按《國家會計財務制度》執(zhí)行。所有會計憑證、賬簿、財務報表及稅務資質原件統(tǒng)一均由財務部專人負責保管（人員變動時，要認真做好填寫交接清單，辦清交接手續(xù)）。

2.公司檔案資料室負責所有業(yè)務及技術和經(jīng)營方面的檔案資料歸檔整理。

(1)項目管理和設計等業(yè)務工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內容）。

(2)項目工程、商務談判、經(jīng)營管理、技術業(yè)務方面的電子映影（軟件）和業(yè)務圖書刊物資料等。

(3)各級政府部門對項目的批文和相關文件附件等資料。(4)項目工程所需地標圖和設計圖紙等。

(5)本公司內外部收文、發(fā)文、公函、會議紀要等文件資料的管理。

(6)本公司固定資產(chǎn)購置及維護的資料登記保管；機動車購買和租賃、房產(chǎn)購買和租賃、設備器材等重大物品的購買租賃等方面所簽訂各項合同的登記資料保管。

(7)公司資質類申報、審核、變更和升級等相關檔案資料的原件

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規(guī)章制度

由辦公室保管。

(8)其它與項目工程和技術相關的檔案資料。

3.員工花名冊、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術職稱資料；員工績效考核資料；職務任免資料等由人力資源部保管。

六、關于檔案資料的有關規(guī)定，各部門專職人員要嚴格執(zhí)行。如因人員變動或調整，要做好工作交接。

本制度自下發(fā)之日起實施，由公司辦公室負責解釋修訂。

辦公室 二○一二年三月

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第五篇：教育局文書檔案管理制度

咸安區(qū)教育局文書檔案管理制度

一、歸檔時間

機關各職能股室、二級單位按歸檔范圍，在每年三月底前，將上的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號存檔。

二、歸檔范圍

1、上級主管機關及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導性文 件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計劃、總結、領導講話、批示、批復、意見等。

2、本局領導或局內人員到上級機關匯報、開會帶回來的文件材料以及向上級機關報送的報告、請求和其他材料。

3、上級非隸屬機關的同級機關發(fā)來屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來備案的重要文件材料。

4、本局代上級機關或區(qū)領導草擬征求意見、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。

5、本局召開全區(qū)教育工作會議的通知、議程、名單、記錄、決議、決定、討論通過的文件、領導講話、局務會議記錄等材料。

6、本局頒發(fā)的或與其他機關聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報、通知、批復、指示、總結、報告、計劃、請示等文件材料。

7、本局關于干部（教師）招聘、選拔、職務任免、工作調動的通知、批復等文件。

8、本局進行調查研究、檢查工作或者其他機關協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。

9、本局處理群眾來信來訪形成的各種材料和處理指示、意見。

10、領導對本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。

11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動的照片、講話、剪報、材料等。

12、本局制訂的工作計劃、總結以及各類名冊、報表、統(tǒng)計表等材料。

13、本局關于機關及二級單位干部職工任免、調資、獎懲（包括轉移工資、行政、黨、團組織關系介紹信存根）等文件材料。

14、下級機關送來的各種計劃、報告、信息、總結、請示、重要會議活動的報道及送達備案的各類統(tǒng)計表等。

15、專業(yè)技術職務確認起點職務審批表、聘任呈報表、任職資格評審表、任務合同書、考核登記表、工作總結和畢業(yè)證復印件等。

16、各級各類獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等。

17、本單位會計原始記賬、匯總憑證、總賬、明細賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財務報表、報告、報表，預算、決算表及分析材料、各類移交清冊等。

18、上級和本局領導視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。

19、本局工程設計、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計劃、合同書、協(xié)議，投資項目、土地規(guī)劃許可證、所有權證，工程竣工驗收、材料檢驗、檢測、報告記錄，工程預算、決算、結算書等有關材料。

20、本局購置的財產(chǎn)、檔案等交接憑證及各類設備說明書、用戶手冊等。

21、機關各股室、二級單位或領導認為需要留存歸檔的其他資料。

三、查閱利用

1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認真負責有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。

2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復制卷內材料，須經(jīng)局分管領導同意，并經(jīng)檔案管理人員審查、蓋章后方可調閱。

3、局機關各股室、二級單位只限于查閱本股室工作范圍內的檔案，查閱超越本股室職責范圍的須經(jīng)分管領導同意，否則，不予查閱。

4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經(jīng)分管領導批準，辦理相關手續(xù)方可借用，借用時間最多不超過三天。

5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無損，不得擅自拆卷、涂改、作標記。任何人不得將檔案轉借和調換，查、借閱檔案按規(guī)定時間歸還。

6、對歸還的案卷，必須當面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出并進行處理，造成嚴重后果的，報請局黨組對相關責任人作嚴肅處理。