第一篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

一、認真做好文件的保管和立卷工作，每年嚴格按歸檔月時間完成上年度文件的立卷歸檔工作。

二、準確地做好文書檔案檢查統計工作，并熟悉檔案的數量、內容，做到調卷迅速、準確。

三、文書檔案管理要做到分類明確，存放整齊美觀，保持清潔、確保安全。

四、外單位人員查閱文書檔案資料，必須持科級以上單位的介紹信，經辦公室領導同意后方可查閱

五、文書檔案一般不外借，因特殊情況需外借，必須經辦公室領導批準，并辦理借閱手續，并按期歸還。

六、查閱文書檔案時，嚴禁在檔案材料上劃線、批字、涂改，保證檔案整潔，不準隨便摘抄檔案內容。

七、嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露文書檔案的內容。

第二篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業規范化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料。文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結合本公司實際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。

2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。

二、發文制度

1、凡以公司名義發出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統一送秘書核稿，經領導審核簽發(屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發)，由文書統一登記、統一印制。凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）交兩份給文書統一收集管理。

2、公司會簽外單位文件，經相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發后，再送有關部門會簽。

3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別簽批后由文書統一編號、印發。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

3、公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。

7、公司及各部門的工作計劃、總結。

8、本公司的各種統計報表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書，房屋買賣、租賃協議，資產登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

13、專業技術職稱評審材料。

（二）歸檔時間

1、各部門應主動在每年元月底將上具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續，方能銷毀。銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。

3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經公司領導批準后才能摘抄和復制。

4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。

第三篇：文書檔案管理制度

甘肅金興工貿有限公司辦公室

規章制度

文書檔案管理制度

一、文書檔案管理

1.歸檔文書檔案應當字跡清晰、完整有效。

2.各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。

3.文書檔案歸檔范圍

(1)具有保存價值的本單位正式收文、發文，除證件外還應有其附件。

(2)本單位在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件、請示、報告、項目立項、重要函件和經營合同等。

(3)本單位在經營活動中產生的各種文件材料規章制度、調研材料、崗位職責等。

(4)企業在發展過程中被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

(5)歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。

二、文書檔案歸檔要求

1.已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件資料整理一次，造冊登記，對重要的文件要標明密級。

2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號和加蓋年代號。

3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時要有交接手續。

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甘肅金興工貿有限公司辦公室

規章制度

5.每年七月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。

三、文書檔案的借閱

1.檔案室需設立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續。

2.根據公司實際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機密、秘密類檔案，需經部門經理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經理簽字。

4.借閱一般性文書需經部門負責人簽字。

5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應及時歸還，超過1天的需向檔案室說明并辦理續借手續，否則將給予20元—200元的經濟處罰。

6.借閱人應妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復印、涂改或轉借他人，如發生泄密應及時向公司領導匯報，采取補救措施。給公司造成經濟損失的要追究其責任，給予50元—500元的經濟處罰直至開除。

7.因工作需要需復印檔案資料的，須經辦公室主任簽字，使用后須將復印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復印件的需報公司批準，并在借閱登記薄中注明。

8.屬公司秘級的文件資料一律不準帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經總經理批準，否則按故意泄密處理。

四、文書檔案的保管及銷毀

1.檔案室管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監督指導。

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甘肅金興工貿有限公司辦公室

規章制度

2.公司對所有文書檔案進行集中統一管理，由公司檔案室負責。3.檔案室管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理、分類、立卷、編目。

4.文書檔案保管應分為永久、長期和短期三種，超過保管期的文書檔案經公司辦公室及有關領導批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。

五、文書檔案管理的分工

1.公司財務資料的管理按《國家會計財務制度》執行。所有會計憑證、賬簿、財務報表及稅務資質原件統一均由財務部專人負責保管（人員變動時，要認真做好填寫交接清單，辦清交接手續）。

2.公司檔案資料室負責所有業務及技術和經營方面的檔案資料歸檔整理。

(1)項目管理和設計等業務工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內容）。

(2)項目工程、商務談判、經營管理、技術業務方面的電子映影（軟件）和業務圖書刊物資料等。

(3)各級政府部門對項目的批文和相關文件附件等資料。(4)項目工程所需地標圖和設計圖紙等。

(5)本公司內外部收文、發文、公函、會議紀要等文件資料的管理。

(6)本公司固定資產購置及維護的資料登記保管；機動車購買和租賃、房產購買和租賃、設備器材等重大物品的購買租賃等方面所簽訂各項合同的登記資料保管。

(7)公司資質類申報、審核、變更和升級等相關檔案資料的原件

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甘肅金興工貿有限公司辦公室

規章制度

由辦公室保管。

(8)其它與項目工程和技術相關的檔案資料。

3.員工花名冊、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術職稱資料；員工績效考核資料；職務任免資料等由人力資源部保管。

六、關于檔案資料的有關規定，各部門專職人員要嚴格執行。如因人員變動或調整，要做好工作交接。

本制度自下發之日起實施，由公司辦公室負責解釋修訂。

辦公室 二○一二年三月

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第四篇：文書檔案、印章管理制度

文書檔案、印章管理制度

為了規范本站文書檔案、打字復印、印章管理，實行有效的內部控制，防范潛在風險，特制定本制度。

1、分工負責材料撰寫。按分工負責的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業性文稿由相關股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊等交政辦股統一處理，經核稿修改、審核簽發、編號登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統一辦理，擬稿人負責校對。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。

2、嚴格管理公文收發。嚴格公文收發管理，及時登記，并送局領導傳閱。局領導傳閱文件要及時簽署辦理意見，及時交辦、轉辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時造成不良后果的，將追究有關人員的責任。急辦件可在報告分管政辦股領導的同時直接處理到相關股室辦理，同時報告給站長和分管領導，辦公室及時跟蹤、反饋。

3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案備份存檔，紙質檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統一編號立卷，存放檔案室以便工作查閱。

4、印章管理。嚴格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負責人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長負責保管。出具證明或其它需用印章的，必須經站長或分管領導簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。

第五篇：文書檔案管理制度

篇一：文書檔案管理暫行辦法 文書檔案管理暫行辦法（修訂版）第一章 總 則

第一條 為加強公司文書檔案的科學化、規范化、制度化管 理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及相關國家標準、檔案行業標準等，結合公司實際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的文書檔案是指公司在各項管理工作中 形成的、已辦理完畢的經營管理等方面具有保存價值的各種載體的文件材料。第三條 本辦法適用于全公司文書檔案的管理。第二章 職 責

第五條 辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理 機構，主管公司的檔案工作?？偨涋k對公司的檔案工作負有指導職責。

第六條 辦公室負責集中統一管理公司文書檔案；負責對各 部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進行監督和業務指導；負責指導、監督和檢查各下屬機構文件材料的歸檔工作，并根據實際情況對其進行考核；負責歸檔文件材料的管理和提供利用工作。第七條 各部門必須指定專人負責收集、整理本部門應歸檔 文件材料（包括紙質和電子文件），并及時向檔案管理部門歸檔。第三章 歸檔范圍

第八條 凡是各部門在各項管理工作中形成的具有保存價值 的文件材料（包括紙質和電子文件、報表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽證書等）均屬文書檔案歸檔范圍。具體詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。第四章 檔案整理的質量要求

第九條 歸檔文件材料必須齊全完整，能準確反映本部門主 要職能活動和文件形成規律。第十條 歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規律和 特點，區別不同價值，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。

第十一條 公司各個立檔單位內的檔案，應區分不同的門類 和載體，分類應保持前后一致，不得隨意變動。

第十二條 檔案文件的種類、份數及每份文件的正本、附件 等應當歸檔的材料，其頁數必須完整無缺。檔案文件必須經過系統整理，準確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業務工作情況，便于保管，方便利用。第十三條 歸檔文件材料的排列順序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉發文件在前（上），被轉發文件在后（下）。第十四條 圍繞某一特殊事件所形成的文件材料（如大型會 議所形成的所有文件、案件材料、經濟合同糾紛材料等）應視為一件或一套，不得分開，并按歸檔要求進行整理，填寫歸檔文件材料目錄時作為一件填寫一條記錄。

第十五條 歸檔的文件材料，必須進行編目和技術加工。按 要求逐卷填寫卷內文件目錄（見[附件4]），卷末附備考表（見[附件5]）。案卷封面的填寫要求準確、清楚。所有歸檔的案卷應按照分類方案排列和編號，同時登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件目錄）。第十六條 目錄中文件材料的標題不能隨意更改和簡化；對 沒有標題或標題不能反映文件內容實質的文件，應按文件材料內容重新擬寫標題，自擬標題必須用方括號［ ］括上。第十七條 給每份檔案文件編制一個檔號。檔號的編制參照 公司統一檔案編制規則執行。第十八條 卷內文件應按順序排列，文件材料必須編寫頁號。

（一）裝訂的案卷，每卷文件應當整體編寫頁號，編寫方法 為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數字表示）。

（二）不裝訂的案卷，每份文件必須單件裝訂，并逐件編頁 號。頁號編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁號（用阿拉伯數字表示）。

（三）歸檔的文件材料若原來沒有編頁號或錯編漏編頁號的，必須重新編寫頁號。

（四）頁號不得漏編或重編；編寫書刊等成冊文件材料的頁 數時，可利用原有頁號，再加上封面、目錄、附頁等有內容的頁數，頁號不再重新編寫。

第十九條 不裝訂的案卷，卷內每份文件必須單件裝訂，并 按卷內文件順序逐件編號。第二十條 案卷的排列要求：按照不同門類、不同載體、不 同、不同保管期限分別排列。排列方法應統一，前后一致。按照排列順序編寫卷號，并分別填寫案卷目錄。移交時，案卷目錄隨同檔案一起歸檔移交給檔案部門。

第二十一條 案卷標題的擬制要求：內容準確，概括全面，文字簡明，結構完整。案卷標題應用毛筆、鋼筆書寫或打印，字跡要工整清晰。

第二十二條 跨文件材料的歸檔劃分不同的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應放在文件的形成歸檔。文件的形成與文件的內容針對不一致時，應以文件內容所針對的為準；跨的規劃放在針對的第一年歸檔；跨的總結放在針對的最后一年歸檔；跨的會議材料放在會議開幕年歸檔；案件材料放在結案年歸檔；各類事故材料放在事故發生年歸檔；評選先進、獎勵材料放在評選、獎勵年歸檔；總結與計劃可放在一起，視內容主次確定歸檔；跨處理完畢或跨轉發的文件放在處理完畢或轉發年歸檔；臨時性機構形成的文件，放入機構撤銷的立卷。

第二十三條 文件原稿及簽發意見的書寫材料必須能耐久保 存。鋼筆墨水應使用碳素墨水或藍黑墨水。傳真件要以復印件歸檔。

第二十四條 歸檔文件材料須去除金屬物，對破損文件材料 應進行裱糊。第二十五條 歸檔文件材料的用紙規格為a4 紙，大于a4 紙 的文件材料要折疊成a4 紙大小。小于a4 紙的文件材料要補成a4 紙大小。對于不宜修改大小的特定文件（如獎狀、證照、特定各式的合同文本等）應與一般文件分開，另外保存。第二十六條 檔案的裝訂順序為：案卷封面--卷內文件目錄--文件--備考表--封底。裝訂采用三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應逐件用細線或不易生銹的回形針、長尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：結實、整齊、美觀、不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第二十七條 各類檔案案卷封皮的外形推薦尺寸為315m x 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用軟卷皮，使用軟卷皮必須加盒。紙質檔案的卷宗厚度一般不超過2 厘米，即每卷最多不超過200 頁。

第二十八條 歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文 書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）準確劃分。篇二：公司文書檔案管理制度doc 文書檔案管理制度

一、總 則

1、文書檔案管理是企業規范化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業的發展歷程，為企業的發展壯大提供了文字依據，文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件，為加速企業規范化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制訂本制度。

2、歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

二、文書檔案管理

1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入兼職檔案員職責范圍。

2、文書檔案歸檔范圍

凡是企業經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本單位正式收文、發文，除文件的正件外，還應包括它的附件；（2）本單位在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經營合同等；（3）本單位經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；（4）企業在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

3、文書檔案歸檔要求

（1）已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標注密級（絕密、機密、秘密）。（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。

（3）存檔文件必須為原件，至少二份（包括復印件）。（4）文件歸檔時要有交接手續。

（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續）。（6）各部門的兼職檔案員和具體辦文人員有責任協助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。

4、文書檔案的借閱

（1）檔案室需設立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續。（2）根據公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案和一般文書檔案兩種。

（3）因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經部門負責人、總經辦主任、總經理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經部門負責人、總經辦主任、分管副總經理簽字外還必須經總經理簽字后方可借閱。如遇特殊情況，屬機密、秘密性的文書檔案可由部門負責人、總經辦主任簽字后可借閱。

（4）因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負責人、總經辦主任簽字后方可借出。（5）借閱文書檔案使用后應及時歸還，借閱時間一般不得超過一天，如因需要超過借閱時間，借閱人應提前向公司辦檔案室說明，并辦理續借手續，否則將根據超過時間長短給予相應處罰。

（6）檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對到期未還的檔案應及時催還，歸還時要當面點清并放回原處。

（7）借閱人應妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復印、涂改或轉借他人，否則將依照規定給予直接扣罰2-10分；如發生失密、泄密現象，要及時匯報有關領導，采取補救措施，并追究相關人員責任，給公司造成經濟損失的，要給予相應的經濟處罰，情節嚴重的給予辭退或開除處理。

（8）凡從總經辦借出的文書檔案資料，因工作需要復印，需經辦公室主任同意簽字后，方可復印，使用后需將復印件歸還總經辦，個人不得留存，如因工作需要無法拿回復印件，需報總經辦批準，由辦公室主任酌情處理，并在借閱登記薄中注明。

5、文書檔案的保管及銷毀

（1）檔案室檔案管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監督指導。（2）公司對所有文書檔案實行集中統一管理，由總經辦檔案室負責。

（3）檔案室檔案管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理，并分類、立卷、編目。（4）文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司辦及相關領導批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。二ｏ一ｏ年一月十日篇三：文書檔案管理制度 文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業規范化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料。文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結合本公司實際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。

2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。

二、發文制度

1、凡以公司名義發出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統一送秘書核稿，經領導審核簽發(屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發)，由文書統一登記、統一印制。凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）交兩份給文書統一收集管理。

2、公司會簽外單位文件，經相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發后，再送有關部門會簽。

3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別簽批后由文書統一編號、印發。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

3、公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。

7、公司及各部門的工作計劃、總結。

8、本公司的各種統計報表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書，房屋買賣、租賃協議，資產登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

13、專業技術職稱評審材料。

（二）歸檔時間

1、各部門應主動在每年元月底將上具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續，方能銷毀。銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。

3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經公司領導批準后才能摘抄和復制。

4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。