第一篇：關(guān)于文書檔案管理制度的規(guī)定范圍

文書檔案管理制度

根據(jù)“中共中央關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知”和“國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定”，并參照國家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的要求，為了加強(qiáng)對文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。

一、文書檔案管理職能

（一）文書檔案工作是公司工作的重要組成部分，是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

（二）公司黨、政、工、團(tuán)及人事、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、保衛(wèi)等工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由檔案室集中統(tǒng)一管理。

二、管理的內(nèi)容與要求

（一）宣傳、貫徹黨和國家的方針、政策和上級的有關(guān)規(guī)定、辦法，落實(shí)本單位檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定制度。

（二）負(fù)責(zé)管理本公司全部文書檔案，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

（三）對本公司各業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

（四）及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

（五）貫徹執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》及保密、安全制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。

三、檔案的接收

（一）公司要建立健全文件材料的歸檔制度。凡公司生產(chǎn)、經(jīng)營、政治工作（包括黨、政、工、團(tuán)、保衛(wèi)）等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由有關(guān)部門進(jìn)行整理、立

卷后，定期向檔案室移交。

（二）公司領(lǐng)導(dǎo)和職能部門承辦人員辦理完畢的文件材料，應(yīng)由部門兼職檔案員及時(shí)按歸檔要求進(jìn)行整理后，定期向檔案室移交。

（三）文書檔案的歸檔應(yīng)符合下列要求：

1.應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整，能系統(tǒng)反映公司全年主要工作活動(dòng)狀況。

2.歸檔的文件材料，應(yīng)保持其間的歷史聯(lián)系，認(rèn)真區(qū)分保存價(jià)值，劃分保管期限（永久、長期、短期）。

3.分類準(zhǔn)確、分級適當(dāng)、科學(xué)系統(tǒng)。以問題特征為主，綜合其他特征整理歸檔。

4.盒（卷）內(nèi)文件排列條理要按照事物的來龍去脈有秩序地排列、有條理地反映問題。

5.文件材料裝訂整齊、結(jié)實(shí)、美觀，無金屬物。6.文件材料排列有序、編頁正確、編目符合要求。7.科技文件材料的起草，簽署處理意見，都必須用藍(lán)黑墨水筆、碳素筆書寫或在公司OA系統(tǒng)進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)（文件材料用激光打印機(jī)打印）。文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水或復(fù)寫紙書寫的字跡，以利文件材料長期保存。

（四）公司全部歸檔文件材料應(yīng)在第二年六月底前向檔案室移交，要編制檔案移交目錄一式二份。一份留部門備查，一份隨檔案交檔案室。

四、文書檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)

（一）遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用的整理的原則，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

（二）檔案室每年對檔案的安全保密情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對破損和變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

（三）檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在離職前將所保管的檔案數(shù)量和狀況交待清楚，并辦理交接手續(xù)。

（四）建立登記、統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)和部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

五、檔案的鑒定和銷毀

（一）檔案應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，編制本公司《檔案保管期限表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報(bào)上級業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)備案。

（二）檔案的鑒定和銷毀是檔案管理的一項(xiàng)十分重要的工作，應(yīng)根據(jù)公司《文書管理保管期限表》的規(guī)定，定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案要在公司辦公室主任的主持下，由檔案室和業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

（三）在銷毀檔案時(shí)，要指定兩人進(jìn)行監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

六、檔案的提供利用

（一）檔案管理人員要熟悉本公司的歷史和所保管的檔案，了解本公司業(yè)務(wù)，并根據(jù)工作需要，編制必要的目錄卡片、索引等檢索工具，積極主動(dòng)地開展檔案利用工作，為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，并注意收集整理利用效果。

（二）建立健全檔案的借閱、審批制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。

（三）文書檔案保管的案卷及文件材料，是現(xiàn)行檔案,主要供本公司使用。對兄弟單位提供利用需持單位介紹信，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（四）公司應(yīng)根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

七、檔案的借閱

（一）辦理借閱手續(xù)

1.公司各部門因工作需要借閱一般業(yè)務(wù)性檔案時(shí)，借閱單位事先聯(lián)系，借閱者可根據(jù)案卷、歸檔文件目錄，提出借閱檔案名稱，進(jìn)行借閱登記，在閱覽室查閱。需要將檔案拿出檔案室外查閱時(shí)，必須經(jīng)辦公室主任同意辦理借閱手續(xù)，方可將檔案借出。

2.借閱黨、政重要會(huì)議記錄和有關(guān)機(jī)密性檔案時(shí)，需經(jīng)辦公室主任及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進(jìn)行登記，由檔案管理人員按領(lǐng)導(dǎo)批示意見，先找出要查閱的有關(guān)部門或事項(xiàng)，然后交查閱者查閱這一部分，其他部分查閱者不得隨意翻閱查找，且只限在檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)借出室外。

3.兄弟單位借閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱，檔案室要辦理借閱手續(xù)。

（二）查閱時(shí)必須愛護(hù)檔案，不得在檔案上寫字、涂改，更不許拆裝、撕頁、折疊、損壞、丟失，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清查，核對無誤后，方可注銷。

（三）凡因工作需要摘抄檔案內(nèi)容者，抄前須經(jīng)檔案室同意或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄后須經(jīng)檔案管理人員，加蓋公章方為有效，但不準(zhǔn)抄寫全文。

（四）凡是借機(jī)密的檔案必須做到隨借隨還，最長時(shí)間不超過一周。

（五）要嚴(yán)格保守黨和國家機(jī)密，有關(guān)檔案內(nèi)容，查閱人員不得隨意外傳和遺失。

八、檔案的保密安全

（一）檔案管理人員須嚴(yán)守黨和國家制定的保密法及公司保密規(guī)定，不準(zhǔn)向無關(guān)人員議論自己所保管的檔案內(nèi)容。

（二）檔案管理人員不得私自攜帶檔案材料外出，檔案出入均需登記，嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)。

（三）檔案庫房門窗必須堅(jiān)固，室內(nèi)整潔，空氣流通，溫濕度適當(dāng)，并配備防火、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等）、防盜等設(shè)施與措施。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和存放易燃易爆物品，確保檔案的安全。

第二篇：學(xué)校文書檔案范圍（精選）

學(xué)校文書檔案范圍、保管期限（保管期限除注明外，其他都為永久）

黨支部

1、黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)

2、黨支部改選工作意見、結(jié)果、報(bào)告、上級批復(fù)

3、支部、支委會(huì)議記錄

4、黨員名冊、學(xué)校黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信及存根

5、積極分子、預(yù)備黨員有關(guān)材料、轉(zhuǎn)正、批復(fù)

學(xué)校辦公室 l、學(xué)校會(huì)議記錄

2、學(xué)校精神文明大事記

3學(xué)校干部任免、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整的文件（邵校長）

4、學(xué)校人員復(fù)查、落實(shí)政策和報(bào)告、批復(fù)、結(jié)論材料等

5、學(xué)校教職員工辭職、退職報(bào)告和批復(fù)

6、教職員工調(diào)動(dòng)工作大中專畢業(yè)生分配介紹信

8、學(xué)校機(jī)構(gòu)建立、撤并、更改校名、啟用印章的報(bào)告、請示、批示、通知等

9、教職工考核登記表、結(jié)果教師考勤匯總

10、全校人數(shù)及基本情況（有）

工會(huì)

1、工會(huì)計(jì)劃、總結(jié)

2、學(xué)校教代會(huì)專題材料。每年召開教代會(huì)時(shí)候的照片（會(huì)議通知、代表名單、提案處理、領(lǐng)導(dǎo)講話、決議記錄、倡議書）。

3、工會(huì)活動(dòng)開展計(jì)劃、結(jié)果、總結(jié)材料

4、工會(huì)評比情況材料、教職工生活補(bǔ)助等材料

5、婦女工作計(jì)劃總結(jié)，計(jì)劃生育工作計(jì)劃總結(jié)

財(cái)務(wù)室

1、教職員工花名冊。

2、學(xué)校教職員工技術(shù)職稱評審、聘任等登記表、批準(zhǔn)書、批復(fù)、通知等

3、學(xué)校與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等材料（重要的永久，一般的30年）

4、上級機(jī)關(guān)的來文凡是針對本校教育、批復(fù)、通報(bào)、直接與本校有關(guān)的干部任免、獎(jiǎng)懲等文件（重要的永久，一般的30年）

5、學(xué)校教職員工轉(zhuǎn)正定級、調(diào)整工資、招工招干、教師學(xué)歷進(jìn)修、教師資格錄用等登記表、審批表及有關(guān)這方面的工作計(jì)劃，總結(jié)、學(xué)校離（退）休人員登記表、審批表、改變干部級別待遇的請示、批復(fù)

6、校舍檢查記錄，學(xué)校財(cái)產(chǎn)、圖書清冊、財(cái)產(chǎn)，物資清冊、檔案交接憑證 教務(wù)處

1、工作計(jì)劃總結(jié)，日常工作安排表

2、教師任職任課情況表（30年）、總?cè)照n表、作息時(shí)間表（10年）

3、學(xué)期各科成績匯總表和單科成績表（30年）試卷分析、成績統(tǒng)計(jì)、教學(xué)質(zhì)量分析（30年）

4畢業(yè)班合影

5、外出學(xué)習(xí)匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流

德育處

1、德育處、少先隊(duì)工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)交流、調(diào)查材料、會(huì)議記錄、大事記等

2、學(xué)生校外活動(dòng)情況等（30年）

3、家長學(xué)校及家長會(huì)、家訪材料（30年）

4、家長學(xué)校及家長會(huì)、家訪材料（30年）

5、團(tuán)支部工作計(jì)劃總結(jié)

第三篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門)，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

5、上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。

7、公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)。

8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術(shù)職稱評審材料。

（二）歸檔時(shí)間

1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。

3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。

4、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第四篇：文書檔案管理制度

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文書檔案管理制度

一、文書檔案管理

1.歸檔文書檔案應(yīng)當(dāng)字跡清晰、完整有效。

2.各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責(zé)范圍。

3.文書檔案歸檔范圍

(1)具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文，除證件外還應(yīng)有其附件。

(2)本單位在經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件、請示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件和經(jīng)營合同等。

(3)本單位在經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料規(guī)章制度、調(diào)研材料、崗位職責(zé)等。

(4)企業(yè)在發(fā)展過程中被國家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

(5)歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。

二、文書檔案歸檔要求

1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件資料整理一次，造冊登記，對重要的文件要標(biāo)明密級。

2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號和加蓋年代號。

3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。

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5.每年七月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。

三、文書檔案的借閱

1.檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續(xù)。

2.根據(jù)公司實(shí)際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機(jī)密、秘密類檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經(jīng)理簽字。

4.借閱一般性文書需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。

5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，超過1天的需向檔案室說明并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將給予20元—200元的經(jīng)濟(jì)處罰。

6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)生泄密應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取補(bǔ)救措施。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的要追究其責(zé)任，給予50元—500元的經(jīng)濟(jì)處罰直至開除。

7.因工作需要需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)辦公室主任簽字，使用后須將復(fù)印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復(fù)印件的需報(bào)公司批準(zhǔn)，并在借閱登記薄中注明。

8.屬公司秘級的文件資料一律不準(zhǔn)帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則按故意泄密處理。

四、文書檔案的保管及銷毀

1.檔案室管理員有責(zé)任對各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

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規(guī)章制度

2.公司對所有文書檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案室負(fù)責(zé)。3.檔案室管理員要對各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理、分類、立卷、編目。

4.文書檔案保管應(yīng)分為永久、長期和短期三種，超過保管期的文書檔案經(jīng)公司辦公室及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。

五、文書檔案管理的分工

1.公司財(cái)務(wù)資料的管理按《國家會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度》執(zhí)行。所有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及稅務(wù)資質(zhì)原件統(tǒng)一均由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管（人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好填寫交接清單，辦清交接手續(xù)）。

2.公司檔案資料室負(fù)責(zé)所有業(yè)務(wù)及技術(shù)和經(jīng)營方面的檔案資料歸檔整理。

(1)項(xiàng)目管理和設(shè)計(jì)等業(yè)務(wù)工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內(nèi)容）。

(2)項(xiàng)目工程、商務(wù)談判、經(jīng)營管理、技術(shù)業(yè)務(wù)方面的電子映影（軟件）和業(yè)務(wù)圖書刊物資料等。

(3)各級政府部門對項(xiàng)目的批文和相關(guān)文件附件等資料。(4)項(xiàng)目工程所需地標(biāo)圖和設(shè)計(jì)圖紙等。

(5)本公司內(nèi)外部收文、發(fā)文、公函、會(huì)議紀(jì)要等文件資料的管理。

(6)本公司固定資產(chǎn)購置及維護(hù)的資料登記保管；機(jī)動(dòng)車購買和租賃、房產(chǎn)購買和租賃、設(shè)備器材等重大物品的購買租賃等方面所簽訂各項(xiàng)合同的登記資料保管。

(7)公司資質(zhì)類申報(bào)、審核、變更和升級等相關(guān)檔案資料的原件

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甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室

規(guī)章制度

由辦公室保管。

(8)其它與項(xiàng)目工程和技術(shù)相關(guān)的檔案資料。

3.員工花名冊、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術(shù)職稱資料；員工績效考核資料；職務(wù)任免資料等由人力資源部保管。

六、關(guān)于檔案資料的有關(guān)規(guī)定，各部門專職人員要嚴(yán)格執(zhí)行。如因人員變動(dòng)或調(diào)整，要做好工作交接。

本制度自下發(fā)之日起實(shí)施，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋修訂。

辦公室 二○一二年三月

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第五篇：文書檔案、印章管理制度

文書檔案、印章管理制度

為了規(guī)范本站文書檔案、打字復(fù)印、印章管理，實(shí)行有效的內(nèi)部控制，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

1、分工負(fù)責(zé)材料撰寫。按分工負(fù)責(zé)的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業(yè)性文稿由相關(guān)股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊等交政辦股統(tǒng)一處理，經(jīng)核稿修改、審核簽發(fā)、編號登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統(tǒng)一辦理，擬稿人負(fù)責(zé)校對。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。

2、嚴(yán)格管理公文收發(fā)。嚴(yán)格公文收發(fā)管理，及時(shí)登記，并送局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。局領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件要及時(shí)簽署辦理意見，及時(shí)交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時(shí)造成不良后果的，將追究有關(guān)人員的責(zé)任。急辦件可在報(bào)告分管政辦股領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)直接處理到相關(guān)股室辦理，同時(shí)報(bào)告給站長和分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室及時(shí)跟蹤、反饋。

3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案備份存檔，紙質(zhì)檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統(tǒng)一編號立卷，存放檔案室以便工作查閱。

4、印章管理。嚴(yán)格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負(fù)責(zé)人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長負(fù)責(zé)保管。出具證明或其它需用印章的，必須經(jīng)站長或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。