第一篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會(huì)到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個(gè)單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會(huì)越來越多，內(nèi)容也會(huì)越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識(shí)也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識(shí)，不夠重視對(duì)文書檔案管理方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識(shí)，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。

第二篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級(jí)來文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級(jí)來文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。

第三篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來的一個(gè)過程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史

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面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。

凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無關(guān)的和無保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時(shí)間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;b.收集工作應(yīng)立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單位應(yīng)隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關(guān)于同一問題的請(qǐng)示和批復(fù)一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時(shí)把文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí)，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重

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要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時(shí)，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；

（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件；

（7）請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問函與復(fù)函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

（一）按歸檔 應(yīng)注意以下問題：（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征

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一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。

（3）幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等作為一件，這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。

（4）無落款日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

文書檔案分為永久、長期和短期。

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（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)和國家建設(shè)及歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所做的決定、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。c.本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長期保管。

主要包括：a.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。b.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料b.上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要參

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照?qǐng)?zhí)行的文件材料。c.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性文件材料。

（三）按機(jī)構(gòu)（問題）分類法

機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。按問題分類時(shí)，還要注意問題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料，應(yīng)按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報(bào)應(yīng)按問題合并歸檔，不能歸“電報(bào)類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列；上級(jí)來文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，下級(jí)來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個(gè)作者，一

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個(gè)問題（即一個(gè)事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列，所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，批請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對(duì)具有保存價(jià)值，沒有及時(shí)歸檔的零散文件，應(yīng)排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號(hào)

歸檔文件編號(hào)，是指歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項(xiàng)目的填寫

a.全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門、或檔案部門在整理歸檔文件時(shí)，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；

d.件號(hào)：即歸檔文件的排列順序號(hào)； e.盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，即室編件號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。

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文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

題名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，外加“[ ]”號(hào)。

日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁數(shù)：每件文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)數(shù)。

備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁按一定的方式對(duì)齊。

一般采用線繩裝訂，文件較?。?-39頁）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。

檔案盒封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說明（填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：

（1）不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文不應(yīng)放入同一檔案盒；（3）不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架

（1）編制盒號(hào)：用鉛筆分保管期限的流水號(hào)。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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第四篇：何為文書檔案

何為文書檔案

檔案辦 陳碧蘭

綜合檔案室保管著這么一份文書檔案（中華民國37年。湛江市發(fā)生鼠疫期間政府的相關(guān)文件），那么文書檔案的定義是什么？什么文件才可以歸檔呢？下面就由我來給大家做下普及。

文書檔案，是記錄政務(wù)活動(dòng)（包括黨務(wù)、行政管理等）的檔案。它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動(dòng)，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。

文書檔案來源于文件。文件辦理完畢后經(jīng)鑒定具有保存價(jià)值的部分，經(jīng)過歸檔整理，轉(zhuǎn)化為文書檔案。歸檔文件分為六大類：

一、規(guī)范性公文，規(guī)范性公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等在公務(wù)活動(dòng)中形成的、以強(qiáng)制力推行的、用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)和范式。

二、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文，常用于上級(jí)對(duì)下級(jí)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作。

三、公布性公文，常用于公布各種重要信息。

四、陳訴呈請(qǐng)性公文。

五、商洽性公文，主要是指函。

六、證明性公文，主要包括證明信、介紹信、協(xié)議書、會(huì)議紀(jì)要等四種。

那么歸檔范圍是依照什么來劃分的呢？歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動(dòng)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。本單位的收文，不論是來自上級(jí)、下級(jí)，還是非隸屬關(guān)系單位，應(yīng)以是否與單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)。既不能“有文必檔”，不管文件的價(jià)值和來源，凡是文件都?xì)w檔；也不能“有檔不歸”，將有價(jià)值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。

對(duì)于我們醫(yī)院來說文件材料歸檔范圍有4條原則：

1、反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

2、醫(yī)院工作中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

3、醫(yī)院需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)單位、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料；

4、其他日常工作中形成的對(duì)醫(yī)院工作具有查考價(jià)值的文件材料。我院歸檔范圍包括各科室歷年有關(guān)醫(yī)院黨委、行政管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建后勤、設(shè)備、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的所有具有查考利用意義及保存價(jià)值的文件材料。

第五篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門)，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。

7、公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)。

8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。

（二）歸檔時(shí)間

1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。

3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。

4、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。