第一篇：文書檔案整理技術

文書檔案整理技術

主講人 ：路光文 2011年8月 前 言

依據國家檔案局2000年12月6日發布、2001年1月1日正式實施的《歸檔文件整理歸則》和經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過、2007年1月1日實施的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(8號令）的規定與要求，讓大家對新的文書檔案整理規則有一個基本的了解，掌握一定的整理技術，將在下面的內容里向大家具體介紹文書檔案收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、裝櫥的整理方法與技術。

一、收集

做好文件材料的收集工作，確保歸檔材料的齊全與完整，是進行檔案整理的基礎和前提。

1、收集工作的存在問題

（1）歸檔的范圍不夠科學，“該收的沒收，不該收的一大堆”；

（2）外來的文件中宏觀的、普發的、重復的文件較多，而本單位的、具體的文件不突出；

（3）極大地影響了檔案利用工作的正常開展。

2、收集工作的遵循原則

（1）堅持“以我要為主” 的 “職能 ”原則；

（2）堅持“突出反映本單位”的“工作特色”原則。

3、收集工作的簡易方法

（1）收文——與本單位人和事有關、需貫徹執行的職能業務文件要重點歸檔；

（2）發文——要全部歸檔；

（3）帳外文件——本單位非紅字頭文件要注重歸檔。

（4）電子文件——必須打印紙質載體同時歸檔。

?附件1：文件材料歸檔范圍

（1）上級、同級機關:需要貫徹執行的文件材料；

（2）本機關：反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

（3）下級機關:報送的重要文件材料；

（4）其他方面：對本機關工作具有查考價值的文件材料。

?附件2：文件材料不歸檔范圍

（1）上級機關：普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（不需辦理的）

（2）同級機關：不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（不需執行的）

（3）本機關：重份文件，無查考利用價值、事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相 抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（臨時、重份的）

（4）下級機關：供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件

材

料

。（供

參

閱的）

二、裝訂

? 歸檔文件應以“件”為單位裝訂； ? “件”是歸檔文件的整理單位； ? 一般以每自然件為一件。

1.界定“件”的范圍

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復制件為一件;（4）轉發文與被轉發文為一件;（5）來文與復文可為一件；

（6）文件簽批單與正文為一件；

（7）會議記錄、報表、名冊、圖冊等一冊、本為一件；

（8）一個事由緊密聯系的相關文件可為一件；

（9）漢文本與少數民族文本為一件；

（10）中文本與外文本為一件。2.確定裝訂順序

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,復制件在后;（4）轉發文在前,被轉發文在后;（5）復文在前,來文在后；

（6）文件簽批單在前，正文在后；

（7）結論性材料在前，依據性材料在后；

（8）文本在前，圖表在后；

（9）漢文本在前，少數民族文本在后；

（10）中文本在前，外文本在后。3.裝訂方式和要求

（1）去金屬物。永久、30年的檔案裝訂前要求去掉金屬物（短期保存的檔案、精裝或平裝等書本式的檔案材料除外），10年的檔案不要求。

（2）裝訂位臵。永久、30年檔案要在左側裝訂,10年檔案不作要求，但要確保檔案安全。應當注意：如左側裝訂線內有圖文, 無需貼邊,可在左上角裝訂,若左上角仍有圖文,也可在其它方便位臵裝訂。

（3）對齊方式。左側裝訂的文件一般應對齊左、下側；左上角裝訂的文件應對齊左、上側。

（4）裝訂材料。文件裝訂材料應符合檔案保護要求，一般使用白線裝訂或無酸漿糊粘貼。

（5）裝訂要求：裝訂要結實美觀,無掉頁壓字等現象。

三、分類

? 分類就是指全宗內歸檔文件的實體分類。我們所說的 實體，就是指文件。

? 將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別構成有機體系的過程就叫做分類。

1、確定分類方法

（1）基本分類法：分類方法通常有—年度分類法、機構(問題)分類法、保管期限分類法。

（2）復試分類法：在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的 , 可將上述3種分類方法結合使用 , 實行三級或二級分類，即“復試分類法”。

?我們推薦使用以下分類方法

（1）三級分類法：即“年度--機構（問題--保管期限”分類法。機構(問題)可以任選其一，我們建議選擇“問題”，即使用“年度—問題--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復雜、機構規模較大、文件數量較多”的單位。

（2）二級分類法：即“年度--保管期限”

分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構規模較小、文件數量較少”的單位。

2、制定分類方案

要在分類方法確定的基礎上制定相應的 分類方案，而且在一定階段保持穩定不變。

（1）三級分類方案：

XXXX年—黨群工作—永久、30年、10年

行政綜合—永久、30年、10年 業務管理—永久、30年、10年（2）二級分類方案： XXXX年—永久 30年 10年

3、文件實體分類

應依據選定的分類方法和制定的分類 方案，對已經裝訂的文件材料進行分類。（1）分年度

根據文件形成的時間，將不同時間形成的文件按照年度分開。嚴禁將不同年度的文件混在一起。分年度應注意以下 情況：

第一、按照文件簽發日期歸入文件形成的年度，而不是歸入文件內容針對的年度；

第二、跨年度召開的會議文件，歸入閉會年度；

第三、跨年度處理的案件文件，歸入結案年度；

第四、跨年度的工作項目文件，可歸入項目結束年度，也可分年度歸檔；

第五、跨年度形成的會議記錄本，歸入結束年度；

第六、兩份文件裝訂在一起作為一件時，應以裝訂在前面的文件日期為準，歸入前面文件所屬的年度。（2）分問題

在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設臵的問 題，根據文件所涉及的內容按問題分開。二級分類方法不涉 及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應歸入其內容所涉及的問 題類目中;第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應歸入主要問 題類目中；

第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應歸入行 政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應歸入相 應的問題類目中；

第五、外來文件，應根據其內容所針對的問題，歸入相 應的問題類目中。（3）分期限

? 按照本單位《文書檔案保管期限表》的規定，根據文件的利用價值，準確判定每份文件的保管期限，將同一年度不同保管期限的文件分開，嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混在一起。

? 文書檔案保管期限分為“永久、30

年、10年”三種。

10年：1--10年 30年：11—30年

永久：30年以上

四、排列 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目（保管期限）內,按事由結合重要程度、內容、屬性、時間等進行排列。

1、排列的原則 原則一

?黨務前，行政后； ?綜合前，專題后； ?重要前，次要后； ?文字前，圖表后。

原則二

?事由同，要集中； ?問題近，應靠攏； ?屬性通，不分離； ?早放首，晚在尾。

2、排列的方法

（1）按“保管期限“排列。將同一保管期限內的歸檔 文件排在一起。

（2）按“事由”排列。將同一事由的相關文件集中排 列。

（3）按“時間”排列。同一事由內或不同事由間的歸 檔文件,應按時間先后排列。

（4）按“重要程度”排列。同一事由內或不同事由間 的歸檔文件,應按重要程度排列。（5）按“內容”排列。將相同內容的文件集中，綜合 性的文件排在前，專題性的文件排在后。

（6）按“相同屬性”排列。將機構成立、人事任免、職稱評聘、干部調動、工資調整、會議文件、工程項目、內部刊物、統計報表、簡報信息等集中排列。

五、編號

編號是對每一份歸檔文件進行蓋章和編號。

1、蓋印歸檔章

（1）歸檔章位臵：歸檔章應加蓋在每份歸檔文件首頁上方居中的空白位臵。

如沒有空白處或不便蓋章時，也可將收發文簽移至首頁或在首頁前附加空白紙蓋章。

（2）歸檔章式樣：

2、填寫歸檔章

(1)全宗號:填寫縣檔案館給立檔單位的代號，沒有的可不填。

(2)年度:要求以4位阿拉伯數字標注公元紀年, 填寫文件分類所屬年度（跨年度形成的文件應歸入辦結年 , 標年度時也應標辦結年度 , 如 1999年下發的會議通知放在 2000年會議召開年度一并整理時 , 在年度一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成年度 “填寫 ”1999"。(3)保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限, 即“永久”、“30年”、“10年”。

(4)機構（問題）:此項為可選項,三級分類必填,二級分類不填。（續）

(5)頁數:填寫該份文件總頁數,有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數相加； 如文件頁碼不全或無頁碼時, 應在有文字內容正面的右上角、背面的左上角重新標編頁。(6)室編件號:在同一期限內按文件排列順序從1’開始流水標注室編件號。

(7)館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。

(8)盒號:室藏檔案數量很大的單位為了方便存取、倒架、統計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內。一般單位可不填寫。

?歸檔章填寫式樣

六、編目

編目就是編制《文書檔案歸檔文件目錄》。

1、編制《文書檔案歸檔文件目錄》

? 歸檔文件應按分類方案和室編件號順

序,逐件編制《文書檔案歸檔文件目錄》。

? 《文書檔案歸檔文件目錄》內容包括：

件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。

?《文書檔案歸檔文件目錄》

填寫方法

(1)件號：填寫室編件號。

(2)責任者：填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。填寫責任者一般應使用全稱或通用簡稱并注明級別（如“國家檔案局”、“縣檔案局”，不能使用“國家局”、“本局”等簡稱）；聯合發文一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多 時可適當省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。

(3)文號：填寫文件制發機關的發文字號（如“國檔發[2008]18號”）。（續）

(4)題名：一般填寫原文件標題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應根據文件內容重新擬寫或補充題名，并加“[ ]”號。

(5)日期：填寫文件的形成時間，用8位阿拉伯數字標注公元紀年（如2008年4月16日，應填寫20030416）。(6)頁數：填寫每一件歸檔文件的實際有效頁數。

(7)備注：填寫歸檔文件需補充和說明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等）。

?《文書檔案歸檔文件目錄》寫填式樣

文書檔案歸檔文件目錄

2、裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

《歸檔文件目錄》應單獨裝訂成冊并編制封面。

（1）裝訂目錄：目錄成冊的方式視文件多少和利用需要而定,可與分類方案一致，一個流水號一本；也可一種期限一年一本或數年一本；或三種期限一年合訂一本等等 , 不同流水號間以口取紙或在表格右上方加注的方式來區分或設總目錄。

（2）填寫封面：內容包括：全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目,其中全宗名稱填寫立檔單位全稱或規范化簡稱 , 其它項目視目錄成冊方式選擇填寫。

?《文書檔案歸檔文件目錄》

封面式樣

文書檔案歸檔文件目錄

全宗名稱：平泉縣檔案史志局

全 宗 號：13 年 度：2001--2010 保管期限：永久

機構問題：

七、裝盒

裝盒是文書檔案歸檔文件整理的最后一個環節 , 包括文件裝盒和填寫備考表、蓋印盒脊及封面等內容。

1、文件裝盒(1)將最低一級類目（保管期限）中的全部歸檔文件按件號順序依次裝盒；

(2)第一盒裝滿后順次裝入下一盒；(3)同一事由的文件不必特意裝入同一盒內;(4)不同類別的文件應裝入不同盒中。即不同年度、不同期限的文件不應裝入同一盒中 ； 按機構(問題)分類時 , 不同機構(問題)的文件不應裝入同一盒中。

?二級分類裝盒方法示意圖一 ?二級分類裝盒方法示意圖二 ?三級分類裝盒方法示意圖一 ?三級分類裝盒方法示意圖二 ?三級分類裝盒方法示意圖三

2、填寫備考表

檔案盒內應附備考表,臵于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。

（1）備考表：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；

（2）整理人：填寫整理歸檔文件的人員姓名；

（3）檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質量的人 員姓名；

（4）整理時間：填寫歸檔文件整理完畢的日期。盒內備考表填寫式樣

3、蓋印封面與盒脊(1)蓋印封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（如“中國共產黨平泉縣委員會辦公室”蓋印“中共平泉縣委辦公室”）。

(2)蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。各項目的填寫要求與歸檔 章相同。蓋印檔案盒封面盒脊式樣

八、裝櫥

? 按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經整理好的文書檔案按次序進行裝櫥上架。

? 不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。

? 二級分類上架裝櫥的方式如下：

1、文書檔案上架裝櫥方式一（期限—年度法）

2、文書檔案上架裝櫥方式二（年度—期限法）結束語

今天，向大家介紹了文書檔案歸檔文件材料的收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒和上架裝櫥等方面的整理技術。有不妥之處，敬請檔案同仁校正。謝謝大家！

第二篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，也是由通用文書轉化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續和發展。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發揮著極為重要的作用。

高校體系機構龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數量也會越來越多，內容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發顯得至關重要。檔案是由文件轉化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，只有規范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量，也直接關系到文書檔案的質量，做好文書工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質量，也體現了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現公文制發不規范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內容）、擴散，紙張規格大小不一等現象。出現這些問題的主要原因是：大多數從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業畢業，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業畢業的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

（二）調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。

第三篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結、統計報表等。

（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經簽發的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。

第四篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規律、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機關、本單位職能活動和歷史

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面貌的文件材料，包括本機關、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。

凡與本機關、本單位、本職能活動無關的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應齊全完整、內容準確;b.收集工作應立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領導批示的辦文單位應隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關于同一問題的請示和批復一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或實體裝訂時，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內容比正件重

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要，件數較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；

（5）轉發文件與被轉發文件為一件（被轉發的來文原件與轉發后的文本應分開保存）；

（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；

（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。

歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限————機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

（一）按歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征

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一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等。分時，一般來說就以文件的簽發日期（或落款日期）為準，據以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統一在辦結歸檔，分類時也都歸入辦結。

（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，這時判定“件”的日期、應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

（4）無落款日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。

文書檔案分為永久、長期和短期。

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（1）凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關和國家建設及歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機關制定的屬于政策規定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結、綜合統計報表；機構設置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級針對本機關所做的決定、批復、報告、機關領導人任免等文件材料。c.本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。

主要包括：a.直屬上級機關發來的屬本機關主管業務或非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務，并需要貫徹執行的一般性文件材料。b.下級機關報送的工作計劃、總結、報告和統計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。

（3）凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機關一般事務性的文件材料b.上級機關和同級機關頒發的非本機關主管業務但需要參

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照執行的文件材料。c.下級機關報送的一般性文件材料。

（三）按機構（問題）分類法

機構分類法，就是根據機關內設機構對歸檔文件進行分類。

問題分類法，就是按照文件內容對歸檔文件進行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯系，根據文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號的正式文件和未編號的文件材料，應按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一

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個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時間的先后順序排列，所謂事由的形成時間即事由的辦結時間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發文在前，被轉發文在后；回復性文件在前，批請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；漢文本在前，少數民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號

歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領導批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項目的填寫

a.全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機關文書、業務部門、或檔案部門在整理歸檔文件時，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；

d.件號：即歸檔文件的排列順序號； e.盒號：即檔案盒的排列順序號。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。

件號：文件的排列順序號，即室編件號。責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。聯合發文責任者應填寫標注發文字號的機關。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。

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文號：文件制發機關的發文字號。

題名：文件標題，沒有標題或標題不規范，不能全面提示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫，外加“[ ]”號。

日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909 頁數：每件文件的頁數，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數。

備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對破損的文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內的各頁按一定的方式對齊。

一般采用線繩裝訂，文件較薄（2-39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側裝訂，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。

檔案盒封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項目包括：全宗號、、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。

備考表置于盒內文件之后，項目包括：盒內文件情況說明（填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時應注意以下問題：

（1）不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內；

（2）不同保管期限的歸檔文不應放入同一檔案盒；（3）不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內。第八步：檔案上架

（1）編制盒號：用鉛筆分保管期限的流水號。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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第五篇：何為文書檔案

何為文書檔案

檔案辦 陳碧蘭

綜合檔案室保管著這么一份文書檔案（中華民國37年。湛江市發生鼠疫期間政府的相關文件），那么文書檔案的定義是什么？什么文件才可以歸檔呢？下面就由我來給大家做下普及。

文書檔案，是記錄政務活動（包括黨務、行政管理等）的檔案。它記錄了機關、團體、事業單位所從事的各種管理性活動，如黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業務管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。

文書檔案來源于文件。文件辦理完畢后經鑒定具有保存價值的部分，經過歸檔整理，轉化為文書檔案。歸檔文件分為六大類：

一、規范性公文，規范性公文是黨政機關、社會團體、企事業單位等在公務活動中形成的、以強制力推行的、用以規定各種行為規范的文件，為行政工作提供標準和范式。

二、領導指導性公文，常用于上級對下級進行領導指導工作。

三、公布性公文，常用于公布各種重要信息。

四、陳訴呈請性公文。

五、商洽性公文，主要是指函。

六、證明性公文，主要包括證明信、介紹信、協議書、會議紀要等四種。

那么歸檔范圍是依照什么來劃分的呢？歸檔范圍應以本單位工作活動為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動和各項業務工作。本單位的收文，不論是來自上級、下級，還是非隸屬關系單位，應以是否與單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發點。既不能“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔；也不能“有檔不歸”，將有價值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。

對于我們醫院來說文件材料歸檔范圍有4條原則：

1、反映醫院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫院工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、醫院工作中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、醫院需要貫徹執行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；

4、其他日常工作中形成的對醫院工作具有查考價值的文件材料。我院歸檔范圍包括各科室歷年有關醫院黨委、行政管理、醫療、科研、教學、基建后勤、設備、統計等各項工作活動中產生的所有具有查考利用意義及保存價值的文件材料。