第一篇：文書檔案整理方法要點

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機關檔案工作需要把握的幾個基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據我們在現實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對于一些專業性、業務性較強的業務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等。(我們常說的業務主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個方面：

1、本單位制發的正式文件(包括代上級機關起草的文件)。是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執行的上級機關同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構沿革等。

2、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

2、年度分開

文書檔案是按年度進行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各年度的材料分開,同一個年度的文件材料放在一起,注意幾點：

(1)一般以文件形成日期為準。

(2)計劃,總結,預決算,統計報表,表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬年度。

2、復制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時應注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復制件為一件;（4）轉發文與被轉發文為一件;（5）來文與復文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規定，裝訂時應做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機構(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機關推薦使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——機構（問題）”這兩種分類方法。

1、二級分類法：即“年度--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構規模較小、文件數量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯、黨史辦等

2、三級分類法：即“年度--機構（問題--保管期限”分類法。機構(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機構”，即使用“年度—機構--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復雜、機構規模較大、文件數量較多”的單位。例如：人力資源與社會保障局、農牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級分類方案：

2、分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設置的問題，根據文件所涉及的內容按問題分開。二級分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應歸入其內容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應歸入相應的問題類目中；

第五、外來文件，應根據其內容所針對的問題，歸入相應的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規定，根據文件的利用價值，準確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按事由結合時間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內的歸檔文件排在一起。

2、年度:要求以4位阿拉伯數字標注公元紀年, 填寫文件分類所屬年度。如跨年度形成的文件應歸入辦結年 , 標年度時也應標辦結年度,像 1999年的會議通知放在 2000年會議召開年度一并整理時,在年度一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成年度填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機構（問題）:此項為可選項,如是三級分類則必填,否則可不填。

5、頁數:填寫該份文件總頁數,有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數相加, 如文件頁碼不全 , 數清頁數或簡單標注頁碼均可。

6、室編件號:在同一期限內按文件排列順序從‘1’開始流水標注室編件號。

7、館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號:一般單位不需填寫。室藏檔案數量很大的單位為了方便存取、倒架、統計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內;

3、不同類別的文件應裝入不同盒中。即不同年度、不同期限的文件不應裝人同一盒中 , 按機構(問題)分類時 , 不同機構(問題)的文件不應裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內應附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。

2、蓋印封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱;

3、蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號和盒號等。各項目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對檔案進行有效的開發和利用，可以進行檔案利用成果申報工作。例如：編寫《大事記》、《組織機構沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統計數字匯編》、《規章制度匯編》、《工作要點和工作總結匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設爭取達到庫房、辦公、閱覽三室分設，并做到“八防”和安全保衛

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統一著錄。

第二篇：文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法

一、概念

文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，即法規性文件和行政性文件。法規性文件是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執行法規、在日常政務活動中形成的文件材料。目前我國黨政軍機關、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。簡單地說，就是各單位制發的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結、領導講話、情況匯報、合同、協議等等）。

歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

二、歸檔文件規范整理的基本要求和基本步驟

1、歸檔文件規范整理基本要求

歸檔文件規范整理是檔案管理工作的核心和基礎，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質量直接關系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應按國家檔案局第8號令公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和經區檔案局審批的“三合一”制度執行。整理方法應符合《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）和《湖北省歸檔文件整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規定，在計算機和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有關聯系，區分不同價值，便于保管、利用和移交進國家綜合檔案館。文件歸檔工作應按照國家“雙軌制”管理的業務要求，將紙質歸檔文件與電子歸檔文件同步規范整理。

2、歸檔文件規范整理基本步驟

歸檔文件規范整理按《歸檔文件整理規則》、《湖北省歸檔文件整理實施細則》的規定進行。以“件”為單位進行規范整理。基本步驟為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環節。

三、歸檔文件的整理方法

1、收集。即是對本單位應歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話： 一是處理完畢的文件材料要隨時收；

二是經常用的文件，要履行借用手續定期收； 三是本單位發文，在蓋章時當時收； 四是會議材料，要事先做好工作及時收；

五是內部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收； 六是常規性的文件材料，要逐項收； 七是在機構人員變動時，要提前收； 八是結合年終檢查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷過程中，發現不全要反復收。

那么，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》明確界定了機關應歸檔的文件材料和不應歸檔的文件材料的范圍。機關應歸檔的文件材料：

（1）上級文件材料。需要貫徹執行的政策法規性文件；代上級機關草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。

（2）本機關的文件材料。這是重點，也更加符合8號令關于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類紅頭文件和白頭文件等。主要是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；本機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料等。（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業務但需要貫徹執行的法規文件；對本單位檢查的重要文件；重要的來往文件等。（4）下級機關的文件材料。如報來的重要工作計劃，總結等法規性備案文件。

強調一點：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。機關不應歸檔的文件材料：

（1）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

2、裝訂

（1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復制字跡模糊或易褪變的文件（主要指傳真件）。（2）文件的裝訂。采用袋裝結合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。

3、分類。即依據一定的標準，按照文件的來源、時間、內容和形式特征的異同點，對文件進行有層次的區分，并組成具有一定從屬關系和平行關系的管理體系。分類方案的設置：

一般機關按“—機構或問題—保管期限”三級分類；歸檔文件少的單位可按“—保管期限”兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。

如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規定： 永久保管的文書檔案主要包括：

（1）本機關制定的法規政策性文件材料；

（2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（3）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；（4）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；（5）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

（6）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；（7）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；（8）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：

（1）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；（2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（3）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機關一般性事務管理文件材料；

（5）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（6）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；

（7）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（8）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（9）下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的設備類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒內歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結合時間”排列。運用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時間先后順序排列。會議文件、統計報表等成套性文件集中排列。一件文件的排列順序：

發文與定稿為一件，發文在前；

收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前； 正件與附件為一件，正件在前； 請示與批復為一件，批復在前；

轉發件與被轉發件為一件，轉發件在前； 原件與復制件為一件，復制件在前； 無定稿的發文與簽發單為一件，發文在前。

（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設置的順序上架排列，按—類別—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。

5、編號

（1）檔號的編制。由全宗號—號—類別號—保管期限—件號組成。

在編制檔號時，注意五點：

①全宗號是指區檔案館給各單位的代號。②號是指歸檔文件形成的。

③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數字為類別號。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件號（即文件的排列順序號）規定為三位數阿拉伯數字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號；同一、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。

檔號舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。(2)、頁數的編制：

頁數指每件文件的總頁數（包括處理簽、發文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右上角，用鉛筆編寫。（3）歸檔章的編制

歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍色筆填寫。歸檔章規范式樣

規格：16＊45mm（全宗號）

（）

（室編件號）(機構或問題）

（保管期限）

（館編件號）

第三篇：文書檔案的整理方法和步驟

第三部分

文書檔案的整理方法和步驟

文書檔案的整理方法包括立卷的整理和歸檔文件整理兩種方法 立卷整理的方法和步驟

一、確定分類方案

?分類是文書檔案整理工作中必不可少的基本步驟。?根據本單位的實際情況，設置分類方案。復式分類法

1、—機構—保管期限分類法

2009年：辦公室……永久、30年、10年

業務處……永久、30年、10年

指導處……永久、30年、10年 2010年：辦公室……永久、30年、10年

業務處……永久、30年、10年

指導處……永久、30年、10年 2011年： …… 復式分類法

—機構—保管期限分類法

永久

30年

10年

2009年：辦公室…… 1-10

11-20

21-30 業務處……31-40

41-50 51-60

指導處…… 同上 2010年：辦公室……業務處……

同上排列

指導處…… 2011年： …… 復式分類法

2、—問題—保管期限分類法

2009年：

黨群類……永久、30年、10年

業務類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2010年：

黨群類……永久、30年、10年

業務類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2011年：

…… 復式分類法

3、保管期限——問題分類法

永久：

2009年……黨群類、業務類、行政類

2010年……黨群類、業務類、行政類

2011年……

30年：

2009年……黨群類、業務類、行政類

2010年……黨群類、業務類、行政類

2011年……

10年：

2009年……黨群類、業務類、行政類

2010年……黨群類、業務類、行政類

2011年…… 復式分類法

4、保管期限——機構分類法

永久：2009年

辦公室、業務處、指導處……

2010年

辦公室、業務處、指導處……

2011年

……

30年：2009年

辦公室、業務處、指導處……

2010年

辦公室、業務處、指導處……

2011年

……

10年：2009年

辦公室、業務處、指導處……

2010年

辦公室、業務處、指導處……

2011年

…… 保管期限——機構分類法

?不管采用哪種分類方法，同一全宗應保持分類方案的一致性。要做到類別設置合理，各類之間界限清楚，歸類準確。

二、鑒定

?確定文件是否留存，剔除沒有保存價值的文件材料 ?確定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷內文件排列

根據一定的主題等內部特征和外部特 征把具有密切聯系的若干文件組合成一個案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。

?立卷方法：

按公文的主要特征組卷：

問題、時間、責任者、名稱 按公文類型組卷

會議、案件、信訪、簡報 ?避免出現以下情況：

歸檔的文件不齊全完整

歸檔過細、重復歸檔

雜卷

?卷內文件排列：

卷內文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯系，給每份文件以固定的位置。卷內文件可按問題、文件的重要程度、時間等方法排列。

?無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序為：發文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： ?正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復印件在后；

?轉發文在前，被轉發文在后，批復在前，請示在后； ?有文件處理單的，放在最前面；

?方針政策性公文在前、業務性公文在后；

?上級機關公文在前、本機關和下級機關公文在后； ?案件的結論及判決性公文在前、依據性材料在后等。

四、文件修整 ?修裱破損文件

?復制字跡模糊或易褪變的文件 ?超大紙張折疊

?去除易銹蝕的金屬物(見圖示)

五、編頁 ?編頁

（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯數字，每卷從“1”開始流水編制。

（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示

（4）案卷中如有領導批示的便條，便條上端應粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示

?

（5）文書檔案內與文件密切聯系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關材料，應裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標注內容、數量和頁號。

（圖示）

填寫卷內文件目錄

卷內文件目錄放在卷首，填寫時應使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水。

六、編制案卷封皮和備考表 ?案卷封皮： ?立檔單位名稱 ?機構（部門）名稱 ?題名

?文件形成時間 ?保管期限

?卷內件數、頁數 ?案卷順序號

如何正確擬寫案卷題名 ?題名

文件標題。是表達檔案中心內容、形式特征的名稱，一個完整的題名應由責任者、受文者、事由、文種、時間、地點組成，統稱六要素。一份文件的標題可以由責任者、事由、文種組成。?一般情況下，文件的題名只有一個，填寫題名項時應照實抄錄。

?有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標題中破折號或冒號后面的部分，是對正題名進行解釋說明，在正題名能夠反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。題名案例分析

（一）?沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容的，應根據文件的內容重新擬寫或補充標題。?沒有題名的，如信。見圖示

?雖有題名但無實質內容的如通知、函等。見圖示

題名案例分析

（二）?批辦單上的內容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會有領導的批示，標題中盡量把它揭示出來。?對于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內加以標注。?若文件中附有照片也要在題名項中加以說明。

?兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時需要將兩份文件的內容分別揭示出來。見圖式 ?卷內備考表

卷內備考表放在案卷最后，用以登記卷內文件的基本狀況，監督和保護文件，并便于管理人員和利用者

了解案卷的有關情況。

七、案卷裝訂

?歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

?頁面過滿時，則需在頁面左側貼上紙條以增加裝訂線。見圖式

八、案卷排列 ?案卷的排列

對這些整理完畢的檔案實體進行系統的排列，確定在本部門內案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯系。

一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。

保管期限——機構分類法

十、編制案卷目錄 ?編制案卷目錄

是案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。?案卷目錄的重要作用

第一，固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；

第二，概括地介紹全宗內案卷的內容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；

第三，它是檔案登記的基本形式也是統計和檢查檔案的重要依據。?案卷目錄格式：卷號、題名、日期、頁數、保管期限、部門、備注項目。?案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。

見圖示

十一、檔案裝盒

1.將檔案按室編卷號順序裝入檔案盒。

2.檔案盒盒脊設置全宗號、目錄號、、起止卷號等項目，需用紅色印章標明。

3.裝盒應松緊適度

第四篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，也是由通用文書轉化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續和發展。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發揮著極為重要的作用。

高校體系機構龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數量也會越來越多，內容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發顯得至關重要。檔案是由文件轉化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，只有規范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量，也直接關系到文書檔案的質量，做好文書工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質量，也體現了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現公文制發不規范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內容）、擴散，紙張規格大小不一等現象。出現這些問題的主要原因是：大多數從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業畢業，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業畢業的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

（二）調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。

第五篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結、統計報表等。

（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經簽發的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。