第一篇：文書檔案作業

檔案收集——文明的延續 壹

檔案收集——文明的延續

——撳開歷史繁復的衣角

學院班級：漢語０８０２

學號：１５０１０８０２０２

姓名：陳俏麗

翻開文書檔案學的書，我們的眼前會有這樣的話語——文書含義：人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書 面記錄。文書包括公務文書和私人文書。公務文書是黨政機關、企事業單位、群眾團體和其他社會組織（通常統稱機關）在公務活動中形成和使用的文字材料，它是管理政務的一種重要工具。私人文書是個人、家庭或家族根據需要在其活動中形成和使用的文書。對于檔案，會出現這樣的字句，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的形式是多種多樣的：從載體上看，有龜甲獸骨、竹簡木牘、絲織縑帛、紙張、磁帶、磁盤、膠片等。從記錄信息的方式上看，可歸納為文字、圖像、聲音、實物等。

在現實生活中我們是否意識到文書檔案的作用呢？在這個印刷泛濫以及網絡轟炸時代，作為普通人，大家都會覺得沒有什么需要花心思保留的，需要什么，花錢到書店里隨便挑上一本，到網上隨便搜搜就可以百分之幾百的滿足所需。可是我的前提已經定位，那只是普通人而言，既沒有深究學問的必要，也沒有對于檔案真實性考證的研究的和責任的人。但在使用這些資源的時候是否想過如果沒有那樣一批對這些檔案資料收集整理保存的人，人們所需的東西從哪里來?你可以想象沒有史書、典籍、詩歌、話本等等文本的記載，我們今天將活在一個怎樣的時代？刀耕火種！這不是危言聳聽，沒有文字的載體，沒有資料文書的保存，我們不知道自己的文明進展的怎樣的地步，我們只會是單個的探索，沒有交流和合作，更沒有傳承，變成了沒有歷史的，沒有視野的孤立原始狀態。檔案不僅記錄了歷史活動的事實經過，而且記錄了人們在各種活動中的思想發展、生產技術和政治斗爭的經驗教訓以及科學研究和文藝創作中的成果。因此，它對于人們查考以往情況，掌握歷史材料，研究有關事物的發展規律，批判地繼承歷史遺產，具有廣泛的參考作用。

由此引出這篇論文的核心，即是檔案收集對一個社會，國家乃至人類文明的作用。在《南方人物周刊》第38期有這樣一個專節，關于崔永元和他的紀錄片《我的抗戰》。看了這篇報道后大為感動，這是一部崔永元和他的團隊歷時8年，采訪3500人，搜集的口述歷史影像超過200萬分鐘，歷史照片300萬張的紀錄片，他的重點不是去重新書寫抗戰歷史，而是去反映抗戰背后每個生命個體的真實感受。這樣一些數字說明的只有一點，檔案的重要，客觀的重要。檔案管理中有對全宗的劃分，不同歷史時期（比如大漢王朝，夏金元少數民族掌權時期，明清王朝、北洋軍閥、日偽，國共合作以及后來的共產黨領導等）所存在的不同政權機關，雖社會職能相同或相近，但因所屬政權性質，其檔案都有各自的全宗構成。特別是跨政權存在的政治色彩較強、對政權依附性較大的立檔單位，如警官學校、軍事院校等，一般在政權更迭時要進行重大改造，其檔案應分別構成不同的全宗。這樣就會使歷史變成社會上一句很流行的話：歷史都是當權者的舞臺，喜劇多悲劇少。然而不管怎樣，除非銷毀，否則檔案終歸是一個還原真實的有力途徑。檔案從載體上，龜甲獸骨、竹簡木牘、絲織縑帛、紙張、磁帶、磁盤、膠片等都可以是它的記錄方式，因此文字、圖像、聲音、實物等都可以是檔案的呈現方式。崔永元的這部記錄片中用到“口述歷史”，這可以說是超越了以上的用一種更逼真更生動有力的保留載體，那些受訪者都是活生生的人，都是在走過那段歷史的人，都有自己的思考和價值觀，這對于反映某個時代，某個事件對人影響的客觀性和全面性。“口述歷史”在美國早已是歷史研究的重要方式，鳳凰衛視多年前就有嘗試，但內地官方

檔案收集——文明的延續 貳

電臺卻很少采用。2001年前后，崔永元造訪日本NHK電視臺片庫和早稻田大學，發現兩座機構完整地保存著關于中國的文獻和口述歷史采訪。他深受觸動，認為這樣的“影像史記”很有意義，首先選擇抗戰歷史題材則是出于個人興趣和急迫感——“不能再等了，那些人年紀太大了，正慢慢地失去記憶。”——歲月如刀，正在消失的不僅僅是記憶。在制作淞滬抗戰“八百壯士”那一集時，尚有一直隱瞞真實身份的王文川等３人在世，完成之后，就只剩下一人。如果再遲一步，這段歷史將會永遠失去見證者和口述者。崔永元和導演曾海若強調此片子不承擔表現大歷史的功能，只管呈現細節、把判斷的權利交給觀眾，但抗戰涉及的敏感話題還是難免會受到限制。《抗戰》所呈現的國民黨老兵在整個抗戰史上的作用，自然迥異于傳統的歷史教科書上的說法。由于眾所周知的原因，這些口述史難以獲得官方認定，但《抗戰》做到了最起碼的“原始展開”。像王文川則這樣曾立下赫赫戰功的抗日英雄，卻被迫隱瞞自己的身份，日漸暴躁古怪。當他哭倒在四行倉庫舊址團長謝晉元雕像前，我們看到的是真實的英雄，遠比教科書上塑造的英烈更飽滿，更富人性，也更悲戚。??真正能通過文字和影像彪炳青史的抗戰英雄少之又少，他們多數被塑造得難見血肉，在一般人的想象中，這些出生入死的英雄應該是高大威猛的，但因為種種原因，這些參加過慘烈戰役的老人看起來都孱弱老邁。根據這些幸存者的講述，無數尸骨無存的參戰者往往被家屬形容為“被野狗吃了”，真實得讓人唏噓??把細節放大——細節就是原始最歷史中最為“密密”的部分。①

同樣，在《人物周刊》中有一個民間板塊里有關于《尋找滇緬老兵》的專節，“在５００張從美國國家檔案館里復制來的中國滇緬抗戰照片里，章東磐挑選了一幅全身都用野草和藤蔓偽裝的士兵肖像，作為他主編的《國家記憶》一書的封面。作為民間抗戰史研究者，章東磐十幾年間從未放下中國遠征軍抗戰史研究。在滇西做田野調查時，他和同伴鄧康延。牛子踏上了尋找美軍少校梅姆瑞之旅。??共同組成了一支特殊的民間抗戰史打撈隊，遠赴美國，在美國國家檔案館，他們找到了１９４６年起就再沒有被打開過的影像檔案。??令章東磐難忘的，是一些小兵的照片。他相信照片中的人，一定有活下來的。??盡管照片背后的英文名字難以準確地譯成中文，章東磐仍然覺得，一旦更多國人看見這些照片，很可能會有人認出他們來。??一個小兵的命運走向有著無數可能。他們在哪里？現在過得怎樣？如果把這些小兵的故事收集起來，一定會非常精彩！”②

可是終究只是如果，這些小兵的故事并沒有收集起來。會覺得有缺憾，可是歷史終歸是過去了，沒有做好檔案的收集整理工作，過去的只能是過去，毫無疑問。作為一個國家一個民族，她的發展無疑是復雜的，或者小到政府機構。企業單位，也都會涉及到資料檔案的整理分類問題。因為一些原因，會失實，那檔案的回歸便只能歸結到歷史大眾的普通人中來，需要的是沒有客觀沒有利益牽涉的唯美主義角度中來。七十年代，文革時代，烈火時代，文明逆流化時代，無論怎么去定義這個時期，都不會有任何一個人會出來指責對與錯，因為這是一段時代對所有人的記憶，個體的感覺不代表整天，任何個體只是歷史的微小組成。文革，大體上來看，它被那些會動紙筆，會用口舌的知識人傳播出來，基本上是恐怖的代名詞，當然，沒有人會質疑魔鬼這個詞用的過火。可是想想，那祖國大地上存在的另一些面朝黃土背朝天的農民，文盲者而言是什么呢，我想不該由我這個在那個年代都尚未出生的人來說，以下我將摘錄一段“今天”文學網站中辛泊平對于《七十年代》的讀后感，同時，對于這本書，我也是認真讀過的，其中的對于歷史的還原，真是值得借鑒，如辛在文中所說，真是擁有著博大的胸襟，包容各個階層，各個地域，讓你感到對于歷史你不是看的，你是聞的，你是觸的，你甚至是真正活在里面的，每一個主人公有每一個對于那段時期的真實想法，不做后天的修補。

①② 《南方人物周刊》第３８期第９９頁

《南方人物周刊》第３８期第８２頁

檔案收集——文明的延續 叁

以下摘自“今天”文學網站③：

北島和李陀主編的《70年代》就這樣自然而然地進入了我的閱讀視野。??讓我釋然的是，主編之一的李陀對這本書的定位和認識一下子打破了我先前閱讀的拘謹。他說“最后要說明的一點是，參與本書寫作的作者，主要都來自知識界和文化界，這一方面是由于一本書需要一個立意，一個主題，但另一面，也可以說是有些不得已。這個不得已使本書有著難以避免的嚴重的缺陷。既然編輯此書的一個重要目的是想強調歷史記憶的重要，那么，有能力也有權利參與這記憶的決不應該只限于那些擁有發言權的社會階層，?昨天?不能為哪一個群體獨占。在?昨天?成長和生活過的千千萬萬，里面既有文化人和知識分子，還有廣大的工人、農民和其他勞動者，其中一定有很多人愿意拿起筆來寫作，讓昨天在記憶里復活，讓今天和昨天對話。若果我們能這樣多，相信在文字中呈現的思想和畫面很可能和本書十分不同，也許那是一個很不同的?七十年代?，也許他們的歷史記憶使我們對昨天有完全不一樣的認識。”

??

讓人欣慰的是，這種歷史的態度，并非說說而已。在本書中，我讀到了高默波從農民的立場反思的文字——“巴金的《隨想錄》中曾說，他一聽到樣板戲就心驚肉跳，成為一種典型的記憶創傷。可是我的記憶恰恰相反，它是我在農村中最好的記憶之一。”作者忠實于自己的記憶，沒有因為這種經驗的逆時而遮掩，客觀上讓我們了解了“占有中國絕大多數的農村人沒有記憶，也沒有歷史”的“被遺忘的存在”。同樣，在蔡翔和閻連科的筆下，同樣也描寫了那個時代農民的苦難，和后來文革控訴的主角們相比，那些農民的苦難是沒有聲音的，但它卻是沉重的，真實的，鄉村“只是革命興起時的必然犧牲和最終成就革命的遼闊地緣”（閻連科）。在阿堅的筆下，我們還讀到了那些所謂的“五四英雄”并非都是自覺的反抗者，而是“大部分人的表情是喜悅大于哀傷、活潑大于嚴肅——不怎么像悼念周總理更似過節”的記憶。在閱讀了以揭露和控訴為主的文革回憶文章之后，這樣的文字是觸目驚心的。因為，它讓我們在密密麻麻的文字中，不經意地掀開了帷幔的一角，裸露出歷史另一個堅硬的維度。

無論是抗戰歷史，滇緬老兵還是七十年代，可以看到檔案對于一個國家甚至是一個文明的重要性，從崔永元的“口述歷史”章東磐的各種資料形式的收集，以及《七十年代》的盡力大面積覆蓋歷史邊角的方式。每一刻都將成為歷史，而歷史是一段文明得以延續的基礎，而由于各種各樣的原因，常常只看到它的絕少部分，僅靠著想象去還原，自欺欺人的下判定，這些都將是對檔案對歷史的極大扭曲。

為此，要做的工作便是抓住此刻，抓住客觀與真實，用勇氣，用毅力去保留文明發展的每一個真實的過程，那將是我們的財富也將是下一代人的財富。

默默耕耘，不讓樓蘭再哭泣，不讓我們的文明再哭泣。

③ “今天”網站（ｗｗｗ．ｊｉｎｔｉａｎ．ｎｅｔ）：暗流涌動、思想突圍的70年代——閱讀《七十年代》作者: 辛泊平

第二篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，也是由通用文書轉化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續和發展。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發揮著極為重要的作用。

高校體系機構龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數量也會越來越多，內容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發顯得至關重要。檔案是由文件轉化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，只有規范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量，也直接關系到文書檔案的質量，做好文書工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質量，也體現了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現公文制發不規范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內容）、擴散，紙張規格大小不一等現象。出現這些問題的主要原因是：大多數從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業畢業，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業畢業的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

（二）調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。

第三篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結、統計報表等。

（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經簽發的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。

第四篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規律、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機關、本單位職能活動和歷史

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面貌的文件材料，包括本機關、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。

凡與本機關、本單位、本職能活動無關的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應齊全完整、內容準確;b.收集工作應立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領導批示的辦文單位應隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關于同一問題的請示和批復一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或實體裝訂時，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內容比正件重

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要，件數較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；

（5）轉發文件與被轉發文件為一件（被轉發的來文原件與轉發后的文本應分開保存）；

（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；

（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。

歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限————機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

（一）按歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征

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一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等。分時，一般來說就以文件的簽發日期（或落款日期）為準，據以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統一在辦結歸檔，分類時也都歸入辦結。

（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，這時判定“件”的日期、應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

（4）無落款日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。

文書檔案分為永久、長期和短期。

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（1）凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關和國家建設及歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機關制定的屬于政策規定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結、綜合統計報表；機構設置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級針對本機關所做的決定、批復、報告、機關領導人任免等文件材料。c.本機關批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。

主要包括：a.直屬上級機關發來的屬本機關主管業務或非直屬上級機關頒發的針對本機關主管業務，并需要貫徹執行的一般性文件材料。b.下級機關報送的工作計劃、總結、報告和統計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。

（3）凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機關一般事務性的文件材料b.上級機關和同級機關頒發的非本機關主管業務但需要參

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照執行的文件材料。c.下級機關報送的一般性文件材料。

（三）按機構（問題）分類法

機構分類法，就是根據機關內設機構對歸檔文件進行分類。

問題分類法，就是按照文件內容對歸檔文件進行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯系，根據文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號的正式文件和未編號的文件材料，應按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一

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個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時間的先后順序排列，所謂事由的形成時間即事由的辦結時間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發文在前，被轉發文在后；回復性文件在前，批請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；漢文本在前，少數民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號

歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領導批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項目的填寫

a.全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機關文書、業務部門、或檔案部門在整理歸檔文件時，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；

d.件號：即歸檔文件的排列順序號； e.盒號：即檔案盒的排列順序號。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。

件號：文件的排列順序號，即室編件號。責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。聯合發文責任者應填寫標注發文字號的機關。對于領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名。

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文號：文件制發機關的發文字號。

題名：文件標題，沒有標題或標題不規范，不能全面提示文件內容的，應根據文件內容重新擬寫，外加“[ ]”號。

日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909 頁數：每件文件的頁數，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數。

備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對破損的文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內的各頁按一定的方式對齊。

一般采用線繩裝訂，文件較薄（2-39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側裝訂，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。

檔案盒封面：應使用全稱或規范化簡稱標明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項目包括：全宗號、、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。

備考表置于盒內文件之后，項目包括：盒內文件情況說明（填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時應注意以下問題：

（1）不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內；

（2）不同保管期限的歸檔文不應放入同一檔案盒；（3）不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內。第八步：檔案上架

（1）編制盒號：用鉛筆分保管期限的流水號。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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第五篇：何為文書檔案

何為文書檔案

檔案辦 陳碧蘭

綜合檔案室保管著這么一份文書檔案（中華民國37年。湛江市發生鼠疫期間政府的相關文件），那么文書檔案的定義是什么？什么文件才可以歸檔呢？下面就由我來給大家做下普及。

文書檔案，是記錄政務活動（包括黨務、行政管理等）的檔案。它記錄了機關、團體、事業單位所從事的各種管理性活動，如黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業務管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。

文書檔案來源于文件。文件辦理完畢后經鑒定具有保存價值的部分，經過歸檔整理，轉化為文書檔案。歸檔文件分為六大類：

一、規范性公文，規范性公文是黨政機關、社會團體、企事業單位等在公務活動中形成的、以強制力推行的、用以規定各種行為規范的文件，為行政工作提供標準和范式。

二、領導指導性公文，常用于上級對下級進行領導指導工作。

三、公布性公文，常用于公布各種重要信息。

四、陳訴呈請性公文。

五、商洽性公文，主要是指函。

六、證明性公文，主要包括證明信、介紹信、協議書、會議紀要等四種。

那么歸檔范圍是依照什么來劃分的呢？歸檔范圍應以本單位工作活動為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動和各項業務工作。本單位的收文，不論是來自上級、下級，還是非隸屬關系單位，應以是否與單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發點。既不能“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔；也不能“有檔不歸”，將有價值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。

對于我們醫院來說文件材料歸檔范圍有4條原則：

1、反映醫院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫院工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、醫院工作中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、醫院需要貫徹執行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；

4、其他日常工作中形成的對醫院工作具有查考價值的文件材料。我院歸檔范圍包括各科室歷年有關醫院黨委、行政管理、醫療、科研、教學、基建后勤、設備、統計等各項工作活動中產生的所有具有查考利用意義及保存價值的文件材料。