第一篇：文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法

一、管理職責

（一）認真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度。

（二）對機關各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監督和指導。

（三）集中統一管理機關各種門類和載體的檔案。

（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關工作服務。

（五）在集中主要力量抓好機關檔案工作的基礎上，對直屬單位和本系統檔案工作進行必要的指導、監督和檢查。

（六）按規定向省檔案館移交應進館的檔案。

（七）根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本機關檔案存、毀制度。

（八）辦理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。

（九）負責廳機關大事記的搜索、整理和編印。

二、立卷歸檔

（一）歸檔范圍

凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。

（二）歸檔要求

1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯系，科學整理立卷。

2．廳機關的立卷歸檔工作在檔案室的監督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格后方可歸檔。

3．聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。

4．會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。

5．檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。

（三）歸檔時間

1．文書檔案在次年五月底以前接收完畢。

2．會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。

3．基建檔案在基本建設工程竣工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。

三、檔案利用

（一）本廳工作人員因工作需要，經本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領導同意后經廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。

（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意，不能復印、復制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續，并及時歸還。

（三）不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用黨組、廳務會議記錄，必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。

（五）本廳財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時，需征得本處科領導同意并經財務處處長批準后方可查閱。

四、檔案保管

（一）檔案庫房門窗要堅固，并安裝防護設施，下班前關好鎖牢。

（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。

（三）檔案庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態。

（四）檔案庫房要有溫度計、干濕計，根據季節和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在14－24度，相對溫度45－60%的范圍內。

（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，并及時檢查，如發現藥物失靈要隨時更換。

（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

五、檔案統計

（一）為了給本機關各項工作提供最有效的檔案服務，協助業務處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關檔案統計工作。

（二）按檔案統計制度的規定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計。

（三）建立健全檔案數量統計，借閱及其效果統計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統計。

（四）統計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總，并填報上級機關。

（五）定期統計利用情況，每年末統計當年檔案借閱人次，總結檔案利用效果。

六、檔案鑒定和銷毀

（一）以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負責人審核，提出處理意見，經檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續即可銷毀。

（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。

（三）銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監銷，監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。

七、保管期限

（一）辦公室文書保管期限

1．上級機關下發的由辦公室承辦的文件材料

永久

2．黨和國家領導人、上級機關視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料

永久

3．人事廳工作總結報告及計劃、規劃

長期

4．人事廳制發的（包括與其他機關聯合制發的）辦公室承辦的文件材料

永久

5．由辦公室承辦的廳務會議記錄、紀要及籌備組織的人事工作會議領導講話、典型經驗等文件材料

永久

6．人民群眾來信來訪及省人大、省政協提案議案的答復

永久

7．辦公室工作計劃、總結、匯報、會議記錄

長期

8．辦公室編寫的《河北人事信息》

長期

（二）機關黨委、人事處文書保管期限

1．黨組會議記錄、紀要

永久

2．人事處工作計劃、總結、匯報、會議記錄

長期

3．本機關機構設置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料

永久

4．廳機關干部任免和工作人員年度考核獎懲的文件材料

永久

5．干部職工錄用、轉正、調資、定級、離退休、職務職稱評聘、復轉、撫恤死亡等文件材料

長期

6．本廳職工調動工作行政工資介紹信存根

長期

7．本廳職工花名冊及黨員統計表

永久

8．省委組織部、省直工委及上級機關下發并需要執行的重要文件及落實材料

長期

9．廳年度考核目標工作報告等有關材料

長期

（三）紀檢、監察室文書保管期限

1．上級黨紀、政紀有關法規、準則、規定等文件材料

永久

2．本廳制定的有關廉政建設的文件材料

永久

3．清理超標準住房工作有關文件、報告、結論等材料

長期

4．對本廳干部黨紀、政紀處分材料

永久

（四）綜合規劃處文書保管期限

1．機關事業單位人事計劃宏觀管理政策性文件

長期

2．全省機關事業單位職工人數、工資總額計劃及管理文件

長期

3．全省干部計劃（包括增干和公務員考錄）等文件

長期

4．省直機關事業單位職工人數、工資總額計劃及管理文件

長期

5．干部統計資料、報表

永久

6．機關事業單位職工人數、工資總額統計報表

永久

（五）政策法規處文書保管期限

1．貫徹落實上級機關有關工作的規劃、請示、報告等

永久

2．全省國家行政機關公務員制度實施方案及配套文件

永久

3．公務員制度推行工作的若干政策、規定和意見

永久

4．公務員制度實施工作批復及其他重要文件

永久

5．企事業人事制度改革方面的實施方案、通知、規定、辦法等

永久

6．有關工作的省委、省政府和廳領導重要講話

永久

7．人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規劃、通知、規定、意見

永久

8．重要調研資料和報告

長期

9．省行政學會章程、組織機構及學會組成人員名單等

永久

（六）錄用聘用管理處文書保管期限

1．有關錄用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上級的請示及領導批示

永久

3．本處年度工作計劃、總結和全省錄聘用工作會議材料

長期

4．審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續有關材料

長期

（七）考核任免獎懲處（政務公開辦公室）文書歸檔期限

1．省直單位非領導職務評定情況

永久

2．有關省政府行政機關非領導職務評定文件

永久

3．行政職務任免報告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報表。省政府向省人大報告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知

永久

4．系統表彰獎勵的文件材料

永久

5．有關全省獎勵升級的文件材料

永久

6．有關全省政務公開的文件

永久

（八）人才流動開發處文書保管期限

1．本處年度干部調配、非師范類大中專畢業生就業分配計劃、總結、報告等文件材料

永久

2．有關干部調配、畢業生分配的政策規定

永久

3．本處組織召開全省工作會議安排、通知、講話、發言等有關材料

永久

4．本處有關重要工作向上級的請示、報告及上級的批復、領導批示等文件材料

永久

（九）培訓教育處文書保管期限

1．全省公務員培訓工作規劃、年度計劃、總結、報告

永久

2．全省人事系統干部教育工作會議的領導講話、典型經驗等文件材料

長期

3．本處有關重要事項向上級的請示、報告及上級的批復、指示等有關文件材料

永久

4．年度工作總結和工作安排

長期

（十）工資福利處文書保管期限

1．全省機關事業單位工作人員工資制度改革有關政策法規

永久

2．全省機關事業單位工作人員工作政策性文件規定

長期

3．關于工資政策向人事部的請示及對下級請示的批復

長期

4．機關事業單位工作人員福利政策

長期

5．機關事業單位工人考核政策

永久

6．全省機關、事業單位離退休人員調整離退休費的實施辦法、配套政策和若干具體問題的處理意見

長期

7．離退休、工齡計算、遺屬生活困難補助，第二次人才開發方面的政策、規定、意見

長期

（十一）職稱管理處文書保管期限

1．專業技術職務評審的有關政策法規

永久

2．組建（調整）中、高級評審委員會的批復

永久

3．破格晉升高級職務審批表及有關證明材料

永久

4．向省委、省政府、職改領導小組的匯報、請示及批復，職改領導小組成員的任命和調整

永久

5．省直各單位高、中級職務聘任方案的審批意見

永久

6．省直事業單位崗位設置及結構比例的審核意見

永久

7．職改工作計劃、總結、匯報、意見

永久

8．省職改領導小組會議紀要、職改工作會議領導講話及經驗材料

永久

9．省人大代表和政協委員關于職稱工作的建議、提案及答復

長期

10．全國專業技術資格考試合格名單及軟盤

永久

11．各種數字統計表（匯總表）

永久

12．職改信息

長期

（十二）專家管理處文書保管期限

1．國家對有突出貢獻的中青年專家選拔管理的有關文件、批復及專家扶貧的有關文件

永久

2．享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關文件材料

永久

3．科技人員家屬“農轉非”方面的政策法規

長期

4．跨世紀人才選拔的有關文件材料

永久

5．非教育系統留學人員選派與回國人員管理的有關文件材料

長期

6．河北省留學人員聯誼會的有關文件材料

長期

（十三）軍官轉業安置培訓處文書保管期限

1．軍官轉業安置工作的有關政策法規

永久

2．省軍轉工作小組、軍轉辦文件、簡報

永久

3．軍轉辦向上級的請示、報告

永久

4．省軍轉年度轉業干部花名冊定向名單、領導批示

短期

（十四）職稱考試中心文書保管期限

專業技術資格、執業資格及職稱外語考試規定、報考條件、免試部分科目條件、標準、合格人員名單和軟盤

長期

（十五）錄用考試中心文書保管期限

1．全省招錄公務員考試考務的規定和辦法

長期

2．具體考試過程中制定的考試方案、編制的招考簡章、發布的招考公告、印發（編排）的準考證（號）、考試成績登統表

短期

3．筆試試卷、面試題本、題庫

長期

4．全省面試考官隊伍培訓、管理及等級評定等有關文件材料

長期

（十六）人才交流中心文書保管期限

1．人才流動宏觀管理政策性文件

永久

2．人才引進、人才培訓、人才市場建設工作規劃、年度計劃、總結、報告

永久

3．人事代理、人才測評及流動人員社會保險、職稱、工資和流動人員爭議仲裁工作的政策法規

永久

4．組織召開的全省工作會議及培訓安排、通知、講話、發言等有關資料

長期

5．向上級的請示、報告及上級的批復、領導指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文書保管期限

1．事企業單位干部統計報表

永久

2．國家公務員統計報表

永久

3．退休干部統計報表

永久

4．參照公務員管理的國家機關干部統計報表

永久

5．機關事業單位工作人員工資統計報表

永久

6．推廣GPMS有關文件

長期

（十八）工考中心文書保管期限

1．工人技術等級（職務）培訓考核的政策法規

永久

2．工人晉升技術等級（職務）審批人員名單

長期

（十九）省編制委員會辦公室文書保管期限

1．全省機構編制工作計劃，總計報告

永久

2．省編委、編辦關于省直各單位和市級行政機構，省直事業機構的設立、合并、撤銷、職權范圍及人員編制等批文

永久

3．有關重要事項向上級的請示、報告及上級的批復等文件材料

永久

4．省機構改革工作小組、省機構編制委員會及辦公室會議紀要

永久

5．機構編制工作會議及聯席會議材料

長期

6．本單位負責辦理的人大代表、政協委員建議、提案的文件材料

長期

7．本單位機構設立、合并、撤銷，改變名稱、職權范圍及人員編制的文件 永久

8．本單位印發的《機構編制簡訊》 長期

第二篇：文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強公司文書檔案的科學管理，充分發揮公司檔案在各項工作中的作用，保證公司營運期間有關文件資料收集整理的完整性、及時性和真實性，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《河南省檔案管理規定》、《河南省交通檔案管理細則》及河南省檔案局《歸檔文件整理規則》，結合本公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 公司文書檔案是指公司各項工作中形成的應當歸檔保存的文件材料。它是本公司工作活動的歷史記錄，反映本公司貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映在不同時期各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

行政辦公室是公司文書檔案管理的主管部門。按照集中統一管理檔案的原則，各部門、各單位應指定專（兼）職文書負責人，負責本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并保持相對穩定。

由于工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并應及時通知行政辦公室。

公司檔案室設在平頂山營運管理中心，設專職檔案管理員。

第二章 歸檔范圍

第三條 凡是反映公司工作、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案。

第四條 文書檔案包括上級機關文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。

—1—

（一）上級機關的下列文件應予歸檔：

1、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；

2、上級機關頒發的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；

3、上級機關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞等；

4、上級機關印發或轉發公司的文件（包括報紙、刊物內容）；

5、上級機關頒發的非本行主管業務范圍，但要執行的指示、規定、命令、決定、通知等。

（二）公司下列文件應予歸檔：

1、重要的會議材料（黨政聯席會、經理辦公會、黨委會），包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

2、公司印發的（包括轉發及與其他單位聯合印發的）各種正式文件的簽發稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相關單位來往文書；

3、公司的請示及上級機關的批復文件、下級單位的請示及公司的批復文件；

4、公司檢查基層單位或控股單位工作、調研形成的文件；

5、公司領導因公務活動形成的重要文件、傳真，及從其它上級部門帶回與公司有關的文件；

6、公司黨委、紀委、工會、團組織等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤銷、更名、啟用印章及組織簡介、人員編制等文件；

8、公司的營運信息統計報表和統計信息分析資料；

—2—

9、各項規章制度；

10、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動事件的文字材料、榮譽獎勵證書；

11、公司與有關單位簽訂的協議、合同，及在外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、會議紀要、工作往來文件等；

12、公司在法律事務中形成的文件材料；

13、公司管理過程中產生的招投標文件、中標通知書及與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

14、公司審計、紀檢、保衛、安全生產等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定資產統計表及移交憑證；

16、公司制定的章程，公司股東會、董事會決議及形成的各種會議材料等；

17、公司機構演變、人事任免、調配、調資、評先、處分、出國、退休、培訓等文件材料；

18、公司的人事檔案，職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

19、公司財務憑證、預算表、決算表、會計報表等財政部要求歸檔的；

20、公司的路產管理檔案；

21、公司的科研項目報告和學術報告；

22、公司處理群眾來信來訪有領導批示并有處理結果的；

23、公司在基建工作中形成的批準意見、可行性研究報告、評估報告、協議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設計、施工圖設計及變更設計文件）、計量資料、監理施工單位的過程控制資料、工程預決算、基建財務、竣工驗收資料等文件材料；

—3—

24、批準的公司經營計劃（包括生產經營計劃、費用計劃、投資計劃及工程計劃等）；

25、公司領導值班記錄。

（三）公司各部室、基層單位正常工作中處理的所有原始材料：

1、獲得的各項各級榮譽獎勵批準文件；

2、代表公司對外進行的各項工作材料；

3、營運分析報告、收費站工作日志及其它重要文書資料；

4、監控中心監控記錄、值班日記、電話記錄等重要資料；

5、路政執法文書檔案（事故處理記錄、路權維護索賠記錄）等重要資料；

6、其他需要長期保存的文書資料。

（四）相關單位與公司在工作中形成的重要文件。

1、與相關單位之間往來的通知、信函；

2、與相關單位形成的會議紀要、備忘錄等；

3、一切與相關單位形成的具有參考利用的文件材料。第五條 音像檔案包括：

（一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄像等。

（二）反映公司概貌的音像資料；

（三）公司召開重要會議形成的音像資料；

（四）公司領導在國內外重大活動中形成的音像資料；

（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標、養護大中修等）中形成的音像資料；

（六）路產路權維護及重大事故形成的音像資料；

（七）上級領導在公司視察或重要活動中形成的音像資料；

（八）公司學術報告會、科研會形成的音像資料；

—4—

（九）上級領導授予公司的獎狀、獎旗、證書等。第六條 電子文檔。公司網上辦公后形成的收發文處理、會議紀要審閱、簽報審批等重要資料電子文檔要存入移動硬盤存檔。

第三章 歸檔要求

第七條 立卷歸檔的文件，應遵循文件形成規律的特點，保持文件材料之間的有機聯系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。

第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復印件、影印件。

第九條 立卷歸檔的文件材料種類、份數、頁數均應齊全完整。

第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉發與被轉發為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。

第十一條

文件材料應區別不同情況進行排列。不可分割的文件材料應順序排列，即批復在前，請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。

第十二條

跨的請示與批復歸檔于復文；跨的總結歸檔于針對的最后；沒有復文的歸檔于請示；跨的規劃、計劃歸檔于針對的第一；跨會議文件歸檔于會議召開。

第十三條 音像資料應保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。

第十四條 音像檔案應加以必要的文字說明，一般包括時間、—5— 地點、內容、人物、背景、攝影者等。

第十五條 案卷需要注明標題及保管期限。卷首為卷內文件目錄。卷內文件均應順序排列并在每頁右上角統一編號。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應工整清晰。

第十六條

案卷裝訂應保證結實、整齊、美觀。永久、長期保管的案卷，應用線繩以三孔裝訂。裝訂前應注意文件底邊和裝訂對側的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。

第十七條

文件裝訂時應拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應加邊，殘破的文件應修補好。

第十八條

檔案的分類編號按《許平南公司檔案分類規則（試行）》相關規定執行。

第四章 檔案的管理

第十九條

檔案管理應根據各類檔案的形成內容、保管期限分門別類登記保管，確保系統化、條理化和標準化，應充分運用計算機網絡技術，逐步實現檔案管理的科學化和現代化。

第二十條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負責組卷、編目。每次存檔時應履行檔案移交簽字手續，不得無故延期或拒交。

第二十一條 文書檔案一般應在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項目、產品、課題分階段或全部竣工驗收后兩月內向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應對檔案進行檢查、清點、核對，并履行簽字手續。

第二十二條 檔案的保管期限分為永久、長期和短期。長期

—6— 為15-30年、短期為1-15年。保管期限由有關部門負責人確定，行業有專業規定的依照行業規定執行。

一般應遵循以下劃分原則：

（一）反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股東會、董事會決議及形成的各種會議材料等；

2、公司制定的屬于制度性文件；

3、黨政聯席會、經理辦公會、黨委會會議記錄、紀要等；

4、以上的計劃、規劃，召開重要會議的文件；

5、重要的請示報告及批復、總結、綜合統計報表、生產經營管理情況分析；

6、機構改革、公司領導任免和干部任免的文件；

7、直屬上級機關印發的屬于公司主管業務并要求貫徹執行的重要文件和批復；

8、公司印發的（包括轉發及與其他單位聯合印發的）各種正式文件的簽發稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動事件的文字材料、榮譽獎勵證書；

10、公司在法律事務中形成的文件材料；

11、公司路產管理檔案；

12、公司管理過程中產生的招投標文件、中標通知書及與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

13、公司審計、紀檢、保衛、安全生產等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定資產統計表及移交憑證；

—7—

15、公司的人事檔案等；

16、公司財務憑證、預算表、決算表、會計報表等；

17、公司在基建工作中形成的批準意見、可行性研究報告、評估報告、協議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設計、施工圖設計及變更設計文件）、計量資料、監理施工單位的過程控制資料、工程預決算、基建財務、竣工驗收資料等文件材料；

18、批準的公司經營計劃（包括生產經營計劃、費用計劃、投資計劃及工程計劃等）；

19、非直屬單位針對公司主管業務并要求貫徹執行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的文件，列為長期保管，主要包括：

1、公司日常事務性文件；一般會議的主要文件；

2、直屬上級機關印發的屬于公司主管業務并需要貫徹執行的一般文件。

（三）凡是較短時間內對公司有參考利用價值的文件，列為短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上級機關和相關單位發來的非公司主管業務，但要求貫徹執行的文件；

3、下級單位報送的一般工作總結、報告和統計報表等文件；

4、未經上級批復的請示文件。

第五章 檔案的利用

第二十三條 積極開展檔案利用工作。編制多種切實可行的檢索工具，并視具體情況進行檔案著錄工作。經常主動了解各部門的需要，開展檔案的編研工作，為行政管理、運營管理和科研

—8— 研發等提供檔案服務。

第二十四條 檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時，應填寫借用檔案證明單，復印檔案需填寫復印檔案報批表、案卷復制目錄，經各部室主任、辦公室主任、分管領導簽批后借用。借閱聲像檔案須經檔案室批準并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴禁外借。檔案室出借檔案時，必須嚴格履行登記手續，在借用檔案登記簿上登記，并當面點交清楚。歸還時要嚴格檢查，防止受損和污染的檔案入庫，并在借用檔案登記簿上注銷。

（一）本公司工作人員，調閱本部門的一般檔案資料，由調卷人在調卷單上簽字即可調閱。調閱涉密檔案資料，須經本部門負責人簽字。

（二）借用黨務工作檔案時，應由黨員干部借用，并履行黨委有關部門負責人簽字批準手續。借用黨組、黨委文件和黨政班子會議記錄、紀要等或涉密案卷時，應經黨委書記批準，并一律不準借走，只限在檔案閱覽室查閱。

（三）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經行政辦公室主任、分管領導及總經理批準，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經總經理簽字后方可辦理借閱手續。借閱時間一般不超過一天，用后要及時歸還。

（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調動工作和離休、退休時，應將所借檔案及時歸還檔案室。如已調動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負責人負責追收歸還。

—9—

（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案室辦理續借手續并經分管領導批準，但每次延期時間最長不超過10天。

第二十五條

聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環境中保存，不得轉借他人或擅自復制。歸還時必須保證聲像檔案完整無損。

第二十六條

檔案從庫房調出時，檔案人員要及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時，將代理卡放入案卷內，以備下次調卷使用。

凡根據檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案室核對無誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。

因借用檔案解決重大問題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。

第二十七條 遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。

檔案室應當加強對檔案的研究整理，經上級主管部門和保密機構批準，有計劃地出版檔案材料，在指定范圍內發行。

匯編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批準，并報主管部門備案。

第二十八條 借閱的檔案必須要愛護，對所借檔案要負安全、保密之責，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴禁對卷內文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標記。

—10— 第二十九條 嚴格遵守保密制度，嚴格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復印檔案材料，不得轉借他人，嚴防泄密和遺失。

第三十條 查閱、借閱、復印檔案如發生丟失現象，要追究當事人責任，造成經濟損失的給予行政處分。

第六章 檔案質量

第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

第三十二條 公司各部門、各單位應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第三十三條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第三十四條

專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

第三十五條 案卷質量的基本要求是遵循文件的形成規律和特點、保持文件之間的有機聯系、區別不同的價值、便于保管和利用。

第三十六條 公司檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。

第七章 附 則

第三十七條 本制度由公司行政辦公室負責解釋。

—11— 第三十八條 本制度自發布之日起試行。

—12—

第三篇：中國人民銀行文書檔案管理辦法

中國人民銀行文書檔案管理辦法

中國人民銀行關于文書檔案整理的指導辦法

中國人民銀行辦公廳關于印發 《中國人民銀行文書檔案管理辦法》的通知 中國人民銀行文書檔案管理辦法》 銀辦發[2000]329（2000 年 11 月 30 日 銀辦發[2000]329 號）人民銀行各分行、營業管理部，各省會（首府）城市中心支行： 為了加強人民銀行文書檔案的科學管理，充分發揮檔案在銀行工作中的作用，根據《中 華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》的精神，總行制定了《中國人民銀行文書檔 案管理辦法》，現予印發，請認真貫徹執行。１９８８年總行辦公廳制發的《中國人民銀行 文書檔案管理辦法（試行）》同時廢止。附： 中國人民銀行文書檔案管理辦法 第一章 總則 第一條 為了加強中國人民銀行文書檔案的科學管理，充分發揮檔案在人民銀行工作中的 作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》的精神，結合人民銀行工作 的具體情況，特制定本辦法。第二條 人民銀行文書檔案是指人民銀行在各項工作中形成的應當歸檔保存的文件材料。它是人民銀行工作活動的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策的 情況，也反映人民銀行在不同時期的歷史面貌，是進行日常工作、經驗總結、金融研究的依 據和必要條件，是國家的寶貴財富。第三條 人民銀行總行及各級分支行按照集中統一管理檔案的原則，對本單位的黨、政、工、團等在工作中形成的文書檔案由檔案部門進行集中統一管理，不得分散保存，確保檔案 完整、準確、安全、保密和有效利用。第二章 文書檔案的管理體制和任務 第四條 各級行要加強對本單位檔案工作的領導。根據人民銀行的管理體制和國家檔案工 作的管理體制，人民銀行各分支行和所屬單位的檔案工作，同時接受上級人民銀行檔案部門 和地方檔案行政管理部門的監督和指導。第五條 總行辦公廳設立檔案處，各分行、營業管理部，省會（城市）中心支行應在辦公 室下設檔案科（室），各地市中心支行設檔案室，配備具有一定檔案業務水平的專職人員，縣支行配備專（兼）職檔案人員。各直屬企事業單位，應設置檔案管理機構或配備專職檔案 人員。各單位辦公室有一名領導同志分工主管檔案工作。第六條 文書檔案工作的基本任務：

（一）對本單位各部門形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔。

（二）集中統一管理本行各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為各項工作和研究服 務。

（三）收集、整理、保管和檔案有關的資料。

（四）掌握利用檔案的情況，總結利用檔案的經驗，提高檔案管理水平。

（五）在統一領導、分級管理的原則下，對所屬單位的檔案工作進行監督、檢查、指導 和組織經驗交流。

（六）對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作，并按規定做好向檔案館移交檔案 的工作。

（七）嚴格執行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。

（八）辦理領導交辦的其他有關檔案業務的工作。

（九）不斷提高檔案管理水平，做到案卷質量標準化，檔案整理系統化，庫房管理科學 化，查找利用現代化，調查統計制度化、準確化。第七條 對檔案干部的要求：

（一）努力學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，堅持四項基本原則，認真執行黨 和國家的方針、政策。

（二）學習貫徹《檔案法》，認真執行黨和國家制定的檔案工作的方針、政策、制度和 辦法，要具有檔案專業業務知識，能夠刻苦鉆研檔案業務，接受檔案管理業務知識培訓，提 高檔案的科學管理水平。

（三）熟悉金融業務，要具有一定的計算機專業知識，能夠適應辦公自動化和檔案科學 管理的需要，要了解本單位的歷史情況和現狀，做好服務工作。

（四）熱愛檔案工作，忠于職守，遵守職業道德，以高度的責任感，不斷改進服務態度，努力提高工作效率和工作質量。第三章 文件材料的形成與歸檔

第八條 第九條 各單位應建立、健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。文件材料歸檔與不歸檔的范圍

一、歸檔的文件

（一）中共中央、國務院和各級黨、政領導機關關于銀行工作的指示、決定、命令、規 定、辦法、通知等。

（二）中共中央、國務院和各級黨、政部門頒發的非本行主管業務范圍，但要執行的指 示、規定、命令、決定、通知等。

（三）人民銀行頒發的命令、制度、辦法、指示、通知等文件。

（四）各單位以黨委或以行政名

義向上級黨政領導機關的請示、報告及其批復、指示。

（五）各單位黨委（黨組）會議、行務會議、行長辦公會議記錄、紀要。

（六）各單位大事記、值班日記、電話記錄、周報。

（七）各種會議的通知、報告、總結、典型材料、會議簡報、匯報和領導同志的指示，以及會議討論和參閱的文件。

（八）各單位參加有關會議的文件材料。

（九）各單位下發的各類文件的定稿和主要領導修改的修改稿。各類綜合性報告、專題 報告、調研報告、工作總結和轉發的重要經驗材料等。

（十）各類統計報表、財產移交清冊、征用土地及基本建設項目的文件材料等。

（十一）有特殊保存價值的重要題詞和資料。

（十二）各單位主辦的刊物、簡報和各種匯編材料。

（十三）出國考察、培訓等活動形成的考察報告和其他重要材料。

（十四）各單位內設部門向黨委、行長的請示報告及簽報。

（十五）各單位與有關單位聯合下發的規定、辦法、通知以及聯合向上級的報告、請示 及上級機關的批復、指示。（十六）中央及地方有關部門頒發的規定、辦法與本行業務有關、需要配合執行的。（十

七）重要的人民來信來訪的文件材料。（十八）與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料。

二、不歸檔的文件

（一）重份文件。

（二）各單位之間互相抄送的文件。

（三）下級單位報送的一般性工作總結和備案文件。

（四）上級及同級機關送來的參考性文件。

（五）一般性文件歷次修改稿。

（六）提出一般性建議的人民來信。

（七）下級單位越級上報的文件（指定報送的材料除外）。第十條 文書檔案歸檔要按照文件材料的自然形成規律，保持它們之間的歷史聯系，區分 不同價值，分類歸檔，使案卷正確地反映本行的各項活動，并便于保管和查找利用。第十一條 各類文書檔案應由檔案部門集中歸檔，各單位工作中形成的文件材料，在辦理 完畢后，應及時整理、完整地交給本單位檔案部門立卷、保管。第十二條 各單位檔案人員，應在每年開始前，根據本單位的工作任務，參照上 的案卷類目，擬定本案卷類目，參照本辦法的規定，對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。第十三條 歸檔文件整理規則

（一）分類 分類采用一機構（或問題、發文文號）—保管期限進行歸檔。１．分 將文件按其形成的分開。２．分機構（或問題、發文文號）將文件按其形成部門或承辦部門（或按其內容反映的問題、發文文號等）分開。３．分保管期限 將文件按劃定的不同保管期限分開。

（二）裝訂 歸檔文件應按件裝訂。１．原則上每份文件單獨計算為一件。文件正本與定稿為一件；正件與附件為一件；報 表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件；請示、報告與批復、批示，來文與復文一般分別計 算件數。２．同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外語 本在后；漢文本在前，少數民族文本在后。

（三）排列 歸檔文件應在分類的基礎上進行排列。１．不同的文件，按年代先后順序排列。２．不同機構（或問題）的文件，按內設機構序列（或分類時問題間的順序）排列。３．不同保管期限的文件，按永久、長期、短期的順序排列。４．分類后最低一級類目中的文件，按事由或時間、重要程度等因素排列。會議文件、非訴訟案件材料、統計報表、簡報、刊物等一般應分別排列在一起。

（四）加蓋歸檔章 歸檔文件應逐件在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章。歸檔章應包括以下基本項目： 全宗 號、、期限、盒號、件號、頁數、機構。填寫歸檔章項目時字跡材料應符合存檔要求。１．全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。２．：填寫文件歸入的，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。３．期限：即保管期限，標注歸檔文件保管期限為“永久”、“長期”、“短期”。４．盒號：即檔案卷號，以保管期限“永久”、“長期”、“短期”分別用阿拉伯數字標注順序 號。５．件號：每一盒檔案內文件的排列順序號。６．機構：填寫相應機構名稱。

（五）裝盒 歸檔文件應按件號順序裝入檔案盒。不同的文件不應裝入同一盒內。不同保管期限 的文件不應裝入同一盒內。按問題分類時，不同問題形成的文件不應裝入同一盒內。

（六）編目 編目包括填寫檔案盒盒脊、編制檔案目錄和備考表。１．填寫檔案盒盒脊 檔案盒盒脊項目應包括機構、年代，期限、盒號。機構應填寫歸檔單位全稱。年代應填 寫歸入檔案的，以大寫漢字標注。期限應分別填寫“永久”、“長期”、“短期”。

盒號應用阿 拉伯數字填寫。填寫檔案盒盒脊項目時，字跡應工整，符合存檔要求。２．編制檔案目錄 歸檔文件應逐件編入檔案目錄。檔案目錄包括以下基本項目：機構、件號、責任者、文 號、題名、日期、頁數、備注。目錄用紙幅面尺寸采用國際標準Ａ４型。３．編制檔案目錄封面 檔案目錄應分，按不同保管期限裝訂成冊，并編制檔案目錄封面。４．編制備考表 填寫備考表項目時字跡材料應符合要求。備考表項目包括本盒文件情況說明、責任人和 日期，用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需說明的情況。檔案的整理、第四章 檔案的整理、保管和利用 第十四條 檔案的整理

（一）一個單位在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。

（二）新成立的單位，一個單位分為兩個以上的單位，幾個單位合并為一個單位，都應 分別建立新的全宗。

（三）單位改變領導關系、名稱，但其工作性質和業務范圍未發生變化，仍接續原來的 全宗。

（四）單位的內部機構一般不建立單獨全宗。

（五）臨時機構一般不建立單獨全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統一管理。

（六）案卷的排列，應以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案 卷排列方法應統一，前后保持一致，不可任意改動。

（七）按照案卷的排列順序編寫卷號，以固定案卷位置。在同一案卷目錄內不得出現重 復的案卷號。第十五條 檔案的保管

（一）各單位檔案部門接收檔案時，應進行審查，根據案卷目錄查點清楚，及時記錄入 庫。

（二）各單位檔案全宗應按年代—組織機構排列保管。

（三）各單位應根據保存檔案資料的數量，設置必需的檔案專用庫房和柜架；新建單位 或新建辦公用房，應把檔案部門用房列入基建計劃。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。

（四）各單位檔案處、科（室）應根據工作需要，設置溫濕度計、復印機、收錄機、照 像機、去濕機、空調設備和電子計算機等。

（五）檔案庫房，應繪制檔案存放的示意圖，以利查找方便。

（六）各單位檔案部門都應建立全宗卷，以積累存儲本單位案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

（七）檔案部門應定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，并作記錄，發現問題及 時向領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

（八）各單位檔案管理現代化應納入機關辦公自動化系統，同步發展，以提高檔案科學 管理水平和服務質量。第十六條 檔案的利用

（一）檔案的利用是檔案管理的根本目的。各單位檔案部門要樹立以利用為中心的思想，做好各項基礎工作。檔案人員要熟悉館藏檔案的情況，主動了解每個時期黨的中心工作和機 關工作任務，積極開展檔案的利用工作。

（二）各單位檔案部門要結合工作的需要，編制《檔案目錄》，有條件的還可以編制查 找工具書和參考資料（如卡片、目錄、索引等），并有計劃地將庫存檔案信息逐步實現計算 機管理，滿足各方面利用。

（三）各單位檔案部門應努力開展檔案史料編研工作，積極配合業務部門編寫《全宗介 紹》、《組織沿革》、《金融大事記》等文件匯編。

（四）建立和健全檔案借閱制度。根據檔案的機密等級，履行不同的批準手續。借出和 歸還檔案時，檔案管理人員應作詳細檢查，保證卷內文件齊全。

（五）為了延長檔案的壽命，檔案管理人員和利用者，必須愛護檔案，不得對檔案進行 涂改、勾劃、剪裁和污損。

（六）檔案部門應按規定填寫接收和移交檔案登記簿。

（七）準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報上級檔案管理部門。檔案鑒定、第五章 檔案鑒定、銷毀和移交 第十七條 檔案的鑒定與銷毀

（一）各單位可根據總行制定的《中國人民銀行文書檔案保管期限表》，編制本單位的 檔案保管期限表，經領導批準后實行并報上級單位和當地檔案行政管理部門備案。

（二）定期進行檔案鑒定工作。鑒定工作由檔案部門和有關業務部門組織鑒定小組，在 本行辦公廳（室）領導下進行，對超過保管期限的檔案重新進行鑒定，把確已失去利用價值 的檔案編制清冊，報經本行主管行長批準銷毀。

（三）銷毀檔案時，應與本行保衛、保密部門取得聯系，指定專人銷毀和監銷。第十八條 檔案的移交

（一）向檔案館移交檔案的范圍和年限，按中共中央辦公廳、國務院辦公廳《機關檔案 工作條例》第二十五條規定執行，即“省級以上機關應將永久、長期保存的檔

案在本機關保 存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣以下機關將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年 左右向有關檔案館移交?！?/p>

（二）檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。第六章 檔案的管理制度 第十九條 檔案庫房管理制度

（一）檔案庫房是保管檔案的重要場所。為使檔案得以安全保管，必須確定專人負責管 理，切實遵守保密制度，做好檔案庫房的管理工作。

（二）非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

（三）庫房內嚴禁煙火。易燃、導燃、爆炸物品一律不準帶入庫房，亦不準在庫房附近堆放。

（四）庫房內電燈用畢后應即關閉，每日下班切斷電路，并認真檢查，發現問題及時處 理。

（五）隨時注意庫房門窗的開關和上鎖，嚴加管理鑰匙。

（六）消防設備經常保持齊備，每半年檢查一次。

（七）庫房內放置殺蟲劑，防止蟲蛀檔案，發現檔案被蟲蛀時，應及時報告領導并進行 處理。

（八）庫房內經常保持整齊、清潔，同時根據庫房內溫濕度的變化情況，隨時通風，調 整庫內溫濕度。第二十條 檔案資料調閱辦法

（一）凡調閱檔案資料，必須辦理借閱手續。

（二）本單位內各部門人員，調閱本部門的檔案資料，由調卷人在調卷單上簽字即可調 閱。調閱涉密檔案資料，須經本部門領導簽字調閱。

（三）調閱黨委檔案資料，調卷人員必須是黨員，須經黨委成員批準；調閱黨委會議記 錄或涉密案卷，由黨委書記或副書記簽字后方能調閱，但只限在檔案室查閱。

（四）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持單位介紹信，寫明借閱檔案用途，經 辦公廳（室）主任簽字后，方可借閱。

（五）調閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準抽換、涂改、勾畫文件，不準拆散案卷。非經檔案部門同意不得復印或轉借。

（六）調閱檔案，用后及時歸還，一般不得超過三天，特殊原因最長不得超過十天。

（七）調閱檔案人員出差或調動工作時，應將所借的檔案資料及時歸還檔案部門，如已 調動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由原單位負責追收歸還。第七章 附則 第二十一條 各分支行、直屬企事業單位可根據本辦法，制定檔案管理細則，經領導批準 后執行。第二十二條 本辦法自印發之日起實行。發布部門：中國人民銀行 發布日期：2000 年 11 月 30 日 實施日期：2000 年 11 月 30 日(中央法規)

第四篇：公司文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法

第一章總則

第一條 為了加強公司文書檔案管理，做好公司文書的立卷工作，保證文書檔案的完整與安全，根據有關規定，結合公司實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法規定了文書檔案的歸檔范圍、管理使用要求、保存時間。

第三條 本辦法適用于公司文書檔案的管理及使用工作。

第四條 文書檔案是指公司在建設、營運管理、投資、開發、經營等活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種文件材料。

文書檔案是公司各項活動的真實記錄，是公司的寶貴財富，必須實行集中統一辦理。確保其完整、系統、準確的提供利用。

第二章 文書檔案歸檔管理

第五條 公司實行文書立卷制度，各部門應指定1人專管本部門的文書立卷工作，人員要相對穩定。

第六條 檔案室集中統一管理公司全部檔案，承辦人員處理完畢的文件必須及時交本部門立卷人員集中立卷。檔案于第二年四月份前按規定整理，由部門負責人審定后，向檔案室交。

第七條 凡是本公司在公務活動中形成的、辦理完畢的，具有查考價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄，公司編印的出版物原稿的印本以及各種圖表、簿冊、照片等文件材料，均須收集齊全立卷歸檔。

第八條 外單位送來有查考價值的，需要辦理的各種重要資料，亦須立卷歸檔。

第九條 凡需歸檔的文件材料，按下列分工進行立卷：

（一）各部門發文和必須進行歸檔的文件資料，由相應部門收集整理立卷，交檔案室按檔案管理要求按編號歸檔。

（二）由本公司主辦聯合發文，以及與外單位聯合召開的會議文件，仍由承辦部門連同其它文件一起立卷。

第三章 文書檔案的歸檔范圍

第十一條 上級機關的文件材料

（一）上級機關召開的需要貫徹執行的會議主要文件材料；

（二）上級機關頒發要求執行的法規性文件；

（三）代上級機關草擬并被采用文件的最后草稿和附件。第十二條 本公司制發的文件材料

（一）公司在建設、營運管理、投資、開發、經營和其他管理活動中形成的規定、決定、決議、報告、請示、批復、各種會議的重要文件、工作計劃、總結、公司成立、合并、更改名稱、章程、工作職責、啟用印章、人員編制、人事任免、調配、培訓、職稱評定；聘任以及職工調資定級、獎勵、退休、離休、復員轉業、死亡、撫恤等文件材料；規章制度、總經理辦公會的會議記錄、會議紀要，上級主管部門的重要指示、計劃、批復等。

（二）公司黨組織在各項活動中形成的或貫徹上級黨組織的重要

批示、決議、決定、黨代會有關文件、黨委會議記錄、紀要、工作計劃、總結、黨員、干部、職工名冊、干部年報表、黨內年報表，黨務工作文件、材料以及紀檢工作中形成的文件、材料。

（三）公司工會、共青團在工作中形成的工作報告、計劃、總結、請示、批復、會議文件、記錄、紀要、重要的統計材料、年報表、團代會和表彰大會有關文件、材料、照片、團員名冊等。

（四）公司辦理干部、職工轉移工資、行政、黨務的介紹信及存根、交換財產、物資等的憑證、清冊。

（五）公司形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料。

（六）公司編制的簡報、書刊的定稿與樣本。

（七）公司各部門簽定的各種合同、協議書及合資合作項目活動中形成的文件材料。

（八）公司征用土地、基建施工、竣工決算、購置大中型設備、科研項目等的文件圖紙材料。

（九）地形圖及電子文檔。

第四章 文書檔案立卷的基本要求

第十二條 歸檔的各種文件材料，必須完整、系統、規范、符合其形成的自然規律、合理組卷，使案卷正確反映公司活動的基本情況，并便于保管使用。

第十三條 除與本公司有密切關系的(如請示與批復、報告與批復)上下級文件不能分開立卷，其余應分開立卷。

第十四條 永久、長期、短期不同保管期限的文件應分別立卷。

第十五條 跨的立卷應放在結案的一年，計劃、總結、報表、預決算等文件應放在所針對的一年。

第十六條 每卷不超過100頁，過超應分別立卷，案卷標題應50字以內。

第十七條 下列文件不需歸檔

（一）重份文件。

（二）未經簽發的文電草稿，一般性文件的修改稿，鉛印多次的校對稿。

（三）無查考價值的事務性、臨時性文件。

（四）同級機關送來與公司業務無關的文件材料。

（五）其它單位抄送公司作為通報情況性質并沒有保留價值的文件材料及資料。

第五章 文書檔案案卷質量標準

第十八條 文書檔案組卷要求

（一）遵循文件材料形成規律的特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于管理和利用。

（二）歸檔的文件材料種類，份數以及每份文件的頁數應齊全完善。

（三）每份文件的正件與附件、印件與底稿，請示與批復、轉發文件與原件，多種文字形成的同一份文件應立在一起，不得分開，文電應合一立卷。

第十九條 文書檔案案卷排列要求

（一）卷內文件材料密不可分的應排在一起，批復在前、請示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

（二）卷內文件材料應按順序排列，依次編頁號、件號、裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料的右上角，填寫頁號，不裝訂的案卷，應在卷內每份文材料的右上角加蓋檔案號章，逐件編號。

（三）有關卷內文件材料的情況說明，都應填寫在備考表內，并寫明應卷入，檢查人姓名、時間、備考表應置卷尾。

（四）案卷封面每項應填寫項名要簡明，案卷題名要簡明，確切的反映卷內的文件內容，一般包括責任者、內容、名稱，字跡要工整清晰，用毛筆或鋼筆書寫。

第二十條 文書檔案裝訂、借閱、銷毀等見《XXX檔案管理辦法》 第二十一條 本辦法由辦公室負責解釋。

第二十二條 本辦法從發文之日起實行。

第五篇：國家體育總局文書檔案管理辦法

【發布單位】國家體育總局 【發布文號】

【發布日期】1999-10-14 【生效日期】1999-10-14 【失效日期】

【所屬類別】國家法律法規 【文件來源】中國法院網

國家體育總局文書檔案管理辦法

（1999年10月14日國家體育總局發布）

第一章 總 則

第一條 為了加強國家體育總局（以下簡稱“體育總局”）檔案工作的業務建設，實現檔案工作規范化，提高檔案的科學管理水平，根據《 中華人民共和國檔案法》及有關規定，制定本辦法。

第二條 體育總局在工作活動中直接形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種載體的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、印模等非紙質材料）均屬歸檔范圍。

第三條 各種專門檔案，如會計、基建、保衛、科技等各類文件材料，按照國家有關規定進行立卷歸檔。

第四條 凡屬立卷歸檔的文件材料，體育總局機關由各廳、司、局（以下簡稱各部門）分別立卷，辦公廳集中統一管理；直屬單位由各處室分別立卷，辦公室集中統一管理，任何部門和個人不得分散保存檔案。

第二章 立卷任務的劃分

第五條 各部門負責本部門主辦文件材料的立卷。

第六條 舉辦全國性的單項體育比賽形成的文件材料，由主管項目運動管理中心立卷。

第七條 舉辦全國性或洲以上的綜合性運動會及其它重大國際體育比賽形成的文件材料，按照《大型運動會檔案管理辦法》的有關規定，由承辦單位整理立卷，運動會結束后將正本或復印件向辦公廳移交。

第八條 參加在國外舉行的奧運會、亞運會等綜合性體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對外聯絡司立卷，技術性的由競技體育司立卷。

第九條 參加在國外舉行的單項體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對外聯絡司立卷，技術性的由各項目運動管理中心立。

第十條 兩個部門以上會簽的文件，由主辦部門立卷。

第十一條 體育總局與其他部、委的聯合行文，以體育總局為主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以體育總局為主的，立卷存復印件和正本。

第十二條 全國性重要會議形成的文件材料，由辦公廳和政法司根據各自的職能分別立卷。各種專業性會議形成的文件材料由主辦部門立卷。

第十三條 凡經中央政治局委員、中央書記處書記、國務院副總理、全國人大副委員長和全國政協副主席以上領導同志審批、修改過的文電原稿，由辦公廳局長辦公室退主管部門立卷。以上領導同志有關體育工作的講話、談話記錄、題詞等，由記錄人整理后交辦公廳局長辦公室統一立卷。

第三章 立卷要求

第十四條 以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯系為原則，靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特征，區別不同價值（保管期限）進行立卷。

第十五條 立卷人在立卷時，必須確定文件是否辦理完畢，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齊全。

第十六條 同一問題、同一會議、同一比賽、同一案件的文件以及正本與定稿、正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，應當立在一起，不得分開。

第十七條 文件和電報、電傳應當按照內容的聯系，合并整理、立卷，傳真件須復印后存檔。

第十八條 一般文件放在寫成年；跨的文件放在辦結年；計劃、總結、報表、預決算等文件放在針對年；長遠計劃放在針對的頭一年；法規性的文件放在公布或批準的；非訴訟案件放在結案年；專門形成的文件按專門立卷；為某項工作或某次會議準備的文件或參考材料，應當與該項工作或該次會議的文件一同立卷。

第十九條 照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、宣傳品、獎品。印模等，應與相關的紙質文件材料一同歸檔，聲像材料應標明時間、地點、內容和作者。

第二十條 案卷厚度不得超過2厘米。

第二十一條 卷內文件的排列按照時間順序或重要程度排列。

下列情況的排列方法是：

（一）密不可分的文件批復在前，請示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

（二）重要文件的歷次稿，最后定稿在前，其它歷次稿依次排列。

（三）獎懲、信訪、案件等類型的文件材料，結果、結論。判決性材料在前，依據性文件材料在后。

第二十二條 編寫卷內文件頁號。卷內文件材料經過系統排列后，應當統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角鉛筆填寫頁號。

第二十三條 填寫卷內目錄。卷內目錄上的各個項目應當用鋼筆填寫齊全，字跡工整。一份文件包括正本和定稿，為一個順序號。文號是指文件的發文字號。責任者是指制發文件的組織即文件的發文機關，以印章為依據。標題不得更改或簡化，標題結構不完整，缺少問題部分的應加以補寫，沒有標題的文件應當根據文件內容擬寫標題。日期是指文件的成文日期。填寫目錄頁號時，前面的各份文件只填寫起頁號，最后一份文件填寫起止兩個頁號。卷內目錄放在卷首。

第二十四條 填寫卷內備考表。備考表用于填寫卷內需要說明的情況。應當寫明卷內文件的實有頁數，文件和文件稿本是否齊全，并填寫立卷人、檢查人（指處負責人）及日期。卷內備考表放在卷尾。

第二十五條 填寫案卷封面。

（一）案卷封面上的各個項目應當以廳、司、局為單位統一填寫，字跡工整、清晰。部門、標題、三項用鋼筆或毛筆填寫，其余各項用鉛筆填寫，不得使用圓珠筆或彩色筆。

（二）案卷標題要簡明確切地反映卷內文件內容，一般包括作者、問題、名稱三部分。

（三）案卷的保管期限須按照《國家體育總局文書檔案保管期限表》確定。

（四）指案卷歸屬的時間。

第二十六條 案卷裝訂。

（一）案卷裝訂前應當對文件材料進行全面檢查。對破損的文件材料，應當進行修補。裝訂部位過窄或裝訂部分有字跡的文件，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，要加貼襯紙。紙張大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折疊整齊。對字跡模糊或褪色的文件材料，應當予以復制或附上謄寫清楚的手抄稿。復制件附于原件后一并歸檔。重要外文文件應當譯成中文。

（二）案卷由立卷人裝訂，文件的左側和下方要對齊，在左側用雙線三孔裝訂。裝訂要做到結實、整齊、不掉頁、不倒頁。不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。裝訂長度在16厘米左右。

（三）裝訂時要去掉文件上的曲別針、大頭針、訂書釘等金屬制品。

第四章 歸檔時限和要求

第二十七條 凡具有保存價值的文件材料，均應在第二年的第一季度前，機關由各部門秘書將案卷集中，統一向辦公廳檔案處歸檔；直屬單位由各處室分別立卷，交辦公室集中統一管理。

第二十八條 歸檔時。機關各部門秘書和各直屬單位辦公室負責檔案工作的人員．應當對案卷質量進行檢查，對案卷進行系統排列（如按處、按項目順序排列），并填寫案卷目錄一式2份。案卷目錄上的標題必須和案卷封面上的標題一致。

第五章 檔案的利用

第二十九條 辦公廳保管的檔案主要供體育系統使用，不對社會開放。

第三十條 借閱檔案的審批、登記手續。

（一）借閱本部門的檔案一般不須經過審批手續；

（二）借閱其他部門未經公開的檔案，須經檔案所屬部門的領導批準；

（三）借閱黨務、紀檢、監察、人事、審計、保衛等方面的檔案，須經有關主管部門領導批準；

（四）借閱黨組的檔案須經辦公廳領導批準；

（五）直屬單位和外單位借閱檔案，必須持本單位介紹信，注明利用者的身份，利用檔案的目的與范圍，經辦公廳領導或相關部門領導批準；

（六）借閱者應填寫“借閱檔案登記表”。

第三十一條 重要檔案只能在檔案處查閱，不得借出。

第三十二條 借閱檔案者必須遵守以下規定：

（一）對所借檔案應當妥善保存，注意保密，保持檔案原貌的清潔、完整與安全。不得轉借，不準在案卷上標注符號，不準涂改、偽造、損毀、拆散、抽取、銷毀檔案，不準擅自出版、公布和復印檔案，不得擅自將檔案帶出機關。

（二）借閱者出差、出國、休假或調動工作時，應將所借檔案全部歸還檔案處。

（三）借閱檔案的期限為1個月，到期不能歸還，應辦理續借手續。

第三十三條 借閱者如有違反第三十一條的行為，將按照《檔案法》的有關規定酌情給予如下處罰：

（一）通報批評；

（二）賠償損失；

（三）罰款；

（四）沒收非法所得；

（五）追究行政責任；

（六）追究法律責任。

以上處罰，可單獨或合并使用。

第六章 檔案的保密

第三十四條 各廳、司、局和各直屬單位工作人員應當嚴格遵守國家有關保密的法律及行政法規，確保檔案的安全。

（一）檔案在未向社會開放前，任何組織和個人無權公布檔案內容，或擅自擴大利用范圍。

（二）嚴禁將檔案帶往國外、外地、家中及公共場所。嚴禁郵寄檔案。外出工作必須攜帶檔案時，必須經主管領導批準，并采取必要的安全措施。

（三）不得在公共場所和家屬、子女、親友面前，或在電話和通信中談論檔案的秘密問題。

第三十五條 違反檔案保密制度，私自提供、抄錄、擴散和公布檔案的內容，造成失密、泄密事故的；私自將檔案贈送和出賣給外國人的；私自攜運和郵寄檔案出境的，對直接責任者，應限期追回有關檔案（包括檔案復制件），并追究其法律責任。

第三十六條 銷毀檔案必須登記造冊，經主管領導批準，派專人監督銷毀。

第七章 檔案庫房管理

第三十七條 檔案人員要忠于職守，確保檔案的完整與安全。

第三十八條 檔案庫房是機要重地，非檔案工作人員不得隨便進入。因公需要進人者，必須由檔案人員陪同。

第三十九條 根據庫房溫度、濕度的要求，做好通風、降溫、去濕工作。

第四十條 保持庫房設備整潔，力求做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害、無雜物。第四十一條 庫房內禁止吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性化學制品。

第四十二條 庫房內的消防設備應當經常檢查，使之保持完好。

第四十三條 人離庫房要斷電、鎖門。

第四十四條 庫內所保管的檔案一年進行一次全面清查，發現問題及時向分管領導報告，并采取積極有效措施，保護檔案安全。

第八章 附 則

第四十五條 本辦法自下發之日起施行。1996年11月25日修訂的《國家體委機關文書檔案管理辦法》同時廢止。

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