第一篇：鑒定文書(shū)檔案管理辦法

鑒定文書(shū)檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)司法鑒定檔案的管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為司法鑒定工作服務(wù)，根據(jù)《檔案法》和有關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合鑒定機(jī)構(gòu)實(shí)際，制定本辦法。

第二條 檔案管理遵循集中統(tǒng)一、維護(hù)檔案的完整與安全的原則和便于利用的原則。

第三條 司法鑒定檔案是存儲(chǔ)信息的載體，是司法鑒定過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)形成的涉及的各種材料的總和。包括司法鑒定委托書(shū)、送鑒材料、調(diào)查材料、檢查記錄、專家會(huì)鑒意見(jiàn)、司法鑒定文書(shū)、照片、數(shù)據(jù)、音像材料、電子文件、圖表、出具質(zhì)證記錄、信函等等。

第四條 司法鑒定所設(shè)置檔案室，并設(shè)專職檔案人員。檔案室統(tǒng)一收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)檔案；檔案管理人員要忠于職守、遵守紀(jì)律、保守秘密，做好保管和防護(hù)工作。檔案室必須堅(jiān)固適用，并具有抗震、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。

第五條 司法鑒定檔案中所有文書(shū)資料、檔案名稱、檔案目錄、檔案?jìng)洳楸淼纫笞舟E清晰，必須用碳素或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)。

第二章 材料的收集與立案歸檔

第六條 司法鑒定所接到鑒定委托書(shū)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的要求，收集有關(guān)的文書(shū)材料，鑒定結(jié)束后及時(shí)整理，然后交檔案員統(tǒng)一歸檔。

第七條 檔案整理和歸檔的基本要求是：收集齊全、分類合理、頁(yè)碼編制準(zhǔn)確、卷內(nèi)目錄排列整齊、封面填寫(xiě)清楚規(guī)范、保管期限明確、裝訂結(jié)實(shí)美觀等。

第八條 案卷編排順序：

（一）案卷封面；

（二）卷內(nèi)目錄；

（三）司法鑒定委托書(shū)；

（四）鑒定意見(jiàn)書(shū)（或結(jié)論）；

（五）鑒定意見(jiàn)書(shū)底稿；

（六）專家鑒定的討論意見(jiàn)記錄；

（七）司法鑒定委托受理合同（包括司法鑒定委托材料收領(lǐng)單），并注明合同編號(hào)；

（八）鑒定送檢材料（照片、詢問(wèn)筆錄、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等復(fù)印件）；

（九）與鑒定有關(guān)的其他材料；

（十）備查表；

（十一）卷底。

第九條 案卷封面應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要。

第十條 案卷應(yīng)當(dāng)采用三孔一線的方法裝訂，裝訂時(shí)以文書(shū)材料的左邊和下邊為基準(zhǔn)，將上邊和右邊寬出部分折起，整齊裝訂。

第十一條 檔案管理人員對(duì)接收各類檔案，應(yīng)當(dāng)以各案卷宗為單位，編制案卷序號(hào)，并進(jìn)行檔案登記。

第十二條 司法鑒定檔案的保管期分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。屬于內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定、可反復(fù)查閱、利用的司法鑒定業(yè)務(wù)檔案，列為永久保管；凡屬于具有長(zhǎng)期使用，作為證據(jù)保存的司法鑒定業(yè)務(wù)檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為20年至60年；凡屬于一段時(shí)間內(nèi)需要查看、利用，但不作為證據(jù)保存的司法鑒定業(yè)務(wù)檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。司法鑒定業(yè)務(wù)檔案保管期限，從該項(xiàng)司法鑒定活動(dòng)完結(jié)后的下一年起計(jì)算。

第三章 司法鑒定檔案的借閱、復(fù)制

第十三條 建立檔案借閱、復(fù)制登記薄。凡借閱、抄錄、復(fù)制鑒定檔案的部門(mén)和單位，需履行審批和登記手續(xù)，并嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定。

第十四條 有關(guān)部門(mén)和單位借閱、抄錄、復(fù)制司法鑒定檔案應(yīng)當(dāng)持本部門(mén)和單位介紹信并說(shuō)明原因，經(jīng)檔案管理人員報(bào)請(qǐng)鑒定所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱、抄錄、復(fù)制手續(xù)。

律師請(qǐng)求借閱、抄錄、復(fù)制司法鑒定檔案的，需持律師執(zhí)業(yè)證和律師事務(wù)所紹信，手續(xù)不全不予接待；借閱、抄錄、復(fù)制司法鑒定檔案須在本鑒定所辦公室進(jìn)行，并有鑒定所的鑒定人員在場(chǎng)陪同。采用復(fù)印、照相方法復(fù)制檔案，均由本鑒定機(jī)構(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理，并按規(guī)定收費(fèi)。

第十五條 抄錄、復(fù)制的司法鑒定材料只限于原始文證材料及文書(shū)原本。鑒定討論記錄等不在抄錄、復(fù)制范圍之內(nèi)；抄錄、復(fù)制的司法鑒定檔案只能供本部門(mén)和單位使用；抄錄、復(fù)制的內(nèi)容中涉及保密的，由抄錄、復(fù)制的單位按有關(guān)規(guī)定辦理，不得泄密。

第十六條 對(duì)借閱、復(fù)制的司法鑒定檔案，司法鑒定辦公室要及時(shí)收回，如果發(fā)現(xiàn)案卷破損、文書(shū)材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即向鑒定所負(fù)責(zé)人匯報(bào)并及時(shí)追查處理。

第十七條檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守機(jī)密，不得違反制度向任何人提供檔案和擴(kuò)大利用范圍，不得向他人泄露檔案內(nèi)容。

第二篇：文書(shū)檔案管理

一、名詞解釋

1.文書(shū)：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對(duì)從事文書(shū)管理工作人員的職務(wù)稱謂。

文書(shū)是指作為信息載體的文字材料，是社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來(lái)記錄、傳遞信息的書(shū)面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2.檔案：是指過(guò)去和閑雜的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)言之，檔案是指社會(huì)組織與個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所直接形成并具有保存價(jià)值的原始記錄。

3.公務(wù)文書(shū)

4.事務(wù)文書(shū)

5.上行文

6.下行文

二、單項(xiàng)選擇題

1.下列選項(xiàng)中不屬于文書(shū)性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實(shí)性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項(xiàng)中不屬于文書(shū)特點(diǎn)的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書(shū)處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項(xiàng)中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項(xiàng)中不屬于檔案特點(diǎn)的是（）。

A.原始性 B.價(jià)值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項(xiàng)中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書(shū)檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項(xiàng)。（）

A.文書(shū)形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項(xiàng)中不屬于公務(wù)文書(shū)特點(diǎn)的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強(qiáng)的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機(jī)關(guān)向一定范圍通知事項(xiàng)、通報(bào)情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項(xiàng)和要求的公文，下列選項(xiàng)中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報(bào)

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項(xiàng)中對(duì)發(fā)文字號(hào)表述正確的是（）。D A.國(guó)辦發(fā)〔1996〕第2號(hào) B.國(guó)辦發(fā)（1996）02號(hào)

C.國(guó)辦發(fā)〔1996〕第02號(hào) D.國(guó)辦發(fā)〔1996〕2號(hào)

三、問(wèn)答題

1.請(qǐng)簡(jiǎn)述文書(shū)工作與檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)。

2.試述文書(shū)與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務(wù)文書(shū)的作用與特點(diǎn)。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時(shí)作業(yè)二

一、填空題

1.文書(shū)處理程序，包括文書(shū)處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對(duì)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理安排。

2.文書(shū)處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運(yùn)轉(zhuǎn)管理四個(gè)方面構(gòu)成。

3.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見(jiàn)和部門(mén)職責(zé)，對(duì)來(lái)文所提出的批示性意見(jiàn)。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達(dá)傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國(guó)家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國(guó)機(jī)關(guān)文書(shū)和檔案規(guī)則改革的一項(xiàng)重要舉措，彌補(bǔ)了我國(guó)文書(shū)、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書(shū)人員在文件辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)日常形成的、辦理完畢的文件進(jìn)行收集，重點(diǎn)把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會(huì)議關(guān)、外出會(huì)議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報(bào)刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、、文件順序號(hào)組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

二、多項(xiàng)選擇題

1.文書(shū)處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時(shí)效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責(zé)任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責(zé) E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號(hào)登記法 C.分類流水號(hào)登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書(shū)整理歸檔是以件為單位進(jìn)行（），并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過(guò)程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號(hào) E.編目

5.文書(shū)整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價(jià)值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法

D.復(fù)式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號(hào)使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級(jí)查找利用提供條件，編號(hào)中的號(hào)包括（）等。

A.全宗號(hào) B. C.保管期限 D.件號(hào) E.歸檔章

三、問(wèn)答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書(shū)整理歸檔與文書(shū)立卷的區(qū)別。

5.簡(jiǎn)述文書(shū)整理歸檔的方法步驟。

平時(shí)作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門(mén)檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項(xiàng)選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收 B.對(duì)其他機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收

C.對(duì)歷史檔案的接收 D.對(duì)歷史檔案的征集

E.對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項(xiàng)決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價(jià)值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析

3.檔案室或檔案館對(duì)于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗(yàn)收時(shí)檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫(kù)房管理的特點(diǎn)和需要，進(jìn)行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡(jiǎn)單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計(jì) B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對(duì)歸檔案卷進(jìn)行必要的、認(rèn)真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計(jì) B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫(kù)房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫(kù) B.科技檔案房 C.圖書(shū)資料庫(kù) D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語(yǔ)言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書(shū)本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機(jī)讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用，是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價(jià)值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時(shí)間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是（）。ABCD A.復(fù)用性好 B.服務(wù)形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強(qiáng) E.儲(chǔ)存性強(qiáng)

三、問(wèn)答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進(jìn)行整理？

2.請(qǐng)簡(jiǎn)述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請(qǐng)簡(jiǎn)述檔案參考資料有哪些特點(diǎn)。

4.請(qǐng)簡(jiǎn)述人事檔案的特點(diǎn)及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書(shū)與檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的特點(diǎn)。

平時(shí)作業(yè)四

技能測(cè)試題

一、將下列文件組成兩卷，說(shuō)明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個(gè)案卷標(biāo)題。

1．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作的函

2．中央廣播電視大學(xué)關(guān)于××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作的復(fù)函

3．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作情況的調(diào)查報(bào)告

4．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問(wèn)題的復(fù)函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作的往來(lái)文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問(wèn)題的往來(lái)文件

二、將下列文件組成兩卷，說(shuō)明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個(gè)案卷標(biāo)題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚(yú)圈總體經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開(kāi)全省外事工會(huì)會(huì)議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開(kāi)全省外事工會(huì)會(huì)議的請(qǐng)示

4．某省人民政府關(guān)于召開(kāi)全省外事工會(huì)會(huì)議的批復(fù)

5．某省人民政府就鲅魚(yú)圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問(wèn)題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚(yú)圈金融事業(yè)建設(shè)問(wèn)題給××市人民政府的指示

第三篇：文書(shū)檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過(guò)程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國(guó)家檔案局令第8號(hào)發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。

同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個(gè)不是收文登記的形式？(2分)

簿冊(cè)式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個(gè)方面。(2分)

向上、向下

對(duì)內(nèi)、對(duì)外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁(yè)碼時(shí)，凡沒(méi)有頁(yè)碼（單頁(yè)除外）的，需要補(bǔ)充編制頁(yè)碼，再（）計(jì)算頁(yè)數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個(gè)不是文件的載體？(2分)

竹簡(jiǎn)

紙張

光盤(pán)

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項(xiàng)不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時(shí)應(yīng)注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，要將主題詞錄入；

文件題名應(yīng)根據(jù)文件實(shí)際內(nèi)容和成分重新擬寫(xiě)；

“任免”通知等公文的標(biāo)題要把所有人員錄入進(jìn)去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫(kù)房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫(xiě)備考表

編號(hào)

[單選]

13、《檔案目錄》封面項(xiàng)目不包括：(2分)

全宗名稱

責(zé)任者

全宗號(hào) [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開(kāi)始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來(lái)源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機(jī)構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對(duì)作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓(xùn)班經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示；

XX公司信息簡(jiǎn)報(bào)。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進(jìn)行排列的方法是：(2分)

時(shí)間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對(duì)收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個(gè)標(biāo)題不符合案卷標(biāo)題的格式？(2分)

XX局黨組會(huì)議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

XX地區(qū)來(lái)往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號(hào)，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號(hào)

目錄號(hào)

案卷號(hào)

[單選]

26、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對(duì)外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級(jí)

發(fā)文字號(hào)

公文標(biāo)題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對(duì)發(fā)文進(jìn)行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個(gè)或若干個(gè)案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時(shí)間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動(dòng)組合法

問(wèn)復(fù)文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時(shí)常用的分類方法有：（）(2分)

—機(jī)構(gòu)—保管期限

—問(wèn)題—保管期限

—文號(hào)—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時(shí)（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為30年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為10年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書(shū)檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號(hào)

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號(hào)

分

分機(jī)構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項(xiàng)目有：(2分)

文件題名

責(zé)任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見(jiàn)的模式有：(2分)

部門(mén)整理

專人整理

個(gè)人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號(hào)章時(shí)，保管期限一欄可以填寫(xiě)：(2分)

全稱

簡(jiǎn)稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時(shí)應(yīng)注意：(2分)

有副題名的應(yīng)錄入；

文件提名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)；

頁(yè)數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁(yè)面總數(shù)；

著錄“任免通知”時(shí)可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時(shí)間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過(guò)程中，單頁(yè)文件可不打頁(yè)碼。(2分)

對(duì)

錯(cuò) [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

44、歸檔時(shí)間是指文件承辦部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時(shí)間，移交歸檔的時(shí)間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對(duì)

錯(cuò) [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

47、小于十六開(kāi)紙的文件要托裱。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學(xué)是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

49、檔號(hào)章是文件歸檔的標(biāo)志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號(hào)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

第四篇：文書(shū)檔案管理

文書(shū)檔案管理

⒈文書(shū)的作用：①指導(dǎo)作用②規(guī)范作用③聯(lián)系作用④記載憑證作用。

⒉文書(shū)的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫(xiě)制作過(guò)程中必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，主要包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面的內(nèi)容。⒋認(rèn)清行文關(guān)系：行文關(guān)系是指各級(jí)各類之間因文件往來(lái)而構(gòu)成的關(guān)系。各個(gè)不同組織之間構(gòu)成不同的組織關(guān)系。目前我國(guó)各級(jí)各類組織的關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系與不相隸屬關(guān)系。

⒌明確行文方向：行文關(guān)系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來(lái)看，下行文可采取逐級(jí)行文、多級(jí)行文和直達(dá)行文等方式；上行文除采取逐級(jí)行文、多級(jí)行文，還可采取越級(jí)行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發(fā)、審核。⒏制文環(huán)節(jié)：草擬、審核、會(huì)商與會(huì)簽、簽發(fā)。

⒐制發(fā)環(huán)節(jié)：標(biāo)注文件管理信息、復(fù)核、排版、校對(duì)、繕印、用印、登記、分發(fā)。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設(shè)。⑶文件整理是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。

⒒全宗是指一個(gè)法人或自然人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復(fù)制件⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑥報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)（本）⑦來(lái)文與復(fù)文⑵文件修整①修裱破損文件②復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號(hào)①件號(hào)?室編件號(hào)?編號(hào)項(xiàng)目 ②編號(hào)項(xiàng)目?必備項(xiàng)目：全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)?選擇項(xiàng)目—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號(hào)②責(zé)任者③文號(hào)④題名⑤日期⑥頁(yè)數(shù)⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，實(shí)際業(yè)務(wù)工作多是后者。所以，檔案界通常所說(shuō)的檔案鑒定，是對(duì)檔案價(jià)值的鑒定。⒕鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)：鑒定檔案價(jià)值時(shí)使用最廣泛的基本標(biāo)準(zhǔn)是文件內(nèi)容、文件的形成者、文件的形成時(shí)間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書(shū)檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對(duì)地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點(diǎn)：⑴專業(yè)技術(shù)性⑵成套性⑶動(dòng)態(tài)性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。載體材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，不得有污損、受潮、破裂等現(xiàn)象。文件材料應(yīng)采用耐用性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，否則必須復(fù)印。文件材料應(yīng)字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。大圖紙應(yīng)折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實(shí)性、全面性、動(dòng)態(tài)性和保密性的特點(diǎn)。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統(tǒng)一般包含文件管理、檔案管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)模塊。

23.在現(xiàn)代，文書(shū)有兩種含義。第一種指物，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書(shū)寫(xiě)材料上表達(dá)思想意圖的一種書(shū)面記錄。第二種指人，是對(duì)各級(jí)各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書(shū)包括私務(wù)文書(shū)和公務(wù)文書(shū)。24.檔案室國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點(diǎn)：一是檔案來(lái)源廣泛。二是檔案內(nèi)容具有社會(huì)實(shí)踐性。三是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價(jià)值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書(shū)與檔案的關(guān)系：文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)。文書(shū)是檔案的主要來(lái)源之一，檔案則是文書(shū)的主要?dú)w宿，所謂“今日之文書(shū)，明日之檔案”就是這個(gè)意思。27.參謀咨詢：⑴認(rèn)識(shí)檔案咨詢服務(wù)的類型。①按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門(mén)性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書(shū)面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務(wù)的步驟。①接受咨詢問(wèn)題。②分析咨詢問(wèn)題。③查找檔案材料。④答復(fù)檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認(rèn)識(shí)檔案展覽的類型。⑴按展覽的時(shí)間劃分。①長(zhǎng)期陳列②臨時(shí)展覽。Ⅱ案展出的內(nèi)容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網(wǎng)上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設(shè)計(jì)格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務(wù)①選址適當(dāng)②分區(qū)合理③設(shè)備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。⑵了解檔案外借服務(wù)①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續(xù)借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容。①著錄標(biāo)引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內(nèi)容①確定查找內(nèi)容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標(biāo)引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書(shū)本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機(jī)讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個(gè)全宗的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。②以一個(gè)檔案館的全部檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。③以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。④以全國(guó)或某一地區(qū)若干個(gè)檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。

第五篇：文書(shū)檔案管理

文書(shū)檔案工作之我見(jiàn)

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書(shū)和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。通過(guò)一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐談?wù)剬?duì)做好文書(shū)和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書(shū)檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干 出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)和檔案工作不是主要的部門(mén)，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)

揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

3、改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢(shì)在必行。以件為單位組卷并輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)就是顯而易見(jiàn)的。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。

文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過(guò)各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書(shū)學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2、文書(shū)管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到以下十點(diǎn)：

一．做好上級(jí)文件的接收、打印、分類、登記工作，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴(yán)格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時(shí)呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時(shí)做好文書(shū)檔案歸檔立卷工作，隨時(shí)備用查閱。

二．負(fù)責(zé)黨政部門(mén)的文件、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表、信函的打印、復(fù)印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時(shí)登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。

三．負(fù)責(zé)向校區(qū)內(nèi)各部門(mén)發(fā)送文件、材料；取送報(bào)刊信件并負(fù)責(zé)分發(fā)。負(fù)責(zé)

到校外等單位取送文件、材料和復(fù)印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達(dá)校內(nèi)臨時(shí)性通知等。

四．負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實(shí)落實(shí)電子公文接收工作管理制度，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，確保電子公文接收辦理的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

五．及時(shí)收集、催要校內(nèi)各組室、各部門(mén)應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準(zhǔn)備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。

六．負(fù)責(zé)升旗、集會(huì)等集體活動(dòng)的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計(jì)工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)?？己诵б妾?jiǎng)的計(jì)算統(tǒng)計(jì)工作。

七．保管學(xué)校禮品及行政辦公室公共財(cái)產(chǎn)；保管辦公用品并負(fù)責(zé)分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)。

八．做好校外來(lái)訪人員的接待工作。

九．負(fù)責(zé)節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報(bào)文件。

十．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。

首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書(shū)檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

4、確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書(shū)和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

四、做好文書(shū)檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵

（一）具體到一個(gè)立檔單位，保證文書(shū)檔案收集工作的方法是制定文書(shū)檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。

1、歸檔范圍

（1）確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素

A機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)

B文辦理完畢

C有查考利用價(jià)值

(2)內(nèi)容

A級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文

B級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料

C級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文

D級(jí)或不相隸書(shū)機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?/p>

（3）注意問(wèn)題：

A合辦理的公文；

B 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)

C 本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄

2、歸檔時(shí)間一般在第二年6月底之前

3、歸檔要求

A類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)

B卷封面填寫(xiě)、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)、目錄及備考；

C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時(shí)履行手續(xù)；

D 字跡材料要符合耐久性要求；

E 公文必須是正式的生效的公文

（二）嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。收集工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書(shū)寫(xiě)材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能。

（三）建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集

1、將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任制。

2、建立外出開(kāi)會(huì)人員帶回材料歸檔制度。

3、保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度

(四）明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整

1、公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集。

2、于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書(shū)人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門(mén)移交。

3、位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等應(yīng)由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。

4、各部門(mén)形成的文件，應(yīng)由該部門(mén)指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門(mén)移交。

五、加強(qiáng)入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價(jià)值

1、改革現(xiàn)行文書(shū)檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的《文書(shū)檔案保管期限表》存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級(jí)報(bào)送文件、上級(jí)下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無(wú)人問(wèn)津，占據(jù)了庫(kù)房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書(shū)檔案保管期限表。如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必然會(huì)導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級(jí)單位報(bào)送的以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。這些問(wèn)題如不在立卷劃定保管期限時(shí)解決，進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長(zhǎng)期、永久界定保管期限，在鑒定時(shí)不易掌握。如長(zhǎng)期為１６-５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無(wú)所適從。

2、注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無(wú)價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門(mén)定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問(wèn)題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。

3、在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門(mén)機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對(duì)館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定鑒定計(jì)劃；對(duì)雖未到期但實(shí)踐證明已無(wú)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行調(diào)查、分析，提出鑒定意見(jiàn)，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。

4、對(duì)文書(shū)檔案堅(jiān)定定之后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對(duì)入選文書(shū)做最后的確認(rèn)，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進(jìn)行。還要運(yùn)用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁(yè)的進(jìn)行審查鑒定。

5、復(fù)審之后還要對(duì)不合格文件進(jìn)行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門(mén)的兼職檔案員組成，對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀。文書(shū)檔案銷毀工作應(yīng)該遵循以下程序：

a、組成鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。

b、對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)審批表。c、鑒定小組組長(zhǎng)在檔案銷毀審批表上簽署意見(jiàn)。

d、將銷毀檔案運(yùn)送到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

e、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。

f、將銷毀清冊(cè)歸檔保存。

行政081王燕