第一篇：文書檔案管理 自考大綱

30462 文書檔案管理 自考大綱

課程內容與考核要求

緒論

一、學習目的與要求

了解秘書文檔管理的內涵，明確秘書文檔管理的研究對象和主要內容，能認知文檔管理工作的重要性，能理解“秘書文檔管理”與相關課程的關系，從而掌握該課程的概貌。

二、考核知識點和考核要求 1．識記：文檔管理的概念。

2．領會：秘書文檔管理的研究對象；

秘書文檔管理的主要內容；

“秘書文檔管理”與相關課程的關系。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章 文書和檔案

一、學習目的與要求

了解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關系，能認知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內容

文書是人們在生產和生活中為了記錄事項，管理事務，交流情況，依照一定體式制作的具有現實效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務文書。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有著密切的關系，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。由于使用歷史久遠、使用領域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規范作用、指導作用、聯絡作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。

2．領會：文書、公文和文件三個概念的外延大?。?/p>

文書轉化為檔案需要具備的條件； 公文的種類； 檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作為文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章 文書工作和檔案工作

一、學習目的與要求

了解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質、內容、原則，文書工作組織和檔案工作機構，理解文書工作和檔案工作的關系。

二、課程內容

文書工作是社會組織的文書工作機構和人員遵守相關法規制度的規定，通過一系列相互銜接的環節，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務的工作，包含文書制作、文書辦理和文書管理三項基本內容。文書工作要堅持“及時、準確、安全、精簡”八字原則。文書工作的組織機構由中心機構、專門機構和分支機構三個部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會組織可根據需要進行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業務工作，是一項管理性、服務性和政治性工作。檔案業務工作包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用和編研八個環節。檔案工作的基本原則是集中統一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。我國現階段的檔案工作機構主要包括社會組織檔案部門、檔案館和檔案事業管理機關。由于文書和檔案之間特別密切的關聯，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關系。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國）、文書工作組織機構、文書工作組織方式的概念。

2．領會：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機構的分類； 檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關系。

第三章 文書制作

一、學習目的與要求

了解文書制作的過程，文書制作的要求，熟練掌握文書體式的全部內容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理論。

二、課程內容

文書制作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動的前提和基礎。文書制作必須符合文書體式特點，遵循文書制作程序要求。文書體式包括公務文書的寫作要求和公文的特定格式。秘書人員只有不斷提高公文寫作水平，認真執行公文格式規范，嚴格掌控文書制作過程，才能保證文書制作的質量。文書制作過程中，陸續產生了不同的文書稿本，稿本又分為文稿與文本兩類。不同的稿本產生于文書制作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書制作、交擬、核稿、簽發、復核、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領會：打字排版的注意點；

文件用印的注意點。

3．掌握：文書制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國家秘密的密級規定及保密期限； 公文標題的三要素。

第四章 文書辦理

一、學習目的與要求

了解文書辦理的含義和特點、文書辦理的內容，掌握行文制度的相關內容，掌握收文辦理和發文辦理的相關程序，能做好內部文件的管理工作。

二、課程內容

文書辦理工作由一些相互聯系的工作環節構成，整個工作呈現出連續性、時效性、保密性、集成性和規范性特征。組織文書辦理工作主要由收文和發文兩大流程組成。

收文主要指組織秘書組織接收來自不同層次組織的來文，并通過簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序進行辦理；發文主要指組織通過草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序來制作并發出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關系、方式和規則并嚴格執行行文制度。除制發和管理通用文件之外，組織秘書人員更要對組織各個職能部門形成的內部文件做好監管和后期的保管，并積極地開展內部文件的利用服務工作。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發、內部文件、2．領會：行文制度的三要素；

我國各級黨政機關組織關系的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點；

內部文件的特點。3．掌握：文書辦理的特點；

文件暫行保管階段的主要任務；

行文方式的六種類型；

行文規則的主要內容；

兩次簽收的任務；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

秘書部門開展檔案咨詢與提供服務的方式。

第五章 文書管理

一、學習目的與要求

了解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉發和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內容及相應的管理制度。

二、課程內容

文書管理是指由社會組織文書部門和人員承擔的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利于提高文書工作的質量和效率，保證文書的安全，為檔案工作奠定堅實基礎。文書管理要堅持統一、分類、安全保密、方便利用幾項原

則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉發和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內容，并分別建立相應的管理制度。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。2．領會：保證文書安全的具體要求；

保守文件機密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴格管理和方便利用的關系；

閱文室的作用。3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內容；

如何建設閱文室；

現行文件匯編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項。

第六章 文書工作與檔案工作的銜接

一、學習目的與要求

了解文書終結處理環節的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內容與檔案工作開始的幾個環節——收集和價值鑒定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，理解歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

二、課程內容

文書終結處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環節，與檔案工作的收集、價值鑒定、整理幾個環節對應，它們是文書工作的最后階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結處理環節的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內容與檔案工作開始的幾個環節——收集、價值鑒定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，然后依照組織內部文檔工作的實際情況，介紹歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價值鑒定、歸檔范圍、立卷類目、平時歸卷、卷內備考表、通訊者特征的概念。

2．領會：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔范圍的依據和指導；

檔案價值鑒定的原則；

檔案價值鑒定最基本的方法；

我國現行社會組織檔案鑒定工作的程序；

機關文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號法的運用；

案卷標題的擬寫；

案卷標題中的時間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標準格式；

歸檔文件目錄封面式樣。3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價值鑒定的意義；

現行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》特點；

具體檔案價值鑒定工作的注意點；

檔案保管期限表的結構；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時歸卷工作的內容；

卷內備考表；

六個特征立卷法。

第七章 檔案的整理與保管

一、學習目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內容，掌握全宗的基本含義，了解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務及基本原則，了解檔案庫房及其整理，對檔案的安全保護工作有理性認識。

二、課程內容

檔案整理工作是將處于零亂狀態的檔案進行條理化的過程。檔案整理工作應該按照檔案形成的特點和規律，保持文件之間的歷史聯系，注意充分利用原有的整理基礎，便于保管和利用。主要內容包括區分全宗、全宗內的分類、立卷（組卷）、卷內文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規律，采取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案的系統完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標準，應將各個庫房統一編號，檔案架、柜的排放應符合要求。要通過控制庫房溫濕度、保衛和保密、防火、防光和防塵等措施進行檔案安全保護，對重要檔案要實行異地備份。

三、考核知識點和考核要求

1.識記：檔案整理工作、全宗的概念。2.領會：構成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

年度分類法中所屬年度的判定；

年度—組織機構分類法；

組織機構—年度分類法；

年度—問題分類法；

問題—年度分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設的基本原則。3.掌握：檔案整理工作必須堅持的原則；

檔案整理工作的內容；

全宗的三個基本涵義；

跨年度文件處理方法；

影響檔案壽命的人為因素；

檔案保管工作的任務。

第八章 檔案的檢索與利用

一、學習目的與要求

了解在檔案產生作用之前，檔案的檢索和利用環節是架起檔案和利用者之間的橋梁；了解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內容上的，檔案的利用不僅實現了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發揮作用不可缺少的渠道和環節。

二、課程內容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當，而且更重要的是要使檔案能發揮出應有的作用。在檔案產生作用之前，有一項工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環節。檔案檢索的實現首先需要對檔案進行著錄，這個過程當中需要標引來規范，從而形成條目，進而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息為檔案作用的發揮奠定了基礎，是用戶實現需求目標不可缺少的內容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內容上，這項工作的進展需要有不同的途徑和方式來配合與實現。正是有了提供服務的理念，才有了眾多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實現了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發揮作用不可缺少的渠道和環節。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：檔案著錄、檔案標引的概念。2．領會：檔案檢索的兩大部分；

存儲過程的兩大環節；

檔案檢索效率的查全率和查準率；

檔案著錄與標引的依據；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。3．掌握：檔案檢索系統的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規則》的主要內容； 檔案檢索工具的作用。

第九章 檔案的編研與統計

一、學習目的與要求

熟練地編寫現行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，了解檔案統計和登記工作是，能準確地把握檔案管理的基本數據，通過多種形式的登記和統計工作保持檔案管理秩序的平穩。

二、課程內容

檔案編研和統計登記是機構檔案管理流程中的重要環節，也是決定檔案部門后期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機構秘書人員從檔案管理活動中衍生出的一項特殊職能，這項工作目的在于將已歸檔保存的文件經過進一步分類和集合，使其真實地反映機構發展變化的軌跡，并能為當前各項活動提供信息支撐和參考依據。因此熟練地編寫現行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，對于秘書人員來說是一項必備的能力。檔案統計和登記工作是反映機構檔案管理現狀和維護正常檔案管理秩序的工作，準確地把握檔案管理的基本數據，通過多種形式的登記和統計工作保持檔案管理秩序的平穩是開展其他檔案業務工作的基礎。

三、考核知識點和考核要求

1.識記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統計的概念。2.領會：檔案編研的意義；

現行檔案文件匯編的編寫要求；

大事記的結構；

組織沿革的結構。

3.掌握：檔案編研的主要內容；

現行檔案文件匯編的特點；

現行檔案文件匯編的結構；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統計的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章 電子文件管理

一、學習目的與要求

掌握國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統紙質文件不同的特點；了解按照不同的標準電子文件的不

同類別。了解對電子文件的鑒定和歸檔方式；了解電子文件的保管和利用歸結起來主要是為了實現文件檔案的價值，更好的為社會服務。

二、課程內容

現代信息技術深入到社會生活方方面面的同時衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現之日起，一些機構和學者都紛紛對其加以定義，形成了百花齊放、百家爭鳴的局面。目前，在我國來，最具影響力的定義出自國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統紙質文件不同的特點，概括起來主要包括兩個方面的不同，一是形式方面，二是內容方面。按照不同的標準電子文件有不同的類別。在鑒定方面，對電子文件主要進行兩個層面的鑒定，包括內容鑒定和技術鑒定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分為物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結起來主要是為了實現文件檔案的價值，更好的為社會服務。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：電子文件、文本文件、電子文件技術鑒定、雙套制的概念。2.領會：常用電子文件存儲格式；

電子文件的雙重鑒定；

電子文件內容鑒定的步驟；

電子文件利用的特點；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。3.掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內容；

電子文件技術鑒定的具體過程；

電子文件保管的特點；

對電子文件載體保護的具體措施；

電子文件信息保護的技術措施；

電子文件內容信息保護的管理措施。

第十一章 企業文檔管理

一、學習目的與要求

了解企業文檔的基本構成、特點和作用；掌握企業文檔工作的原則、任務和機構人員；熟悉依據企業文檔相關法律法規對企業文檔管理業務；掌握企業文檔及其管理

的特點、現狀以及文檔管理開展的規范等問題。

二、課程內容

企業文檔是指企業在日常生產、技術、經營等管理活動中形成并使用的各種文書及由這些文書轉變而來的檔案，是企業各類活動的重要工具與真實記錄。本教材前面章節所介紹的文檔管理知識是針對所有社會組織的，自然也適用于企業。但考慮到企業文檔管理有著獨到的特色，而且秘書學專業的同學畢業后有相當一部分進入企業工作，從事企業文檔工作，所以特設企業文檔管理這一章。本章分析企業文檔的基本構成、特點和作用，概述企業文檔工作的原則、任務和機構人員，依據企業文檔相關法律法規對企業文檔管理業務予以闡述。中小企業（主要指民營企業）與外資企業是我國改革開放以來的新生事物并已成為我國經濟轉型中的重要部分，本章將探討這些企業文檔及其管理的特點、現狀以及文檔管理開展的規范等問題。在介紹企業文檔管理業務的基礎上，分別例舉實例說明中小企業和外資企業文檔的管理情況。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：企業文檔、“三低一少”的概念。2.領會：企業文書工作的基本原則；

企業檔案人員的要求；

企業檔案信息提供利用時應注意的問題；

選擇企業文檔管理軟件時通常考慮的因素。3.掌握：企業文檔的作用；

企業檔案工作的基本原則；

大型企業文書工作機構層次和人員分布組成；

企業文件材料歸檔的基本要求；

企業檔案信息開發利用的形式；

企業文檔管理信息化的優越性；

企業文檔管理信息化建設原則；

中小企業文檔管理的現狀與成因。

Ⅳ 關于大綱的說明與考核實施要求

一、自學考試大綱的目的和作用

本大綱是根據秘書學專業自學考試計劃的要求，結合文書檔案管理課程的特點而

確定的。其目的是對個人自學、社會助學和考試命題進行指導和規定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學習的內容以及深廣度，規定了文書檔案管理課程自學考試的范圍和標準。因此，它是編寫自學考試文書檔案管理課程輔導書的依據，是社會助學組織進行自學輔導的依據，是自學者學習教材、掌握課程內容知識范圍和程度的依據，也是進行應用文寫作課程自學考試命題的依據。

二、課程自學考試大綱與教材的關系

大綱是進行學習和考核的依據，教材是學習掌握課程知識的基本內容與范圍，教材的內容是大綱所規定的課程知識和內容的擴展與發揮。大綱與教材所體現的課程內容應基本一致；大綱里面的課程內容和考核知識點，教材里一般也要有。反過來教材里有的內容，大綱里就不一定體現。

三、關于自學教材

《秘書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關于自學要求和自學方法的指導 應考者在自學過程中應該注意以下幾點：

1．學習前，應仔細閱讀課程大綱的第一部分，了解課程的性質、地位和任務，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關課程的聯系，使以后的學習緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內容前，應先認真閱讀大綱中該章的考核知識點、自學要求和考核要求，注意對各知識點的能力層次要求，以便在閱讀教材時做到心中有數。

3．閱讀教材時，應根據大綱要求，要逐段細讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個知識點。

4．學完教材的每一章節內容后，應認真練習，消化和鞏固所學的知識，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認真對待每一章節后所附思考題和案例分析。

五、對社會助學的要求

1．應熟知考試大綱對課程所提出的總的要求和各章的知識點。

2．應掌握各知識點要求達到的層次，并深刻理解各知識點的考核要求。3．對應考者進行輔導時，應以指定的教材為基礎，以考試大綱為依據，不要隨意增刪內容，以免與考試大綱脫節。

4．輔導時應對應考者進行學習方法的指導，提倡應考者“認真閱讀教材，刻苦鉆研教材，主動提出問題，依靠自己學懂，用于社會實踐”的學習方法。

5．輔導時要注意基礎、突出重點，要幫助應考者對課程內容建立一個整體的概念，對應考者提出的問題，應以啟發引導為主。對文體寫作知識，應重點幫助應考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對應考者能力的培養，特別是自學能力的培養，要引導應考者逐步學會獨立學習，在自學過程中善于提出問題、分析問題和解決問題，將學到的知識用于社會實踐。

7．要使應考者了解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個能力層次中都存在著不同難度的試題。

六、對考核內容的說明

1.本課程要求考生學習和掌握的知識點內容都作為考核的內容。課程中各章的內容均由若干知識點組成，在自學考試中成為考核知識點。因此，課程自學考試大綱中所規定的考試內容是以分解為考核知識點的方式給出的。由于各知識點在課程中的地位、作用以及知識自身的特點不同，將對各知識點分別按三個認知（或叫能力）層次確定其考核要求。

2.在考試之日起6個月前，由全國人民代表大會和國務院頒布或修訂的法律、法規都將列入相應課程的考試范圍。凡大綱、教材內容與現行法律、法規不符的，應以現行法律法規為準。

3.按照重要性程度不同，考核內容分為重點內容、次重點內容、一般內容，在本課程試卷中對不同考核內容要求的分數比例大致為：重點內容占60%，次重點內容占30%，一般內容占10%。

七、關于命題和考試的若干規定

1．本大綱各章所提到的考核要求中，各條細目都是考試的內容，試題覆蓋到章，適當突出重點章節，加大重點內容的覆蓋密度。

2．試卷對不同能力層次要求的試題所占的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實踐能力層次”為40%。

3．試題難易程度要合理，可分為四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所占的比例約為2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能采用的題型有：單項選擇題、多項選擇題、填空題、名

詞解釋、簡答題、實務操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式為閉卷筆試，考試時間為150分鐘，以自學考試主管行政機關公布的時間為準。試題量應以中等水平的應考者能在規定的時間內答完全部試題為度。

6．評分采用百分制，60分為及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對題型的規定。

附錄

題型舉例

一、單項選擇題（下列四個備選答案中只有一個是正確的，請選出正確的答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內。）

最早提出“文件生命周期”概念的學者是（）

A.美國學者菲利普·布魯克斯 B.英國學者羅吉爾·艾利斯

C.美國學者詹姆斯·B·羅茲 D.中國學者陳兆祦 參考答案： A

二、多項選擇題（下列五個備選答案中有2至5個是正確的，請選出正確答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內，多選、少選、錯選均不得分。）檔案工作的“三性”分別是指（）（）（）（）（）A．管理性 B．保密性 C．服務性 D．政治性 E．程序性 參考答案： ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現于西漢司馬遷的《 》中。參考答案： 史記

四、名詞解釋

交擬 參考答案：

是組織的負責人將擬稿任務交給起草人員的辦文環節，是文件制作的起點。

五、簡答題

簡述閱文室的作用。參考答案：

⑴便于領導和相關人員安排閱讀時間；

⑵提高文件周轉速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文書工作效率。

六、實務操作題

請將下列文件立為四卷，立檔單位為B市人民政府，并說明所使用的立卷特征。

⑴A市B區社會經濟發展的調查報告

⑵合作開發紅星灣問題的意向書 ⑶A市二○○○年災情通報

⑷A市二○○○年五一勞動模范評定辦法

⑸A市B區經濟總體運行態勢的預測報告

⑹A市關于表彰二○○○年先進單位、先進個人的決定

⑺A市人民政府關于表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定

⑻C市關于合作開發紅星灣問題給A市的復函

⑼A市二○○○年先進單位、先進個人選送程序

⑽A市人民政府關于發放救災物資的辦公會議紀要

⑾A市B區財政狀況分析報告

⑿A市關于合作開發紅星灣問題給C市的函 參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，問題特征； 第三卷：⑶⑽，問題特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特征。

七、案例分析題

材料：

某機關辦公室一年工作結束之際形成了一批當年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做。秘書花了一周的時間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并趕在年底前將案卷送到機關檔案室準備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。參考答案：

⑴該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關內容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個方面：一是程序不當。機關在平時工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應該隨時放入事先編制好的類目內，也即平時歸卷，而不應該年終集中立卷；二是歸檔時間不當。根據歸檔制度的要求，一般應在次年上半年對上一年的文件整理歸檔，而不是當年年底。

第二篇：文書檔案管理大綱

高綱1405

江蘇省高等教育自學考試大綱

30462 文書檔案管理

南京師范大學編

江蘇省高等教育自學考試委員會辦公室

Ⅰ 課程性質與課程目標

一、課程性質和特點

辦理文書、管理檔案這兩項工作是自古以來所有社會組織中秘書工作不能缺少的內容。了解文書工作和檔案工作的基本知識，掌握兩項工作的操作技能，是每一個秘書人員必須具備的基本能力?！拔臅鴻n案管理”課程正是為了培養和檢驗秘書學專業自學應考者上述兩項工作的實際操作能力的一門應用課程。

“文書檔案管理”是一門近些年才出現的新興課程，是對原有的“文書學”和“檔案管理學”兩門課程主要內容的重新組合。文書和檔案之間、文書工作和檔案工作之間有著天然的密切關聯，將“文書學”和“檔案管理學”整合成一門課程，體現了這種密切關聯，符合文書工作和檔案工作一體化的時代趨勢。盡管檔案管理是秘書工作的一項重要任務，但長期以來，秘書學專業并沒有一門專門研究社會組織檔案管理的課程，只好借用了檔案學專業的基礎課程“檔案管理學”?！皺n案管理學”中介紹的檔案業務工作八個環節，只有收集、整理、鑒定幾個環節與秘書工作關系密切，其余的業務環節——保管、編研、檢索、提供利用、統計——與秘書工作關系不大。所以，全部套用檔案管理的知識對秘書學專業的學生而言不僅是沒有必要，還會造成主次不分、浪費時間和精力的弊端。秘書文檔管理課程將檔案管理學中與秘書工作關系密切的部分充分吸收，對沒有關系或關系不大的部分進行刪削或精簡，突出秘書學的特點，讓學生真正掌握在在將來的秘書工作中用得上的知識和技能。

二、課程目標

《文書檔案管理》課程設置的目標，是為了使秘書學專業自學應考者了解文書在社會組織內部和組織之間的運作情況，掌握檔案收集、管理和利用的知識和技能，從而具備必備的專業修養，以適應社會發展的需要。

本課程包括緒論在內，共分為12章。課程內容可以概括為基礎知識和工作流程兩個板塊?；A知識板塊介紹文書和檔案的含義、特點、作用、關系，文書工作和檔案工作的性質、內容、機構等內容。工作流程板塊，依據秘書工作中文書檔案工作前后順序依次介紹文書的制作、文書的辦理、文書的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案保管、檔案的檢索、檔案的提供利用、檔案的編研和檔案的統計。另外，為適應新形勢的發展和學生畢業后主要在企業內任職的趨勢，本課程還介紹了電子文件的管理和企業文檔管理的內容。

三、本課程與相關課程的聯系與區別

文書檔案管理課程是在文書學和檔案管理學基礎上整合而來的，它與這兩門課程之間的關系自然十分密切，文書檔案管理有著和文書學、檔案管理學基本一致的研究對象，文書檔案管理包含文書學的所有內容和檔案管理學的部分內容。除此而外，文書檔案管理還與秘書學概論、秘書實務、秘書寫作等秘書學專業課程有著千絲萬縷的關聯。

秘書學概論是研究和傳播秘書、秘書工作的性質、規律、特點、組織、職能等秘書學知識的課程，屬于秘書學學科體系中的基礎理論學科，它與所有的秘書學課程都有關系，是對其他秘書學課程內容的抽象和概括。但作為“概論”，秘書學概論只對文書、檔案、文書工作、檔案工作粗略提及，不能詳細展開。文書檔案管理是秘書學基本原則和要求在文書工作和社會組織檔案工作中的具體體現。

秘書實務和文書檔案管理兩門課程之間是從屬關系，也即秘書實務的課程內容包含秘書文檔管理的課程內容。所以，二者之間的關系相當密切。但是，由于秘書實務課程要介紹秘書工作所有重要的內容，涉及范圍極廣，因此對每項具體工作的介紹就相對簡單和概括，而且多為基本程序和原則的介紹，對具體操作要領的介紹不夠詳細，也帶有“概論”的性質。所以，秘書實務也不能取代更有針對性的其他實務類課程，社會組織文書工作和檔案工作要依靠文書檔案管理課程來詳盡講解。

秘書寫作是研究社會組織所使用的各種實用文書，尤其是公文的寫作過程和技巧的一門實踐學科，是寫作學和秘書學互相滲透產生的交叉學科，是寫作學在秘書工作中的展開。就一般意義上說，秘書寫作屬于文書學的內容范圍，屬于文書工作中的“文書制作”環節。但，由于機關所使用的文書種類繁多，規范性、技巧性都很強，需要有專門的學科對其進行研究，于是秘書寫作逐漸從文書學中獨立出來，與文書學合理分工、互相補充。秘書寫作主要研究各種公務文體的寫作過程、寫作格式、寫作技巧，完成文本的擬寫工作；文書學則承接其后，完成文件的審核、簽發、繕印、用印、裝訂等技術性制作任務，并繼續完成登記、封發、傳遞、簽收、分文、擬辦、批辦、承辦等辦理環節，還要在制作、辦理過程中及辦理完畢之后對文件進行科學管理。

另外，文書檔案管理還與管理學、計算機科學、網絡傳播等學科或專門知識有著這樣或那樣的關系。

四、課程的重點和難點

本課程的重點和難點是文書制作、文書辦理、文書管理、檔案的整理與保管、檔案的檢索與利用、檔案的編研與統計。

Ⅱ 考核目標

本大綱在考核目標中，按照識記、領會、掌握三個層次規定其應達到的能力層次要求。三個能力層次是遞進關系，各能力層次的含義是：

識記（Ⅰ）：要求考生能夠識別和記憶本課程中的重要概念，并能夠根據考核的不同要求，做正確的表述、選擇和判斷。

領會（Ⅱ）：要求考生能夠領悟和理解本課程中有關概念及原理的內涵及外延，理解相關知識的區別和聯系，并能根據考核的不同要求對相關問題進行邏輯推理和論證，做出正確的判斷、解釋和說明。

掌握（Ⅲ）：要求考生能夠準確領會本課程中的重要概念，并能夠根據考核的不同要求對相關問題進行分析和論證。

以上“識記”部分屬于記憶能力層次；“領會”、“掌握”部分屬于理解能力層次。

Ⅲ 課程內容與考核要求

緒論

一、學習目的與要求

了解秘書文檔管理的內涵，明確秘書文檔管理的研究對象和主要內容，能認知文檔管理工作的重要性，能理解“秘書文檔管理”與相關課程的關系，從而掌握該課程的概貌。

二、考核知識點和考核要求 1．識記：文檔管理的概念。

2．領會：秘書文檔管理的研究對象；

秘書文檔管理的主要內容；

“秘書文檔管理”與相關課程的關系。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章 文書和檔案

一、學習目的與要求

了解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關系，能認知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內容

文書是人們在生產和生活中為了記錄事項，管理事務，交流情況，依照一定體式制作的具有現實效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務文書。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有著密切的關系，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。由于使用歷史久遠、使用領域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規范作用、指導作用、聯絡作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。2．領會：文書、公文和文件三個概念的外延大??；

文書轉化為檔案需要具備的條件； 公文的種類； 檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作為文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章 文書工作和檔案工作

一、學習目的與要求

了解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質、內容、原則，文書工

作組織和檔案工作機構，理解文書工作和檔案工作的關系。

二、課程內容

文書工作是社會組織的文書工作機構和人員遵守相關法規制度的規定，通過一系列相互銜接的環節，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務的工作，包含文書制作、文書辦理和文書管理三項基本內容。文書工作要堅持“及時、準確、安全、精簡”八字原則。文書工作的組織機構由中心機構、專門機構和分支機構三個部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會組織可根據需要進行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業務工作，是一項管理性、服務性和政治性工作。檔案業務工作包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用和編研八個環節。檔案工作的基本原則是集中統一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。我國現階段的檔案工作機構主要包括社會組織檔案部門、檔案館和檔案事業管理機關。由于文書和檔案之間特別密切的關聯，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關系。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國）、文書工作組織機構、文書工作組織方式的概念。

2．領會：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機構的分類； 檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關系。

第三章 文書制作

一、學習目的與要求

了解文書制作的過程，文書制作的要求，熟練掌握文書體式的全部內容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理論。

二、課程內容

文書制作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動的前提和基礎。文書制作必須符合文書體式特點，遵循文書制作程序要求。文書體式包括公務文

書的寫作要求和公文的特定格式。秘書人員只有不斷提高公文寫作水平，認真執行公文格式規范，嚴格掌控文書制作過程，才能保證文書制作的質量。文書制作過程中，陸續產生了不同的文書稿本，稿本又分為文稿與文本兩類。不同的稿本產生于文書制作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書制作、交擬、核稿、簽發、復核、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領會：打字排版的注意點；

文件用印的注意點。

3．掌握：文書制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國家秘密的密級規定及保密期限； 公文標題的三要素。

第四章 文書辦理

一、學習目的與要求

了解文書辦理的含義和特點、文書辦理的內容，掌握行文制度的相關內容，掌握收文辦理和發文辦理的相關程序，能做好內部文件的管理工作。

二、課程內容

文書辦理工作由一些相互聯系的工作環節構成，整個工作呈現出連續性、時效性、保密性、集成性和規范性特征。組織文書辦理工作主要由收文和發文兩大流程組成。收文主要指組織秘書組織接收來自不同層次組織的來文，并通過簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序進行辦理；發文主要指組織通過草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序來制作并發出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關系、方式和規則并嚴格執行行文制度。除制發和管理通用文件之外，組織秘書人員更要對組織各個職能部門形成的內部文件做好監管和后期的保管，并積極地開展內部文件的利用服務工作。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發、內部文件、2．領會：行文制度的三要素；

我國各級黨政機關組織關系的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點；

內部文件的特點。3．掌握：文書辦理的特點；

文件暫行保管階段的主要任務；

行文方式的六種類型；

行文規則的主要內容；

兩次簽收的任務；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

秘書部門開展檔案咨詢與提供服務的方式。

第五章 文書管理

一、學習目的與要求

了解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉發和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內容及相應的管理制度。

二、課程內容

文書管理是指由社會組織文書部門和人員承擔的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利于提高文書工作的質量和效率，保證文書的安全，為檔案工作奠定堅實基礎。文書管理要堅持統一、分類、安全保密、方便利用幾項原則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉發和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內容，并分別建立相應的管理制度。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。2．領會：保證文書安全的具體要求；

保守文件機密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴格管理和方便利用的關系；

閱文室的作用。3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內容；

如何建設閱文室；

現行文件匯編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項。

第六章 文書工作與檔案工作的銜接

一、學習目的與要求

了解文書終結處理環節的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內容與檔案工作開始的幾個環節——收集和價值鑒定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，理解歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

二、課程內容

文書終結處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環節，與檔案工作的收集、價值鑒定、整理幾個環節對應，它們是文書工作的最后階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結處理環節的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內容與檔案工作開始的幾個環節——收集、價值鑒定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，然后依照組織內部文檔工作的實際情況，介紹歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價值鑒定、歸檔范圍、立卷類目、平時歸卷、卷內備考表、通訊者特征的概念。

2．領會：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔范圍的依據和指導；

檔案價值鑒定的原則；

檔案價值鑒定最基本的方法；

我國現行社會組織檔案鑒定工作的程序；

機關文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號法的運用；

案卷標題的擬寫；

案卷標題中的時間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標準格式；

歸檔文件目錄封面式樣。3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價值鑒定的意義；

現行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》特點；

具體檔案價值鑒定工作的注意點；

檔案保管期限表的結構；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時歸卷工作的內容；

卷內備考表；

六個特征立卷法。

第七章 檔案的整理與保管

一、學習目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內容，掌握全宗的基本含義，了解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務及基本原則，了解檔案庫房及其整理，對檔案的安全保護工作有理性認識。

二、課程內容

檔案整理工作是將處于零亂狀態的檔案進行條理化的過程。檔案整理工作應該按照檔案形成的特點和規律，保持文件之間的歷史聯系，注意充分利用原有的整理基礎，便于保管和利用。主要內容包括區分全宗、全宗內的分類、立卷（組卷）、卷內文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規律，采取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案的系統完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標準，應將各個庫房統一編號，檔案架、柜的排放應符合要求。要通過控制庫房溫濕度、保衛和保密、防火、防光和防塵等措施進行檔案安全保護，對重要檔案要實行異地備份。

三、考核知識點和考核要求

1.識記：檔案整理工作、全宗的概念。2.領會：構成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

分類法中所屬的判定；

—組織機構分類法；

組織機構—分類法；

—問題分類法；

問題—分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設的基本原則。3.掌握：檔案整理工作必須堅持的原則；

檔案整理工作的內容；

全宗的三個基本涵義；

跨文件處理方法；

影響檔案壽命的人為因素；

檔案保管工作的任務。

第八章 檔案的檢索與利用

一、學習目的與要求

了解在檔案產生作用之前，檔案的檢索和利用環節是架起檔案和利用者之間的橋梁；了解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內容上的，檔案的利用不僅實現了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發揮作用不可缺少的渠道和環節。

二、課程內容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當，而且更重要的是要使檔案能發揮出應有的作用。在檔案產生作用之前，有一項工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環節。檔案檢索的實現首先需要對檔案進行著錄，這個過程當中需要標引來規范，從而形成條目，進而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息為檔案作用的發揮奠定了基礎，是用戶實現需求目標不可缺少的內容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內容上，這項工作的進展需要有不同的途徑和方式來配合與實現。正是有了提供服務的理念，才有了眾多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實現了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發揮作用不可缺少的渠道和環節。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：檔案著錄、檔案標引的概念。2．領會：檔案檢索的兩大部分；

存儲過程的兩大環節；

檔案檢索效率的查全率和查準率；

檔案著錄與標引的依據；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。3．掌握：檔案檢索系統的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規則》的主要內容； 檔案檢索工具的作用。

第九章 檔案的編研與統計

一、學習目的與要求

熟練地編寫現行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，了解檔案統計和登記工作是，能準確地把握檔案管理的基本數據，通過多種形式的登記和統計工作保持檔案管理秩序的平穩。

二、課程內容

檔案編研和統計登記是機構檔案管理流程中的重要環節，也是決定檔案部門后期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機構秘書人員從檔案管理活動中衍生出的一項特殊職能，這項工作目的在于將已歸檔保存的文件經過進一步分類和集合，使其真實地反映機構發展變化的軌跡，并能為當前各項活動提供信息支撐和參考依據。因此熟練地編寫現行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，對于秘書人員來說是一項必備的能力。檔案統計和登記工作是反映機構檔案管理現狀和維護正常檔案管理秩序的工作，準確地把握檔案管理的基本數據，通過多種形式的登記和統計工作保持檔案管理秩序的平穩是開展其他檔案業務工作的基礎。

三、考核知識點和考核要求

1.識記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統計的概念。2.領會：檔案編研的意義；

現行檔案文件匯編的編寫要求；

大事記的結構；

組織沿革的結構。

3.掌握：檔案編研的主要內容；

現行檔案文件匯編的特點；

現行檔案文件匯編的結構；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統計的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章 電子文件管理

一、學習目的與要求

掌握國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統紙質文件不同的特點；了解按照不同的標準電子文件的不同類別。了解對電子文件的鑒定和歸檔方式；了解電子文件的保管和利用歸結起來主要是為了實現文件檔案的價值，更好的為社會服務。

二、課程內容

現代信息技術深入到社會生活方方面面的同時衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現之日起，一些機構和學者都紛紛對其加以定義，形成了百花齊放、百家爭鳴的局面。目前，在我國來，最具影響力的定義出自國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統紙質文件不同的特點，概括起來主要包括兩個方面的不同，一是形式方面，二是內容方面。按照不同的標準電子文件有不同的類別。在鑒定方面，對電子文件主要進行兩個層面的鑒定，包括內容鑒定和技術鑒定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分為物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結起來主要是為了實現文件檔案的價值，更好的為社會服務。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：電子文件、文本文件、電子文件技術鑒定、雙套制的概念。2.領會：常用電子文件存儲格式；

電子文件的雙重鑒定；

電子文件內容鑒定的步驟；

電子文件利用的特點；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。3.掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內容；

電子文件技術鑒定的具體過程；

電子文件保管的特點；

對電子文件載體保護的具體措施；

電子文件信息保護的技術措施；

電子文件內容信息保護的管理措施。

第十一章 企業文檔管理

一、學習目的與要求

了解企業文檔的基本構成、特點和作用；掌握企業文檔工作的原則、任務和機構人員；熟悉依據企業文檔相關法律法規對企業文檔管理業務；掌握企業文檔及其管理的特點、現狀以及文檔管理開展的規范等問題。

二、課程內容

企業文檔是指企業在日常生產、技術、經營等管理活動中形成并使用的各種文書及由這些文書轉變而來的檔案，是企業各類活動的重要工具與真實記錄。本教材前面章節所介紹的文檔管理知識是針對所有社會組織的，自然也適用于企業。但考慮到企業文檔管理有著獨到的特色，而且秘書學專業的同學畢業后有相當一部分進入企業工作，從事企業文檔工作，所以特設企業文檔管理這一章。本章分析企業文檔的基本構成、特點和作用，概述企業文檔工作的原則、任務和機構人員，依據企業文檔相關法律法規對企業文檔管理業務予以闡述。中小企業（主要指民營企業）與外資企業是我國改革開放以來的新生事物并已成為我國經濟轉型中的重要部分，本章將探討這些企業文檔及其管理的特點、現狀以及文檔管理開展的規范等問題。在介紹企業文檔管理業務的基礎上，分別例舉實例說明中小企業和外資企業文檔的管理情況。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：企業文檔、“三低一少”的概念。2.領會：企業文書工作的基本原則；

企業檔案人員的要求；

企業檔案信息提供利用時應注意的問題；

選擇企業文檔管理軟件時通?？紤]的因素。3.掌握：企業文檔的作用；

企業檔案工作的基本原則；

大型企業文書工作機構層次和人員分布組成；

企業文件材料歸檔的基本要求；

企業檔案信息開發利用的形式；

企業文檔管理信息化的優越性；

企業文檔管理信息化建設原則；

中小企業文檔管理的現狀與成因。

Ⅳ 關于大綱的說明與考核實施要求

一、自學考試大綱的目的和作用

本大綱是根據秘書學專業自學考試計劃的要求，結合文書檔案管理課程的特點而確定的。其目的是對個人自學、社會助學和考試命題進行指導和規定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學習的內容以及深廣度，規定了文書檔案管理課程自學考試的范圍和標準。因此，它是編寫自學考試文書檔案管理課程輔導書的依據，是社會助學組織進行自學輔導的依據，是自學者學習教材、掌握課程內容知識范圍和程度的依據，也是進行應用文寫作課程自學考試命題的依據。

二、課程自學考試大綱與教材的關系

大綱是進行學習和考核的依據，教材是學習掌握課程知識的基本內容與范圍，教材的內容是大綱所規定的課程知識和內容的擴展與發揮。大綱與教材所體現的課程內容應基本一致；大綱里面的課程內容和考核知識點，教材里一般也要有。反過來教材里有的內容，大綱里就不一定體現。

三、關于自學教材

《秘書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關于自學要求和自學方法的指導 應考者在自學過程中應該注意以下幾點：

1．學習前，應仔細閱讀課程大綱的第一部分，了解課程的性質、地位和任務，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關課程的聯系，使以后的學習緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內容前，應先認真閱讀大綱中該章的考核知識點、自學要求和考核要求，注意對各知識點的能力層次要求，以便在閱讀教材時做到心中有數。

3．閱讀教材時，應根據大綱要求，要逐段細讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個知識點。

4．學完教材的每一章節內容后，應認真練習，消化和鞏固所學的知識，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認真對待每一章節后所附思考題和案例分析。

五、對社會助學的要求

1．應熟知考試大綱對課程所提出的總的要求和各章的知識點。

2．應掌握各知識點要求達到的層次，并深刻理解各知識點的考核要求。3．對應考者進行輔導時，應以指定的教材為基礎，以考試大綱為依據，不要隨意增刪內容，以免與考試大綱脫節。

4．輔導時應對應考者進行學習方法的指導，提倡應考者“認真閱讀教材，刻苦鉆研教材，主動提出問題，依靠自己學懂，用于社會實踐”的學習方法。

5．輔導時要注意基礎、突出重點，要幫助應考者對課程內容建立一個整體的概念，對應考者提出的問題，應以啟發引導為主。對文體寫作知識，應重點幫助應考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對應考者能力的培養，特別是自學能力的培養，要引導應考者逐步學會獨立學習，在自學過程中善于提出問題、分析問題和解決問題，將學到的知識用于社會實踐。

7．要使應考者了解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個能力層次中都存在著不同難度的試題。

六、對考核內容的說明

1.本課程要求考生學習和掌握的知識點內容都作為考核的內容。課程中各章的內容均由若干知識點組成，在自學考試中成為考核知識點。因此，課程自學考試大綱中所規定的考試內容是以分解為考核知識點的方式給出的。由于各知識點在課程中的地位、作用以及知識自身的特點不同，將對各知識點分別按三個認知（或叫能力）層次確定其考核要求。

2.在考試之日起6個月前，由全國人民代表大會和國務院頒布或修訂的法律、法規都將列入相應課程的考試范圍。凡大綱、教材內容與現行法律、法規不符的，應以現行法律法規為準。

3.按照重要性程度不同，考核內容分為重點內容、次重點內容、一般內容，在本課程試卷中對不同考核內容要求的分數比例大致為：重點內容占60%，次重 點內容占30%，一般內容占10%。

七、關于命題和考試的若干規定

1．本大綱各章所提到的考核要求中，各條細目都是考試的內容，試題覆蓋到章，適當突出重點章節，加大重點內容的覆蓋密度。

2．試卷對不同能力層次要求的試題所占的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實踐能力層次”為40%。

3．試題難易程度要合理，可分為四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所占的比例約為2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能采用的題型有：單項選擇題、多項選擇題、填空題、名詞解釋、簡答題、實務操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式為閉卷筆試，考試時間為150分鐘，以自學考試主管行政機關公布的時間為準。試題量應以中等水平的應考者能在規定的時間內答完全部試題為度。

6．評分采用百分制，60分為及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對題型的規定。

附錄

題型舉例

一、單項選擇題（下列四個備選答案中只有一個是正確的，請選出正確的答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內。）

最早提出“文件生命周期”概念的學者是（）

A.美國學者菲利普·布魯克斯 B.英國學者羅吉爾·艾利斯

C.美國學者詹姆斯·B·羅茲 D.中國學者陳兆祦 參考答案： A

二、多項選擇題（下列五個備選答案中有2至5個是正確的，請選出正確答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內，多選、少選、錯選均不得分。）檔案工作的“三性”分別是指（）（）（）（）（）A．管理性 B．保密性 C．服務性 D．政治性 E．程序性

參考答案： ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現于西漢司馬遷的《 》中。參考答案： 史記

四、名詞解釋

交擬 參考答案：

是組織的負責人將擬稿任務交給起草人員的辦文環節，是文件制作的起點。

五、簡答題

簡述閱文室的作用。參考答案：

⑴便于領導和相關人員安排閱讀時間； ⑵提高文件周轉速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文書工作效率。

六、實務操作題

請將下列文件立為四卷，立檔單位為B市人民政府，并說明所使用的立卷特征。

⑴A市B區社會經濟發展的調查報告

⑵合作開發紅星灣問題的意向書 ⑶A市二○○○年災情通報

⑷A市二○○○年五一勞動模范評定辦法

⑸A市B區經濟總體運行態勢的預測報告

⑹A市關于表彰二○○○年先進單位、先進個人的決定

⑺A市人民政府關于表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定

⑻C市關于合作開發紅星灣問題給A市的復函

⑼A市二○○○年先進單位、先進個人選送程序

⑽A市人民政府關于發放救災物資的辦公會議紀要

⑾A市B區財政狀況分析報告

⑿A市關于合作開發紅星灣問題給C市的函

參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，問題特征； 第三卷：⑶⑽，問題特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特征。

七、案例分析題

材料：

某機關辦公室一年工作結束之際形成了一批當年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做。秘書花了一周的時間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并趕在年底前將案卷送到機關檔案室準備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。參考答案：

⑴該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關內容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個方面：一是程序不當。機關在平時工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應該隨時放入事先編制好的類目內，也即平時歸卷，而不應該年終集中立卷；二是歸檔時間不當。根據歸檔制度的要求，一般應在次年上半年對上一年的文件整理歸檔，而不是當年年底。

第三篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價值的原始記錄。

3.公務文書

4.事務文書

5.上行文

6.下行文

二、單項選擇題

1.下列選項中不屬于文書性質的是（）。

A.現實性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項中不屬于文書特點的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項中不屬于檔案性質的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項中不屬于檔案特點的是（）。

A.原始性 B.價值性 C.系統性 D.考查性

5.下列選項中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環節和程序不包括下列哪項。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項中不屬于公務文書特點的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強的歷史性 C.法定的權威性 D.格式的規范性

8.知照性公文主要是黨政機關向一定范圍通知事項、通報情況、聯系工作、公布有關事項和要求的公文，下列選項中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報

9.（）適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項中對發文字號表述正確的是（）。D A.國辦發〔1996〕第2號 B.國辦發（1996）02號

C.國辦發〔1996〕第02號 D.國辦發〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質和任務。

2.試述文書與檔案人員的基本素養要求。

3.試述公務文書的作用與特點。

4.如何恪守公文行文規則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發、辦理和管理的規律，對文書運轉環節的科學合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發文辦理、辦結文件處理和文件運轉管理四個方面構成。

3.批辦是指機關領導人根據文件內容、擬辦意見和部門職責，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發布了《歸檔文件整理規則》，是我國機關文書和檔案規則改革的一項重要舉措，彌補了我國文書、檔案工作標準體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應及時對日常形成的、辦理完畢的文件進行收集，重點把好的關口是：發文關、收文關、重要會議關、外出會議關、內部材料關、報刊材料關。

8.發文字號是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

二、多項選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續性 D.規定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運轉安全可靠 B.明確雙方的交接責任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責 E.確保發文方的權益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進行（），并進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規律

C.保持文件之間的有機聯系

D.正確區分文件的不同價值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機構（問題）分類法

D.復式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發文審核的具體內容及要求有哪些？

3.文書運轉管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業三

一、名詞解釋

1.檔案統計工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項選擇題

1.檔案收集工作的主要內容包括（）。ACDE

A.對本機關需要歸檔檔案的接收 B.對其他機關需要歸檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項決定檔案存毀的工作，包括的內容是（）。ABCD A.制定檔案價值鑒定的標準和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續保存價值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統計資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規定接收的檔案，除驗收時檢查文件整理質量外，還必須根據本室（館）庫房管理的特點和需要，進行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統化的工作。B A.數量統計 B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據檔案管理的有關規章制度和相關要求，對歸檔案卷進行必要的、認真的整理或加工作。D A.統計 B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環節。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質文檔相比，電子檔案利用的特點和優點是（）。ABCD A.復用性好 B.服務形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強 E.儲存性強

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進行整理？

2.請簡述檔案檢索的內容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點。

4.請簡述人事檔案的特點及作用。

5．試述電子文檔管理的內容和原則。

6．試述文書與檔案計算機輔助管理的特點。

平時作業四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作的函

2．中央廣播電視大學關于××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作的復函

3．××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作情況的調查報告

4．××省廣播電視大學關于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關于撥款維修電大危舊校舍問題的復函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關于繼續進行開放教育試點工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內容和文種特征組卷；

××省電大與××省財政廳關于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經濟開發工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關于召開全省外事工會會議的批復

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業區建設問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業建設問題給××市人民政府的指示

第四篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環節。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機關普發性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機關工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機關發來的不需貫徹執行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內、對外

發函、電聯

[單選]

6、以件為單位進行裝訂時，應在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側

右上側

左側 [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補充編制頁碼，再（）計算頁數。(2分)

繼續

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項不是必須著錄的內容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應注意(2分)

題名中的關鍵詞不能準確反映文件內容時，要將主題詞錄入；

文件題名應根據文件實際內容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標題要把所有人員錄入進去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項目不包括：(2分)

全宗名稱

責任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統一放入（）。(2分)

開始

辦結

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機構分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業的會議紀要；

XX單位關于舉辦培訓班經費的請示；

XX公司信息簡報。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

[單選]

21、（）是對收文的執行、辦理或撰文答復。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標題不符合案卷標題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業關于2003年財務統計報表

XX地區來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機關公文處理辦法》規定的對外發文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結構則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發文字號

公文標題

[單選]

29、（）是指已經履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發文進行最后審定的決策性環節。(2分)

簽發

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內容、時間、名稱等方面的聯系，主要方法有：（）(2分)

內容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機構—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨裝盒

保管期限為30年的文件單獨裝盒

保管期限為10年的文件單獨裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機構

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項目有：(2分)

文件題名

責任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應注意：(2分)

有副題名的應錄入；

文件提名一般要求照實抄錄，不得隨意改動；

頁數為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業務部門將規范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統科學是體現歸檔文件整理內在質量的重要環節。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標志，用于體現每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進行檔案統計、移交、檢查的重要依據。(2分)

對

錯

第五篇：文書檔案管理

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導作用②規范作用③聯系作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫制作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關系、行文方向、行文方式和行文規則等方面的內容。⒋認清行文關系：行文關系是指各級各類之間因文件往來而構成的關系。各個不同組織之間構成不同的組織關系。目前我國各級各類組織的關系主要有四種類型：領導與被領導關系、業務指導關系、平行關系與不相隸屬關系。

⒌明確行文方向：行文關系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可采取逐級行文、多級行文和直達行文等方式；上行文除采取逐級行文、多級行文，還可采取越級行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發、審核。⒏制文環節：草擬、審核、會商與會簽、簽發。

⒐制發環節：標注文件管理信息、復核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設。⑶文件整理是開發檔案信息資源的重要基礎。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉化為檔案的重要標志。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復制件⑤轉發文與被轉發文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復文⑵文件修整①修裱破損文件②復制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號?室編件號?編號項目 ②編號項目?必備項目：全宗號、、保管期限、件號?選擇項目—機構（問題）項?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責任者③文號④題名⑤日期⑥頁數⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對檔案真偽和檔案價值的鑒定，實際業務工作多是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。⒕鑒定檔案價值的標準：鑒定檔案價值時使用最廣泛的基本標準是文件內容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點：⑴專業技術性⑵成套性⑶動態性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內容必須齊全、完整、準確、系統。載體材料應質地優良，不得有污損、受潮、破裂等現象。文件材料應采用耐用性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復印。文件材料應字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。大圖紙應折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實性、全面性、動態性和保密性的特點。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統一般包含文件管理、檔案管理、數據維護、系統維護四個模塊。

23.在現代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務文書和公務文書。24.檔案室國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點：一是檔案來源廣泛。二是檔案內容具有社會實踐性。三是檔案的本質屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書與檔案的關系：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。27.參謀咨詢：⑴認識檔案咨詢服務的類型。①按內容性質，可將檔案咨詢分為事實性咨詢、指導性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務的步驟。①接受咨詢問題。②分析咨詢問題。③查找檔案材料。④答復檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設計格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務①選址適當②分區合理③設備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風和扎實的業務基本功。⑵了解檔案外借服務①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內容⑴存儲階段的主要內容。①著錄標引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內容①確定查找內容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內有關某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區若干個檔案館內的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內容與成分。