第一篇：文書管理辦法

文書管理辦法

第一章 總則

第一條 為制度化，規范化文書管理體系，特制定本辦法。

第二章 文件流傳細則

第二條 分類

*須登記的文書范圍：結合《檔案管理規定》的要求

外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等

本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件

第三條 收文

1.本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。

2.內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條 發文

1.以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。

2.以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

第五條 分文

1.外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。

2.內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽

收。

第六條 會簽

1.需多部門或多人會簽處理的文件應附上“收文處理單”。

2.各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

3.文件收文后，再依“收文處理單”內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門

或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。

第三章 重要文件的審核、執行

第七條 審核、批示

涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。

第八條 執行

經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。

第四章 撰寫文書格式

第九條 公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。

第十條 對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司

規范格式操作。

第二篇：文書管理辦法

第一章　總則

第一條　為制度化，規范化文書管理體系，特制定本辦法。

第二章　文件流傳細則

第二條　分類

須登記的文書范圍：結合《檔案管理規定》的要求

外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等

本部制發文件：本公司內部文件和對外業務文件

第三條　收文

1.本公司與外界往來的文件，由辦公室統一登記、收文。

2.內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第四條　發文

1.以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統一由公司辦公室登記簽發。

2.以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

第五條　分文

1.外來文件由辦公室登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。

2.內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。

第六條　會簽

1.需多部門或多人會簽處理的文件應附上“收文處理單”。

2.各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

3.文件收文后，再依“收文處理單”內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。

第三章　重要文件的審核、執行

第七條　審核、批示

涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。

第八條　執行

經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執行單位處理并督促執行。

第四章　撰寫文書格式

第九條　公司實行按國家標準和公司標準統一的文書規范格式。

第十條　對已經統一的文書類（以附件形式下發），要求各部門及員工嚴格按公司規范格式操作。

第三篇：文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強公司文書檔案的科學管理，充分發揮公司檔案在各項工作中的作用，保證公司營運期間有關文件資料收集整理的完整性、及時性和真實性，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《河南省檔案管理規定》、《河南省交通檔案管理細則》及河南省檔案局《歸檔文件整理規則》，結合本公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 公司文書檔案是指公司各項工作中形成的應當歸檔保存的文件材料。它是本公司工作活動的歷史記錄，反映本公司貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映在不同時期各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

行政辦公室是公司文書檔案管理的主管部門。按照集中統一管理檔案的原則，各部門、各單位應指定專（兼）職文書負責人，負責本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并保持相對穩定。

由于工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接管人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀，并應及時通知行政辦公室。

公司檔案室設在平頂山營運管理中心，設專職檔案管理員。

第二章 歸檔范圍

第三條 凡是反映公司工作、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案。

第四條 文書檔案包括上級機關文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。

—1—

（一）上級機關的下列文件應予歸檔：

1、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；

2、上級機關頒發的命令、制度、辦法、指示、通知等文件；

3、上級機關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞等；

4、上級機關印發或轉發公司的文件（包括報紙、刊物內容）；

5、上級機關頒發的非本行主管業務范圍，但要執行的指示、規定、命令、決定、通知等。

（二）公司下列文件應予歸檔：

1、重要的會議材料（黨政聯席會、經理辦公會、黨委會），包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

2、公司印發的（包括轉發及與其他單位聯合印發的）各種正式文件的簽發稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相關單位來往文書；

3、公司的請示及上級機關的批復文件、下級單位的請示及公司的批復文件；

4、公司檢查基層單位或控股單位工作、調研形成的文件；

5、公司領導因公務活動形成的重要文件、傳真，及從其它上級部門帶回與公司有關的文件；

6、公司黨委、紀委、工會、團組織等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤銷、更名、啟用印章及組織簡介、人員編制等文件；

8、公司的營運信息統計報表和統計信息分析資料；

—2—

9、各項規章制度；

10、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動事件的文字材料、榮譽獎勵證書；

11、公司與有關單位簽訂的協議、合同，及在外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、會議紀要、工作往來文件等；

12、公司在法律事務中形成的文件材料；

13、公司管理過程中產生的招投標文件、中標通知書及與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

14、公司審計、紀檢、保衛、安全生產等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定資產統計表及移交憑證；

16、公司制定的章程，公司股東會、董事會決議及形成的各種會議材料等；

17、公司機構演變、人事任免、調配、調資、評先、處分、出國、退休、培訓等文件材料；

18、公司的人事檔案，職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

19、公司財務憑證、預算表、決算表、會計報表等財政部要求歸檔的；

20、公司的路產管理檔案；

21、公司的科研項目報告和學術報告；

22、公司處理群眾來信來訪有領導批示并有處理結果的；

23、公司在基建工作中形成的批準意見、可行性研究報告、評估報告、協議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設計、施工圖設計及變更設計文件）、計量資料、監理施工單位的過程控制資料、工程預決算、基建財務、竣工驗收資料等文件材料；

—3—

24、批準的公司經營計劃（包括生產經營計劃、費用計劃、投資計劃及工程計劃等）；

25、公司領導值班記錄。

（三）公司各部室、基層單位正常工作中處理的所有原始材料：

1、獲得的各項各級榮譽獎勵批準文件；

2、代表公司對外進行的各項工作材料；

3、營運分析報告、收費站工作日志及其它重要文書資料；

4、監控中心監控記錄、值班日記、電話記錄等重要資料；

5、路政執法文書檔案（事故處理記錄、路權維護索賠記錄）等重要資料；

6、其他需要長期保存的文書資料。

（四）相關單位與公司在工作中形成的重要文件。

1、與相關單位之間往來的通知、信函；

2、與相關單位形成的會議紀要、備忘錄等；

3、一切與相關單位形成的具有參考利用的文件材料。第五條 音像檔案包括：

（一）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄像等。

（二）反映公司概貌的音像資料；

（三）公司召開重要會議形成的音像資料；

（四）公司領導在國內外重大活動中形成的音像資料；

（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標、養護大中修等）中形成的音像資料；

（六）路產路權維護及重大事故形成的音像資料；

（七）上級領導在公司視察或重要活動中形成的音像資料；

（八）公司學術報告會、科研會形成的音像資料；

—4—

（九）上級領導授予公司的獎狀、獎旗、證書等。第六條 電子文檔。公司網上辦公后形成的收發文處理、會議紀要審閱、簽報審批等重要資料電子文檔要存入移動硬盤存檔。

第三章 歸檔要求

第七條 立卷歸檔的文件，應遵循文件形成規律的特點，保持文件材料之間的有機聯系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。

第八條 立卷歸檔的文件一律要求原件，部門、各單位需要者可存復印件、影印件。

第九條 立卷歸檔的文件材料種類、份數、頁數均應齊全完整。

第十條 歸檔文件的整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉發與被轉發為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。

第十一條

文件材料應區別不同情況進行排列。不可分割的文件材料應順序排列，即批復在前，請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。

第十二條

跨的請示與批復歸檔于復文；跨的總結歸檔于針對的最后；沒有復文的歸檔于請示；跨的規劃、計劃歸檔于針對的第一；跨會議文件歸檔于會議召開。

第十三條 音像資料應保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。

第十四條 音像檔案應加以必要的文字說明，一般包括時間、—5— 地點、內容、人物、背景、攝影者等。

第十五條 案卷需要注明標題及保管期限。卷首為卷內文件目錄。卷內文件均應順序排列并在每頁右上角統一編號。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應工整清晰。

第十六條

案卷裝訂應保證結實、整齊、美觀。永久、長期保管的案卷，應用線繩以三孔裝訂。裝訂前應注意文件底邊和裝訂對側的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。

第十七條

文件裝訂時應拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應加邊，殘破的文件應修補好。

第十八條

檔案的分類編號按《許平南公司檔案分類規則（試行）》相關規定執行。

第四章 檔案的管理

第十九條

檔案管理應根據各類檔案的形成內容、保管期限分門別類登記保管，確保系統化、條理化和標準化，應充分運用計算機網絡技術，逐步實現檔案管理的科學化和現代化。

第二十條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負責組卷、編目。每次存檔時應履行檔案移交簽字手續，不得無故延期或拒交。

第二十一條 文書檔案一般應在次年三月底以前向公司檔案室歸檔；科技檔案按工程項目、產品、課題分階段或全部竣工驗收后兩月內向公司檔案室歸檔；聲像檔案一般在年終向公司檔案室歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。各部門移交的檔案清單一式兩份，交接雙方應對檔案進行檢查、清點、核對，并履行簽字手續。

第二十二條 檔案的保管期限分為永久、長期和短期。長期

—6— 為15-30年、短期為1-15年。保管期限由有關部門負責人確定，行業有專業規定的依照行業規定執行。

一般應遵循以下劃分原則：

（一）反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股東會、董事會決議及形成的各種會議材料等；

2、公司制定的屬于制度性文件；

3、黨政聯席會、經理辦公會、黨委會會議記錄、紀要等；

4、以上的計劃、規劃，召開重要會議的文件；

5、重要的請示報告及批復、總結、綜合統計報表、生產經營管理情況分析；

6、機構改革、公司領導任免和干部任免的文件；

7、直屬上級機關印發的屬于公司主管業務并要求貫徹執行的重要文件和批復；

8、公司印發的（包括轉發及與其他單位聯合印發的）各種正式文件的簽發稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動事件的文字材料、榮譽獎勵證書；

10、公司在法律事務中形成的文件材料；

11、公司路產管理檔案；

12、公司管理過程中產生的招投標文件、中標通知書及與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

13、公司審計、紀檢、保衛、安全生產等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定資產統計表及移交憑證；

—7—

15、公司的人事檔案等；

16、公司財務憑證、預算表、決算表、會計報表等；

17、公司在基建工作中形成的批準意見、可行性研究報告、評估報告、協議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設計、施工圖設計及變更設計文件）、計量資料、監理施工單位的過程控制資料、工程預決算、基建財務、竣工驗收資料等文件材料；

18、批準的公司經營計劃（包括生產經營計劃、費用計劃、投資計劃及工程計劃等）；

19、非直屬單位針對公司主管業務并要求貫徹執行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的文件，列為長期保管，主要包括：

1、公司日常事務性文件；一般會議的主要文件；

2、直屬上級機關印發的屬于公司主管業務并需要貫徹執行的一般文件。

（三）凡是較短時間內對公司有參考利用價值的文件，列為短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上級機關和相關單位發來的非公司主管業務，但要求貫徹執行的文件；

3、下級單位報送的一般工作總結、報告和統計報表等文件；

4、未經上級批復的請示文件。

第五章 檔案的利用

第二十三條 積極開展檔案利用工作。編制多種切實可行的檢索工具，并視具體情況進行檔案著錄工作。經常主動了解各部門的需要，開展檔案的編研工作，為行政管理、運營管理和科研

—8— 研發等提供檔案服務。

第二十四條 檔案原則上不外借。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時，應填寫借用檔案證明單，復印檔案需填寫復印檔案報批表、案卷復制目錄，經各部室主任、辦公室主任、分管領導簽批后借用。借閱聲像檔案須經檔案室批準并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴禁外借。檔案室出借檔案時，必須嚴格履行登記手續，在借用檔案登記簿上登記，并當面點交清楚。歸還時要嚴格檢查，防止受損和污染的檔案入庫，并在借用檔案登記簿上注銷。

（一）本公司工作人員，調閱本部門的一般檔案資料，由調卷人在調卷單上簽字即可調閱。調閱涉密檔案資料，須經本部門負責人簽字。

（二）借用黨務工作檔案時，應由黨員干部借用，并履行黨委有關部門負責人簽字批準手續。借用黨組、黨委文件和黨政班子會議記錄、紀要等或涉密案卷時，應經黨委書記批準，并一律不準借走，只限在檔案閱覽室查閱。

（三）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經行政辦公室主任、分管領導及總經理批準，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經總經理簽字后方可辦理借閱手續。借閱時間一般不超過一天，用后要及時歸還。

（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調動工作和離休、退休時，應將所借檔案及時歸還檔案室。如已調動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負責人負責追收歸還。

—9—

（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案室辦理續借手續并經分管領導批準，但每次延期時間最長不超過10天。

第二十五條

聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環境中保存，不得轉借他人或擅自復制。歸還時必須保證聲像檔案完整無損。

第二十六條

檔案從庫房調出時，檔案人員要及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時，將代理卡放入案卷內，以備下次調卷使用。

凡根據檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案室核對無誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。

因借用檔案解決重大問題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。

第二十七條 遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。

檔案室應當加強對檔案的研究整理，經上級主管部門和保密機構批準，有計劃地出版檔案材料，在指定范圍內發行。

匯編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批準，并報主管部門備案。

第二十八條 借閱的檔案必須要愛護，對所借檔案要負安全、保密之責，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴禁對卷內文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標記。

—10— 第二十九條 嚴格遵守保密制度，嚴格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復印檔案材料，不得轉借他人，嚴防泄密和遺失。

第三十條 查閱、借閱、復印檔案如發生丟失現象，要追究當事人責任，造成經濟損失的給予行政處分。

第六章 檔案質量

第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

第三十二條 公司各部門、各單位應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第三十三條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第三十四條

專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

第三十五條 案卷質量的基本要求是遵循文件的形成規律和特點、保持文件之間的有機聯系、區別不同的價值、便于保管和利用。

第三十六條 公司檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。

第七章 附 則

第三十七條 本制度由公司行政辦公室負責解釋。

—11— 第三十八條 本制度自發布之日起試行。

—12—

第四篇：文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法

文書檔案管理辦法

一、管理職責

（一）認真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項規章制度。

（二）對機關各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監督和指導。

（三）集中統一管理機關各種門類和載體的檔案。

（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關工作服務。

（五）在集中主要力量抓好機關檔案工作的基礎上，對直屬單位和本系統檔案工作進行必要的指導、監督和檢查。

（六）按規定向省檔案館移交應進館的檔案。

（七）根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本機關檔案存、毀制度。

（八）辦理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。

（九）負責廳機關大事記的搜索、整理和編印。

二、立卷歸檔

（一）歸檔范圍

凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。

（二）歸檔要求

1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯系，科學整理立卷。

2．廳機關的立卷歸檔工作在檔案室的監督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格后方可歸檔。

3．聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。

4．會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。

5．檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。

（三）歸檔時間

1．文書檔案在次年五月底以前接收完畢。

2．會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。

3．基建檔案在基本建設工程竣工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。

三、檔案利用

（一）本廳工作人員因工作需要，經本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領導同意后經廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。

（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意，不能復印、復制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續，并及時歸還。

（三）不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用黨組、廳務會議記錄，必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。

（五）本廳財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時，需征得本處科領導同意并經財務處處長批準后方可查閱。

四、檔案保管

（一）檔案庫房門窗要堅固，并安裝防護設施，下班前關好鎖牢。

（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。

（三）檔案庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態。

（四）檔案庫房要有溫度計、干濕計，根據季節和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在14－24度，相對溫度45－60%的范圍內。

（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，并及時檢查，如發現藥物失靈要隨時更換。

（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

五、檔案統計

（一）為了給本機關各項工作提供最有效的檔案服務，協助業務處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關檔案統計工作。

（二）按檔案統計制度的規定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計。

（三）建立健全檔案數量統計，借閱及其效果統計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統計。

（四）統計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總，并填報上級機關。

（五）定期統計利用情況，每年末統計當年檔案借閱人次，總結檔案利用效果。

六、檔案鑒定和銷毀

（一）以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負責人審核，提出處理意見，經檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續即可銷毀。

（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。

（三）銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監銷，監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。

七、保管期限

（一）辦公室文書保管期限

1．上級機關下發的由辦公室承辦的文件材料

永久

2．黨和國家領導人、上級機關視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料

永久

3．人事廳工作總結報告及計劃、規劃

長期

4．人事廳制發的（包括與其他機關聯合制發的）辦公室承辦的文件材料

永久

5．由辦公室承辦的廳務會議記錄、紀要及籌備組織的人事工作會議領導講話、典型經驗等文件材料

永久

6．人民群眾來信來訪及省人大、省政協提案議案的答復

永久

7．辦公室工作計劃、總結、匯報、會議記錄

長期

8．辦公室編寫的《河北人事信息》

長期

（二）機關黨委、人事處文書保管期限

1．黨組會議記錄、紀要

永久

2．人事處工作計劃、總結、匯報、會議記錄

長期

3．本機關機構設置、撤并、名稱更改、組織沿革、工作條例、人員編制、啟用印信材料

永久

4．廳機關干部任免和工作人員考核獎懲的文件材料

永久

5．干部職工錄用、轉正、調資、定級、離退休、職務職稱評聘、復轉、撫恤死亡等文件材料

長期

6．本廳職工調動工作行政工資介紹信存根

長期

7．本廳職工花名冊及黨員統計表

永久

8．省委組織部、省直工委及上級機關下發并需要執行的重要文件及落實材料

長期

9．廳考核目標工作報告等有關材料

長期

（三）紀檢、監察室文書保管期限

1．上級黨紀、政紀有關法規、準則、規定等文件材料

永久

2．本廳制定的有關廉政建設的文件材料

永久

3．清理超標準住房工作有關文件、報告、結論等材料

長期

4．對本廳干部黨紀、政紀處分材料

永久

（四）綜合規劃處文書保管期限

1．機關事業單位人事計劃宏觀管理政策性文件

長期

2．全省機關事業單位職工人數、工資總額計劃及管理文件

長期

3．全省干部計劃（包括增干和公務員考錄）等文件

長期

4．省直機關事業單位職工人數、工資總額計劃及管理文件

長期

5．干部統計資料、報表

永久

6．機關事業單位職工人數、工資總額統計報表

永久

（五）政策法規處文書保管期限

1．貫徹落實上級機關有關工作的規劃、請示、報告等

永久

2．全省國家行政機關公務員制度實施方案及配套文件

永久

3．公務員制度推行工作的若干政策、規定和意見

永久

4．公務員制度實施工作批復及其他重要文件

永久

5．企事業人事制度改革方面的實施方案、通知、規定、辦法等

永久

6．有關工作的省委、省政府和廳領導重要講話

永久

7．人事制度綜合宣傳和法制宣傳工作的規劃、通知、規定、意見

永久

8．重要調研資料和報告

長期

9．省行政學會章程、組織機構及學會組成人員名單等

永久

（六）錄用聘用管理處文書保管期限

1．有關錄用工作的政策性文件

永久

2．重要工作向上級的請示及領導批示

永久

3．本處工作計劃、總結和全省錄聘用工作會議材料

長期

4．審核考試合格人員名單，辦理錄聘用審批手續有關材料

長期

（七）考核任免獎懲處（政務公開辦公室）文書歸檔期限

1．省直單位非領導職務評定情況

永久

2．有關省政府行政機關非領導職務評定文件

永久

3．行政職務任免報告，省直單位任免材料，省政府任免閱辦箋，省人事廳任免通知，干部任免呈報表。省政府向省人大報告的省政府組成人員任免議案，省人大任免通知

永久

4．系統表彰獎勵的文件材料

永久

5．有關全省獎勵升級的文件材料

永久

6．有關全省政務公開的文件

永久

（八）人才流動開發處文書保管期限

1．本處干部調配、非師范類大中專畢業生就業分配計劃、總結、報告等文件材料

永久

2．有關干部調配、畢業生分配的政策規定

永久

3．本處組織召開全省工作會議安排、通知、講話、發言等有關材料

永久

4．本處有關重要工作向上級的請示、報告及上級的批復、領導批示等文件材料

永久

（九）培訓教育處文書保管期限

1．全省公務員培訓工作規劃、計劃、總結、報告

永久

2．全省人事系統干部教育工作會議的領導講話、典型經驗等文件材料

長期

3．本處有關重要事項向上級的請示、報告及上級的批復、指示等有關文件材料

永久

4．工作總結和工作安排

長期

（十）工資福利處文書保管期限

1．全省機關事業單位工作人員工資制度改革有關政策法規

永久

2．全省機關事業單位工作人員工作政策性文件規定

長期

3．關于工資政策向人事部的請示及對下級請示的批復

長期

4．機關事業單位工作人員福利政策

長期

5．機關事業單位工人考核政策

永久

6．全省機關、事業單位離退休人員調整離退休費的實施辦法、配套政策和若干具體問題的處理意見

長期

7．離退休、工齡計算、遺屬生活困難補助，第二次人才開發方面的政策、規定、意見

長期

（十一）職稱管理處文書保管期限

1．專業技術職務評審的有關政策法規

永久

2．組建（調整）中、高級評審委員會的批復

永久

3．破格晉升高級職務審批表及有關證明材料

永久

4．向省委、省政府、職改領導小組的匯報、請示及批復，職改領導小組成員的任命和調整

永久

5．省直各單位高、中級職務聘任方案的審批意見

永久

6．省直事業單位崗位設置及結構比例的審核意見

永久

7．職改工作計劃、總結、匯報、意見

永久

8．省職改領導小組會議紀要、職改工作會議領導講話及經驗材料

永久

9．省人大代表和政協委員關于職稱工作的建議、提案及答復

長期

10．全國專業技術資格考試合格名單及軟盤

永久

11．各種數字統計表（匯總表）

永久

12．職改信息

長期

（十二）專家管理處文書保管期限

1．國家對有突出貢獻的中青年專家選拔管理的有關文件、批復及專家扶貧的有關文件

永久

2．享受政府特殊津貼人員的選拔與管理有關文件材料

永久

3．科技人員家屬“農轉非”方面的政策法規

長期

4．跨世紀人才選拔的有關文件材料

永久

5．非教育系統留學人員選派與回國人員管理的有關文件材料

長期

6．河北省留學人員聯誼會的有關文件材料

長期

（十三）軍官轉業安置培訓處文書保管期限

1．軍官轉業安置工作的有關政策法規

永久

2．省軍轉工作小組、軍轉辦文件、簡報

永久

3．軍轉辦向上級的請示、報告

永久

4．省軍轉轉業干部花名冊定向名單、領導批示

短期

（十四）職稱考試中心文書保管期限

專業技術資格、執業資格及職稱外語考試規定、報考條件、免試部分科目條件、標準、合格人員名單和軟盤

長期

（十五）錄用考試中心文書保管期限

1．全省招錄公務員考試考務的規定和辦法

長期

2．具體考試過程中制定的考試方案、編制的招考簡章、發布的招考公告、印發（編排）的準考證（號）、考試成績登統表

短期

3．筆試試卷、面試題本、題庫

長期

4．全省面試考官隊伍培訓、管理及等級評定等有關文件材料

長期

（十六）人才交流中心文書保管期限

1．人才流動宏觀管理政策性文件

永久

2．人才引進、人才培訓、人才市場建設工作規劃、計劃、總結、報告

永久

3．人事代理、人才測評及流動人員社會保險、職稱、工資和流動人員爭議仲裁工作的政策法規

永久

4．組織召開的全省工作會議及培訓安排、通知、講話、發言等有關資料

長期

5．向上級的請示、報告及上級的批復、領導指示等文件材料

永久

（十七）人事信息中心文書保管期限

1．事企業單位干部統計報表

永久

2．國家公務員統計報表

永久

3．退休干部統計報表

永久

4．參照公務員管理的國家機關干部統計報表

永久

5．機關事業單位工作人員工資統計報表

永久

6．推廣GPMS有關文件

長期

（十八）工考中心文書保管期限

1．工人技術等級（職務）培訓考核的政策法規

永久

2．工人晉升技術等級（職務）審批人員名單

長期

（十九）省編制委員會辦公室文書保管期限

1．全省機構編制工作計劃，總計報告

永久

2．省編委、編辦關于省直各單位和市級行政機構，省直事業機構的設立、合并、撤銷、職權范圍及人員編制等批文

永久

3．有關重要事項向上級的請示、報告及上級的批復等文件材料

永久

4．省機構改革工作小組、省機構編制委員會及辦公室會議紀要

永久

5．機構編制工作會議及聯席會議材料

長期

6．本單位負責辦理的人大代表、政協委員建議、提案的文件材料

長期

7．本單位機構設立、合并、撤銷，改變名稱、職權范圍及人員編制的文件 永久

8．本單位印發的《機構編制簡訊》 長期

第五篇：公司文書管理辦法（本站推薦）

公司文書管理辦法

一、文書管理包含收取文件及制發文件兩種。

二、外來文件包含公文、電報、傳真資料等項。內部制發文件包含本公司內部文件和對外業務文件。

三、收文：

1、外來文件收文由公司總務部收發室承辦（直接寄到各部廠的文件由各部廠管理單位收文）。

2、外來文件收文時，由收發室登記入“收發文登記簿”

3、內部制發文件收文時，由各部廠編號及填寫“公文會簽單”后，送收發室登記入“收發文稿登記簿”。

四、制發：

填寫“發文呈批單”，編列文號，并填寫“公文會簽單”，注明本案應會簽部門后送總公司收發室登記處理。

五、分文：

1、收發室收文登記后，根據業務性質分送各有關部廠處理。

2、內部發文呈批單做收文登記后，根據文件內容性質分送有關單位會簽處理。

六、會簽：

1、各單位收到需參與會簽的呈批件時，須本著本單位的職責認真表達對本件草案的意見，并盡量提供相關資料供企劃單位參考。

2、公文會簽后，再依“公文會簽單”內所指定會簽順序，轉送其他

會簽單位，若本單位為最后一個會簽單位，則處理后將本呈批件轉送秘書室處理。

七、審核：

秘書室根據各單位簽辦理意見，匯總整理出一個結論（若各部廠意見不一致，需由秘書室居間協調送叫經理核定）。

八、批示：

總經理或其他被授權批示者做最終的肯定、否定等批示，并簽字。

九、執行：

1、秘書室根據總經理批示內容將公文影印1份送執行單位辦理，公文正本送收發室歸檔存查。

2、需對外發文時，應由收發室打印、蓋章、封裝、寄發、，呈批件原件和打印件二份緊檔存查。寄發文件前須填寫“收發文登記簿。”

十、歸檔：

1、任何簽呈正本需交由總務部（科）歸檔存查。

2、若執行單位必需使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必需寄出且無法取回，可存檔復印件。

3、存檔文件普通件保存三年，機密保存十年，屆時列表報準監銷。

十一、公文機密等級及處理規定：

1、普通件：公關方式處理。

2、密件：須子公司部門領導人以上人員核閱處理。

3、機密件：須公司部門或子公司領導人總經理級以上人員核閱處理。

4、極機密件：須部經理級以上人員核閱處理。

5、各級人員處理密件資料，須嚴守秘密。泄密而造成損害，由泄密人員負責并接受處分。

6、密件文件遞送時，應以信封袋加密封裝，寄件人及收件人拆閱時均須在登記簿上簽名。

十二、公文處理時限：

1、特急件：隨到隨辦。

2、爭件：一天內處理完畢。

3、普通件：三天內處理完畢。

4、超過處理時限的文件，由秘書室催辦。

5、各級審核人員及會簽人員均需在公文簽呈上簽名，并標示日期，以明確責任。

----摘自《現代管理制度、程序、方法范例全集》辦公、總務、后勤管理卷 中國人民大學出版社

1.4公司文書管理規定

一、為使文書管理制度化，以提高行政效率，制定本辦法。

二、本公司與外界往來的文書收發，總公司由管理部統一辦理，營業所由營業會計辦理。

三、主辦及辦部門

文書內容所涉及業務部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門為該項文書的辦部門。

四、行文類別

1、函：用于本公司對外機關、團體、公司行文。

2、公告：用地業務主管向公司員工或特定對象發布規章、獎懲、命令、調動及各項規定。

3、簽呈：用于下級對上級的請示工報告。

4、電報：用于業務處理需急速送抵遠地收件人時。

5、聯系函：用于公司內各部門業務接治。

五、行文名義、署名

1、對外行文以公司的名義，由總經理署名或簽章，以營業單位行文由經理署名或簽章。

2、公司內部聯系函，由經辦部門辦人及主管簽章。

六、收（發）文

1、收文：限時專送及掛號信由收發人員依序填入收文字號、日期、寄件人、收文者。

2、發文：一律由收發人中依件填入發文字號、日期、寄件人、收文者。

3、電報統由國我部管理收發文，并登記。

七、發文字號制定

1、對外行文字號：[例]總公司：（年）字第OOO號

營業所：（年）營字第OOO號

2、對內行文字號：管理部：（年）管字第OOO號

營業所：（年）營字第OOO號

八、分文

1、（1）掛號、限時信、國外信函、FAX于收文登記并匯總呈總經理后，送部門經理轉交經辦人處理。

（2）營業所由營業會計收文登記后呈所長閱，再轉交經辦人辦理。

2、私人信函，經本人拆信后發現系公務文書，應交收發人中依本規則處理。

3、平信及印刷品可不需登記，收文后，由管理部轉交收件人，無法收件人者，由管理部處理。

4、文件涉及二部或部門不明確者，以關系較密的部門為主辦單位，再會商其他部門協辦。無法判定部門，呈總經理裁示。

九、發文

1、對外發文：

涉及公司整體或重要的業務行文以及對機關行文由部總經理簽署。道德由經辦人擬妥

文稿部門主管，后轉呈總經理簽署，交經辦人打印，連同原稿送管理部編號，并填寫

“發文登記簿”

2、對內聯系函：由經辦人擬稿后呈部門主管簽署，經指定人編號后發出。涉及重要業務工作的文件需由部門主轉呈總經理。

十、文書結構

1、公告：一般由“主旨”、“依據”、“公告事項”三部分組成。

2、函、簽呈：一般由“主旨”、“說明”、“辦法、擬辦、建議”三部分組成。

十一、承辦人員須于收到文件二日內辦妥，最遲不得超過三日。有特殊情況，可呈報主管延期。但緊急文件不得延誤。

十二、文書以迅速、簡潔、明確為基礎要求。

十三、文書遞送

文書呈閱、呈簽、會辦時，如為普通文件，以普通卷宗傳遞，如系機密或緊急文件則

以紅色卷宗傳遞。

十四、檔案管理

1、文書經呈總經理簽署后，國外部份應由秘書留存影印件，國內及內部文件由管理部按部

門歸檔，原稿由經辦部門留存。

2．各部門的發文統一由專人歸檔、保管。