第一篇：文書檔案大事記

浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院大事記

1978年浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng)建了，是全日制省屬公辦高職院校，前身為浙江省物資學(xué)校（隸屬于原浙江省物資局）。2002年1月經(jīng)浙江省人民政府批準(zhǔn)正式升格為高職學(xué)院。2003年10月整體搬遷至杭州下沙高教園區(qū)。目前，校園占地面積576.5畝，建筑面積23萬平方米，在校生7200余人，館藏圖書總量近70萬冊。學(xué)校主要面向為以現(xiàn)代物流業(yè)為主的生產(chǎn)性服務(wù)業(yè)培養(yǎng)高素質(zhì)高級技能型專門人才，構(gòu)建了行業(yè)發(fā)展所需的物流裝備應(yīng)用、物流運(yùn)營技術(shù)、物流數(shù)字信息技術(shù)、物流裝備后服務(wù)等專業(yè)群，開設(shè)了物流管理、汽車檢測與維修技術(shù)、電子商務(wù)、計算機(jī)信息管理等28個專業(yè)。

2010年9月20日我校被評為2009年度“陽光高考”信息平臺工作先進(jìn)單位。

2010年9月23日我校2010級新生順利入學(xué)。2010年9月24日我校迎來“陽光兄弟”。

2010年10月15日我校學(xué)生在“第二屆浙江省大中小學(xué)生規(guī)范漢字書寫大賽”中喜獲佳績。

2010年10月26日浙江美術(shù)館尹舒拉教授來校作“綠韻工程”講座。

2010年10月27日集團(tuán)胡江潮董事長一行蒞臨學(xué)校調(diào)研指導(dǎo)。2010年11月10日我校應(yīng)邀參加高等學(xué)校詩教工作暨當(dāng)代中華詩教理論研討會。

2010年11月15日我校教師應(yīng)邀參加第九次中國物流學(xué)術(shù)年會并獲多項榮譽(yù)。

2010年11月29日我校承辦省第十三屆大學(xué)生運(yùn)動會健美操比賽（乙組）并獲佳績。

2010年12月14日《人民日報》刊發(fā)我校“陽光兄弟”的相關(guān)報道。

2010年12月15日第二屆全省高校校長“浙江物產(chǎn)杯”乒乓球比賽在我校舉行。

2010年12月21日提升學(xué)生自治能力 創(chuàng)新學(xué)生管理模式——我校成立學(xué)生自治自律委員會。

2011年1月10日學(xué)校隆重召開第十次團(tuán)代會、第十一次學(xué)代會。

2011年1月12日省高校深化“平安校園”建設(shè)工作督查組蒞臨我校檢查指導(dǎo)。

2011年1月19日我校“陽光兄弟”當(dāng)選2010杭州十佳“好青年”。

2011年2月17日我校單偉明同志出任阿克蘇地區(qū)職業(yè)技術(shù)學(xué)院副院長。

2011年2月22日我校學(xué)生在全國高職高專秘書職業(yè)技能大賽中再創(chuàng)佳績。

2011年2月23日喜報：我校高等職業(yè)教育研究學(xué)術(shù)影響力不斷提升。

2011年3月8日浙江省職業(yè)技能鑒定中心鮑國榮主任一行蒞臨我校指導(dǎo)。

2011年3月15日我校新增3個省特色建設(shè)專業(yè)、7門省級精品課程、12本省重點建設(shè)教材。

2011年3月21日浙江省青年書協(xié)汪永江主席來校指導(dǎo)書法教育工作。

2011年4月6日俞步松書記在全省高校選人用人工作座談會上發(fā)言交流。

2011年4月17日省教育廳、體育局第二批高校體育特色項目核查組蒞臨我校指導(dǎo)。

2011年4月28日加強(qiáng)物流科技創(chuàng)業(yè)園建設(shè) 服務(wù)學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)——我校召開現(xiàn)代物流科技創(chuàng)業(yè)園創(chuàng)業(yè)項目負(fù)責(zé)人座談會。

2011年5月10日重溫黨史 堅定信仰 學(xué)習(xí)楷模 創(chuàng)先爭優(yōu)——老黨員王根海同志在文化藝術(shù)學(xué)院作黨性修養(yǎng)專題講座。

2011年5月19日走近社會 了解社會 服務(wù)社會——教務(wù)教輔黨總支與第八工會小家赴麗水開展主題實踐活動。

2011年5月25日尋訪紅色印跡 尋訪奮斗青春——學(xué)校“錢塘紅帆”實踐隊參加浙江省慶祝建黨90周年系列尋訪活動啟動儀式。2011年6月18日紅歌嘹亮 和諧發(fā)展——學(xué)校隆重舉行慶祝建黨九十周年紅歌會。

2011年6月20日學(xué)校舉辦“紅色記憶”體育運(yùn)動會。

2011年6月22日省委書記、省人大常委會主任趙洪祝親切接見我校赴臺交流生。

2011年7月4日我校開展 “千名學(xué)子入農(nóng)村——黨的光芒照我心，共享和諧新農(nóng)村” 社會實踐活動。

2011年7月6日我校參加浙江物產(chǎn)集團(tuán)慶祝中國共產(chǎn)黨建黨90周年紅歌會暨“兩優(yōu)一先”表彰大會。

2011年7月7日喜訊：學(xué)校主管單位—浙江物產(chǎn)集團(tuán)躋身“世界500強(qiáng)”!

2011年8月4日我校開展“千名學(xué)子入百家企業(yè)”社會實踐活動。2011年8月5日俞步松書記率學(xué)校考察團(tuán)赴新疆阿克蘇考察并對接援阿項目。

2011年8月5日俞步松書記隨省人社廳樂益民廳長一行考察援疆工作并參加阿克蘇·浙江產(chǎn)業(yè)工人培訓(xùn)基地揭牌儀式。

2011年9月10日浙江省物產(chǎn)集團(tuán)公司黨委書記、董事長胡江潮在教師節(jié)之際致信全體教職員工。

2011年9月15日國際交流，提升能力——我校職業(yè)教育培訓(xùn)團(tuán)赴澳大利亞培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

2011年9月23日學(xué)校隆重舉行2011級新生開學(xué)典禮。

2011年10月7日我校圓滿完成省級職業(yè)技能鑒定所質(zhì)量管理合格評估工作。

2011年10月16日愛心彩繪，情暖八殘——學(xué)校帶著創(chuàng)業(yè)項目、專業(yè)技能服務(wù)八殘會。

2011年10月27日浙江物產(chǎn)集團(tuán)人力資源部黎曦部長為示范生開專題講座并啟動職場精英修煉營主題活動。

2011年11月7日我校喜獲浙江省高職院校秘書職業(yè)技能大賽一等獎。

2011年11月10日我校學(xué)生在第八屆浙江省財會信息化競賽中取得佳績。

2011年11月22日我校黨委委員、學(xué)工部長姜宇國應(yīng)邀為“2011年全省高等院校團(tuán)干部培訓(xùn)班”授課。

第二篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個完整的運(yùn)動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會越來越多，內(nèi)容也會越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。

第三篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機(jī)關(guān)對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級來文。凡下級機(jī)關(guān)報送來的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。

（4）平級或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務(wù)件、臨時性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。

第四篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動和歷史

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面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。

凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動無關(guān)的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;b.收集工作應(yīng)立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單位應(yīng)隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時把文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重

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要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；

（6）報表、名冊、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；

（7）請示與批復(fù)、報告與批示、問函與復(fù)函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

（一）按歸檔 應(yīng)注意以下問題：（1）文件有多個時間特征

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一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時也都?xì)w入辦結(jié)。

（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等作為一件，這時判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。

（4）無落款日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。

文書檔案分為永久、長期和短期。

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（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)和國家建設(shè)及歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級針對本機(jī)關(guān)所做的決定、批復(fù)、報告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。c.本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。

主要包括：a.直屬上級機(jī)關(guān)發(fā)來的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。b.下級機(jī)關(guān)報送的工作計劃、總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料b.上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要參

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照執(zhí)行的文件材料。c.下級機(jī)關(guān)報送的一般性文件材料。

（三）按機(jī)構(gòu)（問題）分類法

機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類。

問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對歸檔文件進(jìn)行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號的正式文件和未編號的文件材料，應(yīng)按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報應(yīng)按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一

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個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時間的先后順序排列，所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，批請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應(yīng)排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號

歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識符號，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項目的填寫

a.全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門、或檔案部門在整理歸檔文件時，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；

d.件號：即歸檔文件的排列順序號； e.盒號：即檔案盒的排列順序號。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項目包括：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。

件號：文件的排列順序號，即室編件號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫標(biāo)注發(fā)文字號的機(jī)關(guān)。對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。

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文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

題名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，外加“[ ]”號。

日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁數(shù)：每件文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數(shù)。

備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對破損的文件進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁按一定的方式對齊。

一般采用線繩裝訂，文件較薄（2-39頁）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。

檔案盒封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項目包括：全宗號、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括：盒內(nèi)文件情況說明（填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時應(yīng)注意以下問題：

（1）不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文不應(yīng)放入同一檔案盒；（3）不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架

（1）編制盒號：用鉛筆分保管期限的流水號。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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第五篇：何為文書檔案

何為文書檔案

檔案辦 陳碧蘭

綜合檔案室保管著這么一份文書檔案（中華民國37年。湛江市發(fā)生鼠疫期間政府的相關(guān)文件），那么文書檔案的定義是什么？什么文件才可以歸檔呢？下面就由我來給大家做下普及。

文書檔案，是記錄政務(wù)活動（包括黨務(wù)、行政管理等）的檔案。它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。

文書檔案來源于文件。文件辦理完畢后經(jīng)鑒定具有保存價值的部分，經(jīng)過歸檔整理，轉(zhuǎn)化為文書檔案。歸檔文件分為六大類：

一、規(guī)范性公文，規(guī)范性公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位等在公務(wù)活動中形成的、以強(qiáng)制力推行的、用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)和范式。

二、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文，常用于上級對下級進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作。

三、公布性公文，常用于公布各種重要信息。

四、陳訴呈請性公文。

五、商洽性公文，主要是指函。

六、證明性公文，主要包括證明信、介紹信、協(xié)議書、會議紀(jì)要等四種。

那么歸檔范圍是依照什么來劃分的呢？歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動和各項業(yè)務(wù)工作。本單位的收文，不論是來自上級、下級，還是非隸屬關(guān)系單位，應(yīng)以是否與單位工作有直接關(guān)系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發(fā)點。既不能“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都?xì)w檔；也不能“有檔不歸”，將有價值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。

對于我們醫(yī)院來說文件材料歸檔范圍有4條原則：

1、反映醫(yī)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、醫(yī)院工作中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、醫(yī)院需要貫徹執(zhí)行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；

4、其他日常工作中形成的對醫(yī)院工作具有查考價值的文件材料。我院歸檔范圍包括各科室歷年有關(guān)醫(yī)院黨委、行政管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建后勤、設(shè)備、統(tǒng)計等各項工作活動中產(chǎn)生的所有具有查考利用意義及保存價值的文件材料。