第一篇：文書檔案分類與整理

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文書檔案分類與 整理

文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理工作，是指將處于零亂狀態的和需 要進一步條理化的文件經過分類、組合、排列與 編目，達到系統化的過程。是一項重要的基礎工 作。文書檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區 分全宗-全宗內檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。

1、區分全宗：將文件按不同的形成機關、組織或 個人分開，以避免不同機關形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發展的面貌。

2、全宗內檔案分類：把一個單位內的全部檔案按 其在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內文件的排列、擬定案卷標題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機構或問題 等標準系統排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內容與形式 特征的工作，包括填寫卷內文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價值的 遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的 有機聯系 區分不同價值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機聯系

是指文件在產生和處理過程中所形成的固有關系，主要表現在文件在來源、時間、內容和形式等方 面的聯系。如：一個單位及其內部機構 一定的歷史階段、一個年度 一項特定的活動、處理一項業務、進行一次調 查、承辦一個案件、召開一次會議 不同的文種、載體材料等

區分不同價值

要依照《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關于機關檔案保管期限的規定》（或《機關文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要 求，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同 的保管期限。如：保存價值大——重點整理和保管 保存價值小——根據條件區別對待 無保存價值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發點和根本目的 當與保持文件之間的歷史聯系發生矛盾時，應充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規則》 《規則》是在充分調研國內外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，適應檔案管 理現代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規定。《規則》的制訂，彌補了 我國檔案工作法規標準體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢下實現歸檔文件整理規范 化、檔案管理科學化的一項重要標準。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作 為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件——歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復制件為一件； 轉發文與被轉發文為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對破損文件進行修校； 對字跡模糊或易褪變的文件進行復制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對過大的文件進行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應按“件”裝訂 “件”內排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復制件在后； 轉發件在前，被轉發件在后； 復文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對齊方式

1、裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

3、采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：年度分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、年度—機構（問題）—保管期限（例1、2）

2、年度—保管期限（例3）

3、保管期限—年度—機構（問題）（例4）

4、保管期限—年度

例1：2001年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則 結合時間、重要程度 會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內的歸檔文件排列 按文件形成時間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關 內容。歸檔章必備項目為：全宗號、年度、保管期限和 件號；選擇項目為：機構（問題）。全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編 制的代號； 年度指歸檔文件的形成年度； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號指歸檔文件的排列順序號。

填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時間 歸檔章格式（如圖）全宗號

機構或問題

年度

保管期限

室編件號

館編件號

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應逐件編目，目錄中一件只體現一條條 目。如：來文與復文件為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄各項目應體現歸檔文件的內容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

歸檔文件目錄

件號 責任者 文號 題 名

機構：辦公室

日期 頁數

備 注

檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關于加強檔 2004 00001 8號 號 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關于轉發[國家檔 浙江省檔案局關于轉發 國家檔 浙檔 案局關于加強汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點意見]的通知 理的幾點意見 的通知 0610 案局 56號 號 杭政 杭州市人 關于進一步加強我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設的決定（市民公約）民政府 建設的決定（附：市民公約）0220 12號 號 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期 限、機構（問題）等項目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機 構：行長辦公室（問題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填 寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容。裝盒的要求： 不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形 成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號 年 度 保管期限

機構(問題 機構 問題)問題

起 止 件 號(室)室(館)館

盒號 備 考 表

盒內文件情況說明 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件缺損、修改、補充、盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項內容。備注項內容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如年度——機構（問題）——保管期限 或年度——保管期限——機構（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統一 按保管期限分別排架。

傳統整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根 據其固有的特征和內部聯系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯系的文件進行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分

一、全宗內檔案分類

（一）分類的常用方法

1、年度分類法 將文件按其形成和處理的年度進行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對跨年度或專門年度的文 件根據具體情況區分年度。

2、組織機構分類法 將文件按其形成或承辦的機構進行分門別類。

3、問題分類法 將文件按其內容所反映的問題進行分門別類。

（二）常用的復式分類方法

1）年度與組織機構分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）年度與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業務類

黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區特征組卷

1、按問題組卷 將文件內容涉及的同一事件、問題或同一類性質的問題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內容針對時間，將屬于同一時期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷

6、按地區組卷 將來自同一地區或內容涉及同一地區的文件組成案卷 實際工作中，一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時 間和名稱三個立卷特征

三、卷內文件整理(一)檢查調整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯系；

2、檢查卷內是否有不需要歸檔的或應轉入一年度立卷的文 件；

3、檢查卷內文件的保管期限是否一致和卷內文件的數量多 少；

4、檢查卷內文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時進行修整。

(二)卷內文件的排列和編號

1、卷內文件排列 按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯系，保持 來文與復文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復在前，請示在后；案件的結論性文件在前，依據性材料在后。

2、卷內文件編號 文件頁碼用頁碼機打印在正面右上角、反面左上角，從 001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應在卷內每份文件的右上方加蓋檔案號章，并逐件編序號。

（三）編制卷內文件目錄

順 序 號 文號 浦銀杭 發 [2004] 20號 20號 浙農銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農業銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關于上海浦東發展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標管 2003年通過檔案工作目標管 理省級認定的通報 關于2003年度全省農行系統 關于2003年度全省農行系統 2003 通過檔案管理省級認定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關于公布全省文化系統檔案 工作目標管理省級認定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標題）案卷標題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁 歸檔號

全宗號 目錄號 案卷號

1、案卷標題的擬寫 包括本卷文件的主要責任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關職工福利問題的決定

2、檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔 案實體，它是存取檔案的標記。檔號的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結構： 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號 全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號 檔號編制原則： 唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則

四、類內案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機聯系。基本方法有： 按照案卷所反映的問題或工作上的聯系排列； 按照文件的作者、收發機關以及文件內容所涉及的地區排 列； 按照案卷所屬的時間順序排列； 按照案卷內容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標題、年度、頁數、期限、備注等項 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業務檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結合具體情況以及行業要求，突出業務特色。為 便于查找和利用，對案卷封面的項目設置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現一些業務特 征。

（全宗名稱）

公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）借 款 人 身份證號 保管期限

個貸檔案卷內目錄 序號

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請審批書 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復印件 自籌資金復印件 商品房購銷合同 收入證明 公證書 公有住房買賣協議書 價格審批表 房屋轉讓合同 賣方三證復印件 其它

件數 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁

歸檔號

全宗號

目錄號

案卷號

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號

參保單位 年 度

案 卷 號 保管期限

參保管理檔案卷內目錄

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫療保險用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復印件 報到證（或調令、勞動用工合同）復印件 一寸證件照 職工基本醫療保險視作繳費年限核 定表 原證歷本封面 調令復印件、死亡證明復印件 醫保證歷本、醫保就診卡 退休人員審批表 養老保險視作繳費年限審批表 事業（企業）單位職工退休（退職）和基本養老金審核表 退休證復印件 批準退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁數

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機關或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字敘述的記錄材料。

2、芯頁：用以固定照片或底片，并標注說明的中性偏堿性 紙質載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說明三個部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；

2、本單位領導活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學習的照片；

3、本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機聯系，便于查找和利用。照片的底 片應單獨整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其 文字說明一同整理并存放在照片冊里。

(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為 永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關于機 關檔案保管期限的規定》執行。密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照 《保密法》及其實施辦法執行。

底片的整理

1、底片的整理可按年度——問題分開，其次是進行底片編 號。底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張號。

2、可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順 序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內每張 底片上再編一個分號。

3、底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標明底片號。

5、按底片號順序將乳膠袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標明底片號。

照片的整理

1、一般應按照片反映的內容或專題來進行分類，使同一 內容或同一性質事物的照片歸入同一類中，保持其內在 的聯系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時間順序進行排列，按序嵌進影集。

3、照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編 流水號。格式：全宗號-保管期限代碼-冊號-張號； 全宗號-保管期限代碼-張號。

4、照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中 寫清外，每張照片的背面都應寫明，以便查找利用。

文字說明的編寫

1、照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。

2、符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是 指與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。

3、照片的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。

5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯系密切 的一組照片應編寫一個總說明，其中的每一個單張還需 編寫的分說明。總說明在該組照片的第一張照片的上方 書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側、右 側書寫。

數碼照片的整理：實行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數碼照片按照傳統照片整理方法進行整理、編寫說 明等，形成的全部數碼照片配上文字說明刻成光盤進行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎上，按其包含內容所形成的先 后時間順序逐件編號，可跨年度編制流水號，并編制目錄，目錄應包括序號、內容、形成日期、保管期限、備注等項 目。

三、實物檔案的整理 包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀念品、廢舊印章等，可 以總的編一個大流水號，并編制實物檔案目錄。

講課到此結束 謝謝！

第二篇：文書檔案分類方案

文書檔案分類方案

文書檔案是記載了社會發展中各種現實事物發生的整體過程，通過對歷史客觀記錄來衡量某一時期領導人供給，同時是反應某一時期各個基層、部門建設和科技成果開發的主要措施。伴隨著社會發展中，人們對文書檔案認識的不斷增加，文書檔案分類是與檔案整體工作的基本出發點和根本目的，是保持文件之間歷史聯系發生各種矛盾的過程中能夠充分的考慮和保管，利用相應的方便來實現檔案管理效率。在文書檔案工作中，分類是通過將文件按照不同的形式和形成機關等因素分開，避免出現不同機關文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。

1、分類法

就是根據形成和處理文件的，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用分類法，要求根據文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個方面：

一是在實際社會活動中，不僅有通用的公歷，其中也有一些特殊行業和部門是按照工作性質和工作特點的需要來對檔案在應用中采用過去農歷方式進行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對這種情況嚴加分析，避免出現文檔分類的混亂。

二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準日期、會議通過日期、發布日期和收文日期等，這些日期有時還不屬于同一。在這種情況下，要根據文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。通常的做法是：內部文件和一般發文以文件的寫成日期為根據；來往文件中收文以收到日期為根據；法律、法令和條例等法規文件以批準日期或公布、生效日期為根據；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據；計劃、總結、預算、決算、統計報表等以內容所針對的時限為根據；跨處理的專門案卷、來往文書等可放入關系最密切的或最后結案的。

三是一些文件由于某種原因沒有標注或找不到日期，對此需要根據文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準確或近似的日期，并將其妥善歸類。在文書檔案的管理工作中，對分類要求日益增加。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復制件為一件，轉發文件與被轉發文件。

四是在分類的過程中一般都是通過將一份文件結合實踐特征來進行整理，這是通過成文時間、簽發時間、批復時間、通過實踐和公布時間等，不過在目前的分類管理中一般應用醉倒的是文件的簽發時間。以文件簽發時間來判定文件的所屬是當前對各個單位和企業進行總結的主要方法，同時也是按照新方法取消其中內容的主要手段。

2、組織機構分類法

就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

采用組織機構分類方法應具備一定的條件：第一，立檔單位每年設立的內部組織機構應當基本穩定。內部組織機構經常調整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設立的各個內部組織機構應當能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個組織機構具有較穩定的基本工作任務或職責，其工作活動的內容及過程應同該機構承擔的相關職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應有各組織機構在形成及承辦文件時留下的標記，如收文章、發文號等。

組織機構分類法的類別設置，一般是以立檔單位內第一層組織機構分類，需要時也可以分到第二層組織機構，往往有一個機構就設一個類。如果一個單位的機構包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等，采用組織機構分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習慣或正式文件的規定，把領導機構、綜合機構排在前面。

3、問題分類法

就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。它以文件的內容為標準，按文件所涉及的問題（事由）分類。如一個全宗內的檔案可以按人事、計劃、生產、銷售等類別分類，銷售類內的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售后服務等進一步分類。這種分類方法要求問題的概括應當準確并且范圍明確，各個同級類目應當互相排斥，并按文件的主要內容進行歸類。因此，相對而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業務水平。

為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時應注意以下幾點：一是在設置分類體系和類目時，要仔細研究立檔單位的職權范圍和工作任務，并依據檔案的具體情況分門設類；二是分類層次和類目不宜過多過碎，否則人們在理解上容易發生誤差；三是要正確使用邏輯學原理設置類目；四是應設立一個綜合類以包容一些綜合性文件和數量過少問題的文件；五是若一份文件同時涉及幾個問題，應研究并確認其中的主要問題，將文件歸入相應類別。

在實際工作中，由于全宗內文書檔案構成的復雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結合起來使用。各單位最常用的分類方法主要有：——組織機構分類法、——問題分類法、——機構——保管期限分類法、保管期限————機構分類法。

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

本單位采用的分類方法是按——機構——保管期限的復式分類法進行分類。文件材料歸類分為以下幾種：

一是分：將歸檔文件材料按形成或處理分開歸類。

二是分機構：歸檔文件材料在分的基礎上，再按其內容歸入分類方案中相應“機構”類。

三是分保管期限：將歸檔文件材料又在分機構的基礎上，再按其分類方案中所列對應的保管期限分類。

四是在相同、相同保管期限內，按“機構”歸類的文件材料較少的，可按順序進行綜合歸類。

文書檔案分類一般是通過最低一級的檔案逐步朝著高級檔案進行分類，這種方法在應用的過程中是通過確定歸檔文件先后順序的方式來排列。由于文書檔案在分類中是一個復雜的過程，因此需要結合科學技術不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據，提高文書檔案管理效率和工作質量。

第三篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續等。行文規則：各機關在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對收到的文件提出初步處理意見，供領導審核和批示時參考。一般由辦公室主任負責。批辦：指單位領導對收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領導進行批辦的結果體現為批示的意見。收文承辦：根據來文要求或領導意見，按文件內容要求進行具體實施、或另起草文件、或將來文進行翻印和轉發等的工作。簽發指機關單位主管領導對審核過的文稿進行最后的審定并簽署印發，文件據此生效。檔案：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。歸檔：指文書部門或業務部門將辦理完畢、有保存價值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯系與區別，文件與檔案的聯系、文書工作與檔案的聯系。（1）①共同點：內容上都反映了人們的社會活動，都是在處理事務過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規范。②區別：

A.文書與文件是同義的，只是在習慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達集合概念，不用于表達某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會說“這份文書”、“XX號文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號文件，文件處理、文件材料。不會說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當僅指“公務文書”時，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎。④檔案工作是文書工作的延伸和發展。

2.公文的特點是什么？公文按辦理時限、行文方向、機密程度可分為哪些類別？（1）公文特點1由法定作者制發2具有法定的權威性和時效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時秘書人員應注意哪些事項？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項：①領會發文目的，為什么要起草這份公文。即領會領導意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內容。③明確行文對象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時間要求。

4.文書工作的主要任務是什么？收文、發文處理的程序包括哪些環節？1）文書工作的主要任務發文的擬制、收文辦理、發文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環節：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發文處理程序：交擬、起草、會商、審核、簽發、發文登記、膳印和校對、用印和簽署、核發、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應由文書人員“中轉”。（1）簽收的范圍1機要部門送來的密件和急件都要進行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對收文如何處理提出初步的意見，供領導批辦時參考 批辦人： 單位領導 批辦的作用：是對收文如何處理作出的權威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責是什么？①呈送：根據文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時間，督促及時辦理④送達：根據擬辦、批辦意見，將收文送有關部門和人員落實辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級指導性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關的請示性、報告性文件；帶有密級的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡報；事務性的通知、便函、介紹信、請柬等；注明領導親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細，但比較費時。集中傳閱：把領導等閱讀人員集中起來，利用開會時間等進行閱讀，也較常用。設立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設立一個閱文室。

7.文件轉化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產生于殷商時代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值;3）文件需按照一定的規律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內容和形成時間分，可分別分為哪些類別？按檔案內容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價值包括哪些？檔案作用的發揮有哪些規律？1）檔案的基本價值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對檔案憑證價值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料。“前事不忘，后事之師”、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價值。2）檔案作用的發揮規律1檔案作用范圍的遞增律（擴展律）：檔案的作用范圍隨著時間的推移而不斷擴大。2檔案機密程度的遞減律3檔案作用發揮的條件 10.檔案工作包括哪8個環節？檔案工作的原則是什么？維護檔案的安全：①檔案的物質安全，盡量延長檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內容不失密。（1）檔案工作的環節-檔案實體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統計、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統一領導，分級管理②維護檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機構有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務，是檔案室與檔案館的最主要區別。

12.什么是歸檔范圍？一個企業的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個單位收到或形成的所有文件材料中需要歸檔的有哪些2）企業歸檔范圍-反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業需要貫徹執行或具有重要參考價值的收文；下級報送的重要材料。無論來自上級還是同級或下級單位，只要與本企業工作有直接關系的，都應納入歸檔范圍。登載于上級簡報、新聞媒體（網站、報紙、電視等）上的本企業需執行，或反映本企業工作活動的材料。如通過簡報、新聞媒體發布的指導性文件、有關本企業工作活動的記述、獎勵、表揚或批評等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯系有哪些？（1）文件在來源方面的聯系——文件之間的首要聯系

同一單位形成的檔案不能分散。因為文件都是由一定的機關單位及其內部機構形成的，形成文件的單位，構成了文件來源方面的聯系。

2文件在時間方面的聯系-人們的工作活動都有一定的過程和階段，不同時期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時間聯系。文件整理歸檔工作一般都分進行。（3）文件在內容方面的聯系-文件是在工作活動過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動內容。關于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯系。整理時把內容相關的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習慣。

如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內容上共同反映了檢查活動的過程與結果。（4）文件在形式方面的聯系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應當單獨保存，便于保管利用優先于保持檔案文件之間的聯系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復制件；請示、批復；轉發文、被轉發文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號包括哪幾部分？全宗號、、保管期限、件號

會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內容或機構分類；第三步：同一內容或機構的文件按不同的保管期限分開；如果文件數量較多，可先按機構分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應重要程度結合時間順序排列在一起。

第四篇：文書與檔案教案

▲案例導入：

天地公司（中外合資公司）收到集團總公司的一份《關于各子公司財務負責人向集團總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進行收文。秘書高山要完成收文的任務，首先要了解關于文書處理的一些規范，并對文書收文程序的各個環節的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請學生踴躍發言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節內容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書處理的程序

文書在機關內部從形成倒運轉所經過的環節，及環節中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對外單位發給本單位的所有文書進行收進處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環節。

（一）簽收：

文書部門收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

（保留證據，如圖示，向學生展示學校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細講授，具體內容見課件）

（二）登記：（必不可少的重要環節和程序）

對收進的文件在《收文登記表》上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對收文數量進行統計以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）

登記注意事項和具體要求：字跡清晰、不漏填，關鍵在于細心。★下級單位上報公文注意審核，把好上行文的質量關。

審核的重點：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

（三）分送

分發或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收文分送有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

過程：

1、填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負責人審核；

2、根據部門負責人意見，分送有關領導閱批或有關部門閱辦；

（具體見學校《收文處理表》及市人力資源局表格。）

（四）傳閱：

有關人員在工作職責范圍內傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經主要領導批辦后需要其他副職領導或有關人員傳閱，以掌握文件精神和主要領導的批示意見；

b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關部門和人員傳閱。

（取幾份學校的收文，提問學生哪些需要傳閱？課堂講述區別）

（五）擬辦

對收文應如何辦理所提出的初步意見，以供領導批辦時參考。

擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協助領導及時、有效地處理文件，為領導節省時間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見要抓住中心，有針對性、考慮全面、切實可行，文字表述要簡明精練。

（講授此條時，提醒學生注意，擔任文秘工作，盡快進入工作狀態，熟悉單位各部門職責構成，以便提出更好的擬辦意見。）

并不是所有文件都要擬辦意見（引導學生靈活處理事項，舉例子說明禮儀的恰當和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級機關主送給本機關需要貫徹落實的文件；

機關直屬各部門祝頌本機關的情趣性或建議性文件、重要計劃、方案、財務預決算等；

ｂ下級機關主送給本機關的請求性文件；

ｃ平級機關和不相隸屬機關主送本機關的商洽性，涉及重要答復和共同研究協作等問題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問讓學生區分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學合理、簡明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領導人對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。

單位負責人批辦，注意批示要表態明朗、詞義明確，并將批辦內容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內。

（七）承辦：

貫徹落實文件精神和要求，按領導人批示執行具體的工作任務，辦理有關事宜的過程。

（1）確認承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時快捷辦理公文（4）依據規章辦理公文（5）簽注公文的承辦結果

（八）催辦（文件跟進，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會議催辦。（會議紀要）(6)簡報催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發催辦單催辦的，應留存工作底單；通過電話催辦的，應備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結果。

（十）歸檔

及時歸檔。（授課時融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結：提問學生，前面講述的案例中，如果你是秘書，你應該怎樣去做呢？回憶本節課程學習的收文處理過程。

▲作業：編制收文處理流程表。

第五篇：文書與檔案職責

（二）文書工作

文書工作是辦公室工作的重要組成部分，文書工作總的任務是準確及時、安全地處理文書事務，組織公文運轉，充分發揮公文的作用，為有效地推進工作服務。

學校文書工作的具體任務是：

第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦；

第二，做好發文處理包括：擬稿、核稿、簽發、用印、封發等工作；

第三，做好文書管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學校的各種會議記錄。

（三）值班工作

學校辦公室要做好值班的工作。負責安排值班、值班檢查、值班統計；每天查看值班記錄，了解值班情況，發現問題及時反饋；做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

（四）會務工作

會務工作是指會議的籌辦、組織以及與此有關的服務工作。會務工作是使會議正常進行、取得預期效果的保證。

搞好會務工作的關鍵是：

1、會前要做好充分準備:這是保證會議開好的前提，包括（1）安排議題（2）確定會名、會期、會址（3）準備會議文件（4）提名與會人員（5）編輯與會人員名單（6）確定會議議程（7）制定會議通知（8）選擇、布置會場及安排座位、座次。

2、會中嚴密組織：主要工作有（1）簽到（2）文檔的印制分發（3）安排發言（4）會議記錄（5）會議紀要與編發簡報（6）生活保障與安全。

3、會后要妥善處理好有關事宜：主要有（1）會議總結（2）文件處理（3）會議決議的貫徹落實（4）其它事務性處理。

做好會務工作要遵循以下原則：

1、要做好充分準備；

2、要進行周密安排；

3、要做好周到服務；

4、要協調好各方面關系。

（五）檔案工作

學校檔案工作就是用科學的原則和方法管理學校檔案，為學校各項工作服務。學校檔案工作的基本任務是：

1、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針政策及法規，組織有關人員學習檔案知識，總結經驗。

2、制定本校關于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況。

3、負責收集、整理、鑒定、保管、統計全校的各類檔案及有關資料。

4、做好檔案的編研和開發利用工作。

5、指導學校各科室有關人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。