第一篇：機關單位文書檔案常見材料分類

云龍區機關單位文書檔案常見材料分類

（僅供參考）

在具體整理檔案歸檔中，要注意“以我為主，突出重點?！币簿褪钦f我單位的材料是重要的。

文件排列順序：一般批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。

一、永久

1、本機關年度工作總結。

2、本機關年度工作要點（計劃）。

3、本機關年度大事記。

4、區委、區人大、區政府、區政協及區委、區政府有關部門任免本機關人員的文件。

5、本機關任免有關人員的文件。

6、本機關人員退休的文件及退休審批表、職工錄用、轉正、聘任、停薪留職、辭職、死亡、撫恤等文件材料。

7、本機關人員調整工資、定級等文件材料。

8、科級以下人員調入的行政介紹信。

9、區委、區人大、區政府、區政協表彰本機關和本機關先進個人的文件。

10、本機關人員受到警告（不含）以上處分的文件材料。

11、黨員組織關系介紹信（調出的存根、調進的介紹信）。

12、本機關的成立、內設機構的設置、黨支部成立、本 機關機構撤并、名稱更改、機構改革的三定方案及人員編制文件。

13、本機關年度考核、職稱評定工作的文件材料。

14、黨、團、工會、婦代會換屆選舉中的選舉結果報告及上級機關的批復等文件材料。

15、本機關人員花名冊、本機關黨員花名冊。

16、本機關受理人民來信來訪文件材料及本機關的處理結果。

17、本機關受理人民來信有市以上領導批示的材料。

18、本機關財務預算。

19、本機關領導離任審計材料。20、本機關國有固定資產。

21、本機關審批計劃生育、生育二胎、領取《獨生子女光榮證》審批表及材料。

22、本機關黨委、行政辦公會議的紀要、會議記錄。

23、本機關召開年度工作會議的全套材料。

24、本機關召開黨代會、工會、共青團、婦女代表大會的會議全套材料。

25、本機關與有關單位簽訂的20年以上的合同、協議。合同、協議雖是一年的，但牽涉金額在一萬元以上的合同、協議。

26、本機關向上級機關請示撥付資金要錢的文件（金額 1萬元以上），有批復或直接撥付到帳的存永久，沒有落實的放10年。

27、上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料。

28、事業單位法人報告書、年檢材料。

29、刑事判決書。

30、黨員年報、年度業務統計報表。

31、上級有關本機關及本轄區規劃定點批復文件、規劃圖紙等。

二、30年

1、本機關的制度、各類活動的實施方案及辦法。

2、機關聯合行文本機關為協辦的文件材料。

3、上級機關、領導來本機關檢查工作的匯報材料。

4、本機關及人員受到區以下單位的表彰文件。

5、本機關及人員受到警告處分的。

6、本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件。

7、本機關辦理人大代表議案、政協委員提案及辦理報告等文件材料。

8、出國邀請函、出國審批文件、組團通知、執行日程、考察報告。

9、本機關的財務審計材料。

10、物資（辦公設備及用品、機動車等）政府采購計劃、合同、審批手續、招標投標、購置等文件材料、機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料。

11、本機關與有關單位簽訂的5—20年有效期的合同、協定、協議、議定書等文件材料。

12、本機關與上級和下級單位簽訂的各類責任狀。

三、10年

1、上級機關屬一般問題的文件。

2、同機關下發的文件需要本機關貫徹執行的。

3、本機關的半年工作總結、階段性的工作總結。

4、本機關給上級機關的請示未批復的文件。

5、本機關及上級機關的簡報、情況反映、工作信息等。

6、一般的人民來信。

7、本機關與外單位簽訂的5年以下的合同、協議。

8、下級機關報送的年度和年度以上的計劃、總結、統計材料。

9、本機關文件匯編。

以上內容是全區各單位常見的材料，僅供參考，如有單位遇到業務特殊的文件材料，請與檔案局聯系商定存放期限。

二〇一三年十一月四日

第二篇：文書檔案分類與整理

本文由雪娃娃喝茶貢獻

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文書檔案分類與 整理

文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理工作，是指將處于零亂狀態的和需 要進一步條理化的文件經過分類、組合、排列與 編目，達到系統化的過程。是一項重要的基礎工 作。文書檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區 分全宗-全宗內檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。

1、區分全宗：將文件按不同的形成機關、組織或 個人分開，以避免不同機關形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發展的面貌。

2、全宗內檔案分類：把一個單位內的全部檔案按 其在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內文件的排列、擬定案卷標題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機構或問題 等標準系統排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內容與形式 特征的工作，包括填寫卷內文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價值的 遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的 有機聯系 區分不同價值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機聯系

是指文件在產生和處理過程中所形成的固有關系，主要表現在文件在來源、時間、內容和形式等方 面的聯系。如：一個單位及其內部機構 一定的歷史階段、一個 一項特定的活動、處理一項業務、進行一次調 查、承辦一個案件、召開一次會議 不同的文種、載體材料等

區分不同價值

要依照《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關于機關檔案保管期限的規定》（或《機關文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要 求，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同 的保管期限。如：保存價值大——重點整理和保管 保存價值小——根據條件區別對待 無保存價值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發點和根本目的 當與保持文件之間的歷史聯系發生矛盾時，應充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規則》 《規則》是在充分調研國內外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，適應檔案管 理現代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規定?！兑巹t》的制訂，彌補了 我國檔案工作法規標準體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢下實現歸檔文件整理規范 化、檔案管理科學化的一項重要標準。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作 為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件——歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復制件為一件； 轉發文與被轉發文為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對破損文件進行修校； 對字跡模糊或易褪變的文件進行復制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對過大的文件進行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應按“件”裝訂 “件”內排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復制件在后； 轉發件在前，被轉發件在后； 復文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對齊方式

1、裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

3、采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機構（問題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機構（問題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則 結合時間、重要程度 會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內的歸檔文件排列 按文件形成時間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關 內容。歸檔章必備項目為：全宗號、、保管期限和 件號；選擇項目為：機構（問題）。全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編 制的代號； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號指歸檔文件的排列順序號。

填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時間 歸檔章格式（如圖）全宗號

機構或問題

保管期限

室編件號

館編件號

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應逐件編目，目錄中一件只體現一條條 目。如：來文與復文件為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄各項目應體現歸檔文件的內容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

歸檔文件目錄

件號 責任者 文號 題 名

機構：辦公室

日期 頁數

備 注

檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關于加強檔 2004 00001 8號 號 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關于轉發[國家檔 浙江省檔案局關于轉發 國家檔 浙檔 案局關于加強汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點意見]的通知 理的幾點意見 的通知 0610 案局 56號 號 杭政 杭州市人 關于進一步加強我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設的決定（市民公約）民政府 建設的決定（附：市民公約）0220 12號 號 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、、保管期 限、機構（問題）等項目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機 構：行長辦公室（問題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填 寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形 成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號 年 度 保管期限

機構(問題 機構 問題)問題

起 止 件 號(室)室(館)館

盒號 備 考 表

盒內文件情況說明 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件缺損、修改、補充、盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項內容。備注項內容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機構（問題）——保管期限 或——保管期限——機構（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統一 按保管期限分別排架。

傳統整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根 據其固有的特征和內部聯系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯系的文件進行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分

一、全宗內檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進行分門別類。一般文件歸入文件形成，對跨或專門的文 件根據具體情況區分。

2、組織機構分類法 將文件按其形成或承辦的機構進行分門別類。

3、問題分類法 將文件按其內容所反映的問題進行分門別類。

（二）常用的復式分類方法

1）與組織機構分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業務類

黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區特征組卷

1、按問題組卷 將文件內容涉及的同一事件、問題或同一類性質的問題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內容針對時間，將屬于同一時期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷

6、按地區組卷 將來自同一地區或內容涉及同一地區的文件組成案卷 實際工作中，一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時 間和名稱三個立卷特征

三、卷內文件整理(一)檢查調整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯系；

2、檢查卷內是否有不需要歸檔的或應轉入一立卷的文 件；

3、檢查卷內文件的保管期限是否一致和卷內文件的數量多 少；

4、檢查卷內文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時進行修整。

(二)卷內文件的排列和編號

1、卷內文件排列 按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯系，保持 來文與復文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復在前，請示在后；案件的結論性文件在前，依據性材料在后。

2、卷內文件編號 文件頁碼用頁碼機打印在正面右上角、反面左上角，從 001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應在卷內每份文件的右上方加蓋檔案號章，并逐件編序號。

（三）編制卷內文件目錄

順 序 號 文號 浦銀杭 發 [2004] 20號 20號 浙農銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農業銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關于上海浦東發展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標管 2003年通過檔案工作目標管 理省級認定的通報 關于2003全省農行系統 關于2003全省農行系統 2003 通過檔案管理省級認定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關于公布全省文化系統檔案 工作目標管理省級認定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標題）案卷標題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁 歸檔號

全宗號 目錄號 案卷號

1、案卷標題的擬寫 包括本卷文件的主要責任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關職工福利問題的決定

2、檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔 案實體，它是存取檔案的標記。檔號的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結構： 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號 全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號 檔號編制原則： 唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則

四、類內案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機聯系?；痉椒ㄓ校?按照案卷所反映的問題或工作上的聯系排列； 按照文件的作者、收發機關以及文件內容所涉及的地區排 列； 按照案卷所屬的時間順序排列； 按照案卷內容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標題、、頁數、期限、備注等項 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業務檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結合具體情況以及行業要求，突出業務特色。為 便于查找和利用，對案卷封面的項目設置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現一些業務特 征。

（全宗名稱）

公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）借 款 人 身份證號 保管期限

個貸檔案卷內目錄 序號

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請審批書 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復印件 自籌資金復印件 商品房購銷合同 收入證明 公證書 公有住房買賣協議書 價格審批表 房屋轉讓合同 賣方三證復印件 其它

件數 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁

歸檔號

全宗號

目錄號

案卷號

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號

參保單位 年 度

案 卷 號 保管期限

參保管理檔案卷內目錄

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫療保險用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復印件 報到證（或調令、勞動用工合同）復印件 一寸證件照 職工基本醫療保險視作繳費年限核 定表 原證歷本封面 調令復印件、死亡證明復印件 醫保證歷本、醫保就診卡 退休人員審批表 養老保險視作繳費年限審批表 事業（企業）單位職工退休（退職）和基本養老金審核表 退休證復印件 批準退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁數

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機關或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字敘述的記錄材料。

2、芯頁：用以固定照片或底片，并標注說明的中性偏堿性 紙質載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說明三個部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；

2、本單位領導活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學習的照片；

3、本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機聯系，便于查找和利用。照片的底 片應單獨整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其 文字說明一同整理并存放在照片冊里。

(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為 永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關于機 關檔案保管期限的規定》執行。密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照 《保密法》及其實施辦法執行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問題分開，其次是進行底片編 號。底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張號。

2、可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順 序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內每張 底片上再編一個分號。

3、底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標明底片號。

5、按底片號順序將乳膠袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標明底片號。

照片的整理

1、一般應按照片反映的內容或專題來進行分類，使同一 內容或同一性質事物的照片歸入同一類中，保持其內在 的聯系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時間順序進行排列，按序嵌進影集。

3、照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編 流水號。格式：全宗號-保管期限代碼-冊號-張號； 全宗號-保管期限代碼-張號。

4、照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中 寫清外，每張照片的背面都應寫明，以便查找利用。

文字說明的編寫

1、照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。

2、符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是 指與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。

3、照片的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。

5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯系密切 的一組照片應編寫一個總說明，其中的每一個單張還需 編寫的分說明?？傉f明在該組照片的第一張照片的上方 書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側、右 側書寫。

數碼照片的整理：實行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數碼照片按照傳統照片整理方法進行整理、編寫說 明等，形成的全部數碼照片配上文字說明刻成光盤進行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎上，按其包含內容所形成的先 后時間順序逐件編號，可跨編制流水號，并編制目錄，目錄應包括序號、內容、形成日期、保管期限、備注等項 目。

三、實物檔案的整理 包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀念品、廢舊印章等，可 以總的編一個大流水號，并編制實物檔案目錄。

講課到此結束 謝謝！

第三篇：文書檔案分類方案

文書檔案分類方案

文書檔案是記載了社會發展中各種現實事物發生的整體過程，通過對歷史客觀記錄來衡量某一時期領導人供給，同時是反應某一時期各個基層、部門建設和科技成果開發的主要措施。伴隨著社會發展中，人們對文書檔案認識的不斷增加，文書檔案分類是與檔案整體工作的基本出發點和根本目的，是保持文件之間歷史聯系發生各種矛盾的過程中能夠充分的考慮和保管，利用相應的方便來實現檔案管理效率。在文書檔案工作中，分類是通過將文件按照不同的形式和形成機關等因素分開，避免出現不同機關文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。

1、分類法

就是根據形成和處理文件的，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用分類法，要求根據文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個方面：

一是在實際社會活動中，不僅有通用的公歷，其中也有一些特殊行業和部門是按照工作性質和工作特點的需要來對檔案在應用中采用過去農歷方式進行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對這種情況嚴加分析，避免出現文檔分類的混亂。

二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準日期、會議通過日期、發布日期和收文日期等，這些日期有時還不屬于同一。在這種情況下，要根據文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。通常的做法是：內部文件和一般發文以文件的寫成日期為根據；來往文件中收文以收到日期為根據；法律、法令和條例等法規文件以批準日期或公布、生效日期為根據；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據；計劃、總結、預算、決算、統計報表等以內容所針對的時限為根據；跨處理的專門案卷、來往文書等可放入關系最密切的或最后結案的。

三是一些文件由于某種原因沒有標注或找不到日期，對此需要根據文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準確或近似的日期，并將其妥善歸類。在文書檔案的管理工作中，對分類要求日益增加。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復制件為一件，轉發文件與被轉發文件。

四是在分類的過程中一般都是通過將一份文件結合實踐特征來進行整理，這是通過成文時間、簽發時間、批復時間、通過實踐和公布時間等，不過在目前的分類管理中一般應用醉倒的是文件的簽發時間。以文件簽發時間來判定文件的所屬是當前對各個單位和企業進行總結的主要方法，同時也是按照新方法取消其中內容的主要手段。

2、組織機構分類法

就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

采用組織機構分類方法應具備一定的條件：第一，立檔單位每年設立的內部組織機構應當基本穩定。內部組織機構經常調整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設立的各個內部組織機構應當能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個組織機構具有較穩定的基本工作任務或職責，其工作活動的內容及過程應同該機構承擔的相關職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應有各組織機構在形成及承辦文件時留下的標記，如收文章、發文號等。

組織機構分類法的類別設置，一般是以立檔單位內第一層組織機構分類，需要時也可以分到第二層組織機構，往往有一個機構就設一個類。如果一個單位的機構包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等，采用組織機構分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習慣或正式文件的規定，把領導機構、綜合機構排在前面。

3、問題分類法

就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。它以文件的內容為標準，按文件所涉及的問題（事由）分類。如一個全宗內的檔案可以按人事、計劃、生產、銷售等類別分類，銷售類內的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售后服務等進一步分類。這種分類方法要求問題的概括應當準確并且范圍明確，各個同級類目應當互相排斥，并按文件的主要內容進行歸類。因此，相對而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業務水平。

為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時應注意以下幾點：一是在設置分類體系和類目時，要仔細研究立檔單位的職權范圍和工作任務，并依據檔案的具體情況分門設類；二是分類層次和類目不宜過多過碎，否則人們在理解上容易發生誤差；三是要正確使用邏輯學原理設置類目；四是應設立一個綜合類以包容一些綜合性文件和數量過少問題的文件；五是若一份文件同時涉及幾個問題，應研究并確認其中的主要問題，將文件歸入相應類別。

在實際工作中，由于全宗內文書檔案構成的復雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結合起來使用。各單位最常用的分類方法主要有：——組織機構分類法、——問題分類法、——機構——保管期限分類法、保管期限————機構分類法。

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

本單位采用的分類方法是按——機構——保管期限的復式分類法進行分類。文件材料歸類分為以下幾種：

一是分：將歸檔文件材料按形成或處理分開歸類。

二是分機構：歸檔文件材料在分的基礎上，再按其內容歸入分類方案中相應“機構”類。

三是分保管期限：將歸檔文件材料又在分機構的基礎上，再按其分類方案中所列對應的保管期限分類。

四是在相同、相同保管期限內，按“機構”歸類的文件材料較少的，可按順序進行綜合歸類。

文書檔案分類一般是通過最低一級的檔案逐步朝著高級檔案進行分類，這種方法在應用的過程中是通過確定歸檔文件先后順序的方式來排列。由于文書檔案在分類中是一個復雜的過程，因此需要結合科學技術不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據，提高文書檔案管理效率和工作質量。

第四篇：機關單位檔案工作匯報

檔案工作總結

一年來，xx檔案工作在xx檔案局的指導下，以科學發展觀為指導，不斷深入加強檔案規范建設，加大檔案管理工作力度，積極有效發揮檔案整體功能，較好的完成了檔案工作，現將一年來xxx開展檔案工作情況總結如下：

一、強化領導，精心組織

一年來，xxx高度重視機關檔案管理工作，積極將機關檔案管理工作擺上重要議事日程，著力做到認識到位、組織到位、措施到位，在工作中形成了“領導抓、專人管”的工作格局。今年鑒于xxx機關人事變化，xxx及時調整了以xxx同志為組長的xxxxx檔案管理工作領導小組，并將檔案管理工作納入xxxx“十二五”工作規劃和工作計劃，做到與機關其他工作同部署、同安排、同考核。為更好的強化檔案管理工作，xxx還為檔案室配備了具有較強責任心的人員擔任檔案管理工作，在xx檔案局和機關分管領導的指導下，以及xxxx各部門的協助下抓好機關檔案的管理工作。同時，xxx還積極不斷抓好檔案知識法律法規宣傳工作，進一步普及干部職工檔案法律法規知識，提高廣大干部職工的檔案管理工作水平及工作意識。

二、健全機制，強化管理

為進一步加強xxx機關檔案規范化管理工作，xxx積極

結合工作實際情況，不斷健全和完善了檔案管理工作規章制度，制定完善了檔案工作人員崗位職責，進一步明確了檔案保管、查閱、移交、銷毀等各項制度，使各單位對檔案材料的形成、積累、收集、整理得到了有力的提高，為xxx機關檔案工作規范化管理創造了有力條件。在日常檔案管理工作中，做到嚴格執行檔案管理工作各項規章制度，認真做好文件的收、發工作，做好檔案的收集整理工作，確保歸檔檔案材料完整、準確，保證了xxxx檔案工作的有序開展。同時，積極做好檔案工作服務機關發展工作，認真遵循檔案資料查（借）閱制度，主動提供檔案工作服務，積極開發檔案信息資源，為機關領導決策提供較好依據，為機關工作開展提供參考、借鑒、憑證依據。

三、明確任務，狠抓落實

一年來，xxx嚴格按照檔案工作有關規定及時收集整理各類文書材料和載體的檔案，所有檔案的形成均按檔案工作有關標準執行。積極做到歸檔文件材料的書寫格式、有關質量符合有關規定，書寫材料適于長期保存，應歸檔的文件材料齊全完善，組卷科學、合理、案卷質量規范。檔案資料完備，所有入檔材料已經整理入柜，無積存、無零散文件。檔案目錄編制科學規范有效，無失（泄）密事件發生。

四、存在的問題及下步打算

一年來，xxxx檔案工作順利完成了工作任務，但

還存在部分的不足，由于人員變動較大，特別是在檔案法律法規教育上，還有欠缺。在今后的工作中xxxx將進一步加強檔案法律法規宣傳力度，著力提高干部職工檔案管理工作意識，進一步促進檔案管理工作科學化、規范化，以便檔案工作更好的服務xxx建設。xxxxxxxxxxxxxxx 2011年xx月xx日篇二：2012年檔案工作情況匯報

岳陽樓區2012檔案工作情況匯報

尊敬的市局領導： 2012年，岳陽樓區檔案工作在區委、區政府的正確領導和市檔案局的具體指導下，全面貫徹科學發展觀，以檔案法律法規為切入點，圍繞市檔案局年初下達的工作目標任務，強化措施，狠抓落實，各項工作取得了明顯成效?，F將2012年工作情況匯報如下：

一、領導重視 區委、區政府領導高度重視檔案工作。一是將檔案工作納入區委、區政府目標考核，進一步明確了檔案工作的重要性。二是區委、區政府領導多次聽取檔案工作情況匯報,經常過問檔案工作。檔案工作經費納入財政預算,安排檔案經費共8.1萬元。三是檔案館建設納入四大家搬遷計劃。四是部門單位檔案工作投入增加。近兩年來全區各部門、單位對檔案工作十分重視。共計投入經費80多萬元。全區81個機關檔案室都配備了專室或專柜。21個單位配備了密集架。五是基層檔案工作基礎進一步夯實。全區有16個鄉、街道辦事處，65個區直單位，15個村，107個社區。81個機關檔案室全部建檔，建檔率100%,122個社區（村）

全部建檔，建檔率100%；鄉街道辦事處、區直單位都成立了檔案工作領導小組，15個單位有專職檔案員，66個單位有兼職檔案員；檔案實行了集中統一管理，有省特級檔案室1個，省1級檔案室1個，省二級檔案室3個，其中包含1個民企檔案室。

二、法制宣傳工作

一是制定了檔案系統“六五”普法規劃，并嚴格按照規劃開展工作；二是認真組織全區81個單位300多人參加國家檔案局檔案法律知識競賽活動；三是開展了《湖南省檔案行政處罰自由裁量權基準》的學習活動，將《湖南省檔案行政處罰自由裁量權基準》內容在檔案員培訓活動中進行了學習。四是在9月5日《檔案法》頒布周年紀念日之際，組織相關單位進行檔案法制知識宣傳咨詢，懸掛檔案法制宣傳橫幅。

三、檔案館業務建設

1、加大檔案征集接收力度，積極主動與各單位聯系協調，收集保存10年以上各類檔案2000卷。

2、抓專業檔案的整理。專業檔案是早期從基層接收而來，多達幾百余卷。由于案卷質量較差，不符合歸檔標準，查閱很困難。在檔案館分管領導帶頭下，著手對這批檔案的重新整理工作，人人動手，不怕臟，認真細致的重新裝、訂編排校對，使這部分檔案資料得到保護。

3、抓檢索工具的完善補充。繼續狠抓檔案館檢索工具編制工作，先后對案卷目錄、全宗、文號索引等各種形式的檢索工具進行了比較大的續接和完善補充，制作、完善、校驗各種目錄一百多卷；

4、根據市檔案局目標管理要求，下發文件到各單位，按照誰行成文件誰錄入的方式進行條目錄入，錄入條目7000多條。

5、抓現行文件服務中心工作。一方面繼續做好相關文件資料收集整理工作，另一方面抓渠道建設和制度建設，力爭在短期內形成主管機關檔案館之間的暢通渠道，使反饋、報送、整理及存放現行文件形成固定的制度。

6、建全規章制度，實行了崗位責任制，制訂本館檔案收集范圍及實施細則，并編制出應接收全宗名冊;整理編排符合《規范》要求，正常接收、征集進館的檔案、資料，一年內完成整理、上架任務，杜絕散亂檔案資料積存。建立起館藏重點全宗檔案機檢系統;采取切實措施，加強庫房管理，做到“十防”。建立并實行了經常性的庫房內外溫濕度記錄、調控制度。在設備管理方面，安裝防盜設施，添置防光窗簾、溫濕度計等必要設備。

四、檔案業務工作

1、抓業務指導。檔案業務指導股多次深入各鄉、街道辦事處，區直單位，垂直管理部門及二級機構，社區（村），民企進行檔案業務指導。4-6月以鄉，街道辦事處和社區（村）業務指導為重點，指出了機關檔案室建設中存在的問題，對業務問題進行了現場輔導，在我局業務人員的具體指導下，鄉街檔案室建設邁上一個新的臺階，社區檔案室也一并得到加強。各鄉街道辦事處都建立了1-2個社區檔案工作樣板點。7-10月份，重點對區直單位進行了業務指導，就檔案員更換頻繁及經費投入等問題和

單位分管領導進行了交流，提出相關意見和建議，檔案工作意識進一步增強。就指導過程中發現的問題，業務指導人員進行了專門的分類和總結，并根據實際情況分別組織16個鄉、街道辦事處，相關區直單位檔案員共計80余人進行了業務培訓。由于內容針對性強，培訓效果十分理想。

2、抓好重大實事、重點建設項目檔案工作。按照區重大實事責任分解情況，各責任單位及時全面收集檔案材料，加強部門協調與溝通，繼續推行重大實事檔案工作合同制管理，提高建檔質量，嚴格驗收。

3、試點社區居民家庭檔案基本信息管理工作。社區是各項社會工作的落腳點。目前社區臺賬現狀是條塊分割，各自為政；有底子但不夠全面，有資料但不夠規范；不能及時更新、快捷利用。區史志檔案局在進行調研的基礎上，設制“一戶一檔”樣本，會同呂仙亭辦事處三角線社區制定工作方案，首先在老城區三角線社區試點。向區委、區政府有關領導作了專題匯報，得到領導高度重視，亦將在新城區選點。

4、抓臨時工作任務完成。我局領導十分重視做好上級部門布置臨時工作任務。并將此項工作納入本局年初工作目標考核內容。①2月中旬，接到岳組發[2012]2號文件，局領導十分重視。為切實做好農村黨員干部現代遠程教育基礎設施建設項目驗收工作，我局主動與區委組織部遠教辦多次聯系，并與遠教辦領導下各鄉、接到辦事處、村、社區進行業務指導。3月上旬，市檔

案局來我區郭鎮鄉檢查遠程教育檔案整理歸檔工作，對該項工作提出了指導性意見，并對工作給予高度評價。②今年8月接到岳檔發[2012]11號文件。我局領導高度重視，兩次召開黨組會研究。并就如何落實好該項工作作了詳細安排。工作中我局與宣傳部、文明辦、新聞中心、鄉街道辦事處、糧食局等區直相關單位進行了宣傳、了解。并督促這些單位將有關雷鋒式人物或集體的活動照片、文件、獎杯、獎章、簡介等有關資料收集整理好。8月9日我局按照文件精神報送市檔案局法制科。③10月中旬，我局接到市局通知11月份來我區水利農機局檢查全國第一次水利普查檔案工作。接到通知后，我局安排分管領導及時與區水利農機局分管領導聯系，并派專人上門進行業務指導。使該項工作得到落實。11月27日市檔案局領導來我區水利農機局檢查檔案工作時對該項工作提出了建設性意見。并對工作給予充分肯定。④在參加全國檔案法律知識競賽活動中，我局組織相關單位進行學習，下發試卷300余份按時進行收集、報送。近年來，我局在完成上級布置的臨時工作任務、能夠做到了件件有著落，事事有回音。

五、自身建設加強，機關團隊面貌得到展現

作為區檔案主管部門，2011年區史志檔案局十分重視機關自身建設，主要從四個方面著手：

1、加強班子建設。班子成員通過相關交心通氣，召開民主生活會開展批評與自我批評方式加強了團結，班子各成員按分工篇三：機關單位文書檔案常見材料分類

云龍區機關單位文書檔案常見材料分類

（僅供參考）

在具體整理檔案歸檔中，要注意“以我為主，突出重點。”也就是說我單位的材料是重要的。

文件排列順序：一般批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。

一、永久

1、本機關工作總結。

2、本機關工作要點（計劃）。

3、本機關大事記。

4、區委、區人大、區政府、區政協及區委、區政府有關部門任免本機關人員的文件。

5、本機關任免有關人員的文件。

6、本機關人員退休的文件及退休審批表、職工錄用、轉正、聘任、停薪留職、辭職、死亡、撫恤等文件材料。

7、本機關人員調整工資、定級等文件材料。

8、科級以下人員調入的行政介紹信。

9、區委、區人大、區政府、區政協表彰本機關和本機關先進個人的文件。

10、本機關人員受到警告（不含）以上處分的文件材料。

11、黨員組織關系介紹信（調出的存根、調進的介紹信）。

12、本機關的成立、內設機構的設置、黨支部成立、本

機關機構撤并、名稱更改、機構改革的三定方案及人員編制文件。

13、本機關考核、職稱評定工作的文件材料。

14、黨、團、工會、婦代會換屆選舉中的選舉結果報告及上級機關的批復等文件材料。

15、本機關人員花名冊、本機關黨員花名冊。

16、本機關受理人民來信來訪文件材料及本機關的處理結果。

17、本機關受理人民來信有市以上領導批示的材料。

18、本機關財務預算。

19、本機關領導離任審計材料。20、本機關國有固定資產。

21、本機關審批計劃生育、生育二胎、領取《獨生子女光榮證》審批表及材料。

22、本機關黨委、行政辦公會議的紀要、會議記錄。

23、本機關召開工作會議的全套材料。

24、本機關召開黨代會、工會、共青團、婦女代表大會的會議全套材料。

25、本機關與有關單位簽訂的20年以上的合同、協議。合同、協議雖是一年的，但牽涉金額在一萬元以上的合同、協議。

26、本機關向上級機關請示撥付資金要錢的文件（金額 1萬元以上），有批復或直接撥付到帳的存永久，沒有落實的放10年。

27、上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料。

28、事業單位法人報告書、年檢材料。

29、刑事判決書。

30、黨員年報、業務統計報表。

31、上級有關本機關及本轄區規劃定點批復文件、規劃圖紙等。

二、30年

1、本機關的制度、各類活動的實施方案及辦法。

2、機關聯合行文本機關為協辦的文件材料。

3、上級機關、領導來本機關檢查工作的匯報材料。

4、本機關及人員受到區以下單位的表彰文件。

5、本機關及人員受到警告處分的。

6、本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件。

7、本機關辦理人大代表議案、政協委員提案及辦理報告等文件材料。

8、出國邀請函、出國審批文件、組團通知、執行日程、考察報告。

9、本機關的財務審計材料。

10、物資（辦公設備及用品、機動車等）政府采購計劃、合同、審批手續、招標投標、購置等文件材料、機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料。

11、本機關與有關單位簽訂的5—20年有效期的合同、協定、協議、議定書等文件材料。

12、本機關與上級和下級單位簽訂的各類責任狀。

三、10年

1、上級機關屬一般問題的文件。

2、同機關下發的文件需要本機關貫徹執行的。

3、本機關的半年工作總結、階段性的工作總結。

4、本機關給上級機關的請示未批復的文件。

5、本機關及上級機關的簡報、情況反映、工作信息等。

6、一般的人民來信。

7、本機關與外單位簽訂的5年以下的合同、協議。

8、下級機關報送的和以上的計劃、總結、統計材料。

9、本機關文件匯編。

以上內容是全區各單位常見的材料，僅供參考，如有單位遇到業務特殊的文件材料，請與檔案局聯系商定存放期限。

二〇一三年十一月四日篇四：市檔案局檔案工作檢查匯報材料

市檔案局檔案工作檢查匯報材料

一、執法檢查工作基本情況 1．加強領導，認真準備。為了做好今年執法檢查工作，檔案局及時就此事向縣人大、縣政府有關領導作了詳細匯報，成立了“長寧縣檔案執法檢查工作領導小組”，加強對此項工作的組織領導，突出了檔案局依法治檔的行政管理職能。2．精心組織，科學安排。五月初，長寧縣檔案局發出長檔〔2011〕12號文件，確定了列入本次檔案執法檢查的范圍，明確了執法檢查的內容，制定了切實可行的檢查方法和步驟。3．自查和抽查相結合，突出重點，嚴格檢查。這次檢查工作分兩個階段：（1）自查階段。各單位按照長檔〔2011〕12號文件要求，根據規定的檢查內容進行全面自查，自查中發現問題要及時予以整改，并以自查報告形式報我縣檔案執法檢查領導小組。通過各單位上報的自查報告情況看，大部分單位都能做到認真對待，按要求及時開展對本單位檔案管理工作檢查，指出檔案工作存在問題并制訂整改措施，使自查工作落到實處；（2）抽查階段：在結合前階段各單位自查的基礎上，認真確定了重點抽查單位，列入重點抽查單位的是長寧縣今年列入復查的鄉鎮，機關部門。從抽查結果來看，大部分單位都能做到加強《檔案法》的宣傳、學習、教育，明確檔案工作分管領導，落實檔案人員，并投入一定經費用于檔案工作。能結合單位自身實際建立健全各項管理制度。檔案人員基本上經過專業培訓，有一定的業務知識，能較好地執行檔案管理各項制度。但在檔案管理的“八防”

措施、特種載體檔案的收集方面也存在一些問題。

二、貫徹實施《檔案法》取得成效

通過今年執法檢查情況可以看出，近幾年我縣在貫徹落實《檔案法》工作上取得了一定成績，主要體現在： 1．檔案意識進一步提高，檔案法制建設得到加強，沒有發現違反《檔案法》事件。《檔案法》的宣傳、貫徹、實施力度在加大，并運用《檔案法》這個法律武器去開展檔案工作，做好檔案資料的收集、整理歸檔、管理和開發利用工作。開始重視專業、科技、聲像、照片等不同類型、不同載體的檔案材料收集、整理，盡量做到檔案集中統一管理，逐步走上依法治檔的發展軌道。

2．領導重視，組織健全，檔案員認真履行職責。

各鄉鎮、機關單位都明確了檔案工作分管領導，有的還是單位一把手分管，落實專門檔案人員。一些單位還建立了檔案工作管理網絡，完善了檔案管理機制。大部分領導能做到對本單位檔案工作理解、關心、支持，不少單位還制定落實了檔案工作崗位目標責任制，強化對檔案工作的管理，并對有成績、有貢獻的檔案員進行表彰。我縣絕大多數單位的檔案員均屬兼職，有的是文書或收發，有的是微機管理人員，集數職于一身，工作繁忙，待遇低微，但他們都熱愛本職工作，為我縣的機關檔案工作打下扎實基礎。這次檢查中，大部分鄉鎮、部門在接到執法檢查通知后，都能抱著認真負責的態度，按照《檔案法》的要求，切實開展檔案執法自查工作。認真檢查本單位的檔案工作現狀、業務建設、安全保護、開發利用等方面存在的問題，提出整改意

見，及時上報自查材料。被重點抽查的單位都能做到積極準備，認真配合檢查組的檢查，認真匯報本單位檔案自查情況，并對檢查組提出的意見、問題，虛心接受，積極整改，使整個執法檢查工作順利完成。

3．開展機關檔案工作目標管理活動已初見成效。

隨著我縣機關檔案工作目標管理活動的深入開展，機關檔案工作已開始走向規范化、科學化、現代化管理的發展軌道。至目前全縣98個機關單位檔案工作達省級標準，使機關檔案工作的管理體制得到加強，硬件設施得到更大投入，檔案管理更安全、規范，檔案資源進一步得到開發利用，檔案工作開始由傳統管理模式向現代化管理方向發展，檔案工作層次得到提升，越來越發揮出檔案為社會發展、經濟建設提供服務的作用。

三、存在主要問題

1．檔案員隊伍不穩定，業務素質難以提高。

在一些部門和鄉鎮機關，檔案工作崗位是一個不起眼，不被重視的崗位，存在“錯位”現象。檔案員往往是身兼數職，公務纏身，有的單位甚至安排工勤人員兼做。而且隨著機關單位崗位責任制推行實施，一些單位工作崗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成檔案工作崗位人員變動頻繁，有的人是剛剛經過培訓、學習對檔案工作已有點入門，就被換崗位了，業務水平難以提高。

2．檔案經費投入不足，檔案管理“八防”要求 難以達到。

除了已通過目標管理考評的單位外，部分鄉鎮、機關部門在檔案工作上經費投入與經濟發展、辦公條件改善相比顯得嚴重不足。有的機關單位連獨立檔案庫房也難以落實，檔案的裝具有的還是六、七十年代的木箱，沒有配置一定的保護安全設施，檔案管理的“八防”要求難以達到。3．文件材料歸檔不齊全、完整，利用服務工作相對滯后。

一些單位平時只注意對紅頭文件的收集、整理，而忽略了帳外文件的收集歸檔；只注意文書檔案資料管理，而忽略了業務、科技檔案資料收集整理；主要注意對紙質檔案材料的收集歸檔，不注意對特種載體檔案資料的收集。造成基層檔案室室藏內容單

一、門類缺乏、信息含量少，檢索工具單一，再加上一些單位不注意檔案資源開發、編研，在檔案利用上往往處在表面應付，不能提供深層次的服務。

四、整改措施 1．繼續加大《檔案法》宣傳、貫徹力度，強化執法監督職能。我們要有重點、定期地開展多種形式的《檔案法》宣傳活動。一方面，要利用廣播電視、報紙等新聞媒介，通過舉辦學習班和競賽等方式來大張旗鼓地宣傳《檔案法》，增強全社會檔案意識。同時，加強《檔案法》執法檢查力度，嚴厲查處檔案違法事件，促進檔案工作步上依法治檔軌道。另一方面，要立足檔案資源多方位的開發利用，拓寬服務渠道，提高服務質量，提升服務層次和領域，多編寫、出版一些能給社會和個人帶來經濟效益的編研資料，擴大影響力，提高檔案工作的社會地位。

2．加強檔案員隊伍建設，提高業務素質。爭取各級各部門領導的重視，進一步支持、關心檔案工作，提高

檔案員的地位、待遇，調動檔案員積極性，安心本職工作。檔案行政管理部門及時了解檔案員變動情況，抓好短期培訓，發揮機關檔案工作協作組作用，互相學習、交流，提高業務水平。定期開展檢查考核工作，評比先進，交流經驗，增強工作責任心。3．以開展目標管理活動為抓手，加強業務指導。把目標管理作為一個行之有效的手段來用，加快機關檔案工作建設步伐，對檔案目標管理工作要選擇重點，以點帶面，逐個突破。對已上等級的單位要采用年檢認證等方法加以鞏固，防止檔案工作松懈。沒開展的單位要努力爭取，加強業務指導，創造條件上等級。爭取在十二五期間使機關檔案工作上一個新臺階，使檔案工作適應社會經濟發展的要求。篇五：2012年上半年檔案工作情況匯報 2012年上半年檔案工作情況匯報

今年以來，在城區黨委、政府的正確領導下，我局（館）堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹落實科學發展觀，在“解放思想、趕超跨越”大討論和“創建先鋒示范城”活動中，緊緊圍繞城區中心工作大局，積極開展檔案宣傳教育和行政監督活動，狠抓檔案基礎業務建設，積極開展檔案信息資源，基本實現了“時間過半任務過半”的工作目標，促進了城區檔案事業進一步發展。現將半年來工作情況總結如下：

一、主要做法及成績

（一）積極開展檔案宣傳培訓工作。1月份，我局邀請南寧市消安防火咨詢服務中心教官到城區舉辦了以“全民關注消防，生命安全至上，保護檔案安全”為主題的專兼職檔案員消防安全培訓班，城區有關單位35名專兼職檔案員參加了培訓； 3月份，城區召開鎮（街道）級檔案工作業務研討會。各鎮（街道）分管領導及專兼職檔案員和城區檔案局全體干部職工共20參加研討會。城區黨委常委、黨辦主任馬家訓出席會議并作重要講話； 4至6月期間，分別到五個鎮培訓5期次檔案業務培訓班，共117名鎮、村（社區）和鎮直站所專兼職檔案員接受了培訓。

（二）加強檔案行政監督與指導。我局對城區各有關單位2011 檔案工作績效進行了考評，發文對全城區2011年檔案工作績效考評結果進行了通報；印發了關于要求做好城區直各單位2011檔案材料收集、整理、移交工作的通知，以及2012年檔案工作要點的通知等，使各有關單位按照通知要求及時開展檔案工作。同時，我局業務員多次深入各單位和鎮街道開展督促檢查和業務指導，做到早布置、早安排、早督促、早檢查，有效地促進了依法治檔、依法建檔。

（三）做好檔案接收工作。已完成城區政協、機關工委、檔案局、五象新區指揮部、采購中心等25個城區直單位2011年檔案共235卷5262件的接收；完成接收城區2012婚姻檔案93卷3419件。

（四）抓好檔案信息化建設。為實現城區信息化建設和檔案事業跨越式發展，進一步提高全城區檔案工作的現代化水平，充分發揮館藏檔案信息資源服務社會的作用，年初，我局積極向城區黨委申請，把總投資為10萬元的南寧市良慶區檔案館信息化平臺建設項目列入城區2012-2013科技項目，目前，項目已經城區黨委同意且經費已落實，各項工作已準備就緒，將于7月開始正式實施。同時，加強南寧檔案信息網良慶區檔案局子網站建設，及時更新網站各欄目內容，上傳本城區檔案工作信息動態。6月底前共更新工作信息動態36條。

（五）抓好檔案館項目建設，謀劃城區檔案事業趕超發展。在城區黨委、政府的正確領導和自治區檔案、南寧市檔案局高度重視下，我局將檔案館建設項目列入當前工作的重大任務來抓緊抓好，與有關部門密切溝通和聯系，團結協作，緊跟項目進展情況，采取積極有效措施，推進項目建設前期的各項工作的開展。截止今年6月底，城區檔案館項目已通過立項，項目用地已落實，可研和環評已獲得批復，取得了規劃選址意見書、用地預審，6月10日已把申請明年國家投資資金材料上報南寧市發改委和自治區檔案局，現在正開展方案設計和初步設計。

（六）抓好檔案室定升級工作。指導良慶鎮政府、大沙田街道、公安分局綜合檔案室開展檔案室定升級工作，目前各項申報準備工作正在有條不紊地進行。

（七）積極做好檔案提供利用服務。至6月底，我館共無償為各機關、企事業、社會團體及人民群眾提供熱情、周到、優質的檔案利用服務265人次316件次，提供檔案復制服務1728頁，為我城區各單位正常開展有關工作提供良好的保障，為維護國家、單位和個人的合法權益等方面做出了應有的貢獻，深受各單位和人民群眾的好評。

二、存在主要問題

（一）人員少任務重，影響了檔案工作進度。我局現有干部職工五人，但由于我局有兩名干部抽調到城區五象新區建設指揮部工作，在家開展本單位工作的僅有三人，面對大量的業務和日常工作顯得人員過少，工作進度受到影響。

（二）檔案館室辦公場地緊缺，一些業務工作暫時無法開展。如計劃上半年開展的檔案館紙質檔案全文掃描工作及對原大沙田經濟開發區管委會積存檔案進行搶救性整理工作因無場地而暫時無法開展。

（三）依法治檔意識淡薄。有些單位檔案法意識淡薄，對檔案工作不及時安排人員進行收集、整理，工作進展遲緩。

三、下半年工作目標、措施

（一）2012年工作目標。

1、做好檔案接收進館工作。指導城區直屬各單位完成2011（各鎮2007）檔案材料收集、整理、移交進館。

2、加強民生檔案工作。重點指導有關部門對勞動合同、醫療保險、社會保障、婚姻教育、水利普查、征地拆遷等民生檔案資料進行

規范收集整理。

3、抓好農業農村檔案工作。做好林改檔案的數字化指導和接收進館工作；全面推行“村檔鎮管”；積極指導新型經濟組織做好建檔工作；繼續完善村干部（社區工作者）建檔工作；做好全國第一次水利普查檔案收集、整理、歸檔的監督指導工作；指導各鎮（街道）按時完成2011檔案的整理歸檔工作；開展農村檔案信息資源共享工作。

4、鞏固社區檔案工作。監督指導完成2011檔案的整理工作，完成10個家庭建檔任務。

5、強化機關、團體、企事業單位檔案工作。開展機關檔案工作檢查，指導完成2011各門類檔案的整理歸檔工作及三個檔案室完成定升級工作。

6、抓好重點建設項目、重大活動檔案工作。做好重點建設項目檔案登記和指導工作，加強跟蹤服務和監督檢查。

7、深化檔案資源開發利用。廣泛開發檔案信息資源，積極提供檔案利用服務工作。

第五篇：機關單位檔案管理制度[范文模版]

機關單位檔案管理制度

為進一步加強本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關檔案工作業務建設規范》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，特制定機關單位檔案管理制度。

機關單位檔案管理制度

第一章 檔案人員崗位職責

第二條 檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

第三條 嚴格執行檔案工作各項制度，加強檔案的日常管理和保護、利用工作。

第四條 對本局各部門的檔案工作進行業務指導。

第五條 維護本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報本機關領導批準后執行。

第六條 機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后才能離開崗位。

第二章 檔案歸檔制度

第七條 凡是本局在各項活動中形成的，具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的.文件材料，均屬歸檔范圍。

第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數均應齊全、完整。

第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準確。

第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點后簽字。

第三章 檔案保管制度

第十一條 檔案庫房實行專人負責管理，庫房鑰匙應妥善保管。

第十二條 要定時做好庫房內溫濕度記錄，庫房溫度保持14—240c之間，濕度保持在50—65%之間。

第十三條 庫房內有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，檔案庫房內不得堆放雜物。

第十四條 綜合檔案室應建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。

第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復制和其它技術處理。

第四章 檔案保密制度

第十六條 嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴防丟失或泄密。

第十七條 查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的，須經分管領導批準同意，并辦理借閱手續，按期收回。

第十八條 檔案人員不得泄露檔案內容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉借和擅自復制。

第十九條 外單位來本局查閱檔案時，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經有關領導批準后方可調閱。

第二十條 機密文件只能查閱，一律不得外借和復制。

第五章 檔案利用制度

第二十一條 利用檔案必須愛護檔案材料，嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復制，須經檔案人員審核，確認無誤后加蓋證明章方能有效，第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期，如果需要延期，應辦理續借手續。

第二十三條 檔案歸還時，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發現有損壞案卷現象，按有關規定予以處理。

第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。

第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權拒絕提供利用。

第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果。

第六章 檔案安全制度

第二十七條 本局檔案工作實行統一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全。

第二十八條 對本局規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據為已有，也不得擅自銷毀。

第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現行檔案，主要供本系統及有關單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴格按照本制度第四、五章執行。

第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

第三十一條庫房內設密集架，配備空調、消防器材等設備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。

第三十二條 工作人員離開檔案室時應切斷電源，關好門窗。

第七章 檔案統計、鑒定、移交和銷毀制度

第三十三條 凡按規定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊，以作統計入庫數據。

第三十四條 建立檔案、資料、設備等實物統計臺帳，做到記錄正確，帳物相符。

第三十五條 在各科室檔案進檔案室前，要對準備移交的檔案進行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。

第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定，剔除無保存價值的材料，確保檔案的質量。

第三十七條 銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間，確實沒有必要保存時，才予銷毀。

第三十八條 凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報告，說明銷毀理由，經本局領導審查后才能銷毀，銷毀文件時由兩人監督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點，銷毀人要簽名、蓋章。

第八章 會計檔案管理辦法

第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和憑證。

第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一，應由機關綜合檔案室集中統一管理。

第四十一條 本局各部門應指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責范圍，明確專人負責。

第四十二條 會計檔案當年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。

第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個別需要拆封重新整理的，應當由原所屬部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

第四十四條 檔案室對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴格執行安全和保密制度。

第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。

第四十六條 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經本局領導批準后銷毀。

第四十七條 在銷毀會計檔案時，應由檔案人員和所屬部門共同派人監督，監銷人在銷毀會計檔案時嚴格把關，并認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。