第一篇：如何做好檔案交接工作

如何做好檔案交接工作

【摘 要】在檔案交接工作中，要端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，保證檔案交接工作嚴格按規定辦理，確保檔案的完整性和連續性。

【關鍵詞】檔案工作；交接；發展

隨著改革開放的發展和國家人事制度的不斷深入，許多單位機構精簡、競聘上崗及人才的合理流動，使檔案人員調動更換頻繁，做好檔案交接工作，對于維護檔案安全完整，確保檔案工作的連續性 具有十分重要的意義。國家曾三令五申強調檔案人員調動工作時，必須在辦理完檔案移交手續后方能離開崗位。然而在實際工作中，存在一些不盡如意的現象，直接影響單位檔案工作的順利開展，使檔案年度報表不準確，利用查劃不到位，工作效率低，工作質量差。下面針對這一現象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在問題

第一是檔案交接不及時。一些單位領導對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離崗，新檔案人員上了崗，而檔案交接還未辦理，以致出現檔案數量不清，借出歸還檔案責任不明、界限不清，使檔案工作前后脫節，工作細節和經驗得不到合理傳承。

第二是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作。而在一些單位檔案人員離崗或調動工作時移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字不簽，檔案交接只是一串鑰匙的交接，忽視了檔案工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

第三是檔案監交工作不嚴格。一些單位領導忽視監交的監督作用，責任不明確，對檔案的交接準備工作很少過問，檔案監交時懶得光臨，使單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

因此，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員的責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責和任務。

二、采取有效措施

第一是檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是單位檔案管理中的重要環節，應引起單位的重視，尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議程，在檔案人員離崗或調動工作時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原崗位。

第二是檔案人員離職離崗之前要認真做好檔案的移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提，檔案移交人員在移交前要做好以下工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到檔案案卷目錄與檔案實物相符，數量準確，清查檔案卷目錄、檔案卷內目錄、檔案年度報表和檔案總結，做到心中有數。二是對借出的檔案要及時催還，不能及時歸還的要問清原因，整理好調卷單，并在調卷單上注明原因、催還情況及日期。三是對未整理的文件材料要分類存放，做到系統有序，方便今后歸檔整理。四是按檔案移交要求編制移交說明，寫清移交情況，注明時間地點。檔案接收人員在移交前要做好以下工作：一是了解單位檔案職能和工作活動情況。二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況。三是協助前任檔案人員做移交準備工作。只有交接準備工作充分，才能保證檔案移交工作的順利進行。

第三是認真做好檔案的監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案的領導或檔案行政部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到檔案案卷目錄與檔案實物相符，手續齊全。并做好檔案移交目錄和移交清冊單，并在移交清冊單上注明檔案數量，交接時間、地點和監交人、移交人和接收人的姓名及職務，并簽字蓋章，移交目錄和移交清冊單一式三份，移交人和接收人各執一份，單位存檔一份。

第四是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是檔案業務素質問題，主要是一些單位檔案人員工作責任心不強，因此，在交接的過程是要補上這一課，教育雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按規定辦理，確保檔案的完整性和連續性。

三、穩定檔案隊伍

做好檔案管理工作，適應新形勢的發展，首先必須有一支穩定檔案隊伍，要有一支團結奮斗、無私奉獻、兢兢業業、敢打硬仗的檔案干部隊伍；檔案管理人員要有較強的業務能力；還要有良好的職業品德，要具有甘于寂寞、樂于奉獻的精神。因此，提高檔案工作者素質，是加速科技進步，推動事業發展的關鍵，不斷提高檔案人員理論、業務、技能方面的素質，檔案工作連續性強，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間學習，積累經驗，才能逐步適應或完善，從維護檔案工作的長遠利益考慮，做好檔案隊伍的穩定，才能是檔案工作持續發展的基礎。

第二篇：檔案員工作交接書

檔案員工作交接書

因公司人員調動，經行政部決定，將正發實業有限責任公司的檔案管理工作移交給邵華接替。辦理交接工作如下：

1、網上年檢：正發實業14個注冊企業，已完成年檢11個企業。

2、營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證

3、收文登記及銷售合同的整理歸檔。

4、正發實業三期建設材料正本。

5、正發實業房產證、土地證原件。

6、各辦公室鑰匙及辦公用品。

以上移交事項均經交接雙方認定無誤，交接書一式四份，移交人、交接人、監交人、存檔一份。

移交人： 接交人：

監交人：

（單位公章）（正發實業檔案室）

二0一五年四月八日

第三篇：檔案交接表

附件23：

個人抵押類貸款業務電子案卷卷內文件目錄

客戶名稱：業務種類：

檔案交出人：交接日期：年月日 檔案接收人：交接日期：年月日 檔案管理人：交接日期：年月日

第四篇：淺析如何做好企業檔案檔案工作

淺析如何做好企業檔案室檔案工作

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業的發展過程，對維護企業經濟利益和歷史面貌、為企業發展服務等方面發揮著重要作用。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，我們必須充分認識做好企業檔案工作的重要意義，認真做好企業檔案工作，為企業發展服務。隨著生產力的發展，新興科學不斷出現，知識更新周期縮短，企業對信息需求也越來越強烈。企業檔案室的服務內容和范圍不斷擴大、深化，尤其是信息技術在檔案室的應用，使得衡量檔案室的水平不再以館藏量的多少為標準，而是看其以最便捷的服務手段、最大限度地滿足利用者需求為最佳標準。本文對如何做好企業檔案室的檔案工作做簡要探討，希望有所裨益。

一，提高軟硬件水平

(一)是要配備必要的計算機和網絡硬件設施，構建局域網或連入外部網絡。

計算機和網絡設施是實現數字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的前提，是實現數字檔案室各項功能的硬件保障，應根據基層單位的實際需要和財力投入，本著經濟適用、適當超前的原則，配備必要的信息化硬件設施，包括計算機終端和打印機等外設、數字化掃描設備、光盤刻錄機、網絡服務器、數碼相機、數碼攝像機、路由器等網絡連接設備，等等。檔案數據量較大、對安全性要求較高的基層單位，可考慮配置其他離線或在線存儲設備，如磁帶庫、光盤塔或采用SAN等存儲構架的其他海量存儲設備。

(二)是構建數字檔案室的軟件平臺。

在信息化環境下，軟件系統已代替檔案管理人員成為新的檔案管理模式的核心，檔案信息的采集、管理、利用等各個環節都離不開軟件平臺的支持，特別是對于已開展電子文件的歸檔和管理的基層單位，必須配備與電子文件一體化管理需求相適應的數字檔案室軟件平臺。但數字檔案室軟件平臺的構建是一項系統工程，涉及標準規范建設、業務功能需求分析、軟件平臺設計、開發和測試等大量工作，很難由一個基層單位直接研發。

二，實行人本化的管理

管理模式是對管理觀念及管理方式的通用性和規律性的概括。檔案室傳統的管理模式是物本管理，也就是以物為本的管理，在管理過程中，以檔案材料等實物為主要管理對象，是圍繞檔案館（室）館藏而開展工作的。所謂人本管理就是以人為本的管理，在檔案室管理中把人（包括利用者和工作人員）視為管理的主要對象和最重要的資源，是圍繞人的行為和需

求進行管理的模式。在管理中，要充分考慮利用者的需求，考慮本館（室）工作人員的素質水平、工作能力和各種需求等情況，運用各種激勵手段充分調動人的積極性，挖掘人的潛能，從而使檔案室的活力不斷增強。

（一）.以檔案用戶為中心，積極開各種深層次的檔案信息服務。

企業的需要，是企業檔案存在的前提，企業是一個以贏利為目的的社會組織，企業的一切工作都必須以生產經營為中心，檔案工作也必須服務于企業生產經營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質量中求發展。最大限度地滿足企業的利用需求，盡可能多參與生產經營活動，使企業員工認識檔案的價值，感到檔案是企業生產經營活動的重要組成部分。利用者的需求是企業檔案室組織一切工作的源頭，檔案室能否吸引利用者是衡量其工作優劣的主要標準。

（二）、尊重檔案人員的發展機會。

企業應更多的為員工的個人發展提供機會，讓員工朝著既定目標與事業發展并進。同時，給檔案人員升遷的機會，配合相適應的教育培訓計劃，讓檔案人員認識到只有同心協力完成既定目標，個人也會獲得豐厚的回報，個人的夢想才能實現。

（三）、創建科學的激勵機制。

首先，物質鼓勵。其次，精神激勵。第三，領導行為激勵。

三，提高檔案管理人員的素質

信息管理和服務的知識性要求企業檔案部門專業人員必須具備較高的計算機和網絡技術的應用能力、外語水平以及對信息研究能力。檔案工作人員在提供檔案利用工作時應該努力做到如下幾點：

(一)樹立明確的服務觀點，端正檔案利用工作的指導思想。

檔案館、室工作人員都要明確認識檔案部門是提供檔案充分發揮其作用的職能部門。檔案管理人員肩負這樣的重任，一定要堅持黨性原則，樹立正確的服務觀點，積極主動提供檔案為兩個文明建設服務。

(二)尋求最佳利用手段，千方百計地發揮檔案的作用。

要多渠道、多層次、多形式地為社會各方面提供檔案信息。根據社會需要，盡力擴大服務領域，改變服務方式，開展檔案情報交流，館際協作等等。

(三)加強調查研究，掌握利用規律。

檔案是一種價值無量的信息資源，要開發利用這種資源，必須從研究利用效果出發，研

究檔案的利用價值和影響檔案利用的諸因素，以便獲得最佳利用效果。檔案管理人員必須具有管理素質，即:懂得檔案管理知識，知曉有關專業情況;了解館(室)藏檔案資料內容，掌握各種檔案資料的應用范圍;既要知己一一熟悉緣底”，又要知彼一一了解社會需要。還要改進工作方法，提高服務質量，才能做好提供利用工作。

四，實現檔案管理的信息化

計算機技術在企業事業單位檔案管理中應用越來越廣泛，對提高檔案管理現代化水平起著越來越重要的作用。計算機的功能很多，在企業事業單位檔案管理中主要應用于以下五個方面：

（一）.利用計算機技術進行檔案的歸檔、整理、編目。

按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲在計算機磁盤、光盤中，充分利用計算機一次輸入、多次輸出的功能，進行檔案的自動整理、編目等，節約手工勞動，提高效率。

（二）.利用計算機技術進行檔案索引、文摘、專題資料的編制。

根據檔案用戶的需要自行選擇有關專題、利用計算機編制、打印檔案的各種索引、專題資料、文摘等。

（三）.利用計算機技術進行檔案的流通管理。

通過計算機技術將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來，實現檔案流通全過程自動化管理。

（四）.利用計算機技術進行檔案檢索。

充分發揮計算機強大的數據處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務，及時滿足利用者的要求。

（五）.聯機檢索檔案。

利用計算機網絡，進行不同單位、地域之間檔案的聯機檢索，實現檔案信息資源共享。五，用戶至上

擁有用戶是檔案事業存在和發展的關鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，重新強調檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”；以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。隨著我國社會主義現代化建設事業的逐步深入，科學文化事業的日益繁榮，在檔案利用工作中出現了一些新的特點，其中之一即是檔案用戶對檔案部門的服務質量有 了更高的要求，他們不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求檔案部門編寫出他們所需要的參考資料；他們不僅要求檔案部門提供原始的檔案信息，而且要求檔案部門要提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次檔案信息

六，科學管理做好檔案保管工作

（一）改變室藏

改變以保管上級（紅頭）文件和本單位發文為主的單一文書檔案管理的狀況，堅持以我為主、兼顧需要”的歸檔原則，形成“門類齊全、收集完整、整理規范、方便適用”的檔案管理新格局。“以我為主”就是歸檔以本單位形成文件為主；“兼顧需要”，就是根據企業經營的需要，適當保存與之有關的外來文件和信息材料，同時，力求保持歸檔文件材料的齊全完整與系統配套，這樣既可防止室藏雜亂臃腫，又能滿足企業的各種利用需要。對于企業產生的各種門類和載體的檔案，則按其形成規律和特點，分別建立文書、財務、經營、工程、大型活動和聲像等檔案體系，實行集中統一管理，從而為形成檔案管理新局面和實行室藏優化奠定堅實基礎。

（二）豐富室藏

就是伴隨企業改革與發展進程，不斷增加擴充新的檔案，以滿足企業利用的需要。隨著企業改革深化和經營規模的擴大，具有重要的保存利用價值。這些文檔不僅內容新、內涵豐富，而且種類不一，形式多樣，既有紙質文件也有電子文件，既有文字材料也有聲像材料。經系統歸檔后，不僅使檔案信息資源更加豐富，而且使室藏結構日趨完善。

豐富館藏，除將企業自身的各種有保存價值的新型文件材料及時納入室藏外，還應根據企業利用需要，收集保管各種外來信息資料，如行業動態、經營指標、有關客戶和競爭對手的信息資料，從而做到內外結合、全方位和多層次地豐富檔案室藏，確保企業利用信息的各種需求。

（三）優化室藏

就是通過鑒定剔除保管期滿和無保存價值的檔案。“優化室藏”說起來容易做起來難。由于檔案鑒定理論研究滯后和多年來形成的檔案保管期限“寧長勿短”觀點的影響，檔案鑒定工作存在“怕”字當頭、“難”字擋路、裹足不前的消極被動狀況，這也是造成眾多立檔單位室藏臃腫、工作效率低的根本原因。在上級或同級檔案機關的指導下，借檔案執法檢查之機，從清理保管期滿檔案和撤銷單位檔案入手，依據有關規定程序，慎重而堅決地對一些過期和無保存價值的文檔進行清除，既使室藏檔案得到優化，又便于檔案保管的利用。

以上就是我對于企業檔案室檔案管理的幾點思考。讓我們共同努力，做好企業檔案室的檔案保管工作，為我國案事業的發展盡綿薄之力。

第五篇：淺談如何做好文書檔案工作

淺談如何做好文書檔案工作

文書檔案是一個單位發展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

一、當前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國企事業單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有一支穩定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的復合型專業人才十分匱乏。

（二）檔案管理機構和職責不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達到應有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在機關機構設計中，不少檔案管理機構的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責功能嚴重被弱化。

（三）檔案管理不夠規范。在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了“多”而“不精”的現象，被誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

（五）在檔案室設置和信息開發編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查，隨便選幾個選題來編研，其編研產品層次低、質量差實用性不大，利用價值更小。有的選題好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發揮。

二、提高檔案管理效率的對策

針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實現文書檔案管理的規范化、健康化發展，筆者認為需從如下幾個方面做起。

（一）領導重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發展軌跡和建設成果的重要載體。目前，很多企事業單位領導對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領導必須立足于單位事業發展的全局，把檔案管理工作納入單位事業發展的長遠規劃中，讓職工充分認識檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對日前檔案管理機構的地位和職責功能嚴重被弱化的現象，各企事業單位要專門設立檔案管理機構，添購檔案管理設施設備，成立以單位主要領導為組長，相關負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一定數量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認真研究落實本部門的文書檔案工作任務，使文書檔案工作保質保量限期完成。此外還應該建立健全檔案工作競爭激勵機制，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）提高檔案管理人員素質是做好文書檔案的關鍵。文書檔案管理是一項專業性很強的工作，文書檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，就要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業道德》《文書學》和國家有關文檔工作規定，使檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務。二是要把住人才入口關，注意引進招聘一些有檔案專業知識，有專業技術技能的人才充實文書檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業務知識培訓，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業務同步發展。

（四）牢記服務是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務。這就要求我們強化服務功能，創新服務機制。使得文書檔案工作更好地為領導決策服務，為單位事業服務，為各類咨詢查證服務。其次，要提高管理素質，拓寬服務渠道。要轉變思想觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能。

（作者單位：欽州市水文水資源局）