第一篇：檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案工作的主題

1.1 數(shù)字化檔案的特點(diǎn)

2.1檔案數(shù)字化建設(shè)的巨大作用

3.1檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性及其意義：3.1 1 開展檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)我國檔案數(shù)字化建設(shè)整體發(fā)展的需要。3.1.2高校檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)信息化建設(shè)的必然趨勢。3.1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)有利于信息資源的開發(fā)利用服務(wù)。3.1.4 檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)促進(jìn)高校檔案管理有著重要的意義

4.1怎樣加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)：4.1.1 權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值, 4.1.2 加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)。4.1.3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),4.1.4 提高檔案工作者素質(zhì), 4.1.5 建立檔案數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn),信息時(shí)代檔案工作的主題是檔案信息化建設(shè), 而檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行研究具有十分重要的意義，因?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容, 是檔案管理過程中一場深刻的革命。關(guān)于檔案數(shù)字化理論的研究起源于于美國, 隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而飛速發(fā)展,并且逐步在發(fā)展中國家興起。目前，國內(nèi)檔案數(shù)字化工作還剛剛起步，還處在探索與論證階段, 對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的研究也剛剛興起, 且主要集中在數(shù)字檔案館建設(shè)的研究領(lǐng)域, 以及一些專門檔案數(shù)字化建設(shè)的研究領(lǐng)域。為了應(yīng)對(duì)我國檔案數(shù)字化建設(shè)的需要, 適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的挑戰(zhàn), 指導(dǎo)檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè), 需要分三部分對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的若干問題進(jìn)行探討。

檔案數(shù)字化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，數(shù)字影像技術(shù),OCR技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，存儲(chǔ)技術(shù)等把傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字的檔案信息，以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于檔案利用的過程。

1.1 數(shù)字化檔案的特點(diǎn)

數(shù)字化檔案是利用現(xiàn)代技術(shù), 將過去和現(xiàn)在國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的, 對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值, 并可 供社會(huì)共享的, 各種文字、圖表、聲像等不同形式的數(shù)字化歷史記錄。數(shù)字化檔案能否滿足充分的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性要求，是否具有原始憑證價(jià)值，是其能否作為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)憑證用于機(jī)構(gòu)法律、審計(jì)、管理等方面業(yè)務(wù)需求的判斷標(biāo)準(zhǔn)；最終對(duì)源檔案和數(shù)字化檔案的保管策略和處置規(guī)則產(chǎn)生決定性影響，這就需要在不同情境下，根據(jù)數(shù)字化目的和法律權(quán)限管理要求，完善源文件和數(shù)字化檔案的保管策略，尤其是建立數(shù)字化檔案的處置范圍及其策略。檔案數(shù)字化的基本思路應(yīng)該是：檔案分類——檔案鑒選——技術(shù)方案選擇——權(quán)限管理——檔案長久保存，檔案數(shù)字化活動(dòng)應(yīng)該與整個(gè)檔案管理流程（尤其是檔案數(shù)字化完成之后的管理環(huán)節(jié)）緊密銜接。與傳統(tǒng)載體檔案相比, 數(shù)字化檔案主要有以下特點(diǎn): 第一, 信息的非人工識(shí)讀性。

第二, 系統(tǒng)依賴性。

第三, 信息與載體的可分離性。

第四, 信息的易變性。

第五, 信息存儲(chǔ)的高密度性。

第六, 多種信息媒體的集成性。

正是由于數(shù)字化檔案的特性, 其利用與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比, 顯示出了巨大的優(yōu)越性, 具體來說, 數(shù)字化檔案信息利用使檔案載體形式向著多樣化發(fā)展,必然徹底改進(jìn)現(xiàn)有 的管理方式,發(fā)揮現(xiàn)有管理方式不能實(shí)現(xiàn)的作用。

2.1檔案數(shù)字化建設(shè)的巨大作用

檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為信息通道，向社會(huì)提供數(shù)字 化 檔 案 信 息利用服務(wù)。因此，在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)采 用 統(tǒng) 一 的 數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化按照級(jí)別分為：國際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案數(shù)字化建設(shè)過 程中，應(yīng)首先考慮采用高級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn)，即使在檔案數(shù)字化的初級(jí)階段，也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位。而檔案數(shù)字化的結(jié)果是形成便于社會(huì)利用的檔案信息資源。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中要堅(jiān)持末端服務(wù)原則，以服現(xiàn)代化管理務(wù)為導(dǎo)向、以利用為目標(biāo)促進(jìn)檔案數(shù)字化工作發(fā)展。．要體現(xiàn)服務(wù)的特色。應(yīng)把社會(huì)的利用需求作 檔案數(shù)字化建設(shè)的根本動(dòng)力，分析不同行業(yè)、不同類型的檔案用戶的信息利用需要，依據(jù)館藏特點(diǎn)確定數(shù)據(jù)庫主題和類型，建立富有特色的專題數(shù)據(jù)庫，提供個(gè)性化的數(shù)字檔案信息利用服務(wù)。因?yàn)椤疤厣磧?yōu)勢”，特色檔案信息資源和特色利用服務(wù)往往是贏得社會(huì)認(rèn)同、充分實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的關(guān)鍵所在。要注重查閱利用的便捷性。館藏檔案數(shù)字化以后，利用的途徑從傳統(tǒng)的復(fù)印、提供原件的方式轉(zhuǎn)變成依靠計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱的利用方式。數(shù)字信息查閱的高速、快捷、簡便等優(yōu)勢得以凸顯，利用者可以打破時(shí)間、地域上的限制，不必親臨檔案館便可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化檔案。為保證數(shù)字化檔案查利用的便捷性，檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的更新維護(hù)，確保信息傳輸、檢索、查閱、下載方便快捷。

3.1檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性及其意義

3.1 1 開展檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)我國檔案數(shù)字化建設(shè)整體發(fā)展的需要。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合,進(jìn)入90年代以來,世界各國的檔案管理正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。我國檔案部門也在積極探索檔案數(shù)字化建設(shè),國家檔案局于1996年把電子文件研究項(xiàng)目列入科技計(jì)劃,1999年完成了5電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范6,同時(shí)要求各級(jí)檔案部門都積極地開展檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和實(shí)踐;在教育部辦公廳向全國高校檔案部門轉(zhuǎn)發(fā)5全國檔案事業(yè)發(fā)展/十五0計(jì)劃6中明確要求高校檔案部門應(yīng)積極做好檔案信息化建設(shè)工作,做好電子文件歸檔與管理,積極開展檔案工作數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作。

3.1.2高校檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)信息化建設(shè)的必然趨勢。

高校信息化建設(shè)的實(shí)施,數(shù)字校園的成功運(yùn)轉(zhuǎn),為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一方面,高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案,使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面,計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校教學(xué)、科

研及管理,產(chǎn)生了大量的電子文件,進(jìn)而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對(duì)數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料,開展檔案數(shù)字化建設(shè),規(guī)范其管理,更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù),成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

3.1.3 檔案數(shù)字化建設(shè)有利于信息資源的開發(fā)利用服務(wù)。

數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)的建設(shè),當(dāng)高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后,必將有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。首先,數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時(shí)間概念,可以利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利,提供快速有效的利用服務(wù),使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能,使檔案工作社會(huì)化服務(wù)的時(shí)效性、廣泛性更加突出,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次,數(shù)字化檔案信息還便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速檢索,促進(jìn)各種高新技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用,更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.1.4 檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)促進(jìn)高校檔案管理有著重要的意義

檔案數(shù)字化建設(shè),數(shù)字化檔案的產(chǎn)生,使檔案載體形式向著多樣化發(fā)展,必然徹底改進(jìn)現(xiàn)有 的管理方式,發(fā)揮現(xiàn)有管理方式不能實(shí)現(xiàn)的作用。首先,在數(shù)字化環(huán)境下,進(jìn)一步改變館藏檔案結(jié)構(gòu),節(jié)省存儲(chǔ)空間,館藏檔案信息量得以極限增長。其次,有利于進(jìn)一步延長檔案原件壽命,降低檔案原件丟失與損壞的風(fēng)險(xiǎn),受到損傷的原始檔案,其數(shù)字拷貝可有補(bǔ)償原件的作用。數(shù)字化可以用某種方法增強(qiáng)原始檔案信息,或通過消除檔案上外來的污跡、斑痕等改善、恢復(fù)原始檔案的信息,還可以解決紙張脆化的檔案利用問題。

4.1怎樣加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化檔案的特點(diǎn)和利用特點(diǎn)要求我們更新思維, 采用科學(xué)的方法, 促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的利用, 從而更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作, 主要 應(yīng)把握好以下幾個(gè)方面:

4.1.1 權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值, 做好數(shù)字化檔案的鑒定工作在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中, 一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度, 通過對(duì)數(shù)字化處理的成本、所需費(fèi)用與檔案開發(fā)利用的價(jià)值、效益進(jìn)行權(quán)衡, 避免不必要的浪費(fèi)、減少日后的管理成本, 如果不進(jìn)行成本、效益分析, 檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價(jià)值等于或小于建設(shè)所需費(fèi)用, 檔案數(shù)字化建設(shè)就沒有任何意義, 甚至是一種浪費(fèi)。因此, 在檔案數(shù)字化建設(shè)中, 要講究成本觀念和效益觀念。

4.1.2 加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)。包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。首先, 要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。其次,要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。

4.1.3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè), 促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用a.加快檔案網(wǎng)站建設(shè)。b.加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的組織建設(shè)。不同的檔案部門應(yīng)搞好館際協(xié)作, 在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào), 注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量, 避免重復(fù)建設(shè), 并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù), 真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

4.1.4 提高檔案工作者素質(zhì), 加強(qiáng)檔案用戶教育培訓(xùn)。a.要提高檔案工作者素質(zhì)。b.要加強(qiáng)檔案用戶教育培訓(xùn)。

4.1.5 建立檔案數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn), 建設(shè)數(shù)字檔案館a.進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn), 探索、總結(jié)檔案數(shù)字化建設(shè)的理論。b.建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng), 它

將分散于不同載體, 不同地理位置的檔案信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ), 以網(wǎng)絡(luò)化的方式互

相連接, 提供及時(shí)利用, 實(shí)現(xiàn)資源共享。它具有虛擬性、館藏?cái)?shù)字性(其信息的記錄是采用 數(shù)字“0”、“1”兩個(gè)比特, 其介質(zhì)是磁性材料或光學(xué)材料)、資源共享性和傳輸網(wǎng)絡(luò)化的 特點(diǎn)。

一方面通過網(wǎng)絡(luò)直接歸檔。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過登錄系統(tǒng)登錄，登錄系統(tǒng)調(diào)用身份鑒別技術(shù)核對(duì)身份，確認(rèn)正確后同意接收。經(jīng)采集系統(tǒng)接收文件目錄和全文，再經(jīng)檢查系統(tǒng)檢查確認(rèn)正確后發(fā)送消息給歸檔單位，將目錄與全文分別導(dǎo)入至目錄數(shù)據(jù)庫和文件存儲(chǔ)系統(tǒng)保存。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。另一方面通過移交電子文件載體的形式歸檔。這種歸檔方式必須有移交憑證，每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記，用于確認(rèn)電子文件的完整性和原始性，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。如果對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改，還需要有更改通知單。更改通知單上生產(chǎn)單位、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、軟件名稱、盤帶規(guī)格、更換原因、更換內(nèi)容、更換人及批準(zhǔn)人的詳細(xì)項(xiàng)目，都需要受到嚴(yán)格的電子文件管理制度的制約。此外，在管理中建立必要的備份，防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定某些鑒定文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。對(duì)電子文件的著錄也是信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。通過獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，才能準(zhǔn)確描述電子文件的形成過程和成果。就著錄內(nèi)容而言，涉及文件形成過程中的各個(gè)要素，包括文件形成背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且著錄的重點(diǎn)也從文件內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件的形成背景上。

總而言之，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的、龐大的長期的系統(tǒng)工程, 同時(shí)也是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。因此, 對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)理論的研究也是一個(gè)十分復(fù)雜的值得長期深入研究和探討的課題, 僅僅一篇文章的論述是無法解決實(shí)際問題的。雖然此前對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題進(jìn)行過深入的探討, 但由于各地的檔案數(shù)字化建設(shè)一直處在不同層次的發(fā)展變化中, 論文當(dāng)中難免有些內(nèi)容與實(shí)際情況不符。加之水平有限, 故論文有些問題探討的不夠深入不夠徹底。本人誠懇希望能和國內(nèi)外同仁共同進(jìn)一步研究檔案的數(shù)字化建設(shè)問題, 以此進(jìn)一步促進(jìn)我國的檔案工作發(fā)展，以期取得更大的成績, 使我國檔案工作的發(fā)展更快的與世界接軌!

第二篇：什么是檔案信息化

什么是檔案信息化

所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。

在上述五個(gè)方面中，檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。它的主要任務(wù)：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是您在各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中形成的有查考和利用價(jià)值的電子文件，要按照有關(guān)要求及時(shí)歸檔，而且要做到齊全完整，真實(shí)有效。我們常說，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，要處理好 “路、車、貨”的關(guān)系。所謂“路”就是各種類型的網(wǎng)絡(luò)，“車”就是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，而“貨”則是數(shù)字化的檔案信息資源庫。有“路”無“車”不行，有了“路和車”，如果沒有“貨”，“路和車”就失去了意義。這里的“路和車”需要單位領(lǐng)導(dǎo)在人力和財(cái)力上的支持，而“貨”除了我們檔案人員對(duì)館藏檔案數(shù)字化之外，就是新形成的電子文件的歸檔工作，這就是我們說需要您支持和配合的原因。您看檔案信息化建設(shè)和您的關(guān)系有多密切？檔案信息化建設(shè)最終將實(shí)現(xiàn)，一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。這就意味著，您將來利用檔案，不用再親自到檔案館來查閱卷宗，而是可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案，不受時(shí)間、地域和文件數(shù)量的限制，您可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)瀏覽檔案全文，您面對(duì)的將是“永不關(guān)門”的檔案館。這就是我們?yōu)槭裁凑f您是最大受益者的原因。

目前，為加快檔案信息化建設(shè)，不少單位在開發(fā)利用檔案信息資源過程中，都要對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，即把館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這就需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。在這種情況下，如果正在形成的電子文件及時(shí)進(jìn)行歸檔，將來就減少了重新對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化這個(gè)環(huán)節(jié)。否則，一方面原有館藏檔案要進(jìn)行數(shù)字化，而另一方面新形成的電子文件任其白白流失，事后再重新對(duì)這部分檔案進(jìn)行數(shù)字化。這樣不僅僅造成人力物力的浪費(fèi)，還會(huì)影響整個(gè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。更為嚴(yán)重的是，隨著電子文件功能的不斷增強(qiáng)、數(shù)量的迅速膨脹，如果再?zèng)]有相同版本的紙質(zhì)文件歸檔，將有可能會(huì)造成歷史的斷檔。

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循的基本原則是：文檔一體化，歸檔雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

確保網(wǎng)絡(luò)安全，是在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，我們不能忽略的重要問題。一是機(jī)密檔案信息的安全保密問題，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限、身份識(shí)別等；二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的安全問題，應(yīng)采取相應(yīng)的措施。如安裝防火墻和實(shí)時(shí)更新的殺毒軟件，對(duì)歸檔信息定期進(jìn)行下載備份等；其次還包括公共設(shè)施的安全管理等多項(xiàng)措施

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? 人事檔案的接收、保管和利用制度發(fā)布時(shí)間：2012-01-16 08:55 [打印] [大 中 小]人事檔案的接收

(一)代理人員的人事檔案由各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門所屬的人才交流服務(wù)中心代理部和就業(yè)辦代理部負(fù)責(zé)接收。其它任何單位和個(gè)人不得接收或保管代理人員的人事檔案。

(二)人事檔案的接收要按照國家、省市有關(guān)人員流動(dòng)的程序和規(guī)定進(jìn)行。對(duì)擬接收的人事檔案，代理部工作人員要認(rèn)真做好審查工作。凡不按規(guī)定程序轉(zhuǎn)遞或有涂改出生年月、就業(yè)時(shí)間、學(xué)歷、職稱、工作崗位等情況的人事檔案，均不予接收。確需接收的，應(yīng)由原檔案管理機(jī)構(gòu)出具說明材料并加蓋單位

公章，經(jīng)中心集體研究同意后再予以接收。

(三)對(duì)符合接收規(guī)定的人事檔案，要認(rèn)真做好登記工作，完成基本信息采集和相關(guān)業(yè)務(wù)辦理后，填寫《代理人員人事檔案移交清單》和《人事檔案材料清單》，定期向中心人事檔案室移交。

人事檔案的保管

(一)代理人員的人事檔案保管工作，由市、區(qū)(縣)人才交流服務(wù)中心檔案室具體負(fù)責(zé)。

(二)對(duì)擬移交檔案室保管的人事檔案，檔案室工作人員應(yīng)對(duì)照《代理人員人事檔案移交清單》和《人事檔案材料清單》，進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)。如出現(xiàn)檔案份數(shù)與《人事檔案移交清單》不符或檔案材料與《人事檔案材料清單》不符的，移交人應(yīng)注明情況。否則，檔案室工作人員有權(quán)拒收。

(三)交接雙方核實(shí)無誤后，在《代理人員人事檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，《人事檔案材料清單》入個(gè)人人事檔案。

(四)嚴(yán)禁用人事檔案的借條代替人事檔案入庫。

(五)日常接收的零散入檔材料，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)鑒別接收，并做到及時(shí)歸檔。

(六)代理人員的人事檔案保管費(fèi)用，由代理部按照國家、省市財(cái)政、物價(jià)部門的有關(guān)規(guī)定收取；失業(yè)人員免收人事檔案保管費(fèi)。

人事檔案利用

(一)單位借閱、查閱代理人員的人事檔案，須按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

(二)個(gè)人可憑本人身份證借用其檔案中的《報(bào)到證》、《入黨志愿書》等國家規(guī)定可以外借的材料。如委托他人辦理的，須出具代辦人身份證、當(dāng)事人身份證及委托書。借用時(shí)間不得超過十五個(gè)工作日，用后及時(shí)歸還入檔。

(三)不可借用的檔案材料，由檔案室工作人員提供其復(fù)印件或出具證明材料，加蓋檔案室公章予以確認(rèn)。

(市人才中心)

師宗縣檔案接收和利用管理辦法

第一章總則

第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》

第八條、第十一條、第十九條的規(guī)定，結(jié)合本縣實(shí)際，特制定本管理辦法。

第二條縣國家綜合檔案館，是集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用檔案資料的基地，按照檔案分級(jí)管理原則，依法接收和征集各類載體（各種文字、圖表、聲像等）形成的需長期或永久保管的檔案資料，并向社會(huì)提供檔案服務(wù)。

第二章接收范圍和方式

第三條凡本縣各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織保存了十年左右的永久、長期檔案，應(yīng)依法向縣檔案館移交；特殊載體的檔案資料或被撤銷單位的檔案可隨時(shí)移交進(jìn)館。

第四條凡本縣各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、社會(huì)事業(yè)等方面的檔案資料（包括：文書檔案、科技檔案、普查檔案、婚姻檔案、照片、音像、電子檔案等）都應(yīng)按規(guī)定向縣檔案館移交。部分有專門保管規(guī)定的檔案除外。

第五條各單位在移交檔案的同時(shí)，須將檔案的檢索資料（案卷目錄、全宗介紹、分類大綱、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、重要會(huì)議簡介、志書等）一并移交進(jìn)館，以保證檔案館的規(guī)范化管理和檢索工作的需要。

第六條檔案接收工作由縣檔案館根據(jù)各單位檔案的形成時(shí)間制定接收計(jì)劃，并向各立檔單位制發(fā)移交檔案通知書，各單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，主動(dòng)向縣檔案館移交檔案。

第七條為了挖掘和科學(xué)保管我縣人文歷史資料，縣檔案館同時(shí)征集（包括捐贈(zèng)）和代為保管具有重要意義的社會(huì)檔案和個(gè)人檔案資料，即：反映明清時(shí)期、民國時(shí)期、革命和新中國建設(shè)時(shí)期轄區(qū)內(nèi)的知名人士、重要活動(dòng)或事件所形成的檔案資料；征集（代管）具有代表性的家譜、宗譜等資料。

第三章進(jìn)館檔案的質(zhì)量和要求

第八條凡應(yīng)接收進(jìn)館的檔案，必須符合以下質(zhì)量要求。

一、文件材料要收集齊全完整，案卷沒有遺漏；案卷沒有蟲跡、潮濕、霉變等。

二、卷內(nèi)文件材料應(yīng)以本為主，不能跨年組卷；文件分類、排列應(yīng)保持工作上的有機(jī)聯(lián)系；保管期限劃分準(zhǔn)確。

三、案卷內(nèi)如有用紅墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的材料，應(yīng)復(fù)制或復(fù)印。

四、案卷裝訂（裝盒）要整齊、美觀、結(jié)實(shí)，避免掉頁；文件原有的金屬物要剔除干凈，破損的文件材料要裱糊。

五、案卷的全宗名稱須寫規(guī)范的全稱，案卷封面的書寫須規(guī)范和簡明扼要；卷內(nèi)文件須填寫文件目錄，并與卷中的文件數(shù)量、內(nèi)容、頁號(hào)（頁數(shù)）相符；卷內(nèi)須有備考表，并填寫立卷人、檢查人、立卷時(shí)間，有特殊情況需作必要的說明。

六、按原規(guī)定立卷的檔案，進(jìn)館時(shí)須交案卷目錄一份；按新《規(guī)則》立卷的檔案進(jìn)館時(shí)須交歸檔文件目錄一份，文件目錄光盤一張。

第九條經(jīng)縣檔案館檢查合格和清點(diǎn)無誤的檔案，由縣檔案館辦理接收手續(xù)，并由移交人簽名。對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案，由立檔單位重新整理后再接收進(jìn)館。

第四章檔案的開放和利用

第十條縣檔案館保管的檔案，自檔案形成起滿三十年向社會(huì)開放，并公布開放檔案的范圍和目錄；經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案可根據(jù)需要隨時(shí)提供利用；屬于國家保密的檔案，其開放利用按國家規(guī)定執(zhí)行。

第十一條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位因工作需要，憑單位手續(xù)可以按縣檔案館的規(guī)定申請(qǐng)利用本單位進(jìn)館的檔案；中華人民共和國的公民和組織，持合法證明或證件可利用已開放的檔案；外國人或組織利用本館已開放的檔案須經(jīng)市檔案行政部門同意方可利用

第十二條利用檔案須按縣檔案館的要求填寫利用檔案登記表；摘錄或復(fù)印檔案應(yīng)經(jīng)縣檔案館同意；檔案案卷原則上不得借出館外；利用和公布檔案不得違反知識(shí)產(chǎn)權(quán)和有關(guān)法律規(guī)定。

第十三利用檔案實(shí)行免費(fèi)利用服務(wù)。

第五章附則

第十四條檔案接收利用工作受法律保護(hù)，利用者應(yīng)當(dāng)保護(hù)檔案原件，不得任意勾畫、圈點(diǎn)、涂抹、污損、撕毀、剪裁、拆散和竊取檔案資料，對(duì)拒不按規(guī)定向縣檔案館移交檔案或造成檔案損失、丟失等違反檔案法規(guī)定的行為，將視其情節(jié)輕重，依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定進(jìn)行處理。

第十五條本辦法自發(fā)布之日起起執(zhí)行

第十六條本辦法由師宗縣檔案局（館）負(fù)責(zé)解

二010年一月一日

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新。自《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施后，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng)；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級(jí)各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

一、我的優(yōu)勢有：

1、工作勤奮、熱情、細(xì)心扎實(shí)

在多年的工作中，養(yǎng)成了良好的工作習(xí)慣，在工作中勤奮好學(xué)，充實(shí)自我，開拓視野，與世俱進(jìn)，就是工作再辛苦、再累，也要扎實(shí)地、毫無怨言地去完成，從不拖沓，做到謹(jǐn)慎細(xì)仔，不忽視每一個(gè)細(xì)節(jié)。七八的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中，主動(dòng)、熱情工作，并把熱情服務(wù)作為最基本的職業(yè)道德，所以在工作中總是受到群眾的好評(píng)。憑著特有的細(xì)心，憑著對(duì)工作的熱愛，一直堅(jiān)持，踏踏實(shí)實(shí)，自覺踐行著自己的工作信條：“扎實(shí)做好每一件事，人生才不斷有收獲和喜悅！”，多年來，堅(jiān)持親情化服務(wù)，努力踐行職業(yè)價(jià)值觀。

2、有良好計(jì)算機(jī)操作能力

現(xiàn)代管理和辦公都離不開計(jì)算機(jī)，給我們的工作也帶來了新的要求，本人具有良好計(jì)算機(jī)的操作能力，熟悉OFFICE辦公軟件，懂得些電腦基礎(chǔ)知識(shí)，這對(duì)檔案信息化管理是一個(gè)很好基礎(chǔ)。

3、良好地溝通能力

二、我想這樣發(fā)展我的工作

1、更加勤奮工作,提高精神面貌。檔案管理在新形勢新任務(wù)下,迎接新挑戰(zhàn),開拓新局面,就要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,把工作當(dāng)成事業(yè)來做,在工作中獲得快樂,在工作中獲得幸福,在工作中去實(shí)現(xiàn)人生的價(jià)值。只有保持那么一股子蓬勃朝氣、昂揚(yáng)銳氣和浩然正氣,自覺克服消極懈怠、滿足現(xiàn)狀、得過且過等思想,以滿腔的熱情,以百倍的努力,全身心投入工作,刻苦、扎實(shí)、勤奮地工作,才能在工作中不斷開拓進(jìn)取,走出新路子,干出新事業(yè)。

2、培養(yǎng)堅(jiān)忍不拔的毅力。檔案工作的特殊性質(zhì),決定了我們會(huì)經(jīng)常面對(duì)大量的中心工作和急難重大任務(wù),要確保高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量地完成任務(wù),需要我們付出更多更艱苦的努力。必須始終保持艱苦奮斗的優(yōu)良作風(fēng),始終保持壓倒一切困難而不被任何困難所壓倒的精神,克服畏難情緒,敢于去碰硬,敢于去啃硬骨頭,在艱苦的環(huán)境中,在重大和急難任務(wù)面前,接受考驗(yàn),經(jīng)受鍛煉。要經(jīng)得起失敗和挫折,一次不行兩次,兩次不行三次,只要堅(jiān)持不懈地努力和奮斗,一定會(huì)攻克難關(guān),戰(zhàn)勝困難,圓滿完成工作任務(wù)。

3、加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)：發(fā)揚(yáng)特別能吃苦、特別能忍耐、特別能戰(zhàn)斗的精神,比別人付出更多,犧牲更多,承受更多。有時(shí)付出了,未必能得到相應(yīng)的回報(bào);作出了犧牲,有時(shí)卻不被理解;長期默默奉獻(xiàn),有時(shí)卻難以有所收獲。面對(duì)這些,組工干部必須要有忍耐精神,甘于寂寞,甘于平淡,甘于清貧,時(shí)刻保持一顆平常心。

4、注重工作質(zhì)量和工作效率。要把勤奮與科學(xué)態(tài)度結(jié)合起來,注意通盤考慮、總體謀劃,合理安排、統(tǒng)籌兼顧,使檔案工作的方式方法更具科學(xué)性;要注意協(xié)調(diào)各方,整合資源,用足“內(nèi)力”,借助“外力”,內(nèi)外結(jié)合,上下聯(lián)動(dòng),形成抓檔案工作的整體合力;注意加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,理順工作程序,完善工作制度,推動(dòng)檔案工作的制度化和規(guī)范化;注意不斷完善工作手段,善于借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子視頻等手段,推動(dòng)組織工作方式的改進(jìn);善于將現(xiàn)代管理科學(xué)理念和現(xiàn)代手段運(yùn)用到組織工作中去,推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化;善于超前思考,提前謀劃,提高檔案工作的針對(duì)性和預(yù)見性,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率,拿出高水平的工作成果。

5、信息化管理

當(dāng)前，伴隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進(jìn)程已經(jīng)成為了共識(shí)。把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，依托辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。檔案信息化的意義關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)采集真實(shí)、管理更加規(guī)范，同時(shí)可以有效節(jié)約成本減少風(fēng)險(xiǎn)。

要切實(shí)做到讓黨放心,讓人民滿意,就應(yīng)該自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂患意識(shí),堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)要求,在其位,謀其政,勤奮敬業(yè),不負(fù)重托,不辱使命,爭創(chuàng)一流的工作業(yè)績,提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)

第三篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來源、詳簡級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對(duì)光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第四篇：檔案信息化建設(shè)管理

【關(guān)鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，與人類社會(huì)發(fā)展同步，并隨著社會(huì)文明程度的提高,越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動(dòng)其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級(jí)檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，對(duì)于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對(duì)于那些密級(jí)較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ),即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí),要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲(chǔ)數(shù)字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會(huì)中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對(duì)此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會(huì)，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］沈運(yùn)青．提高檔案意識(shí)發(fā)展檔案事業(yè)［Ｊ］．龍巖師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務(wù)創(chuàng)新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第五篇：淺談城建檔案信息化建設(shè)

同程教育（）-專注于個(gè)性化人力資源開發(fā)與管理今同程,為明天！

淺談城建檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化就是在加強(qiáng)城建檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)最大限度地開發(fā)利用已開放城建檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

檔案信息化在城建檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行了采集、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實(shí)現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實(shí)意義

1、檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；提高檔案信息利用的時(shí)效性。

三是可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

2、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實(shí)意義

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顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

三是提高整個(gè)部門的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，提高職能部門的工作效率。

四是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。

1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。

2、檔案信息資源建設(shè)。

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

3、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、存儲(chǔ)、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式等。

4、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠有關(guān)的技術(shù)力量，選用先進(jìn)、適用和可靠的編碼、數(shù)據(jù)庫來加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)。

5、人才隊(duì)伍建設(shè)。

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進(jìn)，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅(jiān)持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

21世紀(jì)是信息產(chǎn)業(yè)主導(dǎo)世紀(jì)，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的主流，面對(duì)新世紀(jì)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們只有把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系，并為建立信息化數(shù)字城市的建立打下良好的基礎(chǔ)。