第一篇：檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度

第一章 電子文件歸檔與管理制度

第一條 為適應(yīng)本單位信息化建設(shè)需要，規(guī)范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

第三條 按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各部門形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由檔案室統(tǒng)一保管。檔案室負(fù)責(zé)對電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，計算機管理工作人員對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。

第四條 各部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)職。

第五條 為保證歸檔的電子文件完整、真實和有效利用，各部門從電子文件產(chǎn)生時就要嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。

第六條 歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。

第七條 電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分。

第八條 電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

第九條 電子文件歸檔時，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

第十條 通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十一條 各部門在每年6月之前將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

第十二條 移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十三條 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)手段，其載體應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對濕度控制在35-45%。

第十四條 接收入庫的電子檔案，應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取恢復(fù)措施。第十五條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。

第十六條 利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。第十七條 歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第十八條 檔案室應(yīng)定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第二章安全保密制度

第十九條 檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人，計算機管理工作人員要采取必要的計算機和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺維護電子檔案的安全保密。

第二十條 數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應(yīng)定期更改，密碼長度應(yīng)在八位以上，并由數(shù)字、大小寫字母與符號等組成。

第二十一條 電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、本單位公開、本單位部分公開、不公開四個級別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。

第二十二條 電子檔案（除業(yè)務(wù)檔案外）僅限于有權(quán)限的工作人員查詢。

第二十三條 電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。第二十四條 禁止外來計算機在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。

第三章數(shù)字檔案查詢利用制度

第二十五條 數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢。

第二十六條 本單位工作人員經(jīng)開通個人帳號，登錄進入檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。外單位人員查詢需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。

第二十七條 本單位工作人員數(shù)字檔案利用權(quán)限分三級設(shè)定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發(fā)布的檔案信息進行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使

用權(quán)限基礎(chǔ)上，可以添加指定分類的資料。高級用戶：是指中層以上的領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各類檔案。

第二十八條 外來人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)檔案資料，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。

第二十九條 查詢限制開放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需在網(wǎng)上提出查閱申請，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。

第三十條 網(wǎng)上數(shù)字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。

第四章檔案數(shù)據(jù)管理維護制度

第三十一條 數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

第三十二條 各門類數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。

第三十三條 修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。

第三十四條 數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質(zhì)分開保管，一套異地保存。

第三十五條 檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

第五章數(shù)字檔案鑒定銷毀制度

第三十六條 數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

第三十七條 數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門組成的鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進行審查，做出鑒定，提出存毀意見。

第三十八條 經(jīng)鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數(shù)字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。

第三十九條 檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數(shù)字檔案銷毀清冊，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。

第四十條 數(shù)字檔案銷毀清冊要永久保存。

第四十一條 嚴(yán)禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數(shù)字檔案。

第六章檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度

第四十二條 禁止外來計算機在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。

第四十三條 嚴(yán)格按照計算機操作規(guī)程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。

第四十四條 認(rèn)真保護計算機設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在22℃±5℃，相對濕度＜75﹪。第四十五條 存、儲介質(zhì)如移動硬盤、U盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質(zhì)禁止在檔案計算機上使用。

第四十六條 禁止利用檔案計算機訪問互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、玩電子游戲或者觀看娛樂節(jié)目。

第七章 檔案庫房管理制度

第四十七條 檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，對庫房進行經(jīng)常性檢查，必須保持庫房整潔衛(wèi)生。嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品。第四十八條 庫房內(nèi)檔案排列應(yīng)整齊、規(guī)范、有序，檔案存放前后保持一致。

第四十九條 做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。庫房內(nèi)應(yīng)配備有關(guān)設(shè)施，并經(jīng)常性進行檢查，保持性能完好。

第五十條 定期對庫存檔案進行檢查、整理，如發(fā)現(xiàn)有檔案褪變、破損的情況，應(yīng)及時采取補救措施。保護檔案的安全，如遇特殊情況應(yīng)及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。

第五十一條 庫房內(nèi)禁止吸煙、生火，不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品，經(jīng)常檢查庫內(nèi)電源線路及其它安全設(shè)施，及時排除各種隱患。

第五十二條 非檔案室工作人員嚴(yán)禁進入庫房，檔案室工作人員應(yīng)定期清點核查庫存檔案，嚴(yán)防損壞、丟失和失竊。

第二篇：檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度

第一章電子文件歸檔與管理制度

第一條為適應(yīng)本單位信息化建設(shè)需要，規(guī)范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

第三條按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各科室形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室負(fù)責(zé)對電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，計算機管理工作人員對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。

第四條各科室應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)職。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實和有效利用，各科室從電子文件產(chǎn)生時就要嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。

第六條歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的規(guī)定執(zhí)行。

第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。邏輯歸檔。指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案室移交的過程。物理歸檔。是指把計算機及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件。

第九條電子文件歸檔時，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

第十條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十一條各科室在每年6月之前將上一應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向綜合檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

第十二條移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十三條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)手段，其載體應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對濕度控制在35-45%。

第十四條接收入庫的電子檔案，應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取恢復(fù)措施。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。

第十六條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第十八條綜合檔案室應(yīng)定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第二章 安全保密制度

第十九條檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人，計算機管理工作人員要采取必要的計算機和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺維護電子檔案的安全保密。

第二十條數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應(yīng)定期更改，密碼長度應(yīng)在八位以上，并由數(shù)字、大小寫字母與符號等組成。

第二十一條電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、政務(wù)網(wǎng)公開、本單位公開、不公開四個級別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。

第二十二條電子檔案（除業(yè)務(wù)檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。

第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。第二十四條禁止外來計算機在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。

第三章 數(shù)字檔案查詢利用制度

第二十五條數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢。第二十六條本單位工作人員經(jīng)開通個人帳號，登錄進入蘭臺檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。外單位人員查詢需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。第二十七條本單位工作人員數(shù)字檔案利用權(quán)限分三級設(shè)定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發(fā)布的檔案信息進行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權(quán)限基礎(chǔ)上，可以添加指定分類的資料。高級用戶：是指中層以上的領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各類檔案。第二十八條外來人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)檔案資料，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。

第二十九條查詢限制開放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需在網(wǎng)上提出查閱申請，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。第三十條網(wǎng)上數(shù)字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。

第四章 檔案數(shù)據(jù)管理維護制度

第三十一條數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

第三十二條各門類數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。

第三十三條修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。第三十四條數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質(zhì)分開保管，一套異地保存。

第三十五條綜合檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

第五章 數(shù)字檔案鑒定銷毀制度

第三十六條數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

第三十七條數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門組成的鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進行審查，做出鑒定，提出存毀意見。

第三十八條經(jīng)鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數(shù)字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。

第三十九條檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數(shù)字檔案銷毀清冊，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。第四十條數(shù)字檔案銷毀清冊要永久保存。

第四十一條嚴(yán)禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數(shù)字檔案。

第六章 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度

第四十二條禁止外來計算機在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。第四十三條嚴(yán)格按照計算機操作規(guī)程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。

第四十四條認(rèn)真保護計算機設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在22℃±5℃，相對濕度＜75﹪。第四十五條存、儲介質(zhì)如移動硬盤、U盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質(zhì)禁止在檔案計算機上使用。

第四十六條禁止利用檔案計算機訪問互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、玩電子游戲或者觀看娛樂節(jié)目。

第七章檔案庫房管理制度

第四十七條檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，對庫房進行經(jīng)常性檢查，必須保持庫房整潔衛(wèi)生。嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品。第四十八條庫房內(nèi)檔案排列應(yīng)整齊、規(guī)范、有序，檔案存放前后保持一致。

第四十九條做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。庫房內(nèi)應(yīng)配備有關(guān)設(shè)施，并經(jīng)常性進行檢查，保持性能完好。

第五十條定期對庫存檔案進行檢查、整理，如發(fā)現(xiàn)有檔案褪變、破損的情況，應(yīng)及時采取補救措施。保護檔案的安全，如遇特殊情況應(yīng)及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。

第五十一條庫房內(nèi)禁止吸煙、生火，不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品，經(jīng)常檢查庫內(nèi)電源線路及其它安全設(shè)施，及時排除各種隱患。

第三篇：檔案信息化試題

檔案信息化

一、填空

1、電子檔案管理應(yīng)遵循以下原則：完整性原則、可讀性原則、可靠性原則。

2、電子文件的歸檔從技術(shù)上分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種方式。

3、電子檔案利用的方法有：提供物質(zhì)載體的拷貝、利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案、通過電腦直接提供利用。

二、名詞

1、電子文件：以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

2、電子檔案：具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、簡答

1、電子文件歸檔有哪些要求？

答：①歸檔電子文件必須真實有效②歸檔電子文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、視聽正常、無病毒、無機械損傷③歸檔電子文件必須按照統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的文本文件格式，保證日后能夠順利讀出。外來文件還要具有系統(tǒng)兼容性④歸檔電子文件必須經(jīng)過演示和檢測及一定的整理和編輯，劃分保管期限，保證其內(nèi)容與文件正本相一致和利用的方便⑤禁止重復(fù)歸檔，杜絕信息垃圾，保障系統(tǒng)自動管理的實現(xiàn)，而且對歸檔的電子文件做出備份，一分封存，一份提供利用⑥文件形成部門應(yīng)對歸檔的電子文件編制歸檔說明，需簡要說明磁帶、光盤中存儲文件的內(nèi)容，運行的軟硬件環(huán)境、版本號、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。歸檔說明可兼作移交清單，一式兩份，移交部門和檔案室雙方簽字后各自保存一份備查。

2、電子文件有哪些特性？

答：①電子文件呈數(shù)字化信息形態(tài)②電子文件對設(shè)備的依賴性③電子文件載體的非人工可讀性④電子文件信息與載體的可分離性⑤電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性⑥電子文件信息共享性及不安全性、易修改性⑦使用技術(shù)與載體的不穩(wěn)定性。

3、電子檔案利用有哪些特點？

答：①電子檔案不再受“孤本”限制，可實現(xiàn)共享②電子檔案具有良好的復(fù)用性，重復(fù)利用不會留下老化的痕跡③電子檔案的利用可采取交互式④可進行電子檔案的信息加工。

四、論述

如何保管電子檔案？

答：㈠電子檔案載體的物理保護：電子文件載體多為磁帶、磁盤和光盤，極易受到各種內(nèi)外因破壞，使其壽命縮短或使信息破壞，因此必須首先對載持信息的載體進行科學(xué)管理與保護，以確保承載信息的安全。

1、嚴(yán)格控制溫濕度。保存電子檔案的庫房溫度為15-27℃，相對濕度為40-60%，最佳環(huán)境溫度為18℃，相對濕度為40%。

2、凈化外部環(huán)境。減少空氣灰塵含量及有害氣體，保持通風(fēng)，防止強光照射，清除積塵等。

3、防磁防震。電子文件保存與使用時，一定要遠(yuǎn)離磁場，庫房最好建有抗磁性的圍護結(jié)構(gòu)，設(shè)備要放置平穩(wěn)。

4、正確排放與使用，減少機械損傷。載體應(yīng)直立排放，避免擠壓、折疊或彎曲。

5、定期進行檢測與拷貝。先檢測外觀有無損壞或變形，是否清潔，然后進行邏輯檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。定期拷貝一般每隔10年一次。

㈡電子檔案信息的安全維護：電子文件自身的特性決定了其信息安全問題的復(fù)雜性與重要性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，信息安全問題更加突出。要確保電子檔案信息安全，還應(yīng)采取一系列技術(shù)手段。

1、采取備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。

2、加密技術(shù)。

3、訪問控制。

4、防治病毒。

5、安裝補丁程序。

第四篇：什么是檔案信息化

什么是檔案信息化

所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面。

在上述五個方面中，檔案信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。它的主要任務(wù)：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是您在各項公務(wù)活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關(guān)要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。我們常說，在進行檔案信息化建設(shè)的時候，要處理好 “路、車、貨”的關(guān)系。所謂“路”就是各種類型的網(wǎng)絡(luò)，“車”就是計算機的硬件和軟件，而“貨”則是數(shù)字化的檔案信息資源庫。有“路”無“車”不行，有了“路和車”，如果沒有“貨”，“路和車”就失去了意義。這里的“路和車”需要單位領(lǐng)導(dǎo)在人力和財力上的支持，而“貨”除了我們檔案人員對館藏檔案數(shù)字化之外，就是新形成的電子文件的歸檔工作，這就是我們說需要您支持和配合的原因。您看檔案信息化建設(shè)和您的關(guān)系有多密切？檔案信息化建設(shè)最終將實現(xiàn)，一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。這就意味著，您將來利用檔案，不用再親自到檔案館來查閱卷宗，而是可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案，不受時間、地域和文件數(shù)量的限制，您可以在任何時間、任何地點瀏覽檔案全文，您面對的將是“永不關(guān)門”的檔案館。這就是我們?yōu)槭裁凑f您是最大受益者的原因。

目前，為加快檔案信息化建設(shè)，不少單位在開發(fā)利用檔案信息資源過程中，都要對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，即把館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這就需要耗費大量的人力、物力和財力。在這種情況下，如果正在形成的電子文件及時進行歸檔，將來就減少了重新對其進行數(shù)字化這個環(huán)節(jié)。否則，一方面原有館藏檔案要進行數(shù)字化，而另一方面新形成的電子文件任其白白流失，事后再重新對這部分檔案進行數(shù)字化。這樣不僅僅造成人力物力的浪費，還會影響整個檔案數(shù)字化的進程。更為嚴(yán)重的是，隨著電子文件功能的不斷增強、數(shù)量的迅速膨脹，如果再沒有相同版本的紙質(zhì)文件歸檔，將有可能會造成歷史的斷檔。

在進行檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)遵循的基本原則是：文檔一體化，歸檔雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

確保網(wǎng)絡(luò)安全，是在檔案信息化建設(shè)的同時，我們不能忽略的重要問題。一是機密檔案信息的安全保密問題，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限、身份識別等；二是計算機系統(tǒng)運行的安全問題，應(yīng)采取相應(yīng)的措施。如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，對歸檔信息定期進行下載備份等；其次還包括公共設(shè)施的安全管理等多項措施

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? 人事檔案的接收、保管和利用制度發(fā)布時間：2012-01-16 08:55 [打印] [大 中 小]人事檔案的接收

(一)代理人員的人事檔案由各級人力資源和社會保障部門所屬的人才交流服務(wù)中心代理部和就業(yè)辦代理部負(fù)責(zé)接收。其它任何單位和個人不得接收或保管代理人員的人事檔案。

(二)人事檔案的接收要按照國家、省市有關(guān)人員流動的程序和規(guī)定進行。對擬接收的人事檔案，代理部工作人員要認(rèn)真做好審查工作。凡不按規(guī)定程序轉(zhuǎn)遞或有涂改出生年月、就業(yè)時間、學(xué)歷、職稱、工作崗位等情況的人事檔案，均不予接收。確需接收的，應(yīng)由原檔案管理機構(gòu)出具說明材料并加蓋單位

公章，經(jīng)中心集體研究同意后再予以接收。

(三)對符合接收規(guī)定的人事檔案，要認(rèn)真做好登記工作，完成基本信息采集和相關(guān)業(yè)務(wù)辦理后，填寫《代理人員人事檔案移交清單》和《人事檔案材料清單》，定期向中心人事檔案室移交。

人事檔案的保管

(一)代理人員的人事檔案保管工作，由市、區(qū)(縣)人才交流服務(wù)中心檔案室具體負(fù)責(zé)。

(二)對擬移交檔案室保管的人事檔案，檔案室工作人員應(yīng)對照《代理人員人事檔案移交清單》和《人事檔案材料清單》，進行逐項核對。如出現(xiàn)檔案份數(shù)與《人事檔案移交清單》不符或檔案材料與《人事檔案材料清單》不符的，移交人應(yīng)注明情況。否則，檔案室工作人員有權(quán)拒收。

(三)交接雙方核實無誤后，在《代理人員人事檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，《人事檔案材料清單》入個人人事檔案。

(四)嚴(yán)禁用人事檔案的借條代替人事檔案入庫。

(五)日常接收的零散入檔材料，由檔案室工作人員負(fù)責(zé)鑒別接收，并做到及時歸檔。

(六)代理人員的人事檔案保管費用，由代理部按照國家、省市財政、物價部門的有關(guān)規(guī)定收取；失業(yè)人員免收人事檔案保管費。

人事檔案利用

(一)單位借閱、查閱代理人員的人事檔案，須按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

(二)個人可憑本人身份證借用其檔案中的《報到證》、《入黨志愿書》等國家規(guī)定可以外借的材料。如委托他人辦理的，須出具代辦人身份證、當(dāng)事人身份證及委托書。借用時間不得超過十五個工作日，用后及時歸還入檔。

(三)不可借用的檔案材料，由檔案室工作人員提供其復(fù)印件或出具證明材料，加蓋檔案室公章予以確認(rèn)。

(市人才中心)

師宗縣檔案接收和利用管理辦法

第一章總則

第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第八條、第十一條、第十九條的規(guī)定，結(jié)合本縣實際，特制定本管理辦法。

第二條縣國家綜合檔案館，是集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用檔案資料的基地，按照檔案分級管理原則，依法接收和征集各類載體（各種文字、圖表、聲像等）形成的需長期或永久保管的檔案資料，并向社會提供檔案服務(wù)。

第二章接收范圍和方式

第三條凡本縣各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織保存了十年左右的永久、長期檔案，應(yīng)依法向縣檔案館移交；特殊載體的檔案資料或被撤銷單位的檔案可隨時移交進館。

第四條凡本縣各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位形成的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化、教育、社會事業(yè)等方面的檔案資料（包括：文書檔案、科技檔案、普查檔案、婚姻檔案、照片、音像、電子檔案等）都應(yīng)按規(guī)定向縣檔案館移交。部分有專門保管規(guī)定的檔案除外。

第五條各單位在移交檔案的同時，須將檔案的檢索資料（案卷目錄、全宗介紹、分類大綱、組織機構(gòu)沿革、大事記、重要會議簡介、志書等）一并移交進館，以保證檔案館的規(guī)范化管理和檢索工作的需要。

第六條檔案接收工作由縣檔案館根據(jù)各單位檔案的形成時間制定接收計劃，并向各立檔單位制發(fā)移交檔案通知書，各單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)，主動向縣檔案館移交檔案。

第七條為了挖掘和科學(xué)保管我縣人文歷史資料，縣檔案館同時征集（包括捐贈）和代為保管具有重要意義的社會檔案和個人檔案資料，即：反映明清時期、民國時期、革命和新中國建設(shè)時期轄區(qū)內(nèi)的知名人士、重要活動或事件所形成的檔案資料；征集（代管）具有代表性的家譜、宗譜等資料。

第三章進館檔案的質(zhì)量和要求

第八條凡應(yīng)接收進館的檔案，必須符合以下質(zhì)量要求。

一、文件材料要收集齊全完整，案卷沒有遺漏；案卷沒有蟲跡、潮濕、霉變等。

二、卷內(nèi)文件材料應(yīng)以本為主，不能跨年組卷；文件分類、排列應(yīng)保持工作上的有機聯(lián)系；保管期限劃分準(zhǔn)確。

三、案卷內(nèi)如有用紅墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的材料，應(yīng)復(fù)制或復(fù)印。

四、案卷裝訂（裝盒）要整齊、美觀、結(jié)實，避免掉頁；文件原有的金屬物要剔除干凈，破損的文件材料要裱糊。

五、案卷的全宗名稱須寫規(guī)范的全稱，案卷封面的書寫須規(guī)范和簡明扼要；卷內(nèi)文件須填寫文件目錄，并與卷中的文件數(shù)量、內(nèi)容、頁號（頁數(shù)）相符；卷內(nèi)須有備考表，并填寫立卷人、檢查人、立卷時間，有特殊情況需作必要的說明。

六、按原規(guī)定立卷的檔案，進館時須交案卷目錄一份；按新《規(guī)則》立卷的檔案進館時須交歸檔文件目錄一份，文件目錄光盤一張。

第九條經(jīng)縣檔案館檢查合格和清點無誤的檔案，由縣檔案館辦理接收手續(xù)，并由移交人簽名。對不符合質(zhì)量要求的檔案，由立檔單位重新整理后再接收進館。

第四章檔案的開放和利用

第十條縣檔案館保管的檔案，自檔案形成起滿三十年向社會開放，并公布開放檔案的范圍和目錄；經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案可根據(jù)需要隨時提供利用；屬于國家保密的檔案，其開放利用按國家規(guī)定執(zhí)行。

第十一條機關(guān)、團體、企事業(yè)單位因工作需要，憑單位手續(xù)可以按縣檔案館的規(guī)定申請利用本單位進館的檔案；中華人民共和國的公民和組織，持合法證明或證件可利用已開放的檔案；外國人或組織利用本館已開放的檔案須經(jīng)市檔案行政部門同意方可利用

第十二條利用檔案須按縣檔案館的要求填寫利用檔案登記表；摘錄或復(fù)印檔案應(yīng)經(jīng)縣檔案館同意；檔案案卷原則上不得借出館外；利用和公布檔案不得違反知識產(chǎn)權(quán)和有關(guān)法律規(guī)定。

第十三利用檔案實行免費利用服務(wù)。

第五章附則

第十四條檔案接收利用工作受法律保護，利用者應(yīng)當(dāng)保護檔案原件，不得任意勾畫、圈點、涂抹、污損、撕毀、剪裁、拆散和竊取檔案資料，對拒不按規(guī)定向縣檔案館移交檔案或造成檔案損失、丟失等違反檔案法規(guī)定的行為，將視其情節(jié)輕重，依據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規(guī)定進行處理。

第十五條本辦法自發(fā)布之日起起執(zhí)行

第十六條本辦法由師宗縣檔案局（館）負(fù)責(zé)解

二010年一月一日

隨著社會的不斷發(fā)展，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新。自《中華人民共和國檔案法》頒布實施后，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強；各機關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

一、我的優(yōu)勢有：

1、工作勤奮、熱情、細(xì)心扎實

在多年的工作中，養(yǎng)成了良好的工作習(xí)慣，在工作中勤奮好學(xué)，充實自我，開拓視野，與世俱進，就是工作再辛苦、再累，也要扎實地、毫無怨言地去完成，從不拖沓，做到謹(jǐn)慎細(xì)仔，不忽視每一個細(xì)節(jié)。七八的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中，主動、熱情工作，并把熱情服務(wù)作為最基本的職業(yè)道德，所以在工作中總是受到群眾的好評。憑著特有的細(xì)心，憑著對工作的熱愛，一直堅持，踏踏實實，自覺踐行著自己的工作信條：“扎實做好每一件事，人生才不斷有收獲和喜悅！”，多年來，堅持親情化服務(wù)，努力踐行職業(yè)價值觀。

2、有良好計算機操作能力

現(xiàn)代管理和辦公都離不開計算機，給我們的工作也帶來了新的要求，本人具有良好計算機的操作能力，熟悉OFFICE辦公軟件，懂得些電腦基礎(chǔ)知識，這對檔案信息化管理是一個很好基礎(chǔ)。

3、良好地溝通能力

二、我想這樣發(fā)展我的工作

1、更加勤奮工作,提高精神面貌。檔案管理在新形勢新任務(wù)下,迎接新挑戰(zhàn),開拓新局面,就要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感,把工作當(dāng)成事業(yè)來做,在工作中獲得快樂,在工作中獲得幸福,在工作中去實現(xiàn)人生的價值。只有保持那么一股子蓬勃朝氣、昂揚銳氣和浩然正氣,自覺克服消極懈怠、滿足現(xiàn)狀、得過且過等思想,以滿腔的熱情,以百倍的努力,全身心投入工作,刻苦、扎實、勤奮地工作,才能在工作中不斷開拓進取,走出新路子,干出新事業(yè)。

2、培養(yǎng)堅忍不拔的毅力。檔案工作的特殊性質(zhì),決定了我們會經(jīng)常面對大量的中心工作和急難重大任務(wù),要確保高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量地完成任務(wù),需要我們付出更多更艱苦的努力。必須始終保持艱苦奮斗的優(yōu)良作風(fēng),始終保持壓倒一切困難而不被任何困難所壓倒的精神,克服畏難情緒,敢于去碰硬,敢于去啃硬骨頭,在艱苦的環(huán)境中,在重大和急難任務(wù)面前,接受考驗,經(jīng)受鍛煉。要經(jīng)得起失敗和挫折,一次不行兩次,兩次不行三次,只要堅持不懈地努力和奮斗,一定會攻克難關(guān),戰(zhàn)勝困難,圓滿完成工作任務(wù)。

3、加強職業(yè)道德修養(yǎng)：發(fā)揚特別能吃苦、特別能忍耐、特別能戰(zhàn)斗的精神,比別人付出更多,犧牲更多,承受更多。有時付出了,未必能得到相應(yīng)的回報;作出了犧牲,有時卻不被理解;長期默默奉獻,有時卻難以有所收獲。面對這些,組工干部必須要有忍耐精神,甘于寂寞,甘于平淡,甘于清貧,時刻保持一顆平常心。

4、注重工作質(zhì)量和工作效率。要把勤奮與科學(xué)態(tài)度結(jié)合起來,注意通盤考慮、總體謀劃,合理安排、統(tǒng)籌兼顧,使檔案工作的方式方法更具科學(xué)性;要注意協(xié)調(diào)各方,整合資源,用足“內(nèi)力”,借助“外力”,內(nèi)外結(jié)合,上下聯(lián)動,形成抓檔案工作的整體合力;注意加強基礎(chǔ)工作,理順工作程序,完善工作制度,推動檔案工作的制度化和規(guī)范化;注意不斷完善工作手段,善于借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子視頻等手段,推動組織工作方式的改進;善于將現(xiàn)代管理科學(xué)理念和現(xiàn)代手段運用到組織工作中去,推動檔案工作的現(xiàn)代化;善于超前思考,提前謀劃,提高檔案工作的針對性和預(yù)見性,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率,拿出高水平的工作成果。

5、信息化管理

當(dāng)前，伴隨著計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計算機技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進程已經(jīng)成為了共識。把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計算機當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，依托辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。檔案信息化的意義關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)采集真實、管理更加規(guī)范，同時可以有效節(jié)約成本減少風(fēng)險。

要切實做到讓黨放心,讓人民滿意,就應(yīng)該自覺增強責(zé)任意識和憂患意識,堅持高標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)要求,在其位,謀其政,勤奮敬業(yè),不負(fù)重托,不辱使命,爭創(chuàng)一流的工作業(yè)績,提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)

第五篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認(rèn)識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術(shù)的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴(yán)守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項政治性、服務(wù)性很強的工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標(biāo)識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期