第一篇：電子檔案的科學管理模式和發展戰略

電子檔案的科學管理模式和發展戰略

電子檔案的長久保管、有效利用正在成為國家檔案工作的重要組成部分。在新形勢下我們的目標是：管好新型檔案文件，以備現在和將來利用。

從管理方向、管理方式、管理功能等不同角度可以有不同區分。我們所指的新一代檔案館主要表現在管理對象的數字化和管理手段的自動化，開創了檔案館事業的新時代。

開幕致辭結束后，研討會進入主題報告階段，首先由布勞因館長作題為“檔案館數字化轉型中戰略伙伴的重要性”主題報告。報告首先對美國密歇根大學的歷史進行介紹，對比了紙質檔案與電子檔案，接著指出我們將面臨電子檔案帶來的各種挑戰，如何把一個圍繞紙質檔案轉圈的檔案工作向數字化轉型將是我面臨的最大挑戰，因此我們需要重新思考圖書館在密歇根大學的定位，必須以非常嚴肅的方式與密歇根大學的其他活動結合起來。圖書館的員工們必須重新思考檔案工作的真諦和目的。同時，在迎接新技術帶來的挑戰的同時，圖書館必須重視和強化自己的首要職責，即長期保護密歇根大學的歷史文件。這就要求我們在檔案格式從紙質向數字化轉化時，明確并保持文件保管在性質和內容上的某些連續性。

其后，美國密歇根大學本特利歷史圖書館館長助理南希?露絲?巴特萊特作題為“變化給選擇型文化帶來的挑戰：調整并增強大學檔案館的作用”主題報告。報告指出，技術、組織機構、觀念都會對新一代檔案館造成重大影響。她尤為重視文件保管的連續性，并強調紙質檔案和電子檔案保管觀念上的對接。電子檔案面臨集成化與多樣化的挑戰，因此我們要明確檔案館的需求，設立專門委員會，建立更強有力的政策，實施具有戰略意義的項目，唯有如此，方能達到成功。

中國人民大學信息資源管理學院張斌副院長代表學院作題為“面向新一代檔案館：信息時代檔案教育的使命與改革”主題報告。報告指出，信息時代，新一代檔案館需要怎樣的檔案工作者，是我們必須要回答的問題。通過比較中、俄、英、日等國對檔案工作者的要求，我們可以得出新時代檔案教育工作的使命：

1、培養掌握檔案專業知識和技能的，兼具歷史和技術背景的知識管理者；

2、推動檔案學研究，構建以電子文件管理為核心的信息時代檔案學新體系；

3、加強理論與實踐的聯系，為新一代檔案館發展提供智力支持和知識服務。報告還以中國人民大學信息資源管理學院為例，向與會來賓介紹了我院檔案教育的改革實例，展示了我院已取得的一些優秀成果。

茶歇過后，美國密歇根大學協理副校長兼首席信息官勞拉?麥凱恩?帕特森作題為“新一代：密歇根大學未來信息技術和技術服務發展戰略規劃”主題報告。報告指出，技術不僅僅帶來了管理上的變革，而且還促使我們積極應對這種變革。以往密歇根大學的各個分院自主決定規范框架，導致了管理上的一些問題，因此，經過19個分院同意，新一代統一的技術平臺正在構建起來，目的在于應對社會環境的變化，建立嚴謹的檔案管理系統，統一管理框架，整合數字資源，為新一代檔案館管理做好充分準備。同時，在構建這一平臺時，必須滿足安全、保密上的要求，但也要積極與外界溝通，達到分布式管理向資源共享的轉變，還要努力應對數據遷移所帶來的挑戰。

隨后，北京市政府外事辦公室信息中心主任姜偉為大家作題為“數字時代的可視化知識發現”主題報告。報告指出，信息時代，信息的增速遠超過知識的增速，視覺思維的作用越來越大，傳統文本視覺的形式面臨突破。知識發現和可視化結合使用，使我們便于利用計算機的計算能力和人類的思維能力，催生高效復雜的數據處理和模式識別并有助于啟發思考、驗證直覺、理解模式、發現差異、識別游離點，進而加速知識創新。報告通過維基百科和UDC的分類對比、美國總統就職典禮演講分析、參考消息的可視化知識發現這三個案例來說明可視化的優點，并提出：可視化的電子文件面臨歷史機遇，現有的側重真實性保障的電子文件元數據標準完全可以借鑒并吸收schema.org的組織架構和語義詞表的優點，為電子

文件可視化奠定基礎。

上午報告結束后，與會人員進行了熱烈的討論。例如，遼寧大學丁海濱老師對密歇根大學搜集大量電子郵件的行為很感興趣，中國人民大學信息資源管理學院安小米教授就國際化標準相關問題與美國專家進行了交流，馬林青老師就檔案管理部門與文件形成部門的合作問題與各位專家進行了探討，索傳軍老師對電子文件的可視化很感興趣，與姜主任進行了深入交流。

下午的研討會由國家檔案局外事辦主任吳宏達先生主持。美國密歇根大學本特利歷史圖書館數字保管部首席檔案員南希?德羅梅迪因故未能出席，由南希?露絲?巴特萊特代為作題為“新一代檔案館——密歇根大學本特利歷史圖書館的數字保管”主題報告。報告指出，隨著一系列新型溝通方式的出現，如Facebook、Twitter、UTube等的興起，新一代檔案館面臨新的挑戰，檔案工作者應積極應對這些挑戰，尤其是對電子郵件和網站信息的管理，因此，本特利歷史圖書館于2011年4月創建了數字保管處，其職能就是在文件生命周期中維護、保存和挖掘數字信息的價值。同時，報告指出本特利歷史圖書館需要可信賴的數字保管系統，采用開放檔案信息系統概念模型，以及ISO 14721:2003標準，對電子檔案進行保管。這是一種可信賴的數字保管系統，文件形成者的訪問權限需要獲得該系統的許可。該系統還對組織、技術和保管對象提供了政策框架，以達到規范化管理的目的。

隨后，重慶大學檔案館館長助理喻玲作題為“乘風破浪把機遇，善謀思變顯成效——重慶大學數字檔案館建設實踐與構想”主題報告。報告對重慶大學檔案館館情以及數字檔案館建設工程進行了介紹，對該工程的目標、實施步驟、建設框架進行了梳理。從報告中可以看到，重慶大學數字檔案館建設成效顯著，具體表現在基礎環境大為改善，檔案管理方式、立卷歸檔方式發生深刻變革，并實現了OA系統電子文件的文檔一體化管理及檔案基本業務管理的信息化和服務利用的網絡化、多元化，人事檔案實現條碼管理、智能化控制，檔案安全保管也達到智能化控制要求。基本建立了較為完善的數字檔案資源體系、數字檔案館安全體系和檔案開發、服務利用體系。今后，重慶大學檔案館將繼續走“一個平臺，三個體系”的內涵發展的道路。

麥當勞公司高級檔案經理邁克爾?布林頓作題為“秘方——企業檔案館的信息技術”主題報告。報告指出，過去麥當勞由于在檔案管理方面投入經費較少，導致企業營銷過程中遇到法律侵權行為時缺乏憑證。因此，麥當勞金色檔案館應成為麥當勞公司的歷史資產的集中信息與研究中心。其檔案所保存及提供的信息為保持麥當勞品牌的凝聚力和支持其現在和將來的商業活動都起到了重要作用。美國的企業檔案與電子文件保管正面臨前所未有的挑戰，但也為檔案工作者帶來了機遇。正如理查德?寇克斯（Richard J.Cox）所說的那樣，檔案工作者需要成為系統設計團隊的一部分，并與企業法律顧問以及其他管理者合作來促進文件管理的發展，以期實現企業的持續價值。報告以兩個成功案例呼吁企業在新時期應加大對檔案管理，尤其是電子檔案管理的投入。目前許多企業檔案館正在開始應用電子文件保護的“秘密配方”，即提升重視、增強責任、增加人員編制并提高預算。

其后，國家檔案局經濟科技檔案業務指導司副司長王嵐作題為“資產概念的引入及其對 中國企業檔案工作的影響”主題報告。報告指出，檔案信息的資產價值觀的建立、全球化與企業法規遵從的要求以及信息技術發展帶來的深刻影響是影響企業檔案工作的三個主要因素。王司長特別強調了觀念的價值和力量，指出領導、技術人員、業務人員必須重視檔案部門的需求，檔案部門才能對其提供好的服務。同時，檔案部門也應主動參與到前端電子文件的管理活動中去。報告還詳細介紹了一些企業檔案工作規范，以期為企業檔案工作者提供借鑒。

主題報告階段結束后，會議進入討論階段。下午的討論比上午更為熱烈，涉及的問題有電子文件長久保存概念的爭議、檔案管理人員職責的具體變化、企業文檔一體化系統的可行

性、檔案信息網絡化、最優保管介質等等。信息資源管理學院的同學也積極參與到討論中來，如2011級檔案學碩士研究生周文泓同學就電子文件的法律地位與真實性保障問題與美國專家進行了探討。

會議閉幕式上，王健教授為大家奉上一段與開幕式呼應、精心制作的視頻，差不多每一位與會者都能在視頻中找到自己的身影。在與大家共同回顧這一天來整個會議的豐碩成果的同時，她再次代表中國人民大學信息資源管理學院對這次會議的巨大成功表示祝賀，對這次會議的演講嘉賓，尤其是國際友人表示衷心的感謝。并感謝所有與會者，感謝為此次會議的成功舉辦提供辛勤周到服務的學生志愿者。

本次研討會得到了各方面較好的反響，美國專家在接受采訪時說：“此次會議舉辦得相當成功！從開始到結束都很吸引眼球，使我們留下了深刻的印象。在此次會議中，中美雙方深入探討了很多重要的學術問題，為進一步開展合作研究提供了重要借鑒。同時，我們也對學院師生的熱情參與留下了深刻的印象。”

數字時代，我們需要廣泛的國際合作與密切的國際交流。正如布勞因館長在演講時所提到的那樣：“雖然我們現在面臨很多挑戰和問題，一時沒有完善的解決方案，但是我相信通過努力與合作，也許兩年以后我們便能找到更好的方法去解決這些問題。”

第二篇：檔案管理模式

學校檔案管理模式報告

一個學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能樹立學校自身形象和體現學校的價值，促進學校的各項管理。學校檔案是學校直接記述和反映學校活動，保存備查和各種學校文 件材料的總稱。它一方面記述了學校樹立自我形象和價值觀建設的過程，為新時期學校建設提供借鑒和依據；另一方面，也是學校自我形象和價值觀建設工作的重要 組成部分。它是凝聚學校內部各種力量的“粘結劑”，它是促進學校內部管理的“助推力”，它為學校教育教學工作的發展帶來勃勃的生機和活力。現將我校檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

我校從1989年建立檔案室，1990年初建綜合檔案室，年底經縣檔案局和縣教委考核認定為縣級達標檔案室。1997年經過市檔案局驗收合格，認定為市二級檔案室，2001年檔案管理升省二級，2005年省一級。學校現有68平方米的庫房、辦公室和閱覽室。設有檔案櫥14只，能容納15年形成的各類檔案，配備了電腦、空調、去濕機、滅火機、溫濕度機和防磁柜，并安裝防盜門，四周無危及檔案的隱患。檔案室內溫濕度符合要求，二、領導重視、加強知道，提高檔案工作重要性的認識

加強檔案工作，開展學校檔案綜合管理和上等級工作是實施《檔案法》的重要內容之一。為了使這項工作領導（鑒定）小組，由校長親自兼任領導小組組長，由校辦主任具體負責統一組織實施，為檔案綜合管理提供了有力的組織保證。第二我們組織有關人員學習《檔案法》、《實施辦法》和上級對有關檔案工作的指示，又認真學習檔案管理的文件，促進對檔案管理重要意義的認識，從而為加強檔案綜合管理奠定了堅實的思想基礎。為了提高全體教職工對檔案工作的認識，在全體教職工會議上進行宣傳教育，并且開展“檔案宣傳周”活動，并建立檔案咨詢室，提供有關人員咨詢。

三、落實經費，改善檔案硬件設施

校領導重視檔案室硬件設施，根據綜合檔案室的實際需要，把原檔案室從60平方米擴大到172平方米，分成庫房室、閱覽室、辦公室和校史陳列室。備足檔案櫥14幢，保證文書、教學、會計、基建、設備、聲像、實物等檔案實行集中管理。同時配備了電腦、去濕機、防磁柜、溫濕度機、空調、滅火機等設備，改善了檔案的保管條件，重新裝修校史陳列室，室內建校至2005年學校發展史圖片資料和校園模型已經榮譽實物等，供人們參觀。近期又投入5萬元，用語檔案室硬件設施的添置。

四、落實人員，責任到人，健全檔案管理網絡

為了使檔案工作順利展開，綜合單干配備了政治素質較好的專職檔案員和兼職檔案員。全校各處室，各職能部門設立檔案工作網絡，分19個類別，收集和整理本部門檔案工作，分工細致，責任到人，與考績掛鉤。從而確保各種檔案材料及時、完整、準確歸檔，并及時有效地反饋檔案管理和提供利用的各種信息，從整體上提高檔案的綜合管理水平。

五、健全制度、規范檔案管理

建立健全的檔案管理規章制度，促使檔案管理逐步達到工作標準化、規范化、制度化，是開展檔案工作必不可少的基礎。根據有關規定，結合我校實際，制訂了《學校各類檔案管理制度》、《學校檔案歸檔范圍及保管期限規定》、《學校檔案管理暫行規定》、《學校歸檔文件整理辦法（試行）》等檔案管理制度以及檔案分類方案、編號辦法、保管期限等規章制度，使檔案工作有章可循、井然有序、職責明確，提高了檔案工作的質量和效率。

六、注重平時的監督指導，抓好檔案業務建設

為了使檔案能夠及時準確的收集和歸檔，我們加強了對檔案工作平時的監督和指導，并要求各職能部門，互相協作，互相配合，認真地作好檔案的各項工作，使其符合檔案管理要求。例如：為了搞好文書檔案，學校嚴格規定，按收文、發文程序辦理，直到辦畢文卷，形成檔案止，要求業務人員牢記“準確、及時、安全、簡便”和集中統一要求；教學檔案是學校檔案的重要組成部分，能為教學目標管理以及學生學歷等提供已經，為此我們對教學當那的收集特別是教師的教研活動，政教活動等內容，加強收集力度，確保教學檔案的完整性。

七、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據檔案綜合管理的有關要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業職稱評聘專題目錄，表彰先進專題目錄及科檔目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。學校綜合檔案室編有學校《全宗介紹》、《校志》、《大事記》、《年鑒》、《組織機構沿革》、《基礎數字匯編》、《教科研課題匯編》等多種參考資料。

八、重視檔案的開發利用

學校建立了檔案借閱記錄，效果反饋記錄。學校檔案室能主動為學校領導、各部門及教職工提供信息。當學校領導要研究處理問題時，檔案室能提供上級有關規定和學校當時會議記錄，使問題得到及時解決；在爭創國家級重點職高時，爭創領導小組成員調閱了歷年大量檔案材料及基礎數據；在重新裝修校史陳列室時，依靠檔案材料中的照片檔案及悠遠資料，使陳列室的內容充實準確；在籌備校慶活動編寫校志有關材料時，借助于學校檔案使校慶資料順利而真實地編匯；在總結后備軍人學校調研課題時，依靠檔案室所庫藏的材料得到借鑒。又如歷年畢業生畢業政見遺失或學生參軍時需要簽發政審意見，就依據檔案給予辦理。

學校檔案工作是維護學校歷史面貌的一項重要事業。只有管好學校檔案，才能為學校留下一份良好的記錄，學校自身形象和價值觀建設的工作才能源遠流長。新的時代 賦予檔案工作新的要求。我們將不斷強化學校檔案工作，加強學校檔案的基礎工作，拓展學校檔案

工作的內容。把我校檔案室建成學校的文化基地，充分利用檔案參 與學校教職員工的文化生活，積極參與學校自身形象和價值觀建設，促進學校各項管理，使學校真正成為社會主義精神文明建設的搖籃。

自述背景：

我從1998年至今擔任學校的檔案管理工作。本報告制定于2010年10月。我校從1989年建立檔案室，1990年初建綜合檔案室，年底經縣檔案局和縣教委考核認定為縣級達標檔案室。1997年經過市檔案局驗收合格，認定為市二級檔案室，2001年檔案管理升省二級，2005年省一級。學校現有68平方米的庫房、辦公室和閱覽室。設有檔案櫥14只，能容納15年形成的各類檔案，配備了電腦、空調、去濕機、滅火機、溫濕度機和防磁柜，并安裝防盜門，四周無危及檔案的隱患。一個學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能樹立學校自身形象和體現學校的價值，促進學校的各項管理。學校檔案是學校直接記述和反映學校活動，保存備查和各種學校文 件材料的總稱。它記述了學校樹立自我形象和價值觀建設的過程，為新時期學校建設提供借鑒和依據。

證人證詞：

關于檔案管理模式的報告符合學校的實際情況，句句屬實。經過相關專業人員仔細分析，報告對我校的現狀分析十分到位，方法和方式具體可行。此方案不僅對學校目前的現狀做了仔細分析，并且對學校今后的發展做了詳細規劃，具有一定的預見性和前瞻性。我深信此報告一定會對學校檔案的管理有很大的幫助。

第三篇：檔案管理模式報告

國家職業資格二級秘書業績評估材料檔案管理模式

重慶長江水運股份有限公司

關于檔案管理模式的報告

公司：

公司上市后，因兼并重組四川省輪船公司、重慶紡織品批發公司、重慶船廠三家傳統國有企業，公司檔案管理工作面臨制度不健全、機構設置不合理、設備老化、設施短缺等不利局面，檔案管理及有效利用工作嚴重滯后，影響了公司的生產經營，阻礙了公司發展的步伐。為適應公司發展規劃，使檔案管理工作更好地為生產經營服務，現將公司檔案管理模式報告如下：

一、公司基本情況

公司成立于1948年，1993年改制為股份有限公司，2001年獲準公開發行股票上市，是全國內河客、貨運及旅游運輸首家上市公司，總資產140000萬元，凈資產57000萬元，員工3000多人，下轄10家控股子公司和4家參股子公司，旗下擁有由10艘“長江觀光”系列游船組成的長江三峽旅游大型一流船隊，是重慶市水上客運旅游運輸骨干企業。

二、公司檔案管理工作現狀

公司從1948年成立伊始，即建立了文書檔案室，1989年設置了檔案室，1993年起至今連年被四川省、重慶市檔案局評為檔案管理省級先進單位。目前共有庫藏檔案11694卷，其中文書

1檔案1073卷、科技檔案125卷、會計檔案8339卷、干部職工檔案2000卷、聲像檔案47卷、榮譽檔案110卷。

公司檔案機構設置為分立型檔案工作機構。黨、團、行政設有文書檔案室，設備、科技部設有科技檔案室，計財部設有會計檔案室，人力資源部設有人事檔案室，由各個部門分管副總經理直接領導。

三、檔案管理模式的設置

目前，公司分立型檔案工作機構，存在著公司內部設置了若干個不相統屬、各司其職的檔案室，各檔案室的領導關系各不相同，缺乏業務上的聯系，且檔案工作內容單一，涉及的檔案類型不多，利用率不高等缺點。隨著企業的不斷壯大，分立型檔案工作機構已不能適應公司發展及檔案工作的需要，暴露出檔案材料歸屬不清，難以提供綜合性信息，查找不方便，不便于統籌管理，管理成本高等問題。

為解決目前檔案管理存在的儲多問題，公司擬設置綜合型檔案工作機構，將公司的全部檔案統一歸口負責管理。

（一）綜合型檔案工作機構有利于組織機構的穩定。實行檔案綜合管理后，有的檔案室成了內部直屬單位，其穩定性增強，受內部機構改革的沖擊減弱，在一定程度上保證了檔案工作的持續、穩定、健康發展，對外聯系更加便利、有效、密切。

（二）綜合型檔案工作機構有利于檔案工作職能的穩定發揮。實行檔案綜合管理后，綜合檔案室歸口統一管理公司檔案工

作的所有事務，其業務管理和行政管理雙重職能的行使及相關的編制、經費等問題得到落實。

（三）綜合型檔案工作機構有利于檔案工作所需人力、物力、財力的保障。實行檔案統一管理后，檔案工作所需的人力、物力、財力可以得到進一步的保證，節約管理成本。

（四）綜合型檔案工作機構有利于檔案工作業務的開展。實行檔案綜合管理后，統一了各類檔案的業務管理制度和要求，使管理更規范，保管更安全，查找更便捷，利用更有效。

四、檔案管理機構的設置

設立綜合檔案室，配備具有檔案管理專業職稱、業務素質較好的工作人員3名，由分管辦公室工作的副總經理直接領導，辦公室主任負責日常管理事務。

五、檔案管理方法

（一）建立健全檔案管理制度。針對公司兼并三家國有傳統企業給檔案管理工作帶來的結構復雜、涉及面廣、管理難度大等現狀，根據國家《檔案法》的要求，按照集中統一管理原則，結合公司實際，制定《公司檔案管理辦法》、《檔案歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責任制》，對檔案管理制度進行修訂和完善，以適應企業改革和公司經營體制的發展要求，從而使檔案管理工作逐步走上制度化、標準化、規范化的軌道。

（二）增添設備設施，實現自動化管理。隨著現代信息技術的高速發展對檔案管理工作提出了更新、更高的要求，公司的檔案管理硬件設施已不能滿足當今信息發展的需要。因此，檔案管理工作需增添計算機、打印機、檔案管理專業軟件、專用庫房、空調、檔案專用柜等設施設備，組織檔案人員參加業務培訓，訂閱專業檔案書籍、報刊，適應新時期檔案管理工作的要求，切實保證公司電子政務、辦公自動化工作的順利進行。

（三）隨著公司經營體制的轉變和改革的進一步深化，公司所屬分公司、控股子公司及參股子公司日益增多，各分公司、控股子公司及參股子公司的檔案管理工作與公司檔案管理出現管理漏洞與沖突。公司制定分公司、控股子公司及參股子公司檔案管理辦法，要求各分公司、控、參股子公司必須配備專兼職檔案人員，負責對本單位的綜合檔案進行收集、整理、歸檔，分別編制檔案目錄并報公司備案，同時，公司應加強對分公司、控、參股公司檔案工作的指導、檢查和監督，各分公司、控股公司的檔案在本單位保管兩年后交公司綜合檔案室，以保證公司檔案的完整性、連續性。

六、檔案管理模式的形成過程

2004年5月27日，公司分管理辦公室副總經理黎明召集辦公室主任、檔案人員、文秘人員、各分公司、控、參股公司負責人在公司一會議室召開專門會議，對公目前的檔案工作提出要求，并明確指出：隨著企業改革的不斷深入和公司規模的不斷壯大，檔案管理工作嚴重影響公司的發展，改進檔案管理工作刻不

容緩。

會后，辦公室根據會議精神，以《檔案法》為準繩，以規范化、制度化、標準化為目的，以符合公司發展要求、保證檔案完整、安全便于使用查閱、節約檔案管理成本為原則，學習借鑒其他兄弟單位的檔案管理先進方法，總結歷史經驗，召集各單位檔案人員集思廣益，擬定了《關于檔案管理模式的報告》。

以上報告，請審閱。

二○○四年六月十日

第四篇：檔案管理模式報告

檔案管理模式報告

為確保我縣檔案管理模式改革工作順利進行，根據省委辦公廳、省政府辦公廳《關于印發<安徽省檔案管理模式改革實施方案>的通知》(皖辦發[2006]2號)文件精神，結合我縣實際，特制定本實施方案。

一、指導思想

以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹黨的十六大和十六屆五中全會精神，堅持以科學發展觀統領檔案工作全局，按照檔案工作全面融入、主動服務第一要務的原則和“四變”思路，整合檔案信息資源，創新檔案服務機制，破除經費國家投入、資源部門分割、難以服務社會的舊模式，建立起國家檔案資源集中統一管理、開展“一站式”服務的新模式，促進我縣檔案事業與經濟社會協調發展。

二、工作目標和主要任務

檔案管理模式改革的工作目標是，用2年的時間，在全縣范圍內建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的國家檔案資源管理利用新模式，實現檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化，進一步增強檔案部門對國家檔案資源的監督管理職能和公共服務能力，開發和實現檔案資源的最大效益，為我縣經濟建設、政治建設、文化建設和社會建設提供更好更快的服務。其主要任務是：

1、整合資源，創新模式。全縣所有經濟、政治、科技、文化等領域的檔案資源都屬于此次檔案資源整合范圍。通過對國家檔案資源歸屬和流向的調整、檔案工作機構的歸并等多種措施，進一步理順檔案行政管理部門與主管部門在專業檔案工作中的關系，建立以檔案行政管理部門為主體、各主管部門配合的國家檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為國家綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置國家檔案資源。按照重點發展國家綜合檔案館的原則，專業檔案資源規范整理后按規定移交縣檔案館。縣檔案館做好進館檔案質量驗收工作，及時接收。

2、建章立制，規范管理。加強制度建設，制定并發布有關專業檔案管理制度，明確檔案部門與各主管部門在專業檔案形成、流轉和管理工作中的關系與職責，建立流轉新機制，確保各類專業檔案及時、順利、完整地移交到縣檔案館。加強縣檔案館內部管理，建立健全各項規章制度，提高人員素質，發揮檔案專業管理優勢，實現業務建設標準化，為綜合開發檔案信息資源打好基礎。

3、科技興檔，強化服務。采用現代科學技術手段，建立館藏檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。改進服務方式，實現信息共享，全面提升縣檔案館現代化管理水平和整體服務能力。圍繞縣委、政府中心工作和人民群眾利

用需求，加大綜合開發力度，實行“一站式”服務，努力實現檔案資源的最大效益。

三、實施時間和方法步驟

全縣檔案管理模式改革工作實施時間從2007年初開始，2008年底結束。分三個階段進行：

第一階段是調查研究、制定方案階段，時間為2007年1-3月。一是開展調查研究，擬訂實施方案（草案），報送省、市檔案局審核和縣委、縣政府批準。二是建立組織，落實責任。三是做好整合檔案的接收準備。

第二階段是分類指導、實施整合階段，時間為2007年5月-2008年6月。對分散在各部門的專業檔案進行實體整合，分兩批進行：第一批實施單位為縣建委、國土資源局、交通局、水務局、林業局、民政局和財政局等7個單位，完成時間從2007年5月至12月底；其余單位列為第二批實施單位，在2008年6月底前全部完成。實體整合的方法是，按照建立以檔案行政管理部門為主體、各主管部門相配合的國家檔案資源建設監管體制的要求，參照專業檔案管理的相關規定，由縣檔案局分別與各主管部門聯合制發各專業檔案收集、整理、移交的具體規定，明確各自的職責，建立專業檔案有序流轉的正常機制。在此基礎上，由縣檔案局派人指導，主管部門組織人員對專業檔案進行規范整理，按規定及時將專業檔案移交縣檔案館集中統一管理。針對部分單位專業檔

案較多，缺乏檔案專業人員，來不及規范整理的問題，可以采取檔案局聘用人員代為整理，所需費用由各單位自理。

第三階段是完善整合、鞏固提高階段，時間為2008年7-12月。一是組織檔案管理模式改革的自查工作，制定和落實整改措施，鞏固改革成效。二是打造檔案信息利用的平臺，建設檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫，開通檔案信息網站，為黨政機關和社會公眾提供快捷、高效的檔案信息利用服務，實現檔案信息資源社會共享。

四、工作要求

1、提高思想認識，精心組織實施。全縣各級各部門要充分認識開展檔案管理模式改革的重要性和緊迫性，進一步增強責任感和使命感，切實把檔案管理模式改革擺上重要工作日程，加強領導，精心組織，確保檔案管理模式改革任務順利完成。

2、加強組織領導，密切協調配合。成立縣檔案管理模式改革領導小組，負責全縣檔案管理模式改革工作的組織領導和協調指導，具體工作由縣檔案局負責辦理。各專業檔案主管部門的主要負責同志要負總責，自覺服從改革，支持改革，確定專人抓這項工作，積極完成改革任務。

3、做好輿論宣傳，加強督促檢查。要大力宣傳檔案管理模式改革的重要性和必要性，增強全社會檔案改革意識，營造良好的改革氛圍。為確保改革的扎實推進，由縣委

督查室、縣政府督辦室和縣檔案局聯合對全縣檔案管理模式改革工作進行定期督查，督查情況及時上報縣委、縣政府，并編發督查通報。

第五篇：電子檔案管理辦法

邑等檔案室實行電子化管理實施方案

數字檔案室

指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。文檔一體化原則

各單位應堅持文檔一體化原則，規劃建設本單位的數字檔案室，實現辦公信息的順暢交流。

統籌規劃原則

數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統籌規劃建設。

確保安全原則

各位教師應健全各種設施，加強管理，確保檔案數據的安全。

網絡建設

1檔案數據網建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據國家有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，禁止接入因特網。2接入單位辦公網和業務網

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網與當地政務網互聯、業務網系統內互聯的，應采取相應措施，確保檔案數據安全。3數據交換

數據網與辦公網、業務網的數據交換采用移動硬盤等介質實現。

軟件系統建設

1應選擇技術成熟、前瞻性好、后期維護有保障的操作系統和數據庫管理系統，構建檔案室基礎管理平臺。選擇適宜的操作系統。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統。選擇適宜的數據庫管理系統。目錄數據推薦采用關系型數據庫存儲管理，其他數據可根據需要選用相應的數據庫存儲管理。應根據數字檔案室設計要求開發電子文件歸檔管理系統、數字檔案室管理系統、檔案進館和報送管理系統、檔案查詢利用系統等，構建符合本單位實際、功能齊全、運行穩定、數據安全的檔案管理應用平臺。5 電子文件歸檔管理系統

是單位辦公自動化系統的組成部分，應按照GB/T 18894和有關電子文件歸檔管理的規定設計開發，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。6 數字檔案室管理系統

應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業務工作的管理系統。主要應包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、庫房管理等功能。7 檔案進館和報送管理系統

按照網絡環境下館室一體化業務建設的模式，按照國家規定的檔案數據及其目錄數據格式要求，整理應進館的檔案、資料及現行文件，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。8 檔案查詢利用系統

在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。電子文件歸檔管理系統和檔案查詢利用系統是單位辦公自動化系統的子系統，應與辦公自動化系統實現無縫連接。數字檔案室一般應基于中間件技術，將業務規則邏輯與后臺數據存儲處理和前臺展現程序進行分離，構架數據庫服務器處理數據，應用服務器處理具體業務邏輯，客戶端負責和用戶交互的三層體系開發應用平臺。

數據庫建設

1數據庫種類

檔案室應建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫，集中存儲管理數字檔案數據信息。2 檔案資料目錄數據庫

室藏檔案應按照DA/T18和DB37/T53的規定設計著錄項目，建立檔案案卷級、文件級目錄數據庫。

室藏資料應按照GB3792.1和GB3792.2的規定設計著錄項目，建立資料目錄數據庫。3 電子檔案數據庫

根據GB/T18894和國家及省制發的電子文件管理規定組織建立電子檔案數據庫。檔案數據量大、種類豐富的單位可以區分類型建立數據庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數據。電子檔案數據應與其目錄數據進行有效掛接。4 數據采集和加工 檔案資料目錄數據的采集

按照DA/T18和DB37/T536的規定采集檔案目錄數據。按照GB3792.1和GB3792.2的規定采集圖書資料目錄數據。5 電子檔案數據的采集 6 電子文件收集歸檔

單位應按照國家及省有關電子文件歸檔管理的規定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責任體系，采取相應的技術手段和管理措施，逐步實現電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。

歸檔文本型電子文件推薦采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG2或AVI格式。7 檔案數字化加工

檔案室應有計劃地采用成熟的數字化技術對室藏非電子檔案進行數字化加工。紙質檔案按照DA/T31的規定進行數字化加工。

照片檔案采用掃描方式進行數字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學分辨率應不低于600dpi；掃描后的照片應保存為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應為100%。

錄音帶數字化時應選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數字化后存儲格式應為WAV或MP3。

錄像帶數字化時數據傳輸率應不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲標準。

數據管理與維護 應指定專人負責檔案數據的維護與管理。2 數據入庫

電子檔案及其目錄數據應進行齊全性、準確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認達到相應技術要求后，經檔案部門負責人簽字同意后，才能入庫保管。3 數據修改

入庫后的檔案數據一般不能修改。入庫數據確有錯誤，應形成書面報告，按相關制度的程序規定批準后方能修改。.4數據備份

檔案及目錄數據至少應制作三套備份，脫機分開保管，一套異地保存。并定期進行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數據刪除

入庫數據不能隨意刪除。經價值鑒定確無保存價值的檔案數據，按相關制度的程序規定審批同意后，按要求刪除數據。刪除數據應形成紙質記錄存檔。

查詢利用 單位辦公自動化系統應設置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。檔案室應利用本單位辦公網實現非涉密檔案在線查詢利用；利用電子郵件或其他通訊方式實現非在線查詢利用。3 涉密檔案不能上網利用。應建立完善的網上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進行全程監督。編制提供本單位基礎數字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網絡提供檔案信息服務。

安全管理

1物理安全

檔案室應配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件；采用溫濕度自動控制系統，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設置門控系統、監控報警系統，配備磁帶備份系統、光盤刻錄系統、斷電保護UPS系統等外圍輔助設備，健全環境安全和介質安全等功能，確保網絡設備、設施、介質和信息的物理安全。電子檔案庫房應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應建造標準的電子檔案庫房。2數據安全

檔案室應健全系統備份、容災恢復和電磁兼容等功能，配備防火墻、入侵檢測等相應技術設備，建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗、入侵檢測

等技術手段和管理方法確保檔案數據得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網絡數據遭到破壞、更改、泄露，杜絕網絡系統上的信息丟失、篡改、失泄密、系統破壞等事故發生。3 計算機病毒防治

采用國家有關主管部門審驗通過的查毒、殺毒軟件，實時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。4 網絡入侵防護

采用通過國家鑒定的防火墻設備構建網絡防護體系，并通過網絡入侵檢測設備，對網絡可疑訪問進行記錄、跟蹤，與防火墻及網絡交換機聯動，阻止非法訪問，保護網絡系統和應用系統的安全。5系統漏洞掃描防護

通過系統漏洞掃描系統，主動查找網絡中存在的各種漏洞，及時采取相應的補救措施，避免可能引起的破壞。6 身份鑒別

采用各種有效措施對通過網絡進行在線移交、信息檢索等活動進行身份鑒別，保證用戶身份的合法性。7訪問控制

通過網絡硬件設備和軟件組合功能對用戶進行操作權的限制，包括功能權限制和數據權限制，主要防范用戶的越權訪問。8 信息加密

包括傳輸加密和存儲加密。網絡設備應支持相應的加密協議。9安全審計

利用數據庫、操作系統、安全保密產品和應用軟件的審計功能進行安全審計、評估。10 保密管理

應根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關保密規定切實做好保密管理。

制度建設 電子文件歸檔制度

明確電子文件歸檔范圍、責任、格式、程序、方法、時限和質量要求等。

2檔案數字化規程

明確規定本單位各種門類、載體檔案進行數字化的具體要求。檔案安全保密制度

明確規定電子檔案安全管理職責要求和措施方法，網上利用權限的劃分標準，以及檔案閱讀使用范圍。檔案數據網上查詢利用制度

明確規定網上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數據管理維護制度

明確規定檔案數據入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。6 電子檔案鑒定銷毀制度

明確規定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術要求。7 檔案數據網和信息設備維護使用制度

明確規定檔案數據網操作管理要求和程序方法，規定計算機等信息設備維護使用要求。

施工、監理與驗收 數字檔案室應根據國家有關規定，由具有信息系統工程施工資質的公司進行施工，并聘請具有信息系統工程監理資質的監理公司進行全程監理。檔案管理軟件系統和數據安全管理，均應通過省檔案局專業驗收。

邑等檔案室實行電子化管理實施方案

邑等完小