第一篇：電子檔案管理制度

電子檔案管理制度

一、為了加強(qiáng)公司電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特作如下規(guī)定：

二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1、電子文件是公司開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中，由各辦公室和檔案部門負(fù)責(zé)。

2、電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔按室要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計算機(jī)系統(tǒng)地使用技能，組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具，積極主動提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。

三、電子文件地歸檔方式

1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)本公司工作實(shí)際，強(qiáng)調(diào)物理歸檔。

2、各部門根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件

中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類（信息類和環(huán)境類）組盤。填寫必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號。

3、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：

序號、提名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。

四、電子文件的移交與保管

1、電子文件在每年六月份前將上年度的應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚、移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

2、公司檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

3、入庫的電子檔案，每兩年要機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

4、隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

5、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。

五、電子文件的提供和利用

1、封存的電子檔案不甘落后外借，利用時使用復(fù)制體，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2、銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊，鑒銷人、銷毀人簽名蓋章。

第二篇：電子檔案管理制度

電子檔案管理制度

為了加強(qiáng)中隊(duì)電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和 有效開發(fā)利用，更好地為中隊(duì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本隊(duì)實(shí)際，特作如下規(guī)定：

一、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1． 電子文件是開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中

2．電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3．電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

二、電子文件的歸檔方式

1． 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)本隊(duì)工作實(shí)際，現(xiàn)強(qiáng)調(diào)物理歸檔。

2．根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類（信息類和環(huán)境類）組盤。填寫必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號。

3． 歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：

序號、題名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境 等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。

三、電子文件的移交與保管

1．入庫的電子檔案，每兩年要機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進(jìn)補(bǔ)救。２．隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

３．保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，四、電子文件的提供和利用

1．封存的電子檔案不外借，利用時使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防 范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2．銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊，監(jiān)銷人、銷毀人簽名蓋章。

第三篇：電子檔案存儲管理制度

電子檔案存儲管理制度

（試行）

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章，結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三條 本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術(shù)語解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個人在公務(wù)活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關(guān)電子文件存儲管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲

第五條 電子文件具有對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：

（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為XML或TXT格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

2、存儲時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、多媒體文件依賴的計算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲。

（七）數(shù)據(jù)庫文件

1、數(shù)據(jù)庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

2、對于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、超文本文件依賴的計算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存儲。

（九）計算機(jī)程序

1、計算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲。

2、計算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺說明應(yīng)一并存儲。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對數(shù)據(jù)來源進(jìn)行說明并一同存儲。

第六條 對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

第七條 在符合軟、硬件平臺條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計算機(jī)所識別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并存儲。

第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲。

第十一條 計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中設(shè)計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲。

第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用

（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。第十四條 對于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1、存儲載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。

第十六條 電子文件存儲時必須檢查病毒及其他危害計算機(jī)的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

第十七條 存儲電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。第十八條 電子檔案的有效性保證：

（一）隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲載體進(jìn)行復(fù)制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時應(yīng)對電子檔案進(jìn)行升級轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。

3、復(fù)制后舊版存儲載體應(yīng)至少保留四年。

（二）刻錄光盤時采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multisession recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。

（三）對磁性載體每2年、光盤每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補(bǔ)救。

（四）存儲在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。

（五）檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。

第四篇：電子檔案管理辦法

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案

數(shù)字檔案室

指以電子檔案為對象，以電子計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。文檔一體化原則

各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。

確保安全原則

各位教師應(yīng)健全各種設(shè)施，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)

檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)

檔案室應(yīng)配備專門的計算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。3數(shù)據(jù)交換

數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換采用移動硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)。

軟件系統(tǒng)建設(shè)

1應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺。選擇適宜的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。選擇適宜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲管理，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲管理。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館和報送管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺。5 電子文件歸檔管理系統(tǒng)

是單位辦公自動化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照GB/T 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。6 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、庫房管理等功能。7 檔案進(jìn)館和報送管理系統(tǒng)

按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。8 檔案查詢利用系統(tǒng)

在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢利用系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，應(yīng)與辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺數(shù)據(jù)存儲處理和前臺展現(xiàn)程序進(jìn)行分離，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理具體業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和用戶交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)

1數(shù)據(jù)庫種類

檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2 檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫

室藏檔案應(yīng)按照DA/T18和DB37/T53的規(guī)定設(shè)計著錄項(xiàng)目，建立檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。

室藏資料應(yīng)按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定設(shè)計著錄項(xiàng)目，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫。3 電子檔案數(shù)據(jù)庫

根據(jù)GB/T18894和國家及省制發(fā)的電子文件管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大、種類豐富的單位可以區(qū)分類型建立數(shù)據(jù)庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接。4 數(shù)據(jù)采集和加工 檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

按照DA/T18和DB37/T536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。5 電子檔案數(shù)據(jù)的采集 6 電子文件收集歸檔

單位應(yīng)按照國家及省有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責(zé)任體系，采取相應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。

歸檔文本型電子文件推薦采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG2或AVI格式。7 檔案數(shù)字化加工

檔案室應(yīng)有計劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案按照DA/T31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工。

照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保存為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。

錄音帶數(shù)字化時應(yīng)選用44.1kHz，16bit來進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAV或MP3。

錄像帶數(shù)字化時數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)據(jù)管理與維護(hù) 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理。2 數(shù)據(jù)入庫

電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。3 數(shù)據(jù)修改

入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯誤，應(yīng)形成書面報告，按相關(guān)制度的程序規(guī)定批準(zhǔn)后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份

檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機(jī)分開保管，一套異地保存。并定期進(jìn)行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數(shù)據(jù)刪除

入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)價值鑒定確無保存價值的檔案數(shù)據(jù)，按相關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按要求刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。

查詢利用 單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。檔案室應(yīng)利用本單位辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案在線查詢利用；利用電子郵件或其他通訊方式實(shí)現(xiàn)非在線查詢利用。3 涉密檔案不能上網(wǎng)利用。應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督。編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。

安全管理

1物理安全

檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件；采用溫濕度自動控制系統(tǒng)，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設(shè)置門控系統(tǒng)、監(jiān)控報警系統(tǒng)，配備磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)UPS系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫房。2數(shù)據(jù)安全

檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配備防火墻、入侵檢測等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗(yàn)、入侵檢測

等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。3 計算機(jī)病毒防治

采用國家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過的查毒、殺毒軟件，實(shí)時對服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。4 網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)

采用通過國家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測設(shè)備，對網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進(jìn)行記錄、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)聯(lián)動，阻止非法訪問，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)

通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng)，主動查找網(wǎng)絡(luò)中存在的各種漏洞，及時采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免可能引起的破壞。6 身份鑒別

采用各種有效措施對通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交、信息檢索等活動進(jìn)行身份鑒別，保證用戶身份的合法性。7訪問控制

通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，主要防范用戶的越權(quán)訪問。8 信息加密

包括傳輸加密和存儲加密。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持相應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計

利用數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計功能進(jìn)行安全審計、評估。10 保密管理

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定切實(shí)做好保密管理。

制度建設(shè) 電子文件歸檔制度

明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、方法、時限和質(zhì)量要求等。

2檔案數(shù)字化規(guī)程

明確規(guī)定本單位各種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求。檔案安全保密制度

明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求和措施方法，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案閱讀使用范圍。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度

明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。6 電子檔案鑒定銷毀制度

明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求。7 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理要求和程序方法，規(guī)定計算機(jī)等信息設(shè)備維護(hù)使用要求。

施工、監(jiān)理與驗(yàn)收 數(shù)字檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，由具有信息系統(tǒng)工程施工資質(zhì)的公司進(jìn)行施工，并聘請具有信息系統(tǒng)工程監(jiān)理資質(zhì)的監(jiān)理公司進(jìn)行全程監(jiān)理。檔案管理軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全管理，均應(yīng)通過省檔案局專業(yè)驗(yàn)收。

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案

邑等完小

第五篇：電子健康檔案

電子健康檔案概述

電子健康檔案中的個人健康信息包括基本信息、主要疾病和健康問題摘要、主要衛(wèi)生服務(wù)記錄等內(nèi)容。健康檔案信息主要來源于醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄、健康體檢記錄和疾病調(diào)查記錄，并將其進(jìn)行數(shù)字化存儲和管理。

2009年新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的五類電子健康檔案將會實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，它們分別是：個人基本健康信息檔案、疾病控制檔案、婦幼保健檔案、醫(yī)療服務(wù)檔案、社區(qū)衛(wèi)生檔案。此標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)行，使我國的個人健康檔案更加統(tǒng)一和規(guī)范化。統(tǒng)一電子健康檔案的建立，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的信息互聯(lián)互通，健康信息共享，切實(shí)解決群眾看病就醫(yī)問題。

電子信息能夠更方便更快速的融入醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的日常診療工作之中，一方錄入，多方使用，各種記錄的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、患者/常人、衛(wèi)生管理部門之間的信息共享。

電子健康檔案系統(tǒng)完全建立后，人們的健康信息將更簡單更快捷更安全的被計算機(jī)管理，減少了物理資源的消耗，擴(kuò)展了傳播途徑，提供了更系統(tǒng)的管理方式和查看方式，人們將更好的管理自己的健康。

采用面向服務(wù)（SOA）的思想和架構(gòu)。在進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計時，將首先對業(yè)務(wù)進(jìn)行整理和抽象，將業(yè)務(wù)模型化、組件化，以此來應(yīng)對業(yè)務(wù)的共性問題和差異問題，使系統(tǒng)更加靈活，各功能之間更容易通訊和協(xié)作。使用分布和集中數(shù)據(jù)存儲相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)信息管理，既保證系統(tǒng)的響應(yīng)性能，同時又滿足對數(shù)據(jù)的檢索、分析和挖掘等信息使用需求。使用工作流管理技術(shù)來應(yīng)對參與者之間的動態(tài)關(guān)系，使平臺能很好的應(yīng)對業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)關(guān)系的變化；為用戶提供以工作流驅(qū)動的高效率的工作環(huán)境。綜合多種安全技術(shù)，保證平臺對各種安全威脅的深度防御。采用CA認(rèn)證方案，保證電子簽名真實(shí)性，解決居民電子健康檔案的合法化問題。將健康信息交互通過網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等渠道引入家庭，讓居民個人和家庭更多地參與健康管理，使電子居民健康檔案成為“數(shù)字家庭”的有機(jī)組成部分。

SOA架構(gòu)的行業(yè)使用化；HL7、DICOM3.0標(biāo)準(zhǔn)及IHE規(guī)范的合理應(yīng)用；ESB引擎；工作流管理、過程管理引擎；PKI及工具；行業(yè)數(shù)據(jù)模型及數(shù)據(jù)倉庫模型；健康檔案模型；XML對復(fù)雜醫(yī)療數(shù)據(jù)的存儲；軟件服務(wù)的管理和發(fā)布；Portal的行業(yè)應(yīng)用。