第一篇：檔案管理制度

檔案管理制度 1目的

各職能部門及下屬其他部門各項檔案資料是部門行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范、加強檔案管理、理順工作程序，明確工作職責，保證檔案的完整、準確、系統與安全，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案工作規范》等法律法規，結合本企業實際情況，特制定本制度。2適用范圍

適用所屬職能部門及下屬其他部門。5.檔案管理制度

5.1.2根據各部門職能特點,特制定歸檔范圍。

5.1.3未在目錄中體現的文件資料，由各部門經理判定是否應作為檔案存檔并判定其保存期限及保密等級。

5.1.4因財務人事檔案的特殊性，本制度中未特別規定，請財務人事參考本制度，管理本部門檔案。

5.2檔案的歸檔要求

5.2.1凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后順序排列好。

5.2.2歸檔文件的制成材料應有利于長久保存，用紙、用筆規范（使用黑色碳素筆），字跡清晰。（因記錄類檔案多且保存期限短，基于成本考慮，允許使用圓珠筆）。5.2.3歸檔的文件應為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

5.2.4圖片、光盤、視頻等檔案歸檔時應附帶相應文字說明。外文材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

5.2.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。利用頻繁的檔案，使用部門可留存掃描件。

5.2.6歸檔文件應檢查，需蓋公章的是否已蓋公章。5.3檔案的歸檔時間 5.3.1立即(當日)歸檔

5.3.1.1外來文件及公司內部發文處理完畢后應立即(當日)歸檔。5.3.1.2質量認證、資質證書、合同協議等文件應隨時(當日)歸檔。

5.3.1.3外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后應立即(當日)歸 5.3.1.4光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后立即(當日)歸檔，或可與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

5.3.1.5更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應立即(當日)歸檔。5.3.2定期歸檔

5.3.2.1按月歸檔（1）經營管理工作、生產技術管理工作中形成的文件應在處理完畢后第二月月初(10號前)歸檔。

5.3.2.2按年歸檔（1）記錄類檔案在第二年一月歸檔。

5.3.2.3按階段歸檔（1）項目建設文件可分階段、單項歸檔。（2）產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。5.4檔案的保存期限

5.4.1檔案保管期限應根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

5.4.2檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。按照中華人民共和國檔案行業標準DA／T 42—2009：《企業檔案工作規范》及有關規范結合公司的實際情況編制本公司檔案保存期限。

5.4.2.1永久保管檔案。凡是反映企業主要職能活動和歷史面貌，對企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

5.4.2.2定期保管檔案。凡是反映企業一般工作活動，在一定時間對本企業各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年、10年、5年、3年、2年等。5.5檔案的密級劃分

5.5.1公司檔案密級分為：絕密、機密、非機密。

5.5.1.1絕密是指與公司生存、生產、科研、經營、人事有重大利益關系，如果泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案資料。

5.5.1.2機密是指與本公司的生存、生產、科研、經營、人事有重要利益關系，泄露會使公司安全和利益遭到損害的檔案資料。

5.5.1.3非機密是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事利益關系較小，如果泄露會使公司的安全和利益遭受損害的可能性很小的檔案資料。5.6檔案的整理 5.6.1檔案的立卷

5.6.1.1卷內文件材料按照批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.6.1.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。5.6.1.3卷內文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。5.6.1.4案卷必須按規定的格式逐件填寫文件目錄

5.6.1.5 管理檔案需要添加盒脊檔案盒脊，盒脊的內容包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、檔案室號、檔案館號、盒號。

5.6.1.6 科技檔案的案卷封裝，需要添加案卷盒脊。案卷盒脊包括保管期限、檔號、案卷題名、起止日期。5.6.2 檔案的編號 5.6.2.1 編號示例：

檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案編號由英文 字母及阿拉伯數字組成，根據內容性質不同共分為管理類檔案與科技類檔案。（1）管理類檔案:即文書檔案。是機關、團體、企事業單位在行政管理實務活動 中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括請示、報告、批復、通知、信函會議紀要、計劃、總結等。

（2）科技類檔案：科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產 技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材 料等科技文件材料。專業性是科技檔案最突出的特點之一。如生產技術檔案、設 備檔案、基本建設檔案等。5.6.3 盒脊填寫制作 盒脊填寫說明：

（1）全宗號 ：由于本企業現未有全宗號，故暫時不填寫；（2）年度：盒內檔案所屬年度，如“2015”；（3）保管期限 ：立卷時劃定的案卷保管期限，如：永久、年、10 年、5 年等。可加入保密等級。如：“永久（機密）”（4）機構（問題）：檔案所屬部門及具體問題

（5）起止件號：盒內文件的起止號碼，如盒內有本檔案的 002、003、004、005、006、007、008、009 號文件則為：“002～009”。（6）室：檔案所歸屬存放的檔案室名稱，如：檔案一室（綜

合辦檔案室），則填“一”，如暫存于本部門檔案柜，此處暫時不填；（7）館：為發展而保留，暫時不填；

（8）盒號：原則上在檔案架上所屬的流水編號（檢索與統計時用，與起止件號不同）。5.6.3.2盒脊填寫說明：

盒脊填寫說明：（1）保管期限：應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限，可加入保密等級。如：“永久（機密）”（2）檔號：由一級類目代碼，二級類目代碼、三級類目代碼、四級類目代碼、案卷號組成。（3）案卷題名：應簡明、準確的揭示卷內科技文件的內容，主要包括項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。（4）起止日期：應填寫案卷內科技文件形成的最早和最晚的時間——年、月（年度應填寫四位數字，下同）

5.6.4卷內文件目錄

5.6.4.1文件目錄填寫說明：

（1）機構問題：檔案分類、年度、機構問題。（2）件號：文件件號。（3）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關。（4）文號：發文的字號等。（5）題名：文件標題。（6）日期：應填寫文件的形成日期。（7）頁數：填寫文件的頁數。5.6.4.2文件目錄填寫說明：

（1）檔號：應填寫分類號+案卷號（2）序號：用阿拉伯數字從001起依次標寫卷內文件的材料件數的次序。（3）文號：應填寫文件的文號，圖樣的圖號，設備的代號，項目代號等。（4）責任者：填寫文件的形成部門或主要責任者。（5）題名：應填寫文件材料的全稱。（6）日期：應填寫文件的形成日期。（7）頁數：填寫文件的頁數。5.6.5備考表填寫說明：

盒內備考表填寫說明：（1）由立卷（盒）人填寫卷內文件數及文件頁數等情況，案卷立好后發生或發現的問題由立卷（盒）人或相關檔案管理人員填寫說明并簽名標注時間。（2）互見號：應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。（3）立卷（盒）人：由組成本卷的責任者簽名。（4）檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。（5）歸檔時交送卷（盒）內備考表紙質版一份。5.7檔案的移交

5.7.1事業部無統一檔案室，各部門可將檔案暫存于本部門檔案柜內。5.7.2其他部門有統一檔案室的，各部門按規定將檔案整理完畢后統一移交到綜合辦檔案室（檔案一室）。無檔案室的，可將檔案暫存于本部門檔案柜中。

5.7.3各職能部門需歸檔到事業部/其他部門綜合辦的檔案，由各職能部門提報月歸檔計劃，按計劃按時移交檔案。5.7.4移交手續：

5.7.4.1各部門應按期將檔案交接登記表，隨同已整理好的文件向事業部/其他部門綜合辦移交。

5.7.4.2綜合辦專職檔案管理員應認真核對，并檢查檔案質量。接收電子檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質檔案的一致性。雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。重要檔案移交時應由移交部門編寫說明，并經部門負責人審核簽字。

5.8檔案的借閱 5.8.1檔案的借閱

5.8.1.1借閱審批：（1）事業部綜合辦專職檔案員和其他部門綜合辦專職檔案員負責對保密等級和檔案管理部門進行判定。

（2）絕密檔案在公司內部的借閱必須由各部門檔案借閱人填寫檔案借閱/借出申請單，的絕密檔案借閱由事業部綜合辦專職檔案員審核、借閱部門經理審核，檔案歸屬部門經理審核，綜合辦主任審核，提報主管副總裁審批；其他部門的絕密檔案借閱由其他部門綜合辦檔案管理員審核、借閱部門經理、檔案歸屬部門經理審核，其他部門廠長復核，生產總監復核、提報主管副總裁審批。（3）機密檔案在公司內部的借閱必須由借閱人填寫檔案借閱/借出申請單由事業部綜合辦專職檔案員審核、本部門經理審核，檔案歸屬部門經理審核，送事業部綜合辦主任審批（合同檔案需內控督查部經理審批）。其他部門的機密檔案由其他部門綜合辦專職檔案員審核、本部門經理審核，檔案歸屬部門經理審核，送其他部門綜合辦主任審批（合同檔案需其他部門廠長審批）。（4）非機密檔案在公司內部借閱、復制無需走審批手續。（5）檔案不可直接對外借閱,外來人員借閱/借出檔案，由對接部門提報檔案借閱申請外來人員檔案借閱/借出申請單),對接部門經理寫清情況簽字審核，非合同檔案在事業部借閱由事業部綜合辦主任審核并判定是否需要副總裁審批，非合同檔案在其他部門借閱由廠長審核并判定是否需要副總裁審批；合同檔案在事業部借閱由內控督察部經理審核并判定是否需副總裁審批，合同檔案如在其他部門借閱由廠長審核并判定是否需副總裁審批。如需審批、經領導審批后，方可借閱、借出。如不需要，可直接對外借閱、借出。（6）機密檔案借閱時，經各部門領導審核確認情況特殊的，需簽到副總裁。（7）絕密、機密級檔案已實現OA線上借閱歸還功能，借閱線上審批流程同上。借閱審批通過后，借閱人需將借閱申請、審批記錄打印成紙質文件提交檔案管理員，審批憑證需永久留存備查。如系統問題等原因不能實現線上借閱，可補用線下檔案借閱/借出申請單，檔案借閱/借出登記表等。（8）合同檔案借閱可根據借閱人需求，有針對性提供相應信息頁。5.8.1.2借閱登記

（1）借閱人在檔案借出及歸還時均需填寫檔案借閱/借出登記表，檔案歸還時，檔案管理員需認真核查歸還檔案，核查無異后，檔案管理員在檔案借閱/借出登記表上簽字確認，檔案歸檔。檔案借閱/借出登記表由檔案管理員永久留存備查。

5.8.1.3借閱要求（1）借閱/借出時除應按要求進行審批登記外，借閱時間一般不得超過4個小時，借出檔案應當日返還，因情況特殊，需長時間借閱的，借閱前需特殊說明。（2）借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。（3）借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（4）檔案使用應注意安全保密。5.9檔案銷毀

5.9.1任何個人或部門非經允許不得銷毀檔案資料。

5.9.2檔案到期需銷毀時，事業部由檔案管理部門專（兼）職檔案管理員填寫檔案銷毀審批單，交由檔案歸屬部門經理、事業部綜合辦主任審核，主管副總裁審批后方可執行；其他部門各檔案管理部門專（兼）職檔案管理員填寫檔案銷毀審批單，交由檔案歸屬部門經理、其他部門綜合辦主任審核，其他部門廠長審核，提報主管副總裁審批后方可執行。

5.9.3經批準銷毀的檔案，檔案管理人員須認真核對，將批準的檔案銷毀審批單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。檔案銷毀審批單與登記表永久保存。5.9.4檔案銷毀，必須由檔案生成部門兼職檔案員與事業部/其他部門綜合辦專職檔案員組成檔案監督銷毀小組，監督檔案銷毀。5.9.5保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值的；應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

5.10檔案室的管理

5.10.1檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全性。檔案室門、檔案柜門需上鎖、并及時鎖好。任何無關人員未經許可不得進入檔案室。5.10.2檔案入庫前一般應整潔。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

5.10.3檔案室應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防塵、防光、防曬、防潮、防霉、防高溫、防有害氣體、防有害生物等防護功能。5.11檔案的統計

5.11.1事業部綜合辦組織完成檔案目錄，該目錄為 統一的檔案檢索系統，覆蓋 所有部門及其他部門的各檔案存放區域。

5.11.2每年12月底由 綜合辦下發至各部門檔案統計表，由其他部門專職檔案管理員、各部門兼職檔案管理員負責統計并填寫，綜合辦專職檔案員負責審核并匯總，形成檔案工作統計臺賬。統計臺賬主要內容包括，檔案室藏情況，年度入出庫情況，檔案利用情況，檔案專（兼）職人員情況，檔案設施、設備情況，檔案銷毀情況。5.12保密原則

5.12.1檔案管理員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動、準確、迅速地為經公司允許的查看者提供檔案資料。5.13檔案工作考核

5.13.1事業部專職檔案員對事業部各職能部門進行檔案檢查，每月一次。對各其他部門檔案工作進行檢查每季度一次。

5.13.2各其他部門專職檔案員對各自其他部門職能部門進行檔案檢查，每月一次。5.13.3檔案檢查內容參見當月檔案檢查表。

5.13.4 綜合辦將對各部門檔案管理情況進行考核，考核不合格的將在周例會、月例會上給予通報批評。

第二篇：檔案管理制度

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條　凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由辦公室統一收集管理。

第四條　檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條　歸檔范圍：

1、公司的規劃、計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

第三篇：檔案管理制度

泰州市歌德電商職業培訓學校

檔案資料管理制度

一、各培訓機構都必須建立健全各類培訓檔案，如：培訓教師檔案、教學檔案、培訓學員考勤、成績、培訓合格證、操作證等檔案，并指定專人負責檔案管理工作。

二、培訓教師檔案應包括以下內容：目錄、培訓教師聘用“協議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學歷證書（復印件）培訓教師資格證（復印件）、個人教研成果資料及論文、教學工作鑒定等，并按規定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學檔案的內容材料：

1、卷宗目錄

2、教學工作總結

3、開辦培訓班的有關文件（計劃、報告、批文等）

4、教學大綱

5、教學計劃表

6、教學計劃執行表

7、學員登記表

8、學員考勤

9、監考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學員學籍登記表

13、證書發放審核備案表

14、參加培訓學員相應的學歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規范填寫。表內所列內容、責任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內容的在卷宗目錄欄內予以注明。

四、職工技能培訓檔案，按班（期）次參照上款內容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓中心安全培訓檔案、資料必須專人專柜管理，按規定需移交單位檔案室保管的應及時移交。

六、技工學校聯辦的大專、本科函授學歷教育的學員檔案，學員畢業后交職工培訓部登記后轉學員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓機構都必須建立企業領導人員和后備人才培訓檔案，內容包括：個人基本情況、參加培訓時間、地點、內容、考試考核結果、個人論文、后續學歷證書（復印件）等。

第四篇：檔案管理制度

遼寧交通建設集團規章制度匯編

檔案管理制度

一 總 則

1、為了加強集團檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為集團各項工作服務，特制定本制度。

2、凡集團各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須定期向集團機要檔案室移交，集中管理，任何部門和個人不得據為已有。

3、各部門的領導應重視本部門文件資料的收集管理和文書立卷歸檔工作，責任到人。各項目部的財務賬簿及憑證由財務部長負責移交，內業資料由項目總工負責移交。

4、各部門的文書立卷工作和檔案管理工作由集團辦公室負責監督和指導。

二 歸檔范圍

1、凡是反映集團工作活動、具有查考利用價值的文件材料（合同、公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、光盤等）均屬歸檔范圍。

2、上級機關文件材料應歸檔的有：

（1）上級機關頒發的需要集團貫徹執行的文件材料；（2）上級機關有關領導視察、檢查集團工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊;（3）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

遼寧交通建設集團規章制度匯編

3、集團文件材料應歸檔的有:（1）集團頒發的（包括轉發及其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集團的請示與上級機關的批復文件，所屬各單位、各部門的請求與本集團的批復文件；

（3）集團及各部門的工作計劃、總結、報告；

（4）集團召開的各種會議的全套文件與記錄以及會議形成的聲像材料；

（5）集團領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；

（6）集團領導或各部門有關負責人代表集團對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（7）反映集團經營和管理的專業文件材料，如項目競標文件、信貸、租賃、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（8）集團或各單位、各部門匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；

（9）集團及各部門、各公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；

（10）集團及各部門、各公司制定的規章制度等；

（11）集團的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映集團重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（12）集團編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

遼寧交通建設集團規章制度匯編

（13）集團及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（14）集團職工、黨員、團員名冊、報表；

（15）集團職工轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；

（16）集團外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、工作來往文件等；

（17）集團解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（18）集團或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

（19）集團固定資產登記，財產，物資、財務賬簿及憑證。（20）集團購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

（21）集團下屬各單位、各項目部財務賬簿、憑證及分包合同等（22）集團所轄的各施工項目內業資料中開竣工報告、業主獎懲、竣工質量驗收報告及真實反應施工過程中特殊施工工藝、質量控制、變更資料等有價值的文字文件材料。

三 立卷歸檔要求

1、集團各單位應在每年一月底以前將上需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團檔案室移交完畢。

2、各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

遼寧交通建設集團規章制度匯編

3、各公司、各部門向集團檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照（復印件）、章程、項目人員任免文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一起立卷。

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

遼寧交通建設集團規章制度匯編

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四 檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映各部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本集團有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映各部門一般活動，在較長期時間內對集團工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對集團有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五 檔案的鑒定與銷毀

1、集團辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出銷毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

六 檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門

遼寧交通建設集團規章制度匯編

領導批準，然后到集團檔案室填寫檔案借閱單，方可借閱。

2、集團各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或集團領導批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

5、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

6、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失檔案的，應立即報告。

7、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，須經相關領導批準。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強對公司檔案材料的管理，充分發揮檔案信息的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省中外合資、合作經營企業檔案管理規定》、《外商投資企業檔案管理暫行規定》和其他有關法律法規的規定，結合本企業的實際，制定本辦法。

第二條 公司各類檔案材料的形成、歸檔、分類、鑒定、保管、借閱、保密、統計、銷毀等檔案管理的步驟和內容，均要遵照本辦法執行。

第二章 檔案管理機構

第三條 公司的檔案工作由公司行政總監分管，設置檔案室和專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應具有檔案專業知識和技能，負責檔案的具體管理工作。

第四條 檔案管理人員的主要職責：(一)參與制定公司檔案工作的規章制度；

(二)對公司各部門檔案材料的歸檔工作，進行指導和監督；(三)做好公司檔案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性檔案材料向有關檔案機關移交工作；

(五)提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理的現代化和科學化。第三章 檔案材料歸檔的范圍

第五條 公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

(一)企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。包括合資企業申請立項的意向書、可行性研究報告、洽談紀要、協議、合資合同、公司章程、出資證明、批準文件、委派和撤換董事通知、董事會名單等。

(二)董事會、總裁辦公會議及其相關的會議形成的文件材料。包括會議決議，會議紀要、會議紀錄等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司頒布的各種綜合性的規定、決定、規章制度和獎懲辦法等。

(四)財務、會計及其管理方面的文件材料。包括審計報告，財務計劃，財務預算，財務決算，年、季、月會計報表，會計賬簿，會計憑證等。

(五)勞動工資、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事調整、人事管理、獎懲記錄、員工名冊、員工檔案，員工工資審核記錄等。

發布實施日期 第1頁

(六)法律事務方面的文件材料。包括法律意見書、經濟糾紛材料、各類訴訟案件材料等。(七)經營管理方面的文件材料。包括公司發展計劃，的生產計劃，營銷計劃，公司和月度工作總結，單項工作總結，調查報告，公司的各類計劃指標、技術指標、營銷指標，以及公司各類命令、工作指示、調度紀錄等，還包括在經營活動中形成的合同書、協議書，以及其他原始記錄和憑證。

(八)安全生產管理方面的文件材料。包括安全生產規章制度、操作規程、安全生產檢查總結、安全生產統計報表、事故調查報告等。

(九)生產技術管理方面的文件材料。

(十)儀器、設備方面的文件材料。包括儀器、設備維修、改裝、保養記錄，設備統計臺帳，設備使用說明書，合格證，圖紙和有關技術文件、材料等。

(十一)基本建設方面的文件材料。包括立項、報建、設計、施工、竣工驗收各個階段的文件材料。

(十二)科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料。(十三)教育培訓方面的文件材料。(十四)情報信息方面的文件材料。

(十五)證書證件方面的文件材料。包括法人營業執照、稅務登記證、法人代碼證、土地使用證，房產證、進出口許可證等各種企業生產經營需要的證件，以及企業和產品獲得的各類榮譽證書，達標證書和證明等。

日常工作需要使用的證照由總裁辦保管，有關部門按規定辦理借用和年審。(十六)其他具有利用價值的文件材料。第四章 檔案材料管理的程序

第六條 檔案管理的程序包括：收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用等工序。

第七條 會計檔案按照《中華人民共和國會計法》有關規定進行管理。第五章 檔案材料的收集

第八條 各部門形成的檔案材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，根據公司規定向檔案室移交，任何個人不得據為己有。

第九條 凡屬第三章規定范圍的檔案材料，均應立卷歸檔。第十條 立卷歸檔的時間要求。

(一)會議材料，在會議結束后一周內歸檔。

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(二)基建項目材料，在項目驗收后二周內歸檔。(三)各種案件材料，在結案后一周內歸檔。

(四)其他檔案材料，在已經辦理完畢后，一周內立卷歸檔，移交給檔案室。

(五)對于某些專門文件、或個別駐地在外的業務部門單位的文件，為方便日常工作的需要，檔案材料立卷歸檔的時間，報主管領導批準后可適當延長。

(六)會計檔案原則上在翌年五月份前，將檔案目錄移交檔案室，兩年后移交檔案材料。(七)各部門確實因為業務和工作需要保留檔案材料的，經主管領導批準后，可以保留，但必須按照立卷歸檔時間要求，移交檔案目錄清單，并辦理有關手續。

第十一條 立卷歸檔的要求

(一)各部門兼職檔案員或經辦人員，在規定的時間內，把整理審定完畢的檔案資料，移交給檔案室歸檔。

(二)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式三份，移交人和接收人雙方簽字后各執一份，另一份保留在移交的檔案中。

(三)歸檔的文件材料必須完整、真實、準確，請示和批復，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。

(四)立卷時要編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

(五)填寫案卷一律使用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應該清楚，準確。

(六)立卷應以本公司形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能夠正確反映企業生產活動狀況和面貌。

(七)立卷應以問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切關系的文件組合在一起。(八)立卷應把其他單位的文件與本公司的文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

(九)立卷后，發現需立卷的文件材料，可按立卷原則進行插卷。

(十)文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統反映問題，做到查找方便。

(十一)各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須是原件，并保持完好。

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(十二)聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 檔案材料的借閱

第十二條 檔案材料主要供本公司利用，一般不允許外單位人員查閱，如有特殊情況，外單位人員須持介紹信，并經主管領導批準，可查閱無密級檔案。

第十三條 各部門工作人員可以查閱本部門業務工作范圍的檔案資料，如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經主管領導批準，方可查閱。

第十四條 檔案材料的借閱者應負責檔案的完整和完全，未經許可，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注記，不得轉借，如有違反，予以處罰。

第十五條 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式，復制品應仔細校對，與原稿無誤后，提供使用。

第十六條 必要時，檔案室可對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章才有效。對外單位出具證明材料，必須得到主管領導批準。檔案證明材料只是證明某事在檔案上有記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案材料作解釋或下結論。

第十七條 檔案材料一般不可帶出檔案室，如有特殊情況，必須經過主管領導的批準并辦理借閱手續，借期最多為一周，如延長借閱時間，需及時辦理續借手續。逾期不歸還者，檔案管理員要及時催還。

第十八條 借閱檔案材料必須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報主管領導批準后，責令遺失者賠償，并給予紀律處分。

第七章 檔案材料的保密要求

第十九條 檔案管理員和借閱檔案的人員，要加強保密意識，共同做好保密工作。第二十條 檔案分一般檔案和密級檔案兩類，密級檔案分為絕密、機密和秘密三級。第二十一條 有密級檔案只允許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案需要復制、摘錄時，必須得到主管領導的批準。

第二十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人利用要經過主管領導批準。第二十三條 對已經到了保密期限的檔案，要及時請檔案鑒定小組鑒定解密，并報主管領導批準，對解密檔案作一般檔案管理，提供使用。

第二十四條 檔案管理員丟失或擅自提供、泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分。

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第二十五條 公司員工調離本企業時，需按照檔案室的要求整理已經形成的文件材料，移交給檔案室，并退還所借的檔案資料，檔案員審查無誤簽字后，才能辦理離職手續。檔案管理員離職，由主管領導監督辦理交接手續，完成交接后，才能辦理離職手續。

第八章 檔案材料的鑒定

第二十六條 公司成立檔案鑒定小組，負責制定檔案材料的保管期限表，確定和調整檔案的密級，對檔案存、毀提出處理意見。檔案鑒定小組由主管領導擔任組長，組員由有關部門負責人、技術人員和檔案管理工作人員組成。

第二十七條 檔案保管期限分為永久、長期和短期。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存，在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存，凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期從長。

第二十八條 對每一份檔案材料應根據保管期限表，確定該檔案材料的保管期限。第二十九條 基本建設方面檔案材料保管期限，遵照《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001執行。

第三十條 會計檔案保管期限以具體保管年限登記，遵照《會計法》和其他有關規定執行。

第九章 超期檔案的銷毀

第三十一條 對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理員登記造冊，經檔案鑒定小組鑒定后，報董事會批準，按規定銷毀。

第三十二條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。銷毀檔案的目錄必須永久保存。

第三十三條 銷毀文件必須在指定地點進行，由檔案室和有關部門指派專人共同監督，嚴禁將銷毀的文件作為他用、或作廢紙出售，文件銷毀后，監銷人應在銷毀冊上簽字，以示負責

第十章 檔案材料的保管

第三十四條 檔案材料是公司的寶貴財富，必須妥善保管，確保萬無一失。

第三十五條 檔案管理人員對歸檔的檔案材料要認真整理、分類、標號、登記、保管，做到檔案材料齊全、分類準確、折疊整齊、美觀、規范，以及存放合理。

第三十六條 設置存放檔案的庫房和箱柜，并做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防污染措施，維護和延長檔案的壽命。

第三十七條 實物和聲像檔案材料的要更根據其自身的特點，制定完善的保管方案，妥發布實施日期 第5頁 善保管。

第十一章 違反檔案管理辦法的處罰規定

第三十八條 對將工作中形成的應當歸檔的檔案材料據為己有，拒絕向公司檔案室移交者，除追繳檔案和責令賠償損失外，還給予記大過和降職、撤職處分，拒絕移交檔案超過二年的給予開除處分。

第三十九條 損毀、丟失或者擅自銷毀檔案材料者，除責令賠償損失外，視檔案的期限不同，分別給予警告或記過處分，屬永久保存期限檔案的，給予降職、撤職或開除處分。

第四十條 擅自提供、抄錄、復制密級檔案者，視密級情況分別給予警告、記過和降職、撤職處分。泄露秘密者，按照《員工獎懲辦法》處分，并責令賠償經濟損失。

第四十一條 涂改、偽造檔案者，除責令改正、賠償損失外，給予警告或記過處分。第十二章 其他

第四十二條 本辦法經總裁核準后頒布實施，修改時亦同。

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