第一篇：檔案管理制度

檔案管理制度

檔案管理辦法 1.總則 1.1制定目的

使本公司檔案管理程序化、制度化、合理化，以提高檔案材料的利用率。1.2適用范圍

本辦法適用于寧夏美利百萬噸林紙工程建設(shè)總公司檔案管理工作。2.管理職能與范圍 2.1管理職能

檔案室在管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本公司所有資料、書籍、信息的收集、整理、存檔及調(diào)閱、保管方面的工作事務(wù)。2.2職責(zé)范圍與權(quán)限

2.2.1熟悉國家有關(guān)檔案管理方面的方針政策及法律法規(guī)；

2.2.2在部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下，主要負(fù)責(zé)檔案資料的匯集、登記、保管和借閱、查收等方面的工作，對所有檔案資料進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)、科學(xué)謹(jǐn)慎的分類管理；

2.2.3自覺遵守檔案管理制度，努力提高自身文化素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平；

2.2.4遵守部門及公司的保密制度，對自己所接觸和管轄的保密材料及文件嚴(yán)格保密； 2.2.5保持檔案室干凈整潔，檔案擺放整齊有序；

2.2.6能熟練地操作微機(jī)，懂得一些網(wǎng)絡(luò)知識，及時、準(zhǔn)確、全面地收集和提供一些造紙行業(yè)、工程建設(shè)、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)營管理等方面的相關(guān)信息資料和資訊，做到信息共享； 2.2.7完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項(xiàng)工作任務(wù)； 2.2.8有權(quán)拒絕一切不符合查借閱程序的行為； 2.2.9有權(quán)拒絕閑雜人員進(jìn)入檔案室；

2.2.10有權(quán)對借閱資料逾期不還或損壞、丟失等現(xiàn)象提出處理建議和意見； 2.2.11有權(quán)提出改進(jìn)檔案管理程序及工作方法的合理建議和意見。3.檔案管理工作內(nèi)容與要求 3.1立卷歸檔的范圍

3.1.1公司章程、條例、規(guī)章制度；

3.1.2股東會議文件、股東名冊、股東印章簿； 3.1.3 董事會文件、董事會記錄、董事就任書等；

3.1.4上級政府行政機(jī)關(guān)頒發(fā)的各項(xiàng)法規(guī)命令、指示、決定、決議、通知、計(jì)劃、預(yù)決算、規(guī)章制度等政策性文件；

3.1.5集團(tuán)、股份公司下發(fā)的各項(xiàng)命令、決議、通知、意見、方案、計(jì)劃、總結(jié)、安排等事務(wù)性文件；

3.1.6向上級機(jī)關(guān)（政府部門、管委會、股份公司）報(bào)送的各類報(bào)告、匯報(bào)、請示、工作計(jì)劃、批復(fù)、報(bào)表等相關(guān)材料；

3.1.7與有關(guān)單位的來往函件、抄送文件、傳真等資料；

3.1.8公司黨政會議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、各項(xiàng)規(guī)章制度）； 3.1.9公司制訂的計(jì)劃、安排、總結(jié)、方案；

3.1.10公司主持召開的各種專業(yè)會議材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、文件、紀(jì)要、議程安排及發(fā)放宣傳材料等；

3.1.11項(xiàng)目工程類文件資料，包括項(xiàng)目融資、調(diào)查、研究、分析報(bào)告、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、技術(shù)交流文本、招標(biāo)文本、地測設(shè)計(jì)資料、圖紙資料、工藝方案、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)措施等相關(guān)資料；

3.1.12 公司與業(yè)務(wù)往來單位簽訂的各類協(xié)議、合同;3.1.13公司內(nèi)部業(yè)務(wù)資料，包括行政、人事、勞資、財(cái)務(wù)、設(shè)備、勞務(wù)、園區(qū)管理、園林管理等相關(guān)資料；

3.1.14公司經(jīng)營管理及業(yè)務(wù)方面的書籍、刊物、報(bào)紙及音像、網(wǎng)絡(luò)信息資料；

3.1.15 音像資料由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、磁盤及照片（含底片）等和文字說明兩部分組成。

收集范圍包括： A、反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的音像資料； B、各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的音像資料； C、本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的音像資料； D、其它公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料； E、其他具有價(jià)值的音像資料；

3.1.16其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)等。3.2 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限區(qū)分 類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限

行政類

A、章程、公司條例、規(guī)章制度 永久保管 B、股東會議文件 ：a、股東會議記錄 永久保管

b、股東會議通知 永久保管 c、股東名冊、股東印章簿 永久保管 d、其他 永久保管

C、董事會文件： a、董事就任書 永久保管

b、董事會議記錄 永久保管 c、商業(yè)賬簿 永久保管 d、經(jīng)營業(yè)績 永久保管 e、請示 永久保管 f、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件 永久保管 g、其他 永久保管

D、經(jīng)營業(yè)務(wù)文件：a、經(jīng)營方針、計(jì)劃書 十年保管

b、經(jīng)營會議記錄，會議通知書，會議資料 十年保管 c、重要契約 永久保管

d、執(zhí)照、上級批準(zhǔn)證書 永久保管 e、訴訟文件 永久保管 f、經(jīng)營業(yè)務(wù)執(zhí)行文件 永久保管 g、其他 永久保管

E、經(jīng)營組織文件：a、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)表 十年保管

b、機(jī)構(gòu)調(diào)整文件 十年保管 c、內(nèi)部監(jiān)察文件 五年保管 d、報(bào)告文件 五年保管 e、工作總結(jié)文件 五年保管 f、申請 三年保管

g、會議文件

1、會議議程 五年保管

2、會議紀(jì)要 五年保管

3、重要會議的領(lǐng)導(dǎo)講話及匯報(bào)、總結(jié)材料 五年保管

h、宣傳材料

1、報(bào)刊 十年保管

2、公司內(nèi)部出版物 十年保管

3、造紙行業(yè)信息 十年保管

4、簡介 十年保管

5、簡報(bào) 三年保管

i、組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)材料

1、培訓(xùn)學(xué)習(xí)通知 三年保管

2、培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料 三年保管

3、培訓(xùn)學(xué)習(xí)考試試卷 三年保管

F、政府機(jī)關(guān)及公司批文: a、區(qū)市來文 永久保管

b、股份公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管 c、管委會文件 永久保管

d、集團(tuán)公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管 e、建設(shè)總公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

3、非文頭文件 一年保管

4、傳真 收傳真文件 一年保管，發(fā)傳真文件 一年保管 G、人事、勞資：a、公司主要領(lǐng)導(dǎo)個人材料 永久保管

b、聘用合同、協(xié)議 永久保管 c、履歷表、應(yīng)聘書、辭退書 十年保管 d、畢業(yè)證書、職稱證復(fù)印件 永久保管 e、人事報(bào)表 五年保管 f、工資報(bào)表 十年保管 g、公司職工花名冊、考勤表 永久保管

合同、協(xié)議類

A、合同 永久保管 B、協(xié)議 永久保管 C、合作意向書 永久保管

融資類

A、貸款方面文件資料 永久保管 B、銀行資料 永久保管

C、招商引資資料 永久保管類別名稱 類 別 內(nèi) 容 保管期限

項(xiàng)目類

A、項(xiàng)目資料：a、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告 永久保管

b、技術(shù)方面（技術(shù)文本、圖紙）永久保管 c、設(shè)備方面 永久保管

d、招標(biāo)方面

1、未中標(biāo)文件 十年保管

2、中標(biāo)文件 永久保管

工程類

A、供水 永久保管 B、供電 永久保管 C、供汽 永久保管

D、項(xiàng)目工程資料：a、公司辦公樓建筑工程資料 永久保管

b、園區(qū)主干公路項(xiàng)目資料 永久保管

E、工程依據(jù)資料 永久保管 F、輔助工程資料 永久保管 G、公用設(shè)施資料 永久保管

H、輔助工程資料 a、南水北調(diào)工程 永久保管 設(shè)備類

A、項(xiàng)目工程設(shè)備 十年保管 B、輔助工程設(shè)備 十年保管 C、公用設(shè)施設(shè)備 十年保管 技術(shù)類 A、技術(shù)性資料 永久保管 B、科研課題的論證、研究材料 永久保管 會計(jì)類 A、記賬憑證 永久保管

B、明細(xì)賬簿、總賬簿、材料賬簿 永久保管 C、會計(jì)報(bào)表 永久保管 D、合同 永久保管 3.3整理檔案的方法

3.3.1接收到各部室整理過的資料，并與移交目錄單核對無誤后，經(jīng)移交人與接收人簽字，即可歸檔；

3.3.2歸檔時按資料文件的自然年限、性質(zhì)、類別、密級進(jìn)行分類、編碼，并編制系統(tǒng)的案卷目錄，與存放地址一一對應(yīng)，做到系統(tǒng)排列，存放有序，查找方便；

3.3.3整個案卷目錄的編碼分五級功能碼，前四級以大寫英文字母為代碼，最后一級以阿拉伯?dāng)?shù)字為代碼，即案卷號；第五級功能碼中的文件資料均按其自然年限歸檔，應(yīng)以流水碼建檔； 3.3.4照片檔案按年代、問題分類，同屬一類的照片按時間順序編號，同量編寫戎底片號；錄音（像）帶、攝像帶按年代、問題分類，按內(nèi)容編號，同一內(nèi)容分錄幾盤應(yīng)視為一個案卷號，編碼同其他資料文件的編碼方式，其密級與保管期限的劃分同其他資料文件一致；

3.3.5公司秘密檔案的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”*。絕密是重要的公司秘密；機(jī)密是比較重要的公司稠密；秘密是一般性的公司秘密，各密級的具體范圍見附表1。此類檔案要標(biāo)明密級及保密期限，保密期限屆滿，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可撤銷檔案密級；

3.3.6所有歸檔資料視其重要程度及利用查考價(jià)值分為永久保管、十年保管、五年保管、三年保管、一年保管五種保管形式。3.4整理檔案的要求 3.4.1一般性資料文件于每年年末移交檔案室一次，重要的、保密性資料文件可隨時移交檔案室； 3.4.2 音像資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)移交，檔案室應(yīng)隨時收集零散的具有保存價(jià)值的音像資料； 3.4.3 會計(jì)資料在形成后的第二年年末移交檔案室一次；

3.4.4 各部門資料員在整理資料的過中，要做到分類明確，移交目錄單記錄清晰；

3.4.5 檔案管理員接收資料時，要認(rèn)真檢查歸檔資料的完好性，使每一份文件資料都頁數(shù)完整，無遺漏，無殘缺；

3.4.6 錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片和文字說明要收集齊全，無論原版、原件或復(fù)制件，要保證其完好性，內(nèi)容要真實(shí)，并且底片原件與影像、復(fù)制品要相符；

3.4.7 具有保存價(jià)值的磁盤文件在接收時要進(jìn)行演示，檢查磁盤及所存資料是否完好； 3.4.8 據(jù)歸檔資料的不同保管期限及保密程度，做到歸檔分類準(zhǔn)確，盡量保持文件資料的內(nèi)在聯(lián)系，符合其形成規(guī)律；

3.4.9 檔案管理員要編制總的檔案存放目錄表，與檔案實(shí)際存放地址相對應(yīng)，便于查找。3.5檔案借閱制度

3.5.1本公司各職能部門人員凡查借閱檔案，必須登記在冊，歸還時進(jìn)行注銷；

3.5.2一般性檔案的借閱期為3-7天，借閱期滿要及時歸還，不能轉(zhuǎn)借、遺失，歸還后辦理注銷手續(xù)，若還需借用，則重新辦理借閱手續(xù)；

3.5.3查閱檔案時，要愛護(hù)檔案，不能在案卷上圈點(diǎn)、涂改、折卷、抽頁、批注和損壞，否則給予經(jīng)濟(jì)處罰；

3.5.4借出的檔案資料歸還時，若發(fā)現(xiàn)有抽換、缺頁、涂改等情況，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時追查； 3.5.5凡不按正常申請程序強(qiáng)行查借閱檔案，造成不良影響及損失時，追究借閱者的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.5.6所有借閱人員嚴(yán)格遵守檔案管理方面的相關(guān)制度。

3.6檔案保密制度

3.6.1檔案管理人員首先要求上可靠，能嚴(yán)于律己，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度；

3.6.2檔案管理人員要樹立高度的責(zé)任感，經(jīng)本人翻閱存檔的保密資料，不得對他人透露、在公共場合演說； 3.6.3不準(zhǔn)私抄、復(fù)制保密文件和資料，否則追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.6.4凡屬于公司密級檔案資料，確定與撤銷檔案密級時，均由公司領(lǐng)導(dǎo)批示同意； 3.6.5若發(fā)現(xiàn)泄密問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。3.7檔案的定期整理

3.7.1對于各部室的重要性、保密性資料文件，檔案管理員要隨時接收、整理；一般性資料文件每年末接收整理一次；

3.7.2對于已歸檔檔案，據(jù)其不同保管期限，對保管到期檔案進(jìn)行整理、銷毀。3.8檔案的銷毀管理

據(jù)檔案保管期限表的年限規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，若有無需再保存的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員共同鑒定后，確需銷毀的，則必須填制銷毀清冊單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，送至檔案室繼續(xù)存放一年，確認(rèn)其確實(shí)無價(jià)值，再進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊單和案卷目錄上注明銷毀日期。3.9檔案責(zé)任追查制度

3.9.1檔案管理人員若向他人透露公司秘密或在公共場合演說，使公司名譽(yù)、利益受到損害，追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.9.2不準(zhǔn)私抄、復(fù)制秘密文件和資料，否則追究其法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.9.3借出的檔案資料歸還時，若發(fā)現(xiàn)有抽換、缺頁、涂改等情況，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時追查； 3.9.4查閱檔案時，要愛護(hù)檔案，不能在案卷上圈點(diǎn)、涂改、折卷、抽頁、批注和損壞，否則給予經(jīng)濟(jì)處罰；

3.9.5凡不按正常申請程序強(qiáng)行查閱檔案，造成不良影響及損失時，追究借閱者的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任；

3.9.6若發(fā)現(xiàn)泄密問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動采取補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。4.檔案管理程序 4.1檔案整理程序

4.1.1 收集整理各部室資料，與移交目錄單核對；

4.1.2將收集到的資料按其自然年限、類別分類、編碼，編制案卷目錄，進(jìn)行存檔；

4.1.3分類后的所有檔案視其重要程度及其價(jià)值標(biāo)明密級及保密期限，并注明具體的保管期限； 4.2借閱程序

4.2.1一般性檔案的查閱進(jìn)行登記即可，若需復(fù)印，必須填寫檔案調(diào)閱申請單，經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才可復(fù)印；借閱時除登記外，還需填寫檔案調(diào)閱單，經(jīng)調(diào)閱部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱；

4.2.2公司秘密檔案、圖紙、資料不得外借、復(fù)印，只能查閱。查閱時必須填寫檔案調(diào)閱申請單，屬“絕密”、“機(jī)密”檔案必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可查閱；“秘密”檔案要由調(diào)閱部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。5.檔案的保管

5.1 檔案每年清理一次，檔案管理員要準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找；

5.2 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安會；

5.3 檔案管理人員應(yīng)隨時擦試檔案柜，隨時檢查檔案，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀； 5.4 歸檔資料要擺放整齊，按類別有秩序的存放；

5.5 音像檔案其載體為膠片和磁性材料，要妥善保存，應(yīng)保持室溫在14℃—24℃。

5.6 照片（含底片）、錄音（像）帶、攝像帶應(yīng)立放，并單獨(dú)裝袋保存。磁帶必須避開30奧斯特以上的磁場，盒與盒之間留適當(dāng)距離。6.檔案室的安全防護(hù)措施

6.1檔案室中嚴(yán)禁明火裝置及使用電爐存放易燃易爆物品，應(yīng)配有消防器材及防盜設(shè)施，保證檔案存放安全；

6.2檔案管理人員每天下班前要對檔案室內(nèi)電源、門窗進(jìn)行檢查，確保安全； 6.3檔案管理員要保管好檔案室所有門、柜鑰匙，以防檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生； 6.4 檔案管理員要保管好檔案室所有門柜鑰匙，以防檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。7.檢查與考評

7.1日常工作的檢查與考評

每日每周定時不定時地組織檢查檔案室工作，隨時掌握、了解檔案管理員工作情況，進(jìn)行日常監(jiān)督，參照考評細(xì)則進(jìn)行分項(xiàng)考評，考評結(jié)果記入當(dāng)月績效考核中。7.2月度全面工作的檢查與考評

每月25日前組織進(jìn)行一次全面檢查與考評，檔案室本月工作情況記入管理部當(dāng)月績效考核中。8.附則

8.1本制度由管理部負(fù)責(zé)起草、修訂、補(bǔ)充和完善； 8.2本制度由管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行、解釋與說明。9.附表

附表1：《保密檔案密級范圍表》 附表2：《檔案調(diào)閱單》 附表3：《檔案調(diào)閱申請單》 附表4：《移交目錄單》 附表5：《銷毀清冊單》 附表1 保密檔案密級范圍表 密級 秘密范圍 保密期限

絕密

A、直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料；

B、尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策； C、招標(biāo)過程中未中標(biāo)資料； D、項(xiàng)目融資方面的資料；

E、股東大會及董事會決議； 長期保存

機(jī)密

A、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)資料，重要會議記錄； B、公司內(nèi)部重要會議紀(jì)要； 10-15年

秘密

A、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及主要會議紀(jì)錄； B、公司人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料； C、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；

第二篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護(hù)公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表（統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、財(cái)務(wù)類的各種證照（稅務(wù)登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算報(bào)告、公證書、對外投資擔(dān)保、結(jié)算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應(yīng)的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對外注冊登記證、外貿(mào)出口登記證、商標(biāo)證書、有關(guān)認(rèn)證證書等）；

⑵產(chǎn)權(quán)證（房屋產(chǎn)權(quán)、土地產(chǎn)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監(jiān)事會的章程、變更、決議紀(jì)要及工商登記資料；

⑹對外報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、企業(yè)信息報(bào)表（加蓋公司公章）； ⑺對外報(bào)送的項(xiàng)目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計(jì)劃書；

⑼對外投資的各類紀(jì)要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標(biāo)準(zhǔn)等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽(yù)證書。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

3、技術(shù)設(shè)備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)（驗(yàn)收）標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗(yàn)報(bào)告、外部抽檢的檢驗(yàn)報(bào)告； ⑶產(chǎn)品內(nèi)外包裝設(shè)計(jì)稿、設(shè)計(jì)人資料；

⑷有關(guān)認(rèn)證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設(shè)、設(shè)備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設(shè)備的技術(shù)資料（制冷、運(yùn)輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設(shè)備等）——資料、合格證、檢測報(bào)告等；

⑺各類設(shè)備、管道、表類、計(jì)量裝置等經(jīng)外部檢驗(yàn)部門的檢定、檢測的證書、表格、標(biāo)簽等；

⑻各類工程驗(yàn)收資料。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

三、職責(zé)

1、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管；

3、技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。

四、保管原則

1、各部門負(fù)責(zé)人為檔案保管的主要責(zé)任人，應(yīng)指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責(zé)任人。

2、各類檔案應(yīng)放置在檔案盒內(nèi)，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內(nèi)保管。

3、檔案保管人員應(yīng)選擇誠信度高、責(zé)任性強(qiáng)、認(rèn)真心細(xì)、踏實(shí)穩(wěn)重的員工擔(dān)任。

4、檔案保管的場所應(yīng)干燥、通風(fēng)，有防鼠害、防蟲蛀、消防設(shè)施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關(guān)注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應(yīng)將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案保管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準(zhǔn)后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意、公司總經(jīng)理或授權(quán)權(quán)限人批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應(yīng)及時向公司報(bào)告及時處理，同時承擔(dān)公司給予相應(yīng)的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機(jī)密、偷拿公司檔案等行為，公司有權(quán)給予辭退、開除、經(jīng)濟(jì)處罰等，必要時將上報(bào)司法機(jī)關(guān)給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責(zé)分工，相關(guān)部門應(yīng)及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財(cái)務(wù)類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍(lán)圖）暫由綜合辦指定專人負(fù)責(zé)保管，技術(shù)設(shè)備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、批示等。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。（6）財(cái)務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。（8）儀器、設(shè)備方面的文件材料。

（9）基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

（2）企業(yè)設(shè)立四個檔案管理點(diǎn)，分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負(fù)責(zé)企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》。《文件目錄》的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《目錄備注》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。

第16條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻(xiàn)索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項(xiàng)目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會榮譽(yù)資料；

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政部經(jīng)理）批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍

第四篇：檔案管理制度

農(nóng)廣校檔案管理制度

為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。

1．成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。有一名校長分管，一名檔案資料員具體負(fù)責(zé)。

2．健全文書檔案，堅(jiān)持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。

3．農(nóng)廣校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排，各種會議學(xué)習(xí)記錄。各種有關(guān)資料交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4．學(xué)校德育活動檔案包括班主任檔案，各項(xiàng)學(xué)生活動的方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎懲記錄檔案，由教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5．學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6．學(xué)校總務(wù)處檔案包括總務(wù)處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

7．學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會檔案注重平時收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。8．積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

9．檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。

10．積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

11．按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格注意保密，不得泄密。12．按照上級有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時應(yīng)及時刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。

第五篇：檔案管理制度（范文）

檔案管理制度匯編

西峰區(qū)愛衛(wèi)辦檔案室

二○一二年十一月

目 錄

1.檔案室工作制度..................................3 2.檔案材料歸檔規(guī)定................................4 3.檔案管理人員崗位職責(zé)............................5 4.文書檔案歸檔制度................................6 5.檔案借閱與利用制度..............................7 6.聲像檔案管理規(guī)定................................9 7.檔案的鑒定、銷毀................................10 8.檔案保密.......................................11 9.檔案管理檢查制度...............................12

10、消防安全......................................13

檔案室工作制度

一、收集、整理、保管單位的文書、財(cái)會、科研、人事、聲像等所有檔案。

二、收集、整理、保管與檔案有關(guān)的內(nèi)部書刊等參考資料、證件。

三、修裱、復(fù)制字跡退色、紙張老化和損壞的文件材料。

四、對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。

五、定期會同有關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)檔案保管期限表，對全部檔案進(jìn)行鑒定，將通過鑒定揀出確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到保密局指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

六、根據(jù)各項(xiàng)工作需要，積極為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)提供檔案信息，為黨、政及管理工作服務(wù)。

七、根據(jù)工作需要，積極匯編文件資料和編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具。

檔案材料歸檔規(guī)定

一、檔案的歸檔范圍：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、聲像檔案等。

二、單位辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按各類檔案的整理方法，裝成數(shù)盒，在翌年的上半年內(nèi)向檔案館移交。

三、歸檔的文件材料應(yīng)按它們自然形成的規(guī)律，保持它們的內(nèi)部聯(lián)系，根據(jù)具體情況裝成數(shù)盒，使歸檔的檔案能正確反映本單位各項(xiàng)工作活動，并且便于查找利用。

四、單位在整理檔案時必須把黨群和行政的文件材料分開整理歸檔。

五、具有永久和長期保存價(jià)值的檔案，盒內(nèi)文件要逐張編號，備有文件目錄，并附上“備考表”。

六、向檔案館歸檔的檔案，應(yīng)編有檔案目錄。檔案館接收檔案時應(yīng)查對清楚，并由交接雙方在移交目錄上簽字。

檔案管理人員崗位職責(zé)

1、依照《檔案法》認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高專業(yè)水平。

2、認(rèn)真貫徹落實(shí)上級檔案管理機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)。

3、負(fù)責(zé)全年文書檔案管理及歸檔工作。

4、負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)管理辦法，對文件收發(fā)工作進(jìn)行指導(dǎo)。

5、負(fù)責(zé)定期對辦公人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6、按月對文件及時歸檔整理。

7、認(rèn)真及時地進(jìn)行各類檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)工作及時立卷歸檔。

8、全年工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)全部檔案資料的接收和移交工作。

文書檔案歸檔制度

一、單位在各項(xiàng)活動中形成的有價(jià)值的材料由專職檔案人員負(fù)責(zé)收集整理，立卷后向區(qū)檔案局按時歸檔。

二、文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件材料必須齊全完整。

2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映本單位黨群、行政、技術(shù)等項(xiàng)活動地真是內(nèi)容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

三、歸檔案卷必須做好下列幾項(xiàng)

1、必須按中華人民共和國國家檔案局發(fā)布的有關(guān)文件執(zhí)行。

2、歸檔的文件材料，應(yīng)按照其自然形成規(guī)律分類、整理，使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映本單位的管理活動。

3、歸檔文件材料采用A4木漿亮白紙，格式統(tǒng)一，必須做到線條、字跡清楚，書寫端正，嚴(yán)禁使用易變色、褪色的墨水書寫。

4、向檔案局歸檔的檔案，必須有移交目錄，清點(diǎn)無誤后雙方厲行簽字。

5、歸檔時間隨辦隨歸，最遲不超過第二年三月三十日。

6、各類文件材料，一般要求歸檔一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料，可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

檔案借閱與利用制度

一、為了保護(hù)國家秘密，維護(hù)檔案的完整與安全，必須嚴(yán)格檔案的借閱制度，遵守《檔案法》的規(guī)定。

二、工作需要，借閱一般檔案材料者，可直接與檔案室聯(lián)系借閱，借期為3-6天，要按期歸還，不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人利用。不得向外單位提供。

三、借閱黨的核心機(jī)密（如黨總支會議記錄，紀(jì)檢工作等）有關(guān)案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財(cái)務(wù)檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能借閱，只供在單位內(nèi)部查閱，不能外借，需要時經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可復(fù)印需要部分頁碼材料，用后要?dú)w還復(fù)印件注消。科技檔案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱需要時可借閱復(fù)印件。凡離開本單位一個月者應(yīng)提前把檔案歸還。檔案室有權(quán)調(diào)回急用的科技檔案。

四、所有檔案材料、圖紙，借閱時不論任何理由都不能涂改、增刪字，圈劃檔案材料，抽拆畫線，剪裁，保持檔案的完整與整潔。

五、如有損毀、丟失或擅自毀掉檔案現(xiàn)象者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理，直至追究法律責(zé)任。

六、借閱檔案人員離職，或調(diào)離本單位，所借閱的檔案材料一律要還清，不準(zhǔn)帶走，否則檔案室及上級部門有權(quán)不在調(diào)動清單簽字。

七、任何個人不得代外單位人員借閱檔案材料，不得向外單位人員提供一切檔案材料，不得私帶外單位人員到檔案室查閱。外單位人員借閱檔案，須持本單位介紹信，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能復(fù)印任何檔案材料。凡與本單位需借閱檔案時，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并下達(dá)通知由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

八、借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)收清楚，完善注銷手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》。

聲像檔案管理規(guī)定

一、歸檔范圍

1、本單位大型會議聲像主要材料：照片、錄像、錄音帶。

2、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作及作指示、講話的聲像材料。

3、必要的技術(shù)會議，有重大意義的活動照片、錄像帶。

4、反映單位重大檢查、驗(yàn)收活動的錄像帶。

5、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的，以及其他有保存價(jià)值的照片、錄像帶。

二、歸檔的基本要求

1、底片、照片說明要齊全，字跡工整。

2、底片與照片和影像要相符。

3、文字說明的成分主要包括事由、時間、地點(diǎn)人物、背景、攝像等六要素要填寫齊全。

三、保管和利用

1、聲像檔案是特殊的載體材料，要比其他檔案更應(yīng)注意保管，要保存在溫度14-24℃，相對濕度40-60%的庫房內(nèi)，為了避免磁帶磁化，要使用防磁柜，長期保存的磁帶，每季度要倒放一次。

2、珍貴的照片、錄像帶、錄音帶要復(fù)印一套備用。底片要注意防潮。

3、檔案人員應(yīng)做好聲像檔案保管和提供利用。

檔案的鑒定、銷毀

檔案室應(yīng)認(rèn)真做好檔案鑒定，即歸檔前對文件材料的鑒別保管期限劃分和對已到期的檔案存毀的鑒定。

一、先由檔案人員進(jìn)行初步鑒定后，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)進(jìn)行案卷的審閱，從而確定保管期限和存毀的意見。

二、鑒定應(yīng)定期進(jìn)行，原則上在本上半年一次，下半年一次。

三、檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃分保管期限正確，如發(fā)現(xiàn)案卷中文件材料不齊不完整或其它缺陷時應(yīng)及時補(bǔ)充修改。

四、經(jīng)鑒定銷毀的檔案材料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，并編制銷毀注冊備案。

五、經(jīng)鑒定銷毀檔案材料必須送保密紙廠進(jìn)行銷毀，并有檔案人員監(jiān)銷。

檔案保密

一、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，維護(hù)檔案的機(jī)密和安全。

二、按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)許可，不得擅自外借、轉(zhuǎn)借。

三、檔案管理人員必須遵守以下保密守則：

1、不該說的秘密不說；

2、不在私人交往和通訊中泄露有關(guān)內(nèi)容；

3、不將檔案材料提供給無關(guān)人員閱看；

4、不私自錄制、復(fù)印、拍攝、摘錄、收藏檔案。

四、檔案人員調(diào)動時，必須辦理檔案移交手續(xù)。

檔案管理檢查制度

一、安全檢查方式

1、定期檢查：每季度一次。

2、不定期檢查：根據(jù)當(dāng)時安全工作情況針對某種傾向性問題進(jìn)行檢查。

3、節(jié)假日檢查：針對“五一”、“十一”、元旦、春節(jié)期間安全意識淡化的問題，進(jìn)行強(qiáng)化落實(shí)安全防范措施檢查。

二、安全檢查主要內(nèi)容

1、貫徹安全方針、政策、法規(guī)、決定、制度等執(zhí)行情況。

2、各類防護(hù)裝置是否完好。

3、檔案庫房是否保持清潔。

4、防潮、防蛀、以及設(shè)備安全運(yùn)行情況。

5、隱患整改情況。

三、報(bào)告與反饋

1、對檢查出來的問題，要積極自治整改，并及時上報(bào)，保證檔案的安全保管。

2、檢查中發(fā)現(xiàn)問題在未解決之前必須采取可靠安全防范措施，防止事故發(fā)生。

3、對檢查的問題要求積極整改而造成后果的追究其責(zé)任。

消防安全

為了確保室藏檔案資料的安全無損，有效利用。根據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，特?cái)M定如下消防安全規(guī)定。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行有關(guān)消防、安全的法律法規(guī)，并將安全消防工作納入檔案管理的工作范圍。建立相應(yīng)工作小組。

二、檔案室是保存、管理檔案資料的機(jī)要重地，消防安全工作除明確分管領(lǐng)導(dǎo)之外，另確定專人負(fù)責(zé)，非本室人員，未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔案庫房。

三、檔案庫房區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁動用明火，并實(shí)行嚴(yán)格地監(jiān)督、檢查。每年要定期檢查、保養(yǎng)安全滅火設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)消防器材缺少、失效時，要及時添置、調(diào)換。

四、每天下班，須對檔案庫房進(jìn)行防火、防盜等安全檢查，關(guān)閉所有電器和門窗，節(jié)假日前進(jìn)行一次全面檢查并指定專人貼好封條和做好啟封檢查。

五、檔案室出入口處，嚴(yán)禁堆物，并保持庫內(nèi)過道暢通。