第一篇：檔案管理制度

中鐵十五局集團有限公司 溧馬高速公路LM-1標施工段

檔案管理制度

中鐵十五局集團有限公司 溧馬高速公路LM-1標項目經理部

二〇一一年一月三日

第一章 檔案管理總則

1、為適應集團公司新的組織架構，明確資料管理程序,按照國家規范、標準和地方的有關規定，結合集團公司的實際情況，規范項目工程檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

2、工程資料指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監理資料、施工資料、竣工圖等內容。

3、工程資料是建筑施工的一個重要組成部分，是建筑工程進行竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建和擴建的重要依據，是城建檔案的重要組成部分。

4、工程資料的編制、整理，依據國家、地方現行的有關工程建設的法律、法規、規范、標準執行。

第二章 歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全。工程資料包括基建文件、監理資料、施工資料、竣工圖等內容。

1、基建文件是指建設單位在工程建設過程中形成的文件，分為工程準備文件和竣工驗收等文件。包括工程準備文件、工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。竣工驗收文件、建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

2、監理資料是指監理單位關于工程施工方面的通知、相關文件等。包括監理通知、質量考核結果、監理抽檢及批復文件等。

3、施工資料是指施工單位在工程施工過程中形成的資料。可分為施工質量保證資料、技術資料、安全資料；它包含了整個建筑物施工開始到結束，所產生的文件內容，有聯系外單位（建設、設計、勘察、監理等）的文件；記錄工程的質量、技術及安全等情況（包括新工藝、原材料檢測、檢驗）；保存施工時的安全信息和安全糾正內容（安全方案的編寫、安全教育等），是施工全過程的記錄文件。

施工資料應該嚴格按照規范編寫，真實的反映施工現場的技術、質量情況，資料的形式有：紙質資料、實物資料、視聽、圖片、影像資料等。

4、竣工圖是指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣，符合工程實際狀況的施工圖。因為在施工過程中難免有修改，為了讓建設單位或者使用者能比較清晰地了解管道的實際走向和設備的實際安裝情況，國家規定在工程竣工之后施工單位必須提交竣工圖。

作為城市實踐案例，持續建設新農村、新的經濟圈等經濟持續發展規劃建設，必須進行新的規劃圖和施工圖與現存的竣工圖核查核實，才可以進行施工建設，尤其是隱蔽工程檢查記錄，必須仔細進行標高審查備案！由各專業人士審查簽字才可放行。

第三章 檔案管理員的職責

1、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。積極宣傳和認真貫徹執行《檔案法》、《檔案實施辦法》及《江蘇省檔案條例》。

2、熱愛檔案事業，刻苦學習檔案業務和科學文化知識，不斷提高業務水平和工作能力。

3、加強組織紀律性，自覺遵守黨的紀律和國家的法律．法規，嚴守黨和國家的機密，遵守公司的各項規章制度。

4、集中統一管理項目全部檔案，維護檔案的完整與安全，并按規定積極提供利用，為項目各項工作服務。

5、熱情、耐心接待查檔人員。堅持查檔規定，做到調卷迅速準確，不斷提高工作效率。

6、負責項目各部門各種門類的檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作的監督和指導。

7、認真做好檔案庫房的內務管理，箱柜排列有序，整齊清潔，布局合理，分類明確，查找方便。

8、認真做好檔案庫房防火、防盜、防潮、防塵等八防工作。

9、積極開發檔案信息資源，編制各種檢索工具和編研材料。

10、做好信息利用和檔案利用效果收集整理及有關檔案工作情況的統計。

第四章 資料的收集與整理

在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。其中包括合同文本（含工程總包及工程分包合同）、深化設計方案、工程會議記要、工程聯系單、工程簽證單、竣工資料等

1、施工前資料的收集與整理

（1）由公司組織項目經理部配備資料管理人員，成立資料管理組織機構，制定資料管理制度，確定項目經理部工程資料管理目標，并分解到相關崗位，做到責任明確，流程清晰，管理有據。

（2）工程開工前一周內，項目經理部依據施工組織設計、施工圖紙，結合地方、行業、集團公司及分、子公司關于工程技術資料的有關規定，編制《工程資料管理計劃》，經公司審核后報集團公司技術質量部備案。

（3）工程資料管理計劃的內容應包括以下內容 1）編制依據。

2）工程總體概況，旨在明確工程資料中統一的工程名稱、工程各參建單位、建筑規模、結構形式、開竣工時間等內容。

3）工程資料清單，包括資料類別、組成內容、原件份數。4）工程資料管理組織機構。5）工程資料填報、整理職責分工。

6）工程資料管理制度，包括項目部內部移交時限、獎罰措施等。7）竣工組卷及對外移交要求。

（4）項目經理部在分包項目施工前與其簽訂資料管理協議，依據“誰施工，誰負責”的原則對分包單位施工資料的編制、報審、移交等提出具體要求。

2、施工過程中資料整理

（1）項目經理部資料員應根據資料內容進行資料盒的脊背、封面標識，做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內應包括總目錄、卷內目錄、資料封面、分目錄和資料內容五部分，各級目錄及資料內容必須對應一致，層次清晰。

（2）工程資料應隨工程進度及時收集、整理，項目齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全，必須使用檔案規定用筆。資料編制表格式樣應符合國家、行業或地方有關規定。

（3）項目經理部各部門管理人員應根據工程進度及時填寫工程資料，并按規定及時移交資料室。資料填寫人員應對資料內容的真實性、準確性負責。

（4）做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

（5）項目經理部資料員隨時掌握工程進度情況，保證資料與工程同步，發現滯后情況時，應依據項目部資料管理制度進行報告、催交工作。

（6）項目經理部資料員負責對工程資料的編制情況進行初檢。根據地方規定及相關規范要求對工程資料中的工程名稱、施工部位、內容填寫、簽名蓋章、交卷情況進行檢查并督促相關人員整改，保證其正確性。對檢查合格的資料，做好編目、外觀整理、組卷等工作。

（7）項目經理部總工程師應定期組織工程技術人員對工程資料進行自檢，留下檢查記錄，按項目部規定對相關責任人進行獎罰并限期整改，并組織工程技術人員對資料檢查中存在的問題進行認真分析、總結和再培訓學習。

（8）公司定期或不定期對所屬在施項目部的工程資料進行檢查，對存在的問題填寫檢查記錄并限期整改，并跟蹤驗證整改結果，確保工程資料的完整性、真實性、及時性、準確性。

3、竣工驗收階段工程資料管理

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。高速公路建設項目完成后三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

（1）工程竣工驗收前，項目經理部必須按當地工程技術資料管理規定，完成工程技術資料的整理、組卷、自查工作，為工程竣工驗收提供必要條件。

（2）項目經理部，應負責匯總整理分包單位編制的全部工程資料，統一管理。

（3）工程竣工驗收通過后，項目經理部應及時收集各項驗收記錄的原件，經整理、匯總后形成完整的竣工資料。

（4）編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

1）歸檔文件、齊全完整； 2）分類清楚，保持聯系； 3）題名確定，容易查找； 4）卷內排列，系統條理； 5）保管期限準確； 6）密級劃分恰當； 7）藍圖折疊，符合要求； 8）卷皮書寫，正楷整法； 9）案卷裝訂，整齊美觀； 10）聲像資料，清楚清晰。

第五章 資料的分類、歸檔與統計

高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

1、檔案分類

按照業主、監理單位對竣工文件的編制原則和要求，將工程資料進行整理分類，分類過程中，將資料的形成時間、機構、資料載體、保管期限等因素全面考慮。首先按保管期限把資料劃分為短期、長期、永久三大類，再根據施工時間把資料劃分為一期、二期工程，最后按照機構分前期檔案資料、建設單位資料、監理單位資料、施工單位資料、竣工驗收資料、其他檔案資料。

（1）前期檔案資料

1）招標、招標補遺、投標文件的收集整理。2）施工行政許可證、設計交底 3）征地拆遷土地數量一覽表 4）合同書、協議書等（2）單位工程施工資料 1）路基及構造物工程 2）路面工程 3）房建工程 4）交通設施工程 5）綠化工程 6）工程照片 7）支付資料

（3）竣（交）工驗收檔案資料 1）工程交工驗收報告

2）單項工程驗收報告（機電工程驗收、房建工程驗收、環保工程驗收、工程檔案驗收）

3)工程竣工驗收影像資料（4）新技術、新材料檔案資料

2、檔案立卷歸檔制度

凡是工程項目在各項活動中形成的具有現實查考使用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的材料，必須歸檔保存。

立卷歸檔的基本要求

(1）應歸檔的文件材料齊全、完整，書寫材料字跡符合保存要求。(2）分類組卷合理正確、案卷標題簡明確切，關鍵要素（單位工程名稱、分部工程名稱、分項工程名稱、立卷時間、歸檔人等）要求。

(3）卷內文件的排列，必須保持文件之間的聯系，準確區分保管期限，便于保管和利用。

(4）案卷裝訂結實，頁號編寫正確，封面封底填寫完整。

為了科學管理，了解庫情，有利于保護、促進利用，使各項檔案工作健全地發展，特制定本制度。

3、檔案的統計

（1）做好各類檔案收進和移動登記臺帳。（2）做好檔案查閱、借閱登記簿。

（3）每年年末對庫存檔案的數量、類別，提供利用情況，檔案機構人員變動情況進行統計。（4）堅持統計原則，仔細核對數據，按時、按質、按量完成各項統計工作。

第六章 檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4、檔案借閱者必須做到：

（1）愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

（2）注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

5、檔案借閱內容包括：招投標文件，各單位、分部工程的施工設計圖紙，設計變更、設計交底及工程相關文件。

第七章 檔案室管理制度

1、檔案室是保管學校檔案的機要重地，必須嚴格執行檔案庫房技術保護管理辦法，認真做好保密和防盜、防火、防潮、防光、防塵等保護工作。

2、非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。

3、檔案室內必須配備適宜保存檔案的鐵質箱柜，并采取防盜、防火、防潮、防光、防塵、防高溫等八防措施，使庫房溫度控制在14℃—24℃，相對濕度保持在45—60％，并做好記錄。

4、庫房門窗必須保持堅固，出入庫房應隨手關門，以確保庫房的安全。

5、調閱或出借檔案，應嚴格執行本單位制訂的檔案查（借）閱制度。

6、檔案室應經常保持清潔，做到窗明、門潔、地凈，箱柜無灰塵。

7、室內檔案應分類存放，箱、柜、架必須擺放整齊，并編上箱號，嚴禁在庫房內存放個人物品或堆放雜物，嚴禁煙火。

8、對室內的檔案，定期進行檢查核對，并做好記錄，發現可疑情況應追查。

9、離開檔案庫房，要隨手關門，鑰匙要妥善保管。

第八章 維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

6、文員每月對維修檔案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

第九章 檔案的銷毀

1、項目部任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交辦公室主任、總工程師、項目經理、審核批準后執行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由項目經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由辦公室、各部室、總工程師批準后方可銷毀。

4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

第二篇：檔案管理制度

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條　凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由辦公室統一收集管理。

第四條　檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條　歸檔范圍：

1、公司的規劃、計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

第三篇：檔案管理制度

泰州市歌德電商職業培訓學校

檔案資料管理制度

一、各培訓機構都必須建立健全各類培訓檔案，如：培訓教師檔案、教學檔案、培訓學員考勤、成績、培訓合格證、操作證等檔案，并指定專人負責檔案管理工作。

二、培訓教師檔案應包括以下內容：目錄、培訓教師聘用“協議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學歷證書（復印件）培訓教師資格證（復印件）、個人教研成果資料及論文、教學工作鑒定等，并按規定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學檔案的內容材料：

1、卷宗目錄

2、教學工作總結

3、開辦培訓班的有關文件（計劃、報告、批文等）

4、教學大綱

5、教學計劃表

6、教學計劃執行表

7、學員登記表

8、學員考勤

9、監考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學員學籍登記表

13、證書發放審核備案表

14、參加培訓學員相應的學歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規范填寫。表內所列內容、責任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內容的在卷宗目錄欄內予以注明。

四、職工技能培訓檔案，按班（期）次參照上款內容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓中心安全培訓檔案、資料必須專人專柜管理，按規定需移交單位檔案室保管的應及時移交。

六、技工學校聯辦的大專、本科函授學歷教育的學員檔案，學員畢業后交職工培訓部登記后轉學員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓機構都必須建立企業領導人員和后備人才培訓檔案，內容包括：個人基本情況、參加培訓時間、地點、內容、考試考核結果、個人論文、后續學歷證書（復印件）等。

第四篇：檔案管理制度

遼寧交通建設集團規章制度匯編

檔案管理制度

一 總 則

1、為了加強集團檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為集團各項工作服務，特制定本制度。

2、凡集團各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須定期向集團機要檔案室移交，集中管理，任何部門和個人不得據為已有。

3、各部門的領導應重視本部門文件資料的收集管理和文書立卷歸檔工作，責任到人。各項目部的財務賬簿及憑證由財務部長負責移交，內業資料由項目總工負責移交。

4、各部門的文書立卷工作和檔案管理工作由集團辦公室負責監督和指導。

二 歸檔范圍

1、凡是反映集團工作活動、具有查考利用價值的文件材料（合同、公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、光盤等）均屬歸檔范圍。

2、上級機關文件材料應歸檔的有：

（1）上級機關頒發的需要集團貫徹執行的文件材料；（2）上級機關有關領導視察、檢查集團工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊;（3）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

遼寧交通建設集團規章制度匯編

3、集團文件材料應歸檔的有:（1）集團頒發的（包括轉發及其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集團的請示與上級機關的批復文件，所屬各單位、各部門的請求與本集團的批復文件；

（3）集團及各部門的工作計劃、總結、報告；

（4）集團召開的各種會議的全套文件與記錄以及會議形成的聲像材料；

（5）集團領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；

（6）集團領導或各部門有關負責人代表集團對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（7）反映集團經營和管理的專業文件材料，如項目競標文件、信貸、租賃、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（8）集團或各單位、各部門匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；

（9）集團及各部門、各公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；

（10）集團及各部門、各公司制定的規章制度等；

（11）集團的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映集團重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（12）集團編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

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（13）集團及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（14）集團職工、黨員、團員名冊、報表；

（15）集團職工轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；

（16）集團外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、工作來往文件等；

（17）集團解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（18）集團或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

（19）集團固定資產登記，財產，物資、財務賬簿及憑證。（20）集團購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

（21）集團下屬各單位、各項目部財務賬簿、憑證及分包合同等（22）集團所轄的各施工項目內業資料中開竣工報告、業主獎懲、竣工質量驗收報告及真實反應施工過程中特殊施工工藝、質量控制、變更資料等有價值的文字文件材料。

三 立卷歸檔要求

1、集團各單位應在每年一月底以前將上需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團檔案室移交完畢。

2、各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

遼寧交通建設集團規章制度匯編

3、各公司、各部門向集團檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照（復印件）、章程、項目人員任免文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一起立卷。

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

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（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四 檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映各部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本集團有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映各部門一般活動，在較長期時間內對集團工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對集團有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五 檔案的鑒定與銷毀

1、集團辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出銷毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

六 檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門

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領導批準，然后到集團檔案室填寫檔案借閱單，方可借閱。

2、集團各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或集團領導批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

5、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

6、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失檔案的，應立即報告。

7、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，須經相關領導批準。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強對公司檔案材料的管理，充分發揮檔案信息的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省中外合資、合作經營企業檔案管理規定》、《外商投資企業檔案管理暫行規定》和其他有關法律法規的規定，結合本企業的實際，制定本辦法。

第二條 公司各類檔案材料的形成、歸檔、分類、鑒定、保管、借閱、保密、統計、銷毀等檔案管理的步驟和內容，均要遵照本辦法執行。

第二章 檔案管理機構

第三條 公司的檔案工作由公司行政總監分管，設置檔案室和專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應具有檔案專業知識和技能，負責檔案的具體管理工作。

第四條 檔案管理人員的主要職責：(一)參與制定公司檔案工作的規章制度；

(二)對公司各部門檔案材料的歸檔工作，進行指導和監督；(三)做好公司檔案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性檔案材料向有關檔案機關移交工作；

(五)提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理的現代化和科學化。第三章 檔案材料歸檔的范圍

第五條 公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

(一)企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。包括合資企業申請立項的意向書、可行性研究報告、洽談紀要、協議、合資合同、公司章程、出資證明、批準文件、委派和撤換董事通知、董事會名單等。

(二)董事會、總裁辦公會議及其相關的會議形成的文件材料。包括會議決議，會議紀要、會議紀錄等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司頒布的各種綜合性的規定、決定、規章制度和獎懲辦法等。

(四)財務、會計及其管理方面的文件材料。包括審計報告，財務計劃，財務預算，財務決算，年、季、月會計報表，會計賬簿，會計憑證等。

(五)勞動工資、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事調整、人事管理、獎懲記錄、員工名冊、員工檔案，員工工資審核記錄等。

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(六)法律事務方面的文件材料。包括法律意見書、經濟糾紛材料、各類訴訟案件材料等。(七)經營管理方面的文件材料。包括公司發展計劃，的生產計劃，營銷計劃，公司和月度工作總結，單項工作總結，調查報告，公司的各類計劃指標、技術指標、營銷指標，以及公司各類命令、工作指示、調度紀錄等，還包括在經營活動中形成的合同書、協議書，以及其他原始記錄和憑證。

(八)安全生產管理方面的文件材料。包括安全生產規章制度、操作規程、安全生產檢查總結、安全生產統計報表、事故調查報告等。

(九)生產技術管理方面的文件材料。

(十)儀器、設備方面的文件材料。包括儀器、設備維修、改裝、保養記錄，設備統計臺帳，設備使用說明書，合格證，圖紙和有關技術文件、材料等。

(十一)基本建設方面的文件材料。包括立項、報建、設計、施工、竣工驗收各個階段的文件材料。

(十二)科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料。(十三)教育培訓方面的文件材料。(十四)情報信息方面的文件材料。

(十五)證書證件方面的文件材料。包括法人營業執照、稅務登記證、法人代碼證、土地使用證，房產證、進出口許可證等各種企業生產經營需要的證件，以及企業和產品獲得的各類榮譽證書，達標證書和證明等。

日常工作需要使用的證照由總裁辦保管，有關部門按規定辦理借用和年審。(十六)其他具有利用價值的文件材料。第四章 檔案材料管理的程序

第六條 檔案管理的程序包括：收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用等工序。

第七條 會計檔案按照《中華人民共和國會計法》有關規定進行管理。第五章 檔案材料的收集

第八條 各部門形成的檔案材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，根據公司規定向檔案室移交，任何個人不得據為己有。

第九條 凡屬第三章規定范圍的檔案材料，均應立卷歸檔。第十條 立卷歸檔的時間要求。

(一)會議材料，在會議結束后一周內歸檔。

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(二)基建項目材料，在項目驗收后二周內歸檔。(三)各種案件材料，在結案后一周內歸檔。

(四)其他檔案材料，在已經辦理完畢后，一周內立卷歸檔，移交給檔案室。

(五)對于某些專門文件、或個別駐地在外的業務部門單位的文件，為方便日常工作的需要，檔案材料立卷歸檔的時間，報主管領導批準后可適當延長。

(六)會計檔案原則上在翌年五月份前，將檔案目錄移交檔案室，兩年后移交檔案材料。(七)各部門確實因為業務和工作需要保留檔案材料的，經主管領導批準后，可以保留，但必須按照立卷歸檔時間要求，移交檔案目錄清單，并辦理有關手續。

第十一條 立卷歸檔的要求

(一)各部門兼職檔案員或經辦人員，在規定的時間內，把整理審定完畢的檔案資料，移交給檔案室歸檔。

(二)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式三份，移交人和接收人雙方簽字后各執一份，另一份保留在移交的檔案中。

(三)歸檔的文件材料必須完整、真實、準確，請示和批復，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。

(四)立卷時要編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

(五)填寫案卷一律使用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應該清楚，準確。

(六)立卷應以本公司形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能夠正確反映企業生產活動狀況和面貌。

(七)立卷應以問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切關系的文件組合在一起。(八)立卷應把其他單位的文件與本公司的文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

(九)立卷后，發現需立卷的文件材料，可按立卷原則進行插卷。

(十)文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統反映問題，做到查找方便。

(十一)各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須是原件，并保持完好。

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(十二)聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 檔案材料的借閱

第十二條 檔案材料主要供本公司利用，一般不允許外單位人員查閱，如有特殊情況，外單位人員須持介紹信，并經主管領導批準，可查閱無密級檔案。

第十三條 各部門工作人員可以查閱本部門業務工作范圍的檔案資料，如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經主管領導批準，方可查閱。

第十四條 檔案材料的借閱者應負責檔案的完整和完全，未經許可，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注記，不得轉借，如有違反，予以處罰。

第十五條 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式，復制品應仔細校對，與原稿無誤后，提供使用。

第十六條 必要時，檔案室可對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章才有效。對外單位出具證明材料，必須得到主管領導批準。檔案證明材料只是證明某事在檔案上有記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案材料作解釋或下結論。

第十七條 檔案材料一般不可帶出檔案室，如有特殊情況，必須經過主管領導的批準并辦理借閱手續，借期最多為一周，如延長借閱時間，需及時辦理續借手續。逾期不歸還者，檔案管理員要及時催還。

第十八條 借閱檔案材料必須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報主管領導批準后，責令遺失者賠償，并給予紀律處分。

第七章 檔案材料的保密要求

第十九條 檔案管理員和借閱檔案的人員，要加強保密意識，共同做好保密工作。第二十條 檔案分一般檔案和密級檔案兩類，密級檔案分為絕密、機密和秘密三級。第二十一條 有密級檔案只允許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案需要復制、摘錄時，必須得到主管領導的批準。

第二十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人利用要經過主管領導批準。第二十三條 對已經到了保密期限的檔案，要及時請檔案鑒定小組鑒定解密，并報主管領導批準，對解密檔案作一般檔案管理，提供使用。

第二十四條 檔案管理員丟失或擅自提供、泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分。

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第二十五條 公司員工調離本企業時，需按照檔案室的要求整理已經形成的文件材料，移交給檔案室，并退還所借的檔案資料，檔案員審查無誤簽字后，才能辦理離職手續。檔案管理員離職，由主管領導監督辦理交接手續，完成交接后，才能辦理離職手續。

第八章 檔案材料的鑒定

第二十六條 公司成立檔案鑒定小組，負責制定檔案材料的保管期限表，確定和調整檔案的密級，對檔案存、毀提出處理意見。檔案鑒定小組由主管領導擔任組長，組員由有關部門負責人、技術人員和檔案管理工作人員組成。

第二十七條 檔案保管期限分為永久、長期和短期。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存，在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存，凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期從長。

第二十八條 對每一份檔案材料應根據保管期限表，確定該檔案材料的保管期限。第二十九條 基本建設方面檔案材料保管期限，遵照《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001執行。

第三十條 會計檔案保管期限以具體保管年限登記，遵照《會計法》和其他有關規定執行。

第九章 超期檔案的銷毀

第三十一條 對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理員登記造冊，經檔案鑒定小組鑒定后，報董事會批準，按規定銷毀。

第三十二條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。銷毀檔案的目錄必須永久保存。

第三十三條 銷毀文件必須在指定地點進行，由檔案室和有關部門指派專人共同監督，嚴禁將銷毀的文件作為他用、或作廢紙出售，文件銷毀后，監銷人應在銷毀冊上簽字，以示負責

第十章 檔案材料的保管

第三十四條 檔案材料是公司的寶貴財富，必須妥善保管，確保萬無一失。

第三十五條 檔案管理人員對歸檔的檔案材料要認真整理、分類、標號、登記、保管，做到檔案材料齊全、分類準確、折疊整齊、美觀、規范，以及存放合理。

第三十六條 設置存放檔案的庫房和箱柜，并做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防污染措施，維護和延長檔案的壽命。

第三十七條 實物和聲像檔案材料的要更根據其自身的特點，制定完善的保管方案，妥發布實施日期 第5頁 善保管。

第十一章 違反檔案管理辦法的處罰規定

第三十八條 對將工作中形成的應當歸檔的檔案材料據為己有，拒絕向公司檔案室移交者，除追繳檔案和責令賠償損失外，還給予記大過和降職、撤職處分，拒絕移交檔案超過二年的給予開除處分。

第三十九條 損毀、丟失或者擅自銷毀檔案材料者，除責令賠償損失外，視檔案的期限不同，分別給予警告或記過處分，屬永久保存期限檔案的，給予降職、撤職或開除處分。

第四十條 擅自提供、抄錄、復制密級檔案者，視密級情況分別給予警告、記過和降職、撤職處分。泄露秘密者，按照《員工獎懲辦法》處分，并責令賠償經濟損失。

第四十一條 涂改、偽造檔案者，除責令改正、賠償損失外，給予警告或記過處分。第十二章 其他

第四十二條 本辦法經總裁核準后頒布實施，修改時亦同。

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