第一篇：論秘書人員的角色意識和知識結構

論秘書人員的角色意識和知識結構

對人類邁進新世紀——21世紀及加入WTO后，隨著科技的進步、社會的快速發展，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，分析了新世紀秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要認清形勢，強化意識；不斷地對自己的知識結構進行自我調節；善于把握和運用知識間的相互聯系；結合秘書工作的實際。通過這些途徑來優化自己的知識結構，以求秘書能適應這個新世紀。

關鍵詞：招聘 就業 知識結構 危機

一、引言

秘書已經成為21世紀的熱門職業之一。在許多人看來，秘書工作似乎沒什么難度，以為秘書工作者每天就是收發、整理文件，接待來訪，跟在領導后面開會、做個記錄，連腦子都不用動，所以秘書只要掌握基本的秘書知識就可以了。但當人類的腳步邁進新世紀的門檻，當WTO的快車駛入中國的大門時，秘書也將面臨著更多的機遇與挑戰。如何做一個稱職、合格的好秘書已經引起人們的廣泛關注。因為僅有傳統意義上的知識結構，已不能適應新世紀發展的需要，只有對自身現有的知識結構作及時地調整，優化和補充，方可立于不敗之地，才能適應這個社會和世界。因此，研究新世紀秘書的知識結構，是很有必要和有價值的，本文就此作一探討。

二、就近年文秘專業的就業基本情況如下分析（1）市場總體需求基本情況

在被調查的40個城市的人才市場登記的用人需求共為290.9萬個，登記求職的共8 52.9萬人。職位需求比為l:2.93。各類大中專校畢業生是人才市場的主要供方。招聘專業和求職專業的主要情況是：

1、招聘專業數量排前10位的是： 市場營銷41.05萬； 計算機24.33萬； 建筑 13.15萬； 管理11.77萬； 文秘11.7l萬； 企業管理11.l8萬； 機械10.98萬 ； 電子工程10.76萬； 財會10.48萬； 經濟7.02萬。招聘專業數量排前10位的占招聘專業總數的52.39％,文秘專業排名第五，占總招聘數的4.03%。足見文秘專業人才所占份額較大。

2、求職專業排前10位的是： 計算機44.59萬； 市場營銷40.85萬； 財會32.56萬； 管理29.99萬；文? ?9.59萬； 經濟27.19萬； 機械27.08萬；電子工程22.96萬； 企業管理18.52萬； 建筑18.12萬。求職專業數量前10位的占求職總數的34.17%。文秘專業職位需求比為1:2.52，低于平均水平，這說明文秘專業較之其他專業還有一定潛力，就業形勢總體看好。

同時就北京、深圳兩地總體情況說明，文秘人才在東南沿海市場經濟比較發達的地區就業空間較小，而在文化底蘊足、新興產業多的熱點城市以及中、西部資源豐富、經濟欠發達地區的就業環境相對寬松，需求較旺。

3、高學歷文秘型人才依然供不應求，本科以下學歷構成了人才市場供需的主體。進入人才市場求職的個人中，碩士研究生以上學歷（含碩士研究生）占 1.49%，本科學歷占33.13%，大專以下（含大專）的占58.91%。在用人單位發布的用人需求中，碩士研究生以上學歷（含碩士研究生）占3.67%，本科以下學歷（含本科）占96.33%，顯示出高學歷人才在求職中仍具有很大的主動性。其中，碩士研究生以上學歷（含碩士研究生）中，機械、市場營銷、建筑、通信工程等專業供不應求，計算機、財會專業供需基本持平，文藝、體育、醫藥、管理等專業出現比較嚴重的供大于求現象。在本科以下學歷中（含本科），市場營銷、建筑專業、電子工程、通信工程等專業求職形勢較好，計算機、管理等專業不容樂觀，文秘專業中低學歷者（大專以下）則更值得擔憂。應聘崗位硬性要求

1、要求“有相關工作經歷、經驗”者

2、要“應屆畢業生中優生”

3、“限戶口所在地”

此外，從招聘信息中可以窺見的幾點規律

1、招聘初、中級文員和秘書的比例較大，共72條，約占69%，招聘高層秘書人員的比重較小，共27條，約占26%，其他專門秘書僅占3%?？梢姡拿卮髮Ｉ鷳诔酢⒅屑壩拿貚徫簧先ブ\求生存與發展。

2、隨著招聘秘書的級別的升高，聘用條件漸趨苛刻，素質要求越來越高，就聘難度也逐漸變大，且數額漸少，但工資待遇越來越豐厚。

3、綜合素質好者，工作適應能力便強，就業受聘的可能性便大增。總的看來，人才市場對文秘類求職者提出了較高要求，主要集中在人品、職業道德等非智力因素和思維、知識、技能等智力因素以及外表因素方面，那種性情開朗、為人誠信、做事認真、有敬業奉獻精神和較強親和力者，能獨當一面、熟悉辦公室各項工作、綜合能力強者，形象端莊、氣質上乘、身高適宜者，在職場中必將大占先機。

三、秘書知識結構分析

1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

（1）廣博、扎實的基礎知識基礎知識是秘書知識結構中的根基?；A知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括以下幾類：政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義以及現代科學方法論知識。這部分基礎知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。文化基礎類。如語文、歷史、物理、化學、生物、歷史、地理等。這是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智；詩歌使人靈秀；數學使人周密；自然哲學使人深刻；倫理使人莊重；邏輯學使人善辯。而這些我們上小學、初中乃至高中時就已學了這些基本方面的知識。當然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養，就會給領導工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規模龐大，秘書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規、規章、政策；二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。

（2）精深的專業知識專業知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內容內應掌握的知識?？煞譃槊貢鴮W科專業知識和秘書所在部門的業務知識。秘書學科專業知識。這部分知識是秘書知識結構體系中的核心部分，也是區別于其他專業人才知識結構的標志。這部分知識主要有秘書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調研學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通并能熟練運用秘書學科專業知識，才能成為合格的秘書人才。秘書所在部門的業務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當門外漢，使自己工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。（3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

四、當代社會秘書在行業中發揮的作用

繼承傳統秘書工作的內容，秘書工作主要負責接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；收發與回復日常郵件；撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作； 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔； 接待訪客；采購、分發和控制辦公用品。

隨著社會的進步和經濟的發展，秘書業也對其工作人員有了新的要求。如今在企業中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。秘書工作的范圍十分廣泛，既是業務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，所以秘書這個崗位是很重要的。秘書成為企業新形象的代言人。

五、秘書人員危機分析 自商業秘書誕生秘書尤其是女性秘書經常被稱為“小秘”，除了日常的行政工作以外，吃飯應酬也是女性秘書的必備技能之一，更有公司在人員招聘時直接忽略專業能力，硬性要求女性身高1.68M，五觀端正，氣質出眾等條件女性秘書面臨著社會和人類道德的雙重壓力。

如今，高校秘書專業畢業生陸續就業，在專業能力方面前景有所改善，但女生總體情況并不樂觀，人們從根本上并沒有擺脫舊思想的影響，社會風氣腐敗也為當代秘書形象轉型有很大影響，這也是秘書從業人員到有一定工作年齡時轉行的原因之一，至此，形成了一個惡性循環。

同時，秘書行業在中國并非是傳統的職業，它是在新中國改革開放后由于經濟的發展，后期新興起來的行業，相較于中國傳統的職業仍受傳統思想的排斥，同時人們對于這個行業并沒有先進性的認識和系統的學習過。所以并不能完全的發揮其應有的作用。

如今，秘書新型秘書專業的高校畢業人仍面對許多的危機。相較于傳統意義上的秘書，秘書職業可替代性強，薪酬較低，重視度不夠，工作性質穩定沒有太大的挑戰性。很多從業人員在經過一段時間的工作后開始計劃換行。這說明秘書行業在中國還沒有形成一個明朗的行業前景。

面對此類情況，秘書從業人員一方面要有意識的加強自身可應用能力外，還要擁有自己獨有的特別技能才能在行業中擁有不敗之地。同時，社會也應該有意識的去加強認識秘書的特有素質。參考文獻

汪力.《秘書是怎樣煉成的》.時事出版社.2008.3（1）：3--30

第二篇：秘書角色論

秘書角色論

摘 要：不同的崗位賦予了工作者不同的崗位職責，不同的崗位職責限制了工作者不同的工作范圍。秘書的地位是從屬于領導的，其職責是服務于領導，輔佐領導決策。如何把握好

秘書角色的分寸，為秘書工作定好位、定準位，是秘書開展好工作的先決條件。

關鍵詞：秘書角色定位

社會是個大舞臺，領導也好，秘書也好，大家都在這個舞臺上扮演各自的角色。而不同的角色，在“劇”中有不同的要求，不能隨心所欲。領導的運籌帷幄，決策千里，秘書的鞠躬

盡瘁，輔佐決策，不同的角色賦予了他們不同的工作職能。研究秘書角色的分寸，指的是作

為一名秘書人員應明確自己所處的角色、地位，知道與自己角色、地位相符的身份，以此決

定自己在處理與其他角色（比如領導）關系時的行為。

一．秘書溝通藝術

《孫子兵法》 日:知己知彼,方能百戰百勝.要處理好與領導之間的關系,首先要對領導有一

個全面的了解.一般說來,秘書能夠和領導相處愉快,大多是秘書了解領導的管理風格、工作作

風以及性格等方面,從來都是秘書配合領導工作,鮮有領導被秘書“牽著鼻子走的”.只有明白

這些,秘書才能察言觀色,投其所好。秘書職責上主要在于與領導溝通以及和同事之間的溝通。一）與領導溝通時要學會未雨綢繆

無論何時何地,秘書人員要切記自己是領導的助手,屬于份內的事情要認真做好,除此以

外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結,在向領導匯報、請示、反映問題時,不發表有

關領導個人的議論,不當傳話筒,不說不利用于團結的話。

領導每天需要面對和解決的事情很多,為了提高溝通的質量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟,對領導的工作日程也要有個清晰的了解 還要對領導的心情

做個大致的揣摩。這樣既能節省時間,也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心

情又很糟糕的時候去與之溝通,往往會事倍功半,不但達不到溝通的目的,反而會使領導對秘

書人員產生反感。

二)要學會把領導的“脈”

秘書平時在與領導的接觸中,要學會觀察,學會總結。針對不同性格的領導,找出適合與

之溝通的方法，所謂一千個人就有一千個哈姆雷特。比如與冷靜型的領導相處時,秘書人員

可能會覺得對方難以捉摸,這就需要秘書人員善于觀察,從領導日常的工作中去了解他的喜

好。在與領導溝通的過程中，多聆昕他的意見和建議,切勿自作主張;凡是領導交辦的事務,務必要做到萬無一失,對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處→段時間后,就會取得冷靜型

領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快,很欣賞有才能的人。因此在與他相處

時,可以大膽地提出自己的想法和建議,他到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領導相

當有魄力,所以只要你的建議可行,他都會支持你。在和這類領導相處時,除了要扎實穩妥地

辦事之外,還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”,盡管他愛才惜才,但是如果表現過頭,會讓這類領導認為你是在故意賣弄,反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異,但是只要

秘書人員在工作中兢兢業業,多思考、勤學習,加上巧妙使用溝通的技巧,那么我們就能從容

面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導,最好的辦法就是選擇離

開,因為和這種類型的領導相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來

很多意想不到的麻煩。

三）與同事的溝通技巧

（一）。如何與人相處之怎么樣待人

在一個單位里面,秘書除了要面對領導,更多的時候是要面對各個科室的同事。為了使

各項工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點:

每個人都渴望得到別人的尊重,尊重別人也就等于尊重自己。所以,在與同事的接觸中,秘書人員要牢記：不做不能做的，不說不該說的。對每一位同事都平等相待,千萬不要因為對某個人有意見或看不慣,就不屑于與其說話,這樣很不利于團結。和平團結更有助于工作的順利開展。

誠信是人與人之間溝通的基礎。秘書人員在與同事相處時,要樹立“誠信第一”的觀念,答應別人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某種原因沒有做到,也要誠懇地向對方說明,取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病,不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關于議論自己的言論,也用不著去追根問底,凡事以一顆平常心對待。在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這樣問題就來了。當這種情況出現時秘書人員要做到的是如何去解決而不是拼狠斗強，要做到與人友善。與人以漁，人必與之以魚。

（二）老老實實做人，踏踏實實做事

很多人認為秘書是領導身邊的人,不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保 持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

二．秘書工作者的定位

秘書所在的辦公室是一個單位聯系上下、協調左右的樞紐部門。工作關聯度高、輻射面廣,倘若牽不住“牛鼻子”就會被任務拖著走而疲于應付。而要提高辦文、辦會、辦事效率,把繁雜的工作任務梳理整齊,分理清楚,按時完成,真正為領導分憂、為基層服務、為同級助力,角色的定位非常重要。正確的角色定位就是要知道自己“該做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“補位”。

秘書是一種職務的名稱,指處于樞紐地位,主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務于領導的人員,是領導的參謀和助手。秘書既是參謀也是助手,秘書在工作中處于承上啟下、溝通內外的地位。

一、現實生活中秘書定位的誤區角色定位分為社會定位和血緣定位。而社會定位又可分為職責定位和交際定位。這里所指的角色定位是指社會定位中的前者,即個體對自身在某個社會單位中所擔任的職位及所擁有的權利和義務的認識。具體而言就是秘書對自己在本單位和本部門擔當的角色及所有的權利和義務的認識定位。秘書是領導的參謀和助手,許多工作是通過秘書來完成?

秘書與領導之間的關系,是秘書人際關系中最重要的關系,是決定秘書工作成敗的關鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領導環境和愉快的工作氛圍,但現實工作中很多時候領導們的意見是不一致的,這就導致秘書經常處于領導與領導之間的“夾縫”中進退維谷的局面,處理得不好,就會將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應對這種局面呢?求同存異,統籌兼顧

領導分工不同,考慮問題的出發點就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當一項工作涉及各個相關方面時,往往不同方面的分管領導人都會關注這項工作。如果各領導人分別從自己的職能角度,對這項工作做出了看法不同的指示時,就出現了使秘書左右為難的多頭指示,秘書就可能被“夾”在中間,兩頭受氣。對此,秘書一定要認清楚領導意見的相同之處,做到求同存異。因為這樣做,一則兩個領導的意見都符合,二則領導也希望團結一致,不講團結的畢竟是少數。這樣就可避免兩頭受氣了。領會精神 ,維護大局

從管理科學化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領導人,應主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應主動尋求領導人意見的共同點,靈活處理。如果處理不當,不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領導甚至影響領導人之間的關系。我們常說,秘書執行領導指示,必須抓住“精神實質”,這就是強調正確

領會領導意圖。不同領導的指示盡管在許多具體細節上各有所異,但在大的方面精神實質是一致的,有時秘書之所以會出現被領導之間“夾”住的現象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執行領導命令時,一定要對上級的命令仔細分析一下,抓住了精髓再干。力爭協調,融洽關系

按理說,領導人之間的工作意見不一致,確有領導層本身協調不夠的原因,但作為被“夾”者,秘書多從好處著眼,充分發揮自身的主觀能動性,通過創造條件爭取讓領導意見統一起來,才能改善被動局面。秘書應主動與領導們溝通或促進領導之間的溝通,共同商討出一個妥善的辦法。若各分管領導人各持已見,相持不下,秘書要請示主要領導人,由主要領導出面協調或裁決。掌握特點,靈活運用

任何領導者都有一套具體的領導方法,其安排工作都存在著一定的靈活性,而這種靈活性又常常體現在每個領導的性格、習慣、作風等特點中。因此,要想避免被領導之間的“夾板”夾住,平時就要注意摸清并掌握不同領導的特點,做到心中有數,將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態。比如對愛說過頭話的領導,理解時就要防止“過頭”,對說話“欠火”的領導,理解時就不能總“欠”著應該到的“火”。只有摸清不同領導的喜好,才能采取靈活機變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板”,從而避免自己“夾住”自己

當遇到領導的意見是不一致時,秘書決不能偏向一方,擅作主張;或者搬弄是非,投機討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應竭盡全力,使之協調統一,避免釀成領導之間的矛盾和糾紛。若發現個別領導的指示有明顯的錯誤,將會帶來不良后果時,應把事實和情況向該領導人匯報清楚,提出參謀建議,分析利弊得失,幫助修正決策。若該領導人固執已見,秘書可按照程序和原則,向上報告情況。對于事關幾個分管領導職權范圍內的問題,各分管領導人的意見難以統一時,最好在適當的場合,向領導班子請示,由領導班子的辦公會集體研究決定。這樣,秘書就能不被領導們的“夾板”夾住。

找準自己的定位，演好自己的角色。與領導配成搭檔，努力成為他的好伙伴、好助手，提他擔責分憂，隨時隨地抓住時機表示自己對他的忠心，永遠站在領導這一邊，以你的態度說明一個事實：我是你的好朋友，我會盡自己所能為你做事。以你的力量使上司更有光彩，其終極結果你會發出耀眼的光芒。

三、秘書角色意識秘書角色及秘書角色意識

“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術中的概念。上世紀初,由喬治?米德引入到社會心理學的領域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”[那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中,經常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時,他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。相應的,秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。正確認識秘書角色,是成為稱職秘書從業人員的基本要求,是腳踏實地做好秘書工作的保證,更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。秘書角色意識的培養

形成正確的職業角色認知,即擺正自我在工作中的位置,認清自己在職業生活中扮演的角

色。秘書在職業生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務、實現組織目標而工作的,除職務不同和分工不同外,并無任何特殊之處;在和領導相處時,秘書人員是下級、是配角、是輔助者和服務者,應該接受領導的指揮和安排,協助領導做好工作,完成任務;當秘書受到領導和單位的委派,作為領導或組織的代表參加一些活動時或從事工作時,秘書人員又成為了單位的代表,可以在領導授權范圍內做出決定,同時應該注意建立和維護組織在公眾心目中良好的形象。

形成正確的職業認知,還應該注意擺脫錯誤的角色認知造成的誤導。目前,在我國,很多行政機關、事業單位的領導都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯覺:今天的秘書就是明天的領導。再加上我國傳統“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業。這種錯誤認識在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個“錯誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認識帶來了影響。做秘書是為做官打基礎、做準備,秘書是“準領導”,一旦產生了這種錯誤認知,在工作中難免會無法認清、擺正自己的地位,無法用正確的心態來面對自己的工作和工作中的各種關系,從而影響了正常的工作開展。這種錯誤認知同時也影響和阻礙了秘書職業化發展的道路,即,秘書,應該被看作是和教師、醫生等一樣的一種職業,而不只是一個職位,更不是一個通向仕途的跳板。許多領導人從事過秘書工作,這是事實,但走向領導崗位不是選擇秘書職業的目的更不是秘書工作的本質和目標。

我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認識士兵的職責,這就更不是好士兵。一個士兵首先要考慮的是正確認識自己的職責,做一個優秀的士兵。

所以,培養正確的秘書角色意識首先應該培養正確的職業角色認知。

雖然“認知”與“認同”僅一字之差,但職業角色認同卻比職業角色認知更進一步。如果說“認知”還只是從客觀上正確認識自己所從事的職業,那么“認同”則是從主觀上給自己一個正確的評價。

許多秘書人員在談到自己的工作時,常常不愿意用“秘書”兩個字,似乎這兩個字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業、更上檔次的名稱。的確,秘書的工作可以用瑣碎、平凡來概括,但絕不低等。秘書工作可以分為三大類:辦文、辦事、辦會。僅就辦事一項,就包含了許多瑣碎而復雜的內容:接打電話、收發文件、打印復印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……這些事情看似簡單并不復雜,更看不出對于一個決策的制訂、一個組織的運營會起到什么決定性的作用,所以,許多秘書人員覺得自己的工作“技術含量太低”,“隨便換個人都能做”,“好似勤雜工”,成就感很低。因為自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的瑣事,而自己在單位中也只是名不見經傳的無名小輩,有了成績是領導指揮有方,失誤了卻是自己的失職,甚至要背負罵名,時間久了,難免會產生職業倦怠。其實,作為秘書人員,應該看到自己在一個組織中所發揮的作用,應該自己首先認同自己的作用、肯定自己的價值。秘書人員在一個組織中就像一顆螺絲釘,雖然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用卻是不容替代更不能缺少。試想一下,一部正常運轉的機器如果忽然掉了一只螺絲釘,是不是得出故障呢?這些看似小事,卻代表了一個組織的形象,一個沒有經歷過秘書職業培訓的人想把這么一項簡單的工作做得完美無可挑剔還真不容易。這僅僅是初級秘書,中級(新標準四級)秘書主要負責起草文稿、辦理公文、信息調查研究和整理。高級秘書則需要參與政務和管理事務,他們不僅是領導得力的左右手,更有可能是領導中樞的成員,工作的綜合性更強,對知識和能力的要求更高,在組織工作中發揮的作用就更不容小覷了。所以,秘書從業人員大可不必自我輕視,應該對自己的價值有一個正確的認同。

在認同和肯定了自己的作用與價值,給了自己一個客觀、正確的評價之后,還應該進一步以自己的職業而驕傲與自豪,樹立一個“我是秘書我自豪”的自信形象和堅定信念。

可以說,每一個成功的企業里都有一個團結高效的秘書的團體在協同合作,每一位成功的領導背后都有一個得力的秘書充當他的助手。比爾?蓋茨曾經在公開場合說過:“我和微軟的成功因為有露寶。”(注:露寶是微軟總裁秘書)

秘書人員應該自豪地肯定而不是否定自己價值。秘書價值的實現,無論是從本質的角度還是從其最終的目的看,都取決于他的艱苦工作和他對別人、對社會的實際貢獻。盡管秘書人員不直接做決策,也不直接創造經濟效益和社會效益,但是秘書人員所做的每一項工作,文字工作、會議籌辦、活動策劃、信息搜集、協調溝通,都在創造價值,都在間接地創造經濟和社會效益。就這一點而言,秘書的作用是不容輕視更不容忽視的。秘書人員應該以自己所從事的職業為榮,以自己為組織為社會所做的貢獻而自豪。

3.秘書人員工作意識

自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受,它是秘書人員現代意識的內容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環境的影響,應該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此,作為一個秘書人員,應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力 ,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。

責任意識

秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高秘書工作的質量和水平。

在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能干的秘書，才能適應現代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業各異，“聞道有先后，術業有專攻”，其秘書意識與氣質不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質的修養，秘書功能才能得到最佳發揮，秘書職能才會高效運轉。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書意識與氣質的修養。

四、秘書工作的參謀之道

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會南轅北轍，勞而無功。因此，當參謀，擬對策，出謀略，務要熟悉參謀之道。

1.重在調查研究。在參謀工作中，調查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎，謀略以信息為根據。因此，事關謀略的調查研究應是高層次、高水平的，特別講究深入實際的調查研究。它要求調研講究實效出成果；應從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進入領導的決策圈。

2.學會謀略比較。根據需要與可能、目標與信息，擬個方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優劣，加以論證，向領導者提出更為可靠的參謀意見與依據。有經驗的參謀人員，遇事常思多種可能，準備好方案。參謀方案應多而好，當然要多得適當，好得可取。“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”。有利無害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優孰劣，不能妄加評說，要靠計算分析取得根據。古語說：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法·計篇》）因此，設計和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

3.掌握參謀時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。參謀工作的這種規律性要求提供參謀意見，要

把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂“機”，通常是指人們對事物所呈現的某種特殊狀態的認識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄。“機”，隨時隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機，見機時借機，得先機之利參謀人員不可忘記，“見而不決，人將先發；發而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！”（見《兵經百篇·速字》）機不可失，時不再來，要及時謀劃，相機參謀！

參考文獻：

1.《如何把握好秘書的角色》 作者：謝曉聰 ；

2.來源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <淺談秘書工作中的溝通技巧>；

3.周春彥、鞠琳、盛恩澤：《如何當好參謀》物資出版社；

4.王育.秘書實務[M].北京:高等教育出版社,2007；

5.蔡超,楊鋒主編.現代秘書實務[M].廣州:暨南大學出版社,2006；

6.《秘書工作的參謀之道》作者：佚名。

第三篇：淺談秘書的角色意識

畢業論文提綱

淺談秘書的角色意識

引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀初，由喬治?米德引入到社會心的領域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范?！蹦敲?，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中，經常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時，他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。本論

一、秘書在領導生活中擔任的幾種角色

（一）領導思維的腦筋

（二）政策活動的樞紐

（三）決策的督辦員

（四）決策的督辦員

（五）領導信息的資料庫

（六）領導公關活動的組織者和隨員

二、秘書人員的角色意識及其培養

（一）服務意識

（二）參謀意識

（三）協調意識

（四）公關意識

（五）保密意識

（六）創新意識

（七）學習意識

（八）規勸、進諫意

三、秘書盡快掌握并進入角色的方法

（一）看——看經驗豐富的秘書人員是如何工作

（二）聽——多聽別人的經驗之談

（三）讀——堅持學理論與讀書報有機結合

（四）練——自我訓練

（五）寫——發揮秘書的“筆桿子”優勢 結語

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應該對自己有一個正確的定位，方能增強秘書工作的應變能力和適應能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔任的角色意識，深刻了解自己的角色本質，對自己進行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學習、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。淺談秘書角色意識

摘要：作為秘書人員，要真正的為領導做好政務性、事務性服務，就要弄清楚自己的社會角色和分工，努力培養和強化正確的角色意識，只有這樣才能明確職責和任務，順利完成領導交給的各項工作，更好地為領導提供各種服務。了解秘書的角色并培養秘書的角色意識，對于加深秘書對自身的認識和對自身的角色定位以及改善機關工作作風、提高辦公效率，都具有很大的現實意義。關鍵詞：秘書；角色意識 引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀初，由喬治?米德引入到社會學的領域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范?！蹦敲?，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中，經常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時，他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。相應的，秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。

正確認識秘書角色，是成為稱職秘書從業人員的基本要求，是腳踏實地做好秘書工作的基本保證，更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。本論

一、秘書在領導活動中擔任的幾種角色 秘書基本角色是領導的助手，基本職責和作用是協助領導開展領導活動和政務活動，實行組織、行政管理和社會管理。具體角色為：協助領導處理政務，直接在領導的授意下受理機關發生的行政公務，直接處理在機關發生的與領導和領導活動有關的部門的事務活動，為領導分身、擋小事，協助領導抓大事，使領導從繁雜的行政事務中解脫出來，集中精力開展領導活動和決策思考。秘書在工作中所承擔的角色，體現在領導活動中及秘書與領導的關系中，具體為：

（一）領導思維的腦筋 秘書是領導的幕僚、資政人員和決策參謀者。秘書思維是領導思維的前導補充和延伸。因此，秘書要隨時關注宏觀環境、關注國際環境情勢、關注國內環境情勢，做好思想及知識的儲備，為領導分憂解難。

（二）政策活動的樞紐

在上級與平級、下級，領導與群眾的多維關系中，秘書是傳遞文件、溝通政務情況的載體。秘書要負責疏通政務渠道，強化政務聯系，使上情下達，下情上達，達到很好的溝通效果。秘書還要密切政權之間、政權與社會組織、黨政領導與其他社會成員之間的關系，起到秘書的樞紐或橋梁作用，輔助領導決策。

（三）決策的督辦員

在領導與領導機關做出的決策、決定頒發實施以后，秘書直接負有檢查、督辦、催辦、落實的職責。

（四）領導的信息資料庫

秘書負有搜集、掌握、儲存大量經濟、行政、社會信息，及時向領導提供必要情況的責任，并能很好掌握機關檔案、文書，保管與工作有關的社會資料。

（五）領導公關活動的組織者和隨員

在以公共關系活動形態表現的領導活動和政務活動中，如集會、慶典、宴請、接待、應酬等，秘書是秉承領導意圖的具體組織者，在正式活動場合則要當好領導的隨員。

二、秘書人員的角色意識

秘書是辦公室人員結構的重要組成部分，是辦公室開展工作的直接組織者和參與者，他們的角色是復雜的，可以是服務者、代言者、保密員、調解員等等。社會學原理告訴我們，角色就是某一個體在社會關系中所處的地位以及這種地位要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關系之中。秘書的角色是由秘書在社會活動中的內容和活動方式規定的。在社會實踐中秘書的職責不是單一的，這就決定了秘書扮演的角色也不是單一的。

因此，一名優秀的秘書人員，不僅應具備良好的業務素質，擁有熟練的操作技巧，而且更應該具備正確的角色意識，這樣才有助于秘書在工作中獲得“事半功倍’的效果。秘書每天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態度，擺正了位置，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜的日常工作中靈活自如的轉換角色，調整角色沖突，改善角色錯位，這樣就能在恰當的時間、地點、場合如魚得水般扮演好自己的角色。要做到這些秘書人員必須要樹立正確的角色意識有：

（一）服務意識

秘書工作總的指導方向與其他社會工作一樣，都是為人民服務、為社會服務的，所不同的是秘書所承擔的每一項具體工作，都是以服務領導為直接目的，也包括間接為基層或其他部門服務。秘書必須把服務作為基本職能，樹立自覺服務的角色意識，在領導活動和政務活動中甘當領導的配角。

首先，要料事在先，想事在前。秘書在工作中要有超前意識，要把工作的主動權掌握在自己手中，如果事事要領導催著辦，秘書只能是疲于應付，捉襟見肘。其次，要隨機應變，反應迅速。在實際工作中，許多事情，若死守條條框框，往往行不通，必須把握好原則性和靈活性的統一，在不違反原則的前提下變通處理，一個方案不行換另一個方案。例如，客人按照約好的時間來訪，可是領導因為有事要辦出去了。此時，秘書人員就應隨機應變，根據具體情況，變通處理。因此，準確的判斷、機敏的行動對于秘書人員來說尤為重要。

（二）參謀意識

秘書的參謀工作，是為領導服務的，具有對領導者的從屬性，不過它更直接從屬于領導者的決策行為。秘書要在堅定執行領導決策、決定的前提下，把強烈的社會責任感和事業心轉化為積極的參謀意識，為領導出主意，想辦法，當好參謀，為領導提供最佳的服務。

1、要增強參謀的角色意識。秘書人員應當盡量跳出事務圈子，加強政務服務和智力服務，極其謹慎地、竭盡全力地為領導當好參謀。

2、掌握參謀時機，找準位置。秘書人員要善于站在全局的角度和領導的高度去認識問題、分析問題，找到解決問題的辦法或方案。只有這樣，我們的參謀服務才能符合工作大局，符合領導的思維節拍，實現參謀意識的優質高效。

3、要參在點子上，謀在關鍵處。要抓住領導關注的問題和群眾反映的熱點問題來提供信息，出主意，想辦法。在工作中，許多新情況和新問題會不斷出現，有些問題雖沒能進入領導視線，但卻可能是影響改革和發展亟待解決的大問題。因此，秘書人員一定要經常性地深入基層，深入生產一線，把握事物的發展規律，及時發現不易進入領導視線的潛在性的問題，才能為領導做好參謀，提出相應措施，服務領導決策。

4、要善于進言，更要善于參謀。秘書人員只能發現問題，卻不能提出切實可行的解決辦法和有效措施來解決問題，就不能算是一個好的參謀。因此，秘書人員要注重學習，不僅要認真學習唯物辯證法，還要大量涉獵政治、歷史、文學、金融、法律、現代科技等各方面的書籍，來不斷豐富自己的知識結構；還要多動腦筋，勤于實踐，從日常的工作實踐中增長分析問題、處理問題的能力，積累處理各種問題的經驗。

（三）協調意識

愛因斯坦說過，統一、聯系、和諧、協調是自然界的普遍性質。協調工作已成為秘書工作中的一個重要部分，文秘人員利用協調藝術可以使社會組織的相關公眾達成協調，并通過具體的協調行為使雙方進入和諧狀態。秘書協調的基本方法與注意事項:

1、秘書協調是經領導授權，在秘書部門的職責范圍內進行的。因此，必須了解研究領導協調的全局性、層次性、科學性、權威性、超前性等特點，努力做到：一要從全局出發，盡可能站在領導的全局高度考慮問題;二要按本層次的職權范圍辦事;三要講究協調的科學性，認真細致地做好協調前期的各項準備工作，如調查研究，研究政策，講究方式，選擇最佳時機等;四要在協調中注意維護領導的威信，特別是注意依法協調、公正協調和講究協調藝術，完善協調事項的貫徹執行和督促檢查手段，使協調事項得以兌現;五要加強預見性，即要超前、及時協調，減少“馬后炮”，從被動中力爭主動。

2、秘書協調既然是輔助領導協調，在大問題上應嚴格按領導所定的目標要求進行，加強請示報告，遵守秘書紀律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協調中，應由領導親自出面的，秘書要做好信息綜合、溝通聯系、事務準備和有關文字工作等，并對領導考慮不周的事情及時“參謀提醒”。對于在自己職責范圍內的事務協調中，秘書則應積極主動，大膽負責，為領導分憂解難，使領導能把精力解放出來，去抓大事。

3、由于領導工作的全面性，而協調又貫穿于一切工作之中，因此，必須明確重點，并充分依靠和調動其他部門的智慧與力量，共同做好協調工作。一些有專門機構負責的問題，諸如經濟計劃的協調，組織人事的協調，財務預算的協調等，則應當主要是協調領導，調動有關部門的積極性，提出方案，適當配合。

（四）公關意識

科學的公關意識和公關能力是現代秘書的重要素質要求。

1、現代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽，并將其貫徹于組織工作的始終。

2、現代秘書必須學會協調組織與公眾之間的利益，樹立以公眾利益為重的觀念。秘書工作必須以符合社會公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發展的。所以，現代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹立起與社會公眾真誠互惠的意識，并將其落實到自身的工作實踐中去。在任何時候和任何情況下，秘書人員都應該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達到利益的相融，實現組織與社會的和諧發展。

3、現代秘書必須具備創新審美的意識和能力。公共關系的目的就是通過各種媒介傳播交流，爭取公眾對組織的理解、信任和支持，擴大組織的知名度和美譽度。

4、現代秘書人員必須具有長遠發展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，秘書的一舉一動、一言一行都必須從組織的長遠和全局利益出發，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發展的角度去考慮問題和處理問題，就很難與組織內外部公眾保持良好關系來實現組織新的新發展。

（五）保密意識

保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范，秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格要求自己執行有關保密的法律、法規和制度。切記莫以得知“內情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人。秘書保密意識的加強要做到以下幾點：

1、重視保密工作，提高保密觀念，牢固樹立保密意識，把保密觀念和保密意識貫徹到秘書工作中。

2、落實保密規定，明確保密職責。秘書的保密工作，要求獎懲分明，應當把保守國家和組織秘密當成秘書的基本政治素質和職業道德，杜絕一切泄密事件的發生。

3、養成保密習慣，嚴肅保密紀律，健全保密法制。秘書在日常工作中，養成保密習慣是做好保密工作的重要保障，嚴格的保密紀律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保證。

4、完善保密設施，加強技術防范。要做好保密工作，秘書一定要有個很好的保密環境，要提供必要的保密設施。

（六）創新意識

辦公室工作是一項綜合性很強、服務性要求很高、成就感卻很低的工作，需要的是綜合素質較強的秘書。文秘人員處理要準備大量的會議材料、簡報、信息外，還要撰寫新聞報告、調查報告，這些都需要文秘人員在政策、黨組織允許的范圍內，敢于創新，敢于探索。在工作實踐中還要不斷注重工作手段的創新，充分運用現代化的信息處理技術和管理技術。

（七）法規意識

秘書部門和秘書人員在政務活動中承擔著起草行政公文和行政法規的任務，因而秘書人員必須具有鮮明的法規意識，用以指導自己的政務活動和約束自己的社會行為。

（八）進諫、規勸意識

秘書人員除了對領導工作上服務、支持以外，還要在發現領導工作、決策出現失誤時，要能通過正當的渠道、妥善的方法向領導機關和有關領導反映，進行及時的糾正和處理；處理領導生活中的違紀問題，要進行堅持原則的必要抵制。

三、秘書盡快掌握并進入角色的方法

初上崗的年輕秘書，都迫切希望迅速進入角色、盡快縮短與領導要求的差距。要實現這個目標，關鍵在于研究別人、剖析自己、勤于總結。具體方法是看、聽、讀、練、寫。

（一）看——看經驗豐富的秘書人員是如何工作

處處留心皆學問?？蓮拿嫔峡?，無論是上級、平級、下級，還是年長、年輕的秘書都歸入自己看的范圍，見多識廣，開闊視野；還可從點上看，確定一兩位熟悉的取得突出成就的秘書作為研究對象，從思想品德、性格特征、知識結構、理論觀點、工作方法以及言語表達技巧等方面深入分析、系統學習；可橫向看，對不同層次、不同年齡、不同風格、不同職業的秘書進行比較，揚長避短，為我所用；亦可縱看，了解優秀秘書的成長過程，走別人的捷徑，讓自己少走彎路。

（二）聽——多聽別人的經驗之談 聽取不同類型、不同民族、不同習慣的文秘人員介紹心得體會；與自己工作接近、性格相投、閱歷相似的秘書人員交朋友，借鑒成功的經驗，吸取失誤的教訓；也可側面了解，利用各種機會，向群眾了解文秘工作的新要求。廣聽博彩，相得益彰，只要主動聽，善于聽，就能不斷豐富工作閱歷，增長實踐才干。

（三）讀——堅持學理論與讀書報有機結合 秘書首先要通讀馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，把握精髓；同時古今中外的明名著、黨報黨刊的調研文章，從中央到地方主要的講話等凡是能見到的，都要擠時間盡量去讀，抓住要點，掌握實質。有志者，事竟成。只要長期堅持批判性地閱讀，并有意識地從事實驗性研究，就能迅速提高理論修養，增強認識問題、分析問題和解決問題的能力。

（四）練——自我訓練 三天不讀口生，三天不練手生。一要勤練腦。腦子是人體機器的中樞，只有練就靈巧的頭腦，才能產生一種好思想、好作風。二要勤練身。身體力行，在工作中不講價錢，不計名利，爭挑重擔，以身作則；在同事面前作表率，講文明、講團結、講協作、講奉獻，言行正派，表里如一。三要勤練手。遇事多動手，小到案頭文件、資料的擺放，細到出差前后行裝打點，秘書要精心設計，細心操作，確保萬無一失，為領導提供一流服務。

（五）寫——發揮秘書的“筆桿子”優勢 是在看、聽、讀、練的基礎上進一步提高?？身灨呱械娜?，可敘難忘的事，可寫美麗的風景，可抒真摯的情，可講成功的經驗，可談失敗的教訓，選題廣泛，體裁靈活，一情一景，一事一議，點點滴滴，比比皆是，信息新聞，隨見隨記。寫能幫助秘書掌握寫作規律，積累寫作經驗。無論是調研報告還是經驗論文，其構成都離不開準確的理論闡述和大量典型的事實論證。這就促使秘書要讀更多的書，想更多的事，看更多的現場，要動更多的腦筋，形成思維上的靈活敏捷、認識上的條塊結合，能力上的鞏固提高。結語

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應該對自己有一個正確的定位，方能增強秘書工作的應變能力和適應能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔任的角色意識，深刻了解自己的角色本質，對自己進行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學習、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。參考文獻

[1]翁世榮﹒秘書學概論﹒上海：上海出版社，1984.[2]朱傳忠葉明﹒秘書理論和實務﹒杭州：杭州大學出版社，1995.[3]袁維國﹒秘書學[M]﹒北京：高等教育出版社，1990.[4]季水河﹒秘書心理學[M]﹒上海：復旦年夜學出書，2007.[5]崔永江﹒淺談秘書的角色意識及其培養[J]﹒佳木斯大學社會科學學報，2004.

第四篇：淺談秘書的角色意識

淺談秘書的角色意識

作為一名秘書工作者，能否經常意識到自己是“秘書”，意識到社會及領導對秘書角色的普遍期待，這是秘書工作者能否進入秘書角色，適應工作崗位的關鍵。因而可以說秘書的角色意識，就是指秘書人員對自己作為“秘書”這一角色的社會地位及由地位所規定的職責的知覺、理解和體驗。

在當前的社會里，存在著一些對秘書角色的誤解和偏見，有人認為秘書不過是領導的“高級保姆”，不需要掌握專業技能，也有人覺得秘書就是領導身邊的“高參”，是領導跟前的紅人。這些對秘書角色片面以至錯誤的認識和說法，給秘書從業人員樹立正確的角色意識造成了消極的影響。從秘書人員在組織中以及在領導身邊的地位和作用來說，秘書是領導的下屬，是助手，是配角，而領導是上級，是主角，這是不變的模式。每個秘書人員都應該自覺并且心甘情愿地當好領導的助手和配角。然而秘書人員也不能因甘當配角而事事被動，而缺乏工作的主動性，這只會給領導造成不必要的負擔，不利于自身職業的發展。因此，了解并注重培養秘書正確的角色意識，有利于秘書人員形成鮮明、強烈的角色意識，加深秘書對自身職能的認識，挖掘秘書自身工作潛能，改善組織工作作風，提高工作效率。

一、秘書人員的角色意識及其培養

（一）增強服務意識和服從意識

沒有組織機構，沒有領導，秘書角色就無從談起。秘書的工作主要是以為組織、領導服務為主的，工作中的一切活動都應該服務并服從于領導的活動和安排。由于秘書的工作具有服務性和從屬性，因此秘書在組織中居于較為次要的配角地位。作為一名合格的秘書人員，要在思想上充分認識到自己的配角地位，增強正確的服務意識和服從意識。

服務性是秘書工作的重要特點之一，由于辦公室是組織中的中樞機構，秘書人員不僅服務于領導，更要服務于組織中的其它部門，服務于整個組織機構。因此，秘書人員應增強自身的服務意識，樹立熱情奉獻的精神，自覺主動地做好服務工作，在領導活動中當好領導的配角。由于秘書工作具有從屬性，服從便成為秘書人員的一個最基本的角色意識。在任何情況下，秘書都應當堅決地執行和維護領導的正確決定，服從領導的指揮。當領導下達任務時，秘書人員首先要做到的便是服從，而不是推諉抱怨，刨根問底。倘若秘書人員總是對領導交予的任務要細細斟酌，左右猶豫一番才去執行，或是總是追求別出心裁，自行其道，這往往會貽誤工作或者與領導的要求大相徑庭。美國名將巴頓是美國歷史上最張揚、最強悍卻是又最懂得服從的四星上將。關于服從，巴頓將軍曾說過：“服從不只是一種品德，更是一種責任?！?如果你不懂得服從，或者打了折扣去服從，不僅會損害團隊的利益，甚至會有性命之虞。

[1]在當前社會中，不懂得服從，固然不會有性命之虞，但是卻會使秘書人員無法進入“秘書”這個角色中去，不利于自身職業的發展。

（二）樹立參謀意識和規勸意識

隨著當代社會的發展，辦公室的職能在組織中越來越不容忽視，秘書人員的工作也從以往簡單的端茶送水、純粹的辦文、辦會、辦事轉變為不僅要辦文、辦會、辦事，還要能夠為領導出謀獻策。

秘書工作具有輔助性，秘書人員在做好自己的事務性工作時，還要積極主動地收集與組織有關的各種信息，發現工作中存在的問題。在領導進行決策時，適時適當地為領導提供一些有用的信息或者相對優化的方案，并能夠細心敏銳地發現領導在工作中、決策上的問題和錯誤，通過恰當的方式和渠道向有關各方面反映，以便及時進行糾正和處理。因此，當代的秘書人員樹立起較強的參謀意識和規勸意識是十分必要的。首先，要擺正自身的態度。秘書人員的主要職責，是輔助領導開展各項工作，其中大部分工作仍然是以辦文、辦會、辦事為主。秘書人員可以參謀者、進諫者，但絕不是決策者。其次，要抓住正確的時機。領導難免會有思慮不周的時候，秘書人員應當在適當的時機委婉、含蓄地向領導提出工作中的不妥之處。最后，要堅持細致到位的原則。秘書人員平時不僅要抓住領導關注的問題，發現工作中的新問題和新情況，更要思考其切實可行的應對措施和解決方法。因此，一名優秀的秘書，往往能夠發現問題，并及時地以適當的方式提出有效的建議，做到“參之有道，謀之有方，言之及時”。

（三）強化責任意識和紀律意識

秘書人員作為組織中承上啟下、平衡左右、溝通內外的角色，總是直接或間接地參與到領導的活動中，在各種組織活動中負有重要責任。在工作中，往往秘書人員的一個不良的行為或是不負責任的工作態度就會耽誤組織的工作，影響領導的決策，甚至導致組織機密的泄露，造成重大的損失。因此，秘書人員必須樹立并有意識地強化自身的責任意識和紀律意識，更好地履行秘書職責。

秘書人員日常工作瑣碎復雜，充滿了各種小事，然而當這些簡單的“小事”辦砸就變成了大事。兩千多年前的老子就認識到了“天下難事必作于易，天下大事必作于細”這個道理。周恩來總理更是曾語重心長地告誡道:秘書工作無小事，有時說錯一句話，做錯一件事，辦錯一個文件，往往會造成很嚴重的后果。試想若一份要印發幾百份的文件材料，由于工作的不認真、不負責，出現了常識性的錯誤，那么將給組織帶來多么負面的影響！細微之處體現著專業，更檢驗著秘書人員的責任感。在任何的組織中，端正個人作風，自覺嚴格地遵守各項規章制度都應該是組織成員的基本意識。秘書人員則更應該強化這種紀律意識：第一，要端正個人作風。由于秘書人員是服務于領導的，總在領導身邊工作，處于一種較為特殊的地位，秘書人員必須清醒地認識到，并非接近有權力的人就意味著自己也擁有了權利，要始終嚴格地要求自己，淡泊名利。第二，要加強保密意識。秘書工作與領導活動密切相關，秘書人員對領導的思想作為最為了解，并時常有機會接觸到一些機要文件，參與重要會議。對此秘書人員要做到守口如瓶，滴水不漏，嚴格依照組織的程序辦文、辦會、辦事。[3]

[2]

（四）樹立公關意識和形象意識

當今社會紛紜復雜，組織的平穩發展要求秘書人員必須樹立一定的公關意識和形象意識。首先，秘書人員是組織的信息中轉站，是各種工作關系的輻射中心。秘書人員想要開展好工作，不僅要協調處理好組織中各種人際關系，更要做好外來接待，應對處理好各種突發的緊急事件。這些事務考驗著秘書人員堅定的意志，更考驗秘書是否有一定的公關意識，具備較強的公關能力。其次，辦公室有時是組織中的對外窗口，是組織的形象部門。秘書人員的一言一行，對內體現著辦公室的形象，對外代表著組織的形象。這要求秘書人員要做到：一是與人為善，對待同事同等友好，謙虛和藹，維護辦公室形象和組織的團結；二是秘書人員要嚴于律己，絕不做假公濟私、有損組織集體形象的事；三是秘書人員要講究儀表，注重衣著得體，舉止大方。整理外表的目的就是讓對方看出你是哪一類型的人，人們往往會通過外在的形象去判斷分析一個人的性格和可靠度。孔夫子說過：人“不可以不飾。不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立。”在工作中，秘書人員要給人以友好、可信賴之感，首先就要外在的個人形象上做好功夫，秘書人員的形象在一定程度上也代表了組織的形象。[5][4]

二、秘書角色轉換應當注意的問題

（一）忌做 “算盤珠”，不撥不動

秘書工作具有被動性，這是由秘書工作的性質決定的，但這不代表著秘書人員只能被動地開展工作，教條式地照搬領導的指示。工作缺乏主動性、創新性和技巧性，領導撥一下動一下，這樣的秘書往往會在紛繁復雜的事務中捉襟見肘，疲于應付。秘書人員領會領導的意圖，聽命行事很重要，但是個人的主動進取精神同樣要受到重視。那些能夠自覺主動并出色地把事情做好、沉浸在工作中的秘書無疑會更受領導的歡迎。

約翰和湯姆兩人同時在一家零售店鋪工作，并且領同樣的薪水。一段時間后，約翰青云直上，而湯姆卻仍舊原地踏步。湯姆不滿于老板的“不公正待遇”，終于有一天他到老板那兒去發牢騷了。所幸老板并沒有生氣，而只是讓約翰和湯姆去集市上看看有什么貨，然后分別回來報告。湯姆很快從集市上回來了，卻只報告賣的是什么，對所賣貨品的數量、價格一無所知，只得又跑到集市去問了好幾次。然而，約翰不僅把貨品的數量、價格和質量詳細地匯報清楚，還考慮到了老板的需要，帶回了貨物的樣品，甚至還把販賣貨品的農民也請了回來，方便老板了解詳情。相比湯姆只做領導交代的事，細致主動的約翰當然更能受到領導的重視。作為一名秘書人員，不能做算盤珠子，不撥不動，而是要想領導之所想，急領導之所急，積極主動地做好秘書職責范圍內的事。

（二）忌反客為主，濫用職權

秘書人員在領導身邊工作的時間較長，對領導的性格、秉性以及領導的做事風格都比較熟悉，往往能夠在領導決策時提出與領導的思路和意圖相符的建議而受到贊賞。長此以往，秘書人員若是對自身的角色沒有準確的定位，就難免造成秘書角色意識的不當膨脹，做出超越自身職責范圍內的事，甚至反客為主，濫用職權。

“被領導者得到授權，最忌諱的是越權和弄權。”《韓非子》中“昭侯醉酒”的典故，就講述了

[6]這樣一個故事：有一次韓昭侯醉酒睡著了，負責掌管衣服的人不在，專門掌管帽子的侍者擔心韓昭侯受涼，便拿衣服幫昭侯蓋上。韓昭侯醒來十分開心，但當他知道是專門掌管帽子的人給他蓋的，就以越職之名將其處死了?？梢婎I導者對下屬的越權行為往往是十分忌諱，不能容忍的。又如：秘書小杜工作認真，做事漂亮，人緣也是極佳的，可是盡管如此，入職五年的她卻很少得到領導的嘉獎。這是為什么呢？原來是因為小杜常常在某些問題上自作主張，不請示也不及時匯報。比如：公司要新進一批辦公設備，領導讓小杜去詢價作比較，然后再下訂單，然而小杜找到多個商家的資料作了比較后，就自行訂了貨。領導問起，她還總分辯出一堆理由。

不管是“昭侯醉酒”還是秘書小杜的經歷都說明了，在工作中，既要把自己的本職工作做好，更要注意不能侵犯到領導的權利。因此，當領導授權給秘書人員時，與其回應領導說“好的，我知道了，我會在我的權限范圍里運作的”倒不如告訴領導“我會向您請示匯報的”更讓領導放心。

（四）忌規行矩步，不知變通

秘書人員常常身處瑣碎繁雜的工作中，如何才能更好更快的地完成各項工作呢？這就需要秘書人員靈活變通，善于運用創新性和技巧性的工作方式和方法去解決工作中的難題。秘書人員墨守規章制度，不懂得審時度勢、靈活變通，不僅會給自己的工作增添負擔，降低工作的效率，更有可能給組織造成損失。

昔日“鄭人買履”中鄭人“寧信度，無自信也”，買鞋子的人死板教條，寧愿相信自己量好的尺碼，也不愿意相信自己的腳，最終沒能買到鞋子。又如：有一次，某公司的王總經理接到多年合作的客戶給他寄來的一封非常無禮的信，他當下怒不可遏便叫來李秘書，讓李秘書強硬回信與之斷絕業務往來關系，李秘書當下并未對王經理的決定予以勸阻。只是在當天快下班的時候，李秘書把寫好的信拿給王經理過目，并再次請示是否要寄出。此時早已心平氣和的王經理也意識到這個決定不妥，收回了成命，避免了沖動之下而造成的業務上的損失。試想，若是這位李秘書不懂得察言觀色，不知變通，當下便向正在氣頭上的王總經理意見相左，或是毫不猶豫地按照王總經理的交代，把信件發給客戶，都不是合適的解決辦法。

《易經》中云“窮則變，變則通，通則久?！笨梢姡貢藛T在工作中要懂得達權通變，遇到困難應該要有迎難而上的精神，不畏懼，不推脫，巧妙地化解工作中的各種難題。

[8]

[7]

四、秘書人員樹立正確的角色意識的作用

（一）有利于提升自身的職業素養 80、90后作為新時代的職場新生代富有主見，進取心強，重視自我價值的實現，追求個性的發展。新生代的秘書從業人員在工作中往往更具主動性和創造性，但同時，也要在工作中定位好自己的角色，忌過分張揚個性。此外，當代秘書的工作內容比以往更加復雜化、廣泛化，對秘書人員的素質水平提出了更高的要求。秘書人員不僅要處理日常辦公室程序性的事務，還要協助領導開展各項工作并為領導的決策及其實施服務，工作瑣碎復雜，責任大。恩格斯說過：“每一個階級，甚至每一個行業，都各有各的素養。”素養可以說是一種社會意識形態，秘書人員樹立正確的角色意識，甘于奉獻，辦事主動細致，處事謙虛謹慎，與領導、同事和諧相處，有利于提升秘書的職業素養。

（二）有利于提高工作的業務水平

秘書人員業務水平的好壞常常在其工作能力和工作方法上就可以體現出來了。一位對自己的角色定位準確，有著強烈的角色意識的秘書在平時的工作中是會不斷學習、勤于鉆研、善于總結的。這樣的秘書會在工作中不斷地發現自己的不足，努力提高自己的辦事能力以及正確理解和領會領導的意圖、指示的能力，在自己的職權范圍內，認真遵循辦事程序，掌握工作的規律，創新工作的方式，將復雜的工作化繁為簡，并且能夠與人為善，待人以誠，隨機應變，具有良好的人際關系和較強的應變能力，更加能夠善于總結工作中的經驗和教訓。因此，秘書人員樹立正確的角色意識，有利于提高工作效率，改善工作作風，提高業務水平。

（三）有利于促進組織的高效運轉

一名優秀的秘書必然是了解各方對秘書這一角色的期待，有著強烈的角色意識的。這樣優秀的秘書人員在工作中將始終以高標準，嚴要求，認真細致的態度做好本職工作，對自己工作職責范圍內的事不推脫，不拖延；秘書機構有時在組織中起到潤滑劑的作用，秘書人員對待領導，敬重有加，對待同事真誠友好，并要及時有效地做好各方的信息溝通工作，避免各種誤會摩擦，維護組織團結。所謂“政通人和”，只有這樣才能有助于秘書各項活動的開展，組織的各項活動也才能落到實處，組織的運轉也才能更和諧、更高效。

五、結語

時代的發展將對秘書工作提出新的要求，秘書的角色意識同時也將增添新的內涵。秘書人員只有正確認識、理解秘書工作的新含義，樹立和強化正確的角色意識，才能真正做到“在其位謀其政，在其職盡其責”，擁有更大的職業發展空間，實現自己的人生價值。

論文結構完整，條理清晰。論述能圍繞中心展開，論述過程中能舉古今中外的例子加以佐證，論述具有說服力。第一論點有關概念界定可作為引子出現，不必作為一獨立論述部分出現，這樣更合理，論述重點更為明晰。進一步修改論文語言，使之準確無誤，把摘要、關鍵詞補上。

參考文獻：

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第五篇：秘書人員應具備的知識結構

現代秘書應具備的知識結構

2008-06-09 08:54:58| 分類： 默認分類 | 標簽： |字號大中小 訂閱

現代秘書應具備的知識結構

——秘書專業畢業生就業情況調查報告

【摘 要】本文針對在科技的進步、社會的快速發展、現代企業日新月異的變化這一形勢下，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，分析了現代企業秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善；以求秘書能適應這個現代企業的發展和需求。

【關鍵詞】新世紀、秘書、知識結構、新知識

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

隨著社會的發展，經濟的繁榮，對外貿易的往來，各種社會關系的多樣化，復雜化，秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理，提供綜合服務。它是上呈下達，聯絡各方，參與政務。管理事務的一項重要工作，是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分。現代的秘書工作，對秘書工作人員的文化素養，領導能力，社會交際，智謀，口才，寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高。所以，秘書工作人員必須循序漸進，不斷學習，增強和深化知識，建立和完善應具備的知識結構，提高綜合素質，以適應秘書工作日益發展這一要求和需要。

二、秘書知識結構是什么呢？

1、知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2、秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

（1）基礎知識是指作為一個企業秘書所必須具備的最起碼的知識面?；A知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業秘書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量

化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業秘書也都不能忽視。如企業秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對企業秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。

哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置?？梢?，哲學理論不但對企業秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。

企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內；熟悉并了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。

（2）秘書人員的專業知識可分為兩大部分：第一部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。

專業基礎知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。內容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制；秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論；秘書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求；古今中外秘書工作的發展史；秘書學其它相關學科的關系；秘書工作的改革和未來發展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業中的根本，是從事秘書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。

寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。

信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。

除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包

括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求；文書工作的規律、原則、制度和方法；文書和文書工作的產生、發展，中外文書史；文書處理的現代化手段等。可見，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。

行業專業知識。秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業專業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業專業知識是指秘書在企業所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如說在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早有按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前一些國家秘書職業的永業化特點，就是因為秘書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業的專業知識。這一點，企業秘書必須加以重視。

（3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀秘書還應建構的知識結構

新世紀的到來，特別WTO的加入，使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距，所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾

遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1、熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2、熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3、熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4、熟練掌握涉外法律知識在新世紀，進行對外經濟貿易活動，簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求，并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。

5、會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強；知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、結語

隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新。現代企業秘書應不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好企業秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規范化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為

既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，并用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這一行業。