第一篇：秘書工作者所應具備的角色意識

秘書工作者所應具備的角色意識

作為一名秘書工作者，要真正做好“三服務”工作，就要弄清自己的社會角色和分工，努力培訓和強化正確的角色意識，這樣才能明確職責和任務，順利完成各項工作任務。筆者認為，秘書工作者應該牢固樹立“高度負責、樂于受命、熱情服務、和諧溝通、一流高效、嚴格守紀”的角色意識，為辦公室工作的科學發展提供優質服務。

一要樹立高度的責任意識。責任意識來源于對工作性質的認識。以本人供職的單位為例，陜西省人大及其常委會是地方國家權力機關，是完成憲法賦予各項職責的工作機關。無論是立法、監督，還是決定重大事項、選舉或決定任命國家機構領導人員，都具有政治性強、涉及面寬的特點。人大機關的秘書處擔負著為代表大會、常委會、常委會主任會議（簡稱“三會”）有關，為領導服務，為機關服務，為基層群眾服務的重要職責，處在人大機關各工作環節的重要節點處，直接或間接地為本省的經濟建設和社會發展服務，責任重大、使命光榮。以辦會工作為例，每一次常委會議和主任會議召開之前都要進行議題安排，哪些議題上會，哪些不上，哪些是年初制定的工作計劃中確定的，哪些是立法計劃中確定的，哪些是“一府兩院”新近提出來的，哪些是根據領導意見或工作需要臨時增加的，等等，都需要人口回顧梳理，主動征求各委員會意見，遺漏了哪一項

工作都會給機關的工作大局造成影響。有了這種責任意識，就會認真到自己所從事工作的重要意義，責任心就會加強。

二要樹立樂于受命的意識。同樣一件工作，有的人做得熱情高漲，面有的人則牢騷滿腹，為什么？因為他們對工作的看法和認識不同從而導致了態度上的差異。作為秘書工作者，承擔的工作繁雜瑣碎，且有很強的被動性，如果不能以正確的心態對待，那就會產生厭煩的情緒。比如，當領導交辦一項不屬于自己職責內的任務時，如果有“這不是我應做的事”的想法，就會產生抵觸情緒，找種種借口推諉。沒有樂于受命的意識，又怎能做好“三服務”工作呢？

三要樹立熱情服務的意識。秘書工作者的服務體現在工作的各個環節上，所以服務的要求和標準理應更高。秘書工作都要比其他人“眼更亮”、“腿更勤”、“嘴更甜”，要有主要服務的意識和善于補臺的能力。熱情服務也許別人沒有體會到，但冷漠粗心卻會被服務對象“記住”，被其他人“放大”，有時還會成為大家議論和指責的焦點。可見，秘書工作者的服務就是在瑣碎中見功夫，在平淡中顯不凡。因此，秘書工作者要善于總結，不斷完善細節、規范流程，把一些重要日常工作的操作流程和要點總結提煉出來，形成良好的運行機制。這有利于實現服務工作的規范化和標準化，使各項工作有章可循。

四要樹立和諧溝通的意識。溝通，是做好秘書工作最主要的途徑，很多工作都需要把本單位、本部門或外機關等方方面

面組織在一起協同開展。仔細回想，工作中的一些失誤和不足，不是因為個人水平有限，也不是因為工作難度太大，而往往就是因為少打了一個電話、少問了一句話，或者是溝通不及時造成的。在秘書工作崗位上，不會溝通，就難以開展工作，就不能高效地完成任務。強化溝通意識就是要認識到，工作中的溝通，是一種責任心的傳遞，是一種工作態度和作風的傳遞。秘書工作者承擔著大量對外交流交往、協調、組織的工作，應該具備必要的溝通藝術和技巧。比如，在資料收集時、在接待來賓時、在督辦領導批示件時、在會議活動的組織安排是地，所有的溝通活動中，秘書工作者不僅代表自己，更代表領導，代表機關，只有帶著責任心，變被動交流為主動溝通，才能圓滿地完成各項目標任務。

五要樹立高效運轉的意識。以文書處理工作為例，每天都有成百上千份的文件從手上收受和分發出去，沒有一流高效的作風是不行的。什么樣的文件分發給誰，什么樣的文件由誰來送發，什么樣的文件需要呈辦，什么樣的文件什么時候送發，什么樣的文件需要急辦，什么樣的文件編什么樣的文號印發等，都需要在很短的時間內準確無誤地完成，這是需要日積月累、不斷總結的。也許就是因為你的判斷不當，把本應盡快呈送領導批示的文件當作一般文件處理，就會延誤工作或給工作造成相當大的被動。秘書工作者要想高質高效地完成工作任務，就必須加強學習，善于從工作實踐中總結問題、研究問題、解決問題。

六要樹立嚴格的組織紀律意識。在任何一個組織或單位工作，都必須遵守該單位的各項規定，這種意識必須固化在每一項日常工作中。首先要有保密意識，特別是機要件的辦理和機關檔案的管理工作更是如此。其次要依照程序辦文、辦會、辦事，遵守組織原則。第三要及時反饋，作為秘書工作者，必須遵守接受指令、處理指令、反饋結果的辦事過程，不能等領導詢問辦理情況時才手忙腳亂、支支吾吾。

姚金川

摘自《秘書工作》（2009.02）

第二篇：淺談秘書的角色意識

畢業論文提綱

淺談秘書的角色意識

引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀初，由喬治?米德引入到社會心的領域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”那么，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中，經常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時，他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。本論

一、秘書在領導生活中擔任的幾種角色

（一）領導思維的腦筋

（二）政策活動的樞紐

（三）決策的督辦員

（四）決策的督辦員

（五）領導信息的資料庫

（六）領導公關活動的組織者和隨員

二、秘書人員的角色意識及其培養

（一）服務意識

（二）參謀意識

（三）協調意識

（四）公關意識

（五）保密意識

（六）創新意識

（七）學習意識

（八）規勸、進諫意

三、秘書盡快掌握并進入角色的方法

（一）看——看經驗豐富的秘書人員是如何工作

（二）聽——多聽別人的經驗之談

（三）讀——堅持學理論與讀書報有機結合

（四）練——自我訓練

（五）寫——發揮秘書的“筆桿子”優勢 結語

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應該對自己有一個正確的定位，方能增強秘書工作的應變能力和適應能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔任的角色意識，深刻了解自己的角色本質，對自己進行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學習、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。淺談秘書角色意識

摘要：作為秘書人員，要真正的為領導做好政務性、事務性服務，就要弄清楚自己的社會角色和分工，努力培養和強化正確的角色意識，只有這樣才能明確職責和任務，順利完成領導交給的各項工作，更好地為領導提供各種服務。了解秘書的角色并培養秘書的角色意識，對于加深秘書對自身的認識和對自身的角色定位以及改善機關工作作風、提高辦公效率，都具有很大的現實意義。關鍵詞：秘書；角色意識 引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀初，由喬治?米德引入到社會學的領域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”那么，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中，經常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時，他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。相應的，秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。

正確認識秘書角色，是成為稱職秘書從業人員的基本要求，是腳踏實地做好秘書工作的基本保證，更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。本論

一、秘書在領導活動中擔任的幾種角色 秘書基本角色是領導的助手，基本職責和作用是協助領導開展領導活動和政務活動，實行組織、行政管理和社會管理。具體角色為：協助領導處理政務，直接在領導的授意下受理機關發生的行政公務，直接處理在機關發生的與領導和領導活動有關的部門的事務活動，為領導分身、擋小事，協助領導抓大事，使領導從繁雜的行政事務中解脫出來，集中精力開展領導活動和決策思考。秘書在工作中所承擔的角色，體現在領導活動中及秘書與領導的關系中，具體為：

（一）領導思維的腦筋 秘書是領導的幕僚、資政人員和決策參謀者。秘書思維是領導思維的前導補充和延伸。因此，秘書要隨時關注宏觀環境、關注國際環境情勢、關注國內環境情勢，做好思想及知識的儲備，為領導分憂解難。

（二）政策活動的樞紐

在上級與平級、下級，領導與群眾的多維關系中，秘書是傳遞文件、溝通政務情況的載體。秘書要負責疏通政務渠道，強化政務聯系，使上情下達，下情上達，達到很好的溝通效果。秘書還要密切政權之間、政權與社會組織、黨政領導與其他社會成員之間的關系，起到秘書的樞紐或橋梁作用，輔助領導決策。

（三）決策的督辦員

在領導與領導機關做出的決策、決定頒發實施以后，秘書直接負有檢查、督辦、催辦、落實的職責。

（四）領導的信息資料庫

秘書負有搜集、掌握、儲存大量經濟、行政、社會信息，及時向領導提供必要情況的責任，并能很好掌握機關檔案、文書，保管與工作有關的社會資料。

（五）領導公關活動的組織者和隨員

在以公共關系活動形態表現的領導活動和政務活動中，如集會、慶典、宴請、接待、應酬等，秘書是秉承領導意圖的具體組織者，在正式活動場合則要當好領導的隨員。

二、秘書人員的角色意識

秘書是辦公室人員結構的重要組成部分，是辦公室開展工作的直接組織者和參與者，他們的角色是復雜的，可以是服務者、代言者、保密員、調解員等等。社會學原理告訴我們，角色就是某一個體在社會關系中所處的地位以及這種地位要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關系之中。秘書的角色是由秘書在社會活動中的內容和活動方式規定的。在社會實踐中秘書的職責不是單一的，這就決定了秘書扮演的角色也不是單一的。

因此，一名優秀的秘書人員，不僅應具備良好的業務素質，擁有熟練的操作技巧，而且更應該具備正確的角色意識，這樣才有助于秘書在工作中獲得“事半功倍’的效果。秘書每天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態度，擺正了位置，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜的日常工作中靈活自如的轉換角色，調整角色沖突，改善角色錯位，這樣就能在恰當的時間、地點、場合如魚得水般扮演好自己的角色。要做到這些秘書人員必須要樹立正確的角色意識有：

（一）服務意識

秘書工作總的指導方向與其他社會工作一樣，都是為人民服務、為社會服務的，所不同的是秘書所承擔的每一項具體工作，都是以服務領導為直接目的，也包括間接為基層或其他部門服務。秘書必須把服務作為基本職能，樹立自覺服務的角色意識，在領導活動和政務活動中甘當領導的配角。

首先，要料事在先，想事在前。秘書在工作中要有超前意識，要把工作的主動權掌握在自己手中，如果事事要領導催著辦，秘書只能是疲于應付，捉襟見肘。其次，要隨機應變，反應迅速。在實際工作中，許多事情，若死守條條框框，往往行不通，必須把握好原則性和靈活性的統一，在不違反原則的前提下變通處理，一個方案不行換另一個方案。例如，客人按照約好的時間來訪，可是領導因為有事要辦出去了。此時，秘書人員就應隨機應變，根據具體情況，變通處理。因此，準確的判斷、機敏的行動對于秘書人員來說尤為重要。

（二）參謀意識

秘書的參謀工作，是為領導服務的，具有對領導者的從屬性，不過它更直接從屬于領導者的決策行為。秘書要在堅定執行領導決策、決定的前提下，把強烈的社會責任感和事業心轉化為積極的參謀意識，為領導出主意，想辦法，當好參謀，為領導提供最佳的服務。

1、要增強參謀的角色意識。秘書人員應當盡量跳出事務圈子，加強政務服務和智力服務，極其謹慎地、竭盡全力地為領導當好參謀。

2、掌握參謀時機，找準位置。秘書人員要善于站在全局的角度和領導的高度去認識問題、分析問題，找到解決問題的辦法或方案。只有這樣，我們的參謀服務才能符合工作大局，符合領導的思維節拍，實現參謀意識的優質高效。

3、要參在點子上，謀在關鍵處。要抓住領導關注的問題和群眾反映的熱點問題來提供信息，出主意，想辦法。在工作中，許多新情況和新問題會不斷出現，有些問題雖沒能進入領導視線，但卻可能是影響改革和發展亟待解決的大問題。因此，秘書人員一定要經常性地深入基層，深入生產一線，把握事物的發展規律，及時發現不易進入領導視線的潛在性的問題，才能為領導做好參謀，提出相應措施，服務領導決策。

4、要善于進言，更要善于參謀。秘書人員只能發現問題，卻不能提出切實可行的解決辦法和有效措施來解決問題，就不能算是一個好的參謀。因此，秘書人員要注重學習，不僅要認真學習唯物辯證法，還要大量涉獵政治、歷史、文學、金融、法律、現代科技等各方面的書籍，來不斷豐富自己的知識結構；還要多動腦筋，勤于實踐，從日常的工作實踐中增長分析問題、處理問題的能力，積累處理各種問題的經驗。

（三）協調意識

愛因斯坦說過，統一、聯系、和諧、協調是自然界的普遍性質。協調工作已成為秘書工作中的一個重要部分，文秘人員利用協調藝術可以使社會組織的相關公眾達成協調，并通過具體的協調行為使雙方進入和諧狀態。秘書協調的基本方法與注意事項:

1、秘書協調是經領導授權，在秘書部門的職責范圍內進行的。因此，必須了解研究領導協調的全局性、層次性、科學性、權威性、超前性等特點，努力做到：一要從全局出發，盡可能站在領導的全局高度考慮問題;二要按本層次的職權范圍辦事;三要講究協調的科學性，認真細致地做好協調前期的各項準備工作，如調查研究，研究政策，講究方式，選擇最佳時機等;四要在協調中注意維護領導的威信，特別是注意依法協調、公正協調和講究協調藝術，完善協調事項的貫徹執行和督促檢查手段，使協調事項得以兌現;五要加強預見性，即要超前、及時協調，減少“馬后炮”，從被動中力爭主動。

2、秘書協調既然是輔助領導協調，在大問題上應嚴格按領導所定的目標要求進行，加強請示報告，遵守秘書紀律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協調中，應由領導親自出面的，秘書要做好信息綜合、溝通聯系、事務準備和有關文字工作等，并對領導考慮不周的事情及時“參謀提醒”。對于在自己職責范圍內的事務協調中，秘書則應積極主動，大膽負責，為領導分憂解難，使領導能把精力解放出來，去抓大事。

3、由于領導工作的全面性，而協調又貫穿于一切工作之中，因此，必須明確重點，并充分依靠和調動其他部門的智慧與力量，共同做好協調工作。一些有專門機構負責的問題，諸如經濟計劃的協調，組織人事的協調，財務預算的協調等，則應當主要是協調領導，調動有關部門的積極性，提出方案，適當配合。

（四）公關意識

科學的公關意識和公關能力是現代秘書的重要素質要求。

1、現代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽，并將其貫徹于組織工作的始終。

2、現代秘書必須學會協調組織與公眾之間的利益，樹立以公眾利益為重的觀念。秘書工作必須以符合社會公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發展的。所以，現代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹立起與社會公眾真誠互惠的意識，并將其落實到自身的工作實踐中去。在任何時候和任何情況下，秘書人員都應該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達到利益的相融，實現組織與社會的和諧發展。

3、現代秘書必須具備創新審美的意識和能力。公共關系的目的就是通過各種媒介傳播交流，爭取公眾對組織的理解、信任和支持，擴大組織的知名度和美譽度。

4、現代秘書人員必須具有長遠發展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，秘書的一舉一動、一言一行都必須從組織的長遠和全局利益出發，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發展的角度去考慮問題和處理問題，就很難與組織內外部公眾保持良好關系來實現組織新的新發展。

（五）保密意識

保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范，秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格要求自己執行有關保密的法律、法規和制度。切記莫以得知“內情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人。秘書保密意識的加強要做到以下幾點：

1、重視保密工作，提高保密觀念，牢固樹立保密意識，把保密觀念和保密意識貫徹到秘書工作中。

2、落實保密規定，明確保密職責。秘書的保密工作，要求獎懲分明，應當把保守國家和組織秘密當成秘書的基本政治素質和職業道德，杜絕一切泄密事件的發生。

3、養成保密習慣，嚴肅保密紀律，健全保密法制。秘書在日常工作中，養成保密習慣是做好保密工作的重要保障，嚴格的保密紀律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保證。

4、完善保密設施，加強技術防范。要做好保密工作，秘書一定要有個很好的保密環境，要提供必要的保密設施。

（六）創新意識

辦公室工作是一項綜合性很強、服務性要求很高、成就感卻很低的工作，需要的是綜合素質較強的秘書。文秘人員處理要準備大量的會議材料、簡報、信息外，還要撰寫新聞報告、調查報告，這些都需要文秘人員在政策、黨組織允許的范圍內，敢于創新，敢于探索。在工作實踐中還要不斷注重工作手段的創新，充分運用現代化的信息處理技術和管理技術。

（七）法規意識

秘書部門和秘書人員在政務活動中承擔著起草行政公文和行政法規的任務，因而秘書人員必須具有鮮明的法規意識，用以指導自己的政務活動和約束自己的社會行為。

（八）進諫、規勸意識

秘書人員除了對領導工作上服務、支持以外，還要在發現領導工作、決策出現失誤時，要能通過正當的渠道、妥善的方法向領導機關和有關領導反映，進行及時的糾正和處理；處理領導生活中的違紀問題，要進行堅持原則的必要抵制。

三、秘書盡快掌握并進入角色的方法

初上崗的年輕秘書，都迫切希望迅速進入角色、盡快縮短與領導要求的差距。要實現這個目標，關鍵在于研究別人、剖析自己、勤于總結。具體方法是看、聽、讀、練、寫。

（一）看——看經驗豐富的秘書人員是如何工作

處處留心皆學問。可從面上看，無論是上級、平級、下級，還是年長、年輕的秘書都歸入自己看的范圍，見多識廣，開闊視野；還可從點上看，確定一兩位熟悉的取得突出成就的秘書作為研究對象，從思想品德、性格特征、知識結構、理論觀點、工作方法以及言語表達技巧等方面深入分析、系統學習；可橫向看，對不同層次、不同年齡、不同風格、不同職業的秘書進行比較，揚長避短，為我所用；亦可縱看，了解優秀秘書的成長過程，走別人的捷徑，讓自己少走彎路。

（二）聽——多聽別人的經驗之談 聽取不同類型、不同民族、不同習慣的文秘人員介紹心得體會；與自己工作接近、性格相投、閱歷相似的秘書人員交朋友，借鑒成功的經驗，吸取失誤的教訓；也可側面了解，利用各種機會，向群眾了解文秘工作的新要求。廣聽博彩，相得益彰，只要主動聽，善于聽，就能不斷豐富工作閱歷，增長實踐才干。

（三）讀——堅持學理論與讀書報有機結合 秘書首先要通讀馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，把握精髓；同時古今中外的明名著、黨報黨刊的調研文章，從中央到地方主要的講話等凡是能見到的，都要擠時間盡量去讀，抓住要點，掌握實質。有志者，事竟成。只要長期堅持批判性地閱讀，并有意識地從事實驗性研究，就能迅速提高理論修養，增強認識問題、分析問題和解決問題的能力。

（四）練——自我訓練 三天不讀口生，三天不練手生。一要勤練腦。腦子是人體機器的中樞，只有練就靈巧的頭腦，才能產生一種好思想、好作風。二要勤練身。身體力行，在工作中不講價錢，不計名利，爭挑重擔，以身作則；在同事面前作表率，講文明、講團結、講協作、講奉獻，言行正派，表里如一。三要勤練手。遇事多動手，小到案頭文件、資料的擺放，細到出差前后行裝打點，秘書要精心設計，細心操作，確保萬無一失，為領導提供一流服務。

（五）寫——發揮秘書的“筆桿子”優勢 是在看、聽、讀、練的基礎上進一步提高。可頌高尚的人，可敘難忘的事，可寫美麗的風景，可抒真摯的情，可講成功的經驗，可談失敗的教訓，選題廣泛，體裁靈活，一情一景，一事一議，點點滴滴，比比皆是，信息新聞，隨見隨記。寫能幫助秘書掌握寫作規律，積累寫作經驗。無論是調研報告還是經驗論文，其構成都離不開準確的理論闡述和大量典型的事實論證。這就促使秘書要讀更多的書，想更多的事，看更多的現場，要動更多的腦筋，形成思維上的靈活敏捷、認識上的條塊結合，能力上的鞏固提高。結語

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應該對自己有一個正確的定位，方能增強秘書工作的應變能力和適應能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔任的角色意識，深刻了解自己的角色本質，對自己進行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學習、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。參考文獻

[1]翁世榮﹒秘書學概論﹒上海：上海出版社，1984.[2]朱傳忠葉明﹒秘書理論和實務﹒杭州：杭州大學出版社，1995.[3]袁維國﹒秘書學[M]﹒北京：高等教育出版社，1990.[4]季水河﹒秘書心理學[M]﹒上海：復旦年夜學出書，2007.[5]崔永江﹒淺談秘書的角色意識及其培養[J]﹒佳木斯大學社會科學學報，2004.

第三篇：淺談秘書的角色意識

淺談秘書的角色意識

作為一名秘書工作者，能否經常意識到自己是“秘書”，意識到社會及領導對秘書角色的普遍期待，這是秘書工作者能否進入秘書角色，適應工作崗位的關鍵。因而可以說秘書的角色意識，就是指秘書人員對自己作為“秘書”這一角色的社會地位及由地位所規定的職責的知覺、理解和體驗。

在當前的社會里，存在著一些對秘書角色的誤解和偏見，有人認為秘書不過是領導的“高級保姆”，不需要掌握專業技能，也有人覺得秘書就是領導身邊的“高參”，是領導跟前的紅人。這些對秘書角色片面以至錯誤的認識和說法，給秘書從業人員樹立正確的角色意識造成了消極的影響。從秘書人員在組織中以及在領導身邊的地位和作用來說，秘書是領導的下屬，是助手，是配角，而領導是上級，是主角，這是不變的模式。每個秘書人員都應該自覺并且心甘情愿地當好領導的助手和配角。然而秘書人員也不能因甘當配角而事事被動，而缺乏工作的主動性，這只會給領導造成不必要的負擔，不利于自身職業的發展。因此，了解并注重培養秘書正確的角色意識，有利于秘書人員形成鮮明、強烈的角色意識，加深秘書對自身職能的認識，挖掘秘書自身工作潛能，改善組織工作作風，提高工作效率。

一、秘書人員的角色意識及其培養

（一）增強服務意識和服從意識

沒有組織機構，沒有領導，秘書角色就無從談起。秘書的工作主要是以為組織、領導服務為主的，工作中的一切活動都應該服務并服從于領導的活動和安排。由于秘書的工作具有服務性和從屬性，因此秘書在組織中居于較為次要的配角地位。作為一名合格的秘書人員，要在思想上充分認識到自己的配角地位，增強正確的服務意識和服從意識。

服務性是秘書工作的重要特點之一，由于辦公室是組織中的中樞機構，秘書人員不僅服務于領導，更要服務于組織中的其它部門，服務于整個組織機構。因此，秘書人員應增強自身的服務意識，樹立熱情奉獻的精神，自覺主動地做好服務工作，在領導活動中當好領導的配角。由于秘書工作具有從屬性，服從便成為秘書人員的一個最基本的角色意識。在任何情況下，秘書都應當堅決地執行和維護領導的正確決定，服從領導的指揮。當領導下達任務時，秘書人員首先要做到的便是服從，而不是推諉抱怨，刨根問底。倘若秘書人員總是對領導交予的任務要細細斟酌，左右猶豫一番才去執行，或是總是追求別出心裁，自行其道，這往往會貽誤工作或者與領導的要求大相徑庭。美國名將巴頓是美國歷史上最張揚、最強悍卻是又最懂得服從的四星上將。關于服從，巴頓將軍曾說過：“服從不只是一種品德，更是一種責任。” 如果你不懂得服從，或者打了折扣去服從，不僅會損害團隊的利益，甚至會有性命之虞。

[1]在當前社會中，不懂得服從，固然不會有性命之虞，但是卻會使秘書人員無法進入“秘書”這個角色中去，不利于自身職業的發展。

（二）樹立參謀意識和規勸意識

隨著當代社會的發展，辦公室的職能在組織中越來越不容忽視，秘書人員的工作也從以往簡單的端茶送水、純粹的辦文、辦會、辦事轉變為不僅要辦文、辦會、辦事，還要能夠為領導出謀獻策。

秘書工作具有輔助性，秘書人員在做好自己的事務性工作時，還要積極主動地收集與組織有關的各種信息，發現工作中存在的問題。在領導進行決策時，適時適當地為領導提供一些有用的信息或者相對優化的方案，并能夠細心敏銳地發現領導在工作中、決策上的問題和錯誤，通過恰當的方式和渠道向有關各方面反映，以便及時進行糾正和處理。因此，當代的秘書人員樹立起較強的參謀意識和規勸意識是十分必要的。首先，要擺正自身的態度。秘書人員的主要職責，是輔助領導開展各項工作，其中大部分工作仍然是以辦文、辦會、辦事為主。秘書人員可以參謀者、進諫者，但絕不是決策者。其次，要抓住正確的時機。領導難免會有思慮不周的時候，秘書人員應當在適當的時機委婉、含蓄地向領導提出工作中的不妥之處。最后，要堅持細致到位的原則。秘書人員平時不僅要抓住領導關注的問題，發現工作中的新問題和新情況，更要思考其切實可行的應對措施和解決方法。因此，一名優秀的秘書，往往能夠發現問題，并及時地以適當的方式提出有效的建議，做到“參之有道，謀之有方，言之及時”。

（三）強化責任意識和紀律意識

秘書人員作為組織中承上啟下、平衡左右、溝通內外的角色，總是直接或間接地參與到領導的活動中，在各種組織活動中負有重要責任。在工作中，往往秘書人員的一個不良的行為或是不負責任的工作態度就會耽誤組織的工作，影響領導的決策，甚至導致組織機密的泄露，造成重大的損失。因此，秘書人員必須樹立并有意識地強化自身的責任意識和紀律意識，更好地履行秘書職責。

秘書人員日常工作瑣碎復雜，充滿了各種小事，然而當這些簡單的“小事”辦砸就變成了大事。兩千多年前的老子就認識到了“天下難事必作于易，天下大事必作于細”這個道理。周恩來總理更是曾語重心長地告誡道:秘書工作無小事，有時說錯一句話，做錯一件事，辦錯一個文件，往往會造成很嚴重的后果。試想若一份要印發幾百份的文件材料，由于工作的不認真、不負責，出現了常識性的錯誤，那么將給組織帶來多么負面的影響！細微之處體現著專業，更檢驗著秘書人員的責任感。在任何的組織中，端正個人作風，自覺嚴格地遵守各項規章制度都應該是組織成員的基本意識。秘書人員則更應該強化這種紀律意識：第一，要端正個人作風。由于秘書人員是服務于領導的，總在領導身邊工作，處于一種較為特殊的地位，秘書人員必須清醒地認識到，并非接近有權力的人就意味著自己也擁有了權利，要始終嚴格地要求自己，淡泊名利。第二，要加強保密意識。秘書工作與領導活動密切相關，秘書人員對領導的思想作為最為了解，并時常有機會接觸到一些機要文件，參與重要會議。對此秘書人員要做到守口如瓶，滴水不漏，嚴格依照組織的程序辦文、辦會、辦事。[3]

[2]

（四）樹立公關意識和形象意識

當今社會紛紜復雜，組織的平穩發展要求秘書人員必須樹立一定的公關意識和形象意識。首先，秘書人員是組織的信息中轉站，是各種工作關系的輻射中心。秘書人員想要開展好工作，不僅要協調處理好組織中各種人際關系，更要做好外來接待，應對處理好各種突發的緊急事件。這些事務考驗著秘書人員堅定的意志，更考驗秘書是否有一定的公關意識，具備較強的公關能力。其次，辦公室有時是組織中的對外窗口，是組織的形象部門。秘書人員的一言一行，對內體現著辦公室的形象，對外代表著組織的形象。這要求秘書人員要做到：一是與人為善，對待同事同等友好，謙虛和藹，維護辦公室形象和組織的團結；二是秘書人員要嚴于律己，絕不做假公濟私、有損組織集體形象的事；三是秘書人員要講究儀表，注重衣著得體，舉止大方。整理外表的目的就是讓對方看出你是哪一類型的人，人們往往會通過外在的形象去判斷分析一個人的性格和可靠度。孔夫子說過：人“不可以不飾。不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立。”在工作中，秘書人員要給人以友好、可信賴之感，首先就要外在的個人形象上做好功夫，秘書人員的形象在一定程度上也代表了組織的形象。[5][4]

二、秘書角色轉換應當注意的問題

（一）忌做 “算盤珠”，不撥不動

秘書工作具有被動性，這是由秘書工作的性質決定的，但這不代表著秘書人員只能被動地開展工作，教條式地照搬領導的指示。工作缺乏主動性、創新性和技巧性，領導撥一下動一下，這樣的秘書往往會在紛繁復雜的事務中捉襟見肘，疲于應付。秘書人員領會領導的意圖，聽命行事很重要，但是個人的主動進取精神同樣要受到重視。那些能夠自覺主動并出色地把事情做好、沉浸在工作中的秘書無疑會更受領導的歡迎。

約翰和湯姆兩人同時在一家零售店鋪工作，并且領同樣的薪水。一段時間后，約翰青云直上，而湯姆卻仍舊原地踏步。湯姆不滿于老板的“不公正待遇”，終于有一天他到老板那兒去發牢騷了。所幸老板并沒有生氣，而只是讓約翰和湯姆去集市上看看有什么貨，然后分別回來報告。湯姆很快從集市上回來了，卻只報告賣的是什么，對所賣貨品的數量、價格一無所知，只得又跑到集市去問了好幾次。然而，約翰不僅把貨品的數量、價格和質量詳細地匯報清楚，還考慮到了老板的需要，帶回了貨物的樣品，甚至還把販賣貨品的農民也請了回來，方便老板了解詳情。相比湯姆只做領導交代的事，細致主動的約翰當然更能受到領導的重視。作為一名秘書人員，不能做算盤珠子，不撥不動，而是要想領導之所想，急領導之所急，積極主動地做好秘書職責范圍內的事。

（二）忌反客為主，濫用職權

秘書人員在領導身邊工作的時間較長，對領導的性格、秉性以及領導的做事風格都比較熟悉，往往能夠在領導決策時提出與領導的思路和意圖相符的建議而受到贊賞。長此以往，秘書人員若是對自身的角色沒有準確的定位，就難免造成秘書角色意識的不當膨脹，做出超越自身職責范圍內的事，甚至反客為主，濫用職權。

“被領導者得到授權，最忌諱的是越權和弄權。”《韓非子》中“昭侯醉酒”的典故，就講述了

[6]這樣一個故事：有一次韓昭侯醉酒睡著了，負責掌管衣服的人不在，專門掌管帽子的侍者擔心韓昭侯受涼，便拿衣服幫昭侯蓋上。韓昭侯醒來十分開心，但當他知道是專門掌管帽子的人給他蓋的，就以越職之名將其處死了。可見領導者對下屬的越權行為往往是十分忌諱，不能容忍的。又如：秘書小杜工作認真，做事漂亮，人緣也是極佳的，可是盡管如此，入職五年的她卻很少得到領導的嘉獎。這是為什么呢？原來是因為小杜常常在某些問題上自作主張，不請示也不及時匯報。比如：公司要新進一批辦公設備，領導讓小杜去詢價作比較，然后再下訂單，然而小杜找到多個商家的資料作了比較后，就自行訂了貨。領導問起，她還總分辯出一堆理由。

不管是“昭侯醉酒”還是秘書小杜的經歷都說明了，在工作中，既要把自己的本職工作做好，更要注意不能侵犯到領導的權利。因此，當領導授權給秘書人員時，與其回應領導說“好的，我知道了，我會在我的權限范圍里運作的”倒不如告訴領導“我會向您請示匯報的”更讓領導放心。

（四）忌規行矩步，不知變通

秘書人員常常身處瑣碎繁雜的工作中，如何才能更好更快的地完成各項工作呢？這就需要秘書人員靈活變通，善于運用創新性和技巧性的工作方式和方法去解決工作中的難題。秘書人員墨守規章制度，不懂得審時度勢、靈活變通，不僅會給自己的工作增添負擔，降低工作的效率，更有可能給組織造成損失。

昔日“鄭人買履”中鄭人“寧信度，無自信也”，買鞋子的人死板教條，寧愿相信自己量好的尺碼，也不愿意相信自己的腳，最終沒能買到鞋子。又如：有一次，某公司的王總經理接到多年合作的客戶給他寄來的一封非常無禮的信，他當下怒不可遏便叫來李秘書，讓李秘書強硬回信與之斷絕業務往來關系，李秘書當下并未對王經理的決定予以勸阻。只是在當天快下班的時候，李秘書把寫好的信拿給王經理過目，并再次請示是否要寄出。此時早已心平氣和的王經理也意識到這個決定不妥，收回了成命，避免了沖動之下而造成的業務上的損失。試想，若是這位李秘書不懂得察言觀色，不知變通，當下便向正在氣頭上的王總經理意見相左，或是毫不猶豫地按照王總經理的交代，把信件發給客戶，都不是合適的解決辦法。

《易經》中云“窮則變，變則通，通則久。”可見，秘書人員在工作中要懂得達權通變，遇到困難應該要有迎難而上的精神，不畏懼，不推脫，巧妙地化解工作中的各種難題。

[8]

[7]

四、秘書人員樹立正確的角色意識的作用

（一）有利于提升自身的職業素養 80、90后作為新時代的職場新生代富有主見，進取心強，重視自我價值的實現，追求個性的發展。新生代的秘書從業人員在工作中往往更具主動性和創造性，但同時，也要在工作中定位好自己的角色，忌過分張揚個性。此外，當代秘書的工作內容比以往更加復雜化、廣泛化，對秘書人員的素質水平提出了更高的要求。秘書人員不僅要處理日常辦公室程序性的事務，還要協助領導開展各項工作并為領導的決策及其實施服務，工作瑣碎復雜，責任大。恩格斯說過：“每一個階級，甚至每一個行業，都各有各的素養。”素養可以說是一種社會意識形態，秘書人員樹立正確的角色意識，甘于奉獻，辦事主動細致，處事謙虛謹慎，與領導、同事和諧相處，有利于提升秘書的職業素養。

（二）有利于提高工作的業務水平

秘書人員業務水平的好壞常常在其工作能力和工作方法上就可以體現出來了。一位對自己的角色定位準確，有著強烈的角色意識的秘書在平時的工作中是會不斷學習、勤于鉆研、善于總結的。這樣的秘書會在工作中不斷地發現自己的不足，努力提高自己的辦事能力以及正確理解和領會領導的意圖、指示的能力，在自己的職權范圍內，認真遵循辦事程序，掌握工作的規律，創新工作的方式，將復雜的工作化繁為簡，并且能夠與人為善，待人以誠，隨機應變，具有良好的人際關系和較強的應變能力，更加能夠善于總結工作中的經驗和教訓。因此，秘書人員樹立正確的角色意識，有利于提高工作效率，改善工作作風，提高業務水平。

（三）有利于促進組織的高效運轉

一名優秀的秘書必然是了解各方對秘書這一角色的期待，有著強烈的角色意識的。這樣優秀的秘書人員在工作中將始終以高標準，嚴要求，認真細致的態度做好本職工作，對自己工作職責范圍內的事不推脫，不拖延；秘書機構有時在組織中起到潤滑劑的作用，秘書人員對待領導，敬重有加，對待同事真誠友好，并要及時有效地做好各方的信息溝通工作，避免各種誤會摩擦，維護組織團結。所謂“政通人和”，只有這樣才能有助于秘書各項活動的開展，組織的各項活動也才能落到實處，組織的運轉也才能更和諧、更高效。

五、結語

時代的發展將對秘書工作提出新的要求，秘書的角色意識同時也將增添新的內涵。秘書人員只有正確認識、理解秘書工作的新含義，樹立和強化正確的角色意識，才能真正做到“在其位謀其政，在其職盡其責”，擁有更大的職業發展空間，實現自己的人生價值。

論文結構完整，條理清晰。論述能圍繞中心展開，論述過程中能舉古今中外的例子加以佐證，論述具有說服力。第一論點有關概念界定可作為引子出現，不必作為一獨立論述部分出現，這樣更合理，論述重點更為明晰。進一步修改論文語言，使之準確無誤，把摘要、關鍵詞補上。

參考文獻：

[1]杰伊?瑞芬博瑞(美)，路大虎(中).沒有任何借口（中國版）[M].杭州:浙江人民出版社,2013 [2]老子.老子道德經[M].北京市海淀區成府路205號:北京大學出版社,2008.[3]陳銀平.淺談高校辦公室秘書的素質要求[J].資治文摘(管理版),2009,01:119.[4] 候典牧.秘書心理學[M].北京:首都經濟貿易大學出版社,2008.1 [5]金正昆.社交禮儀教程[M].北京:中國人民大學出版社,2009 [6]曾仕強.被領導的的藝術[M].北京:北京聯合出版社,2013.9 [7]張富祥.韓非子解讀[M].濟南:泰山出版社,2003.12 [8]伏羲,周文王.家藏四庫系列?圖解易經[M].沈陽:萬卷出版公司,2008.1

第四篇：淺談秘書的角色意識及其培養

0 0 4年9月佳木斯大學社會科學學報Sep., 200

4第22卷第5期JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITYVol.22 No.5①

淺談秘書的角色意識及其培養

崔永江

(佳木斯大學校務辦公室,黑龍江佳木斯154007)

[摘 要]作為在政府機關工作的秘書人員,要真正的為領導做好政務性、事務性服務,就要弄清

自己的社會角色和分工,努

力培養和強化正確的角色意識,這樣才能明確職責和任務,順利完成領導交給的各項工作,更

好的為領導提供各種服務。了解秘

書的角色意識及其培養,對于加深秘書對自身的認識和開發其潛能,改善機關工作作風,提高

辦公效率,都具有很大的現實意義。

[關鍵詞]秘書;角色意識;培養

[中圖分類號]C931.46[文獻標識碼]A[文章編號]1007-9882(2004)05-0151-0

1作為在政府機關工作的秘書人員,要真正的為領導做好

政務性、事務性服務,就要弄清自己的社會角色和分工,努力

培養和強化正確的角色意識,這樣才能明確職責和任務,順利

完成領導交給的各項工作,更好的為領導提供各種服務。了解

秘書的角色意識及其培養,對于加深秘書對自身的認識和開

發其潛能,改善機關工作作風,提高辦公效率,都具有很大的現實意義。

一、秘書在領導活動中擔任的角色

秘書是為領導服務的,為領導服務是秘書第一位的基本

職能,秘書活動都是圍繞領導活動展開的,領導的活動涉及到

哪里,秘書的活動范圍就要擴大或延伸到哪里,領導活動規定

了秘書活動的基本范圍和行動指向,這就決定了秘書人員的從屬性與輔助地位,在決策過程中秘書是重要的參與者,而不

是決策者。因此,秘書人員在工作中,一定要清醒的認識自己

所處的位置,對自己有一個全面的認識,不能超越職權范圍自

作主張,自行其事,在工作中要不斷的規范自己的言行,使自

己的言行始終符合秘書的身份和地位。概括地說,秘書的基本

角色是領導的助手,基本職責和作用是協助領導開展活動,為

領導作好參謀。然而,秘書工作的被動性,并不意味著秘書工

作是消極的無所作為的,關鍵是秘書人員要努力在被動中爭

取主動,充分發揮主動精神,在工作中要敢于提出工作建議,敢于發表自己的意見,而不是電話鈴響接一下,文件到了轉一

下,上級來催動一下,被動地等待領導布置工作,要經常對下

一步工作進行一些預測,并及早的分析和提出工作中可能出

現的問題,即自覺地在宏觀預測和超前一步上下功夫。

二、秘書人員的角色意識及其培養

秘書的角色意識,是秘書人員對秘書角色的心理體驗,是

對秘書責任、義務自我感知的心理活動。如果淡化和削弱了這

種心理活動,秘書人員就無法發揮秘書作為具有強烈社會責

任感的人的主觀能動作用,就會成為一個機械履行秘書職能的“機器”,而不可能成為一個優秀乃至卓越的秘書。那么,應

當怎樣培養和不斷強化自己正確的角色意識呢?

1.必須樹立和培養鮮明的服務意識。秘書工作總的指導

方向與其他社會工作一樣,都是為人民服務、為社會服務的,所不同的是秘書所承擔的每一項具體工作,都是以服務領導

為直接目的,也包括間接為基層或其它部門服務。秘書必須把

服務作為基本職能,樹立自覺服務的角色意識,在領導活動和

政務活動中甘當領導的配角。

首先,要料事在先,想事在前。秘書在工作中要有超前意

識,要把工作的主動權掌握在自己手中,如果事事要領導催著

辦,秘書只能是疲于應付,捉襟見肘。一名優秀的秘書,一定要

有超前敏感性和準確的直覺,對問題要有較強的分析、判斷能

力。領導在發表意見、看法時,對工作做出正式部署前,秘書應

當憑工作直覺事先領會其內涵,判斷出領導的意圖,這是超前

工作的前提。要做到這一點并不難,只要我們在平時工作中,多觀察、多總結便能體會到。其次,要隨機應變,反應迅速。秘

書在處理事務時,有時應事先準備好方案,計劃往往與現實不

符合,需要部分修正或推倒重來,在實際工作中,許多事情,若

死守條條框框,往往行不通,必須把握好原則性和靈活性的統一,在不違反原則的前提下變通處理,一個方案不行換另一個

方案。例如,客人按照約好的時間來訪,可是領導因為有事要

辦突然出去了。此時,秘書人員就應隨機應變,根據具體情況,變通處理。準確的判斷、機敏的行動對于秘書人員來說尤為重

要。

2.必須樹立和培養積極的參謀意識。秘書的參謀工作,與

其他工作一樣,都是為領導服務的,具有對領導者的從屬性,不過它更直接從屬于領導者的決策行為。秘書要在堅定執行

領導決策、決定的前提下,把強烈的社會責任感和事業心轉化

成為積極的參謀意識,為領導出主意,想辦法,當好幕僚和參

謀,為領導活動提供最佳的服務。

首先,要增強參謀的角色意識。秘書人員應當盡量跳出事

務圈子,加強政務服務和智力服務,極其審慎地、竭盡全力地

為領導當好參謀。其次,掌握參謀時機,找準位置。秘書人員

要善于站在全局的角度和領導的高度認識問題、分析問題。只

有這樣,我們的參謀服務才能符合工作大局,符合領導的思維

節拍,才能做到優質高效。一般來說,某一問題迫在眉睫,或決

策者正在考慮這一問題,或這個問題解決的條件已經基本成熟,我們出謀獻策就容易引起重視。參謀工作的這種規律性要

求秘書人員提供參謀意見時,要把握好時機,做到言當其時,不失良機。同時還要站準位子。“高站位”是做好參謀服務的基

礎,“站準位”是對秘書人員的最基本要求。這就要求秘書人員

嚴格做到守紀律、懂規矩、會干事、干成事,參謀到位但不越

位,盡職盡責地搞好參謀服務,不能越俎代皰,代替領導拍板

決策。第三,要參在點子上,謀在關鍵處。要抓住領導關注的問

題,群眾反映的熱點問題提供情況,出主意、想辦法。在工作

中,許多新情況和新問題會不斷出現,有些問題雖沒能進入領

—151—

①[收稿日期]2004-01-1

4[作者簡介]崔永江(1974-),男,黑龍江鐵力人,佳木斯大學校務辦公室研究實習員。0 0 4年9月佳木斯大學社會科學學報Sep., 2004

第22卷第5期JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITYVol.22 No.5①

論高校圖書館的創新工作

齊玉梅

(哈爾濱工程大學圖書館,黑龍江哈爾濱150001)

[摘 要]創新是人類社會進步和經濟發展的動力和源泉。建設國家創新體系,提高全民創新意

識和國家創新能力,無疑是我國邁向知識經濟和網絡時代的正確道路。創新涉及人類的各項活動,一個現代化的社會是祟

尚創新的社會。圖書館的基本職能是

教育職能和信息職能,圖書館創新既有傳統圖書館管理思想的繼承和揚棄,又有對數字圖書館

創新的現代化管理,它是一個對圖

書館管理發展規律的探索與創造的過程。圖書館創新包括制度創新、觀念創新、技術創新和

管理創新。

[關鍵詞]圖書館;制度創新;觀念創新”技術創新;管理創新

[中圖分類號]G251[文獻標識碼]A[文章編號]1007-9882(2004)05-0152-0

2創新是人類社會進步和經濟發展的動力和源泉。建設國

家創新體系,提高全民創新意識和國家創新能力,無疑是我國

邁向知識經濟和網絡時代的正確道路。創新涉及人類的各項

活動,一個現代化的社會是祟尚創新的社會。圖書館的基本職

能是教育職能和信息職能,圖書館創新既有傳統圖書館管理

思想的繼承和揚棄,又有對數字圖書館創新的現代化管理,它

是一個對圖書館管理發展規律的探索與創造的過程。圖書館

創新包括制度創新、觀念創新、技術創新和管理創新。

一、制度與觀念創新

1.制度創新。制度創新具有激勵功能,激活人的思想與行

動,使人表現出更高的積極性。制度創新必須是合理的,在整

個創新體系中居于基礎和保證地位。如果制度不合理或組織

治理結構不明確,就會造成管理混亂,則一切創新活動的成果

就會付之東流,為了使圖書館主動地、擇優地、有遠見地創新、就必須進行制度創新。建立合理的規章制度,這是完成一切工

作的基本保證,使其人盡其職,各盡其責。它使工作程序簡化,使工作高效,處理事物方便快捷,管理趨于科學實用。

2.觀念創新。觀念創新,顧名思義,就是要有新觀念,新思

想,這是圖書館創新的動力和源泉。創新源于集體和個人的創

造性,因此,首先要樹立的就是創新理念,營造一個激勵創新 的客觀環境。要提高培養圖書館人的綜合素質及創新能力,增 強創新意識,這樣具有創新能力的人才才能脫穎而出。但對圖 導視線,但卻可能是影響改革和發展亟待解決的大問題。因 此,秘書人員一定要經常性地深入基層,深入生產一線,研究 事物的發展規律,及時發現不易進入領導視線的潛在性的情 況,為領導做好參謀,提出相應措施,服務領導決策。第四,要 善于進言,更要善于深謀。只能發現問題,而不能提出切實可 行的解決辦法和有效措施,就不能算一個好的參謀。秘書人員 怎樣才能做到既善進言,又善深謀呢?關鍵是要注重學習,不

僅要認真學習唯物辯證法,還要大量涉獵政治、歷史、文學、金 融、法律、現代科技等方面的書籍,不斷豐富自己的知識結構。還要多動腦筋,勤于實踐,從日常的工作實踐中增長分析問 題、處理問題的才干,積累處理各種問題的經驗。

3.必須樹立和培養必要的進諫、規勸意識。秘書人員要對 領導政治上負責,除了工作上服務、支持以外,發現領導工作、決策上的問題和錯誤,要通過正當的渠道、妥善的方法向領導 機關和有關領導反映,進行及時的糾正和處理。對領導的各種 問題和惡習,絕不可以投其所好,甚至助紂為虐,推波助瀾,使 之走向犯罪的深淵。這不僅危害黨和國家的事業,也是對自己 的極端不負責任。那么,做為秘書人員該如何進諫呢? 首先,要采用正確的態度去諫。要尊重領導,諫言時要有

理有據,并且要強調是你“個人的”意見,尤其值得注意的是, 諫后要能及時收場。因為自尊心強的領導,你越和他爭論,他 就越不肯認錯,盡管有時他明知錯了,也不肯認輸。既然你肯 定自己的意見正確,作為一個精明的領導,也不會不明白,但 需給領導留有時間去否定自己的主張,采納你的諫言。其次, 要選擇一個適宜的場合去諫。比如,可以利用“人多力量大”的 原理,和同事們一同諫言,由周圍的人共同提醒他,以防他再 說“不知道”。這種方法,實際上有一點強行的意味,但對這樣 的領導,又不得不如此。第三,不可恃功自負。當得知領導改變 了自己的錯誤決定,采納了你的建議后,秘書人員切忌不可洋 洋自得,最好不要再提此事,以后,領導便會更加重視你的意 見。

4.必須樹立和培養較強的拒腐防變意識。這是相對于秘 書人員自身修養而言的,在現實工作中,秘書人員面臨著兩個 方面的嚴峻考驗。第一,由于秘書處于特殊地位,已成為一些 人拉攏腐蝕領導干部的一個突破口。有些人深知,秘書特別是 秘書骨干和領導的貼身秘書,都是領導的“近臣”,沒有他們鋪 路,直接接觸領導是很困難的,如果把秘書拉住了,在一定程 度上就等于抱住了領導的大腿。所以這些人首先把秘書作為 “獵物”,千方百計在他們身上打開缺口。第二,和一些在實權 部門的干部生活相比,大多數秘書人員的生活狀況比較清貧, 因而心理常常處于不平衡狀態,不時地萌發出“撈取實惠”的欲望。面對考驗,秘書人員一定要保持一種超然的心境,加強 政治思想學習,加強自身修養,淡泊名利,把自己的心態調整 到最佳狀態,不要為暫時的眼前利益所動。

[責任編輯:張志光]

—152—

①[收稿日期]2004-03-29

[作者簡介]齊玉梅(1965-),女,黑龍江哈爾濱人,哈爾濱工程大學圖書館館員。

第五篇：淺論現代涉外文秘所應具備的素質、性格及意識

觀看《非凡的杰西》有感

《非凡的杰西》主要講述了相貌丑陋但才華過人的丑女杰西通過自身努力如何一步步走向成功的故事，剛剛大學畢業的女孩杰西，性格可愛率真，為人正直善良，聰明智慧，樂于助人，堅韌勤奮，開朗樂觀。這個人物一身的優點，就只是有一項缺陷——長相丑陋，為此，在生活、工作中遇到了不少難題，一直找不到工作。但杰茜堅信自己的才華終有一天能被認可，即使自己從很低的職位做起。所以，她來到了全國最受歡迎的時裝公司——蓋摩爾時裝公司，可是卻遭到了許多打擊和困難。但杰西面對一系列的嫉妒與陰謀、背叛與謊言，她沒有氣餒，沒有退縮，而是以善良、坦誠、樂觀的心態去勇敢面對。最終，憑借自身的智慧和努力，丑陋而又非凡的杰西實現了愛情事業雙豐收。

通過《非凡的杰西》中的杰西這個人物，我們能看到一個有缺陷但有才華的普通女孩一步步走向成功的全過程。從杰西的成功例子，還可以看到一些現代文秘所必備的知識和技能。

一 有敬業的職業道德

一個人是否有所作為，不在于他從事何種職業，而在于他是否盡心盡力把所從事的工作做好。有一位偉人曾說：“人生所有的履歷都必須排在勇于負責的精神之后。”責任能夠讓一個人具有最佳的精神狀態，精力旺盛地投入工作，并將自己的潛能發揮到極致。

二 具有細致、周到的思考習慣，一絲不茍的工作作風；

這就要做到時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。在公司里，杰西始終保持精神飽滿，以充沛的精力和自信去迎接各種挑戰，不會出現猶豫不決和拖沓的工作作風。一絲不茍、兢兢業業地、專心細致的工作。

三 辦事條理清楚、記憶準確、心態積極；

秘書工作繁、重、緊、雜，他們在默默無聞地為企業的管理工作做貢獻，而他們永遠是背后的奉獻著，秘書要善于調節自己的心態，提高心理素質，加強對秘書工作的認識，樹立光榮感與自豪感，胸襟開闊、樂觀向上、積極進取，在平凡中實現自己的人生價值。不要把自己工作中的不順心掛在嘴邊，寫在臉上。向領導和你身邊的人展示燦爛的笑容，用真誠的微笑帶走心理的煩惱，感染身邊的每個人。無論遇到什么都要記得微笑，保持心態平和。

四 要充滿工作熱情

只有熱愛秘書工作，把它當成自己生活的一部分，才會建立起自己對工作的責任感和使命感，關心企業未來的發展，它能讓我們每天在工作中全力以赴，竭力所能地投身到工作中，發揮更好的作用。熱愛工作、對工作充滿熱情的人也是單位更樂意聘用、樂于培養的人。而成功始于源源不斷的工作熱忱，只有熱愛工作，才會把握每一個機會，注重每一個工作細節，調動所有的力量去爭取創造出類拔萃的成績。杰西就是因為她對工作有十分熱愛的激情，才促使她在工作上完成的很好，也得到了上司阿曼的贊揚。

五 多總結實踐經驗：

要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常同事進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。將在書本上學習到的理論知識充分運用到實踐之中，更容易得到對知識如何靈活運用的經驗,也秘書親身體驗和了解現今社會發展情況，以便積累經驗。

同樣，文秘的能力也是十分重要的，要注重能力的培養和訓練。

一、組織能力

秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。要對會議活動日程、議程的安排，人員的調動，會議活動事項進程的推動做好安排。同時，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案；

二、良好的溝通能力、善于溝通

秘書是上司通往各部門的橋梁，她需要把上司的指令和意見傳達給各部門。所以，秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。秘書必須提升自身的溝通藝術，才能更好的組織協調工作。

三、要有全局的服務意識、服務全局

增強服務意識 強化協調職能。樹立秘書工作的綜合、協調及服務意識，通過參觀學習、接待以及利用網絡、報紙、傳真等便捷手段實時交流工作經驗，取長補短，不斷完善自我的工作能力，提高工作質量和效益。同時，還要學會廣泛收集各類政務信息，提高政務信息質量，為領導決策提供參考。力爭上下左右滿意，促進工作正常運轉，提高工作效率。

四、有良好的社交能力

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。另外學好外語很重要，涉外文秘需要經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

雖然秘書的需要具備一定的能力，但秘書的形象也是不容忽視大事。客戶往往是通過秘書的接待獲得公司的第一印象。因此，其服飾、打扮、行為舉止直接關系到公司的形象，而且還要同公司內外各種人接觸，為此個人形象十分重要。

一、儀表端莊

儀表端莊是指一定職業從業人員的外表要端莊莊重。

1.著裝樸素大方、整潔、得體

2.鞋襪搭配合理

3.飾品和化裝呀適當（化淡妝為宜，切不可濃妝艷抹）

4.面部、頭發和手指要整潔，5.衣服、鞋子必須干凈，頭發要梳理整齊，6.站姿端正

7.儀態要自然大方，態度和藹

二、語言規范

1.職業用語的基本要求

①語感自然

②語氣親切

③語調柔和

④語流適中

⑤語言簡練

⑥語意明確

2.要用尊稱敬語

3.不用忌語

4.說好“三聲”：

①招呼聲

②詢問聲

③道別聲

5.講究語言藝術：，①和婉

②讓步

③幽默

? 文雅的談吐和風度

三、舉止得體

舉止得體是指從業人員在職業活動中行為、動作要適當，不要有過分或出格的行為。

具體要求：1.態度恭敬

2.表情從容

3.行為適度

4.形象莊重

四、待人熱情

待人熱情是指上崗職工在接待服務對象時，要有熱情的情感。

基本要求：1.微笑迎客

2.親切友好

3.主動熱情

4.對人熱情周到，5.莊重大方，6.言行得體

7.不卑不亢

09工商<4>班吳秋燕